Regionální rada regionu soudržnosti Severozápad Úřad Regionální rady Bc. Jana Havlicová ředitelka Úřadu Regionální rady SMĚRNICE Datum vydání: Číslo jednací: RRSZ Zpracoval Ing. Michal Kinter Správce předpisu: Ekonomický odbor Počet vyhotovení: 2 Počet příloh: 13 Originál uložen: u ředitelky úřadu Stejnopis uložen: u správce předpisu Závaznost předpisu: v rámci Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad Název předpisu: o zadávání veřejných zakázek Změny: p.č. č. předpisu název předpisu účinnost od záznam provedl 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1/21
ČÁST A VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ... 4 Článek 1 Pojmy a zkratky... 4 Článek 2 Předmět úpravy... 5 Článek 3 Zásady pro zadávání veřejných zakázek... 5 Článek 4 Druhy veřejných zakázek podle výše předpokládané hodnoty... 5 ČÁST B ZADÁVÁNÍ VZMR II. KATEGORIE... 5 Článek 5 Veřejná zakázka... 5 Článek 6 Stanovení předmětu veřejné zakázky... 6 Článek 7 Stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky... 6 Článek 8 Střet zájmů... 7 Článek 9 Dělení předmětu veřejné zakázky... 7 Článek 10 Úkony před zahájením výběrového řízení... 8 Článek 11 Druh výběrového řízení... 8 Článek 12 Podmínky výběrového řízení náležitosti výzvy... 8 Článek 13 Povinnost zadavatele před zahájením a během výběrového řízení vůči ŘO OPTP9 Článek 14 Postup zadání veřejné zakázky... 9 Článek 15 Požadavky na zpracování nabídky... 9 Článek 16 Lhůta pro podání nabídek a poskytování vysvětlení zadávacích podmínek... 10 Článek 17 Otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek... 10 Článek 18 Posouzení a hodnocení nabídek... 11 Článek 19 Oznámení výsledku výběrového řízení... 13 Článek 20 Povinnosti zadavatele před uzavřením smlouvy vůči ŘO OPTP... 13 Článek 21 Zrušení výběrového řízení... 13 Článek 22 Uzavření smlouvy... 14 2/21
Článek 23 Povinnosti zadavatele po uzavření smlouvy vůči ŘO OPTP... 15 Článek 24 Uchovávání dokumentace... 16 Článek 25 Kompetence pracovníků úřadu při zadávání veřejných zakázek... 16 ČÁST C ZADÁVÁNÍ VZMR I. KATEGORIE... 17 Článek 26 Postup při zadávání veřejných zakázek... 17 ČÁST D ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK PODLE ZÁKONA... 17 Článek 27 Obecná ustanovení... 17 Článek 28 Interní postupy při zadávání veřejných zakázek podle Zákona... 18 Článek 29 Povinnosti při zadávání veřejných zakázek podle Zákona vůči ŘO OPTP... 18 ČÁST E ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ... 20 Článek 30 Závěrečná ustanovení... 20 3/21
ČÁST A VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ Článek 1 Pojmy a zkratky 1. Pro účely této směrnice se rozumí: a) dodavatelem fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce, b) EO Ekonomický odbor Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, c) hodnotící komisí komise pro otevírání obálek a komise pro hodnocení nabídek, d) identifikačními údaji obchodní firma nebo název, sídlo, právní forma, identifikační číslo, bylo-li přiděleno, pokud jde o právnickou osobu, a obchodní firma nebo jméno a příjmení, místo podnikání, popřípadě místo trvalého pobytu, identifikační číslo, bylo-li přiděleno, pokud jde o fyzickou osobu, e) MP RLZ Metodický pokyn k rozvoji lidských zdrojů v programovém období 24 2020 a v programovém období 2007 23, f) profilem zadavatele elektronický nástroj definovaný dle 214 Zákona č. 134/26 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, g) Regionální radou nebo RR SZ Regionální rada regionu soudržnosti Severozápad, h) ŘO OPTP Řídicí orgán Operačního programu Technická pomoc, i) Směrnicí tato Směrnice o zadávání veřejných zakázek, j) účastníkem zadávacího/výběrového řízení dodavatel, který podal nabídku ve výběrovém nebo zadávacím řízení, nebo byl vyzván k podání nabídky, k) úřadem Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, l) věcně příslušným útvarem organizační útvar úřadu, do jehož působnosti spadá předmět veřejné zakázky, m) VRR Výbor Regionální rady regionu soudržnosti Severozápad, n) výběrovým řízením postup stanovený Pravidly pro žadatele a příjemce operačního programu Technická pomoc, Přílohou č. 14, jehož účelem je zadání zakázky, a to až do uzavření smlouvy nebo zrušení výběrového řízení pro programové období 24 2020, o) VZMR veřejná zakázka malého rozsahu, p) zadávacím řízením postup zadavatele podle zákona č. 134/26 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, jehož účelem je zadání veřejné zakázky, a to až do uzavření smlouvy nebo do zrušení zadávacího řízení, q) zadavatelem Regionální rada regionu soudržnosti Severozápad, r) zakázkou veřejná zakázka zadávaná podle Směrnice, s) písemně nebo písemnou formou listinná nebo elektronická forma, včetně e-mailové či obdobné komunikace, přičemž elektronický podpis není povinnou náležitostí, t) zákonem o finanční kontrole Zákon č. 320/20 Sb., zákon o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, u) Zákonem Zákon č. 134/26 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů. 4/21
Článek 2 Předmět úpravy 1. Zadávání veřejných zakázek Regionální radou je regulováno Zákonem, Metodickým pokynem pro oblast zadávání zakázek pro programové období 24 2020 Národního orgánu pro koordinaci a Pravidly pro žadatele a příjemce operačního programu Technická pomoc 24 2020, resp. Přílohou č. 14 těchto pravidel (dále jen Příloha č. 14 PŽP ). Směrnice upravuje rozhodovací pravomoci při jejich realizaci. 2. Směrnice dále upravuje způsob zadávání VZMR, kdy Regionální rada není povinna podle ustanovení 31 Zákona se při zadávání veřejných zakázek řídit Zákonem, je však povinna dodržet zásady uvedené v 6 Zákona a řídit se Metodickým pokynem pro oblast zadávání zakázek pro programové období 24 2020 Národního orgánu pro koordinaci a Přílohou č. 14 PŽP. Článek 3 Zásady pro zadávání veřejných zakázek 1. Zadavatel je povinen dodržovat zásady transparentnosti a přiměřenosti. Ve vztahu k dodavatelům musí zadavatel dodržovat zásadu rovného zacházení a zákazu diskriminace. 2. Zadavatel nesmí omezovat účast ve výběrovém řízení těm dodavatelům, kteří mají sídlo v jiném členském státě Evropské unie, Evropského hospodářského prostoru nebo Švýcarské konfederaci nebo v jiném státě, který má s Českou republikou nebo Evropskou unií uzavřenou mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelům těchto států k zadávané veřejné zakázce. 3. Zadavatel kdykoli v průběhu výběrového řízení učiní nezbytné a přiměřené opatření k nápravě, pokud zjistí, že postupoval v rozporu s ustanoveními Přílohy č. 14 PŽP. Opatřením k nápravě se rozumí úkony zadavatele, které napravují předchozí postup, který byl v rozporu s Přílohou č. 14 PŽP. Článek 4 Druhy veřejných zakázek podle výše předpokládané hodnoty 1. Pro účely Směrnice se veřejné zakázky podle výše předpokládané hodnoty dělí: a) VZMR I. kategorie veřejné zakázky na dodávky nebo služby, jejichž předpokládaná hodnota je nižší než 400 000 Kč bez DPH. O zadání VZMR I. kategorie a s tím souvisejících následných úkonech rozhoduje ředitelka úřadu, b) VZMR II. kategorie veřejné zakázky na dodávky nebo služby, jejichž předpokládaná hodnota činí nejméně 400 000 Kč a je rovna nebo nižší než 2 000 000 Kč bez DPH; o zadání VZMR II. kategorie a s tím souvisejících následných úkonech rozhoduje předseda RR SZ nebo ředitelka úřadu po předchozím schválení návrhu veřejné zakázky předsedou RR SZ, c) veřejné zakázky zadávané podle Zákona veřejné zakázky na dodávky nebo služby, jejichž předpokládaná hodnota činí více než 2 000 000 Kč bez DPH; o zadání veřejné zakázky podle Zákona a s tím souvisejících následných úkonech rozhoduje VRR. ČÁST B ZADÁVÁNÍ VZMR II. KATEGORIE Článek 5 Veřejná zakázka 1. Veřejná zakázka je realizována na základě písemné smlouvy nebo písemné objednávky (v případě VZMR) mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné 5/21
poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Uzavřený smluvní vztah musí odpovídat zadávacím podmínkám a nabídce vybraného dodavatele. Z uzavřené úplatné smlouvy vyplývá dodavateli povinnost poskytnout dodávky, služby nebo stavební práce. 2. Zakázky se podle předmětu dělí na zakázky na dodávky, zakázky na služby nebo zakázky na stavební práce. 3. Zakázkou na dodávky je zakázka, jejímž předmětem je pořízení věcí, zvířat nebo ovladatelných přírodních sil, pokud nejsou součástí zakázky na stavební práce podle bodu 4. Pořízením se rozumí zejména koupě, nájem nebo pacht. 4. Zakázkou na služby je zakázka, která není zakázkou na dodávky nebo stavební práce. 5. Zakázky, které v sobě zahrnují více druhů zakázek, se zadávají v souladu s pravidly platnými pro druh zakázky odpovídající hlavnímu předmětu této zakázky. Obsahují-li zakázky dodávky i služby a nejedná se o zakázku na stavební práce, určí se hlavní předmět podle části předmětu zakázky s vyšší předpokládanou hodnotou. V ostatních případech se hlavní předmět určí podle základního účelu zakázky. Článek 6 Stanovení předmětu veřejné zakázky 1. Zadavatel stanoví předmět veřejné zakázky tak, aby předmětem jedné veřejné zakázky byla: a) všechna plnění, jejichž předměty plnění tvoří jeden funkční celek nebo b) všechna obdobná a spolu související plnění, přičemž související plnění jsou ta, která spolu místně, věcně a časově souvisí. 2. Při určení předmětu veřejné zakázky není přípustné uvádět v zadávacích podmínkách požadavky nebo odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, popřípadě její organizační složku za příznačné, patenty a vynálezy, užitné vzory, průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, pokud by to vedlo ke zvýhodnění nebo vyloučení určitých účastníků nebo určitých výrobků. Takový odkaz lze výjimečně připustit, pokud by: a) bez jeho použití nebylo možné dostatečně přesně a srozumitelně určit předmět veřejné zakázky, zadavatel však zároveň musí v zadávacích podmínkách výslovně umožnit pro plnění veřejné zakázky použití i jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení, nebo b) bylo pořizované plnění nekompatibilní s již používanými zařízeními či systémy a jeho přizpůsobení by provozu zadavatele působilo mimořádné obtíže. V tomto případě může zadavatel v zadávacích podmínkách uvést podrobněji specifický popis plnění. Článek 7 Stanovení předpokládané hodnoty veřejné zakázky 1. Předpokládanou hodnotou se rozumí předpokládaná výše úplaty za plnění zakázky. Zadavatel je povinen předpokládanou hodnotu zakázky stanovit před jeho zahájením výběrového řízení, a to i před zadáním zakázky na základě výjimky, tj. VZMR I. kategorie. Do předpokládané hodnoty se nezahrnuje daň z přidané hodnoty. 2. Do předpokládané hodnoty se zahrne hodnota všech plnění, která mohou vyplývat ze smlouvy na zakázku, není-li dále stanoveno jinak. Pro účely zadání zakázky ve výběrovém řízení se předpokládaná hodnota zakázky stanoví k okamžiku zahájení výběrového řízení. 3. Při stanovení předpokládané hodnoty zadavatel vychází z údajů a informací o veřejných zakázkách stejného nebo podobného předmětu plnění; nemá-li zadavatel k dispozici takové údaje 6/21
nebo informace, vychází z informací získaných průzkumem trhu, předběžnými tržními konzultacemi nebo jiným vhodným způsobem. Je-li zakázka rozdělena na části, stanoví se předpokládaná hodnota podle součtu předpokládaných hodnot všech těchto částí bez ohledu na to, zda je zakázka zadávána v jednom nebo více výběrových řízeních, nebo zadavatelem samostatně nebo ve spolupráci s jiným zadavatelem nebo jinou osobou. 4. Součet předpokládaných hodnot částí zakázky podle Článku 7, odst. 3 Směrnice musí zahrnovat předpokládanou hodnotu všech plnění, která tvoří jeden funkční celek a jsou zadávána v časové souvislosti. Každá část zakázky musí být zadávána postupy odpovídajícími celkové předpokládané hodnotě. 5. Předpokládaná hodnota zakázky, jejímž předmětem jsou pravidelně pořizované nebo trvající dodávky nebo služby, se stanoví jako a) skutečně cena uhrazená zadavatelem za dodávky nebo služby stejného druhu během předcházejících 12 měsíců upravená o změny v množství nebo cenách, které lze očekávat během následujících 12 měsíců, nebo b) součet předpokládaných hodnot jednotlivých dodávek a služeb, které mají být zadavatelem zadány během následujících 12 měsíců, pokud nemá k dispozici údaje podle Článku 7, odst. 5, písm. a) Směrnice. 6. Za zakázky podle Článku 7, odst. 5 Směrnice se nepovažují zakázky s takovým předmětem plnění, jehož jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel pořizuje takové dodávky či služby opakovaně podle svých aktuálních potřeb. 7. Pro stanovení předpokládané hodnoty zakázky na dodávky je rozhodná u smlouvy na dobu a) určitou předpokládaná výše úplaty za celou dobu trvání smlouvy, b) neurčitou nebo jejíž trvání nelze přesně vymezit předpokládaná výše úplaty za 48 měsíců. 8. Stanovení předpokládané hodnoty provede věcně příslušný organizační útvar, příp. ve spolupráci s EO. Článek 8 Střet zájmů 1. Zadavatel postupuje tak, aby nedocházelo ke střetu zájmů. Zadavatel si vyžádá písemné čestné prohlášení všech osob, které posuzují nebo hodnotí nabídky, že nejsou ve střetu zájmů. Pokud zjistí, že ke střetu zájmů došlo, přijme opatření k jeho odstranění. 2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy zájmy osob, které: a) se podílejí na průběhu výběrového řízení, nebo b) mají nebo by mohly mít vliv na výsledek výběrového řízení, ohrožují jejich nestrannost nebo nezávislost ve vztahu k výběrovému řízení. 3. Zájmem osob uvedených v Článku 8, odst. 2 Směrnice se pro účely Směrnice rozumí zájem získat osobní výhodu nebo snížit majetkový nebo jiný prospěch zadavatele. Článek 9 Dělení předmětu veřejné zakázky 1. Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené Zákonem a k zadání veřejné zakázky v jiném (mírnějším) druhu řízení, než jaký odpovídá celkové předpokládané hodnotě. 7/21
Článek 10 Úkony před zahájením výběrového řízení 1. Před zahájením výběrového řízení zpracuje pracovník věcně příslušného organizačního útvaru, příp. ve spolupráci s EO formulář Podklady pro zadání veřejné zakázky (příloha č. 1 Směrnice) a formulář Stanovení předpokládané hodnoty (příloha č. 2 Směrnice) a předá vypracované a podepsané formuláře EO. 2. O zadání zakázky rozhoduje předseda RR SZ nebo jiná osoba zmocněná VRR. 3. Pracovník EO zpracuje formulář Návrh zadání veřejné zakázky (příloha č. 3 Směrnice). Součástí návrhu zadání veřejné zakázky je schválení připravované zakázky příkazcem operace a správcem rozpočtu v rámci předběžné finanční kontroly podle zákona o finanční kontrole, návrh na rozhodnutí zadavatele, který obsahuje druh výběrového řízení, seznam oslovených dodavatelů, jmenování členů hodnotící komise a souhlas a podpis předsedy RR SZ nebo jiné osoby zmocněné VRR. Článek 11 Druh výběrového řízení 1. Zadavatel může zadat zakázku: a) v otevřené výzvě, kdy zadavatel oznamuje neomezenému počtu dodavatelů svůj úmysl zadat zakázku v tomto výběrovém řízení; oznámení otevřené výzvy je výzvou k podání nabídek dodavatelům. Oznámení výběrového řízení uveřejní zadavatel po celou dobu trvání lhůty pro podání nabídek na profilu zadavatele, b) v uzavřené výzvě, kdy zadavatel vyzývá písemně nejméně 3 dodavatele k podání nabídky; zadavatel vyzve pouze takové dodavatele, o kterých má informace, že jsou způsobilí požadované plnění poskytnout a nesmí vyzývat opakovaně stejný okruh dodavatelů, není-li to odůvodněno předmětem plnění zakázky či jinými zvláštními okolnostmi, případně zrušením předcházejícího výběrového řízení. Článek 12 Podmínky výběrového řízení náležitosti výzvy 1. Součástí oznámení otevřené výzvy, oznámení uzavřené výzvy jsou základní informace o zakázce a výběrovém řízení. Výzva musí obsahovat alespoň tyto údaje: a) identifikační údaje zadavatele, b) název zakázky, c) druh zakázky (dodávky nebo služby), d) lhůta a místo pro podání nabídky, e) předmět zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky, f) pravidla pro hodnocení nabídek, která zahrnují kritéria hodnocení, metodu vyhodnocení nabídek v jednotlivých kritériích a váhu nebo jiný matematický vztah mezi kritérii; nabídky budou hodnoceny podle jejich ekonomické výhodnosti. Ekonomická výhodnost se hodnotí na základě nejvýhodnějšího poměru nabídkové ceny a kvality včetně poměru nákladů životního cyklu a kvality, případně jen podle nejnižší nabídkové ceny nebo nejnižších nákladů životního cyklu, g) podmínky a požadavky na zpracování nabídky, jaké údaje týkající se předmětu zakázky a jeho realizace mají účastníci v nabídkách uvést, aby mohl zadavatel posoudit soulad nabídky se zadávacími podmínkami, h) požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny, 8/21
i) doba a místo plnění zakázky, j) požadavky na varianty nabídek, pokud je zadavatel připouští, k) pravidla pro vysvětlení zadávacích podmínek. 2. Výzva může dále obsahovat zejména: a) požadavky na prokázání kvalifikace účastníka, pokud zadavatel požadavky na kvalifikaci stanoví, stanoví tyto v souladu s ust. 53 odst. 4 Zákona, b) obchodní podmínky a jiné smluvní podmínky, nebo závazný vzor smlouvy na plnění zakázky, c) požadavky na specifikaci případných poddodavatelů (identifikační údaje) a věcné vymezení plnění dodaného jejich prostřednictvím. 3. Zadavatel dále ve výzvě uvede požadavek na způsob podání nabídek, a to prostřednictvím držitele poštovní licence nebo osobně v řádně uzavřené obálce označené názvem zakázky a nápisem neotevírat, na níž je uvedena kontaktní adresa účastníka. Článek 13 Povinnost zadavatele před zahájením a během výběrového řízení vůči ŘO OPTP 1. Zadavatel prostřednictvím pracovníka EO předloží min. 15 pracovních dnů před zahájením výběrového řízení zadávací podmínky k posouzení ŘO OPTP. Předmětem posouzení je zejména: a) oznámení výběrového řízení (výzva), b) prokázání způsobu stanovení předpokládané hodnoty. 2. Dokumenty dostupné na profilu zadavatele není třeba ŘO OPTP předkládat, zadavatel je však povinen sdělit ŘO OPTP hypertextový odkaz, na kterém se dokumenty nachází. 3. Zaslat ŘO OPTP pozvánku na zasedání hodnotící komise nejpozději 5 pracovních dnů před jejím konáním. Pozvánku zašle e-mailem pracovník EO. Článek 14 Postup zadání veřejné zakázky 1. V případě otevřené výzvy i uzavřené výzvy zpracuje pracovník EO Výzvu k podání nabídky (příloha č. 4 Směrnice). Tento formulář má pouze orientační charakter, nicméně musí vždy minimálně obsahovat požadavky stanovené v Článku 12, odst. 1 Směrnice. 2. Před zahájením výběrového řízení musí být výzva podepsána předsedou RR SZ nebo jinou osobou zmocněnou VRR. 3. Výzvu k podání nabídek pracovník EO odešle minimálně třem dodavatelům nebo výzvu uveřejní na profilu zadavatele. 4. Zadavatel musí být schopen prokázat odeslání nebo uveřejnění výzvy. Článek 15 Požadavky na zpracování nabídky 1. Nabídka účastníka musí obsahovat zejména: a) identifikační údaje účastníka, b) podepsaný návrh smlouvy, c) dokumenty požadované zadavatelem, např. dokumenty pro prokázání kvalifikace, d) další požadavky dle zadávacích podmínek (výzvy). 9/21
2. Nabídka podaná prostřednictvím držitele poštovní licence nebo osobně musí být v řádně uzavřené obálce označené názvem zakázky a nápisem neotevírat, na níž je uvedena kontaktní adresa účastníka. 3. Nabídky účastníků jsou přijímány prostřednictvím podatelny, která doručené nabídky zapíše do Seznamu doručených nabídek (příloha č. 5 Směrnice). Seznam pro konkrétní veřejnou zakázku zajistí pracovník EO. 4. V případě osobního doručení vystaví podatelna účastníkovi nebo jeho oprávněnému zástupci na jeho žádost písemné potvrzení o přijetí obálky s nabídkou. Článek 16 Lhůta pro podání nabídek a poskytování vysvětlení zadávacích podmínek 1. Lhůtu pro podání nabídek stanoví zadavatel vždy s ohledem na předmět zakázky v oznámení výběrového řízení či výzvě stanovením konce lhůty pro podání nabídek. Lhůta pro podání nabídek počíná dnem, uveřejnění oznámení výběrového řízení nebo odesláním výzvy k podání nabídky. 2. Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 10 kalendářních dnů. 3. Dodavatel je oprávněn po zadavateli požadovat písemně vysvětlení zadávacích podmínek. Písemná žádost musí být zadavateli doručena nejpozději 4 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Vysvětlení zadávacích podmínek může zadavatel poskytnout i bez předchozí žádosti. 4. Vysvětlení zadávacích podmínek zpracuje pracovník EO ve spolupráci s pracovníkem věcně příslušného organizačního útvaru. Pracovník EO zajistí odeslání vysvětlení zadávacích podmínek, případně související dokumenty, nebo jejich uveřejnění na profilu zadavatele do 2 pracovních dnů po doručení žádosti podle Článku 16, odst. 3 Směrnice. 5. Vysvětlení zadávacích podmínek včetně přesného znění požadavku odešle zadavatel současně všem účastníkům, které vyzval v rámci uzavřené výzvy nebo uveřejní vysvětlení zadávacích podmínek včetně přesného znění žádosti stejným způsobem, jakým uveřejnil oznámení otevřené výzvy. 6. Úpravy zadávacích podmínek obsažené ve výzvě či zadávací dokumentaci může zadavatel změnit nebo doplnit před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Změna nebo doplnění zadávacích podmínek musí být uveřejněna nebo oznámena dodavatelům stejným způsobem jako zadávací podmínka, která byla změněna či doplněna. Pokud to povaha doplnění nebo změny zadávacích podmínek vyžaduje, zadavatel současně prodlouží lhůtu pro podání nabídek. V případě takové změny nebo doplnění zadávacích podmínek, která může rozšířit okruh možných účastníků výběrového řízení (dodavatelů), prodlouží zadavatel lhůtu tak, aby od odeslání změny nebo doplnění činila nejméně celou svou původní délku lhůty pro podání nabídek. Článek 17 Otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek 1. Otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek provádí hodnotící komise, kterou jmenuje zadavatel. Hodnotící komise musí mít alespoň 3 členy. Zadavatel zároveň jmenuje náhradníka za každého člena hodnotící komise, který je ze stejného věcně příslušného organizačního útvaru jako člen, kterého nahrazuje. Jmenování členů hodnotící komise a jejich náhradníků je součástí Návrhu zadání veřejné zakázky. Hodnotící komise bude usnášeníschopná, pokud budou přítomni alespoň dva její členové nebo náhradníci. Členem hodnotící komise musí být vždy: a) pracovník Kanceláře ředitelky, b) pracovník EO, 10/21
c) pracovník věcně příslušného organizačního útvaru. 2. Členové hodnotící komise, kteří otevírají, posuzují a hodnotí nabídky, nesmí být ve vztahu k zakázce a účastníkům ve střetu zájmů a musí zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dozvědí v průběhu otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek. Před zahájením (po přečtení seznamu doručených nabídek) otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek musí každý člen hodnotící komise a každý zástupce zadavatele, který se zasedání hodnotící komise účastní, podepsat česné prohlášení, že není ve střetu zájmů. Členové hodnotící komise podepisují tyto formuláře: Prohlášení o neexistenci střetu zájmů členů hodnotící komise (příloha č. 6 Směrnice) a Prohlášení o neexistenci střetů zájmů seznam osob (příloha č. 6b Směrnice). Zástupci zadavatele podepisují formulář Prohlášení o neexistenci střetu zájmů zástupců zadavatele (příloha č. 6a Směrnice). 3. Zadavatel zahájí otevírání obálek bez zbytečného odkladu po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Předá hodnotící komisi doručené obálky s nabídkami. Hodnotící komise při otevírání obálek kontroluje, zda nabídky byly doručeny ve stanovené lhůtě a v souladu s Článkem 15, odst. 2 Směrnice. Obálky nesmí být otevřeny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Otevírají se pouze obálky doručené ve lhůtě pro podání nabídek. 4. Člen hodnotící komise přítomným osobám sdělí identifikační údaje účastníků zadávacího řízení a údaje z nabídek odpovídající číselně vyjádřitelným kritériím hodnocení. Článek 18 Posouzení a hodnocení nabídek 1. Po otevření obálek provede hodnotící komise posouzení nabídek. Posouzení nabídek spočívá v posouzení, zda nabídky jsou zpracovány v souladu se zadávacími podmínkami. 2. Jestliže nabídka nesplňuje zadávací podmínky, může být účastník, který ji předložil, vyzván k jejímu doplnění nebo objasnění. Lhůta pro doplnění nebo objasnění se činí 3 pracovní dny ode dne doručení žádosti účastníkovi, nestanoví-li hodnotící komise jinak. Doplněním nebo objasněním nabídek nesmí být změněna celková nabídková cena nebo údaje a informace, které jsou předmětem hodnocení. Hodnotící komise může rozhodnout o prodloužení této lhůty k vyžádanému objasnění či doplnění na základě písemné nebo elektronické žádosti účastníka. 3. V případě, že účastník nabídku v dodatečné lhůtě nedoplní nebo neobjasní, musí být tato nabídka vyloučena. 4. V případě, že nabídka nebude v souladu s požadavky zadavatele uvedenými ve výzvě a nebude možné tuto nabídku doplnit či objasnit dle Článku 18, odst. 2 Směrnice, musí být tato nabídka zadavatelem vyloučena z další účasti ve výběrovém řízení. 5. O vyloučení nabídky bude účastník informován prostřednictvím formuláře Rozhodnutí o vyloučení účastníka z další účastí ve výběrovém řízení (příloha č. 7 Směrnice), který musí být podepsán předsedou RR SZ nebo jinou osobou zmocněnou VRR. 6. Zadavatel může vyloučit účastníka pro nezpůsobilost, pokud prokáže, že a) plnění nabízené účastníkem by vedlo k nedodržování povinností vyplývajících z předpisů práva životního prostředí, sociálních nebo pracovněprávních předpisů nebo kolektivních smluv vztahujících se k předmětu plnění veřejné zakázky, b) došlo ke střetu zájmů a jiné opatření k nápravě, kromě zrušení výběrového řízení, není možné, 11/21
c) došlo k narušení hospodářské soutěže předchozí účastí účastníka výběrového řízení při přípravě výběrového řízení, jiné opatření k nápravě není možné a účastník na výzvu zadavatele neprokázal, že k narušení hospodářské soutěže nedošlo, d) se dodavatel dopustil v posledních 3 letech před zahájením výběrového řízení závažných nebo dlouhodobých pochybení při plnění dřívějšího smluvního vztahu se zadavatelem zadávané zakázky, nebo s jiným veřejným zadavatelem, která vedla ke vzniku škody, předčasnému ukončení smluvního vztahu nebo jiným srovnatelným sankcím, e) se dodavatel pokusil neoprávněně ovlivnit rozhodnutí zadavatele ve výběrovém řízení nebo se neoprávněně pokusil o získání neveřejných informací, které by mu mohly zajistit neoprávněné výhody ve výběrovém řízení, nebo f) se dodavatel dopustil v posledních 3 letech před zahájením výběrového řízení nebo po zahájení výběrového řízení závažného profesního pochybení, které zpochybňuje jeho důvěryhodnost, včetně pochybení, za která byl disciplinárně potrestán, nebo mu bylo uloženo kárné opatření. 7. Zadavatel může vyloučit účastníka pro nezpůsobilost také, pokud na základě věrohodných informací získá důvodné podezření, že dodavatel uzavřel s jinými osobami zakázanou dohodu v souvislosti se zadávanou zakázkou. 8. Zadavatel může vyloučit účastníka výběrového řízení, pokud nabídka účastníka výběrového řízení obsahuje mimořádně nízkou nabídkovou cenu, která nebyla účastníkem výběrového řízení zdůvodněna. Pokud komise posoudí nabídkovou cenu účastníka jako mimořádně nízkou, vyzve jej ke zdůvodnění nabídkové ceny. 9. Hodnocení nabídek provádí hodnotící komise podle pravidel a hodnotících kritérií stanovených ve výzvě. Hodnocení nabídek může být provedeno před jejich posouzením, v takovém případě dojde k posouzení pouze nabídky, která byla podána účastníkem, se kterým má být uzavřena smlouva. Tuto skutečnost je pak nutno uvést v Protokolu o otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek (příloha č. 8 Směrnice). Hodnotící komise rozhoduje prostou většinou hlasů přítomných členů. V případě rovnosti hlasů při hlasování rozhodne vedoucí EO nebo jeho náhradník. 10. Pokud je ve výběrovém řízení jediný účastník, může být zadavatelem vybrán bez provedení hodnocení. 11. Zadavatel rozhodne o novém posouzení a hodnocení nabídek, pokud zjistí, že hodnotící komise porušila postup stanovený Směrnicí. Pro nové posouzení a hodnocení nabídek může zadavatel jmenovat jinou hodnotící komisi nebo provést nové posouzení a hodnocení nabídek sám. 12. O otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek pořídí hodnotící komise protokol obsahující rozhodné skutečnosti týkající se posouzení a hodnocení nabídek: a) jména a podpisy osob, které provedly posouzení a hodnocení nabídek, b) seznam doručených nabídek, včetně identifikačních údajů účastníků, c) seznam účastníků vyzvaných k doplnění/objasnění nabídky, pokud byli vyzváni, d) seznam vyloučených účastníků s uvedením důvodu vyloučení, e) popis způsobu a odůvodnění hodnocení nabídek, pokud nebyla hodnocena pouze cena, f) výsledek hodnocení. 13. O výběru nejvhodnější nabídky rozhodne zadavatel (formulář Rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky je přílohou č. 9 Směrnice). 12/21
Článek 19 Oznámení výsledku výběrového řízení 1. O výsledku výběrového řízení musejí být bez zbytečného odkladu informováni všichni účastníci, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek a jejichž nabídka nebyla vyřazena z výběrového řízení. Pracovník EO odešle Oznámení o výsledku výběrového řízení (příloha č. 10 Směrnice) písemně. Odeslání musí být schopen zadavatel prokázat. Oznámení o výsledku výběrového řízení musí obsahovat minimálně: a) identifikační údaje účastníků, jejichž nabídka byla posouzena a hodnocena, b) výsledek hodnocení nabídek, z něhož je zřejmé pořadí nabídek. 2. Pokud si to zadavatel v oznámení či výzvě vyhradil, může uveřejnit oznámení o výsledku výběrového řízení a případné oznámení o vyřazení nabídky stejným způsobem, jakým uveřejnil výběrové řízení. V takovém případě se oznámení o výsledku výběrového řízení a případné oznámení rozhodnutí o vyřazení nabídky považuje za doručené všem dotčeným účastníkům okamžikem uveřejnění. 3. Oznámení o výsledku výběrového řízení musí být podepsáno předsedou RR SZ nebo jinou osobou zmocněnou VRR. Článek 20 Povinnosti zadavatele před uzavřením smlouvy vůči ŘO OPTP 1. Zadavatel je povinen před uzavřením smlouvy na plnění zakázky ihned po odeslání Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky předložit ŘO OPTP dokumentaci z průběhu výběrového řízení k posouzení. Ke správnosti postupu zadavatele ve výběrovém řízení ŘO OPTP poskytne vyjádření do 15 pracovních dnů ode dne obdržení kompletních podkladů. Předmětem posouzení je zejména: a) oznámení výběrového řízení či výzva (včetně uveřejnění či prokázání oslovení), b) vysvětlení zadávacích podmínek včetně dokladů prokazujících jeho odeslání nebo uveřejnění, pokud bylo nějaké poskytnuto, c) jmenování hodnotící komise, d) seznam osob podílejících se na přípravě a průběhu výběrového řízení splňující náležitosti dle Přílohy č. 14 PŽP, odst. B.20., e) čestné prohlášení všech osob podílejících se na přípravě a průběhu výběrového řízení, že nejsou ve střetu zájmů, f) protokol o otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek splňující náležitosti dle Přílohy č. 14 PŽP, odst. B.10.2, g) nabídky podané účastníky vč. případného objasnění či doplnění, h) oznámení o vyloučení účastníka včetně dokladu prokazujícího jeho odeslání nebo uveřejnění, pokud byl nějaký účastník vyloučen, i) smlouva, která má být uzavřena s vybraným dodavatelem. 2. Dokumenty dostupné na profilu zadavatele není třeba ŘO OPTP předkládat, zadavatel je však povinen sdělit ŘO OPTP hypertextový odkaz, na kterém se informace nacházejí. Článek 21 Zrušení výběrového řízení 1. Zadavatel je oprávněn výběrové řízení zrušit, nejpozději však do uzavření smlouvy. O zrušení výběrového řízení je zadavatel povinen do 3 pracovních dnů informovat všechny účastníky, kteří 13/21
podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek. Oznámení o zrušení výběrového řízení odesílá pracovník EO prostřednictvím formuláře Rozhodnutí zadavatele o zrušení veřejné zakázky (příloha č. 11 Směrnice), který musí být podepsán předsedou RR SZ nebo jinou osobou zmocněnou VRR. 2. V případě zrušení výběrového řízení v době běhu lhůty pro podávání nabídek, zadavatel oznámí zrušení výběrového řízení stejným způsobem, jakým toto výběrové řízení zahájil. Článek 22 Uzavření smlouvy 1. Zadavatel je povinen vybrat k uzavření smlouvy účastníka výběrového řízení, jehož nabídka byla vyhodnocena jako ekonomicky nejvýhodnější podle výsledku hodnocení nabídek. Smlouva musí být uzavřena ve shodě se zadávacími podmínkami a vybranou nabídkou. 2. V případě, že vybraný účastník odmítne uzavřít smlouvu nebo zadavateli neposkytne dostatečnou součinnost k jejímu uzavření, může zadavatel vyzvat k uzavření smlouvy dalšího účastníka výběrového řízení, a to v pořadí, které vyplývá z původního hodnocení nabídek. Nové hodnocení musí zadavatel provést, pokud by vyloučení vybraného dodavatele znamenalo podstatné ovlivnění původního pořadí nabídek. 3. Vybraného účastníka (příp. účastníka 2. a 3. v pořadí) vyzve pracovník EO písemně k poskytnutí součinnosti k uzavření smlouvy. Za nedostatečnou součinnost je považována skutečnost, kdy vybraný účastník ve stanovené lhůtě nereaguje na výzvy zadavatele. V případě, že vybraný účastník neposkytl zadavateli dostatečnou součinnost, doloží pracovník EO tuto skutečnost formou čestného prohlášení. 4. Smlouva musí mít písemnou formu a musí obsahovat alespoň tyto náležitosti: a) označení smluvních stran, b) předmět plnění (konkretizovaný kvantitativně i kvalitativně), c) cenu bez DPH, cenu s DPH a uvedení samotné DPH, příp. informaci, že dodavatel není plátcem DPH, platební podmínky, d) dobu a místo plnění, e) ustanovení o povinnosti dodavatele spolupůsobit podle ustanovení 2 písm. e) zákona o finanční kontrole, při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů; dodavatel je povinen poskytnout požadované informace a dokumentaci zaměstnancům nebo zmocněncům kupujícího, Ministerstva pro místní rozvoj ČR, Ministerstva financí ČR, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu, příslušného finančního úřadu a dalších oprávněných orgánů státní správy a vytvořit uvedeným orgánům podmínky k provedení kontroly předmětu díla a poskytnout jim součinnost, f) souhlas dodavatele se zveřejněním veškerých údajů týkajících se či souvisejících s plněním této smlouvy v souladu se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů a zákonem č. 1/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, g) povinnost dodavatele uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací zakázky po dobu uvedenou v závazných právních předpisech upravujících oblast zadávání zakázek, nejméně však po dobu 10 let od finančního ukončení projektu, zároveň však alespoň do 31. 12. 2028, po tuto dobu je dodavatel povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektů provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním smlouvy, 14/21
h) další závazné náležitosti dle Zákona č. 89/22 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů. 5. Zadavatel nesmí umožnit podstatnou změnu práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, kterou uzavřel na plnění zakázky. Za podstatnou se považuje taková změna, která by a) umožnila účast jiných dodavatelů nebo mohla ovlivnit výběr dodavatele v původním výběrovém řízení, pokud by zadávací podmínky původního výběrového řízení odpovídaly této změně, b) měnila ekonomickou rovnováhu smlouvy ve prospěch vybraného dodavatele, nebo c) vedla k významnému rozšíření předmětu veřejné zakázky. 6. Za podstatnou změnu závazku ze smlouvy na zakázku se nepovažuje změna, která nemění celkovou povahu zakázky a jejíž hodnota je nižší než: a) 10 % původní hodnoty zakázky, nebo b) 15 % původní hodnoty závazku ze smlouvy na zakázku na stavební práce. Pokud bude provedeno více změn, je rozhodný součet hodnot všech těchto změn. 7. Pracovník EO opatří vyhotovení smlouvy, která zůstávají úřadu, tabulkou dle Organizačního řádu. Následně tabulku vyplní a zajistí podpisy uvedených osob. 8. Uzavřené smlouvy mohou být měněny nebo doplňovány pouze formou písemných dodatků. 9. Smlouvu na veřejnou zakázku, jejíž cena přesáhne 500 000 Kč bez DPH, pracovník EO uveřejní na profilu zadavatele včetně všech jejích následných změn a dodatků, a to ve lhůtě dle Zákona. 10. Uzavřenou smlouvu dále zadavatel zveřejní v souladu se zákonem č. 340/25 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), ve znění pozdějších předpisů. Při zveřejnění pracovník EO postupuje dle interních předpisů. Článek 23 Povinnosti zadavatele po uzavření smlouvy vůči ŘO OPTP 1. Po uzavření smlouvy na plnění zakázky je zadavatel povinen předložit do 20 pracovních dnů ode dne následujícího po jejím podpisu ŘO OPTP k posouzení dokumentaci z ukončeného výběrového řízení. Předmětem posouzení je zejména: a) smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem včetně jejího uveřejnění, je-li vyžadováno její uveřejnění podle Zákona, b) oznámení o výsledku výběrového řízení zaslané všem účastníkům, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek a jejichž nabídka nebyla vyřazena včetně dokladů prokazujících jejich odeslání, pokud toto oznámení nebylo uveřejněno na profilu zadavatele. 2. Dokumenty dostupné na profilu zadavatele není třeba ŘO OPTP předkládat, zadavatel je však povinen sdělit ŘO OPTP hypertextový odkaz, na kterém se informace nacházejí. 3. Před uzavřením dodatku ke smlouvě na plnění VZMR II. kategorie je zadavatel povinen předložit min. 15 pracovních dnů před podpisem dodatku ŘO OPTP návrh dodatku k posouzení. 15/21
Článek 24 Uchovávání dokumentace 1. Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o zakázce a záznamy o elektronických úkonech související se zadáním zakázky. Dokumentací o zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu výběrového řízení, popř. po jeho ukončení, vyžaduje Směrnice. 2. Doba, po kterou musí zadavatel veškeré originální dokumenty související s realizací zakázky uchovat, je stanovena na nejméně 10 let od finančního ukončení projektu, zároveň však alespoň do 31. 12. 2028. 3. Dokumentace je uchovávána na EO. Článek 25 Kompetence pracovníků úřadu při zadávání veřejných zakázek 1. Koordinace zadávání veřejných zakázek a kontrola nedělitelnosti předmětu veřejných zakázek v rámci úřadu je v gesci vedoucího EO. 2. Za přípravu podkladových materiálů a realizaci výběrových řízení odpovídá pracovník EO, a to zejména za: a) zpracování Návrhu zadání veřejné zakázky, včetně přidělení evidenčního čísla veřejné zakázky, pod kterým bude veškerá dokumentace k veřejné zakázce evidována dle Spisového řádu, b) zpracování Výzvy k podání nabídky, c) přípravu návrhů smluv ve spolupráci s právníkem úřadu a evidenci uzavřených smluv, d) komunikaci s dodavateli a účastníky (zejména rozeslání Výzvy k podání nabídek, vyřizování vysvětlení zadávacích podmínek, odeslání Oznámení o vyloučení účastníka, odeslání Rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, odeslání Oznámení o zrušení výběrového řízení, zveřejňování dokumentů na profilu zadavatele), e) organizační zajištění průběhu výběrového ve spolupráci s věcně příslušným organizačním útvarem a právníkem úřadu, f) uchovávání dokumentace k veřejným zakázkám. 3. EO dále předkládá VRR každoročně do 31. března souhrnnou zprávu o realizovaných veřejných zakázkách za uplynulý kalendářní rok. 4. EO vede evidenci veřejných zakázek. 5. Věcně příslušný organizační útvar je povinen poskytovat EO součinnost v celém procesu zadávání veřejné zakázky. Věcně příslušný organizační útvar přitom zejména: a) odpovídá za vypracování formuláře Podklady pro zadání veřejné zakázky a za stanovení předpokládané hodnoty dle Článku 7 Směrnice, b) odpovídá za přípravu veškerých odborných podkladů pro zadání veřejné zakázky, c) poskytuje EO součinnost při vyřizování dodatečných informací. 6. Za kontrolu čerpání finančních prostředků na připravovanou zakázku v souladu s rozpočtem RR SZ odpovídá správce rozpočtu 1. 1 Viz Směrnice o finanční kontrole. 16/21
ČÁST C ZADÁVÁNÍ VZMR I. KATEGORIE Článek 26 Postup při zadávání veřejných zakázek 1. O zadání VZMR I. kategorie rozhoduje ředitelka úřadu. Při zadávání zadavatel postupuje v souladu s příkazem ředitelky o závazném postupu při objednávání. 2. Stanovení předpokládané hodnoty je součástí interního formuláře pro vystavení objednávky, resp. formuláře pro schválení nákupu v hotovosti. Formulář pracovník věcně příslušného organizačního útvaru vyplní v souladu s příkazem ředitelky uvedeným v předchozím odstavci a předá EO. 3. Zadavatel je oprávněn zadat zakázku po provedení průzkumu trhu. Průzkum trhu provede věcně příslušný organizační útvar nebo pracovník EO tak, že zajistí minimálně tři aktuální ceny požadované dodávky/služby pro srovnání od různých dodavatelů. Ceny mohou být zajištěny oslovením dodavatelů poptávkou nebo získány z externích zdrojů (např. internet, katalog, atd.). 4. V poptávce zadavatel uvede minimálně popis předmětu plnění, termín plnění a způsob hodnocení nabídek. V případě hodnocení nabídek podle ekonomické výhodnosti uvede zadavatel dílčí kritéria hodnocení a jejich váhy 5. Pokud pracovník EO prokazatelně osloví alespoň tři dodavatele, ale nabídku obdrží pouze od jednoho účastníka, může zadavatel uzavřít smlouvu (objednávku) s dodavatelem, který předložil nabídku, v případě, že tato nabídka splňuje požadavky zadavatele. 6. Pracovník EO provede posouzení a hodnocení doručených nabídek podle nabídkové ceny nebo podle ekonomické výhodnosti. Pracovník EO je povinen vyhotovit písemný záznam o vyhodnocení doručených nabídek, včetně zdůvodnění výběru dodavatele u zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší jak 10 000 Kč s DPH včetně, a u všech zakázek, kde je hlavním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost. 7. Uzavřená smlouva (objednávka) musí mít písemnou formu a nesmí se v základních parametrech lišit od doručených nabídek, tak, aby byla změněna ekonomická rovnováha smlouvy (objednávky) ve prospěch účastníka. 8. Zadavatel je povinen uchovávat zejména: a) dokumenty o určení předpokládané hodnoty, b) nabídky dodavatelů, pokud nejsou součástí určení stanovení předpokládané hodnoty, c) objednávky, d) zápisy o výběru dodavatele (pouze u zakázek nad 10 000 Kč s DPH a u všech zakázek, kde je hlavním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost). ČÁST D ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK PODLE ZÁKONA Článek 27 Obecná ustanovení 1. Při zadávání zakázek definovaných Článkem 4, odst. 1, písm. c) Směrnice je zadavatel povinen postupovat podle Zákona. 17/21
Článek 28 Interní postupy při zadávání veřejných zakázek podle Zákona 1. Zadávací podmínky, členy hodnotící komise a zadávání jako závazný postup ve smyslu Zákona schvaluje VRR. VRR může svým usnesením zmocnit předsedu RR SZ zejména k následujícím úkonům: a) vyloučit účastníka zadávacího řízení, b) zrušit zadávací řízení ve smyslu příslušných ustanovení Zákona, c) rozhodnout o způsobu vyřízení námitek, d) rozhodnout o výběru nejvhodnější nabídky, pokud odpovídá doporučení hodnotící komise, e) uzavřít smlouvu s vybraným dodavatelem. 2. Administrativní a organizační úkony spojené se zadáváním veřejných zakázek podle Zákona zajišťuje zadavatel prostřednictvím pracovníka EO, příp. ve spolupráci s věcně příslušným organizačním útvarem. 3. Členem hodnotící komise pro posouzení a hodnocení nabídek veřejných zakázek Zákona musí být vždy: a) ředitelka úřadu, b) pracovník Kanceláře ředitelky, c) pracovník EO. 4. Zadavatel současně jmenuje náhradníka za každého člena hodnotící komise, který je ze stejného věcně příslušného organizačního útvaru, jako člen, kterého nahrazuje (v případě ředitelky je to její zástupce). Jmenování členů hodnotící komise a jejich náhradníků je součástí Návrhu zadání veřejné zakázky. 5. Před zahájením zadávacího řízení zpracuje pracovník věcně příslušného organizačního útvaru, příp. ve spolupráci s EO formulář Podklady pro zadání veřejné zakázky. Podepsaný formulář poté předá EO. 6. EO zpracuje formulář Stanovení předpokládané hodnoty v souladu s 16 23 Zákona. 7. Pracovník EO zpracuje formulář Návrh zadání veřejné zakázky. Součástí návrhu je schválení připravované zakázky příkazcem operace a správcem rozpočtu v rámci předběžné finanční kontroly podle zákona o finanční kontrole, návrh na rozhodnutí zadavatele, který obsahuje druh zadávacího řízení, seznam oslovených dodavatelů, jmenování členů hodnotící komise. Návrh zadání veřejné zakázky je poté předložen ke schválení VRR. Článek 29 Povinnosti při zadávání veřejných zakázek podle Zákona vůči ŘO OPTP 1. Zadavatel je povinen předložit min. 15 pracovních dnů před zahájením zadávacího řízení k posouzení zadávací podmínky ŘO OPTP. Předmětem posouzení ŘO OPTP je zejména: a) předběžné oznámení veřejného zadavatele (je-li zadavatelem vyhotoveno), b) oznámení o zahájení zadávacího řízení, c) výzva, zadávací dokumentace, příp. kvalifikační dokumentace (je-li zadavatelem vyhotovena), d) prokázání způsobu stanovení předpokládané hodnoty. 18/21
2. Dokumenty dostupné na profilu zadavatele a Věstníku veřejných zakázek není třeba ŘO OPTP předkládat, zadavatel je však povinen sdělit ŘO OPTP hypertextový odkaz, na kterém se dokumenty nachází. 3. Pracovník EO zašle ŘO OPTP e-mailem pozvánku na zasedání hodnotící komise nejpozději 5 pracovních dnů před jejím konáním. 4. Zadavatel je povinen před uzavřením smlouvy na plnění zakázky ihned po vydání oznámení o výběru nejvhodnější nabídky předložit ŘO OPTP dokumentaci z průběhu zadávacího řízení k posouzení k posouzení správnosti postupu zadavatele v zadávacím řízení. ŘO OPTP poskytne vyjádření do 15 pracovních dnů ode dne obdržení kompletních podkladů. Předmětem posouzení je zejména: a) oznámení o zahájení zadávacího řízení (včetně uveřejnění), b) výzva o zahájení zadávacího řízení, zadávací a příp. kvalifikační dokumentace (je-li zadavatelem vyhotovena) včetně uveřejnění a prokázání oslovení, c) jmenování členů hodnoticí komise (je-li komise ustanovena), d) seznam osob podílející osob na přípravě a průběhu zadávacího řízení, e) čestná prohlášení všech osob podílejících se na přípravě a průběhu zadávacího řízení, že nejsou ve střetu zájmů, f) protokoly požadované Zákonem (protokol o otevírání obálek, protokol o posouzení kvalifikace, protokol o jednáních komise, protokol z jednání o nabídkách), g) zpráva o posouzení a hodnocení nabídek, h) zpráva o posouzení kvalifikace, i) oznámení rozhodnutí zadavatele o vyloučení účastníka zadávacího řízení, j) vysvětlení zadávací dokumentace včetně dokladů prokazujících jejich odeslání nebo uveřejnění, pokud byly nějaké požadovány, k) nabídky podané účastníky, včetně případného objasnění či doplnění, l) komunikace týkající se podaných námitek (v případě podání námitek zadavatele doloží dokumentaci vztahující se k těmto námitkám dodatečně), m) rozhodnutí o výběru dodavatele, n) oznámení o výběru dodavatele, o) smlouva, která má být s vybraným dodavatelem uzavřena. 5. Zadavatel je povinen po uzavření smlouvy na plnění veřejné zakázky předložit do 20 pracovních dnů ode dne následujícího po jejím podpisu ŘO OPTP k posouzení dokumentaci z ukončeného zadávacího řízení. Předmětem posouzení je zejména: a) smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem včetně jejího uveřejnění na profilu zadavatele, b) dobrovolné oznámení o záměru uzavřít smlouvu, je-li vyhotoveno, c) oznámení o zadání veřejné zakázky včetně dokladů prokazujících jejich odeslání nebo uveřejnění, d) písemná zpráva zadavatele včetně jejího uveřejnění na profilu zadavatele. 6. Do všech smluv s dodavateli je zadavatel povinen zapracovat ustanovení: a) ustanovení o povinnosti dodavatele spolupůsobit podle ustanovení 2 písm. e) zákona o finanční kontrole, při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo 19/21
služeb z veřejných výdajů; dodavatel je povinen poskytnout požadované informace a dokumentaci zaměstnancům nebo zmocněncům kupujícího, Ministerstva pro místní rozvoj ČR, Ministerstva financí ČR, Evropské komise, Evropského účetního dvora, Nejvyššího kontrolního úřadu, příslušného finančního úřadu a dalších oprávněných orgánů státní správy a vytvořit uvedeným orgánům podmínky k provedení kontroly předmětu díla a poskytnout jim součinnost, b) souhlas dodavatele se zveřejněním veškerých údajů týkajících se či souvisejících s plněním této smlouvy v souladu se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 1/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, c) dodavatel je povinen uchovávat veškerou dokumentaci související s realizací zakázky po dobu uvedenou v závazných právních předpisech upravujících oblast zadávání zakázek, nejméně však po dobu 10 let od finančního ukončení projektu, zároveň však alespoň do 31. 12. 2028. Po tuto dobu je dodavatel povinen umožnit osobám oprávněným k výkonu kontroly projektů provést kontrolu dokladů souvisejících s plněním smlouvy, d) další závazné náležitosti dle Zákona č. 89/22 Sb., občanský zákoník, v platném znění. 7. Před uzavřením dodatku ke smlouvě na plnění veřejné zakázky předložit min. 15 pracovních dnů před podpisem dodatku ke smlouvě ŘO OPTP návrh dodatku k posouzení. 8. Zadavatel je povinen informovat ŘO OPTP neprodleně o všech řízeních o přezkoumání úkonů zadavatele zahájených Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže a o jeho rozhodnutích v těchto řízeních. ČÁST E ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Článek 30 Závěrečná ustanovení 1. Směrnice byla schválena dne 5. 12. 27 na 118. zasedání VRR usnesením č. 12/118/27. 2. Průběžnou aktualizací Směrnice je pověřen správce předpisu. 3. Směrnicí se ruší Směrnice ředitelky Úřadu Regionální rady č. S-9/26 o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších dodatků, včetně všech jejích příloh. 4. V případě veřejných zakázek zahájených před nabytím účinnosti Směrnice postupuje zadavatel podle Směrnice č. S-9/26, ve znění pozdějších dodatků, včetně všech jejích příloh. 5. Směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 1. 28. 6. Změnit nebo zrušit Směrnici je možné pouze na základě usnesení VRR. 7. Nedílnou součástí Směrnice jsou následující přílohy: a) příloha č. 1 Podklady pro zadání veřejné zakázky vzor, b) příloha č. 2 Stanovení předpokládané hodnoty vzor, c) příloha č. 3 Návrh zadání veřejné zakázky vzor, d) příloha č. 4 Výzva k podání nabídky vzor, e) příloha č. 5 Seznam doručených nabídek vzor, f) příloha č. 6 Prohlášení o neexistenci střetu zájmů členů hodnotící komise vzor, g) příloha č. 6a Prohlášení o neexistenci střetu zájmů zástupců zadavatele vzor, 20/21