PARTICIPANT PORTAL: portál pro předkládání a řízení projektů H2020 Brno 30.01.2017 Praha 02.02.2017 Marie Horniecká Milena Lojková NCP pro finanční aspekty H2020, TC AV ČR
Obsah semináře 1. Kroky před podáním návrhu projektu 2. Projektový návrh 3. Příprava grantové dohody a podpis GA 4. Projektové reportování ZAMĚŘENO NA RIA, IA, CSA, SME Instrument 2
Části Participant Portal http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/home.html 3
1. Kroky před podáním návrhu projektu - registrace jednotlivce (EU LOGIN dříve ECAS) - registrace organizace (PIC) Pouze pokud již registrace neproběhla v minulosti (v FP7 nebo H2020)
Jak založit EU Login? 5
EU Login Jednotlivec nemůže při registraci EU LOGINu sám sebe přiřadit k již zaregistrované organizaci ani ke konkrétnímu projektu. Propojení jednotlivce s organizací či projektem vznikne až na základě udělení role v organizaci/ projektu. 6
Má moje organizace PIC? FAQ: Jak mám postupovat, když zjistím, že moje organizace byla zaregistrovaná dvakrát? 7
Moje organizace nemá PIC! 8
Registrace organizace = získání PIC (I) Automatické ověření potenciálních duplicit v systému Využívat nápovědy! 9
Registrace organizace = získání PIC (II) Praktický tip: Nenašli jste v seznamu svou právní formu? Zvolte UNKNOWN 10
Registrace organizace = získání PIC (III) Registraci provádí tzv. Self-registrant Self-registrant může informace o organizaci vyplňovat až do okamžiku oficiální nominace LEARa Po registraci získá PIC automatický status DECLARED, který je dostačující pro předložení projektového návrhu (validace PIC probíhá až v případě úspěšnosti návrhu) 11
Status MSP Status MSP je podmínkou způsobilosti pro předložení projektového návrhu v akcích typu SME Instrument. Posuzovaná kritéria: počet zaměstnanců, roční obrat, aktiva, vazby na jiné subjekty. Poskytnuté údaje nesmí být starší než 2 účetní roky (!) 12
Self-assessment Questionnaire 13
14
2. Projektový návrh
Šablony projektových návrhů Před spuštěním systému pro předkládání návrhů - šablony pro návrh projektu ve veřejné části PP (v PDF) Po spuštění systému editovatelná verze v interní části PP 16
Registrace projektového návrhu 17
Identifikace koordinátora Role registrující osoby Základní informace o návrhu 18
Koordinátor zadává PIC partnerů a kontaktní osoby (Main contact/contact person) Přidání nového kontaktu v organizaci koordinátora U propojených třetích stran se PIC ve fázi předkládání návrhu nevyplňuje. Tyto strany by měly být zmíněny v části B návrhu. EU Login 19 19
20
21
Základní informace o projektovém návrhu 22
Nelze editovat. Automaticky se přenáší z údajů v PIC. 23
3 Budget Research and Innovation Actions, Coordination and Support Actions Innovation Actions 2kolové výzvy 1. kolo 24
25
Část B a přílohy: Stáhnout editovatelné šablony (k dispozici od kroku 3): Annex Sections: 1. Excellence 2. Impact 3. Implementation 4. Members of the consortium 5. Ethics and Security 26
Editace projektového návrhu Po odeslání je návrh možné editovat až do uzávěrky výzvy (s výjimkou kontinuálně otevřených výzev např. SME Instrument). 27
Oznámení výsledků v PP (I) 28
Oznámení výsledků v PP (II) + oznámení na email kontaktním osobám a LEARovi 29
3. Příprava Grantové dohody Zdroj: Prezentace Evropské komise
3a. Validace PIC a nominace LEARA Zdroj: Prezentace Evropské komise
32
Validace PIC k validaci PIC přistupuje EK až v okamžiku vybrání projektu k financování na konci validace status declared mění na validated podpůrné dokumenty pro validaci: všichni: dokument potvrzující právní formu Legal Entity Form (šablony*) plátci DPH: osvědčení o registraci k DPH neplátci DPH: doklad potvrzující, že subjekt není plátce DPH fyzické osoby: kopie OP/pasu soukromé subjekty: výpis z obchodního či jiného rejstříku veřejné subjekty: rozhodnutí, zákon, vyhláška, či jiný dokument zakládající organizaci neziskové organizace: doklad prokazující, že organizace nemá povinnost rozdělovat zisk mezi své členy nebo podílníky VŠ: doklad vydaný národním orgánem schvalující poskytování vzdělávání Výzkumné organizace: status VO je deklaratorní (tj. nevyžadují se specifické dokumenty) MSP: status MSP je deklaratorní (vyplňuje se pouze online dotazník); validace se provádí pouze na žádost MSP * http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm#cs 33
Předložení dokumentů k validaci PIC Dokumenty mohou být v ČJ Nahrává je Self- Registrant (případně LEAR) 34
Navigační menu upozornění v PP 35
Upozornění v PP - vysvětlivky 36
LEAR = osoba v organizaci spravující data o organizaci uložená v PP pravomoci LEARa: spravuje data o organizaci uvedená v PP, navrhuje a zasílá EK neformální změny (změna sídla, právní formy, ) vidí seznam aktuálních návrhů projektů a schválených projektů organizace vidí jaké role byly přiděleny ostatním zaměstnancům nemusí být statutární orgán uděluje roli Legal Signatory (LSIGN), Financial Signatory (FSIGN), Account Administrator pravomoci může alternovat Account Administrator (vyjma jmenování /odvolání AA) LEAR nemusí být ustanovený v době tvorby/odesílání návrhu projektu 37
Nominace LEARa pro H2020 nutná nová nominace/renominace statutárním orgánem/osobou oprávněnou smluvně zavazovat organizaci návod v H2020 online manuálu: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-anorganisation/lear-appointment_en.htm krok č. 1: self-registrant zadá do PP kontaktní údaje LEARa (ECAS/EU login) a jméno + funkci právního zástupce, který LEARa nominuje krok č. 2: zaslat vyplněné dokumenty poštou do EK krok č. 3: LEAR obdrží e-mailem uživatelské jméno + dopisem (SMSkou) PIN (cca 2 týdny po obdržení emailu) 38
ECAS/EU login 39
Po nahrání údajů do PP 40
Dokumenty nutné k nominaci LEARa - CHECKBOX 41
Doplňující informace v PP Certificate on the methodology for unit cost Ex-ante assessment on direct costing of large research infrastructures 42
Doplňující informace v PP zpr. platí pro koordinátory, příspěvek EU 500 000 EUR 43
Problém s validací? 44
3b. Fáze přípravy Grantové dohody Zdroj: Prezentace Evropské komise
Cíl přípravné fáze shromáždit informace právní administrativní, finanční (příjemce i propojených třetích stran) Annex 1 a Annex 2 návrh projektu kontrola etiky a bezpečnosti stanovit hlavní body GA: začátek projektu reportovací období CA etické otázky propojené 3. strany subdodávky in-kind contributions (ověřit finanční kapacitu) 46
Průběh přípravy GA - časová osa Evaluation Summary Report 3. týden 5. týden konsorciální smlouva 6. týden max. 3 měsíce podpis grantové dohody 30 dní podpis Accession Form ~1 týden konsorcium PO kons. kons. koordinátor partneři předložit 1. verzi GA (Annex 1, 2) vyřešit sporné otázky předložit finální verzi GA podpis Declaration of Honour EK 47
Přípravná fáze - úkoly jednotlivých aktérů Úkoly koordinátora: Stanovit začátek (starting date) projektu Dohlédnout na validaci PIC všech žadatelů vč. propojených třetích stran Zkontrolovat rozpočet a vykazovaná období Poskytnout bankovní údaje Připravit plán projektových prací Postoupit zhodnocení finanční kapacity (projekty s příspěvkem 500 tis. EUR) Poskytnout přístupová práva všem partnerům (role PaCo) Úkoly partnerů (vč. koordinátora): zkontrolovat/doplnit údaje o instituci daného partnera Nominace LEAR, PLSIGN Podepsat čestné prohlášení (Declaration of Honour) Úkoly EK: Stanovit předfinancování Nastavit počet a délku vykazovaných období Vyplnění etických nebo bezpečnostních požadavků (část A) 48
3c. Grant agreement Data Jak na to? Nástroj od EK: https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/display/ecr esearchgms/1.+grant+management+services+tool Zdroj: Prezentace Evropské komise
Průběh přípravy GA co GA obsahuje? Konsorcium Project Officer vědecko-technické, rozpočtové, administrativní a právní informace týkající se projektu GRANT AGREEMENT DATA jádro Grantové dohody Annex 1, popis projektových prací Annex 2, rozpočet další přílohy 50
Úpravy obsahu projektu Vzhledem k časovému limitu (3 měsíce) se nepředpokládají významnější změny původního projektového návrhu. Možné jsou nicméně úpravy v souvislosti s: Zajištěním souladu s pravidly H2020 např. finančními a právními pravidly Odstraněním administrativních chyb nebo nesrovnalostí Odchodem některého z partnerů během přípravy grantu výjimečné, musí být zdůvodněno! Přezkumem v oblasti etiky nebo bezpečnosti Opravou nedostatků identifikovaných hodnotiteli v ESR na dobrovolné bázi 51
Annex 1: Plán projektových prací (Description of Action, DoA) Má stejnou strukturu jako projektový návrh (části A a B). Část A Generuje se automaticky z projektového návrhu a informací vyplněných do online formulářů ve fázi přípravy GA. Část B popisná část projektu Příslušné sekce musí být zkopírovány z části B projektového návrhu do vzorové šablony. Vyplněná šablona ve formátu PDF se nahrává do PP. Pozor na překryvy mezi částmi A a B! 52
Jak vstoupit do sekce přípravy GA? 53
pouze pro koordinátora
Online formuláře - část A
Význam použitých ikon Nechybí žádné informace Chybí informace: blokuje Pouze pro informaci Chybí informace: v tuto chvíli neblokuje 56
Validační funkce
3d. Úkoly partnerů (vč. koordinátora) 58
Data jednotlivých příjemců jsou přeneseny z projektového návrhu 59
Jednotliví partneři zadávají název oddělení, které bude vykonávat projektové práce 60
Tabulky s rozpočtem jsou přeneseny z projektového návrhu - Každý z partnerů kontroluje/případně opravuje nesrovnalosti 61
Project Representatives - je nutné provést kontrolu a případně aktualizovat kontaktní osoby
Partneři spolupracující s propojenou třetí stranou musí tuto stranu přidat Propojené třetí strany musí být zaregistrované a zvalidované stejně jako příjemci!
Je nutné přidat také detailní rozpočet propojených třetích stran (pokud existují) Propojené třetí strany v projektovém návrhu: RIA: uvádí se 1 souhrnný rozpočet za každého příjemce a jeho propojenou třetí stranu 64 IA: celkový rozpočet propojené třetí strany je vyčíslen odděleně, nejsou ale rozepsány jednotlivé kategorie
3e. Úkoly koordinátora 65
Výběr bankovního účtu 66
Specifikace termínu zahájení projektu (variantu fixed starting date nutno obhájit) Ostatní obecné informace jsou přeneseny automaticky (název, abstrakt, ) 67
Kontrola souhrnné finanční informace Pozn. částka týkající se předfinancování je pouze indikativní (!)
Právní & finanční přehled (pouze ke čtení) - Legal Data: Byl daný partner zvalidován? - Financial Data: Výsledek posouzení finanční kapacity - LEAR Appoin.: jmenování LEARa (FP7) - LEAR ext. Mandate: rozšíření pravomocí LEARa pro H2020 69
Přidání pracovních balíčků z části B projektového návrhu 70
Přidání výstupů (Deliverables) z části B projektového návrhu 71
Přidání milníků (Milestones) z části B projektového návrhu 72
Přidání Critical Risks z části B projektového návrhu 73
Etika v grantové dohodě pouze ke čtení 74
Deliverables: Ethics Post-signature ethics requirements se s přijetím GA automaticky stávají WP a Ethics deliverable Př.: 2 etické deliverables vytvořené ze 2 post-signature requirements 75
Description of Action část B Vyplňte šablonu, převeďte do formátu pdf, nahrajte do PP History of changes Table of Contents 1. Excellence 1.1. Objectives 1.2. Relation to the work programme 1.3. Concept and approach 1.4. Ambition (not applicable for CSA type of actions) 2. Impact 2.1. Expected impacts 2.2. Measures to maximise impact 3. Implementation 3.1. Work Plan (proposal section 3.1 without tables 3.1a, 3.1b, 3.1c) 3.2. Management structure and procedures (proposal section 3.2 without tables 3.2a, 3.2b) 3.3. Consortium as a whole 3.4. Resources to be committed (proposal section 3.4 without table 3.4a, but with table 3.4b) 4. Members of the consortium 4.1. Participants 4.2. Third parties involved in the project (including use of third party resources) 4.3. [if applicable] Financial support to third parties 5. Ethics and Security 5.1. Ethics Šablona předepisuje povinnou strukturu a upozorňuje na možné překryvy s částí A Template v: 5.2. Security (Calls under the societal challenge "Secure societies" may use a different structure with sections "5.2. Societal impact" and "6. Security". Please follow the structure and numbering in the proposal template.) 76
Project 123456 (Example) Nahrání DoA, Část B (pdf)
3f. Úkoly projektového úředníka 78
Stanovení počtu a délky vykazovaných období 79
Stanovení Reviews 80
Ethics (pouze ke čtení)
ETIKA - screening 82
ETIKA screening, výsledky 83
ETIKA screening, výsledky 84
3g. Podpis Grantové dohody
Minimální nastavení rolí - fáze podpisu GA Koordinátor Primary Coordinator Contact (PCoCo) Legal Entity Appointed Representative (LEAR) Project Legal Signatory (PLSIGN) Ostatní příjemci Participant Contact (PaCo) Legal Entity Appointed Representative (LEAR) Project Legal Signatory (PLSIGN) 1 osoba (= 1 účet ECAS) může mít neomezené množství rolí 86
Příprava grantové dohody - povinnosti PLSIGN PLSIGN online podepisuje: Čestné prohlášení (Declaration of Honour), v němž příjemce stvrzuje, že je způsobilý zúčastnit se projektu a není v situaci, která by vylučovala udělení grantu (např. konkurs) KDY? nejpozději 6 týdnů od vyzvání k asistenci při přípravě GA Grantovou dohodu KDY? nejpozději do 3 měsíců od vyzvání k asistenci při přípravě GA koordinátor projektový úředník EK ostatní partneři (skrze přístupové formuláře do 30 dnů od vstupu GA v platnost) 87
Příprava grantové dohody - nominace PLSIGN Ve fázi přípravy GA je nutné nominovat osobu, která je oprávněná jménem organizace podepisovat smlouvy tzv. Projet Legal Signatory (PLSIGN). Postup 1) Nominace na úrovni organizace (LSIGN) provádí LEAR (příp. Account Administrator) Participant Portal: ECAS My Area My Organisation Organisation Roles je možné nominovat i více osob (tj. vytvořit seznam) Možnost přidat komentář k jednotlivým nominovaným 2) Nominace na úrovni projektu (PLSIGN) provádí hlavní řešitel (PaCo/CoCo) Participant Portal: ECAS My Area My Projects Project Consortium princip 1 GA = 1 podpis Specifický případ: podle interních pravidel příjemce GA podepisují 2 osoby nutno řešit zavedením interního schvalovacího postupu 88
3h. Online podpis Grantové dohody
Online podpis GA Participant Portal ECAS/EU login My Area My Projects 90
91
92
Podpis GA ARTICLE 58 ENTRY INTO FORCE OF THE AGREEMENT The Agreement will enter into force on the day of signature by the [Commission][Agency] or the coordinator, depending on which is later. SIGNATURES For the coordinator For the [Commission][Agency] 93
Zdroj informací: prezentace EK 4. Reportování vůči EK
Povinnosti vyplývající z čl. 20 MGA Průběžná zpráva (do 60 dnů po skončení každého vykazovaného období) Průběžná technická zpráva (části A a B) Průběžná finanční zpráva Finální zpráva (spolu s průběžnou zprávou za poslední vykazované období) Finální technická zpráva - Shrnutí celého projektu (výsledky vč. jejich využití a diseminace, závěry, socio-ekonomický dopad) Finální finanční zpráva Souhrnná finanční zpráva CFS (pokud je požadován) Elektronické předkládání skrze Participant Portal 95
Šablona průběžné zprávy Participant Portal Pozor: Šablona je ve formátu pdf. Editovatelný formát je přístupný až v okamžiku otevření průběžného reportování (tj. po skončení vykazovaného období). 96
Moduly pro reportování v PP Kontinuální reportingový nástroj Periodický reportingový nástroj Continuous Reporting Module Periodic Periodic Final Project starts End period 1 End period 2 Project ends 97
Kontinuální reportingový nástroj Otevřen soustavně po celou dobu trvání projektu Kdo jej může používat? kterýkoliv z partnerů Co se vkládá/aktualizuje? Výstupy a milníky projektu (deliverables and milestones) Publikované shrnutí Kritická rizika Publikační a komunikační aktivity IPR Dotazník týkající se horizontálních otázek Tyto informace v pozdější fázi tvoří část A průběžné technické zprávy 98
Periodický reportingový nástroj Automaticky aktivován vždy po skončení vykazovaného období Výjimka: projekty u kterých probíhá proces změny GA Příjemci (vč. koordinátora) vyplňují své finanční výkazy (vč. vysvětlení k využití zdrojů) mohou přispívat k technické části zprávy Koordinátor (navíc) nahrává část B technické průběžné zprávy (=popis projektových prací vč. vysvětlení případných odchylek oproti plánu) schvaluje finanční výkazy jednotlivých partnerů zasílá průběžnou zprávu EK 99
4.a Kontinuální reportingový nástroj (ukázka) 100
101
Přihlášení do PP (EU LOGIN) 102
Kontinuální reportingový nástroj 103
104
4.b Periodický reportingový nástroj (ukázka) 105
Periodic Reporting Periodický reportingový nástroj 106
Editovatelná šablona části B technické periodické zprávy 107
Deliverables Status pending znamená, že naplánovaný výstup (deliverable) nebyl do systému ještě nahrán. Červená barva signalizuje nedodržení termínu pro dodání výstupu. Pokud není naplánovaný výstup do systému nahrán před uzavřením průběžné zprávy, musí příjemci poskytnout zdůvodnění pro nedodržení termínu (v rámci periodického reportingového nástroje). 108
Periodický reporting Technická zpráva Jakmile je technická zpráva kompletní, koordinátor ji uzamkne pro úpravy (tlačítko Lock for review ) Zmáčknutím tlačítka dojde k vygenerování finálního PDF dokumentu. Koordinátor by se měl před uzamčením zprávy přesvědčit, že všechna data vložená prostřednictvím kontinuálního reportingového nástroje jsou aktuální! 109
Vygenerovaný PDF dokument může koordinátor schválit k odeslání EK (tlačítko Accept & Include ) nebo jej může odemknout pro další úpravy (tlačítko Unlock to draft ) 110
Periodický reporting Finanční zpráva Každý z partnerů (vč. koordinátora) vyplňuje svůj vlastní finanční výkaz. 111
U každé nákladové kategorie se vyplňuje souhrnná částka v EUR a vysvětlení využití zdrojů. Nepřímé N (flat rate) se spočítají automaticky. Finanční výkaz 112
Směnný kurz pro finanční vykazování průměr směnných kurzů ECB za vykazované období http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-czk.en.html 113
Vysvětlení využití zdrojů OSOBNÍ NÁKLADY počet ČM spotřebovaných v jednotlivých pracovních balíčcích nutné provést převod z odpracovaných hodin (timesheets) na PM SUBDODÁVKY stručný popis položky a zda byla plánována v Příloze 1 GA OSTATNÍ PŘÍMÉ NÁKLADY pouze v případě OPN 15 % vykázaných osobních nákladů popis nutný pouze částky převyšující 15% hranici začít od největších (nejnákladnějších) položek Viz šablona průběžné zprávy FAQ: Jaká míra detailu je ze strany EK požadována pro popis využití zdrojů u jednotlivých nákladových kategorií? 114
Finanční výkaz- Validační funkce 115
Vyplnění finančního výkazu Výkaz mohou vyplnit Participant Contact, Task Manager nebo Project Financial Signatory. Před odesláním musí Participant Contact uzavřít výkaz pro úpravy (tlačítko Lock for review ). 116
Schválení a odeslání finančního výkazu PFSIGNem Kompetentní osoby: pouze Project Financial Signatory 117
1) Nominace na úrovni organizace - FSIGN FAQ: Kdo uděluje roli finančního signatáře v PP? 2) Nominace na úrovni projektu - PFSIGN 118
Po odeslání koordinátorovi (tlačítko Sign and submit ) je proces vyplňování finančního výkazu ukončen. Vyplněný finanční výkaz (PDF) je v této fázi dostupný skrze Periodic Report Composition a jeho obsah je možné diskutovat s koordinátorem. 119
Schválení finančního výkazu koordinátorem Koordinátor finanční výkaz následně schválí a přidá k souhrnnému finančnímu výkazu (tlačítko Include ) nebo jej partnerovi vrátí k přepracování (tlačítko Redo ) FAQ: Opozdilý partner Co se stane pokud jeden z partnerů nedodá svůj finanční výkaz v požadovaném termínu? Pozor na poslední vykazované období! 120
Specifika propojených třetích stran (LTP) LTP nemají povinnost jmenovat role LEARa a PFSIGNa Finanční výkaz LTP (bez elektronického podpisu) vyplňuje do PP příjemce, na kterého je LTP napojená. Po vyplnění musí příjemce finanční výkaz LTP vytisknout a zaslat LTP k vlastnoručnímu podpisu. Podepsaný finanční výkaz LTP je příjemce povinen archivovat pro případ auditu. TIP: Za účelem administrativního zjednodušení procesu vyplňování finančního výkazu LTP může příjemce udělit zástupci LTP projektovou roli (např. Task manager). 121
Periodic Reporting Jakmile jsou technická i finanční část průběžné zprávy schváleny, koordinátor zasílá zprávu EK prostřednictvím tlačítka Submit to EU. 122
Průběžné reportování shrnutí procesu Příjemci (vč. koordinátora) Finanční výkaz: vložení dat Technická zpráva: vložení dat Koordinátor Finanční výkazy: kontrola Technickýázpráva: kontrola
H2020 Online Manual Reports & payment requests 124
Zdroje informací H2020 online manual (sekce Support na PP) Beneficiary Register User's Guide The SME Self-Assessment Wizard User's Guide Guiding videos (LEAR Appointment, Electronic signature of the GA, ) Related FAQ, Reference documents (sekce How to Participate na PP) Guide for beneficiary registration, validation and financial viability check Guide for proposal submission and evaluation Proposal Templates Project Reporting Templates LEAR Appointment Forms, 125
Semináře pro koordinátory 14. února 2017, Brusel Téma: Dodatky ke GA, Reporting a platby Registrace pro osobní účast + odkaz na live web streaming: 1. března 2017, Brusel Téma: Příprava Grantové dohody Registrace pro osobní účast + odkaz na live web streaming: https://ec.europa.eu/digital-single-market/events/cf/coordinators-day-amendmentsreporting-and-payments/register.cfm https://ec.europa.eu/digital-single-market/events/cf/coordinators-day-grant-agreementpreparation/register.cfm 126
www.tc.cz www.h2020.cz Finanční dotazy: lojkova@tc.cz, horniecka@tc.cz Právní dotazy: kotoucek@tc.cz, kratenova@tc.cz