Projektové řízení 7.11.2012 PhDr. Ondřej Beránek.
Obecná specifika projektového řízení Projekt je jedinečný proces sestávající se z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji
Obecná specifika projektového řízení podnikové řízení projekt veličina není definován konec čas (předpoklad - podnik bude fungovat co nejdéle definovaný začátek i konec trvalé opakování aktivit rutinního řízení projekt realizován jednou, bez opakování perioda každá podnikatelská aktivita představuje malý díl celého podnikání riziko každé jednotlivé podnikatelské akce je nižší odklady nemusí být vždycky kritické stálý tým se stálými zdroji hodnota projektu/dotace představuje často významnou část obratu/zisku riziko projektu je značné, neúspěšné projekty nelze opravit každý odklad v průběhu projektu má vliv na výsledek, zejména odklad v činnosti, která je součástí tzv. kritické cesty struktura týmu a jeho vybavení pouze pro období projektu finance riziko časové odchylky lidské zdroje
Projekty financované z dotací Nutné promítnout požadavky pravidel poskytovatele do vlastní náplně projektového řízení a administrace dotačního titulu; zásadní externí vlivy, proměnlivost Tato pravidla jsou vymezena v řízené dokumentaci daného operačního programu Pro úspěšnou realizaci projektu je důležité se detailně seznámit se zněním právního aktu o poskytnutí dotace (Smlouva o poskytnutí dotace, Rozhodnutí o poskytnutí dotace, Dohoda o poskytnutí příspěvku, Koordinační dohoda atp.) včetně navázaných příloh
Nastavení projektového řízení v rámci organizace Jasné vymezení procesů, jejich vlastníků, kompetencí respektive odpovědností Vymezení vztahů podřízenosti a nadřízenosti (organizační pavouk) zadávání a delegování úkolů, kontrola a hodnocení pracovníků; řídící projektový manažer Jasné vymezení schvalovacích a rozhodovacích procesů (eskalace rozhodování, schvalování výstupů, faktur, odměn atp.); rozhodování o problematických situacích
Nastavení projektového řízení v rámci organizace Nastavení pravidel komunikace (zejména u větších organizací, kde je nutná součinnost více útvarů/oddělení) Vazba projektového týmu na strukturu organizace (komunikační toky, hierarchie), postavení v organizaci, řešení přesahujících kompetencí Nastavení komunikační platformy/platforem (možnost sdílení dokumentace a sdílení informací) Přehledné vedení dokumentace k projektu a archivace dle pravidel dotačního programu
Nastavení projektového řízení v rámci organizace Pravidla práce projektového týmu případně dílčích pracovních skupin (frekvence jednání, vedení zápisů z jednání, kontrola plnění úkolů) Vytvoření databáze formulářů a dokumentů projektu splňujících požadavky na publicitu a požadavky na obsahované informace dle pravidel daného operačního programu a zásad projektového řízení Nastavení kalendáře úkonů a plánu navazujících a provázaných činností
Nastavení projektového řízení v rámci organizace Využití interních předpisů: formalizace pravidel projektového řízení v rámci organizace archivační směrnice a spisový řád zohledňující podmínky dotačního programu; archivace elektronické dokumentace, dokumentů z datové schránky pravidla pro zajištění udržitelnosti projektu
Nastavení projektového řízení v rámci organizace Vhodné nástroje projektového řízení: Stanovení základního Logického rámce řízení dotačního projektu (administrace projektu jako projekt) Seznam aktivit a činností včetně kapacitních a časových nároků Přehledná matice odpovědností Komunikační plán systém porad a plán schůzek Analýza rizik
Vedení dokumentace Pro uchování dokladů a dokumentů vztahujících se k projektu má příjemce dotace/partner projektu povinnost vytvořit spis příjemce. Spis musí být veden přehledně a všechny dokumenty musí být snadno dosažitelné V případech, kdy to vyžadují právní předpisy ČR, ponechává příjemce originály dokladů jako součást svého účetnictví, daňové evidence či ostatních evidencí a do spisu příjemce ukládá kopie. Ve všech ostatních případech jsou archivovány originály dokladů a dokumentů V případě, kdy spis příjemce obsahuje kopie dokumentů a dokladů, musí příjemce zajistit, aby na nich byly vyznačeny odkazy na uložení originálu, které umožní jednoduchou, pohotovou a úplnou kontrolu příslušné dokumentace
Spis příjemce Žádost o poskytnutí dotace, vč. příloh Originál právního aktu o poskytnutí podpory, vč. příloh a dodatků Originály smluv s partnery, vč. dodatků Čestná prohlášení a Oznámení o poskytnutí podpory de minimis Kompletní dokumentace k výběrovým a zadávacím řízením Externí a interní účetní doklady Schválené metodiky výpočtu podílu projektu na výdajích/příjmech organizace Doklady o realizaci projektových aktivit, plnění indikátorů, vzorky výstupů, publicita atp. Monitorovací zprávy a žádosti o platbu včetně příloh a doplnění Oznámení příjemce o změnách projektu Veškerou elektronickou i písemnou korespondenci obsahující podstatné informace o administraci a realizaci projektu Zápisy z jednání
Sestavení projektového týmu Hlavní úkoly projektového týmu (jednotlivých členů PT): Řízení projektu a řešení případných problémů Zajištění realizace projektových aktivit Finanční řízení projektu Zajištění účetnictví projektu Monitoring naplňování cílů projektu a pravidel programu Administrace projektu vůči poskytovateli dotace Zajištění realizace opatření na zajištění publicity Zajištění zadávacího řízení včetně přípravy podkladů
Před uzavřením právního aktu o přidělení dotace Znovu prostudovat projektovou žádost a cíle projektu Znovu ověřit reálnost závazných indikátorů, harmonogramu, finančního plánu atd. Znovu ověřit strukturu rozpočtu a způsobilost předpokládaných výdajů projektu Zvážit aktualizaci údajů uvedených v žádosti. Využít možnosti konzultací s poskytovatelem dotace (co lze ještě měnit, přesný výklad indikátorů, položek rozpočtu, způsobilost výdajů atp.) Detailně se seznámit s podmínkami poskytnutí dotace
Po uzavření právního aktu o přidělení dotace Zajistit výběr dodavatelů (dle zákona a dle pravidel poskytovatele dotace) Zapracovat do smluvních vztahů s dodavateli požadavky poskytovatele dotace (součinnost při kontrolách, náležitosti faktur atp.) Nastavení splatnosti dodavatelských faktur (zohlednit lhůty pro administraci žádostí o platbu, proces schvalování a cash-flow projektu)
Řízení projektu Podrobné rozpracování harmonogramu resp. realizačního plánu projektu a kontrola jeho dodržování Monitoring naplňování cílů projektu a závazných monitorovacích indikátorů/ukazatelů Monitoring kvality činností a výstupů projektu Monitoring dodržování podmínek právního aktu o přidělení dotace a pravidel programu a kontrola způsobilosti výdajů projektu Rozhodování (změny, specifická řešení atp.) a řešení případných problémů
Realizace projektových aktivit Opatření pro zajištění publicity projektu dle pravidel poskytovatele dotace Důsledné dokladování všech činností a aktivit v rámci projektu (fotodokumentace, materiály z akcí, prezenční listiny, listy podpořených osob atp.) to co není doloženo, jako by se nestalo Získávání zpětných vazeb od cílových skupin, jejich vyhodnocení a zapracování
Administrace projektu ve vztahu k ŘO Zpracování monitorovacích zpráv případně hlášení o pokroku včetně povinných příloh Zpracování žádostí o platbu včetně povinných příloh Zpracování žádostí o změnu projektu včetně příloh Zajištění dokumentace o realizovaných aktivitách (včetně fotodokumentace a vzorků výstupů) Zajištění dokladů o naplnění monitorovacích indikátorů (listy podpořených osob, předávací protokoly atp.) Vedení spisu projektu přehlednost (snadná orientace pro kontroly především ex-post)
Problémy při realizaci Detailní analýza rizik - identifikace rizik, návrh opatření (živý dokument) Řízení rizik (sledování signálů rizik, realizace opatření, rozdělení zodpovědností a kontrola jejich naplňování) Realizovat preventivní opatření vzniku rizik a v případě výskytu rizika identifikovat příčinu vzniku a pokusit se navrhnout opatření k jejímu odstranění Interní problémy / externí problémy
Změnová řízení Identifikace odchylky od plánu návrh optimálního řešení (finanční a časové hledisko) Konzultace s ŘO (ověření postupu - typ změny) Oznámení změny ŘO: Nepodstatné změny - nezakládá změnu právního aktu o poskytnutí dotace Podstatné změny - nutnost vypracovat dodatek k právnímu aktu
Ukončení realizace projektu Dostatečná časová rezerva na zpracování ZMZ a realizaci všech plateb ZMZ rekapituluje celý průběh projektu, popisuje jakým způsobem byly naplněny cíle projektu (vazba na žádost o dotaci) Přílohou ZMZ jsou výstupy projektu ke kterým se příjemce zavázal (pokud nebyly předloženy již dříve)
Zajištění udržitelnosti projektu Proplacení finančních prostředků projektu neznamená konec Každý projekt je i nadále kontrolován a jeho výstupy musí být udrženy po celou dobu udržitelnosti projektu V případě nedodržení podmínek poskytnutí dotace a neudržení výstupů projektu bude dotace vymáhána zpět Při zodpovědném přístupu k povinnostem po dobu udržitelnosti projektu vymáhání dotace nehrozí, neboť povinnosti v udržitelnosti již nejsou tak náročné
Co by měl příjemce udělat před podáním MZ Prostudovat žádost o dotaci vč. příloh Prostudovat právní akt o poskytnutí dotace vč. případných dodatků Prostudovat si závěrečnou MZ včetně případných doplnění Uvědomit si, k čemu se příjemce zavázal v žádosti o dotaci MZ o zajištění udržitelnosti = výstup naplnění udržitelnosti
Součinnost při kontrolách na místě Účelem kontroly je zjištění odchylek od žádoucího stavu, náprava nedostatků, odstranění příčin nedostatků, prevence před vznikem nedostatků, definování možných rizik Kontrolu projektu může provést nejen ŘO, ale i celá řada dalších oprávněných subjektů, a to v období 10 let od finančního ukončení projektu (povinnost archivace) K součinnosti se musí zavázat vedle příjemce rovněž partneři a dodavatelé Druhy kontrol: předběžná (ex-ante), průběžná (interim) následná (ex-post), kontrola postupu zadávání veřejných zakázek
Předpoklad bezproblémového průběhu kontroly Úzká spolupráce s pověřenými pracovníky ve všech otázkách týkajících se předmětu projektu a důsledné dodržování oznamovací povinnosti vůči poskytovateli dotace Přehledné a důsledné vedení projektové dokumentace na jednom místě a ošetření povinnosti archivovat dokumenty vnitřní archivační směrnicí zohledňující podmínky programu Důsledné dodržování pravidel pro publicitu projektu Kvalitní práce projektového týmu/pověřené osoby i v období udržitelnosti monitoring naplňování závazných podmínek právního aktu o poskytnutí dotace
Závěrečná doporučení Jednoznačné definování kompetencí v rámci projektového týmu a organizace příjemce pokrytí všech klíčových činností při realizaci a administraci projektu (nepodcenit administrativní kapacitu PT) Jednoznačné nastavení pravidel komunikace v rámci PT i organizace příjemce Maximální využívání konzultací s poskytovatelem dotace (viz předchozí) Kvalitní řízení rizik projektu včasná identifikace signálů rizik a rychlý postup při realizaci opatření Jednoznačné delegování kompetencí rovněž ve fázi udržitelnosti projektu
Děkuji za pozornost.
Dotazy Případně písemně na seminare@mmr.cz http://www.strukturalni-fondy.cz/jak-na-fondy
Finanční řízení Ing. Jana Feireislová
Definice Způsobilé výdaje spolufinancovány ze strukturálních fondů EU, Jsou v souladu s příslušnými předpisy Evropské unie a České republiky Odpovídají cílům, zaměření dané prioritní osy a oblasti podpory poskytovatele dotace Jsou nezbytné pro realizaci projektu a dosažení cílů projektu Jsou v souladu s pravidly a podmínkami poskytovatele dotace Naplňují princip 3E Hospodárnost (economy) Efektivnost Účelnost (effectivness) (efficiency)
Dokumentace národní úroveň Pravidla způsobilých výdajů pro programy spolufinancované ze SF a FS na programové období 2007 2013. Jsou dostupná na www.strukturalni-fondy.cz Vymezení způsobilých výdajů pro daný operační program je v kompetenci poskytovatele dotace Např. OPPI Obecná pravidla způsobilosti výdajů a specifická pravidla způsobilosti výdajů pro daný program Pravidla způsobilosti výdajů stanovená konkrétní Výzvou Pokyny pro žadatele
Faktory ovlivňující způsobilost výdaje Časové hledisko Věcná povaha způsobilého výdaje Doložení způsobilého výdaje Soulad s pravidly poskytovatele dotace Např. změnová řízení, pokyny pro zadávání zakázek, apod.
Časové hledisko Stanovené Operačním programem zahájení projektu ukončení projektu Řídící orgán může v konkrétních výzvách časovou způsobilost výdajů dále upřesnit, případně zúžit.
Časové hledisko okamžik vzniku výdaje Účetní doklad začátek projektu - okamžikem vzniku výdaje je datum uskutečnění účetního případu Úhradový doklad konec projektu/etapy - Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum úhrady faktury, které musí předcházet nebo být rovno datu ukončení fyzické realizace projektu/datu ukončení etapy.
Věcná povaha způsobilého výdaje Zpravidla taxativně vymezena pro jednotlivé oblasti podpory Dvě základní kategorie Investiční výdaje Neinvestiční výdaje Není li zcela zřejmé, zda daná kategorie výdaje svou věcnou povahou spadá do způsobilých výdajů kontaktovat poskytovatele dotace
Věcná povaha způsobilého výdaje Základní kategorie Pozemky, stavby, včetně inženýrské činnosti, projektová dokumentace, zřizovací předměty, zařízení stavby, základní vybavení Typ výdaje Investiční výdaj Dlouhodobý nehmotný majetek Investiční výdaj Technologická zařízení Výdaje na publicitu Konference, ubytování, cestovné Mzdové výdaje Investiční výdaj Investiční/neinvestiční výdaj Neinvestiční výdaj Neinvestiční výdaj
Věcná povaha způsobilého výdaje Základní kategorie Služby (finanční, expertní, konzultační, výběrová řízení, audit je-li vyžadován poskytovatelem dotace, Materiál, drobný hmotný majetek Rozvody datových (komunikačních) sítí Vybavení nezbytné předměty, které jsou přímo a výhradně spojené s účelem projektu Typ výdaje Neinvestiční výdaj Neinvestiční výdaj Investiční výdaj Investiční výdaj
Věcná povaha způsobilého výdaje Vždy platí podmínka, že výdaj je nezbytný pro realizaci projektu Tuto skutečnost je vždy nutné v případě kontroly prokázat Podrobné vymezení kategorií způsobilých výdajů dle věcné povahy pro konkrétní oblasti podpory je uvedeno ve zmíněných dokumentech
Doložení způsobilého výdaje účet projektu Účet projektu Některé programy vyžadují pro účely projektu samostatný bankovní účet/podúčet, který bude využíván pouze pro transakce spojené s realizací projektu a budou k němu vydávány vlastní výpisy Pokud není zřízen speciální účet pro projekt, je nutné doložit, že transakce odešla z účtu příjemce projektu Při dokládání způsobilých výdajů je možné ostatní úhrady netýkající se projektu začernit
Doložení způsobilého výdaje účetnictví Vedení účetnictví Vedení analytické evidence s vazbou ke konkrétnímu projektu Je možné založit i středisko/zakázku Nutné doložit, zda výdaj souvisí s projektem či nikoliv Správné zařazení výdaje do účetní položky Dodržování zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví a souvisejících prováděcích vyhlášek
Doložení způsobilého výdaje účetní doklad označení účetního dokladu, obsah účetního případu a označení jeho účastníků, peněžní částka nebo údaj o množství a ceně za měrnou jednotku, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu, podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby zodpovědné za zaúčtování
Doložení způsobilého výdaje úhradový doklad Musí být patrné, že platba z účtu skutečně odešla nesmí se tedy jednat pouze o příkaz k úhradě, ale o doklad o provedené platbě. Uhrazená částka se musí přesně shodovat s částkou na faktuře (ve smlouvě). Musí být shodný variabilní symbol na faktuře a na úhradovém dokladu. Z úhradového dokladu výpisu z účtu musí být patrné, že účet patří Vaší firmě a zároveň musí jasně identifikovat banku (musí být zobrazeno logo banky).
Doložení způsobilého výdaje úhradový doklad Musí být uvedena měna, ve které transakce proběhla. Je možno použít i jiné formy úhrady (např. zápočet), jednoduše řečeno z každé úhrady musí být jasné za co platba je, komu je, od koho je, v jaké je měně. Pokud dojde k chybě (např. chybně uvedený variabilní symbol) je potřeba zažádat dodavatele o potvrzení o konkrétní platbě.
Doložení způsobilého výdaje -nemovitosti kupní smlouva, popř. smlouva o smlouvě budoucí znalecký posudek (ne starší než 6 měsíců před datem registrace projektu) aktuální výpis z katastru nemovitostí doklad o zaúčtování do DHM
Doložení způsobilého výdaje- režijní náklady režijní náklady jsou způsobilými výdaji za předpokladu, že jejich základem jsou skutečné výdaje související s projektem a jsou přiřazeny k danému projektu poměrným způsobem podle řádně odůvodněné, spravedlivé a nestranné metody, která musí být zachována po celou dobu akce včetně závěrečného vyúčtování a případného auditu doložena metodika výpočtu poměrné části režijních nákladů pro daný projekt k prokázání vzniku výdaje slouží především smlouvy nájemní, smlouvy dodavatelské, fakturace jednotlivých služeb dodavateli, popř. dodací listy, smlouvy o připojení telekomunikačních služeb
Doložení způsobilého výdaje režijní náklady k prokázání úhrady slouží zálohové faktury, výpisy z bankovních účtů prokazující uskutečnění platby, výdajové pokladní doklady, zjednodušené daňové doklady (paragony) apod.; způsobilost výdajů doložíte vyúčtováním k datu ukončení etapy/projektu od jednotlivých poskytovatelů služeb
Doložení způsobilého výdaje mzdové náklady pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr obsahující pracovní náplň pro práce vykonávané v přímé souvislosti s projektem minimální výše mzdy, platu nebo odměny z dohod objem a charakter práce, která byla v rámci projektu zaměstnanci odvedena
Doložení ZV mzdové náklady Pracovní výkazy název organizace (specifikace účetní jednotky, název a registrační číslo projektu, jméno pracovníka, název funkce (pracovní zařazení pracovníka, vymezení období, za které je výkaz práce zpracován (měsíc a rok), odpracované období v členění na dny a hodiny (popř. vymezení pracovního úvazku), vymezení času, kdy je práce vykonávána, popis činností v jednotlivých dnech, odpovídající formu publicity, podpis pracovníka a podpis osoby odpovědné za kontrolu (nadřízeného Celková výše způsobilých osobních nákladů projektu (tj. zejména hrubá mzda zaměstnanců a soc. a zdrav. pojištění hrazené zaměstnavatelem): doloženo pomocí výplatních a zúčtovacích listin mzdové rekapitulace či jiné vhodné formy doložení celkových způsobilých mzdových nákladů zaměstnanců (např. rozpis mzdových nákladů) za sledované období doložení úhrady mezd zaměstnancům a odvodu příslušné části sociálního a zdravotního pojištění.
Doložení způsobilého výdaje cestovní náhrady k doložení výdajů slouží vystavený cestovní příkaz, vyúčtování služební cesty, cestovní doklady (letenky, doklady o nákupu pohonných hmot apod.) a zprávy ze služební cesty nebo jednání dokládající souvislost cesty s projektem Doložení ZV dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek Faktura a úhrada (viz předchozí text) Doklad o zařazení do DHM/DNM, doklad o zařazení do užívání Smlouva, předávací protokol
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace V rámci realizace projektu je nutné dodržovat pravidla poskytovatele dotace Povinnosti příjemce dotace jsou vymezeny dokumentací programu a Smlouvou/Rozhodnutím o poskytnutí dotace Nesrovnalost Odhalení nesrovnalosti v projektu může vést ke komplikacím v jeho realizaci. Nejčastější z nich je pozastavení administrace žádosti o platbu a proplácení výdajů. Zjištěná a potvrzená nesrovnalost pak s sebou zpravidla přináší krácení způsobilých výdajů projektu, ale v některých případech může dokonce vést až k odejmutí celé částky dotace.
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Příklady nesrovnalostí: Změny v projektu dochází při realizaci ke změně, která nebyla oznámena poskytovateli dotace v souladu s pravidly Publicita Nedodržení pravidel publicity dle pravidel poskytovatele dotace Nakládání s majetkem pronajmutí majetku pořízeného, byť i jen částečně z dotace, v rozporu se Smlouvou
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Příklady nesrovnalostí: Ostatní nenaplnění cílů a účelu projektu Vyhotovení, použití nebo předložení nepravdivých, nesprávných nebo neúplných dokladů neposkytování dostatečné součinnosti v souvislostí s realizací projektu dle Smlouvy
Soulad výdaje s pravidly poskytovatele dotace Rizikové oblasti: Zadávání zakázek (viz soulad výdaje s legislativou) Změnová řízení Problematika nahlašování změn Soulad fakturace se Smlouvou o dílo Administrativní oblast Vedení zvláštního účtu Doložení výdaje v rozsahu a s náležitostmi vyžadovanými poskytovatelem dotace Chyby v účetnictví (zařazení výdaje, samostatná analytická evidence
Závěr Jak se vyhnout rizikům krácení způsobilých výdajů? Znalost pravidel poskytovatele dotace Kvalitní projektový management Kvalitní projektová dokumentace Součinnost všech dotčených útvarů příjemce, které se spolupodílejí na realizaci projektu, vymezení kompetencí, zodpovědností, včasné předávání informací Věnovat dostatečnou pozornost účetnictví projektu Dodržovat pravidla v oblasti zadávání zakázek.
Děkuji za pozornost.
Dotazy Případně písemně na seminare@mmr.cz http://www.strukturalni-fondy.cz/jak-na-fondy