1. Úvod. 2. Způsob předkládání účetních dat

Metodický pokyn k předkládání účetních a finančních výkazů, ke zpracování a předkládání schváleného rozpočtu a k předkládání upraveného rozpočtu, obcemi a dobrovolnými svazky obcí za měsíce leden a únor roku 2010 Obsah: 1. Úvod 1 2. Způsob předkládání účetních dat 1 2.1 Předávání účetních dat v elektronické podobě 1 2.2 Termíny předkládání účetních dat za měsíce leden a únor 2010 2 2.3 Ostatní předkládané údaje 3 2.4 Rozsah předkládaných výkazů a doplňujících údajů 3 3. Zpracování a předkládání schváleného rozpočtu, předkládání upraveného rozpočtu 5 3.1 Zpracování schváleného rozpočtu 5 3.2 Zapracování schváleného rozpočtu do výkazů 6 3.3 Zpracování rozpočtu po změnách upravený rozpočet 8 4. Předávání čtvrtletních účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených ÚSC 9 5. Změny v aktivitě nebo údajích o organizacích 10 6. Informace získané z již převzatých dávek účetnictví počátečních stavů, ledna a února 2010 11 6.1 Rozčlenění pozemků a staveb v počátečních stavech 11 6.2 Převodový můstek a vyčlenění dotací na účet 403 12 6.3 Převodový můstek a převod účtů 933, 964 a 965 12 6.4 Dooprávkování DDNM (účet 018) a DDHM (028) 12 6.5 Podrozvahové účty převedené z roku 2009 v počátečních stavech roku 2010 13 6.6 Aktuální verze účetních softwarů 14 6.7 Účetní postupy pro transfery 14 6.8 Používání analytických účtů 15 6.9 Evidence DPH 16 7. Registrace obcí, dobrovolných svazků obcí a příspěvkových organizací neškolského charakteru zřízených územními samosprávnými celky do Centrálního systému účetních informací státu (CSÚIS) 16 Brno, Krajský úřad, 26. březen 2010

- 1-1. Úvod Cílem tohoto metodického pokynu je stanovit způsob, termíny a rozsah údajů předkládaných za měsíce leden a únor v roce 2010 krajskému úřadu obcemi a dobrovolnými svazky obcí v Jihomoravském kraji pro splnění povinností vyplývajících z: vyhlášky 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech), vyhlášky 449/2009 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtů státních fondů, rozpočtů územních samosprávných celků, rozpočtů dobrovolných svazků obcí a rozpočtů Regionálních rad regionů soudržnosti. Těmito povinnostmi se rozumí předložit do Centrálního systému účetních informací státu příslušné účetní záznamy (účetní a finanční výkazy). 2. Způsob předkládání účetních dat Krajský úřad je oprávněn vzhledem k odpovědnosti za úplnost a správnost výkazů stanovit způsob předávání těchto výkazů a dalších potřebných údajů vztahujících se k finančním a účetním výkazům. Krajský úřad Jihomoravského kraje rozhodl, že v rámci jeho působnosti se bude postupovat podle: 5, odst. 4, písm. b), technické vyhlášky - účetní záznamy (účetní výkazy) obcí a dobrovolných svazků obcí předá do CSÚIS krajský úřad, 5, odst. 5, písm. b), technické vyhlášky - účetní záznamy (účetní výkazy) příspěvkových organizací zřizované obcemi, dobrovolnými svazky obcí a kraji předá do CSÚIS krajský úřad, 5, odst. 6 a 7, technické vyhlášky - bližší podmínky pro toto předání. a v souladu s Přílohou č. 2 k vyhlášce č. 449/2009 Sb., (Způsob a termíny předkládání údajů pro hodnocení plnění rozpočtů územních samosprávných celků, dobrovolných svazků obcí a regionálních rad) - předložení finančních výkazů. Účetní záznamy (účetní a finanční výkazy) bude za obce, dobrovolné svazky obcí a příspěvkové organizace (neškolského charakteru) na území Jihomoravského kraje předkládat do Centrálního systému účetních informací státu Krajský úřad Jihomoravského kraje. 2.1 Předávání účetních dat v elektronické podobě Data v elektronické podobě budou zasílána prostřednictvím e-mailu na adresu automatu: sumarizace.dat@kr-jihomoravsky.cz účetní data (obraty) budou předávány výstupem za daný měsíc v haléřových hodnotách, příloha e-mailu musí být soubor obsahující účetní data s příponou.kxx nebo.txt, rozhraní softwaru Gordic Automat je uvedeno v příloze č. 1, opakované zaslání dávky v jednom měsíci přepíše dávku původní,

- 2 - po nahrání a provedení základních kontrolních chodů obdrží obec zpětný protokol s informací, že dávka byla přijata, popřípadě oznámení o chybách v případě chyb je třeba tyto opravit a zaslat celou dávku znovu, současně s protokoly kontrolních chodů jsou zaslány ve stejném souboru také výkaz FIN a výkaz Rozvaha - tyto lze prohlížet v programu NOTEPAD (=POZNÁMKOVÝ BLOK), obec je povinna je porovnat s výstupy ze svého účetnictví, pokud obci nepřichází tyto protokoly, je nutné zkontrolovat nastavení e-mailové adresy, popř. zajistit její přenastavení tak, aby daná pošta nebyla SPAMová, zejména pro účely kontroly stejnosti dat na obci a na KrÚ je možné si protokoly, popř. analytické rozvahy, vyžádat u příslušných referentů, hlavní a hospodářská činnost musí být posílána společně v jednom souboru za daný měsíc! je nutné dodržování přísné účetní kázně, proto nelze opravovat data po sumarizaci bez souhlasu krajského úřadu, obraty účetnictví lze zasílat včetně textů (popisu) z důvodu snadnější kontroly správnosti dat. 2.2 Termíny předkládání účetních dat za měsíce leden a únor 2010 Termín pro předávání účetnictví obcí a dobrovolných svazků obcí pro společné zpracování měsíců ledna (včetně počátečních stavů) a února 2010 jsou stanoveny předběžně do 9. dubna 2010. Po tomto termínu bude vyhodnoceno dosavadní předkládání dat, zejména s ohledem na softwarovou připravenost, dodatečné upřesnění účetních postupů a metod, kontrola konsolidace na úrovni okresů a kraje a termín bude případně posunut. O uzavření zpracování měsíců ledna a února bude podána informace. Doplňující informace: lednová data budou obsahovat (jako součást lednové dávky nebo samostatným souborem dle příslušného softwaru) i počáteční stavy rozvahových a podrozvahových účtů (převedených z roku 2009, se zapracovaným převodovým můstkem) - o otevření automatu pro data roku 2010 byla zaslána informace referenty příslušných okresů, popř. se tak činí tímto pokynem, data se posílají zásadně pomocí výstupu větou 56Dg (starší nebo jiné typy výstupů jsou blokovány), věnujte patřičnou pozornost označování "nástrojů" a "zdrojů" - v rámci pravidelné metodické pomoci Zprávy financování obcí jsou průběžně zveřejňovány informace k této problematice.

- 3-2.3 Ostatní předkládané údaje Tištěné výkazy budou zasílány obyčejnou poštou na adresu: Krajský úřad Jihomoravského kraje jméno a příjmení příslušného referenta účetnictví odbor ekonomický oddělení financování obcí Žerotínovo nám. 3/5 601 82 Brno Nejpozději současně s výkazy se budou zasílat tabulky (ve formátu.xls) dle přílohy č. 2. Tyto tabulky obsahují na jednotlivých listech (rozkliknutí záložek v levé spodní části obrazovky) sešitu MS EXCEL následující: konsolidační položky v rámci okresu a kraje tato tabulka bude obsahovat rozpis všech konsolidačních položek a záznamových jednotek, které obec či dobrovolný svazek obcí uvádí v části IV. výkazu FIN 2-12M, mimo těch položek, které se konsolidují na úrovni obce /převody mezi účty obce/; tabulka dotací a přijatých přechodných výpomocí tato tabulka bude obsahovat podrobný rozpis přijatých dotací a návratných finančních výpomocí ze státního rozpočtu a ze státních fondů /viz. část IX. výkazu FIN 2-12M/. zvláště pro malé obce je určeno potvrzení zůstatků peněžních prostředků u bankovních ústavů. Tyto tabulky je vhodné zasílat e-mailem na adresu příslušného referenta účetnictví v době zaslání účetní dávky na automat, protože údaje v nich obsažené jsou nutné pro kontrolu účetnictví, zejména pak konsolidací na úrovni daného okresu. Vzhledem k tomu, že konsolidace na úrovni okresu a kraje je ovlivněna včasným zaúčtováním přijatých či poskytnutých dotací nebo půjček a obce dostávají výpisy z bankovních účtů v různě stanovených termínech, je nutné, aby byly peněžní transfery jiným obcím a dobrovolným svazkům obcí uskutečněny vždy nejpozději do 25. kalendářního dne v měsíci. Toto platí také pro platby dobrovolnému svazku obcí Energetické sdružení obcí jižní Moravy. V této souvislosti je třeba věnovat pozornost také záznamovým jednotkám. Záznamové jednotky 024, 025, 026, 027 se používají pro transfery obcím nebo od obcí jiného okresu v rámci Jihomoravského kraje, záznamové jednotky 028, 029, 035, 036 slouží pro transfery obcím nebo od obcí jiného okresu mimo území Jihomoravského kraje. 2.4 Rozsah předkládaných výkazů a doplňujících údajů (1) Leden a) obraty účetnictví za leden a počáteční stavy (se zapracovaným převodovým můstkem, popř. s dalšími úpravami) v Kč, b) tištěná sestava počátečních stavů (se zapracovaným převodovým můstkem, popř. s dalšími úpravami) rozvahových účtů v Kč, c) konsolidační položky v rámci okresu a kraje,

- 4 - d) tabulka přijatých dotací a přijatých přechodných výpomocí, e) potvrzení zůstatků peněžních prostředků na bankovních účtech. (2) Únor a) obraty účetnictví v Kč, b) analytická předvaha / analytická rozvaha v tištěné podobě v Kč, c) konsolidační položky v rámci okresu a kraje, d) tabulka přijatých dotací a přijatých přechodných výpomocí, e) potvrzení zůstatků peněžních prostředků na bankovních účtech.

- 5-3. Zpracování a předkládání schváleného rozpočtu, předkládání upraveného rozpočtu 3.1 Zpracování schváleného rozpočtu Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění, stanovuje, že rozpočet obce a DSO je sestavován na 1 rozpočtový (kalendářní) rok a zpravidla se sestavuje jako vyrovnaný. Může však být schválen i jako přebytkový nebo schodkový. Přebytkový v případě, že příjmy daného roku jsou větší než výdaje a některé příjmy zamýšlí obec použít až v letech následujících nebo část příjmů použije pro splácení závazků (úvěrů či půjček). Schodkový v případě, že příjmy daného roku jsou nižší než výdaje a k jejich krytí hodlá obec použít buď prostředky z let minulých, nebo cizí zdroje. Zákon o rozpočtových pravidlech taxativně stanoví, v jakých případech může dojít ke schválení schodkového rozpočtu. Schodkový rozpočet může být schválen v případě, že vyšší výdaje jsou kryty: finančními prostředky z minulých let (zapojujeme přebytek hospodaření minulých let), finančními prostředky získanými z návratných zdrojů, kterými jsou: - úvěry, - půjčky, - návratné finanční výpomoci, - výnosy z prodeje komunálních dluhopisů ÚSC. Schopnost hradit vyšší rozpočtované výdaje musí být zabezpečena již před schválením rozpočtu smluvně, tzn. že obec či DSO již musí mít uzavřenu smlouvu o poskytnutí úvěru nebo půjčky, případně uzavřenu smlouvu o smlouvě budoucí o poskytnutí úvěru nebo půjčky. Obec a DSO vypracovávají roční rozpočet v návaznosti na svůj rozpočtový výhled a na základě rozpisu platného státního rozpočtu nebo rozpočtového provizoria, kterým: - státní rozpočet určuje své vztahy k rozpočtům krajů, k rozpočtům jednotlivých obcí, - rozpočet kraje určuje své vztahy k rozpočtu obcí v kraji. Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění, ani žádná jiná zákonná norma neobsahuje povinnost územního samosprávného celku schvalovat rozpočet až po schválení rozpočtu vyššího stupně. Územní samosprávný celek může tedy rozpočet schválit i před schválením rozpočtu vyššího stupně. Je však nezbytné, aby po schválení rozpočtu vyššího stupně (státního rozpočtu nebo rozpočtu kraje) byly odstraněny rozdíly ve finančních vztazích mezi jednotlivými rozpočty. Tyto rozdíly jsou odstraňovány na základě provedeného rozpočtového opatření a úpravy se promítají do sloupce Rozpočet po změnách ve výkazu Fin 2-12M.

- 6 - V případě, že se obec nebo DSO podílí na realizaci programu nebo projektu spolufinancovaného z rozpočtu EU, musí jeho rozpočet na příslušný rok obsahovat stanovený objem finančních prostředků účelově určených na spolufinancování daného projektu či programu. Územní samosprávný celek má povinnost zveřejnit návrh svého rozpočtu po dobu 15 dnů před jeho projednáváním v ZO vhodným způsobem a ve vhodném rozsahu na úřední desce a v elektronické podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup. DSO jej pak obdobně zveřejní na úředních deskách obcí, které jsou jeho členy a v elektronické podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup, a to nejméně po dobu 15 dnů před jeho projednáním v orgánu svazku obcí, který jej podle stanov schvaluje. Dle výkladu Ministerstva financí se do 15ti denní lhůty pro zveřejnění návrhu rozpočtu započítává den vyvěšení i den sejmutí návrhu, i když návrh nebyl v tyto dny zveřejněn po celých 24 hodin. Do lhůty pro zveřejnění návrhu se započítávají všechny kalendářní dny včetně sobot a nedělí. Rozpočet se zpracovává v třídění podle platné rozpočtové skladby, kterou stanoví MF vyhláškou. Ze zákona nevyplývá povinnost, ale pouze doporučení, v jakých podrobnostech třídění podle rozpočtové skladby má být rozpočet schválen zastupitelstvem či příslušným orgánem svazku obcí. Zastupitelstvo resp. orgány svazku obcí by se při schvalování rozpočtu měly zabývat jen zásadními číselnými hodnotami rozpočtu, které mají sloužit jako závazné ukazatele. Zákon 250/2000 Sb., ve svém 12 uvádí, že orgány obce a orgány svazku obcí projednávají rozpočet při jeho schvalování tak, aby schválený rozpočet vyjadřoval závazné ukazatele, jimiž se mají povinně řídit: výkonné orgány obce a DSO při hospodaření podle rozpočtu, právnické osoby zřízené nebo založené obcí při svém hospodaření, právnické osoby zřízené v působnosti DSO, další osoby, které mají být příjemci dotací nebo příspěvků z rozpočtu. 3.2 Zapracování schváleného rozpočtu do výkazů V souladu s přechodnými ustanoveními vyhlášky č. 449/2009 Sb., budou v roce 2010 výjimečně údaje o schváleném rozpočtu uvedeny ve finančních výkazech za období leden až červen. Obce a DSO, které mají rozpočet schválen již v závěru roku 2009, jej pořídí do výkazů za období 02, tzn. že schválený rozpočet mohou pořídit buď do období 01 nebo 02. Ostatní obce a DSO, které budou mít rozpočet schválen v prvních měsících roku 2010, jej mohou pořídit do výkazů za období leden až červen nejpozději tedy za období 06, tj. červen 2010. V souladu s ustanoveními zákona č. 250/2000 Sb. je zapotřebí po schválení rozpočtu provést neprodleně jeho rozepsání, tj. není možné rozpočet schválený v lednu napořizovat do výkazu až za období červen, ale je třeba jej pořídit do příslušného měsíce, ve kterém k rozpisu schváleného rozpočtu došlo.

- 7 - V prvních měsících roku 2010 budou data schválených rozpočtů předávána větou 56Dg (v průběhu roku se předpokládá přechod na formát Gordic GXML). Schválený rozpočet je ve větě 6 indikován druhem dokladu 02. Při pořizování rozpočtu doporučujeme použít rozpočtový reprezentant 231.0000, je však možné využít i zvolené analytické členění účtu 231, případně i účet 223 (limity), účet 236 (fondy), účty 244 a 068 (terminované vklady) či účty 281 a 451 (úvěry). Zvolené syntetické účty včetně případné analytiky u napořizovaného schváleného rozpočtu je zapotřebí v průběhu roku dodržet i pro pořizování rozpočtu upraveného. Schválený rozpočet musí být pořízen v korunách zaokrouhlen na celé stovky (např. 17 600, 23 400, 145 100... atd.) bez desetinných míst. Schválený rozpočet musí být pořízen oboustranně, tzn. příjmy na straně MD, výdaje na straně DAL a položky tř. 8 financování podle druhu financující operace (např. položky 8113, 8123, 8117 na straně MD a položky 8114, 8124, 8118 na straně DAL). Všechny částky budou pořízeny v kladné hodnotě tedy bez znaménka mínus. Bude-li do rozpočtu zapojen přebytek hospodaření minulých let, je třeba jej pořídit na položku 8115 na stranu MD rovněž v kladné hodnotě. Přebytek hospodaření minulých let nemusí být do rozpočtu zapojen v plné výši, obec i DSO mohou použít jen jeho část, kterou potřebují ke krytí rozpočtových výdajů v daném roce, nebo jej nemusí zapojit vůbec. Schválený rozpočet je nutno sestavit tak, aby platila rovnice: příjmy ± financování = výdaje Rozpočet je třeba sestavit v třídění podle platné rozpočtové skladby, která byla vydána vyhláškou MF ČR č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě, v platném znění. Příjmy a výdaje rozpočtu je třeba do výkazů pořídit podle platné rozpočtové skladby v podrobném členění, tj. na paragrafy, položky, případně záznamové jednotky včetně účelových znaků, nástrojů a zdrojů atd. Dotace ze státního rozpočtu poskytovaná obci v rámci souhrnného dotačního vztahu (SFV) musí být do rozpočtu zařazena na položku 4112 a její výše musí být bezpodmínečně dodržena dle stanoveného zaokrouhlení (dle přílohy k dopisu č.j.: JMK 427/2010 OE, kterým je obcím objem SFV na rok 2010 sdělován). Ostatní dotace, které nevyplývají ze zákona o státním rozpočtu ČR na rok 2010, mohou být do schváleného rozpočtu zařazeny pouze na základě písemného potvrzení o přidělení dotace, kterým může být vydané rozhodnutí o přidělení dotace, podepsaná smlouva o poskytnutí dotace nebo závazné oznámení o přidělení dotace. V případě, že např. rozhodnutí o přidělení dotace obdrží obec až po datu, kdy byl schvalován rozpočet obce na rok 2010, bude

- 8 - dotace přidělená na základě tohoto rozhodnutí zapojena rozpočtovým opatřením do rozpočtu upraveného. Poskytují-li si obce a DSO mezi sebou navzájem neinvestiční a investiční transfery, musí mít částky vzájemně odsouhlaseny a zapojeny do rozpočtu obě strany (jak poskytující, tak přijímající) ve stejné výši (tzn., že musí být stejné i případné zaokrouhlení dohodnuté částky). V případě, že obce neleží ve stejném okrese, je třeba použít záznamové jednotky 024 a 026, v případě, že obce neleží ve stejném kraji, je třeba použít záznamové jednotky 028 a 035. Vzájemně odsouhlasené dotace a transfery budou uvedeny do tabulky konsolidačních položek zařazených do rozpočtu na rok 2010 (příloha č. 4). V případě nesouladu transferů zařazených do schválených rozpočtů obcí a DSO na rok 2010 budou ze strany krajského úřadu obce a DSO na tento nesoulad upozorněny a bude požadováno provedení nápravy v rámci upraveného rozpočtu. Schválený rozpočet je třeba zpracovat formou výstupu dávky schváleného rozpočtu (věta 56Dg) a zaslat v elektronické podobě na e-mailovou adresu Krajského úřadu Jihomoravského kraje rozpocet@kr-jihomoravsky.cz nejpozději v termínu do 9. července 2010 včetně veškerých oprav. Současně s předložením schváleného rozpočtu je třeba v písemné podobě zaslat na příslušného referenta rozpočtu oddělení financování obcí OE KrÚ JMK výkaz Fin 2 12 M za období, ve kterém je zpracován schválený rozpočet, a tabulku konsolidačních položek zařazených do rozpočtu (příloha č. 4). 3.3 Zpracování rozpočtu po změnách upravený rozpočet V návaznosti na 16 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, v platném znění, Vás upozorňujeme na nutnost provádění změn rozpočtu obcí i DSO formou rozpočtových opatření. Podle odst. 4 16 výše zmíněného zákona se rozpočtová opatření uskutečňují povinně v případě: a) změny ve finančních vztazích k jinému rozpočtu (tj. vždy při obdržení dotace od jiného veřejného rozpočtu, která není zahrnuta v rozpočtu schváleném), b) změny závazných ukazatelů vůči jiným osobám, c) že hrozí nebezpečí vzniku schodku rozpočtu. V případě, že obec nebo DSO obdrží v průběhu roku dotaci ze státního rozpočtu prostřednictvím Jihomoravského kraje nebo dotaci přímo z rozpočtu Jihomoravského kraje, bude z KrÚ elektronickou cestou zasláno avízo o uvolnění prostředků a informace o nutnosti provést rozpočtové opatření, o způsobu zaúčtování dotace a o účelovém znaku, který je třeba použít. Upozorňujeme, že rozpočtová opatření je třeba provádět během roku průběžně a do konce roku je třeba

- 9 - do upraveného rozpočtu zahrnout veškeré dotace, které obdržíte ze státního rozpočtu nebo rozpočtu kraje. Rozpočet po změnách (upravený rozpočet) je ve větě 6 indikován druhem dokladu 03. Stejně jako schválený rozpočet musí být pořízen oboustranně buď s použitím rozpočtového reprezentanta 231.0000 nebo budou při jeho pořizování použity stejné účty jako u schváleného rozpočtu (231, 223, 236, 244, 068, 281, 451 včetně případného analytického členění). Upravený rozpočet musí být pořízen v korunách, zaokrouhlen na celé stovky (např. 17 600, 23 400, 145 100...atd.) bez desetinných míst. Rozpočet po změnách (upravený rozpočet) bude zpracován rovněž formou výstupu dávky upraveného rozpočtu (věta 56Dg) a zaslán v elektronické podobě na e-mailovou adresu Krajského úřadu Jihomoravského kraje rozpocet@kr-jihomoravsky.cz Pro předkládání upraveného rozpočtu v průběhu roku platí, že dávku za příslušný kalendářní měsíc je nutné předložit nejpozději do 10. kalendářního dne měsíce následujícího a za příslušné období zaslat ke kontrole výkaz Fin 2 12M v písemné podobě. Pro první pololetí roku 2010 budou termíny pro předávání dávek rozpočtových opatření za jednotlivé měsíce sdělovány operativně elektronickou poštou. V případě, že obec či DSO bude mít v rámci jednoho měsíce schváleno více rozpočtových opatření, je nutné je zaslat souhrnně v jedné dávce. Pokud by obec, resp. DSO, zaslala jednotlivá rozpočtová opatření v samostatných dávkách, došlo by k jejich přepsání. Také v rozpočtu je zapotřebí věnovat patřičnou pozornost používání atributů "nástroj" a zdroj. V souladu s metodickým materiálem MF ČR Aktuální komentář ke způsobu vyplňování částí XI. a XII. finančního výkazu Fin 2-12M, je třeba věnovat zvýšenou pozornost zvláště údajům předkládaným za období 08, aby co nejvěrohodněji odpovídaly skutečným plánům do konce roku, neboť tyto údaje jsou použity MF ČR pro predikci vládního deficitu za běžný rok. 4. Předávání čtvrtletních účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených ÚSC Pro informovanost ve vztahu k příspěvkovým organizacím sdělujeme, že způsob předání účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených územními samosprávnými celky bude upraven vždy samostatným metodickým pokynem.

- 10-5. Změny v aktivitě nebo údajích o organizacích Všechny obce a DSO jsou povinny informovat odbor ekonomický, oddělení financování obcí, o všech změnách jimi zřizovaných neškolských příspěvkových organizací. Jedná se zejména o vznik či zánik příspěvkové organizace, změnu adresy apod. Stejnou povinnost mají obce ohledně údajů týkajících se samotných obcí, zejména pak počátek nebo ukončení hospodářské činnosti. Ve vztahu k dobrovolným svazkům obcí se pak jedná zejména o povinnost nahlásit vznik či zánik tohoto DSO. Upozorňujeme také v případě zániku příspěvkové organizace nebo dobrovolného svazku obcí ukončit jejich činnost v Registru ekonomických subjektů (RES). Veškeré tyto změny je potřeba hlásit Krajskému úřadu Jihomoravského kraje na formuláři Charakteristiky organizace viz příloha č. 3. Krajský úřad využije tyto informace pro potřeby nastavení svých softwarů pro přebírání účetních dat nebo výkazů. Krajskému úřadu Jihomoravského kraje není prozatím znám postup registrace nových organizací, ukončení aktivity stávajících organizací, do CSÚIS. Tímto není myšlena registrace zodpovědných osob/náhradních zodpovědných osob do CSÚIS, ale informace o vybrané účetní jednotce jako takové a jejích základních charakteristikách (IČO, sídlo,...). Stávající registr RARIS, jehož prostřednictvím Krajský úřad Jihomoravského kraje správu těchto organizací dosud vykonával, bude pravděpodobně zrušen a podmínky fungování nového registru s podobnou databázi nejsou prozatím známy. Přílohy (ke stažení) Příloha č. 1 Rozhraní Automat Příloha č. 2 Konsolidace účetnictví Příloha č. 3 Formulář Charakteristiky organizace Příloha č. 4 Konsolidace rozpočtu Dovolujeme si Vás požádat o dodržování uvedených pokynů včetně dodržování stanovených termínů. Čas získaný případným dřívějším zasláním účetních obratů měsíce ledna a února využijte ke kontrole účetnictví těchto měsíců, především ověření zůstatků na účtech pohledávek a závazků. Ověřujte také pravidelně výkazy zaslané jako součást odpovědi na příjem dat nebo analytické rozvahy ke kontrole, aby do CSÚIS byly generovány správné výkazy! (v souvislosti s opravami jsou dávky zasílány několikrát, je skutečně třeba ověřit, že v systému na krajském úřadě jsou stejná data jako na obci).

- 11-6. Informace získané z již převzatých dávek účetnictví počátečních stavů, ledna a února 2010 Úvodem je třeba konstatovat, že v roce 2010 platí mnohem ve větší míře než v předcházejících rocích to, že zpětná odpověď na zaslanou dávku s výsledkem OK neznamená absolutní správnost účetnictví. 6.1 Rozčlenění pozemků a staveb v počátečních stavech Proti původním předpokladům se bohužel ukázalo, že v rámci výkazu Příloha a jeho částem G. a H. se hodnoty načítají i do sloupce "minulého" období. V době konání seminářů na přelomu ledna a února jsme vycházeli striktně z přechodných ustanovení vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky. Ta v přechodných ustanovení stanoví: (5) V účetních závěrkách sestavovaných k okamžiku od účinnosti této vyhlášky do 31. prosince 2010 účetní jednotky uvádějí v rozvaze a v přehledu o změnách vlastního kapitálu ve sloupci týkajícím se minulého účetního období informace o stavu příslušné položky k 1. lednu 2010. (6) V účetních závěrkách sestavovaných k okamžiku od účinnosti této vyhlášky do 31. prosince 2010 účetní jednotky ve výkazu zisku a ztráty ve sloupcích týkajících se minulého účetního období žádné informace neuvádějí. Vzhledem k tomu, že tato přechodná ustanovení nestanovila pro výkaz Příloha žádné požadavky ohledně uvádění hodnot minulého období a protože v roce 2009 se toto členění nesledovalo, bylo v rámci seminářů prezentováno, že je dostačující toto rozčlenění provést nejpozději v rámci účetnictví března, tak aby výkaz Příloha za I. čtvrtletí roku 2010 toto rozčlenění již obsahoval. Protože ale bylo zjištěno, že účetní softwary generují hodnoty i do sloupců minulého období, je vhodnější, aby toto rozčlenění pozemků a staveb bylo provedeno již do počátečních stavů roku 2010. Pokud bude provedeno až v rámci běžných účetních dokladů (nikoli v počátečních staveb), bude výkaz Příloha v těchto částech G. a H., ve sloupci minulého období, obsahovat zkreslené hodnoty, zpravidla kumulované pouze do jednoho řádku (v rámci softwaru Gordic se však vždy načte hodnota celých syntetických účtů, neboť závazně stanovené analytiky pro toto členění v případě obou účtů 021 a 031 pokrývají veškeré možné analytické třídění). Ani tuto variantu rozúčtování až v běžných obratech nevylučujeme, není na co navazovat z minulosti. Nicméně stále platí to, že rozúčtování je nutné provést nejpozději v účetnictví března. V materiálu k semináři je tato problematika řešena v souvislosti s převodovým můstkem, ačkoli s vlastním převodovým můstkem (změnou účtů směrné účtové osnovy) primárně nesouvisí. Za potíže v souvislosti s informací podanou na seminářích se omlouváme.

- 12-6.2 Převodový můstek a vyčlenění dotací na účet 403 Neztotožňujeme se s některými informacemi, podle kterých je zbytečné toto vyčlenění dříve poskytnutých investičních dotací provádět. Převodový můstek toto stanoví poměrně přesně - je třeba v rámci převodového můstku a tedy v počátečních stavech tyto dotace, které se váží k majetku, který má účetní jednotka v evidenci, na tento účet 403 - Dotace na pořízení dlouhodobého majetku vyvést v souvislosti s pravděpodobnou účetní metodou jejich rozpouštění do výnosů v souvislosti s odpisováním. Účet 403 - Dotace na pořízení dlouhodobého majetku nemá stanovené žádné závazné analytické členění. Pro naplnění pravděpodobných účetních metod bude nutné vždy identifikovat investiční dotaci evidovanou na tomto účtu ve vztahu ke konkrétnímu majetku. Pokud účetní jednotky nezvládnou provést vyčlenění hodnot na 403 v rámci převodového můstku, je akceptovatelné toto zajistit i proúčtováním MD 401 / Dal 403. Nicméně tento postup je nutno ve významných případech komentovat v příloze k účetní závěrce. 6.3 Převodový můstek a převod účtů 933, 964 a 965 Při kontrole počátečních stavů je poměrně často zjišťováno, že tyto účty 933 - Převod zúčtování příjmů a výdajů minulých let, 964 - Saldo výdajů a nákladů a 965 - Saldo příjmů a výnosů, jsou v počátečních stavech převedeny na účet 432 - Nerozdělený zisk, neuhrazená ztráta minulých let. Převodový můstek tuto variantu připouští, zároveň však stanoví, že účetní jednotka takto postupuje tehdy, pokud k tomu má dostatečně průkazné podklady. Tento alternativní postup pak musí vysvětlit v Příloze účetní závěrky. Upozorňujeme tedy na tuto skutečnost a vyzýváme ke kontrole převodu těchto účtů s tím cílem, zda převod těchto účtů na účet 432 byl opravdu záměrným řešením. V této souvislosti také sdělujeme, že se neztotožňujeme s řešením, kdy zůstatek účtu 933 je převeden standardně na účet 401, pouze analytika 933.09 (výsledek hospodaření roku 2009) je převeden na účet 432.0300, a teprve po schválení závěrečného účtu bude převedeno na účet 401. 6.4 Dooprávkování DDNM (účet 018) a DDHM (028) Opakovaně sdělujeme, že v rámci Jihomoravského kraje je naše metodické doručení provést dooprávkování drobného dlouhodobého nehmotného majetku a drobného dlouhodobého hmotného majetku, tedy vytvořeních oprávek k těmto účtům. Účetní zápisy pro toto dooprávkování jsou MD 406 / D 078 a MD 406 / D 088. Toto dooprávkování se provede jako běžný účetní doklad, tedy nikoli přímo v počátečních stavech nebo dokonce jako součást převodového můstku. Metoda umožní jednotný postup při vyřazování těchto drobných majetků.

- 13- V rámci odborné veřejnosti se k tomuto tématu vede široká diskuse, kdy jsou nastiňovány různé varianty, přičemž je zpravidla uváděna podpora ze strany MF ČR. Ze strany MF ČR však prozatím k závaznému vyjádření zveřejněnému např. na webových stránkách účetní reformy nedošlo. 6.5 Podrozvahové účty převedené z roku 2009 v počátečních stavech roku 2010 Upozorňujeme, že také podrozvahové účty převedené do roku 2010, je třeba již v rámci počátečních stavů roku 2010 přeúčtovat na takové nově a závazně stanovené podrozvahové účty, kterým odpovídá sledovaná skutečnost. Účetní softwary např. překlopily všechny dřívější podrozvahové účty na podrozvahový účet 903, přičemž do 4-místné analytiky tohoto účtu bylo vloženo číslo syntetického podrozvahového účtu používané v roce 2009. Př. v roce 2009 používaný podrozvahový účet 971 se překlopil na účet 903.0971. Na účtu 903 - Ostatní majetek se od 1. 1. 2010 se přitom sledují skutečnosti definované v obsahovém vymezení tohoto účtu 48 prováděcí vyhlášky. Nepřeúčtování skutečností sledovaných na podrozvahových účtech v roce 2009 a předcházejících by tedy ve výkazu Příloha, část A.4, kde jsou uvedeny informace o stavu účtů v knize podrozvahových účtů, vedlo ke zkreslenému vykazování těchto skutečností na jiném (jiných) podrozvahových účtech. Pro sledování na podrozvahových účtech platí tato pravidla: na podrozvahových účtech se předpokládá zůstatek vždy na té straně (MD nebo D), která odpovídá svým charakterem původnímu rozvahovému účtu, ke kterému je vytvářen podrozvahové účty vztahující se k majetku a pohledávkám - strana MD pro stav a zvýšení; strana D pro snížení stavu, podrozvahové účty vztahující se k závazkům - strana D pro stav a zvýšení stavu; strana MD pro snížení stavu, příslušný vyrovnávací protiúčet 999.0xxx pak má stav na opačné straně. pro rozlišení krátkodobosti a dlouhodobosti pak platí krátkodobost - ke skutečnosti dojde do konce daného účetního období, dlouhodobost - ke skutečnosti dojde v následujících účetních obdobích. Nejčastěji sledované skutečnosti na podrozvahových účtech převedené z roku 2009 do roku 2010: zástavy, ručení - charakter závazku - účty 981, 982 (stav a zvýšení D, snížení MD), věcná břemena - oprávněná osoba - účty 949, 951 (stav a zvýšení MD, snížení D), věcná břemena - osoba povinná - účty 985, 986 (stav a zvýšení D, snížení MD),

- 14- majetek ve výpůjčce, předkupní právo - účty 949, 951 (stav a zvýšení MD, snížení D), odepsané pohledávky - účet 911 (stav a zvýšení MD, snížení D), přísně zúčtovatelné tiskopisy - pokutové bloky - účet 949, 951 (stav a zvýšení MD, snížení D), závazky z leasingu - účet 961, 962 (stav a zvýšení D, snížení MD), pohledávky z leasingu - účet 949, 951 (stav a zvýšení MD, snížení D) majetek obcí ve svazku obcí z pohledu svazku - pravděpodobně 951 (stav a zvýšení MD, snížení D). Několik dotazů bylo vzneseno k otázce sledování úvěru v jeho nesplacené výši na podrozvahové evidence, což mělo být v minulosti požadováno. K tomuto sdělujeme, že úvěr je veden v pasivech na rozvahovém účtu (281, 451), vedení na podrozvaze je v takovém případě zbytečné. Na podrozvahových účtech se v souvislosti s úvěry vedou podmíněné závazky ze zajištění úvěru (zástavy, směnka jako zajišťovací prostředek apod.). 6.6 Aktuální verze účetních softwarů Opakovaně upozorňujeme na nutnost ověření, zda je instalována aktuální verze účetních softwarů. Dodavatelské společnosti musí velmi často reagovat na novinky, odstraňovat případné nedostatky apod. Neaktuálnost těchto verzí způsobuje např.: zasílání dat s jiným rozsahem analytického členění, než je požadováno (požadovaná věta 56Dg je založena na 4-místné analytice), nenahrání dat z důvodu chybně generovaného předmětu zprávy (e-mailu) - velmi často je období v předmětu v podobě "01/10", Automat pro nahrání dat vyžaduje "01/2010"; Automat na tento nedostatek reaguje hlášením "Chybné základní návěští - syntaxe - rok". 6.7 Účetní postupy pro transfery Upozorňujeme na nové postupy účtování přijatých a poskytnutých transferů (dotací), účetní postupy předpisů těchto transferů, odlišnosti účtování dotací určených k vypořádání a bez tohoto vypořádání. Upozorňujeme také na nutnost přizpůsobení přijatých dotací v roce 2009 a dříve, které jsou (případně jejich část) určena k použití v roce 2010 nebo následujících. Při faktickém použití těchto dotací např. v roce 2010 vznikne potřeba (v souladu s účetními postupy) zúčtovat tyto dotace: do výnosů, pokud se jedná o neinvestiční dotace, na účet 403 - Přijaté dotace na dlouhodobý majetek, pokud se jedná o investiční dotace. Aby se toto zúčtování mohlo účetně provést, je nutné hodnotu těchto již přijatých dotací vyvést na účet D 374 - Přijaté zálohy na dotace, neboť se jedná o dotace určené k vypořádání. Souvztažným účtem bude účet MD 406 - Oceňovací rozdíly při změně metody. Tímto zápisem se zúčtuje buď:

- 15- celá hodnota dříve přijaté dotace - v takovém případě, že v roce 2009 nebo dříve nebyla vůbec čerpána, tj. bude čerpána celá v roce 2010 nebo následujících, příslušná část dříve přijaté dotace - v takové hodnotě, která je určena k čerpání v roce 2010 nebo následujících, tj. bez části dotace, která byla již vyčerpána v roce 2009 nebo dříve. 6.8 Používání analytických účtů Obecná pravidla pro používání analytických účtů: od 1. 1. 2010 se počítá se 4-místnou analytikou, důsledně dodržovat závazné analytiky, mají vliv na správné generování výkazů, pro účty třídy 5 - Náklady a třídy 6 - Výnosů z hlavní činnosti používat analytické účty 03xx-09xx, z hospodářské činnosti pak 00xx - 02xx, definované závazné analytiky jsou zveřejněny na webu kraje k účetnictví státu GORDIC - UCR 1.10.15.01 RO > Metodika zpracování rozpočtu a účetnictví pro organizační složky státu a územní samosprávné celky v programu GORDIC UCR - 2010 Analytické účty v počátečních stavech roku 2010 Již v počátečních stavech roku 2010 je nutné správně nastavit analytické třídění, s ohledem na správné generování účetních výkazů Rozvaha a Příloha. Týká se především účtů: 021, 031 - rozčlenění pozemků a staveb, 063, 253 - pozor na závazné analytiky ovlivňující výkaz Příloha (část A.10) 068, 244 - nové účty pro termínované vklady, 231 - o analytickém členění tohoto účtu bylo pojednáno v metodickém materiálu Zprávy financování obcí 1/2010, 236 + 419 - se zvláštním důrazem upozorňujeme na závazná analytická členění těchto účtů a jejich vzájemnou návaznost, např. sociální fond bankovní účet 236.0100 počáteční stav fondu 419.0100 tvorba sociálního fondu 419.010x čerpání sociálního fondu 419.011x 281, 451 - analytické třídění účtů pro zachycení úvěrů musí být v souladu se závaznou analytikou, tyto AÚ vždy z 01xx-09xx, tj. nelze např. 0010, 0020 apod., 289 - jiné krátkodobé půjčky - ovlivňuje výkaz Příloha (část A.10), 316, 326, 452, 462 - poskytnuté nebo přijaté návratné finanční výpomoci - ovlivňuje výkaz Příloha (část A.10), 336, 341, 342, 343, 345 - zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění, účty daní - ovlivňuje výkaz Příloha (část A.5), 453 - vydané dluhopisy - ovlivňuje výkaz Příloha (část A.10), 459 - Ostatní dlouhodobé závazky - ovlivňuje výkaz Příloha (část A.10), Věnujte pozornost správnému nastavení analytických účtů!

- 16-6.9 Evidence DPH Systém WinUCR automat, jehož prostřednictvím Krajský úřad Jihomoravského kraje sumarizuje účetní a rozpočtová data, byl upraven tak, aby použití některých analytických účtů a záznamových jednotek (ZJ) již nebylo nepovolenými účetními zápisy. Z hlediska účtu 343 - Daň z přidané hodnoty je možné použít analytiky 001x- 0049, slovo účetní ZJ (záznamová jednotka) je možné využít u mimorozpočtových účtů podobně jako v předchozích rocích. 7. Registrace obcí, dobrovolných svazků obcí a příspěvkových organizací neškolského charakteru zřízených územními samosprávnými celky do Centrálního systému účetních informací státu (CSÚIS) Dne 31. března 2010 se na Ministerstvu financí ČR uskuteční seminář pro kraje k problematice hromadné registrace obcí a jimi zřizovaných příspěvkových organizací. Na základě informací bude Krajským úřadem Jihomoravského kraje zpracován postup této hromadné registrace, o němž budou obce, svazky obcí a prostřednictvím zřizovatelů i příspěvkové organizace neškolského charakteru informovány. Nadále tedy platí, aby tyto účetní jednotky do případného vyzvání nečinily žádné kroky k této registraci.