ARCHIV MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM ZPRÁVA O ČINNOSTI ARCHIVU MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM ZA ROK 2016 Zpracoval PhDr. Vladimír Kaiser 13. ledna 2017
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2016 2 ARCHIV MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM (AMÚ) byl členěn na úseky: 1. historický archiv 2. spisový meziarchiv V roce 2016 archiv nezpracoval žádný materiál do Zastupitelstva nebo Rady města Ústí nad Labem. AMÚ eviduje počty žádostí o informace dle zákona 106/1999 Sb. a způsob jejich vyřizování. Za rok 2016 je evidována 1 žádost podle zákona č. 106/1999 Sb. a pro čtyři žádosti adresované magistrátu poskytnul podklady. Personální stav V roce 2016 neproběhly žádné personální změny. Personální stav archivu je k 31. 12. 2016 následující: 1) PhDr. Vladimír Kaiser, ředitel archivu 2) PhDr. Věra Hladíková, vedoucí odborná archivářka, zástupkyně ředitele 3) Stanislava Kešnerová, samostatná archivářka 4) Jitka Pieňkosová, archivářka a uklízečka 5) Mgr. Helena Patráková, odborná archivářka ve spisovém meziarchivu 6) Danka Pilařová, archivářka ve spisovém meziarchivu Historický archiv Zpřístupňovací a rešeršní práce V roce 2016 byly pořádány tyto archivní fondy: Pozn.: NAD číslo fondu v celostátní evidenci Národního archivního dědictví, AP číslo archivní pomůcky. inventarizace NAD název fondu časový rozsah celkem běžných metrů 805 Zdeněk Horský, osobní fond (1912) 1942-1985 0,92 274 807 Jindřich Meszner, osobní fond (1910) 1977-1999 1,92 273 1214 Archiv obce Chuderovec (1835) 1852-1945 0,3 277 (1946) celkem 3,14 AP reinventarizace NAD název fondu časový rozsah celkem běžných metrů AP 417 Archiv obce Chlumec u Chabařovic (1608) 1850-1943 0,44 275 418 Archiv obce Chuderov 1880-1945 (1949) 0,24 276 419 Archiv obce Chvalov 1925-1945 (1949) 0,08 278 celkem 1,06
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2016 3 V reinventarizaci fondů obecních úřadů se bude pokračovat i v roce 2017. Reinventarizace těchto fondů je nutná, protože při generální inventuře se vytřídily dodatky zamanipulované do jiných fondů, především fondů místních národních výborů. katalogizace Při katalogizaci Sbírky zvukových záznamů v roce 2016 byl graficky editován katalog celé sbírky a zpřístupněn na webových stránkách archivu. http://www.usti-nad-labem.cz/images/archiv_knihy/sbirka-zvukovych-dokumentu.pdf Předarchivní péče V roce 2016 byly provedeny kontroly vedení spisové služby následujících organizací: ZŠ Rabasova (19. 2. 2016) ZŠ Hluboká (21. 4. 2016) Dům dětí a mládeže (27. 5. 2016) Metropolnet (3. 11. 2016) Pracovnice Archivu města prohlédla aktuálně platné spisové a skartační řády jednotlivých organizací a posoudila vhodnost prostorů určených pro ukládání spisového materiálu. Byla provedena namátková kontrola podacích deníků a evidencí dokumentů ve spisovně. Z kontrol byly vyhotoveny protokoly, jež byly předány odpovědným osobám a odboru kontroly magistrátu města. Archiv města Ústí nad Labem eviduje za uplynulý rok 2016 celkem 28 skartací. Počet archiválií v Archivu města Ústí nad Labem a stav zpracování archivních souborů běžných metrů % nezpracováno 476 622,37 32,92 zpracováno 673 1268,67 67,08 z toho 669 1263,71 66,83 inventarizováno celkem 1157 1891,04 Přírůstky archivu a akviziční činnost V roce 2016 archiv získal bezplatně tyto přírůstky: 1. Archiv fary Chlumec, 1 papežské breve o vysvěcení kaple Nejsvětější Trojice na Horce z roku 1756 a rozsahu 0,01 bm delimitací ze Státního okresního archivu v Litoměřicích s předávacím protokolem. 2. Archiv fary Svádov, 1 papežské breve o vysvěcení filiálního kostela sv. Václava ve Valtířově z roku 1753 a rozsahu 0,01 bm delimitací ze Státního okresního archivu v Litoměřicích s předávacím protokolem.
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2016 4 3. Osobní fond Františka Spěváčka (1929-2016), s dokumenty z činnosti 13. skautského oddílu Krásné Březno a 5. oddílu v Děčíně, 4 kartony rozsahu 0,44 bm od Pavla Šlégra na základě darovací smlouvy. 4. Městský úřad Chabařovice, 15 kartonů dokumentů z činnosti úřadu z let 1996-2012 o rozsahu 1,65 bm od Městského úřadu v Chabařovicích s předávacím protokolem 5. Obecní úřad Tisá, plán obce 1:2880 z roku 1910 darem od Karla Hnízdila z Tisé. 6. Obecní úřad Velké Chvojno, 10 balíků dokumentů z činnosti úřadu z let 2005 o rozsahu 1 bm s předávacím protokolem. 7. III. mateřská škola Klíše, Štefánikova 14, školní kronika z let 1946-1973 o rozsahu 0,02 bm bez předávacího protokolu. 8. Magistrát města Ústí nad Labem, 1 balík spisů odboru kontroly z let 1996-2005 o rozsahu 0,03 bm s předávacím protokolem. 9. Obecní úřad Velké Březno, 39 balíků spisů z let 1990-2006 o rozsahu 4,18 bm s předávacím protokolem. 10. Obecní úřad Telnice, 5 balíků spisů z let 1990-2011 o rozsahu 0,55 bm s předávacím protokolem. 11. Sbor dobrovolných hasičů v Chuderově, 1 balík spisů z let 1899-1906 o rozsahu 0,11 bm s předávacím protokolem. 12. Městský úřad Trmice, 10 balíků dokumentů z činnosti úřadu z let 1992-2004 o rozsahu 1,43 bm s předávacím protokolem. 13. Městský úřad Chlumec, 7 balíků dokumentů z činnosti úřadu 1991-2006 o rozsahu 1,85 bm s předávacím protokolem. V roce 2016 archiv nezískal za úplatu žádné dokumenty: Spisový meziarchiv se v roce 2016 rozrostl především o dokumenty, předané odbory města Ústí nad Labem, především stavebním odborem. Badatelé V roce 2016 studovalo v badatelně archivu celkem 109 badatelů, z toho 9 zahraničních. Počet badatelských návštěv v roce 2016 byl 223. Poskytování informací a rešerší Historický archiv v roce 2016 vyřídil celkem 267 dotazů a žádostí o rešerše písemně a 422 dotazů elektronicky. Úložní plocha V současné době má archiv k dispozici přibližně 1405 běžných metrů volných regálů a volné místo pro postavení regálů o kapacitě přibližně 270 běžných metrů. Volná úložní kapacita archivu vystačí na dobu přibližně 50 let i delší.
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2016 5 Počítačová a reprografická technika Archiv je vybaven odpovídající počítačovou a reprografickou technikou. Z větší části tuto techniku dodává a udržuje firma Metropolnet a. s. Ústí nad Labem. Archivní knihovna Archivní příruční knihovna v roce 2016 se rozšiřovala koupí, dary a publikační činností archivu o 6 svazků. Na nákup knih a předplatné periodik byla vynaložena celková částka 5.140,90 korun. Ke dni 31. 12. 2016 obsahovala archivní příruční knihovna celkem 2903 svazků. Ediční a vydavatelská činnost archivu V roce 2016 Archiv města Ústí nad Labem vydal v městském nakladatelství ve spolupráci s Muzeem města Ústí nad Labem tuto publikaci: 1. Věra Hladíková, Znak města Střekova, 20 s., 300 výtisků 2. Václav Houfek, Vladimír Kaiser a Martin Kolář, Ernst Gustav Doerell v edici Ústecká vlastivěda sv. XII, 198 s., náklad 800 + 200 výtisků. Exkurse, přednášky, vědecké konference a výstavy V roce 2016 Archiv města Ústí nad Labem navštívily 3 exkurse žáků základních škol a 4 exkurse studentů FF UJEP, katedry historie. Dále se archiv spolupodílel na přípravě výstav v Muzeu města Ústí nad Labem: Tenkrát na severozápadě, Ernst Gustav Doerell. Spolupráce se sdělovacími prostředky Archiv spolupracoval s Českou televizí při přípravě zpravodajství, s Českým rozhlasem Sever a MfDnes. Příjmy archivu za rok 2016 Největším zdrojem příjmů archivu města Ústí nad Labem byl prodej knih vydaných městem, v menší míře pak příjem ze služeb poskytovaných archivem. K 23. 12. 2016 činil tento příjem 73.964,85 Kč. Spisový meziarchiv Spisový meziarchiv Magistrátu města Ústí nad Labem pokračoval ve své činnosti jako úsek Archivu města Ústí nad Labem nadále i v roce 2016. Odborné vedení meziarchivu prováděla Mgr. Helena Patráková.
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2016 6 V roce 2016 bylo zpřístupněno 2042 stavebních spisů ve 310 kartonech. V současné době spisový meziarchiv vedle personálních spisů města Ústí nad Labem a jeho zařízení spravuje 45 716 stavebních spisů v 6136 kartonech a 1295 spisů dopravních staveb v 512 kartonech. Zpřístupněné spisy jsou v hojné míře využívány pracovníky magistrátu a veřejností, především stavebníky a žadateli o důchodové zabezpečení. Pracovnice spisového meziarchivu v roce 2016 vyřídily celkem 891 žádostí o rešerše a vyhledání materiálů.. Ústí nad Labem, 13.1.2017 PhDr. Vladimír Kaiser, ředitel archivu
I. Personální podmínky archivu Tabulka č. 1a Personální obsazení Funkce Jméno Specializace Další odborné aktivity ředitel PhDr. Vladimír Kaiser evidence NAD, zpřístupňování archiválií, vydavatelská činnost sazba knih zást. řed. PhDr. Věra Hladíková zástupkyně ředitele, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše archivář Mgr. Helena Patráková metodický dohled v předarchivní péči, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše archivář Stanislava Kešnerová hospodářka, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše archivář Jitka Pieňkosová obsluha badatelny, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše archivář Danka Pilařová zpřístupňování personálních agend, archivní rešerše I. Personální podmínky archivu Tabulka č. 1b Druh pracovní činnosti Systematizovaný stav Skutečný stav 1. Řízení (ředitel, vedoucí oddělení, auditor) 1 1 2. Ekonomika, administrativa (ekonomové, účetní, hospodářky, sekretářky, písařky, podatelny 1 1 apod.) 3. Správa budov, autoprovoz (správci budov, topiči, údržbáři, uklízečky, ostraha, řidiči) 0 0 4. Informatika 0 0 5. Konzervace a restaurování, preventivní péče o archiválie 0 0 6. Reprografie 0 0 7. Badatelské služby 1 1 8. Vydavatelská a propagační činnost (redaktoři, grafici, tiskaři) 0 0 9. Předarchivní péče, kontrolní činnost 1 1 10. Archivní evidence a metodika 0 0 11. Péče o archiválie, zpracování archiválií, správa archivních souborů 3 2 12. Zahraniční styky 0 0 Celkem 7 6
Tabulka č. 2 Protokoly o výběru archiválií ve skartačním řízení Pracoviště výběr archiválií ve skartačním řízení (počet protokolů) u původců podle 3 odst. 1 3 odst. 2 Archiv města Ústí nad Labem 0 44 Výběr archiválií mimo skartační řízení (počet protokolů) Počet správních řízení podle 10 odst. 3 0 0 Název archivního souboru Uspořádáno bm za rok Tabulka č. 4a. Zpracování archiválií Inventarizováno bm za rok Zkatalogizováno evidenčních Počet katalogizačních záznamů Zrejstříkováno evidenčních Jméno zpracovatele Průběžně Definitivně Zdeněk Horský, osobní fond 0,92 0,92 0 0 PhDr. Vladimír Kaiser Jindřich Meszner, osobní fond 1,92 1,92 0 0 PhDr. Vladimír Kaiser Archiv obce Chuderovec 0,3 0,3 0 0 PhDr. Věra Hladíková celkem 3,14 3,14 0 0 Tabulka č. 4b. Reinventarizace Název archivního souboru Časový rozsah Původní rozsah Rozsah v bm po Jméno zpracovatele v bm reinventarizaci Archiv obce Chlumec u Chabařovic (1608) 1850-1943 0,28 0,44 PhDr. Věra Hladíková Archiv obce Chuderov 1880-1945 (1949) 0,50 0,24 PhDr. Věra Hladíková Archiv obce Chvalov 1925-1945 (1949) 0,08 0,08 PhDr. Věra Hladíková
Pracoviště Uspořádáno bm za rok 2016 Tabulka č. 4c. Zpracování archiválií (součty) Inventarizováno bm za rok 2016 Archiv města Ústí nad Labem Průběžně Definitivně Inventarizace 3,14 0 3,14 Reinventarizace 0,76 0 0,76 Zkatalogizováno evidenčních Počet katalogizačních záznamů Zrejstříkováno evidenčních Název pracoviště Počet badatelů celkem Z toho cizinců Tabulka č. 5. Využívání archiválií Počet badatelských návštěv Počet správních řízení podle 38 odst. 2 Počet zapůjčených evidenčních Počet vypůjčených evidenčních Počet rešerší pro úřední potřebu Počet rešerší pro soukromé účely AM Ústí nad Labem 109 9 223 0 156 0 250 423 Tabulka 6. Provedené kontroly Organizační jednotka Kontrolovaný subjekt Sídlo Datum provedení AM Ústí n.l. ZŠ Rabasova Ústí nad Labem 19. 2. 2016 AM Ústí n.l. ZŠ Hluboká Ústí nad Labem 21. 4. 2016 AM Ústí n.l. Dům dětí a mládeže Ústí nad Labem 27. 5. 2016 AM Ústí n.l. Metropolnet Ústí nad Labem 3. 11. 2016 IV. Stav archiválií Tabulka č. IVa. Prověrky fyzického stavu archiválií Název pracoviště Počet prověrek fyzického stavu Z toho archivních kulturních památek Z toho národních kulturních památek Počet případů zjištěného poškození Archiv města Ústí nad Labem 12 0 0 0
IV. Stav archiválií Tabulka b. Extrémní naměřené teploty a relativní vlhkosti v roce 2016 Místo měření Datum měření Teplota v C Datum měření Relativní vlhkost v % suterén 4.1.2016 10 28.11.2016 40 suterén 12.9.2016 20 20.6.2016 80 dvůr 4.1.2016 10 4.1.2016 39 dvůr 11.7.2016 20 15.8.2016 70 1. podlaží 4.1.2016 12 9.5.2016 42 1. podlaží 12.9.2016 25 20.6.2016 56 2. podlaží 4.1.2016 12 4.1.2016 41 2. podlaží 12.9.2016 26 24.10.2016 56 3. podlaží 25.1.2016 10 16.5.2016 41 3. podlaží 11.7.2016 28 21.11.2016 66 Název archivního souboru IV. Stav archiválií Tabulka c. Množství bezpečnostních kopií zhotovených zhotovených v roce 2016 Počet políček bezpečnostního mikrofilmu Počet kusů bezpečnostních negativů Počet políček studijních kopií Počet digitálních kopií 0 0 0 0 V. Konzervace a restaurování archiválií Tabulka a. Konzervace a restaurování archiválií Druh archiválií Značka archivního souboru Zkonzervováno a zrestaurováno (kusů) Počet preg. listin 0 Počet papír. listin 0 Počet přívěš. pečetí 0 Počet preg. rukopisů 0 Počet papír. rkp. nebo knih 0 Počet vazeb 0 Počet spisů 0 Počet map a plánů 0
Počet grafických listů 0 V. Konzervace a restaurování archiválií Tabulka b. Konzervace a restaurování archiválií - zakázkovým způsobem Název firmy Počet zakázek Náklady v Kč 0 0 VI. Knihovna název pracoviště evidovaných svazků k 31.12. 2016 přírůstků v roce 2016 AM Ústí nad Labem 2903 6 VIII. materiálně technická situace archivu Tabulka a) Využití kapacit a prostorová rezerva Název pracoviště Využitá kapacita v bm Volná plocha bez regálů Volná kapacita regálů v bm Přírůstky v roce 2016 v bm AM Ústí n.l. 1891 200 m2 1398 7 VIII. Materiálně technická situace archivu Tabulka c) Celkový přehled o plnění příjmů a čerpání výdajů za rok 2016 Ukazatel Rozpočet vč. mimorozpočtových zdrojů dle zákona č. 218/2000 Sb. Čerpání v roce 2016 celkem Příjmy v tom: nedaňové a kapitálové příjmy 80.000 skutečné příjmy: 73.964,85 a příjmové dotace Výdaje celkem *) 817.000 674.736,39 *bez platů, mzdovou agendu provádí Magistrát města Ústí nad Labem