LLP/ERASMUS PŘÍRUČKA PRO VYJÍŽDĚJÍCÍ STUDENTY ÚISK

LLP/ERASMUS PŘÍRUČKA PRO VYJÍŽDĚJÍCÍ STUDENTY ÚISK Aktualizace: 18. 2. 2013 Erasmus koordinátor ÚISK: Mgr. Lenka Němečková, e mail: lenka.nemeckova@ff.cuni.cz Erasmus koordinátor FF UK: Vít Prokopius, e mail: vit.prokopius@ff.cuni.cz Dokument zpracovaly: Mgr. Lenka Němečková, PhDr. Petra Zia Sluková, Ph.D. Dokument připomínkovaly: Bc. Václava Morongová, Mgr. Zuzana Rousková Datum zpracování: 25. 9. 2010

Tato příručka vychází z informací zveřejněných na webových stránkách programu Erasmus FFUK http://www.ff.cuni.cz/ff 285.html, respektive UK http://cuni.cz/uk 3411.html a specifikuje administrativní postup pro studenty ÚISK FF UK. Obsah 1. Konkurz programu Erasmus... 3 2. Informační schůzka po konkurzu... 3 3. Nominace... 4 4. Podání přihlášky na zahraniční univerzitu... 4 4.1. Agenda ÚISK... 5 4.1.1. Vypracování Protokolu o studijním plánu... 5 4.2. Agenda zahraničního oddělení FF UK... 6 4.2.1. Transcript of Records... 6 4.2.2. Přihláška na zahraniční univerzitu... 7 4.3. Individuální požadavky zahraničních univerzit... 7 4.3.1. Vlastní dokumenty... 7 4.3.2. Jazykové požadavky... 7 5. Termíny podávání přihlášky... 7 6. Finance... 8 6.1. Založení bankovního účtu... 8 6.2. Finanční záležitosti a jejich administrativa... 8 6.3. Finanční dohoda... 9 7. Před odjezdem... 9 8. Změny v Protokolu o studijním plánu... 9 9. Po příjezdu... 10 9.1. Agenda FF UK... 10 9.1.1. Doložení studia a atestací... 10 9.1.2. Sestavení závěrečné zprávy... 10 9.2. Agenda ÚISK... 10 9.2.1. Uznávání kreditů... 10 2

1. Konkurz programu Erasmus Konkurz na výjezd studentů ÚISK na oba semestry akademického roku se koná vždy na jaře předcházejícího akademického roku. Termín konkurzu bývá obvykle v březnu nebo dubnu, ovšem každý rok se může měnit podle požadavků FF UK. Vyhlášení konkurzu proběhne nejpozději měsíc před jeho konáním prostřednictvím elektronické konference uisk118 a webových stránek ÚISK http://uisk.ff.cuni.cz/listing.do?categoryid=2042. Spolu s vyhlášením konkurzu je zveřejněn i aktuální seznam univerzit včetně počtu volných míst a délky trvání pobytu. V některých případech může být vyhlášeno druhé kolo konkurzu. Vyhlašováno bývá v září stejného kalendářního roku a týká se výlučně volných míst na letní semestr daného akademického roku. Vyhlášení druhého kola závisí na výši zbylých finančních prostředků a volných míst v programu Erasmus. Požadavky na konkurz Strukturovaný životopis v jazyce studia na zahraniční univerzitě (angličtina, němčina, francouzština, španělština) v rozsahu max. 1 strany A4 Motivační dopis v jazyce studia na zahraniční univerzitě o rozsahu max. 1 str. A4. Motivační dopis uvádí důvody Vašeho záměru vycestovat, odborné i jazykové předpoklady Vašeho úspěšného studia na vybrané univerzitě, cíle, které se na dané univerzitě chystáte splnit a přínos studia na zahraniční univerzitě Vašemu budoucímu studiu a / nebo praxi. Vyplnění online přihlášky ve webové aplikaci https://is.cuni.cz/webapps/ před datem konání konkurzu Index s sebou k předložení v průběhu konkurzu Průběh konkurzu Konkurz probíhá cca 15 minut. Jeho náplní je pohovor v jazyce studia na zahraniční univerzitě (angličtina, němčina, francouzština, španělština) týkající se Vaší motivace, předmětu a cílů studia v zahraničí. Pohovor probíhá za přítomnosti minimálně tříčlenné komise z ÚISK. Kritériem výběru uchazečů jsou jejich jazykové znalosti, studijní výsledky, osobnostní předpoklady a motivace ke studiu v zahraničí a k výběru dané univerzity. Výsledky konkurzu Všem žadatelům budou výsledy konkurzu oznámeny e mailem (případně jinými prostředky sdělenými během pohovoru) co nejdříve po skončení konkurzu a vyhodnocení výsledků. 2. Informační schůzka po konkurzu Pro úspěšné žadatele bude v krátké době po uskutečnění konkurzu uspořádána informační schůzka, na které budou sděleny veškeré další organizační informace týkající se postupu přihlášky na zahraniční univerzitu a všechny organizační i studijní požadavky ze strany ÚISK i FF UK. Informační schůzka je pro všechny vyjíždějící studenty, včetně studentů vyjíždějících v letním semestru, povinná!!! V daném akademickém roce nebude žádný další termín této schůzky vyhlášen. Před schůzkou je nutné si prostudovat Příručku pro studenty Erasmus, vytisknout si ji a přinést ji s sebou. 3

Důležitým cílem schůzky je sestavení Protokolu o studijního plánu, který je součástí přihlášky na zahraniční univerzitu a je nutné jej sestavit v co nejkratší době. Na tuto schůzku si, prosím, přineste: seznam předmětů., které chcete studovat na zahraniční univerzitě, vyplněný ve formuláři Protokol o studijním plánu (dostupný ve webové aplikaci https://is.cuni.cz/webapps/) viz bod 4.1, index, kopii části Karolínky, která je relevantní Vašemu studijnímu programu na ÚISK. Váš výběr předmětů s Vámi Erasmus koordinátorka ÚISK na informační schůzce individuálně prodiskutuje a v případě, že bude Váš návrh splňovat veškeré náležitosti (viz bod 4.1), koordinátorka Vám Protokol o studijním plánu podepíše. Studenti, kteří vyjíždějí až v letním semestru, pravděpodobně nebudou mít ještě rozvrh od zahraniční univerzity k dispozici. Přesto je pro ně schůzka povinná a důležitá. Dozví se zde všechny administrativní náležitosti podání přihlášky na zahraniční univerzitu (administrativa na straně ÚISK, FF UK i zahraniční univerzity) a mají možnost své požadavky konzultovat s Erasmus koordinátorkou ÚISK i s ostatními vyjíždějícími studenty. 3. Nominace Na základě úspěšného absolvování výběrového řízení jste nominováni na studium na příslušné zahraniční univerzitě. Bezprostředně po potvrzení Vaší nominace ze strany FF UK je o tom zahraniční univerzita informována dopisem koordinátorky ÚISK, Mgr. Lenky Němečkové. Ve webové aplikaci https://is.cuni.cz/webapps/ Vám je Erasmus koordinátorem FF UK změněn status přihlášky na nominován a v tomto okamžiku můžete zahájit administrativní proces. Přestože to není na první pohled patrné, proces může trvat déle, často dochází např. k jeho zdržení na zahraniční univerzitě. Proto, prosím, jej nepodceňujte a neodkládejte jej na pozdější dobu. Může se pak stát, že do data Vašeho odjezdu nebudete mít všechna potvrzení nezbytná pro studium na zahraniční univerzitě! Výjezdem na zahraniční univerzitu přes program Erasmus též máte povinnost se po svém návratu zúčastnit informačních akcí a prezentovat průběh svého zahraničního studia studentům ÚISK vyjíždějícím následující akademický rok. Dále tímto souhlasíte s poskytnutím svých kontaktních údajů (e mail) pro potřeby vyjíždějících studentů ÚISK. K jinému účelu nebudou Vaše osobní údaje bez Vašeho souhlasu využity. 4. Podání přihlášky na zahraniční univerzitu Vyřizování výjezdu na zahraniční univerzitu se skládá z následujících agend: Agenda ÚISK o Potvrzení Protokolu o studijním plánu Agenda Zahraničního oddělení FF UK o Potvrzený Transcript of Records o Vytištěná a potvrzená přihláška z webové aplikace 4

Agenda Evropské kanceláře UK o Podepsání finanční dohody Doplňková agenda zahraniční univerzity ne vždy povinná, závisí na požadavku univerzity o Vyplnění online přihlášky na webové stránce univerzity o Potvrzení o jazykových zkouškách Podání přihlášky na zahraniční univerzitu vyžaduje vyřízení následujících dokumentů: Povinné součásti přihlášky: Vytištěná a potvrzená přihláška z webové aplikace Potvrzený Protokol o studijním plánu Potvrzený Transcript of Records Součásti přihlášky, které mohou být vyžadované zahraniční univerzitou: Vyplnění přihlášky na webové stránce univerzity Potvrzení o jazykových zkouškách 4.1. Agenda ÚISK 4.1.1. Vypracování Protokolu o studijním plánu Součástí přihlášky, zasílané na zahraniční univerzitu, je Protokol o studijním plánu. Studijní plán musí odpovídat studijnímu programu ÚISK. Předměty, které budete studovat v zahraničí, by měly mít uznatelné ekvivalenty na ÚISK, resp. FF UK. Mohou to být předměty povinné, povinně volitelné i volitelné. Povinností je splnit minimálně pět uznatelných předmětů nebo 30 ECTS kreditů za semestr, z toho 3 4 předměty musí být z oborového jádra ÚISK. Do studijního plánu si též můžete zapsat práci na bakalářské (BP) nebo diplomové (DP) práci. V tomto případě máte povinnost splnit tři předměty nebo 18 ECTS kreditů. BP nebo DP se do tohoto rozsahu nezapočítává. BP nebo DP si do studijního plánu můžete zahrnout pouze v tomto případě: BP/DP máte zapsanou v ISDP se statutem Zadáno a máte stanoveného školitele. Sestavíte stručnou charakteristiku na jakém úkolu v rámci BP/DP budete na zahraniční univerzitě pracovat (max. 1 stránka A4). Tuto charakteristiku necháte potvrdit od svého školitele a doložíte ji Erasmus koordinátorce ÚISK Mgr. Lence Němečkové. Bez ohledu na zahraniční pobyt je nutné splnit předepsaný počet kreditů pro postup do dalšího ročníku. Zahraniční pobyt také neodkládá zpoplatnění studia při překročení jeho běžné délky. Návrh Protokolu o studijním plánu předkládáte na informační schůzce Erasmus koordinátorce ÚISK, která Vám jej musí odsouhlasit a podepsat. Protokol Vám bude podepsán buď ihned na informační schůzce, nebo do něj zapracujete dohodnuté změny a přinesete formulář k podepsání v individuálně dohodnutém termínu. Podepsaný Protokol odevzdáte Erasmus koordinátorovi FF UK, který zajistí jeho podpis proděkankou pro studijní záležitosti FF UK. Protokol je pak součástí přihlášky na zahraniční univerzitu. Tento vyplněný a potvrzený Protokol o studijním plánu pro přihlášku do 5

zahraničí nemusí představovat konečnou verzi a bude jej možné po začátku pobytu v zahraničí změnit (viz bod 8 Změny v Protokolu o studijním plánu). Jak vyplnit Protokol o studijním plánu Protokol o studijním plánu vyplníte dle povahy Vámi zvolených předmětů. Do Protokolu zapisujete pouze zvolené předměty, práci na BP/DP do Protokolu nezapisujete. Můžete si zvolit následující tři varianty: A) Zvolili jste si předmět reciproční Vašemu studijnímu plánu na ÚISK (předmět, který má svůj přímý ekvivalent v povinných předmětech ÚISK) Pokud budete chtít takovýto předmět uznat, před výjezdem kontaktujte daného vyučujícího a domluvte se s ním na podmínkách uznání. Poskytněte mu co nejvíce informací o předmětu na zahraniční univerzitě (anotace předmětu, osnova apod.), aby měl možnost posoudit míru identity s předmětem vyučovaným na ÚISK. V případě, že se s pedagogem na uznání domluvíte, v kolonce Název domácí uveďte ekvivalent Vaší části Karolínky a zajistěte si podpis daným vyučujícím ÚISK. B) Zvolili jste si oborový předmět nezahrnutý v osnovách ÚISK Do kolonky Název domácí uvedete typ předmětu podle dostupných informací ( Povinně volitelná přednáška / Povinně volitelný seminář ). Nepřekládejte název předmětu!! Takovéto předměty podepisuje Erasmus koordinátorka ÚISK Mgr. Lenka Němečková. C) Zvolili jste si volitelný předmět, který není z oborového jádra ÚISK Do kolonky Název domácí uvedete typ předmětu Volitelná přednáška / Volitelný seminář. Nepřekládejte název předmětu!! Takovéto předměty podepisuje Erasmus koordinátorka ÚISK Mgr. Lenka Němečková. 4.2. Agenda zahraničního oddělení FF UK 4.2.1. Transcript of Records Povinnou přílohou přihlášky při jejím odeslání do zahraničí je výpis zkoušek v angličtině (tzv. Transcript of Records). Výpis Vám vydá Vaše příslušná studijní referentka na základě údajů ve Studijním informačním systému. Kvůli lhůtám Studijního oddělení Vám doporučujeme o výpis požádat v dostatečném předstihu. Více informací k výpisu naleznete na stránkách Studijního oddělení FF UK http://www.ff.cuni.cz/ff 8305.html. Pokud studujete v nižším ročníku daného studijního programu a nemáte ještě splněné žádné atestace (nebo jich máte velmi málo), předložte výpis z předcházejícího studijního programu. 6

4.2.2. Přihláška na zahraniční univerzitu Přihlášku si vyplníte ve webové aplikaci https://is.cuni.cz/webapps a připravíte ji k vytištění. Podrobný návod je také popsán přímo v aplikaci. V okamžiku odevzdání Protokolu o studijním plánu ji vytiskne a potvrdí Erasmus koordinátor FF UK Vít Prokopius, u nějž si přihlášku vyzvedněte. Všechny součásti přihlášky pak sami odešlete na zahraniční univerzitu. Prosím, ověřte a hlídejte si termíny pro odeslání přihlášky na Vaši zahraniční univerzitu. Součásti přihlášky: Vytištěná a potvrzená přihláška z webové aplikace (včetně Studijního plánu) Potvrzený Transcript of Records Potvrzení o přijetí na zahraniční univerzitu Vám bude zasláno na Vaši poštovní adresu, kterou uvedete v přihlášce. Měl by Vám být zaslán Akceptační dopis a/nebo potvrzený Studijní plán (Learning Agreement). Tyto dokumenty budete dále potřebovat k vyřízení Vašeho stipendia. 4.3. Individuální požadavky zahraničních univerzit 4.3.1. Vlastní dokumenty Řada zahraničních univerzit vyžaduje vlastní dokumenty a administrativní postupy, často i vyplnění jejich vlastní online přihlášky. Veškeré informace by měly být k dispozici na webových stránkách příslušné univerzity. V případě, že informace nejsou k dispozici, kontaktujte jejich Erasmus koordinátora. Některé zahraniční univerzity zasílají informace o vlastních požadavcích a uzávěrkách přímo FF UK. Naleznete je na webových stránkách FF UK programu Erasmus http://www.ff.cuni.cz/ff 8130.html. 4.3.2. Jazykové požadavky Některé univerzity vyžadují buď potvrzení o znalosti příslušného cizího jazyka, nebo absolvování jejich vlastní jazykové zkoušky. Tyto informace by měly být uvedené na webových stránkách příslušné univerzity, případně byste o nich měli být informováni individuálně. Potvrzení o jazykové zkoušce (A/B) vydává na požádání Jazykové centrum FF UK. V případě že musíte nebo chcete studovat jazyk země, do které vyjíždíte, máte v rámci programu Erasmus možnost využít nabídky předsemestrálních intenzivních jazykových kurzů EILC (Erasmus Intensive Language Courses). Kurzy jsou bezplatné, probíhají před začátkem semestru na dané univerzitě, a na pobyt spojený s jejich navštěvováním máte možnost čerpat stipendium. Více informací o EILC kurzech naleznete na webových stránkách UK http://www.cuni.cz/uk 3096.html#21. 5. Termíny podávání přihlášky Termíny FF UK pro odeslání vytištěných přihlášek na zahraniční univerzitu jsou následující: na zimní semestr do 30. května na letní semestr do 30. Října Termíny podání přihlášek na zahraničních univerzitách se mohou lišit od termínů FF UK!!! 7

6. Finance Výše Vašeho stipendia závisí na zemi, do které cestujete. Aktuální výši přidělovaných stipendií naleznete v následující tabulce http://ff.cuni.cz/ff 285 version1 SM.xls. Odkaz na ní je uveden i na webové stránce administrativního postupu pro výjezdy v aktuálním roce FF UK v bodě 4 ( Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia... ). Finanční agendu má v kompetenci výhradně zahraniční oddělení FF UK. 6.1. Založení bankovního účtu Pro vyplacení stipendia je nutné založit si speciální bankovní účet v cizí měně u Komerční banky. Žádná jiná forma výplaty stipendia není možná. Tento účet je veden pouze po dobu studia v rámci programu Erasmus. Jeho založení, vedení i zrušení účtu je, dle informací FF UK, zdarma. Účet je nutné založit na pobočce KB v Praze 1, Dlouhá 34 po předchozím telefonickém domluvení termínu s těmito kontaktními osobami: Kontaktní osoby: Martina Marešová ředitelka pobočky Josef Manda bankovní poradce E mail: martina_maresova@kb.cz josef_manda@kb.cz Telefon: 224 008 516 955 547 502 Otevírací doba: PO, ST: 9:00 12:00, 13:00 18:00 ÚT, ČT: 9:00 12:00, 13:00 17:00 PÁ: 9:00 12:00, 13:00 16:00 Pro založení účtu je nutné mít s sebou následující dokumenty: Kopii přihlášky na Erasmus potvrzenou fakultním koordinátorem (nenechávat v bance, kopii později vyžaduje i evropská kancelář!) Občanský průkaz Studijní průkaz nebo jiný doklad stvrzující totožnost (pas, ISIC karta atd.) Informace o založení účtu jsou také součástí elektronické aplikace pro přihlášku na zahraniční univerzitu! Více informací naleznete také na webových stránkách programu Erasmus FF UK http://www.ff.cuni.cz/ff 285.html#textanch4. 6.2. Finanční záležitosti a jejich administrativa Účelové stipendium na studium na zahraniční univerzitě v rámci programu Erasmus je přiznáno až po obdržení Akceptačního dopisu nebo potvrzení Studijního plánu (Learning Agreement) od zahraniční univerzity. Aby byl akceptační dopis použitelný jako podklad pro přiznání stipendia, musí obsahovat jméno studenta, data začátku a konce studijního pobytu a podpis zástupce partnerské univerzity s jejím razítkem. Na základě těchto dokumentů Vám bude na zahraničním oddělení vydáno rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia na podporu studia v zahraničí. Toto potvrzení Vám připraví 8

koordinátor FF UK, zajistí jeho potvrzení od děkana FF UK a do cca 2 dnů Vám jej připraví k vyzvednutí. 6.3. Finanční dohoda Přiznané stipendium Vám bude poskytnuto na základě podepsání Finanční dohody. Jedná se o oficiální dokument, který stanoví závazky vyplývající z realizace studijního pobytu. Finanční dohodu podepisujete Vy (příjemce stipendia) a vysílající instituce (prorektor pro zahraniční styky a mobilitu). Finanční dohodu vystavuje Evropská kancelář rektorátu UK v Praze (http://www.cuni.cz/uk 1337.html). K podpisu dohody budete vyzvání Evropskou kanceláří e mailem. K podpisu dohody budete potřebovat následující dokumenty: Akceptační dopis nebo Learning Agreement, potvrzený partnerskou univerzitou Rozhodnutí děkana o přiznání účelového stipendia na podporu studia v zahraničí Protokol o studijním plánu v zahraničí První dva dokumenty si předem vyzvedněte u Erasmus koordinátora FF UK (viz Finanční záležitosti a jejich administrativa). Během Vaší návštěvy v evropské kanceláři Vám bude také vystaveno Potvrzení o nominaci (LLP Erasmus Nomination Letter), který budete potřebovat pro další administrativu v zahraničí! 7. Před odjezdem Je nutné nahlásit zahraniční stáž na studijním oddělení FF UK. Prostudujte si závěrečné zprávy studentů, kteří program absolvovali před Vámi na http://erasmus databaze.naep.cz/modules/erasmus/. 8. Změny v Protokolu o studijním plánu Nejpozději do jednoho měsíce od začátku semestru na zahraniční univerzitě můžete provádět změny ve Vašem studijním plánu. Nový studijní plán musí i stále splňovat všechna kritéria pro původní studijní plán tj. minimální počet kreditů nebo předmětů a existence jejich ekvivalentu na ÚISK. Ke změnám v Protokolu o studijním plánu může dojít v případě, kdy po příjezdu na zahraniční univerzitu zjistíte například příliš vysoké požadavky na Vámi zvolené kurzy, nebo univerzita vypíše dodatečné předměty, které nebyly v původní nabídce, případně pokud zjistíte, že Vámi zapsaný kurz neodpovídá Vašim požadavkům. V tomto případě musíte vyplnit formulář Changes to original proposed study programme/learning agreement (http://www.ff.cuni.cz/ff 289 version1 changes.doc). Koordinátorce ÚISK Mgr. Lence Němečkové zašlete e mailem návrh změn, Váš původní (schválený) Protokol o studijním plánu a Vámi navrhované změny ve výše uvedeném formuláři Changes. Poté, co Vám koordinátorka ÚISK změny odsouhlasí, si nechte tento formulář potvrdit na zahraničním oddělení Vaší zahraniční univerzity. Nakonec je třeba tento potvrzený formulář podepsat a zaslat koordinátorce ÚISK (poštou, faxem, naskenovaný e mailem). Koordinátorka ÚISK jej podepíše a zašle na zahraniční oddělení FF UK. Nezasílejte jej na zahraniční oddělení sami! 9

Spolu s tímto formulářem je nutné Vaše změny zadat i do webové aplikace pod sekci Studijní plán. Při vytištění studijního plánu Vám aplikace automaticky vygeneruje formulář Změny protokolu o studijním plánu, který spolu s formulářem Changes odešlete podepsaný koordinátorce ÚISK. 9. Po příjezdu 9.1. Agenda FF UK 9.1.1. Doložení studia a atestací Po ukončení zahraničního studia je nutné doložit fakultnímu koordinátorovi následující dokumenty: Transcript of Records výpis o absolvování studia a Vašich výsledcích. Na jeho základě budete dále žádat o uznání atestací a kreditů. Transcript of Records Vám vydá zahraniční univerzita buď na místě nebo Vám jej zašle poštou na Vámi uvedenou kontaktní adresu v přihlášce nebo na adresu zahraničního oddělení FF UK. Je možné, že Transcript od records Vám bude doručen i dlouho po ukončení Vašeho programu. Confirmation of LLP Erasmus study period potvrzení délky studia. Formulář je ke stažení na této stránce: http://www.ff.cuni.cz/ff 289.html. Na základě tohoto dokumentu se dále rozhoduje, zdali jste v zahraničí strávili dobu odpovídající přiznanému stipendiu. V opačném případě budete muset poměrnou část stipendia vrátit! Velmi se doporučuje vyřídit si všechny potřebné dokumenty před návratem do ČR. Zpětně bývá velmi obtížné všechna potvrzení sehnat. 9.1.2. Sestavení závěrečné zprávy Vaší povinností po návratu bude sepsat závěrečnou zprávu a odevzdat ji fakultnímu koordinátorovi. Závěrečnou zprávu vyplňujete ve webové aplikaci na webových stránkách NAEP http://erasmusdatabaze.naep.cz/modules/erasmus/. Zde se přihlaste svou e mailovou adresou tak, jak je uvedena v přihlášce. Pro zpracování závěrečné zprávy se můžete inspirovat zprávami Vašich kolegů, které jsou na těchto stránkách zveřejněné. 9.2. Agenda ÚISK 9.2.1. Uznávání kreditů Kredity získané na zahraniční univerzitě Vám budou uznány na ÚISK. Tuto agendu vyřizuje Erasmus koordinátorka ÚISK Mgr. Lenka Němečková. Pro uznání kreditů je nutné mít s sebou následující dokumenty: Transcript of Records Odsouhlasený Protokol o studijním plánu, případně protokol Changes to original proposed study programme/learning agreement Index Kopii části Karolínky, která je relevantní Vašemu studijnímu programu na ÚISK. Všechnu ostatní agendu po příjezdu řeší zahraniční oddělení, respektive Erasmus koordinátor FF UK. 10