EVROPSKÝ PARLAMENT PRO PLNĚNÍ ROZPOČTU EVROPSKÉHO PARLAMENTU. přijaté předsednictvem. na schůzi dne

Transkript

1 EVROPSKÝ PARLAMENT V N I T Ř N Í P Ř E D P I S Y PRO PLNĚNÍ ROZPOČTU EVROPSKÉHO PARLAMENTU přijaté předsednictvem na schůzi dne DV\ doc PE /BUR/ANN

2 O B S A H Strana ČLÁNEK PŘENOS POLOŽEK... 5 (Články 9 a 10 finančního nařízení)... 5 (Článek 6 prováděcích pravidel)...5 ČLÁNEK ÚČELOVĚ VÁZANÉ PŘÍJMY... 5 (Článek 18 finančního nařízení)... 5 (Článek 10 prováděcích pravidel)...5 ČLÁNEK PŘEVODY POLOŽEK... 6 (Články 22, 24, 25 a 43 finančního nařízení)... 6 (Články 16, 17 a 19 prováděcích pravidel)...6 ČLÁNEK ZMĚNA PLÁNU PRACOVNÍCH MÍST... 8 (Článek 47 finančního nařízení)... 8 ČLÁNEK PŘENESENÍ PRAVOMOCÍ SCHVALUJÍCÍ OSOBY... 9 (Články 51, 59, 73 a 79 finančního nařízení)... 9 (Články 45, 46, 87, 88, 89 a 97 prováděcích pravidel)...9 ČLÁNEK MINIMÁLNÍ VNITŘNÍ POSTUPY ŘÍZENÍ A KONTROLY (Články 59 a 60 finančního nařízení) (Články 45 až 54 prováděcích pravidel) ČLÁNEK ZVLÁŠTNÍ KOMISE PRO FINANČNÍ NESROVNALOSTI (Čl. 60 odst. 6 a čl. 66 odst. 4 finančního nařízení) (Článek 75 prováděcích pravidel) ČLÁNEK POVĚŘENÁ SCHVALUJÍCÍ OSOBA (Čl. 60 odst. 7 finančního nařízení) (Články 45 až 54 prováděcích pravidel) ČLÁNEK SPRÁVCE ZÁLOHOVÝCH ÚČTŮ (Články 63 a 68 finančního nařízení) (Články 66 až 71 a 254 prováděcích pravidel) ČLÁNEK TRVALÝ PŘÍKAZ A BEZHOTOVOSTNÍ PLATBA ČLÁNEK ROZPOČTOVÝ ZÁVAZEK (Čl. 76 odst. 2 a článek 77 finančního nařízení) (Články 91 až 96 prováděcích pravidel) ČLÁNEK INTERNÍ AUDITOR PE /BUR/ANN 2/22 DV\ doc

3 (Články 85 až 87 finančního nařízení)...17 (Články 109 až 115 prováděcích pravidel)...17 ČLÁNEK ÚČETNÍ UZÁVĚRKA PŘÍSLUŠNÉHO ROZPOČTOVÉHO ROKU...19 (Články 122, 128, 129 finančního nařízení)...19 (Článek 185 prováděcích pravidel)...19 ČLÁNEK INVENTÁRNÍ SOUPISY MAJETKU...19 (Článek 138 finančního nařízení)...19 (Články 220 až 227 prováděcích pravidel)...19 ČLÁNEK EXTERNÍ AUDIT...20 (Články 139, 143, 144 finančního nařízení)...20 ČLÁNEK STAVEBNÍ PROJEKTY...21 (Článek 179 finančního nařízení)...21 ČLÁNEK VEŘEJNÉ ZAKÁZKY...21 ČLÁNEK VEDLEJŠÍ TEXTY A FORMULÁŘE...21 ČLÁNEK USTANOVENÍ O ZMĚNÁCH TĚCHTO VNITŘNÍCH PŘEDPISŮ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ...22 DV\ doc 3/22 PE /BUR/ANN

4 PŘEDSEDNICTVO, s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na článek 279 této smlouvy, s ohledem na nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství 1, a zejména na článek 51 uvedeného nařízení, s ohledem na nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství, kterým se stanoví prováděcí pravidla k finančnímu nařízení ze dne 25. června , s ohledem na jednací řád Evropského parlamentu, a zejména na čl. 19 odst. 4 a čl. 74 odst. 1 tohoto jednacího řádu, s ohledem na vnitřní předpisy pro plnění rozpočtu přijaté předsednictvem na schůzi dne 4. prosince 2002, s ohledem na stanovisko Výboru pro rozpočtovou kontrolu, PŘIJALO TOTO ROZHODNUTÍ: 1 Úř. věst. L 248, , s. 1 2 Úř. věst. L 357, , s. 1 PE /BUR/ANN 4/22 DV\ doc

5 Článek 1 Přenos položek (Články 9 a 10 finančního nařízení) (Článek 6 prováděcích pravidel) 1. Přenos položek, který neprobíhá automaticky, se provádí v souladu s podmínkami stanovenými v čl. 9 odst. 2 písm. a) a odst. 5 finančního nařízení. Návrhy na neautomatické přenášení položek doprovázené podrobným odůvodněním předkládá pověřená schvalující osoba nejpozději do 31. prosince útvaru pro rozpočet, který nejpozději do 31. ledna připraví návrhy, které generální tajemník předloží předsedovi Parlamentu k rozhodnutí. Podle čl. 9 odst. 5 finančního nařízení musí předseda nejpozději do 15. března informovat Rozpočtový výbor a Radu o přijatých rozhodnutích o přenosu položek. 2. Při automatickém přenosu položek podle čl. 9 odst. 4 finančního nařízení není v případě, že zůstatky konkrétního či předběžného závazku převyšují částky plynoucí z právních závazků vůči třetím osobám, které mají většinou formu smlouvy či pořizovací objednávky, možné tyto zůstatky přenést, aby nedošlo k neoprávněnému přenosu položek. Automatické přenosy položek se řídí praktickými pravidly, která na konci roku sdělí generální tajemník. Podle těchto pravidel a) přísluší pověřené schvalující osobě určit ze soupisu vykazujícího stávající zůstatek rozpočtových závazků, které položky mají být zrušeny a které mají být přeneseny. b) musí být soupis částek, které mají být přeneseny, opatřen datem a podepsán příslušnou pověřenou schvalující osobou. Svým podpisem potvrzuje pověřená schvalující osoba na vlastní odpovědnost, že pro každou částku, která má být přenesena, existuje odpovídající právní závazek. c) předá pověřená schvalující osoba soupis uvedený v tomto odstavci účetnímu, aby jej zanesl do účetních záznamů orgánu. 3. Položkami týkajícími se výdajů na zaměstnance, které nemohou být přeneseny ve smyslu čl. 9 odst. 6 finančního nařízení, jsou položky určené na mzdy a příspěvky poslanců a zaměstnanců. Článek 2 Účelově vázané příjmy (Článek 18 finančního nařízení) (Článek 10 prováděcích pravidel) 1. Postupy účelově vázaných příjmů zahajuje pověřená schvalující osoba, která vydá inkasní příkaz zahrnující zaúčtování částky k položce účelově vázaných příjmů. Zároveň tato osoba stanoví, ke které rozpočtové položce zvláštních výdajů se účelově vázané příjmy vztahují. Inkasní příkaz a kopie faktury vystavené pověřenou schvalující osobou a účetní dokument o příjmech jsou předány účetnímu, aby mohl zanést účetní zápisy do oficiálních účtů. DV\ doc 5/22 PE /BUR/ANN

6 2. Účetní zápisy týkající se operací účelově vázaných příjmů jsou zapsány do rozpočtových účtů uvedených v čl. 132 odst. 2 finančního nařízení. 3. Jakmile jsou příjmy vybrány, účetní na základě účetního dokumentu o příjmech zaznamená do oficiálních účtů: a) položku k příslušné položce účelově vázaných příjmů a b) navýšení položek, které jsou k dispozici, u rozpočtové položky, kterou mají příjmy financovat. 4. Jakmile pověřená schvalující osoba sladí účty schvalující osoby a oficiální účty, položky, které jsou k dispozici v účtech schvalující osoby, jsou automaticky upraveny, aby odpovídaly aktuálnímu stavu vybraných příjmů. 5. Aby mohla pověřená schvalující osoba použít tyto položky, musí vytvořit výdajový závazek a následně platební příkaz. 6. Výnos z prodeje movitého majetku, včetně jeho odprodeje z důvodu nákupu nového zařízení, je součástí účelově vázaných příjmů podle čl. 18 odst. 1 písm. e) a g) finančního nařízení. Článek 3 Převody položek (Články 22, 24, 25 a 43 finančního nařízení) (Články 16, 17 a 19 prováděcích pravidel) 1. Žádost o převod za účelem navýšení položek v konkrétní rozpočtové položce musí podepsat příslušná schvalující osoba. Musí v ní být uvedeny důvody nedostatku položek, zejména: a) proč se s výdaji nepočítalo při přípravě rozpočtu ve fázi sestavování odhadu příjmů a výdajů; b) zda výdaje vycházejí z rozhodnutí politických orgánů; c) proč jsou dané výdaje nezbytné pro řádný chod orgánu; d) proč nelze dané výdaje uhradit z položek, které jsou k dispozici v odpovídající rozpočtové položce. 2. K žádosti o převod se připojují: a) podrobná odůvodnění, ze kterých vyplývá, že podmínky stanovené v bodu 1 tohoto článku byly splněny; b) činnosti hrazené z těchto položek (s ohledem na odhad výdajů uvedený v přípravném formuláři rozpočtu), nové skutečnosti, které na ně mají vliv, a náklady s nimi spojené ve vztahu k předešlému rozpočtovému roku (k předchozím rozpočtovým rokům); údaje o využití položek v bodu, který má být posílen (počáteční položky, stávající položky po již provedeném převodu (provedených převodech), uzavřené závazky, uskutečněné platby a odhad položek, které budou potřebné až do účetní uzávěrky rozpočtového roku včetně zůstatku před převodem a po něm); PE /BUR/ANN 6/22 DV\ doc

7 c) popis činností, které mají být hrazeny, způsob výpočtu dodatečných výdajů a požadovaná částka; d) v případě potřeby odkaz na zprávu uvedenou v odstavci 6 tohoto článku; e) všechna další vysvětlení, statistické údaje atd., které jsou užitečné pro sestavení podrobného spisu pro žádost o převod; f) původ a částka přebytku položek u výchozích rozpočtových položek, z nichž mají být položky převedeny. 3. Útvar pro rozpočet zkontroluje údaje a doklady předložené s každou žádostí o převod a v případě potřeby informuje pověřenou schvalující osobu o nedostatcích, aby bylo možné je před odesláním odstranit. V případě, že pověřená schvalující osoba ve své žádosti o převod nenavrhne výchozí rozpočtové položky, přísluší útvaru pro rozpočet předložit návrh a získat souhlas pověřených schvalujících osob pro dotyčné rozpočtové položky. V případě, že pověřená schvalující osoba stanoví částku z jedné z rozpočtových položek, pro niž je schvalovací osobou, zajistí, aby byla částka k dispozici v oficiálních účtech a zablokuje tuto částku v systému účetnictví schvalující osoby. Předá útvaru pro rozpočet výpis z účtů schvalující osoby potvrzující zablokování položek. Ponechá položky zablokované, dokud neobdrží rozhodnutí o návrhu na převod, které bude sděleno v souladu s odstavcem 5 tohoto článku, a na jeho základě bude dále postupovat. 4. Pověřená schvalující osoba předá řádně odůvodněné žádosti o převody útvaru pro rozpočet, který ověří, zda je dodržena maximální výše 10 % uvedená v čl. 22 odst. 1 finančního nařízení, a který zajistí přípravu návrhu na převod požadovanou formou. Návrhy na převod položek v rámci téhož článku se předkládají předsedovi Evropského parlamentu k rozhodnutí. Předseda Evropského parlamentu může v případě potřeby vyzvat předsedu Rozpočtového výboru, aby zaujal ve stanovené lhůtě stanovisko k tomuto návrhu. Ostatní návrhy předá předseda Evropského parlamentu předsedovi Rozpočtového výboru v souladu s čl. 22 odst. 2 finančního nařízení. Po uplynutí lhůty tří týdnů stanovené ve výše uvedeném článku přijme předseda Evropského parlamentu rozhodnutí. Jestliže Rozpočtový výbor uvede během lhůty tří týdnů příslušné důvody, nebo jestliže převod přesahuje maximální výši 10 %, použije se postup podle článku 24 finančního nařízení. 5. Rozhodnutí příslušného orgánu o převodu stanoví rozpočtové položky a odpovídající částky. Útvar pro rozpočet předá toto rozhodnutí pověřené schvalující osobě pro informaci a k jeho provedení v účtech schvalující osoby a účetnímu k jeho provedení v účtech orgánu. 6. Jestliže Evropský parlament podmínil uvolnění položek z kapitol rezerv předložením zprávy, musí útvar pro rozpočet předat tuto zprávu Rozpočtovému výboru nejpozději 30 dnů před podáním žádosti o převod. 7. Veškeré závažné nesrovnalosti mezi převodem a jeho provedením musí být předmětem kritického prozkoumání řízení za účelem zlepšení jeho účinnosti a musí být odůvodněny ve zprávách uvedených v článku 6 těchto předpisů. DV\ doc 7/22 PE /BUR/ANN

8 8. Přesuny mezi podbody v rámci téhož bodu jsou v pravomoci pověřené schvalující osoby (pověřených schvalujících osob), aniž jsou dotčena ustanovení článku 5 těchto předpisů. Pověřená schvalující osoba pro cílový podbod zajistí souhlas pověřené schvalující osoby pro výchozí podbod s navrženým převodem a podá útvaru pro rozpočet žádost o převod mezi podbody podepsanou příslušnými pověřenými schvalujícími osobami. Útvar pro rozpočet informuje účetního o těchto přesunech, a účetní je provede. Článek 4 Změna plánu pracovních míst (Článek 47 finančního nařízení) 1. Třídy A1, A2 a A3 uvedené v článku 47 finančního nařízení jsou třídami AD16, AD15, AD14 a AD13 (resp. A*16, A*15, A*14, A*13). 2. Generální ředitelství pro personál vypracuje návrh sdělení generálního tajemníka odůvodňujícího návrh změny plánu pracovních míst. V tomto odůvodnění bude prokázána naléhavá potřeba navrhované změny a její soulad s příslušnými ustanovení, tj. že: - se změna nedotýká pracovních míst, stálých ani dočasných, uvedených v odstavci 1; - počet změněných pracovních míst tvoří nejvýše 10 % míst schválených v rozpočtu na daný rozpočtový rok a uvedených v celkovém součtu v plánu schválených pracovních míst, oddíl I, Parlament, po odečtení pracovních míst stálých i dočasných uvedených v odstavci 1; - výše prostředků na zaměstnance, které jsou určeny pro tato nová pracovní místa a jsou vypočteny na 12 měsíců rozpočtového roku, nepřekračuje výši prostředků na původní pracovní místa na celý rozpočtový rok; - po provedení změny nepřekročí celkový součet v plánu schválených pracovních míst uvedený ve druhé odrážce hodnotu celkového součtu před změnou. K návrhu je připojen plán pracovních míst ukazující stav před změnou, změnu a stav po provedení změny pro daný rozpočtový rok a stav v roce následujícím. Generální ředitelství pro personál se ujistí o tom, že třídy určené k přeřazení do nižší třídy jsou blokovány tak, aby neproběhlo žádné přijímání do těchto nástupních tříd během postupu přijímání těchto změn. 3. Návrh sdělení podepsaný generálním ředitelem pro personál je předán generálnímu ředitelství pro finance, které zkontroluje, zda jsou dodržena příslušná ustanovení, a předá návrh generálnímu tajemníkovi. 4. Na návrh generálního tajemníka přijme předsednictvo návrh změny plánu pracovních míst. Tento návrh předá předseda Evropského parlamentu předsedovi Rozpočtového výboru. Po PE /BUR/ANN 8/22 DV\ doc

9 uplynutí lhůty stanovené v čl. 47 odst. 1 finančního nařízení prohlásí předseda Evropského parlamentu, že plán pracovních míst byl změněn, pokud Rozpočtový výbor nevznese připomínky. Pokud rozpočtový výbor vznese ve stanovené lhůtě připomínky, považuje se změna za zamítnutou. Článek 5 Přenesení pravomocí schvalující osoby (Články 51, 59, 73 a 79 finančního nařízení) (Články 45, 46, 87, 88, 89 a 97 prováděcích pravidel) 1. V souladu s čl. 59 odst. 1 finančního nařízení vykonává Parlament zastoupený svým předsedou podle čl. 19 odst. 4 a čl. 74 odst. 1 jednacího řádu pravomoci schvalující osoby. 2. Systém přenesení pravomocí schvalujícího úředníka je stanoven takto: a) pověření; b) další pověření; c) pozastavení pověření; d) zbavení pověření; e) dočasná pověření. 3. Parlament zastoupený svým předsedou jmenuje svým rozhodnutím o přenesení pravomocí generálního tajemníka do funkce pověřené schvalující osoby. Rozhodnutí vzdát se práva inkasovat vzniklou pohledávku a zrušit inkasní příkaz uvedená v čl. 87 odst. 4 písm. a) však musí schválit předseda Parlamentu. 4. Přenesení pravomocí na pověřené schvalující osoby provádí hlavní pověřená schvalující osoba. Další přenesení pravomocí na další pověřené schvalující osoby provádějí pověřené schvalující osoby. 5. V případě žádosti o převod nemůže dojít k dalšímu pověření, s výjimkou případu naléhavé žádosti v době nepřítomnosti pověřené schvalující osoby. V případě přesunů mezi podbody podle čl. 3 odst. 8 těchto předpisů může dojít k dalšímu pověření v mezích stanovených pověřenou schvalující osobou. V případě rozhodnutí vzdát se práva inkasovat vzniklou pohledávku a zrušit inkasní příkaz nemůže dojít k dalšímu pověření. 6. Tato pověření a další pověření se týkají zaměstnanců v postavení úředníka nebo ve výjimečných případech dočasných zaměstnanců. Osoba přenášející pravomoci se ujistí, že určení úředníci nebo dočasní zaměstnanci mají odpovídající odbornost v rozpočtové oblasti. Přenesení pravomocí schvalující osoby předchází nejprve školení určené pro schvalující osoby. Pověřené schvalující osoby stanoví požadavky na školení v oblasti rozpočtu pro své podřízené, zejména s ohledem na čl. 50 odst. 2 písm. b) prováděcích pravidel. 7. Pověřovací akty připravuje útvar pro rozpočet a uvádí se v nich: a) příjmení a jméno pověřeného úředníka, nebo dále pověřeného úředníka; DV\ doc 9/22 PE /BUR/ANN

10 b) příslušné činnosti plnění rozpočtu; c) příslušné body a podbody rozpočtu; d) souhlas pověřeného úředníka nebo dále pověřeného úředníka; e) intranetová adresa, na které je uveden seznam úkolů schvalujících osob; f) v případě potřeby nejvyšší povolená částka pro jednu operaci; g) v případě dalších pověřovacích aktů zákaz dále přenášet na třetí osobu pravomoci svěřené dále pověřené schvalující osobě. 8. O pozastavení pověření rozhoduje pověřující schvalující osoba. Tímto rozhodnutím je přerušen výkon pravomocí schvalující osoby ze strany příslušné schvalující osoby nebo příslušných schvalujících osob na období stanovené v tomto rozhodnutí. 9. O zbavení pověření rozhoduje pověřující schvalující osoba a s konečnou platností ukončí výkon pravomocí schvalující osoby za strany příslušné schvalující osoby nebo příslušných schvalujících osob ode dne stanoveného v tomto rozhodnutí. 10. Hlavní schvalující osoba a pověřené schvalující osoby jsou oprávněny vykonávat přenesené pravomoci z vlastní iniciativy nebo na základě žádosti úředníka, na něž byly pravomoci přeneseny, nebo na základě žádosti jeho zástupce, není-li tento úředník přítomen. 11. V případě výměny pověřující schvalující osoby zůstávají jí provedená pověření a další pověření beze změny. Nová pověřující schvalující osoba však vypracuje do jednoho týdne od nástupu do funkce potvrzující sdělení o stávajících pověřeních a dalších pověřeních. Pokud ve stanovené lhůtě takové sdělení nevypracuje, pokládají se platná pověření a další pověření za potvrzená. Když končí pověření nebo další pověření, vypracuje pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba, jíž pověření končí, pro hlavní pověřenou schvalující osobu nebo pro pověřenou schvalující osobu, případně pro svého nástupce, zprávu, ve které popíše stav existujících spisů. 12. Dočasná pověření jsou možná v případě, kdy nejsou přechodně k dispozici pověřené schvalující osoby nebo dále pověřené schvalující osoby. Dočasná pověření mohou být udělena prostřednictvím standardního formuláře zahrnujícího údaje uvedené v odstavci 7 tohoto článku a dobu platnosti. Pravidla vztahující se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu se vztahují také na dočasně pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu. 13. Akty uvedené v odstavci 2 předá útvar pro rozpočet pověřeným schvalujícím osobám, účetnímu, internímu auditorovi a Účetnímu dvoru. Generální tajemník informuje Rozpočtový výbor o změnách uvedených v čl. 45 odst. 2 prováděcích pravidel. Článek 6 Minimální vnitřní postupy řízení a kontroly (Články 59 a 60 finančního nařízení) (Články 45 až 54 prováděcích pravidel) 1. Pověřená schvalující osoba popíše vnitřní postupy řízení a kontroly v dokumentu, k němuž mají přístup všichni zaměstnanci generálního ředitelství nebo oddělení a který je pravidelně PE /BUR/ANN 10/22 DV\ doc

11 aktualizován. Předá tento dokument hlavní pověřené schvalující osobě a internímu auditorovi. 2. Orgán poskytne schvalujícím osobám integrovaný počítačový systém umožňující řádné řízení příjmů a výdajů, za které odpovídají. Schvalující osoby jsou povinny používat tento systém při řízení a kontrole operací. 3. Vnitřní systém kontroly zavedený pověřenou schvalující osobou zajistí, aby každou rozpočtovou operaci prováděli tři různí zaměstnanci, a to: a) zaměstnanec odpovědný za zahájení operace, b) zaměstnanec odpovědný za ověření ex ante a c) příslušná schvalující osoba. Funkce zahájení, ověření a funkce schvalující osoby jsou neslučitelné. Zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante nejsou podřízeni zaměstnancům odpovědným za zahajování operací. Správce počítačového systému používaného pro řízení rozpočtových operací nemůže být zaměstnancem odpovědným za ověřování ex ante ani schvalující osobou. Nesmí být pověřen elektronickým potvrzováním souhlasu schvalující osoby s operací v počítačovém systému. Při plnění svých úkolů se může každý z těchto tří zaměstnanců radit s dalšími odděleními nebo správními útvary v rámci orgánu. Konzultace tohoto typu nijak nesnížuje odpovědnost dotyčného zaměstnance za jeho kroky. 4. V souvislosti s operacemi uvedenými v čl. 47 odst. 1 prováděcích pravidel zaměstnanec odpovědný za zahájení operací zpracuje návrh příslušného účetního dokumentu prostřednictvím počítačového systému a tento návrh předá společně se všemi příslušnými doklady zaměstnanci odpovědnému za ověřování ex ante. 5. Zjistí-li zaměstnanec odpovědný za ověřování ex ante nedostatek v předloženém návrhu účetního dokumentu nebo považuje-li příslušné doklady za nedostatečné či neúplné, vrátí veškerou dokumentaci zaměstnanci odpovědnému za zahájení operace, popřípadě ji předá schvalující osobě, přičemž písemně upřesní požadované opravy nebo odůvodnění. Zaměstnanec odpovědný za ověřování ex ante uloží své písemné poznámky do počítačového systému. Tyto poznámky musí být zodpovězeny písemně. Veškeré poznámky a odpovědi na ně jsou obsaženy v příslušných dokladech. 6. Jakmile zaměstnanec odpovědný za ověřování ex ante uzná, že příslušná operace je v souladu s požadavky stanovenými v čl. 47 odst. 3 prováděcích pravidel, udělí k operaci souhlas. Učiní tak elektronickým potvrzením operace v počítačovém systému, které je nezbytným předpokladem pro vytvoření konečné verze účetního dokumentu. Zaměstnanec odpovědný za ověřování ex ante uvede provedené kontroly, na základě kterých udělil souhlas, do dokumentu nazvaného program kontrol, který je připojen k příslušným dokladům operace. Konečná verze účetního dokumentu a veškeré příslušné doklady se předají schvalující osobě. DV\ doc 11/22 PE /BUR/ANN

12 7. Konečné rozhodnutí o veškerých rozpočtových operacích přísluší schvalující osobě, která za operaci přebírá plnou odpovědnost a stvrdí ji svým podpisem. Za tímto účelem schvalující osoba musí: a) opatřit účetní dokument svým podpisem a datem, a b) zanést do počítačového systému (popřípadě pověřit zaměstnance odpovědného za zahájení operace, aby tak učinil) elektronické potvrzení jeho souhlasu s operací uvedenou v písmeni a). Oba tyto kroky jsou povinné. Podpis uvedený na účetním dokumentu operaci potvrdí a pro účetního znamená, že je možné zanést dokument do oficiálních účtů orgánu. Zanesení elektronického potvrzení o schválení operace do počítačového systému umožní provedení konečného zápisu do účtů schvalující osoby. 8. Zaměstnanec odpovědný za ověřování ex ante může odmítnout udělit souhlas, má-li za to, že podmínky stanovené v čl. 47 odst. 3 prováděcích pravidel nebyly splněny. Odmítnutí souhlasu musí být náležitě písemně odůvodněno. Je oznámeno schvalující osobě. Zaměstnanec odpovědný za ověřování ex ante zaznamená odmítnutí souhlasu v počítačovém systému, čímž zablokuje operaci. Schvalující osoba může zvrátit rozhodnutí o odmítnutí souhlasu náležitě odůvodněným písemným rozhodnutím. Toto rozhodnutí je předáno zaměstnanci odpovědnému za ověřování ex ante, který zanese rozhodnutí nedbat odmítnutí do počítačového systému, a umožní tak vytvoření konečného účetního dokumentu. Postup dále pokračuje v souladu s odstavcem 6 tohoto článku. 9. Rozhodne-li se schvalující osoba nezabývat se dále operací schválenou či zamítnutou zaměstnancem odpovědným za ověřování ex ante, zruší operaci v počítačovém systému a předá zaměstnanci odpovědnému za zahájení operace písemné pokyny k uvolnění položek blokovaných pro danou operaci. Zrušený účetní dokument a všechny příslušné doklady jsou uchovávány v archivu schvalující osoby. 10. Při předložení účetního dokumentu k podpisu ověří schvalující osoba, zda operace spadá do pravomocí, které na něho byly přeneseny nebo dále přeneseny. Za kontrolu pověření k podpisu účetních dokumentů odpovídá schvalující osoba. 11. Originál každého účetního dokumentu se zasílá účetnímu podle jeho pokynů. Kopie každého účetního dokumentu se v souladu s pokyny stanovenými generálním tajemníkem uchovává v archivu schvalující osoby společně se všemi příslušnými doklady. 12. Pověřená schvalující osoba předává návrhy rámcových smluv zaměstnanci odpovědnému za ověřování ex ante ke kontrole veškerých operativních a finančních aspektů. Článek 7 Zvláštní komise pro finanční nesrovnalosti (Čl. 60 odst. 6 a čl. 66 odst. 4 finančního nařízení) (Článek 75 prováděcích pravidel) PE /BUR/ANN 12/22 DV\ doc

13 Předsednictvo stanoví po konzultaci s Výborem pro rozpočtovou kontrolu mandát, pravidla činnosti a složení komise. Článek 8 Pověřená schvalující osoba (Čl. 60 odst. 7 finančního nařízení) (Články 45 až 54 prováděcích pravidel) 1. Finanční výkaz Všechny návrhy na rozhodnutí předsednictva, Konference předsedů a kvestorů a všechny žádosti dalších parlamentních orgánů (výboru, politické skupiny) o svolení, které mají dopad na rozpočet, musí být zpracovány ve standardním finančním výkazu. Jakýkoli návrh, který může mít značné finanční dopady, nebo jakákoli změna předpisů, musí být oznámen předsednictvu formou sdělení, k němuž je připojen finanční výkaz. Finanční výkaz vypracuje po obdržení nebo oznámení žádosti vedoucí oddělení odpovědného za návrh, který poskytne úplné finanční údaje a ověří, zda jsou v položkách, pro něž je schvalující osobou, prostředky, a vyjádří své stanovisko k návrhu. Takto doplněný návrh předá schvalujícím osobám pro další položky, jichž se návrh týká. Do tří pracovních dnů po předání návrhu doplní tyto schvalující osoby finanční údaje, ověří, zda jsou v položkách, pro něž jsou schvalujícími osobami, prostředky, a vyjádří své stanovisko k návrhu. Tuto lhůtu lze prodloužit podle důležitosti potřebných zkoumání a přesnosti údajů. Poté nejméně pět pracovních dnů před datem konání schůze orgánu, kterému se návrh předkládá, předá vedoucí oddělení výkaz útvaru pro rozpočet, který jej ověří, podepíše a předá sekretariátu příslušného orgánu. 2. Pokud si orgány uvedené v odstavci 1 přejí přijmout rozhodnutí, s nímž jsou spojeny výdaje, které prostředky, které jsou k dispozici v odpovídající rozpočtové položce, nepokrývají, pověří generálního tajemníka, aby se obrátil na příslušný orgán a zahájil postup převodu položek. Rozhodnutí se stává konečným, jakmile jsou potřebné prostředky zajištěny. Pokud částku předpokládaných výdajů pokrývají prostředky, které jsou k dispozici, ale hrozí, že později nebude dostatek prostředků, uvede schvalující osoba tuto skutečnost ve finančním výkazu a informuje o tom Rozpočtový výbor, když jej podrobně a přesně seznamuje se stavem plnění daných položek. 3. Sekretariát příslušného orgánu ověří, že k návrhu zařazenému na pořad jednání je připojen finanční výkaz. 4. Pravidelné zprávy Pověřená schvalující osoba informuje hlavní pověřenou schvalující osobu podle jejích pokynů o výkonu svých pravomocí, a to formou zpráv o činnosti, ke které jsou přiloženy finanční informace a informace o řízení. 5. První zpráva týkající se daného rozpočtového roku je vypracována na začátku rozpočtového roku a je připojena k výroční zprávě o činnosti týkající se uplynulého rozpočtového roku podle odstavce 9 tohoto článku. Zpráva se omezí na případné úpravy dříve stanovených DV\ doc 13/22 PE /BUR/ANN

14 obecných a specifických cílů rozpočtového roku a na důsledky těchto úprav pro lidské zdroje a rozpočtové prostředky. Ke zprávě je připojen rozvrh prací v daném rozpočtovém roce. 6. Druhá zpráva je vypracována k 15. červnu a týká se období od. 1. ledna do 31. května daného rozpočtového roku; třetí zpráva je vypracována k 15. říjnu a týká se období od 1. ledna do 30. září. V těchto zprávách uvádí pověřená schvalující osoba výsledky operací ve vztahu k jejich cílům, k rozvrhu prací a k využití zdrojů, které má k dispozici. Předkládá rovněž přehled výjimečných případů. Zprávy zahrnují také aktualizovaný rozpočtový plán a rozvrh prací pro následující období. 7. Aniž jsou dotčeny stanovené lhůty, informuje také pověřená schvalující osoba hlavní pověřenou schvalující osobu o jakýchkoli důležitých operacích, které by mohly mít značné finanční dopady na rozpočet, o jejich průběhu a o jejich ukončení. Zejména se jedná o operace, které byly předmětem sdělení generálního tajemníka předsednictvu, k němuž je připojen finanční výkaz. Kromě toho informuje pověřená schvalující osoba včas hlavní pověřenou schvalující osobu o jakýchkoli důležitých skutečnostech, které by mohly ohrozit řádnou správu prostředků nebo bránit dosažení stanovených cílů. 8. V případě potřeby informuje generální tajemník předsedu Parlamentu o obsahu těchto zpráv. 9. Výroční zpráva o činnosti Pověřená schvalující osoba podává svému orgánu každoročně zprávu o své činnosti, ke které jsou přiloženy finanční informace a informace o řízení. Tato zpráva rovněž uvádí výsledek každoroční vnitřní kontroly, za kterou odpovídá pověřená schvalující osoba, informace o přidělených zakázkách a grantech a přehled všech výjimečných případů zaznamenaných v průběhu roku. Výroční zpráva se týká účetnictví předchozího rozpočtového roku a pověřená schvalující osoba ji předává hlavní pověřené schvalující osobě nejpozději do 20. ledna. V případě změny místa výkonu pracovní činnosti nebo ukončení výkonu funkce, k němuž dojde u pověřené schvalující osoby v průběhu daného rozpočtového roku, podá tato pověřená schvalující osoba svému orgánu zprávu o výkonu svých pravomocí v uplynulém období daného rozpočtového roku. 10. Po předání výroční zprávy o činnosti hlavní pověřené schvalující osobě podepíše každá pověřená schvalující osoba prohlášení, ve kterém potvrzuje, že informace obsažené ve zprávě jsou spolehlivé a věrohodné, a poskytuje ujištění, že zdroje jemu přidělené byly využity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadami legality, řádnosti a řádného finančního řízení. Toto prohlášení je vypracováno na základě vlastního uvážení pověřené schvalující osoby a na základě informací, které má k dispozici, a zahrnuje její vlastní hodnocení, ověření ex post a poznámky oddělení interního auditu a Účetního dvora. 11. Prohlášení mohou doprovázet konkrétní poznámky poukazující na rizika spojená s operacemi a opatřeními řízenými generálním ředitelstvím nebo oddělením. Tyto poznámky mohou obsahovat poznámky pověřené schvalující osoby o řízení operací převzatých po jejím předchůdci (jejích předchůdcích). Poznámky nesmějí popírat podstatu prohlášení, mohou však upozornit na nesrovnalosti v plánování nebo uplatňování vnitřních systémů řízení a PE /BUR/ANN 14/22 DV\ doc

15 kontroly; v takovém případě je nutné uvést opatření, která pověřená schvalující osoba přijala nebo navrhla pro nápravu situace (včetně lhůty pro jejich provedení). Hlavní pověřená schvalující osoba předá výroční zprávy o činnosti společně s podepsaným prohlášením v souladu s ustanoveními tohoto článku předsedovi Evropského parlamentu a Výboru pro rozpočtovou kontrolu. Článek 9 Správce zálohových účtů (Články 63 a 68 finančního nařízení) (Články 66 až 71 a 254 prováděcích pravidel) 1. Funkce správce zálohových účtů a funkce schvalující osoby jsou pro tytéž rozpočtové položky neslučitelné. 2. Schvalující osoba příslušná pro rozpočtovou položku související s odpovídajícím zálohovým účtem zajistí, aby veškeré výdaje uskutečněné správcem zálohových účtů byly zahrnuty v rozpočtovém závazku, který byl předem podepsán. Informuje správce zálohových účtů o rozsahu použití vázaných položek v příslušných rozpočtových položkách. 3. Zálohové účty mohou mít platnost neomezenou nebo omezenou na určité období. Platby ze zálohových účtů mohou být prováděny z vlastních zdrojů zálohových účtů (zálohový účet s vlastními zdroji) nebo účetním na žádost správce zálohových účtů (zálohové účty bez vlastních zdrojů). V případě zálohových účtů bez vlastních zdrojů odpovídá za provádění plateb správce zálohových účtů. 4. Návrhy na vytvoření zálohových účtů by měla(měly) předkládat příslušná(příslušné) schvalující osoba(osoby) účetnímu s těmito minimálními lhůtami pro předběžné oznámení: a) u dočasných zálohových účtů pět dní před předpokládaným poskytnutím prostředků; b) u zálohových účtů, pro něž je třeba otevřít bankovní účet nebo o nichž je třeba změnit zmocnění k podpisu, deset dní před navrhovaným datem vytvoření nebo změny zálohového účtu. 5. u zálohových účtů, pro něž je třeba otevřít bankovní účet nebo o nichž je třeba změnit zmocnění k podpisu, deset dní před navrhovaným datem vytvoření nebo změny zálohového účtu. Článek 10 Trvalý příkaz a bezhotovostní platba 1. V případě plateb prováděných pravidelně je možné použít trvalý příkaz nebo bezhotovostní platbu. Bezhotovostní platby jsou možné pouze tehdy, je-li tato forma úhrady závazně stanovena ve smlouvě s věřitelem jako jediný způsob platby. 2. Schvalující osoba předloží účetnímu žádost o provádění platby trvalým příkazem na standardním formuláři, ve kterém uvede: rozpočtový rok, do kterého mají být platby DV\ doc 15/22 PE /BUR/ANN

16 zaúčtovány, číslo (čísla) a výši výdajů závazků určených k pokrytí rozpočtových výdajů, které mají být hrazeny trvalým příkazem, výši pravidelné splátky, datum, splatnost, příjemce a jeho bankovní údaje, povahu a účel výdaje a zdůvodnění použití trvalého příkazu místo přímé platby. Schvalující osoba také uvede maximální dobu platnosti trvalého příkazu, která bývá stanovena v závislosti na platnosti příslušné smlouvy. Žádost je opatřena datem a podpisem schvalující osoby. 3. Výdaje musí být během celého období kryty závazkem, který byl předem podepsán schvalující osobou. 4. Jestliže schvalující osoba žádost schválí, předá bance podklady nutné k provedení platby. Hrazená částka je zapsána do prozatímního účtu, aby schvalující osoba mohla provést vyrovnání. Po provedení platby je schvalující osoba povina předložit vyrovnávací příkaz pro zaúčtování do rozpočtu, poté se zálohový účet do 30 dnů od provedení platby uzavře. 5. Schvalující osoba je povinna nejméně jednou ročně ověřit, zda stále trvají podmínky, které odůvodňují použití tohoto způsobu provádění plateb, a popřípadě jej nahradí platbou s předběžným schválením. Článek 11 Rozpočtový závazek (Čl. 76 odst. 2 a článek 77 finančního nařízení) (Články 91 až 96 prováděcích pravidel) 1. Předběžný rozpočtový závazek podléhá následujícím ustanovením: a) dobu platnosti stanoví příslušná schvalující osoba podle potřeby úhrady. Musí být uvedena v návrhu závazku. b) schvalující osoba zajistí sledování individuálních právních závazků k tíži každého předběžného rozpočtového závazku v účetním systému schvalující osoby, popřípadě ve svém vlastním systému. c) po uplynutí doby platnosti stanovené pro předběžné závazky je možné účtovat z předběžných závazků pouze platby vyplývající z právních závazků uzavřených během doby platnosti a běžné správní výdaje spadající do doby platnosti. 2. Právní závazek týkající se zakázky na dodávky, služba nebo stavební práce, jejíž celková hodnota, odhadnutá podle ustanovení čl. 155 odst. 1 a článku 154 prováděcích pravidel, překračuje limit stanovený v čl. 129 odst. 2 prováděcích pravidel, musí být pokryt individuálním závazkem. Nicméně zakázka založená na rámcové smlouvě a týkající se běžných výdajů správní povahy může být pokryta předběžným závazkem ve prospěch přesně určeného příjemce. 3. Zrušení zůstatku rozpočtového závazku Jestliže schvalující osoba zjistí, že rozpočtový závazek již nevyžaduje platby nebo rozpočtové vyrovnání, přistoupí ke zrušení rozpočtového závazku. Za tímto účelem nejprve zajistí, aby byly všechny platební a vyrovnávací příkazy, které sama vydala, zaneseny do oficiálních účtů Parlamentu. Poté vystaví dokument o zrušení závazku formou standardního PE /BUR/ANN 16/22 DV\ doc

17 formuláře, v uvede důvody zrušení. Dokument o zrušení opatří svým podpisem a datem a předá jej k registraci účetnímu. 4. Uvolnění vázaných položek Jestliže schvalující osoba zjistí, že zůstatek rozpočtového závazku převyšuje konečnou částku zbývajících právních závazků, vystaví: dokument o zrušení zůstatku závazku podle výše zmíněného postupu, a zároveň závazek týkající se výdajů ke splacení částky, kterou zbývá vyplatit, ve kterém upřesní skutečnost, že nový závazek vyplývá ze zrušení dřívějšího závazku. Článek 12 Interní auditor (Články 85 až 87 finančního nařízení) (Články 109 až 115 prováděcích pravidel) 1. Zaměstnanci oddělení interního auditu vykonávají své pravomoci výhradně pod dohledem interního auditora. 2. Aniž je dotčena kolektivní odpovědnost předsednictva za provádění ustanovení článků 85, 86 a 87 finančního nařízení, je na doporučení předsedy Parlamentu zřízena komise pro audit ( audit panel ), složená ze tří místopředsedů Parlamentu, které jmenuje předsednictvo. Členství v komisi pro audit je neslučitelné s členstvím ve Výboru pro rozpočtovou kontrolu. Komise pro audit se schází podle potřeby, nejméně však jednou ročně, aby: a) zajistila nezávislost oddělení interního auditu; b) projednala návrh pracovního programu, zprávy o auditu a výroční zprávu interního auditora; c) prověřila na žádost interního auditora žádosti o zvláštní audity, které nejsou obsaženy v pracovním programu; d) dohlížela na to, aby doporučení interního auditora vedla k příslušným opatřením; e) usnadnila provádění auditů s ohledem na ustanovení článku 110 prováděcích pravidel týkající se prostředků činnosti, které jsou přiděleny internímu auditorovi. Komise pro audit může při výkonu své činnosti požádat o radu nezávislého odborného auditora. 3. Všechny schůze komise pro audit jsou neveřejné. Interní auditor se může obrátit přímo na komisi pro audit v jakékoli záležitosti týkající se výkonu jejích pravomocí, pokud to považuje za potřebné. Komise pro audit předá výroční zprávu předsednictvu a zároveň předá kopii zprávy Výboru pro rozpočtovou kontrolu. 4. Před začátkem každého rozpočtového roku vypracuje interní auditor po konzultaci s generálním tajemníkem návrh pracovního programu. K tomuto návrhu obdrží případné připomínky komise pro audit a přijme pracovní program. DV\ doc 17/22 PE /BUR/ANN

18 V průběhu rozpočtového roku a podle zjištěných potřeb může generální tajemník ve výjimečných případech požádat interního auditora o provedení auditů, které nejsou obsaženy v původním pracovním programu. V takovém případě se zohlední ustanovení článku 111 prováděcích pravidel a Charty poslání interního auditora. Interní auditor prozkoumá každou žádost o zvláštní audit, aby stanovil, zda je žádost slučitelná s ročním programem, a určil zdroje nezbytné pro provedení auditu a dopady na plnění ročního programu. Své stanovisko spolu svýsledky analýzy sdělí na žádost generálnímu tajemníkovi. V případě, že se interní auditor domnívá, že není schopen žádosti vyhovědět, informuje o tom komisi pro audit. 5. Interní auditor předá svůj pracovní program a jeho případné změny v průběhu rozpočtového roku generálnímu tajemníkovi, komisi pro audit, předsednictvu, Výboru pro rozpočtovou kontrolu a pověřeným schvalujícím osobám. 6. Interní auditor předá zprávu o auditu, kterou vypracuje a která obsahuje odpovědi oddělení, v němž byl audit prováděn, generálnímu tajemníkovi a dotyčnému oddělení. Generální tajemník předá tuto zprávu o auditu, k níž připojí své návrhy, komisi pro audit nejpozději do jednoho měsíce. Jednu kopii s návrhy obdrží také interní auditor. 7. Výroční zpráva interního auditora musí být včas předložena k projednání orgánům příslušným k udělení absolutoria za daný rozpočtový rok. Interní auditor vypracuje návrh výroční zprávy a nejpozději 1. května po daném rozpočtovém roce jej předá generálnímu tajemníkovi. Generální tajemník do jednoho měsíce předloží své připomínky. Interní auditor poté, co předložil návrh výroční zprávy komisi pro audit, přijme svou výroční zprávu nejpozději do 31. července a předá ji podle čl. 112 odst. 1 prováděcích pravidel předsednictvu. 8. Na základě čl. 86 odst. 4 finančního nařízení předá Parlament výroční zprávu interního auditora spolu s připomínkami generálního tajemníka a s rozhodnutími přijatými předsednictvem orgánům příslušným k udělení absolutoria do 30. září. Za podmínek stanovených v čl. 112 odst. 3 prováděcích pravidel může být výroční zpráva společně s připomínkami generálního tajemníka a rozhodnutími přijatými předsednictvem předána pro informaci ostatním orgánům a institucím. 9. Interní auditor odpovídá orgánu za ověřování řádného fungování systémů a postupů pro plnění rozpočtu Evropského parlamentu. Za těchto podmínek se působnost interního auditora nevztahuje na podmínky použití položek v bodu 3701 Výdaje na asistenty, běžné správní výdaje a výdaje související s politickými a informačními činnostmi politických skupin a nezařazených poslanců. Nicméně část výdajů týkajících se nezařazených poslanců, jejichž použití ověřuje a zanáší do účetnictví pověřená schvalující osoba pro bod 3701, spadá do působnosti interního auditora. 10. Jestliže se závěry návrhu zprávy o auditu vztahují k indentifikovatelným osobám, musí mít dotyční jedinci možnost vyjádřit své připomínky k bodům těchto zpráv ještě před jejich přijetím. Za tímto účelem předá interní auditor návrh příslušných bodů zprávy dotyčným osobám a vyzve je, aby vyjádřily své připomínky ve stejné lhůtě, která je stanovena pro postup vyjádření připomínek oddělení, v němž byl proveden audit. Interní auditor musí zohlednit tyto připomínky při vypracovávání konečné verze zprávy. PE /BUR/ANN 18/22 DV\ doc

19 Článek 13 Účetní uzávěrka příslušného rozpočtového roku (Články 122, 128, 129 finančního nařízení) (Článek 185 prováděcích pravidel) 1. Každý rok sdělí generální tajemník schvalujícím osobám a účetnímu : a) podrobné postupy účetní uzávěrky rozpočtového roku včetně odpovídajícího harmonogramu časového plánu; b) seznam rozpočtových položek, u kterých podle čl. 9 odst. 6 finančního nařízení nelze přenášet položky. 2. Útvar pro rozpočet vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení v rozpočtovém roce uzavřeném na základě výročních zpráv pověřených schvalujících osob podle článku 8 těchto předpisů a na základě prozatímních účtů, které předkládá účetní. Předseda přijme zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok a předloží ji účetnímu, aby ji mohl předat účetnímu Komise nejpozději do 1. března. Generální tajemník předá pro informaci zprávu o rozpočtovém a finančním řízení a prozatímních účtech za rozpočtový rok předsednictvu, Rozpočtovému výboru a Výboru pro rozpočtovou kontrolu. Předseda přijme konečnou účetní uzávěrku orgánu a předá ji nejpozději do 1. července účetnímu Komise a Účetnímu dvoru. Článek 14 Inventární soupisy majetku (Článek 138 finančního nařízení) (Články 220 až 227 prováděcích pravidel) 1. Inventární soupisy hmotného majetku musí být uvedeny ve společné databázi všech pověřených schvalujících osob podle postupů stanovených generálním tajemníkem na návrh generálního ředitelství pro finance a po konzultaci s účetním. 2. Při předávání platebního příkazu na celkové dlužné částky účetnímu potvrdí schvalující osoba zanesení daného hmotného majetku do invetárních spisů podle článku 222 prováděcích pravidel. 3. Prohlášení nebo záznam o zrušení položky v inventárních soupisech, který vypracuje schvalující osoba v souladu s článkem 227 prováděcích pravidel, obsahuje příslušné doklady pro toto zrušení a upřesňuje míru opotřebení daného hmotného majetku. 4. Schvalující osoba rovněž vypracuje inventární soupisy nehmotného a finančního majetku, který získala nebo který vytvořila, a sdělí hodnotu těchto inventárních soupisů účetnímu, pokud o to požádá. DV\ doc 19/22 PE /BUR/ANN

20 Článek 15 Externí audit (Články 139, 143, 144 finančního nařízení) 1. Předávání zpráv Účetnímu dvoru podle článku 139 finančního nařízení provádí útvar pro rozpočet s výjimkou oznámení o přijetí rozpočtu. 2. Přehledy předběžných zjištění Účetního dvora Útvar pro rozpočet předá přehledy zjištění Účetního dvora příslušným pověřeným schvalujícím osobám, účetnímu a internímu auditorovi, aby připravili ve stanovené lhůtě návrhy odpovědí. Generální tajemník přijme odpovědi Parlamentu na dopisy týkající se pŕehledů předběžných zjištění Účetního dvora. Odpovědi týkající se interního auditora vypracuje interní auditor, který je předá v konečném znění generálnímu tajemníkovi. Odpovědí týkající se politických skupin vypracuje oddělení pro koordinaci politických skupin. Koordinátor je předá v konečném znění generálnímu tajemníkovi. Útvar pro rozpočet předá příslušné odpovědi příjemcům přehledů předběžných zjištění uvedeným v prvním pododstavci. 3. Připomínky Účetního dvora k 15. červnu Připomínky Účetního dvora, které by podle názoru Účetního dvora měly být k 15. červnu obsaženy ve výroční zprávě, předá útvar pro rozpočet pověřeným schvalujícím osobám, účetnímu a internímu auditorovi, aby mohli vypracovat ve stanovené lhůtě návrhy odpovědí. Osoby, které zprávu obdrží, musí zachovávat důvěrnost těchto přípomínek. Předsednictvo přijme na návrh generálního tajemníka odpovědi na připomínky Účetního dvora. Odpovědi na připomínky Dvora týkající se interního auditora vypracuje interní auditor a předá je v konečném znění předsedovi Parlamentu. Předseda předá odpovědi Evropského parlamentu a interního auditora Účetnímu dvoru a Evropské komisi nejpozději do 30. září. Útvar pro rozpočet předá odpovědi osobám, které obdržely připomínky, uvedeným prvním pododstavci. 4. Zvláštní zprávy Účetního dvora Kromě uvedených lhůt a předávání odpovědí Komisi se stejná ustanovení vztahují na zvláštní zprávy Účetního dvora. Odpovědi Parlamentu na připomínky musí být předány ve lhůtě dvou a půl měsíců. 5. Předsednictvo přijme na doporučení politických skupin, které mu předá určený koordinátor, odpovědi na připomínky Účetního dvora týkající se politických skupin a předá je Výboru pro rozpočtovou kontrolu. 6. Na schůzích o sporných bodech mezi odděleními Parlamentu a Účetním dvorem mají zastoupení příslušné pověřené schvalující osoby, účetní a interní auditor, a rovněž oddělení pro koordinaci politických skupin u bodů, které se jich týkají. PE /BUR/ANN 20/22 DV\ doc

21 7. Jiné žádosti Účetního dvora Každou žádost, kterou předloží předseda nebo člen Účetního dvora, předá útvar pro rozpočet dotyčnému příjemci, aby vypracoval návrh odpovědi ve stanovené lhůtě. Odpověď Parlamentu přijme podle okolností předseda nebo generální tajemník. Na žádosti o informace nebo dokumenty, které podají úředníci pověření Účetním dvorem prováděním auditu v Parlamentu, odpoví přímo příslušná schvalující osoba, účetní nebo interní auditor. Článek 16 Stavební projekty (Článek 179 finančního nařízení) V souladu s ustanoveními čl. 179 odst. 3 finančního nařízení informuje předseda Parlamentu předsedu Rozpočtového výboru o všech stavebních projektech, které by mohly mít výrazné finanční dopady na rozpočet Parlamentu. Předtím, než předsednictvo schválí jakýkoli smluvní závazek týkající se takového projektu, vyzve předseda Rozpočtový výbor, aby sdělil předsednictvu své stanovisko týkající se slučitelnosti daného projektu s finančním rámcem. Předseda o těchto projektech informuje rovněž Radu ministrů. Rozpočtový výbor okamžitě informuje předsedu o svém záměru zaujmout stanovisko, které předá ve lhůtě stanovené v čl. 179 odst. 3 finančního nařízení. Předsednictvo toto stanovisko náležitě zohlední a vyvodí z něj závěry před podepsáním dané smlouvy. V souladu s ustanoveními čl. 8 odst. 1 vnitřních předpisů je k návrhu přeloženému předsednictvu připojen finanční výkaz vypracovaný generálním ředitelstvím odpovědným za nemovitosti a předaný ke kontrole a k podepsání útvaru pro rozpočet. U výdajů, které se vztahují na více než jeden rozpočtový rok, musí být ve finančním výkazu uvedeno rozložení daných výdajů v následujících rozpočtových rocích a jejich důsledky pro budoucí rozpočty. Článek 17 Veřejné zakázky Generální tajemník vytvoří skupinu pracovníků různých oddělení Veřejné zakázky, která bude radit schvalujícím osobám v otázkách zadávání veřejných zakázek. Stanoví její složení a kritéria a postup využití služeb této skupiny. Článek 18 Vedlejší texty a formuláře Generální tajemník přijme charty poslání finančních činitelů (článek 58 finančního nařízení a článek 44 prováděcích pravidel) a interního auditora (článek 109 prováděcích pravidel), minimální normy vnitřní kontroly a zvláštní kodex profesních norem (článek 60 finančního nařízení). Přijme rovněž praktická prováděcí pravidla k těmto vnitřním předpisům. DV\ doc 21/22 PE /BUR/ANN

22 Formuláře pro rozpočtový závazek, zrušení zůstatku rozpočtového závazku, schválení výdajů, odhad pohledávek, inkasní příkaz, platbu trvalým příkazem/bezhotovostní platbu, žádost o založení zálohových účtů, rozhodnutí o založení zálohových účtů a jmenování správce zálohových účtů schvaluje generální ředitel odpovědný za finance po konzultaci s účetním. Formuláře nebo vzory pro převod položek, finanční výkazy, zprávy o činnosti a prohlášení pověřené schvalující osoby schvaluje generální ředitel odpovědný za finance. Článek 19 Ustanovení o změnách těchto vnitřních předpisů a závěrečná ustanovení Předsednictvo může změnit tyto vnitřní předpisy po konzultaci s Výborem pro rozpočtovou kontrolu. Tímto rozhodnutím se zrušuje rozhodnutí předsednictva ze dne 4. prosince 2002 o vnitřních předpisech pro plnění rozpočtu Evropského parlamentu. Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po přijetí. V Bruselu dne PE /BUR/ANN 22/22 DV\ doc