REPORTING v 7. RP Zpracování průběžných zpráv projektů 7.RP pro Evropskou komisi

Transkript

1 REPORTING v 7. RP Zpracování průběžných zpráv projektů 7.RP pro Evropskou komisi březen 2009, ČVUT Lenka Lepičová lepicova@tc.cz NCP pro finanční a právní záležitosti, TC AV ČR NICER III horizontální agenda 1

2 Požadavky Evropské komise pro předkládání zpráv NICER III horizontální agenda 2

3 Různé požadavky na reportování podle typu projektu NICER III horizontální agenda 3

4 Různé průvodce reportováním Projekty CP, NoE a CSA Guidance Notes on Project Reporting: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/project_reporting_en.pdf Marie Cure Actions ERC Zatím pouze dva průvodce ITN: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/itn_reporting_guidlines.pdf IAPP: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/iapp_reporting_guidlines.pdf Vlastní průvodce: JTIs zatím žádné závazné průvodce pro reportování NICER III horizontální agenda 4

5 Projekty CP, NoE a CSA - Co se předkládá? V průběhu projektu Deliverables (identifikované v Annex I) Průběžná zpráva (Periodic report) Do 60ti dní od ukončení každého vykazovaného období (včetně posledního) Vykazované období (reporting period) def. v čl. 4 Na konci projektu Závěrečná zpráva (Final report) Do 60ti dní od ukončení projektu publishable summary report, conclusions, socio-economic impact, report on wider societal implications of the project (questionnaire including gender equality, ethical issues, ), plan for the use and dissemination of foreground Po obdržení finální platby (do 30ti dní) Zpráva o rozdělení finančního příspěvku mezi účastníky projektu NICER III horizontální agenda 5

6 Projekty CP, NoE a CSA - Jak se předkládá? Konsorcium předkládá zprávy a deliverables Komisi prostřednictvím koordinátora a to elektronicky V tištěné podobě poštou originály: Formulář C (podepsaný statutárním zástupcem instiutce) Osvědčení o finančních výkazech a metodologii (podepsané auditorem) Prohlášení (podepsané koordinátorem) Jako jeden balík (včetně neskenovaných originálů) v PDF NOVÉ!!!: Online nástroj - Form C Editor (FORCE/SESAM) Pro DG RTD Pozor: DG INFSO = NEF!!! Jazyk zpráv čl. 4 Šablona Komise pro průběžné a závěrečné zprávy NICER III horizontální agenda 6

7 Průběžné zprávy v 6.RP a 7.RP - zjednodušení NICER III horizontální agenda 7

8 Průběžné zprávy: 6.RP x 7.RP NICER III horizontální agenda 8

9 Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů NICER III horizontální agenda 9

10 Povinnosti koordinátora a ostatních partnerů Povinnosti koordinátora Shromáždit finanční výkazy (formuláře C) a případné Osvědčení o finančních výkazech od všech partnerů Vyplnit svůj finanční výkaz Napsat průběžnou technickou zprávu na základě odvedené práce a informací od ostatních partnerů Předložit (submit) průběžnou zprávu Evropské komisi Odpovídat na otázky PO a poskytovat vysvětlení a doplnění týkající se průběžné zprávy (hl. finančních aspektů) Soužit jako prostředním mezi PO a ostatními partnery konsorcia Povinnosti účastníka (ostatních partnerů) Vyplnit své finanční výkazy (formuláře C), Podepsat formulář C a zaslat jej koordinátorovi Poskytnout osvědčení o finančních výkazech kde je potřeba NICER III horizontální agenda 10

11 Z čeho se skládá průběžná zpráva NICER III horizontální agenda 11

12 Šablona pro průběžné zprávy Úvodní stránka Prohlášení koordinátora (self declaration by the coordinator) NOVÉ Publikovatelný souhrn (Publishable summary) Cíle projektu (Project objectives) Pokrok a dosažené výsledky (Progress of work and achievements) Deliverables and milestones tables Project Management Informace o čerpání zdrojů (Explanation of the use of the resources) Formuláře C (Financial statements - Forms C and Summary financial report) Osvědčení (Certificates) pokud je nutné NICER III horizontální agenda 12

13 Úvodní stránka NICER III horizontální agenda 13

14 Self Declaration by the coordinator Podepisuje kontaktní osoba z instituce koordinátora uvedená v čl. 8.1 (scientific representative!) NICER III horizontální agenda 14

15 Publishable summary V takovém stavu, aby mohlo být beze změn publikováno EK Max. 4 stránky Odkaz na webovou stránku projektu tam kde je relevantní Souhrnný popis cílů projektu, práce vykonaná od začátku projektu, očekávané konečné výsledky, potenciální dopad a využití Vhodně doplnit grafy, fotografiemi a logem projektu Obnovováno po skončení každého období NICER III horizontální agenda 15

16 Project objectives for the period Přehled cílů projektu relevantních pro dané období podle Annexu I Shrnutí doporučení z předchozích období a jak byly vzaty v úvahu NICER III horizontální agenda 16

17 Deliverables and milestones tables NICER III horizontální agenda 17

18 Work progress and achievements Přehled průběhu práce podle struktury v Annex I Pro každý pracovní balíček (work package) Mimo WP mamagenemt Souhrn jak bylo dosaženo cílů a úkolů Zdůraznit významné výsledky Vysvětlit důvody pro odchylky od Annexu I Důvody proč nebyly dosaženy některé cíle a časový harmonogram Použití zdrojů (hl. plnění člověkoměsíců) Návrh případných opatření a řešení co-ordination activities komunikace mezi partnery NICER III horizontální agenda 18

19 Užití zdrojů Vysvětlení k osobním nákladům, subdodávkám a dalším major direct costs vynaloženým účastníky (např. investice, cestovné, materiál ) ve spojitosti s WP Př.: NICER III horizontální agenda 19

20 Osvědčení o finančních výkazech či metodologii Osvědčení o finančních výkazech (Formulář D) - Annex VII když kumulovaný příspěvek EK o kterém ještě nebylo vydáno osvědčení 375 tis. Osvědčení o metodologii (Formulář E) - Annex VII musí být předem schváleno auditorem i EK subjekty, které měly v 6. RP min. 8 projektů s příspěvkem EK a pod pro 7.RP NICER III horizontální agenda 20

21 Formulář C (1) Annex VI GA = finanční výkaz tři části: Finanční výkaz, který je vyplňován samostatně každým účastníkem projektu Finanční výkaz, který je vyplňován třetí stranou (jen pokud je použita speciální doložka ke GA č. 10) Souhrnný finanční výkaz, který je vyplňován koordinátorem Každý z účastníků vyplní samostatně relevantníčást Formuláře C (online přes NEF/SESAM či excell sheet), koordinátor na základě toho vyplní souhrnný finanční výkaz (online přes NEF/SESAM) a zašle i s ostatními výkazy a zprávami EK ta schvaluje a zasílá platbu na účet koordinátora. NICER III horizontální agenda 21

22 NICER III horizontální agenda 22

23 Formulář C (3) Část Formuláře C, která je vyplňována jednotlivými účastníky: přímé a nepřímé uznatelné náklady vynaložené na projekt v daném vykazovaném obdobíčleněné podle typu činnosti v projektu a z nich odvozený maximální příspěvek EK a požadovaný příspěvek EK Přímé náklady: osobní náklady, subdodávky, ostatní (dlouhodobý majetek, cestovní náhrady, materiál atd.) NICER III horizontální agenda 23

24 Formulář C (4) Osobní náklady (personnel cost) zaměstnanec účastníka projektu dle národního práva pracuje pod přímým technickým dozorem a zodpovědností účastníka finančně ohodnocen dle běžných zvyklostí účastníka celkové osobní náklady = náklady zaměstnavatele na pracovníka (hrubá mzda a odvody) propláceny jsou pouze skutečně odpracované a vykázané hodiny Subdodávky (subcontracts) příjemce je zadá za úplatu třetí straně za komerčních podmínek definované v Annexu I k ceně subdodávky (přímý náklad) nepřísluší nepřímé náklady výběrovéřízení NICER III horizontální agenda 24

25 Formulář C (5) Cestovní náhrady (travel) doprava, ubytování, stravné, kapesné...- vypočítávají se dle zákonů dané země Spotřební materiál (consumables) Dlouhodobý majetek (durable equipment) částka odvozená z celkových nákladů investice (bez DPH) dle účetních odpisů, po dobu užívání majetku na projekt a pouze adekvátní díl stanovený podle využití majetku na projekt Nepřímé náklady a limity refundace automaticky (již zaneseny v online nástroji FORCE/NEF) podle dat zaregistrovaných v URF!!! pokud nejsou správné nutné kontaktovat LEARa NICER III horizontální agenda 25

26 Formulář C (6) příjmy projektu případné úroky vygenerované zálohovou platbou (vykazuje pouze koordinátor) Osvědčení o metodologii (pokud jej organizace má) Osvědčení o finančních výkazech (pouze pokud je třeba) čestné prohlášení účastníka (beneficiary s declaration on its honour) Podepsán osobou autorizovanou v organizaci k podpisu (jde o osobu, která byla identifikována při negociacích ve formulářích GPF) Pokud je formulář vyplněn špatně, v příštím vykazovaném období se opraví pomocí Adjustment - o chybu se upraví i požadovaná částka. NICER III horizontální agenda 26

27 Formulář C (7) Část formuláře C, která je vyplňována koordinátorem = Souhrnný finanční výkaz koordinátor sem vkládá výsledné údaje zaslané jednotlivými partnery Sloupeček If 3rd Party Linked to Beneficiary se vyplňuje pouze v případě, že je používána speciální doložka GA č. 10 NICER III horizontální agenda 27

28 NICER III horizontální agenda 28

29 Představení on-line nástrojů pro podávání finančních výkazů - NEF a FORCE/ SESAM NICER III horizontální agenda 29

30 FORCE Nový online nástroj pro podávání formulářů C pro DG RTD, DG ENTERPRISE, agentury (REA and ERC) Pro vyplnění, vytištění, elektronické odeslání EK a úpravu formulářů C v projektech 6.RP (dobrovolné) a 7.RP (povinné) Do aplikace FORCE se uživatel dostane pomocí SESAM Postup: zaregistrovat se jako nový uživatel FORCE/SESAM vyžádat si přístup ke konkrétnímu projektu Projektový úředník EK potvrdí přístup ( ) editace formuláře C (vybrat příslušné období, vyplnit a uložit a vytisknout) a jeho odeslání (submit) EK pokud PO požaduje změny, nutné provést ve FORCE a opět odseslat (submit) PO uzamkne období a jsou uvolněny meníze V současné době získá přístup do FORCE/SESAM pouze koordinátor V budoucnu by měli získat vlastní přístup i všichni ostatní partneři (pouze k vyplnění a vytištění svého formuláře C) Více informací na: NICER III horizontální agenda 30

31 NEF online nástroj pro podávání formulářů C pro DG INFSO Pouze pro 7.RP Postup: Koordinátor obdrží e-mial s dvěma hesly první je pouze pro koordinátora (právo submit ), druhé je pro všechny ostatní partnery koordinátor i partneři zanesou potřebné informace (vyplní tabulku formuláře C, ostatní zprávy a osvědčení se uploadují) koordinátor zkontroluje a odešle (submit) Komisi Koordinátor obdrží informační , zhodnotí zprávu a schválí ji či odmítne informuje o tom em koordinátora payment processing může začít obsahuje PDF formuláře C, které musí partneři vytisknout, podepsat a prostřednictvím koordinátora zaslat (poštou) na EK PO může odmítnout část nákladů (pro nedostatek dokumentů či z technických nedostatků) EK uvolní platbu a informuje o tom koordinátora Více informací na: NICER III horizontální agenda 31

32 NEF DG INFSO NICER III horizontální agenda 32

33 Zaslání finančních prostředků na účet koordinátora NICER III horizontální agenda 33

34 Doba obdržení platby Během 105 dní od přijetí průběžné zprávy a deliverables ( submit koordinátorem) vyplatí EK odpovídajícíčástku Pozor - možnost přerušení této lhůty (suspension)!!! lhůta začíná opět běžet po dalším submission Podepsané originály formuláře C musí Komise obdržet před odesláním platby (jinak dojde opět k přerušení lhůty) Pokud EK termín nedodrží automaticky úroky z prodlení (neplatí pro veřejné subjekty) sazba ECB + 3,5 procentního bodu NICER III horizontální agenda 34

35 Děkuji za pozornost Technologické centrum AV ČR Rozvojová 135, Praha 6 NICER III horizontální agenda 35