Valná hromada Ratab, o. s. Štěnkov, 3. 11. 2012 Celkem je přítomno 19 členů sdružení a 3 zastoupení plnou mocí. Valná hromada je usnášeníschopná. Moderátorem byl jednomyslně schválen Petr Soják. Program Valné hromady byl schválen. Schválení žádostí o členství Do sdružení byli přijati tito noví členové: Kateřina Rygálová Veronika Kadlečková Jarmila Nýdrlová Barbora Benešová Marek Kulhavý Všichni členové byli přijati jednomyslně, s výjimkou Marka Kulhavého, kde se jeden člen sdružení zdržel hlasování. Shrnutí proběhnuvších letních běhů sdružení Stavění Jindřich Vrabec shrnuje tím, že postavili jsme, stihly se naimpregnovat tee-pee. Problémem byla účast lidí, bylo by potřeba více posílat instruktory z běhů. Deset lidí na stavění je málo. Optimální počet je 15-18 lidí. Stavění na příští rok bude složitější v tom, že je potřeba udělat postele/rošty. Tomáš Beran namítá, že i když se zúčastní instruktoři z běhů, není možné sehnat až tolik lidí. Případně aktuální počet lidí neodpovídá práci, která se má zrovna dělat. Jakub Reindl namítá, že letos stavění vyšlo do prac. týdne, kdy se pracující nemohli jednoduše zúčastnit. Bylo by mnohem lepší organizovat stavění na víkend. Současný systém odměn (dříve nastavené jídlo a pití zdarma) nefunguje příliš dobře. Navíc je nálada kolem stavění/bourání taková, že se letos nikdo dobrovolně nehrne do jejich koordinace. Navrženo nechat PR skupinu stavění zatraktivnit. PR skupina zastoupená Benjaminem Mlýnkem nesouhlasí nevidí smysl vytvářet propagační akce dovnitř takového sdružení, jakým je to naše. Jeden z návrhů - Motivaci propojit s Hroudálem. Idea zvát na stavění i účastníky běhů není přijímána příliš radostně kvůli věku, tomu, že se na stavění často plánuje program běhů. (U bourání je situace trochu odlišná a přístup ke zvaní účastníků pozitivnější). Návrh k hlasování: stanovit počet nekryjících se členů týmů, kteří se stavění/bourání zúčastní. Návrh tří lidí za tým každého běhu,, tak aby se však jednalo opravdu o 9 lidí (tzn. Tak, aby nebyl vnímán jeden člověk za dva kurzy) byl odhlasován, tři hlasy se zdržely.
Rodiče a děti Mají stabilní formát, který se asi nebude měnit a nemá ani zbytku Ratabu nic moc co předat. Programově proběhly v pořádku, problém se vyskytl snad jen při vytváření, změně a finalizaci rozpočtu, o tom bylo diskutováno při diskuzi o rozpočtu. RD můžeme vnímat jako takový důchoďák pro angažované Ratabáky se svými rodinami. Nejstarší účastníci by mohli časem přejít třeba už na Pidilidi. Rodiče a děti nejsou vhodný inkubátor instruktorů na další běhy. Veronika Nýdrlová se obává, že RD jsou na instruktory náročnější a instruktor, který není ještě dopečený se na RD uvaří. Smyslem RD je zapojit co nejvíce rodiče (tzn. bývalé i budoucí současné Ratabáky do dění a organizace samotného kurzu) Pidilidi Eva Bernardová: běh se povedl, bylo 20 dětí, rozšiřování členské základny na základky není úplně dobrý nápad nemusíme základkové kamarády účastníků z gymnázií vyloženě odmítat (letos byli vítanou účastnickou posilou), ale zároveň se ani nebudeme na základních školách aktivně angažovat. Kateřina Ragálová: pozitivní zpětná vazba v e-mailech od rodičů jako odpověď na děkovací e-mail od týmu. Z toho vyplývá, že je užitečné udržovat s rodiči ZV a to platí i pro rodiče ostatních účastníků. Pokud bychom měli brát lidi ze základek, tak vybrat jen pár základních škol, ke kterým máme vztah (Vratislavice, Ostašov, ZŠ Husova). Zprávy o průběhu běhů: Měly by obsahovat hlavně informace o řešení krizí, aby se ostatní mohli poučit. Nemusí to být extra dlouhý dokument (Bejamin Mlýnek). Není dobé určovat konkrétní psaná pravidla pro vytváření zpráv, zahrnujeme se poslední dobou spoustou polozbytečných formalit (Jindřich Vrabec). Je dobré říct si tady, proč vlastně je dobré zprávy psát, aby to další potencionální (sic) hlavní vedoucí nebrali jen jako opruz na Valnou hromadu (Veronika Nýdrlová). Zprávy jsou dobré, protože jednotlivé vnitřní týmy o sobě vědí. Píší se do nich programová shrnutí, subjektivní zkušenostní model týmu (Petr Soják). Plus je dobré zmínit základní čísla běhu pro účely jednoduššího vytváření výroční zprávy sdružení. Petr Soják zašle výkonnému výboru ukázkové zprávy různých jiných organizací, abychom se mohli inspirovat. Výbor z nich zpracuje návrh metodiky vytváření našich zpráv. Klasik I cesta může být cíl Veronika Nýdrlová: Běh byl směřovaný víc do pohody, spojený s putováním, rozpočet vyšel akorát, tým fungoval skvěle, osvěžující byla práce s novými účastníky, jinými, než jezdili v předchozích letech (ti se účastnili druhého klasiku). Benjamin Mlýnek chválí konkrétně práci v týmu sehrané jádro, připravený program dopředu. Jako velké pozitivum se jeví posílání děkovacího e-mailu rodičům po akci. Dobrá příležitost pro zpětnou vazbu. Z vyjádření účastníků převládaly pozitivní pocity a dojmy. Oba klasiky jsou zdrojem lektorů a je vhodné na tom dále pracovat tzn. Vybírat si a pozitivně motivovat ty, co jsou angažovaní.
Klasik Ještě víc Ratab Běh byl ve finále povedený, i přesto, že se nepovedlo naplnit původní vizi Ratabu, který by byl více improvizační. Veronika Nýdrlová: zásadním problémem byla obtížná komunikace s hlavním vedoucím (Tomáš Trávníček), nespolupráce, arogantní přístup myšleno to, že nedodržoval dohodnuté termíny apod. Vzájemný nesoulad vycházel také z předem konkrétně nevyjasněných požadavků, což by usnadnilo vzájemnou komunikace a zároveň předcházelo zbytečným konfliktním situacím. Vzájemně stanovené a vyjasněné požadavky, potřeby aj. by měly být vždy zodpovědností vedoucích jednotlivých kurzů. Z vyjádření přítomných účastníků Jarmily Nýdrlové a Filipa Ferbra: Hodně pozitivní (a zásadní pro fungování běhu) byla účastnická skupina přijela s tím, že si běh užije, i když třeba program/organizace/tým nefungoval vždy na 100 %. Rozdělení dvou běhů: Velmi pozitivní věc, zásadní je, že můžeme poskytnout možnost zúčastnit se letního běhu více lidem nemusíme nikoho odmítat. Ale je potřeba zlepšit komunikaci, případně propojit programy obou běhů. Zároveň je potřeba, aby oba hlavní vedoucí počítali s tím, že se budou běhy křížit. Potřeba ohlídat dublování člověka mezi křížícími se běhy (Ondřej Konečný: rozhodně bych nikomu nedoporučil to dělat). Nejsme připravení ani materiálně např. lékárna. Je potřeba, aby nebyla znatelná rivalita, konkurence mezi dvěma běhy (účastníci si připadali, že jedou Sázavu jen jako výplň, protože nemůžou do tábořiště apod.). Podle jiných účastníků nebyla konkurence/soupeřivost mezi dvěma běhy asi až tak znatelná, jak ji cítí jiní účastníci nebo instruktoři/starší Ratabáci. Bourání Probíhalo za špatného počasí. Výstupy: Ratabárna není odkladiště. Kdo si co přiveze, měl by si to také odvézt (zlikvidovat). Odpadky po bězích nejsou starost bourání. Je třeba zlepšit komunikaci mezi hlavními vedoucími posledního běhu a bourání něco mohou zbourat už účastníci. Součástí bourání je i akce, kdy se suší mokré plachty z bourání, kde nebylo vhodné počasí. Do budoucna není možné sušení dělat ve dvou lidech. Idea zvát na tyto po-akce účastníky, třeba by rádi pomohli. Nechávat víc času, zpříjemnit akci nějakou aktivitou. FR tým FR skupina vznikla ve složení Jakub Reindl, Benjamin Mlýnek, Michal Štefan a Tereza Liepoldová, nepovedlo se jim však věnovat problematice tolik času, kolik bylo v plánu. Byly podány dvě žádosti o dotaci z Libereckého kraje, bohužel žádná z nich nebyla schválena. FR doporučuje psát žádosti na konkrétní aktivity, ne na celoroční činnost, kde není jasně stanoveno, k čemu se vážou získané peníze. V tomto ohledu se vyplatí spíše žádat sponzory (např. ples). Určitě jsou žádaní nové členové FR týmu. Zdeněk Novotný podotýká, že v činnosti FR týmu nevidí žádný konkrétní cíl, a že by si FR měl stanovit ten cíl. Špatně se oslovují sponzoři, když nemáme stanovenou a vypsanou vizi a poslání a následnou definici toho, nač konkrétně žádat a proč.
Petr Soják: Jedním z nezmíněných základů efektivního FR je také myslet na to, co z toho bude mít daný donátor peněz. Koncepce musí vycházet z jasné strategie činnosti a vize, kterou garantuje Výkonný výbor. Doporučuji se např. zúčastnit nějakého základního FR kurzu, to např. souvisí i s tematikou vzdělávání. Vzdělávání Ratab i letos umožnil zažádat si o příspěvek na sebevzdělávání, hlavní vedoucí se také zúčastnili kurzu hlavních vedoucích akreditovaného MŠMT. Členy je často těžké motivovat k sebevzdělávání např. vzdělávací akce Hroudál se pro nedostatek účastníků nekonala. Proběhlo zdravotnické okénko vedené Tomášem Beranem určené zejména instruktorům letního tábora 2012. Nabídku vzdělávání, nebo příspěvky na vzdělávání je vhodné vnímat jako formu odměny a hlavně vlastní potřebu jedinců se někam posouvat. Výkonný výbor by měl vždy zvážit do jaké míry je podpora vzdělávání jednotlivců užitečná i pro Ratab, z hlediska užitné hodnoty. To by mělo být jedním z kritérií hodnocení, pokud někdo přes Ratab zažádá o dotaci na cokoliv. PR PR skupina vytvořila plán činnosti na začátku roku, většinu naplánovaných akcí se podařilo realizovat (za vydání značného množství práce a obětování volného času). Konkrétně činnost PR týmu shrnuje samostatný dokument. Ukázalo se, že vlastní rozpočet pro PR skupinu byl dobrá věc, Kuba doporučuje zachovat i do budoucna. Na gymnáziích se mění vedení je možné, že obnovíme pokusy o oficializaci spolupráce s gymnázii. Zdeněk Novotný nabízí podchycení účastníků projektu Labyrint Her, Vědy a Poznání v květnu (12. - 15. 5.) příštího roku, kdy bude mít projekt svou poslední vícedenní akci. Na GFXŠ se změní způsob třídních schůzek, pravděpodobně to budou pouze individuální konzultace s rodiči. Sníží se možnost intervenovat k rodičům. PR týmu není úplně jasná role PR týmu v propagaci letních táborů. Opět je potřeba, aby PR týmu vypomohli personálně instruktoři z běhů v propagaci také se to hodí pro lepší sdělení detailů o akcích, které PR nezná. Opět je třeba lépe komunikovat, Tereza Liepoldová navrhuje, aby komunikoval jeden člověk z týmu běhu (ideálně hlavní vedoucí) s jedním člověkem z PR týmu, zejména ohledně termínů odevzdávání materiálů. Přiřadit ale PR člověka jednomu běhu je obtížné, protože PR tým má kompetence k běhu napříč svými členy. Doporučuji si jasně naplánovat harmonogram jak, kdy, kde a kdo se bude co propagovat. To vnímám za neujasněné a vede to pak k nutné improvizaci, která může být stresová a tudíž málo efektivní. Druhá věc je, že by propagovat měl člověk znalý všech důležitých a podstatných informací a měl by být srozumitelný. To lze např. ulehčit tím, že budou jasně stanovené informace, co má jedinec sdělovat, nabízet a také jak, aby byl srozumitelný a zaujal.
Výkonný výbor Fungování výboru je shrnuto v samostatném dokumentu. Výbor se scházel často, ať už přes Skype nebo osobně. Omlouvá se za pozdní pozvánky na schůze ze začátku funkčního období. Výbor mrzí nutnost všechny výzvy urgovat. Námět od Zdeňka Novotného velké akce (např. výstup dotazníků) dát deadliny, kdy bude výstup z daného projektu. Finance Jsme v plusu cca 24 000, zásluha především běhů. Sponzorské dary Rosimpex, Nýdrlovi, Marek Kulhavý, dresy na volejbal. Podnět od Ondřeje Konečného: menší sponzorské částky na konkrétní věci od malých firem. Výzva od Michala Štefana: choďte na schůze výkonného výboru. Dozorčí rada Sledovala práci výkonného výboru, neshledala žádné pochybení, zejména děkuje za nalezení zajímavého tábořiště na rok 2013. Majetek, vybavení, technické věci Schválili jsme dovybavení elektrickými rozvody garantuje Jindřich Vrabec, cena do 3 tis. Kč. Hledáme někoho, kdo se vyzná v rozvodech vody, potřebujeme se dovybavit rozvody na vodu. o Zdeněk Novotný má připomínku nepřezásobit se (nekupovat 200 m hadic, když na příští rok stačí 50 m). Proto si myslí, že by to měl zařídit člověk, který bude stavět tábor v r. 2013. Elektronický archiv funguje na webu od jara o Opět máme od pléna minimální reakci nebo doplňující příspěvky o Letos to vypadá, že budou zpracovány i hry a programy ze všech běhů Rekapitulujeme pravidla práce s Ratabárnou o Klíče hned vracet! o Kontroverzní myšlenka Zdeňka Novotného: spalme hadry o Další výkonný výbor by měl racionalizovat Ratabárnu Postele o Varianty vyrobíme si sami/necháme někoho vyrobit? Otázka ceny cca 50tis o Technické parametry europalety, rošty, krajinky o Vyřeší Výkonný výbor ve spolupráci s lidmi z pléna. Koordinátorem je Filip Ferbr a Eva Bernardová. Termíny a hlavní vedoucí letních táborů a akcí Varianta dvou klasiků byla po cca hodinové diskusi zavrhnuta, protože není stabilní hlavní vedoucí druhého klasiku. Stavění Marek Kulhavý přibližně 1. 2. 8. 2013 Rodiče a děti Zdeněk Novotný 3. 9. 8. 2013 Pidilidi Barbora Benešová + Kateřina Rygálová 10. 17. 8. 2013
Klasik Benjamin Mlýnek 19. 28. 8. 2013 Bourání Jakub Reindl 30. 8. 1. 9. 2013 Orgány sdružení Jedním hlasem proti a ostatními pro byla schválena výjimka, kdy Kateřina Karešová může kandidovat do výkonného výboru i ve své nepřítomnosti. V okamžik hlasování je přítomno 22 členů a 3 zastoupení plnou mocí. Pro zvolení je třeba 17 hlasů. Do Výkonného výboru byli zvoleni Kateřina Karešová 23 Matěj Humpál 24 Ondřej Konečný 24 Veronika Nýdrlová 25 Do Dozorčí rady byli zvoleni Jindřich Vrabec 24 Jakub Reindl Tereza Liepoldová 23 Vize sdružení: Setkání přesunuto na nejbližší osobní setkání Výkonného výboru Oslavy čtvrtstoletí Řeší PR skupina