LLP/ERASMUS PŘÍRUČKA PRO KOORDINÁTORY ÚSTAVŮ A KATEDER FF UK

LLP/ERASMUS PŘÍRUČKA PRO KOORDINÁTORY ÚSTAVŮ A KATEDER FF UK 2012-2014 Zpracovali: Vít Prokopius fakultní koordinátor LLP/Erasmus pro vyjíždějící studenty a bilaterální dohody tel.: 221 619 840, fax: 221 619 382, e-mail: vit.prokopius@ff.cuni.cz Jana Tvrzová fakultní koordinátorka LLP/Erasmus pro přijíždějící studenty a pedagogickou mobilitu tel.: 221 619 841, fax: 221 619 382, e-mail: jana.tvrzova@ff.cuni.cz

1. BILATERÁLNÍ SMLOUVY... 3 2. VYJÍŽDĚJÍCÍ STUDENTI... 4 2.1 Výběrové řízení... 4 2.1.1 Zahájení a průběh výběrového řízení... 4 2.1.2 Ukončení výběrového řízení... 5 2.1.2.1 Obsah protokolu o výběrovém řízení... 5 2.1.2.2 Obsah nominačního e-mailu... 5 2.2 Požadavky na studijní plán, protokol o studijním plánu a jeho změny... 6 2.2.1 Požadavky na studijní plán... 6 2.2.2 Protokol o studijním plánu a jeho změny... 6 2.2.3 Changes... 6 2.3 Uznávání předmětů... 6 2.4 Časté komplikace a jejich řešení... 7 2.4.1 Výjezd studenta přes jinou katedru, než na které studuje... 7 2.4.2 Výjezd studenta na neobsazené místo zbylé po ukončení výběrového řízení... 7 2.5 Informování studentů... 7 3. PŘIJÍŽDĚJÍCÍ STUDENTI... 8 3.1 Proces přijímání studentů... 8 3.1.1. Nominace... 8 3.1.2. Přihláška... 8 3.2 Cizojazyčné kurzy... 9 3.2.1 Kurzy jednotlivých oborů... 9 3.2.2 Zveřejňování nabídky kurzů... 9 3.2.3 Kurzy pro LLP/Erasmus v IS... 9 3.3 Příjezd studenta... 10 3.3.1 Registrace a Orientation Week... 10 3.3.2. Koordinační schůzka na ústavu/katedře... 10 3.4 Studium... 10 3.4.1. Zápis do kurzů... 10 3.4.2 Kurzy českého jazyka... 11 3.4.3 Změny ve studijním plánu... 11 3.5. Ukončení studia... 11 3.5.1 Hodnocení kurzů a zápis výsledků... 11 3.5.2 Transcript of Records a Confirmation of Study Period... 11 4. VÝUKOVÉ A ŠKOLÍCÍ POBYTY ZAMĚSTNANCŮ... 13 4.1 Vyjíždějící pedagogové... 13 4.1.1 Výukové pobyty... 13 4.1.2 Školení... 14 4.1.3 Přípravné a monitorovací návštěvy (PV, MV)... 14 4.2 Přijíždějící pedagogové... 15 2

1. BILATERÁLNÍ SMLOUVY Bilaterální dohody tvoří základ pro realizaci mobilit studentů a zaměstnanců. Bilaterální dohoda může být uzavřena pouze se vzdělávací institucí, která je zapojena do LLP/Erasmus a které byl Evropskou komisí přidělen Erasmus University Charter EUC. Seznam oprávněných institucí je dostupný na stránkách Evropské komise: http://eacea.cec.eu.int/eei/index.jsp Bilaterální dohody na UK jsou uzavírány na fakultní úrovni, na FF UK na úrovni ústavů/kateder. Dohody podepisuje děkan fakulty, příp. pověřená osoba, na základě žádosti kontaktní osoby jednotlivé katedry nebo jiné součásti fakulty. Administrativu spojenou s vyřízením bilaterální dohody zajišťuje fakultní koordinátor. V případě, že bilaterální dohoda zahrnuje spolupráci více fakult UK s jednou partnerskou institucí, administrativu zajišťuje Evropská kancelář. Vzor bilaterální dohody, případně formulář pro sepsání nové dohody, je k dispozici u fakultního koordinátora. Ve smlouvě je definován rozsah mobility, tj. počet přijíždějících a vyjíždějících studentů/pedagogů, který nemusí být reciproční, a součet dob trvání možných pobytů. Koordinátor by měl tedy zvažovat nejen počet studentů/pedagogů, který chce vyslat, nýbrž i počet, který je ochoten přijmout. Dále bývá v případě studentské mobility určen stupeň studijních programů studentů, pro které je mobilita určena. Škála stupňů bývá zpravidla "undergraduate" (UG) bakalářští studenti, "postgraduate" (PG) magisterští studenti, "doctoral" (PHD) doktorandi, nebo obdobná. Vznik smlouvy nebo její prodloužení iniciuje ústavní/katederní koordinátor jedné ze smlouvou vázaných univerzit, tento většinou také domluví se svým protějškem rozsah smlouvy. Za její uzavření, tj. zajištění podpisů zástupců univerzit nebo fakult, archivování originálu, a zveřejnění smluvních mobilit v univerzitní webové aplikaci ve spolupráci s Evropskou kanceláří rektorátu zodpovídá fakultní koordinátor. K návrhu smlouvy ze zahraniční univerzity si před jejím uzavřením opatří souhlas ústavního/katederního koordinátora příslušného studijního oboru. POZOR: Nejzazší termín pro iniciování uzavření smluv s platností v daném akademickém roce je konec prosince roku předcházejícího! (Tedy chcete-li například uzavřít smlouvu s platností od akademického roku 2013/2014, je nutné tak učinit do konce prosince 2012.) 3

2. VYJÍŽDĚJÍCÍ STUDENTI 2.1 Výběrové řízení Výběr uchazečů je v kompetenci ústavů a kateder. Výběrové řízení musí být řádně vyhlášeno a výsledky výběrového řízení musí být zaznamenány v protokolu. Protokol je třeba odevzdat fakultnímu koordinátorovi a jeho kopii archivovat na ústavu/katedře pro případnou kontrolu rektorátu. Pro úspěch ve výběrovém řízení jsou důležité studijní výsledky a znalost jazyka na takové úrovni, která by umožňovala studium v cizím jazyce. Další kritéria se mohou v rámci jednotlivých ústavů/kateder lišit. Programu se může zúčastnit pouze student, který splňující následující kvalifikační podmínky: - je zapsán do akreditovaného bakalářského, magisterského nebo doktorského studijního programu na Univerzitě Karlově v Praze; - je řádně zapsán do minimálně druhého ročníku bakalářského studia na Univerzitě Karlově v Praze; - po celé období studijního pobytu v zahraničí bude řádně zapsán ke studiu na Univerzitě Karlově v Praze; - podle opatření děkana č. 22/2009 mohou být vysláni pouze studenti, kteří v době stáže studují nejvýše ve čtvrtém roce bakalářského programu nebo třetím roce navazujícího magisterského programu. Student pětiletého programu může vyjet nejpozději v šestém roce studia. 2.1.1 Zahájení a průběh výběrového řízení Podle doporučení rektorátu by výběrová řízení měla být vypsána 1. března. Studenti musí být informováni o zahájení řízení, konkrétních volných místech, na které je vypsáno, podmínkách účasti (kvalifikační podmínky) a kritériích výběru. Při vypsání výběrového řízení je studenty třeba odkázat na následující dvě webové stránky. Studenti najdou vše potřebné na nich, nepotřebují si opatřovat žádné formuláře. Administrativní postup: Vstup do on-line aplikace: http://ff.cuni.cz/ff-9318.html https://is.cuni.cz/webapps/ POZOR: Je nezbytně nutné, aby se studenti hlásili ve webové aplikaci nejpozději zároveň s přihláškou do výběrového řízení! Není možné nominovat studenta, který nemá podanou elektronickou přihlášku, a i další administrativa spojená s výjezdem probíhá téměř výlučně prostřednictvím on-line aplikace! Zavedení tohoto opatření má dvě nesporné procesní výhody. Budou-li se studenti hlásit do webové aplikace a současně do výběrového řízení, nemusí koordinátoři ústavů/kateder vést evidenci zvlášť. Oprávnění k nahlížení do aplikace zřizuje ústavním/katederním koordinátorům fakultní koordinátor. Druhá výhoda je spíše nutností. Pokud se totiž studenti nehlásí do aplikace současně s přihláškou do výběrového řízení, nastane při ukončení výběrového řízení situace, kdy fakultní koordinátor dostane seznamy nominovaných studentů, ale nemůže nominace do systému zadat najednou, protože většina studentů nemá dosud podanou elektronickou přihlášku. 4

jedno. Přihlášku si studenti mohou podat až na tři místa, nominováni však mohou být pouze na POZOR: Studenty je zapotřebí upozornit, že nominace ve výběrovém řízení nezakládá automaticky nárok na stipendium LLP/Erasmu v plné výši. V případě nedostatečného financování programu mohou být stipendia krácena, případně rozdělena pouze studentům s nejlepšími studijními výsledky. 2.1.2 Ukončení výběrového řízení Po ukončení výběrového řízení odevzdávají ústavní/katederní koordinátoři protokol o výběrovém řízení fakultnímu koordinátorovi. Protokol je třeba poslat fyzicky vnitrofakultním sdělením a v elektronické formě na e-mail fakultního koordinátora. Vzor protokolu je k dispozici na webových stránkách zahraničního oddělení: http://www.ff.cuni.cz/ff-59.html. Ústavní/katederní koordinátoři informují o nominacích příslušné partnerské univerzity registrací studentů v nominační on-line aplikaci zahraniční univerzity, existuje-li tato, nebo odesláním nominačního e-mailu. Nominace budou rozesílány až na základě celofakultního výběru, který bude ukončen nejpozději 1.5. TERMÍNY: Protokoly o výběrovém řízení musí být odevzdány do: 1.4. výsledky výběru na ústavech a katedrách na ZS, ZS+LS, LS 1.9. výsledky případného dovýběrového řízení na zbylá místa na LS, bude-li vypsáno 2.1.2.1 Obsah protokolu o výběrovém řízení Protokol o výběrovém řízení musí obsahovat: - Erasmus kódy partnerských univerzit (D BERLIN 01, F PARIS 26 a pod.) - jména studentů nominovaných na tyto univerzity, jejich e-mailové adresy - pořadí studentů podle úspěšnosti v kategoriích Ph.D., Mgr. a Bc. (tj. 1. až x-tý vybraný doktorský student na množině všech doktorských studentů ve výběrovém řízená, tedy ne pouze pořadí doktorských studentů v rámci jedné smlouvy, a analogicky pro Mgr. a Bc.) - jména neúspěšných uchazečů (náhradníků) v případě odstoupení některého z úspěšných uchazečů jim bude místo postoupeno - zamýšlené termíny jejich pobytu (ZS, ZS+LS, LS) - Erasmus kódy univerzit, na kterých zbyla volná místa a jejich počet 2.1.2.2 Obsah nominačního e-mailu Nominační e-mail musí obsahovat: - identifikaci fakulty (Charles University in Prague CZ PRAHA 07, Faculty of Arts) - jména nominovaných studentů - jejich e-mailové adresy - jejich studijní obory podle ISCED viz http://www.ff.cuni.cz/ff-59.html (např. 311 - Psychology - v případě nejistoty k dohledání v příslušné smlouvě) - zamýšlené termíny jejich pobytu (ZS, ZS+LS, LS) 5

2.2 Požadavky na studijní plán, protokol o studijním plánu a jeho změny 2.2.1 Požadavky na studijní plán Studijní plán v zahraničí musí odpovídat studijnímu programu, který student studuje na UK. To znamená, že předměty, které bude student studovat v zahraničí, by měly mít uznatelné ekvivalenty v rámci studijního programu na UK. Aktuální požadavek na studijní plán je splnění minimálně pěti uznatelných předmětů nebo 30 kreditů ECTS za semestr. V případě, že má student v daném semestru podle studijního plánu svého oboru psát bakalářskou nebo diplomovou práci, je požadováno splnění tří předmětů nebo 18 kreditů ECTS. BP nebo DP se do těchto tří předmětů/kreditů nezapočítává. Při nárokování této úlevy ze studijního plánu dokládá student práci na DP/BP fakultnímu koordinátorovi. Pokud studentovi nepovede DP/BP pedagog hostitelské univerzity, neuvádí se tato práce do studijního plánu v zahraničí. Další požadavek na počet splněných kreditů není, je však nutné splnit počet předepsaný studijním plánem pro postup do dalšího ročníku, bez ohledu na výjezd do zahraničí. Je také vhodné studenty upozornit, že pobyt v rámci LLP/Erasmus nemá odkladný účinek na zpoplatnění studia z důvodu překročení běžné délky, ani na termíny PZK, BZK a SZZK. 2.2.2 Protokol o studijním plánu a jeho změny Studenti si studijní plán sestavují ve webové aplikaci a odtud také tisknou tzv. Protokol o studijním plánu v zahraničí, nepotřebují shánět žádný formulář. Studijní plán je po začátku pobytu často měněn. V takovém případě je student povinen vypracovat a nechat koordinátorem ústavu/katedry schválit nový protokol, resp. tzv. Změny v protokolu o studijním plánu průběhu studia v zahraničí tak, aby aktualizovaný protokol odpovídal skutečnému studijnímu plánu. Nový studijní plán musí nadále splňovat všechna kritéria, která splňoval plán původní, tj. minimální počet předmětů/kreditů a existenci jejich uznatelných ekvivalentů na FF UK. Změny ve studijním plánu by měly být provedeny nejpozději do jednoho měsíce od začátku semestru na zahraniční univerzitě. Protokol o studijním plánu schvalují koordinátoři ústavů/kateder podpisem u každého jednotlivého předmětu v kolonce Podpis garanta programu. Protokol je interním dokumentem fakulty, zakládajícím nárok na uznání schválených předmětů. 2.2.3 Changes Dalším změnovým dokumentem jsou Changes to Original Proposed Study Programme/Learning Agreement (nebo dokument s podobným názvem), které jsou oficiálním celoevropským dokumentem LLP/Erasmus vyžadovaným Národní agenturou. Pro sestavení tohoto dokumentu a termín jeho odevzdání platí pro studenty shodná pravidla jako pro zanášení změn do Protokolu. Changes schvalují ústavní/katederní koordinátoři podpisem za Departmental Coordinator (v sekci Sending Institution). Formulář changes naleznou studenti na webových stránkách s administrativním postupem pro LLP/Erasmus: http://www.ff.cuni.cz/ff-285.html 2.3 Uznávání předmětů Koordinátorem ústavu/katedry stvrzený protokol o studijním plánu zajišťuje studentovi uznání předmětů FF, splnil-li v zahraničí jejich ekvivalenty, což prokáže výpisem atestací ( Transcript of Records ) vydaným hostující univerzitou. 6

Před odjezdem na výměnný pobyt si student v IS zapisuje povinné a povinně volitelné předměty v rámci svého studijního plánu, o jejichž uznání bude žádat. Uznané povinné a povinně volitelné předměty studentovi do IS a do indexu zapisuje osoba určená ústavem/katedrou. Běžně se jedná o koordinátora, garanta programu nebo jednotlivé pedagogy, kteří dané předměty vyučují. Volitelné předměty, které student na stáži splnil a které nemají ekvivalenty na FF UK, mu po příjezdu na základě písemného souhlasu koordinátora ústavu/katedry zapíše studijní referentka do IS jako předmět Uznané volitelné předměty ve výši xxx kreditů. Student si v období el. zápisu zapisuje předměty, o jejichž uznání bude žádat. Uznání předmětů mu pak zadává do SIS příslušný vyučující nebo studijní referentka na základě rozhodnutí o uznání atestací (viz Opatření děkana č. 15/2009). Počet přiznaných kreditů za volitelné předměty bez ekvivalentu FF závisí na dohodě koordinátora se studentem, vhodné je přiznat stejný počet kreditů, jako byla kreditová dotace zahraničního ekvivalentu v ECTS. 2.4 Časté komplikace a jejich řešení 2.4.1 Výjezd studenta přes jinou katedru, než na které studuje Studenti takto vyjíždět mohou se souhlasem koordinátora svého domovského ústavu/katedry a souhlasem koordinátora ústavu/katedry, kterému místo, o které se student uchází, náleží. Oba tyto souhlasy je potřeba zaslat e-mailem fakultnímu koordinátorovi. Povinností studenta je v tomto případě doložit fakultnímu koordinátorovi ujištění partnerské univerzity o tom, že nemá námitky proti přijetí studenta jiného oboru, než na který je uzavřena bilaterální smlouva. Studenta nominuje koordinátor ústavu/katedry, kterému smlouva náleží, zprávu o nominaci studenta odešle partnerské univerzitě fakultní koordinátor. 2.4.2 Výjezd studenta na neobsazené místo zbylé po ukončení výběrového řízení Je pouze potřeba, aby neobsazená místa koordinátor ústavu/katedry uvedl v protokolu o výběrovém řízení. Obsazení těchto volných míst je pak v kompetenci fakultního koordinátora. 2.4.3 Nekompatibilita studijního programu Student se nemůže přihlásit v aplikaci na konkrétní místo z důvodu nekompatibility studijního programu (např. studuje magisterský program a místo je určeno pro studenty bakalářské). V případě, že koordinátor ústavu/katedry chce studenta přesto na dané místo vyslat, je zapotřebí, aby poslal fakultnímu koordinátorovi e-mail s následujícím obsahem: Koordinátor ústavu/katedry souhlasí s výjezdem studenta přes místo pro studenty jiného programu, než ve kterém studuje a ani cílová univerzita nemá námitky, přestože to není výslovně uvedeno ve smlouvě. Místo pak bude v aplikaci pro přihlášení otevřeno. Pokud koordinátor očekává, že se více studentů ústavu/katedry bude hlásit na místa nekompatibilní s jejich studijním programem, je vhodné záležitost vyřešit před vypsáním výběrového řízení! 2.5 Informování studentů Hlavním zdrojem neakademických informací k LLP/Erasmus jsou pro studenty fakultní webové stránky: http://www.ff.cuni.cz/ff-272.html. Je vhodné, aby si ústavní/katederní koordinátoři stránky prostudovali, chtějí-li studentům podávat s administrativou související informace. 7

3. PŘIJÍŽDĚJÍCÍ STUDENTI 3.1 Proces přijímání studentů 3.1.1. Nominace Partnerské univerzity zasílají seznamy nominovaných studentů buď na zahraniční oddělení FF UK, nebo přímo na ústavy/katedry, a to zpravidla formou nominačních e-mailů. Pokud je na ústav/katedru doručena nominace z partnerské univerzity, ústavní/katederní koordinátor jí přepošle fakultnímu na zahraničním oddělení. Fakultní koordinátor studentovi pošle informační e-mail o proceduře přijímacího řízení v programu LLP/Erasmus na UK. Nominace by měla obsahovat jméno studenta, vysílající univerzity, obor studia a termín, na který se student hlásí (ZS, ZS+LS, LS). 3.1.2. Přihláška Všichni přijíždějící studenti musí započít přihlašovací proces podáním on-line přihlášky, dostupné na adrese http://www.is.cuni.cz/erasmus. Termín vyplnění této elektronické přihlášky na zimní semestr je 15. června, na letní semestr pak 31. října. POZOR: Ústavní/katederní koordinátor by měl na tyto termíny své partnerské katedry včas upozornit, ačkoliv je jednotliví studenti dostávají v informačním emailu. Po vyplnění on-line přihlášky posílá podle instrukcí student její papírovou formu, která je doručena buď na Evropskou kancelář RUK, nebo na zahraniční oddělení FF UK v obou případech je ústavnímu/katedernímu koordinátorovi zaslána s formulářem Vyjádření k přijetí studenta programu LLP/Erasmus ke studijními pobytu na FF UK nebo přijde poštou přímo na ústav/katedru. Součástí přihlášky je Application Form a Learning Agreement, dva dokumenty, jež je potřeba potvrdit. Pokud je smlouva o mobilitě studentů v rámci programu LLP/Erasmus uzavřena na určitý obor, měl by student být na tuto smlouvu na konkrétní obor přijat. Ústavní/katederní koordinátor tedy potvrdí Application Form i Learning Agreement jako Departmental Coordinator. Potvrdí průvodní dokument Vyjádření k přijetí studenta programu LLP/Erasmus a poté pošle složku zpět na zahraniční oddělení. Pokud si student vybral kurzy i na jiné katedře, měl by se ústavní/katederní koordinátor pokusit mu zajistit i přijetí do těch kurzů. Pokud je nutná změna Learning Agreementu ještě před příjezdem studenta, vykoresponduje si ji se studentem ústavní/katederní koordinátor - není možné studenta odmítnout a vrátit složku nevyřízenou na zahraniční oddělení. Je třeba vést v patrnosti, že student ve svém Learning Agreement má často uvedeny jen předměty, které byl schopen v době vyplňování dohledat na internetových stránkách fakulty tedy často neuskutečnitelný studijní plán pro další semestr/akademický rok. Předměty, u kterých ústavní/katederní koordinátor ví, že nebudou otevřeny, je nutné takto okomentovat, student nicméně svůj studijní plán upřesňuje až po příjezdu z aktuální nabídky kurzů. Případné odmítnutí přijíždějících studentů musí být dostatečně opodstatněné a ústavní/katederní koordinátor musí počítat s tím, že to ovlivní možnost dalších studentských mobilit s danou univerzitou. 8

3.2 Cizojazyčné kurzy 3.2.1 Kurzy jednotlivých oborů Obor, který uzavírá smlouvu v programu LLP/Erasmus, by měl přijíždějícím studentům nabízet v každém semestru minimálně 5 cizojazyčných kurzů, u většiny z nich se počítá s výukou v angličtině (ovšem jsou možné i kurzy v jiných cizích jazycích). Toto se pochopitelně netýká filologických oborů, kde se počítá s výukou v českém a konkrétním studovaném jazyce. Menší obory, kde není možné takový počet kurzů zajistit, by měly být schopny nabídnout přijíždějícím studentům kurzy alespoň 3, ale rovněž zprostředkovat přijetí do kurzů na oborově blízkých ústavech/katedrách. Není možné, aby některé obory podepisovaly smlouvy na program LLP/Erasmus a přijíždějícím studentům nenabízely žádné cizojazyčné kurzy. Studenti jsou potom nuceni vybírat z kurzů jiných kateder, na které jim ovšem nemusí být vždy umožněn přístup, nebo z jiných fakult, kde je přijetí ještě komplikovanější. V takových případech do budoucna nebude uzavírání nových smluv umožněno. 3.2.2 Zveřejňování nabídky kurzů Nabídka kurzů pro studenty LLP/Erasmus musí být dostupná s dostatečným předstihem, aby je mohli zahrnout do svých Learning Agreement před podáním přihlášky. Není možné se rozhodovat o vypsaných kurzech až na základě toho, kteří studenti se přihlásí. Ústavní/katederní koordinátor by měl zaslat seznamy kurzů na nový akademický rok spolu se sylaby fakultnímu koordinátorovi nejpozději do konce dubna. Vzhledem k tomu, že mnoho studentů přijíždí na celý akademický rok, měly by v těchto seznamech být zahrnuty i kurzy řádově plánované na letní semestr. Kurzy na letní semestr je poté možno posílat i dodatečně, nejpozději ovšem do 10.října. Je tedy nutné, aby ústavní/katederní koordinátor komunikoval vyučujícími ze svého ústavu/katedry a vedl v patrnosti, jaké cizojazyčné kurzy se chystají otevřít. Veškeré informace ohledně plánovaných kurzů vhodných pro zahraniční studenty předávejte fakultnímu koordinátorovi, a to i v případě, že se nejedná o informace zcela kompletní, či zůstává-li nabídka stejná jako v předchozím akademickém roce. POZOR: Konkrétní sylaby, kódy, rozvrhy (čas a místo kurzu) a kreditové dotace kurzů v cizích jazycích je pak nutné fakultnímu koordinátorovi zaslat vždy měsíc před začátkem výuky, aby bylo možné pro studenty sestavit brožuru s aktuální nabídkou pro daný semestr. Tyto informace jsou pro studenty, kteří si podle nich sestavují rozvrhy, zcela zásadní. Jejich správnost a úplnost tedy předejde řadě dotazů a nedorozumění ze strany studentů na začátku semestru. 3.2.3 Kurzy pro LLP/Erasmus v IS Vypisuje-li ústav/katedra zvláštní kurzy pro přijíždějící studenty, je nutné je zavést do IS. Pokud chce pro studenty LLP/Erasmus zrušit prerekvizity či použít jiné kreditové ohodnocení, než mají čeští studenti (např. z důvodů dělení dvousemestrálního kurzu, jiné formy atestace apod.), taktéž předmět založí v IS. Kódy pro předměty vyučované výlučné pro LLP/Erasmus budou tento fakt zohledňovat, např. AIHSE pro historii, AAAE pro anglistiku, apod. Totéž platí pro předmět upravený v ISu pro LLP/Erasmus - u takových předmětů ještě v okénku zavádění předmětu ústavní/katederní koordinátor vyplní do políčka Výuku zajišťuje předmět kód předmětu, v rámci něhož je student LLP/Erasmus vyučován. 9

3.3 Příjezd studenta 3.3.1 Registrace a Orientation Week Týden před začátkem semestru je pro studenty LLP/Erasmus organizován tzv. Orientation Week, během kterého by měli získat všechny potřebné informace ohledně studia na FF UK a zároveň přehled o fungování praktických stránek jejich pobytu např. používání menz, počítačů atd. V tomto týdnu se koná jejich oficiální registrace u fakultního koordinátora, studenti obdrží Erasmus Guide pro aktuální akademický rok, seznam ústavních/katederních koordinátorů a termín koordinační schůzky, Erasmus indexy, kupóny na studentské karty, informační materiály o kurzech českého jazyka a v neposlední řadě i brožuru s cizojazyčnými kurzy, které mohou v daném semestru navštěvovat. Z tohoto důvodu musí být brožura vyhotovena v předstihu před začátkem semestru, aby byla k dispozici již během orientačního týdne. Čeští studenti navíc připravují bohatý kulturní program v rámci Erasmus Club. V tomto týdnu jsou zahraničním studentům k dispozici tutoři z řad českých studentů, kteří jim pomáhají se zařizováním praktických záležitostí a doprovází je např. na Cizineckou policii. 3.3.2. Koordinační schůzka na ústavu/katedře V rámci tohoto týdne žádáme také všechny ústavní/katederní koordinátory, aby zorganizovali menší setkání na své katedře, kde blíže představí podobu studia daného oboru a kurzy, které mohou studenti navštěvovat. Tuto schůzku by měl zorganizovat každý obor, nehledě na to, kolik studentů v daném semestru přijímá. Je zamýšlena nejen pro studenty přijaté na konkrétní obor, ale také pro studenty jiných podobných oborů, kteří by o nějaký kurz mohli mít zájem. Orientation Week je pořádán vždy týden před oficiálním počátkem výuky, registrace pak probíhají většinou během prvních dvou dnů, koordinační schůzky mohou být kdykoliv v průběhu tohoto týdne kromě termínů registrací. POZOR: Termín této schůzky je třeba sdělit fakultnímu koordinátorovi s dostatečným předstihem, aby mohl být zanesen do brožury pro přijíždějící studenty. 3.4 Studium 3.4.1. Zápis do kurzů Pro LLP/Erasmus studenty platí ohledně studia stejné podmínky jako pro české studenty, včetně povinnosti používat elektronický informační systém pro zápis do kurzů. Musí jim být otevřeny všechny kurzy na oboru, na který byli přijati. Mohou navštěvovat i kurzy na jiných oborech a dokonce i na jiných fakultách UK, poté vždy záleží na vyučujícím, zda je ochotný studenta přijmout. Pokud váš obor vyžaduje registraci do kurzu ještě na katederních internetových stránkách, je třeba o tom studenty informovat a případně jim pomoci. Studenti mohou po individuální dohodě s pracovníky zahraničního oddělení, kteří zajišťují program ECES, navštěvovat i kurzy vypisované v rámci tohoto programu. Tyto kurzy jsou ovšem primárně organizované pro platící americké studenty a studentům programu LLP/Erasmus jsou nabídnuta pouze zbylá volná místa. Na tato místa v programu ECES se studenti zapisují na internetové stránce tohoto programu a informace obdrží v rámci registrací. Při potížích se zápisem se studenti obrací na fakultního koordinátora. 10

3.4.2 Kurzy českého jazyka Zahraniční oddělení organizuje pro studenty LLP/Erasmus kurzy českého jazyka, které jsou zpoplatněné. Tyto kurzy se nezapisují do IS, studenti za ně ale obdrží 6 ECTS kreditů. Zdarma jsou pouze kurzy pod Ústavem bohemistických studií pro studenty přijaté na bohemistiku, český jazyk, českou literaturu nebo slavistiku. Bližší informace o kurzech českého jazyka lze vždy získat u fakultního koordinátora. 3.4.3 Změny ve studijním plánu Zpravidla během prvního měsíce studia je student povinen sestavit svůj definitivní studijní plán, a to pomocí formuláře Changes to Original Proposed Learning Agreement. Do toho vyplní kurzy, které odebral a přidal oproti plánu původnímu. Aby byl tento dokument platný a akceptovaný partnerskou univerzitou, vyžaduje podpis ústavního/katederního koordinátora (Departmental Coordinator). Pokud navržené změny ústavní/katederní koordinátor schválí a dokument podepíše, následuje podpis fakultního koordinátora na zahraničním oddělení. Následně je možné dokument odeslat na partnerskou univerzitu. 3.5. Ukončení studia 3.5.1 Hodnocení kurzů a zápis výsledků Veškeré absolvované kurzy je student povinen zapsat do indexu, který obdrží při zápisu na začátku semestru. Do indexu je mu vždy zapsána známka a počet získaných ECTS kreditů. Počet kreditů musí být vyučujícím vyplněn a zkontrolován s počtem kreditů v IS. POZOR: Hodnocení však vyučující musí zapsat i do IS! Známky se zapisují podle ECTS hodnotící škály: ECTS (European Credit Transfer System) Grading Scale A - EXCELLENT - outstanding performance with only minor errors B - VERY GOOD - above the average standard but with some errors C GOOD - generally sound work with a number of notable errors D SATISFACTORY - fair but with significant shortcomings E - SUFFICIENT - performance meets the minimum criteria FX - FAIL - some more work required before the credit can be awarded F - FAIL - considerable further work is required POZOR: Studenti LLP/Erasmus ve svém výpisu známek potřebují hodnocení ve škále ECTS, a to i u předmětů, které jsou jinak v našem systému vedeny jako neznámkované. IS zatím použití ECTS škály neumožňuje, pro zápis hodnocení do IS použijte stávající stupnici tak, aby hodnocení co nejlépe odpovídalo hodnocení podle ECTS v indexu. 3.5.2 Transcript of Records a Confirmation of Study Period Na základě indexu a záznamů v elektronickém systému je studentovi před odjezdem vystaven oficiální výpis známek - Transcript of Records. Ten vystavuje fakultní koordinátor, student o něj ale musí v dostatečném předstihu před svým odjezdem požádat a odevzdat vyplněný index. Pokud měl student nějaké výjimečné individuálně domluvené studium s některým pedagogem, je nutné toto kromě podpisu v indexu doložit ještě korespondencí koordinátorovi, potvrzením od 11

ústavního/katederního koordinátora, či jiným dokladem stvrzujícím, že student kurz absolvoval, za kolik kreditů a s jakým výsledkem. Poslední dokument, který student před odjezdem potřebuje, je Confirmation of Study Period, tedy potvrzení o délce studia na naší univerzitě. Toto potvrzení rovněž vystavuje fakultní koordinátor. 12

4. VÝUKOVÉ A ŠKOLÍCÍ POBYTY ZAMĚSTNANCŮ Výukové a školící pobyty se také uskutečňují pouze na základě platných bilaterálních smluv. Ve výjimečných případech a v konzultaci s fakultním koordinátorem lze smlouvu uzavřít i během akademického roku a uskutečnit tak mobilitu ještě ve stejném kalendářním roce. 4.1 Vyjíždějící pedagogové Veškeré aktualizované údaje včetně příslušných dokumentů pro tento typ mobility naleznete na rektorátních webových stránkách - http://www.cuni.cz/uk-232.html. Zde rovněž naleznete aktuální výpočet a výši podpory pro jednotlivé země. POZOR: Pro mobilitu v rámci LLP/Erasmus platí stejná pravidla jako u jiných pracovních cest je nutné vybavit dokumenty jako Cestovní příkaz, Hlášení o nástupu zahraniční cesty, případně Žádost o vyplacení zálohy na pracovní cestu. Tyto dokumenty zaměstnanec nevybavuje přes fakultního koordinátora LLP/Erasmus, ale přes příslušná oddělení. Rovněž závěrečné vyúčtování zahraniční cesty je stejné jako pro jiné zahraniční cesty a zaměstnanec je řeší s ekonomickým oddělením. Přidělené grantové prostředky jsou poskytovány formou zálohy, prostředky, které byly přiděleny nad rámec čerpání se vrací. 4.1.1 Výukové pobyty Při vysílání učitelů na výukové pobyty musí být splněny veškeré náležitosti stanovené v kvalifikačních podmínkách LLP/Erasmus pro výukové pobyty učitelů (viz Informace pro vyjíždějící pedagogy na webových stránkách zahraničního oddělení). Finanční podporu na výukový pobyt v zahraničí přiděluje pedagogovi Evropská kancelář UK. Před výjezdem je nezbytné sestavit tzv. výukový program (Teaching Assignment Teaching Programme), který je schválen vysílající i přijímající institucí. Za vysílající instituci tento dokument schvaluje vedoucí ústavu/katedry či děkan. Na základě schváleného výukového programu je možné vystavit Finanční dohodu o poskytnutí grantových prostředků opatřenou číslem, které přidělí fakultní koordinátor. Tato dohoda je uzavřena na fakultní úrovni mezi vyslaným zaměstnancem (oprávněným příjemcem) a děkanem fakulty (vysílající instituce). Kopie této dohody je zaslána do Evropské kanceláře. Není stanovena minimální délka pobytu v zahraničí, avšak pedagog musí v zahraničí odučit minimálně 5 hodin, maximální délka pobytu je 6 týdnů. Minimální počet odučených hodin dokládá učitel potvrzením, které vystavila a podepsala oprávněná osoba na přijímající instituci. Délku pobytu v zahraničí dokládá učitel předložením potvrzení o datech příjezdu a odjezdu. Po návratu z výukového pobytu musí učitel odevzdat závěrečnou zprávu obsahující výsledky jeho pobytu. Vyjíždějící pedagog se v souladu s Finanční dohodou o poskytnutí grantových prostředků zavazuje předložit po ukončení výukového pobytu na Odbor pro zahraniční styky RUK či svému fakultnímu koordinátorovi: 13

- potvrzení o délce výuky podepsané přijímající institucí obsahující jméno účastníka, datum zahájení a ukončení výuky a počet odučených hodin - potvrzení o zaplacení nákladů na cestu - závěrečnou zprávu 4.1.2 Školení Při vysílání zaměstnanců na školení musí být splněny veškeré podmínky stanovené v kvalifikačních podmínkách LLP/Erasmus pro školení zaměstnanců (viz Informace pro vyjíždějící pedagogy na webových stránkách zahraničního oddělení). Finanční podporu na školení v zahraničí přiděluje zaměstnanci Evropská kancelář UK. Pokud se jedná o příjezd zahraničního zaměstnance, poskytuje finanční podporu vysokoškolská instituce, která zahraničního zaměstnance pozvala. Před výjezdem je nezbytné sestavit tzv. pracovní program (Staff Training Work Programme), který je schválen vysílající i přijímající institucí. Za vysílající instituci tento dokument schvaluje děkan nebo jím pověřená osoba, často vedoucí ústavů/kateder. Na základě schváleného pracovního plánu je možné vystavit Finanční dohodu o poskytnutí grantových prostředků opatřenou číslem, které přidělí fakultní koordinátor. Tato dohoda je uzavřena na fakultní úrovni mezi vyslaným zaměstnancem (oprávněným příjemcem) a děkanem fakulty (vysílající instituce). Kopie této dohody je zaslána do Evropské kanceláře. Po návratu se vyjíždějící zaměstnanec v souladu s Finanční dohodou o poskytnutí grantových prostředků zavazuje předložit po ukončení školení na odbor pro zahraniční styky RUK nebo svému fakultnímu koordinátorovi: - Potvrzení o délce školení (dokument vydaný a potvrzený přijímající institucí obsahující jméno oprávněného příjemce, datum zahájení a ukončení školení). - potvrzení o zaplacení nákladů na cestu - závěrečnou zprávu 4.1.3 Přípravné a monitorovací návštěvy (PV, MV) Kromě výukového pobytu nebo školení je možné v zahraničí realizovat přípravnou (PV) nebo monitorovací (MV) návštěvu. Smyslem realizace takové návštěvy je uzavření nové bilaterální dohody LLP/Erasmus, navázání další spolupráce s partnerskou institucí nebo seznámení se a hodnocení zahraniční vzdělávací organizace. Zaměstnanec fakulty pro uskutečnění této zahraniční cesty předloží Žádost o realizace PV/MV, kterou schvaluje děkan příslušné fakulty. Finanční prostředky na realizaci přípravné nebo monitorovací návštěvy mohou být čerpány z organizačních prostředků (OM) LLP/Erasmus přidělených fakultě na organizaci mobilit studentů a zaměstnanců v příslušném akademickém roce. O čerpání těchto prostředků rozhoduje vedoucí ZO a jejich přidělení je spíše výjimečné a to podle přidělených finančních prostředků na konkrétní akademický rok. Vyúčtování nákladů na realizaci této zahraniční návštěvy podléhá pravidlům pro vyúčtování organizačních prostředků (OM) LLP/Erasmus. Po návratu z přípravné nebo monitorovací návštěvy zaměstnanec předloží hodnotící zprávu a předpokládané výstupy fakultnímu koordinátorovi LLP/Erasmus. 14

4.2 Přijíždějící pedagogové Vzhledem k tomu, že finance pro přijíždějící lektory pochází v rámci LLP/Erasmus od vysílající instituce, neklade si naše fakulta žádné zvláštní formální podmínky při přijímaní těchto hostujících pedagogů. Potřebné dokumenty, jako je Teaching Programme a potvrzení o délce výuky potvrzuje danému pedagogovi přijímající ústav/katedra vedoucí či koordinátor LLP/Erasmus. V případě, že pedagog přece jen potřebuje razítko a podpis od fakultního koordinátora, neváhejte se na nás obrátit, rádi tyto dokumenty potvrdíme i z naší strany. 15