Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy

Transkript

1 Národní archivní portál: prezentace, výběr, postupy Zbyšek Stodůlka Brno,

2 Archivní portály

3 Národní archivní portál v legislativě (od 2012) Národní archiv ( 46 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisovéslužbě): a) ukládáarchiválie v digitální podobě náležející do jeho péče a archiválie v digitální podobě náležející do péče Archivu bezpečnostních složek, státních oblastních archivů a archivů, které nejsou digitálními archivy a neukládají archiválie v digitální podobě na základě písemné dohody v jiném digitálním archivu, b) spravuje národní portál, c) plní pro archivy metodickou a poradenskou funkci v oblasti předarchivní péče o dokumenty v digitální podobě a v oblasti digitalizace archiválií v analogové podobě, d) provádí vědeckou a výzkumnou činnost na úseku životního cyklu dokumentů v digitální podobě, e) poskytuje archivům údaje potřebné pro evidenci archiválií v digitální podobě a služby pro shromažďování a zpřístupňování popisů archiválií v digitální podobě a replik archiválií v digitální podobě, f) vydává závazné stanovisko k žádosti o udělení oprávnění k ukládání archiválií v digitální podobě. Prostřednictvím Národního portálu zajišťuje: a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat ( 18b odst. 4 písm. a) AZ) b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví ( 18b odst. 4 písm. b) AZ) c) příjem metadat popisů původců ( 18b odst. 4 písm. c) AZ) d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí ( 18b odst. 4 písm. d) AZ) e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě ( 18b odst. 4 písm. e) AZ) f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě ( 18b odst. 4 písm. f) AZ) g) ve spolupráci s archivem, do jehož péče archiválie v digitální podobě náleží, vytváření, správu a zpřístupnění skupin metadat obsahujících: a) základní identifikaci archiválie, b) popis archiválie, c) evidenci subjektů oprávněných k přístupu k archiválii včetně rozsahu oprávnění ( 18c odst. 1 AZ)

4 Národní digitální archiv

5 Národní archivní portál

6 INTERPI

7 Evidence původců (s využitím INTERPI)

8 SIP (NSESSS)

9 Výběr archiválií ve skartačním řízení v souladu se zněním 20 odst. 5 vyhl. 259/2012 Sb. a NSESSS datové balíčky SIP nahrává (výjimečně archivář) původce si nahráním datových balíčků SIP vygeneruje podklady pro skartační návrh (ve formátu PDF/A), který zasílá s průvodním dopisem příslušnému archivu (podání skartačního návrhu)

10 Výběr archiválií ve skartačním řízení skartační řízení výstupem z evidence se i na dokumenty, které jsou v analogové podobě evidence se využije při rešerších a dále při zpracování a zpřístupnění nahráním datových balíčků SIP dochází k jejich technické kontrole, v praxi řada chyb v obsahu (data uzavření spisů/vyřízenídokumentů vs. skartační lhůta atd.) nahrávání je opakovatelné, nejen jednotlivě, ale také komprimovaně (i dělitelně) ve formátu ZIP (nejsou podporovány všechny komprimační programy, vhodné použít WinZip nebo WinRAR) vyhláška č. 259/2012 Sb. stanoví výstupní datové formáty pro definované kategorie dokumentů, i pro skartační řízení je nutné dodržet stanovenou povinnost a navrhovat komponenty dokumentů (u daných kategorií) ve výstupním datovém formátu pro období do není nutné u do té doby uzavřených spisů nebo vyřízených dokumentů převádět komponenty do výstupního datového formátu (blíže před prvním skartačním řízení je nutné kontaktovat příslušný archiv, který poskytne přihlašovací údaje pověřenému pracovníkovi původce pro skartační návrh je možné použít datové balíčky SIP pouze výstupem metadat či přímo kompletní datové balíčky SIP (s komponentami)

11 Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. (1) Výstupním datovým formátem dokumentů v digitální podobě se rozumí a) datový formát výstupu z elektronického systému spisové služby, b) datový formát dokumentu ukládaného ve spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby, c) datový formát pro předávání do digitálního archivu. (2) Výstupním datovým formátem statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů je datový formát Portable Document Format for the Long-term Archiving (PDF/A, ISO 19005). (3) Výstupním datovým formátem statických obrazových dokumentů je a) datový formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948), b) datový formát Tagged Image File Format (TIF/TIFF, revize 6 nekomprimovaný), c) datový formát Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).

12 Výstupní datové formáty dokumentů v digitální podobě (4) Výstupním datovým formátem dynamických obrazových dokumentů je a) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase2(MPEG-2, ISO/IEC 13818), b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu Moving Picture Experts Group Phase1(MPEG-1, ISO/IEC 11172), c) datový formát Graphics Interchange Format (GIF). (5) Výstupním datovým formátem zvukových dokumentů je a) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer IInebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2), b) datový formát umožňující uložení komprimovaných dat kódovaných podle standardu MPEG-1 Audio Layer IIInebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3), c) datový formát Waveform audioformat (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM). (6) Výstupním datovým formátem pro databáze je datový formát Extensible Markup Language Document (XML), kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML je popis jeho struktury pomocí schématu XML nebo Document Type Definition (DTD), o kterém veřejnoprávní původce vede dokumentaci. (7) Výstupním datovým formátem metadat, jimiž jsou opatřovány dokumenty v elektronickém systému spisové služby, je datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem nebo datový formát Extensible Markup Language Document (XML) podle schématu XML pro vytvoření datového balíčku SIP stanoveného národním standardem, který obsahuje metadata podle schématu XML pro zaznamenánípopisných metadat uvnitř datového balíčku SIP stanoveného národním standardem.

13 Výběr archiválií ve skartačním řízení

14 Výběr archiválií ve skartačním řízení archivář příslušného archivu provede výběr včetně možné prohlídky na místě, případně může vyžádat doplnění komponent prostřednictvím zaslání přílohy č. 4 NSESSS o provedení skartačního řízení vydá protokol jehož součástí je i rozhodnutí ve strojově zpracovatelném formátu XML (pro essl původce) a lidsky čitelném PDF/A pro svou potřebu má k dispozici i soubor ve formátu CSV, který si může upravovat

15 Výběr archiválií ve skartačním řízení

16 Výběr archiválií ve skartačním řízení

17 Výběr archiválií ve skartačním řízení

18 Výběr archiválií ve skartačním řízení

19 Výběr archiválií ve skartačním řízení příslušný archiv vyplní evidenční údaje pro předání archiválií nahrání provede původce (výjimečně archiv) archiv převezme analogové i digitální dokumenty a vypracuje záznam o předání

20 Výběr archiválií ve skartačním řízení

21 Výběr archiválií mimo skartačním řízení v souladu se zněním 11 a násl. zákona č. 499/2004 Sb. datové soubory nahrává buď původce nebo archivář a to po podání návrhu na výběr dokumentů původce obdrží přístupové údaje pouze pro konkrétní řízení původce v aplikaci provede roztřídění souborů a doplní základní metadata portál se snaží napomoci automatickým vytěžováním archivář může ponechat či opravit, finalizací vznikají datové balíčky SIP archivář je postoupí k uložení v digitálním archivu po zpracování je vyhotoven seznam souborů s ID digitálního archivu funkcionalita se využije obdobně také u ukládání datových souborů vybraných dříve ve skartačních řízeních příslušným archivem

22 Výběr archiválií mimo skartačním řízení

23 Výběr archiválií mimo skartačním řízení

24 Výběr archiválií mimo skartačním řízení

25 Výběr archiválií mimo skartačním řízení

26 Výběr archiválií mimo skartačním řízení

27 Výběr archiválií mimo skartačním řízení

28