Metodický pokyn k předkládání účetních a finančních výkazů obcemi a dobrovolnými svazky obcí v roce 2014 platný od

Transkript

1 Metodický pokyn k předkládání účetních a finančních výkazů obcemi a dobrovolnými svazky obcí v roce 2014 platný od Obsah: 1. Úvod 1 2. Způsob předkládání výkazů 1 3. Termíny a rozsah předkládaných výkazů a doplňujících údajů Měsíčně elektronicky finanční výkaz FIN 2-12 M Čtvrtletně účetní výkazy Rozvaha, Příloha a Výkaz zisku a ztráty Měsíčně elektronicky doplňkové informace konsolidace V tištěné podobě 1x ročně 5 4. Vznik či zánik DSO či příspěvkové organizace 5 5. Předávání čtvrtletních účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených ÚSC 6 6. Personální zajištění činností na oddělení financování obcí KrÚ JMK 6 Brno, Krajský úřad JMK, 30. května 2014

2 1 1. Úvod Vzhledem ke změně způsobu předkládání údajů finančních výkazů a výkazů mezitímních účetních závěrek předkládaných za měsíce květen až listopad v roce 2014 Krajskému úřadu Jihomoravského kraje obcemi a dobrovolnými svazky obcí na území Jihomoravského kraje je vydán tento Metodický pokyn k předkládání účetních a finančních výkazů obcemi a dobrovolnými svazky obcí v roce 2014 platný od Tento pokyn ruší "Metodický pokyn k předkládání účetních a finančních výkazů, ke zpracování a předkládání schváleného rozpočtu a k předkládání upraveného rozpočtu obcemi a dobrovolnými svazky obcí v roce 2014" vydaný dne Finanční a účetní výkazy budou předávány elektronicky ve tvaru přenosových vět ve formátu XML. Tuto technickou formu předkládání účetních záznamů a finančních údajů určuje vyhláška č. 383/2009 Sb. a technický manuál. Jedná se o stejný formát, kterým se účetní záznamy (výkazy) zasílají do Centrálního systému účetních informací státu. Proto tento formát musí umět vystoupit každý software bez ohledu na to, zda výkazy předává do Centrálního systému účetních informací státu krajský úřad nebo účetní jednotka sama. Platí, že v jednom XML souboru může být poslán pouze jeden výkaz. V jednom u je vhodné zaslat všechny účetní výkazy. Ministerstvo financí uveřejňuje na svých stránkách vždy aktuální verzi XSD schémat. Aktuální verze automatu na Krajském úřadu Jihomoravského kraje počítá s touto strukturou, je tedy nutné, aby výkazy byly zasílány vždy v aktuální struktuře. V souvislosti se změnami v legislativě důrazně upozorňujeme na připravenost účetních softwarů pro generování výkazů ve správných formátech! 2. Způsob předkládání výkazů Krajský úřad je oprávněn vzhledem k odpovědnosti za úplnost a správnost výkazů stanovit způsob předávání těchto výkazů a dalších potřebných údajů vztahujících se k finančním a účetním výkazům. Krajský úřad Jihomoravského kraje rozhodl, že v rámci jeho působnosti se bude postupovat podle: 5, odst. 4, písm. b), technické vyhlášky - účetní záznamy (účetní výkazy) obcí a dobrovolných svazků obcí předá do CSÚIS krajský úřad 5, odst. 5, písm. b), technické vyhlášky - účetní záznamy (účetní výkazy) příspěvkových organizací zřizovaných obcemi, dobrovolnými svazky obcí a kraji předá do CSÚIS krajský úřad 5, odst. 6 a 7, technické vyhlášky - bližší podmínky pro toto předání a v souladu s Přílohou č. 2 k vyhlášce č. 449/2009 Sb. (Způsob a termíny předkládání údajů pro hodnocení plnění rozpočtů územních samosprávných celků, dobrovolných svazků obcí a regionálních rad) - předložení finančních výkazů - 1 -

3 2 Účetní a finanční výkazy za obce, DSO a příspěvkové organizace (neškolského charakteru) na území Jihomoravského kraje předkládá do Centrálního systému účetních informací státu Krajský úřad Jihomoravského kraje. 3. Termíny a rozsah předkládaných výkazů a doplňujících údajů Termín předložení výkazů za měsíc prosinec bude stanoven dodatečně metodickým pokynem k roční účetní závěrce za rok O otevření Automatu a o možnosti zasílání finančních a účetních výkazů budou obce informovány vždy aktuálně em. 3.1 Měsíčně elektronicky finanční výkaz FIN 2-12 M měsíčně vždy nejpozději k 10. dni následujícího měsíce, vždy po pořízení účetních a rozpočtových dat, na automat vykaznictvi.obce@kr-jihomoravsky.cz výkaz pomocí výstupu ve formátu.xml (nelze zasílat výkaz ve formátu.pdf,.txt apod.) výkazy je nutné posílat vždy v aktuálních XSD schématech předmět u se správně zaslaným výkazem musí začínat znaky WinVYK25 Př.: WinVYK25_05/2014_ _08:15:10_ Město Blansko po nahrání a provedení základních kontrolních chodů obdrží obec zpětný protokol s informací, že výkaz byl přijat, popřípadě oznámení o chybách v případě chyb je třeba je opravit a zaslat výkaz znovu - protokol lze prohlížet v programu NOTEPAD (=POZNÁMKOVÝ BLOK), obec je povinna jej porovnat s výstupy ze svého účetnictví, pokud obci nepřichází tyto protokoly, je nutné zkontrolovat nastavení ové adresy, popř. zajistit její přenastavení tak, aby daná pošta nebyla SPAMová, po stanoveném termínu nelze bez souhlasu krajského úřadu provádět opravy, které by měnily podobu již zaslaného výkazu

4 3 3.2 Čtvrtletně účetní výkazy Rozvaha, Příloha a Výkaz zisku a ztráty Účetní výkazy sestavené čtvrtletně, ve stavu k a 30.9., je nutné zaslat nejpozději k 15. dni následujícího měsíce (obce s PAP či DPH - do 20. dne následujícího měsíce) na automat vykaznictvi.obce@kr-jihomoravsky.cz účetní výkazy pomocí výstupu.xml (nelze zasílat výkaz ve formátu.pdf,.txt apod.) výkazy je nutné posílat vždy v aktuálních XSD schématech předmět u se správně zaslanými výkazy musí začínat znaky WinVYK25 Př.: WinVYK25_05/2014_ _08:15:10_ Město Blansko nejlépe všechny 3 účetní výkazy v jednom u!!! Je-li jedním em zasílán právě a pouze jeden výkaz, je třeba hodnotit zpětně zaslaný protokol až po odeslání všech výkazů. Teprve po nahrání všech výkazů mohou proběhnout požadovaným způsobem kontroly, zejména mezivýkazových vazeb. Součástí kontrol při načítání účetních výkazů bude vedle kontroly formátu XML dále: kontrola součtů výkazu Rozvaha, kontrola součtů Výkazu zisku a ztráty, mezivýkazové kontroly (součástí je informace o tom, zda je jednotlivý výkaz nahrán v daném období či nikoli a vazba Výkazu zisku a ztráty na Rozvahu a výkazu Rozvaha na Přílohu), po nahrání a provedení základních kontrolních chodů obdrží obec zpětný protokol s informací, že výkazy byly přijaty, popřípadě oznámení o chybách v případě chyb je třeba je opravit a zaslat chybný výkaz znovu - protokol lze prohlížet v programu NOTEPAD (=POZNÁMKOVÝ BLOK), obec je povinna výkazy porovnat s výstupy ze svého účetnictví, pokud obci nepřichází tyto protokoly, je nutné zkontrolovat nastavení ové adresy, popř. zajistit její přenastavení tak, aby daná pošta nebyla SPAMová, po stanoveném termínu nelze bez souhlasu krajského úřadu provádět opravy, které by měnily podobu již zaslaných výkazů

5 4 3.3 Měsíčně elektronicky doplňkové informace konsolidace květen až listopad ( em příslušnému referentu) tabulka Konsolidace - konsolidační položky v rámci okresu a kraje POZOR! Tabulku dle přílohy č. 2 (ve formátu.xls) je nutné zasílat em příslušnému referentu v době zaslání výkazu FIN 2-12 M, tj. nejpozději k 10. dni následujícího měsíce Konsolidační tabulka nesmí být zaslána společně s účetní dávkou na adresu automatu, automat takovouto přílohu smaže a k příslušnému referentu se nedostane!!! Tato tabulka v sešitu MS EXCEL musí obsahovat rozpis všech konsolidačních položek a záznamových jednotek, které obec či dobrovolný svazek obcí uvádí v části IV. výkazu FIN 2-12 M a to jak v účetnictví, tak i v rozpočtu, mimo těch položek, které se konsolidují na úrovni účetní jednotky (převody mezi účty). Tyto údaje jsou nutné pro kontrolu konsolidací na úrovni daného okresu a kraje. Vzhledem k tomu, že konsolidace na úrovni okresu a kraje je ovlivněna včasným zaúčtováním přijatých či poskytnutých transferů nebo půjček a obce dostávají výpisy z bankovních účtů v různě stanovených termínech, je nutné, aby byly peněžní transfery jiným obcím a dobrovolným svazkům obcí uskutečněny vždy nejpozději do 25. kalendářního dne v měsíci. V této souvislosti je třeba věnovat pozornost také záznamovým jednotkám. Záznamové jednotky 024, 025, 026, 027 se používají pro transfery obcím resp. DSO nebo od obcí resp. DSO jiného okresu v rámci Jihomoravského kraje, záznamové jednotky 028, 029, 035, 036 slouží pro transfery obcím resp. DSO nebo od obcí resp. DSO jiného okresu mimo území Jihomoravského kraje. Věnujte patřičnou pozornost označování "nástrojů" a "prostorových jednotek" (dříve tzv. zdroj)

6 5 3.4 V tištěné podobě 1x ročně Pouze za období 12/2014 výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu územně samosprávných celků a dobrovolných svazků obcí FIN 2-12 M v tištěné podobě v Kč, výkaz Rozvaha v tištěné podobě v Kč, Výkaz zisku a ztráty v tištěné podobě v Kč, výkaz Příloha v tištěné podobě v Kč. Tištěné výkazy budou zasílány obyčejnou poštou na adresu: Krajský úřad Jihomoravského kraje jméno a příjmení příslušného referenta OE - OFO Žerotínovo nám. 3/ Brno 4. Vznik či zánik DSO či příspěvkové organizace Všechny obce a DSO jsou povinny informovat odbor ekonomický, oddělení financování obcí, o všech změnách jimi zřizovaných neškolských příspěvkových organizací. Jedná se zejména o vznik či zánik příspěvkové organizace, změnu adresy apod. Ve vztahu k dobrovolným svazkům obcí se pak jedná zejména o povinnost nahlásit vznik či zánik DSO s dostatečným předstihem. Výše uvedené změny je potřeba hlásit Krajskému úřadu Jihomoravského kraje, odbor ekonomický Oddělení financování obcí, na formuláři Formulář aktualizace číselníku UJ viz příloha č. 3. Vznik nové ÚJ je potřeba elektronickou poštou zaslat na formuláři Formulář aktualizace číselníku UJ viz příloha č. 3 (na adresu tomkova.jana@kr-jihomoravsky.cz) a je nutné vyplnit, podepsat a podepsané v originále odeslat obyčejnou poštou Zmocnění pro variantu B viz příloha č. 4. Krajský úřad využije tyto informace pro potřeby nastavení svého software pro přebírání výkazů a rovněž pro zaregistrování nové organizace, nahlášení změn či ukončení aktivity stávajících organizací, do CSÚIS. Rovněž musí pro nově vzniklé organizace zaregistrovat zodpovědnou osobu/náhradní zodpovědnou osobu do CSÚIS

7 6 5. Předávání čtvrtletních účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených ÚSC Pro informovanost ve vztahu k příspěvkovým organizacím sdělujeme, že způsob předávání účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených územními samosprávnými celky zůstává nezměněn a je upraven vždy samostatným metodickým pokynem, který je součástí Zpráv financování obcí. 6. Personální zajištění činností na oddělení financování obcí KrÚ JMK Ing. Antonín Špaček, vedoucí oddělení financování obcí telefon: spacek.antonin@kr-jihomoravsky.cz okres Blansko obce Helena Autratová telefon: autratova.helena@kr-jihomoravsky.cz DSO Ing. Kateřina Špačková telefon: spackova.katerina@kr-jihomoravsky.cz okres Brno venkov obce A N Jan Klech telefon: klech.jan@kr-jihomoravsky.cz obce O Ž Zdeňka Debefová telefon: debefova.zdenka@kr-jihomoravsky.cz DSO Svatava Pecinová telefon: pecinova.svatava@kr-jihomoravsky.cz okres Břeclav obce + DSO Svatava Pecinová telefon: pecinova.svatava@kr-jihomoravsky.cz - 6 -

8 7 okres Hodonín obce + DSO Marie Sojková telefon: sojkova.marie@kr-jihomoravsky.cz okres Vyškov obce + DSO Eva Dvořáková telefon: dvorakova.eva@kr-jihomoravsky.cz okres Znojmo obce A M Ing. Kateřina Špačková telefon: spackova.katerina@kr-jihomoravsky.cz obce N Ž Ing. Marek Kurka telefon: kurka.marek@kr-jihomoravsky.cz DSO Ing. Jana Tomková telefon: tomkova.jana@kr-jihomoravsky.cz statutární město Brno Ing. Jana Tomková + Ing. Marek Kurka Ing. Jana Tomková telefon: tomkova.jana@kr-jihomoravsky.cz Ing. Marek Kurka telefon: kurka.marek@kr-jihomoravsky.cz ŽÁDÁME VÁS O DODRŽENÍ VÝŠE UVEDENÝCH POKYNŮ A STANOVENÝCH TERMÍNŮ

9 8 Přílohy (ke stažení) Příloha č. 1 Rozhraní Automat Příloha č. 2 Konsolidace Příloha č. 3 Formulář aktualizace číselníku UJ (pouze při zrušení, změně či zániku ÚJ) Příloha č. 4 Zmocnění pro variantu B (pouze pro nové ÚJ) - 8 -