K PROBLEMATICE SPISOVÉ SLUŽBY v elektronické podobě
Zveřejňované informace Na webových stránkách původce či na úřední desce by měly být uveřejněny všechny ze zákona požadované informace. Co se dokumentů v digitální podobě týče potom především: A) elektronickou adresu podatelny, kterou je adresa elektronické pošty B) identifikátor datové schránky C) přehled datových formátů dokumentů obsažených v datové zprávě, ve kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě např:
pdf (Portable Document Format) PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving) fo/zfo (602XML Filler dokument) txt (prostý text) rtf (Rich Text Format) doc/docx (MS Word Document) xls/xlsx (MS Excel Spreadsheet) ppt/pptx (MS PowerPoint Presentation) jpg/jpeg/jfif (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format) png (Portable Network Graphics) tif/tiff (Tagged Image File Format) gif (Graphics Interchange Format)
D) přehled přenosných technických nosičů dat, na kterých veřejnoprávní původce přijímá dokumenty v digitální podobě, včetně jejich technických parametrů - např.: CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD-RW E) způsob nakládání s DZ, u kterých byl zjištěn výskyt chybného datového formátu nebo počítačového programu, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému
Metadata a výstupní datové formáty v digitální podobě Metadata popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času Digitální dokumenty uložené ve spisovně musejí být nezměněny a hlavně musejí být čitelné i po několika desetiletích. Proto je nutné zvolit takové technické formáty, která zaručují čitelnost i za velmi dlouhou dobu. Nedoporučuje se ukládat do spisovny dokumenty v proprietárním, nebo nedostatečně popsaném formátu, nebo ve formátu, který se mění vždy s novou verzí původního software. Naopak se doporučuje ukládat dokumenty v dlouhodobě prověřených stabilních formátech (archivní formáty) a to:
Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005). Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948), Tagged Image File Format (TIF/TIFF, revize 6 - nekomprimovaný), Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918) pro statické obrazové dokumenty Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818), Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172), Graphics Interchange Format (GIF) pro dynamické obrazové dokumenty MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2), MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3), Waveform audio format (WAV), Pulse-code modulation (PCM) pro zvukové dokumenty
Extensible Markup Language Document (XML), kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD), o kterém původce vede dokumentaci pro databáze Extensible Markup Language Document (XML) pro metadata, jimiž jsou opatřovány dokumenty v ERMS a samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005) - pro zprávy elektronické pošty
Samostatné evidence dokumentů Po všech úkonech spojených s příjmem dokumentů (dle platného skartačního řádu) nastává fáze evidence doručených dokumentů Evidenční pomůcky - základní: podací deník (listinná podoba) ERMS (digitální podoba) - samostatná: * samostatná evidence dokumentů v digitální podobě musí být v souladu s požadavky národního standardu * sběrný arch takto evidované dokumenty s výjimkou iniciačního dokumentu veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce nebo v samostatné evidenci dokumentů Pokud není dokument vedený v základní evidenční pomůcce pro zaevidování vede veřejnoprávní původce samostatnou evidenci dokumentů - tuto stanovuje buď jiný právní předpis či veřejnoprávní původce v platném spisovém řádu a je uvedena v příloze daného spisového řádu
veřejnoprávní původce přidělí dokumentu evidovanému v samostatné evidenci dokumentů evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů součástí přílohy spisového řádu o samostatné evidenci dokumentů je také stanovena struktura evidenčního čísla pokud je doručený dokument zaevidován v jedné evidenční pomůcce, ale svým charakterem náleží do jiné samostatné evidence dokumentů dochází k jeho přeevidování: původní evidenční zápis ukončit poznámkou o přeevidování včetně uvedení nového čísla jednacího nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů =!!! dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů veřejnoprávní původce neeviduje v základní evidenční pomůcce!!!
Digitální podoba samostatné evidence dokumentů Podoba digitální samostatné evidence dokumentů musí být plně v souladu s požadavky kladenými na elektronický systém spisové služby (ERMS) Údaje o dokumentu: * datum doručení dokumentu (zaevidování) * údaje o odesílateli/ jde-li o dokument vytvořený původcem uvést slovo Vlastní * stručný obsah * spisový znak a skartační režim, který vyplývá z přiděleného skartačního znaku, skartační lhůty, popřípadě z roku zařazení dokumentu do skartačního řízení a jiné skutečnosti, kterou MČ stanoví jako spouštěcí událost.
* jednoznačný identifikátor dokumentu * informaci o tom, zda jde o dokument v digitální podobě nebo dokument v analogové podobě, popřípadě zda pro dokument byl proveden převod dokumentu * informace o tom, zda byl dokument zařazen do výběru archiválií a zda byl dokument vybrán jako archiválie, a to včetně záznamu o tom, že tak bylo učiněno také pro vstup a výstup případné provedeného převodu dokumentu * identifikátor, který dokumentu v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil digitální archiv
Tvorba spisu spojováním dokumentů Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis spojováním dokumentů, nový dokument zaeviduje v evidenční pomůcce a přidělí mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pokud je dokument zaevidován v této evidenční pomůcce. Veřejnoprávní původce poznamená v evidenční pomůcce u předcházejícího i následujícího nového dokumentu vzájemné odkazy. Součástí spisu je soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů, a to podle typu evidence, ve které jsou vedeny
Vytváření spisu pomocí sběrného archu Pokud veřejnoprávní původce vytváří spis pomocí sběrného archu, zaeviduje iniciační dokument v evidenční pomůcce spolu s uvedením informace o vzniku spisu a současně zaeviduje iniciační dokument ve sběrném archu jako první dokument v pořadí. Následující dokumenty spisu eviduje původce pouze ve sběrném archu. Veřejnoprávní původce vede ve sběrném archu * základní údaje stanovené v konkrétním článku spisového řádu, je-li sběrný arch vytvářen v samostatné evidenci dokumentů vedené v digitální podobě * základní údaje stanovené v konkrétním článku spisového řádu, je-li sběrný arch vytvářen v samostatné evidenci dokumentů vedené v listinné podobě.!!! Sběrný arch je nedílnou součástí spisu, který však jako dokument nepodléhá evidenci.!!!
Tvorba spisu v samostatné elektronické evidenci Veřejnoprávní původce vede v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu v rozsahu jednoznačný identifikátor spisu, stručný obsah spisu, spisová značka spisu, datum založení spisu, datum uzavření spisu, spisový znak spisu, skartační režim spisu, údaje o uložení spisu, kterými jsou počet uložených listů dokumentů v listinné podobě tvořících spis, popřípadě svazků příloh v listinné podobě dokumentů tvořících spis,!!!nutná informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a informaci o jejich fyzickém umístění!!! informaci o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie identifikátor, který spisu obsahujícímu dokumenty v digitální podobě, který byl vybrán jako archiválie, přidělil digitální archiv.
Ukládání dokumentů a spisů ve spisovně Pracovník odpovědný za vedení spisovny vede ve spisovně evidenci uložených dokumentů a spisů v rámci ERMS nebo samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě. Evidence obsahuje zejména stručný obsah (předmět, věc) dokumentů a spisů, jejich spisové znaky a skartační režim a označení příslušného spisového a skartačního plánu
Předávání dokumentů a spisů do spisovny Pokud je dokument nebo spis evidován v samostatné evidenci dokumentů vedené v digitální podobě, zpracovatel provádí předání dokumentu nebo spisu do spisovny v těchto evidenčních pomůckách
Hybridní spisy Z informace v záhlaví nebo grafického vodítka evidenční karty spisu lze zjistit, jakou formu má spis. (v rámci ERMS) Forma spisu obsahující digitální i analogovou část a tvoří tak nedílný celek proto nesmí být problém operativní spojení obou těchto částí. Zejména musí být udržována informace o uložení analogové části (lokace a její změny) formou metadat Pracovník odpovědný za vedení spisovny (správního archivu) sestavuje seznam dokumentů podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem z ERMS nebo ze samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě. Tento seznam obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem, která se týkají dokumentů, spisů a dílů typových spisů v analogové i digitální podobě bez ohledu na dobu jejich vzniku
I hybridní spisy budou takto předávány dokumenty a spisy v analogové podobě potom přijdou do archivu fyzicky v balíku společně se SIP balíčkem, jenž bude obsahovat i metadata týkající se právě dokumentů a spisů v analogové podobě Jaké oddělení archivu v rámci skartačního řízení bude v budoucnu takovouto přejímku provádět, bude původce informován