Státní oblastní archiv v Plzni Č. j. SOAP/006-1625/2010 V Plzni dne 30. června 2010 Interní předpis č. 7/2010 o posuzování, schvalování a evidenci archivních pomůcek 1. Tímto interním předpisem se stanovují zásady postupu při posuzování, schvalování a evidenci archivních pomůcek (dále jen AP ) ve Státním oblastním archivu v Plzni (dále jen SOA ). 2. Ve státních okresních archivech a v 1. a 5. oddělení SOA (dále jen pracoviště ) jsou vyhotovovány AP podle právních předpisů a metodických norem. AP jsou pořizovány pomocí počítačových programů, které umožňují jejich uchovávání a předávání v elektronické podobě a tisk nebo export do formátu PDF. Pro pořizování nově vznikajících AP je třeba upřednostňovat databázové aplikace umožňující export do formátu vyžadovaného Ministerstvem vnitra (dále jen ministerstvo ). 3. Vedoucí zaměstnanec pracoviště předkládá k posouzení komisi ředitele SOA pro metodiku zpracování archiválií (dále jen komise ) koncept AP, EL NAD příslušného archivního souboru, případně rovněž protokol o vyřazení archiválií z evidencí NAD z důvodu přehodnocení významu (vzor v příloze č. 1) a protokol o zrušení archivního souboru včleněním jeho archiválií do jiného archivního souboru (v témže archivu, tj. v téže základní evidenci) (vzor v příloze č. 2) (dále jen předložené dokumenty ). Předložené dokumenty zašle v elektronické podobě ve formátu PDF na e-mailovou adresu tajemníka komise (koncepty@soaplzen.cz), který zajistí jejich následné zveřejnění na intranetu SOA. Koncepty AP vytvořené v textových editorech zašle navíc ve formátu DOC (koncepty vzniklé v databázové aplikaci pouze ve formátu PDF). Každá e-mailová zásilka je opatřena průvodním dopisem s čj., datem a specifikací zasílaných předložených dokumentů. 4. Komise při posuzování konceptů AP spolupracuje s archiváři SOA a podle potřeby i s archiváři z jiných veřejných archivů. Na návrh komise ředitel SOA přidělí vybranému archiváři (dále jen posuzovatel ) koncept AP k posouzení. Každý koncept AP se posuzuje samostatně a je přidělován minimálně dvěma posuzovatelům. Komise dbá na to, aby do posuzování bylo zapojeno co nejvíce archivářů. Koncepty AP archivních fondů krajských institucí, rodinných archivů a velkostatků apod. může ředitel SOA přidělit na základě doporučení komise posuzovateli z jiného veřejného archivu. 5. Posuzovatel vypracuje odborný posudek konceptu AP. V něm provede rozbor jeho obsahu a podá celkové zhodnocení z hlediska formálních náležitostí a odborného zpracování. Rozbor provádí systematicky podle jednotlivých částí AP. Upozorní na případné chyby a nedostatky a doporučí změny, jež by vedly ke zvýšení formální i odborné kvality AP a k následnému schválení jejího čistopisu (viz příloha č. 3). V případě závažných nedostatků může posuzovatel navrhnout vrácení konceptu 1
AP k přepracování. Drobné úpravy formálních gramatických a stylistických chyb v konceptu AP lze provádět v elektronické podobě přímo do vlastního textu pomocí funkce Revize v textovém editoru (viz příloha č. 4). Posuzovatel se vyjadřuje i k případně předloženým dokumentům. Posudek bude zpracován ve lhůtě stanovené ředitelem SOA při přidělení konceptu AP k posouzení. Posuzovatel zašle vypracovaný posudek v elektronické podobě ve formátu PDF a revidovanou verzi konceptu AP ve formátu Word na e-mailovou adresu tajemníka komise (koncepty@soaplzen.cz), který následně zajistí zveřejnění posudků na intranetu SOA. 6. K posudkům a k doporučením posuzovatelů vypracuje komise své stanovisko, v němž doporučí další postup při dokončení AP a vypracování jejího čistopisu. 7. Tajemník komise zašle po posouzení konceptu AP pracovišti v elektronické podobě všechny vypracované posudky společně s revidovanými verzemi konceptů AP, stanoviskem komise a s přípisem ředitele SOA. V něm bude doporučeno, jakým způsobem má být dokončeno zpracování čistopisu AP, případně provedeny další úkony spojené s jeho vypracováním. 8. Návrh na rozdělení konceptů AP k posouzení, závěry posouzení a stanoviska komise jsou obsaženy v zápisu ze zasedání komise. Tento zápis zpracovává tajemník komise ve spolupráci s předsedou komise. Zápis se rozesílá elektronickou poštou řediteli SOA, vedoucím 1., 4. a 5. oddělení SOA, ředitelům státních okresních archivů a všem členům komise. Současně tajemník komise zajistí jeho zveřejnění na intranetu SOA. Jeden exemplář zápisu v listinné podobě ukládá sekretariát ředitele ve spisovně SOA. 9. Vedoucí zaměstnanec pracoviště po navrácení konceptu AP s jeho posudky a případně s posudky předložených dokumentů zajistí vypracování čistopisu AP. K jeho vyhotovení dohodne se zpracovatelem využití připomínek a doporučení k provedení případných oprav a úprav. Čistopis AP vypracuje zpracovatel v elektronické podobě a poté jej dá vytisknout minimálně ve třech exemplářích. Čistopis AP vyhotovený v 1. a 5. oddělení SOA schvaluje svým podpisem ředitel SOA, čistopis AP vyhotovený ve státním okresním archivu schvaluje svým podpisem jeho ředitel. Čistopis AP je při schválení evidován v podacím deníku příslušného pracoviště SOA pod samostatným čj. Toto čj. a datum zaevidování je uvedeno v tiráži čistopisu AP se jménem a podpisem schvalujícího vedoucího zaměstnance pod údajem Pomůcku schválil. Vytištěná vyhotovení AP jsou příslušným pracovištěm SOA sešita do sešitové nebo svázána do knižní podoby. 10. Minimálně jeden exemplář čistopisu AP v tištěné podobě se zařazuje do sbírky AP na příslušném pracovišti SOA, kde jsou AP evidovány v evidenci programu PEvA. Schválený a řádně adjustovaný čistopis AP v tištěné podobě zašle pracoviště ve dvou vyhotoveních (v případě prozatímního inventárního seznamu v jednom vyhotovení) 4. oddělení SOA (lze tak poslat jedním podáním i více AP). K zaslanému čistopisu AP připojuje příslušné pracoviště SOA záznam o schválené AP z evidence AP vedených v programu PEvA v tištěné podobě. 4. oddělení SOA zajišťuje uložení jednoho vyhotovení čistopisu AP ve sbírce AP SOA a druhé vyhotovení zasílá do centrální sbírky AP ministerstvu. 11. Obdobně platí předchozí odstavce i pro dodatky ke stávajícím AP. Při rušení AP příslušné pracoviště SOA, které vede základní evidenci archiválií, zasílá 4. oddělení SOA záznam o rušené AP jako výstup z evidence AP vedených v programu PEvA. 2
12. Pracoviště zašle AP v elektronické podobě (tj. vyhotovenou v databázové aplikaci, případně v textových editorech) bezprostředně po jejím schválení v originálním formátu (v případě AP vypracované v databázové aplikaci též ve zkontrolovaném formátu XML) a zároveň ve formátu PDF/A-1 na e-mailovou adresu archivnipomucky@soaplzen.cz ke zveřejnění na webových stránkách SOA a k postoupení prostřednictvím tajemníka komise ministerstvu. 13. Tímto interním předpisem se ruší platnost Interního předpisu č. 4/2010 o posuzování, schvalování a evidenci archivních pomůcek č. j. SOAP/006-0709/2010 ze dne 9. 3. 2010. 14. Tento interní předpis nabývá účinnosti dne 1. července 2010 V Plzni dne 30. června 2010 Mgr. Petr Hubka ředitel Státního oblastního archivu v Plzni 3
Příloha č. 1 významu Vzor protokolu o vyřazení archiválií z evidencí NAD z důvodu přehodnocení Hlavičkový papír příslušného pracoviště Protokol o vyřazení archiválií z evidencí NAD z důvodu přehodnocení významu Při pořádání, inventarizaci (nebo z jiného důvodu a při jiné příležitosti) archivního souboru (název archivního souboru podle EL NAD) EL NAD (číslo) v roce (rok) byly vyřazeny z tohoto souboru podle 17 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění archiválie uvedené v příloze tohoto protokolu. Jde o archiválie, u nichž bylo provedeno podle 17 odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění přehodnocení významu a které nesplňují kritéria pro výběr archiválií stanovená 4 a 5 téhož zákona (zdůvodnění, proč se vyřazují). Vyřazení provedl(a,i,y): (jméno a příjmení) (funkce) (jméno a příjmení) (funkce) Celkový rozsah archiválií vyřazených ke zničení je (rozsah) bm. Vyřazené archiválie budou po podpisu tohoto protokolu zlikvidovány. Podpisy osob zúčastněných vyřazení a sepsání protokolu: Příloha: Seznam vyřazených archiválií 4
Příloha č. 2 Vzor protokolu o zrušení archivního souboru včleněním jeho archiválií do jiného archivního souboru (v témže archivu, tj. v téže základní evidenci) Hlavičkový papír příslušného pracoviště Protokol o zrušení archivního souboru (název archivního souboru podle EL NAD) EL NAD (číslo) (Zdůvodnění při jaké příležitosti byly archiválie rušeného archivního souboru přeřazeny do jiného nebo do jiných archivních souborů včetně uvedení jejich EL NAD a zdůvodnění těchto změn. Pokud jsou archiválie rušeného archivního souboru přeřazeny do více archivních souborů, je nutné vypsat v příloze protokolu jednotlivé evidenční jednotky, jejich časový rozsah a archivní soubor, do něhož se přeřazují.) Jména, příjmení, funkce a podpisy osob zúčastněných sepsání protokolu: Podpis ředitele SOA/SOkA: Příloha: EL NAD (číslo rušeného archivního souboru) Na vědomí: Státní oblastní archiv v Plzni 4. oddělení 5
Příloha č. 3 Pravidla pro zpracování odborného posudku AP Posudek AP vypracuje posuzovatel, jemuž byl na základě návrhu komise přidělen ředitelem SOA koncept AP k posouzení s termínem jeho vypracování. Posudek se zasílá k projednání komisi v elektronické podobě ve formátu PDF. Posudek obsahuje v záhlaví název, časové rozmezí a druh AP, jméno, popř. jména zpracovatelů AP a název archivu, v němž byla AP zpracována. Posudek konceptu AP obsahuje celkové zhodnocení z hlediska formálních náležitostí a odborného zpracování. Z důvodu přehlednosti je třeba jej členit podle jednotlivých částí AP. Posuzovatel v něm upozorní výslovně na všechny zjištěné obsahové a formální nedostatky, případně odkáže na závažné nedostatky, které označil revizí přímo v textu konceptu AP. Posudek musí být uzavřen celkovým zhodnocením, včetně případných doporučení úkonů nutných k dokončení a ke schválení AP, popř. návrhem, za jakých podmínek lze AP schválit či z jakých důvodů ji přepracovat. Posuzovatel se vyjadřuje i k případně připojenému protokolu o vyřazení archiválií z evidencí NAD z důvodu přehodnocení významu a protokolu o zrušení archivního souboru včleněním jeho archiválií do jiného archivního souboru (v témže archivu, tj. v téže základní evidenci). Posudek je označen místem vyhotovení a opatřen datací, jménem posuzovatele a názvem jeho pracoviště. 6
Příloha č. 4 Jak zapnout revize v MS Word 2007 Otevřete dokument, který chcete recenzovat. Klikněte myší před začátkem oprav na kartě Revize ve skupině Sledování na tlačítko Sledování změn. Jak zapnout revize v MS Word 2003 Otevřete dokument, který chcete recenzovat. V nabídce Nástroje klepněte na příkaz Sledování změn. Pokud je funkce sledování změn zapnuta, zobrazí se na stavovém řádku ve spodní části dokumentu indikátor REV. Jestliže funkci sledování změn vypnete, bude indikátor REV zobrazen šedě. 7
Jak zapnout revize v OpenOffice.org Otevřete dokument, který chcete recenzovat. V nabídce Úpravy klikněte na Sledování změn a poté Záznam. 8