Městský úřad Němčice nad Hanou Palackého nám. 3 798 27 Němčice nad Hanou Název dokumentu: ORGANIZAČNí ŘÁD Zpracoval: Ing. Marie Plchotová ve spolupráci s vedoucími odborů Odpovídá: Ing. Marie Plchotová Datum vydání: 15.4.2010 Účinnost: 1.5.2010 Schválil: Rada města Němčice nad Hanou na základě jednání rady 14.4.2010 Vydáním se ruší: Organizační řád Městského úřadu Němčice nad Hanou ze dne 1.7.2008
2 OBSAH: ČI. 1 Základní ustanovení ČI. 2 Postavení a působnost úřadu ČI. 3 Vnitřní členění městského úřadu ČI. 4 Řízení městského úřadu ČI. S Vnitřní vztahy mezi odbory, odděleními, součinnost a zásady vzájemné spolupráce ČI. 6 Závěrečná ustanovení Počet příloh: 7 č. 1 Vymezení územního obvodu pro výkon státní správy pověřeného Městského úřadu Němčice nad Hanou č.2 Stanovení počtu zaměstnanců Městského úřadu Němčice nad Hanou podle jednotlivých odborů č.3 Organizační struktura městského úřadu a města Němčice nad Hanou (v návaznosti na orgány města a systemizace pracovních míst) č.4 Náplně činnosti jednotlivých odborů Městského úřadu Němčice nad Hanou Č.S Podpisový řád č.6 Rozdělení působností mezi představiteli úřadu č.7 Oprávněné úřední osoby ke správním činnostem Používané zkratky v textu: MěÚ - městský úřad ZM - zastupitelstvo města RM - rada města OZV - obecně závazná vyhláška DPS - Dům s pečovatelskou službou BOZP - bezpečnost a ochrana zdraví při práci PO - požární ochrana OOPP - osobní ochranné pracovní pomůcky MěKS - městské kulturní středisko FRB - fond rozvoje bydlení
3 ČI. 1 Základní ustanovení Organizační řád Městského úřadu Němčice nad Hanou stanoví jeho organizační strukturu, zásady činnosti a řízení úřadu, dělbu práce mezi jeho složkami, vzájemné vztahy a rozsah pravomocí, povinnosti a odpovědnosti vedoucích pracovníků městského úřadu. ČI. 2 Postavení a působnost úřadu 2.1. Postavení a působnost městského úřadu upravuje zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (dále jen "zákon o obcích") a pokud jde o působnost též zvláštní zákony. 2.2. Městský úřad Němčice nad Hanou plní úkoly v oblasti samostatné a přenesené působnosti. Jeho vztahy k orgánům obce upravuje zákon o obcích. 2.3. V oblasti samostatné působnosti se zodpovídá městský úřad radě města. Ve věcech přenesené působnosti je podřízen Krajskému úřadu Olomouckého kraje, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak. 2.4. V oblasti samostatné působnosti plní úkoly, které mu uložila rada města nebo zastupitelstvo města, a podílí se na přípravě podkladů pro jednání rady a zastupitelstva pomáhá výborům a komisím rady v jejich činnosti. 2.5. V oblasti přenesené působnosti vykonává přenesenou působnost s výjimkou věcí, které patří do působnosti jiného orgánu obce (viz. příloha č.1) rozhoduje o poskytnutí informací žadateli podle zvláštního zákona. ČI.3 Vnitřní členění městského úřadu 3.1. Městský úřad tvoří starosta, místostarosta, tajemník městského úřadu, úředníci a zaměstnanci města Němčice nad Hanou, zařazení do městského úřadu (dále jen zaměstnanci). Zaměstnanci, podílející se na výkonu správních činností, jsou dle zvláštního zákona č. 312/2002Sb., o úřednících územně samosprávných celků. Počet zaměstnanců stanovuje rada města (viz příloha č. 2) 3.2. Městský úřad se člení na odbory, které se mohou členit na oddělení (viz. příloha č. 3). 3.3. Náplň činnosti jednotlivých odborů je v příloze č. 4 3.4. Jménem městského úřadu jedná starosta města, na základě zmocnění starosty a v rozsahu svěřené působnosti místostarosta, tajemník městského úřadu a vedoucí odborů. Ostatní zaměstnanci mohou jménem městského úřadu jednat jen na základě zmocnění. 3.5. Podpisové oprávnění je zakotveno v příloze č. 5. ČI. 4 Řízení městského úřadu 4.1. Postavení úředníků a zaměstnanců města, zařazených do městského úřadu, je dáno zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územně samosprávných celků
4 4.2. Každý úředník a zaměstnanec městského úřadu má pouze jednoho bezprostředně nadřízeného vedoucího pracovníka, jímž je řízen a jemuž za svou činnost odpovídá. V případě nutné koordinace činnosti nebo stanovisek jednotlivých odborů je koordinátorem tajemník nebo jím pověřený zástupce. Spory vzniklé mezi jednotlivými odbory při zabezpečování pracovních úkolů řeší tajemník městského úřadu, mezi pracovníky v rámci jednotlivých odborů vedoucí daného odboru, a nedojde-ii k dohodě, rozhoduje tajemník městského úřadu. / viz. organizační struktura MěÚ / 4.3. Starosta města ~ V čele městského úřadu je starosta města, který odpovídá za činnost úřadu v oblasti samostatné působnosti zastupitelstvu města a radě města. Je odpovědný ve smyslu zákona č.320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, za organizování, řízení a zajišťování přiměřenosti a účinnosti vnitřního kontrolního systému. Činnost zaměstnanců městského úřadu řídí prostřednictvím tajemníka, který je bezprostředním nadřízeným vedoucích odborů. ~ Plní obdobné úkoly jako statutární orgán zaměstnavatele podle zvláštních právních předpisů vůči uvolněným členům zastupitelstva, tajemníkovi městského úřadu a zaměstnancům obce nezařazeným v městském úřadě. ~ Je bezprostředně nadřízen tajemníkovi městského úřadu a zaměstnancům nezařazeným v městském úřadě. ~ Jmenuje v souladu s 8 odst. 7 zákona Č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, administrátora datových schránek a jeho zástupce. ~ Přijímá opatření k připravenosti městského úřadu, příspěvkových organizací založených nebo zřízených městem na plnění úkolů při branné pohotovosti státu, spojených s řešením mimořádných událostí (živelné pohromy, nehody, jiná nebezpečí). Hrozí-Ii nebezpečí z prodlení, ukládá právnickým osobám povinnost poskytnout osobní a věcnou pomoc při odstraňování následků živelné pohromy nebo jiné mimořádné události a o svých opatřeních bezodkladně informuje radu města. ~ Zastupuje tajemníka v době jeho nepřítomnosti v plném rozsahu 4.4. Místostarosta ~ Místostarosta zastupuje starostu v době jeho nepřítomnosti a plní úkoly na úsecích činnosti svěřených mu tímto organizačním řádem. Ze své činnosti je odpovědný zastupitelstvu a radě města ~ Dělba působnosti mezi představiteli města je uvedena v příloze č.6. 4.5. Tajemník úřadu ~ Zajišťuje výkon přenesené působnosti s výjimkou věcí, které jsou zákonem svěřeny radě města nebo zvláštnímu orgánu města. ~ Plní úkoly uložené mu zastupitelstvem města, radou města nebo starostou. ~ Stanoví podle zvláštních právních předpisů platy všem úředníkům a zaměstnancům města, zařazených do městského úřadu. ~ Plní úkoly zaměstnavatele podle zvláštních právních předpisů vůči úředníkům a zaměstnancům města zařazeným do městského úřadu.
5» Vydává spisový řád, skartační plán a pracovní řád městského úřadu a další vnitřní směrnice, nevydává - li je rada města» Dbá o účelnou organizaci práce úřadu, plynulý chod jeho činnosti, ve spolupráci s vedoucími odborů připravuje pro radu města návrh organizačního řádu včetně jeho příloh. Odpovídá za celkovou personální situaci, sleduje odbornou úroveň zaměstnanců 1 dále jen úředníků 1 a projednává s nimi způsob zvyšování kvalifikace» Určuje pověřené osoby k práci s datovými schránkami v souladu s 8, odst. 7 zákona Č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a vydává oprávnění k přístupu k dokumentům určeným do vlastních rukou adresáta» Určuje osoby provádějící autorizovanou konverzi dokumentů z moci úřední v souladu s 23, odst. 2 zákona Č. 300/2008 o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů» Vymezuje, ve spolupráci s vedoucími zaměstnanci, práva a povinnosti pověřených osob v oblasti datových schránek a autorizované konverzi dokumentů, v písemných pracovních náplních» Využívá datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek» Uvědomí neprodleně Ministerstvo vnitra ČR a starostu města, že hrozí zneužití datové schránky» Má oprávnění k přístupu k dokumentům určených do vlastních rukou adresáta v souladu se zákonem č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů» Vykonává působnost podle zákona Č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů» Zajišťuje zpracování plánu vzdělávání a prohlubování kvalifikace úředníků dle zvláštního zákona.» Plní povinnosti odpovědného zaměstnance na úseku sociálního fondu - v souladu se "Zásadami užití sociálního fondu" 4.6. Vedoucí odborů Vedoucí odborů řídí práci příslušných odborů a odpovídají za jejich celkovou činnost, přičemž mají zejména práva a povinnosti (mimo práva a povinnosti stanovené v pracovním řádu MěÚ), uvedená v následujících odstavcích. Vedoucí odborů:» Stanovuje v rozsahu činnosti odboru konkrétní úkoly svým podřízeným a přijímá opatření k jejich zajištění.» Vymezuje práva a povinnosti podřízených úředníků a zaměstnanců v písemných pracovních náplních a hodnotí jejich činnost.» Zajišťuje spolupráci s ostatními odbory, v případě potřeby vyžaduje při plnění úkolů úřadu pomoc příslušných odborů.» Vymezuje rozsah oprávněni svých podřízených k jednání jménem odboru v jednotlivých případech» V rozsahu působnosti odboru odborně usměrňuje činnost příspěvkových organizací, založených nebo zřízených městem» Dbá na hospodárnost při vynakládání finančních prostředků a při hospodaření s materiálně technickými prostředky.
6 ~ Kontroluje výkon státní správy na svěřeném úseku působnosti. v rozsahu přenesené ~ Zpracovává podklady pro obecně závazné vyhlášky a nařízení města, kontroluje jejich dodržování v rámci působnosti odboru a navrhuje příslušná opatření. ~ Zodpovídá za vyřízení petic, stížností, oznámení a podnětů občanů v rámci působnosti odboru. ~ Spolupracuje s předsedy příslušných komisí rady a výborů, zřízených zastupitelstvem, poskytuje jim pomoc při plnění jejich úkolů. ~ Zastupuje úřad navenek - na svereném úseku působnosti v rozsahu tohoto org. řádu, popřípadě v rozsahu konkrétního pověření statutárního zástupce města nebo úřadu. ~ Předkládá tajemníkovi MěÚ návrhy na uzavrraru dohod o provedení práce, dohod pracovní činnosti a dohod o hmotné odpovědnosti na svém úseku. ~ Odpovídá za odborný rozvoj úředníků a zaměstnanců svého odboru ~ Odpovídá za zastupitelnost jednotlivých úředníků a zaměstnanců v rámci daného odboru. ~ Navrhuje tajemníkovi MěÚ změny platů a vyplácení mimořádných odměn svých podřízených. ~ Ve smyslu zákona Č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole je povinen zajistit fungování vnitřního kontrolního systému v rámci vymezených povinností a odpovědností. ~ Je povinen podávat starostovi města včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při plnění stanovených úkolů v oblasti finančního řízení, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti orgánu veřejné správy a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě ( 25 zákona č.320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů) ~ Se souhlasem tajemníka MěÚ určuje svého zástupce a vymezuje rozsah zastupovaných činností. Zastupovaný a zástupce jsou povinni se vzájemně informovat o všech skutečnostech, které mohou mít vliv na řádný výkon funkce. Zastupovaný si může vyhradit právo rozhodnutí o zvlášť důležitých otázkách ~ Odpovídá za zajištění vlastní zastupitelnosti v době své nepřítomnosti na pracovišti po dobu delší než dva pracovní dny /mimo nernoc/. ~ Vykonává svou činnost v souladu se zákony, ostatními předpisy, včetně usnesení vlády ČR, směrnic a instrukcí ústředních orgánů státní správy, jakož i pracovním řádem úřadu a svou pracovní smlouvou. Konkrétní pracovní povinnosti jsou jim stanoveny v písemné pracovní náplni. 4.7. Vedoucí oddělení Řídí činnost oddělení, podle pokynů vedoucího odboru zabezpečuje plnění úkolů vymezených tímto organizačním řádem a další opatření uložená vedoucím odboru 4.8. Zaměstnanci města ~ Zaměstnanci města, zařazeni do MěÚ, jsou začleněni do odborů. ~ Postavení zaměstnanců města, zařazených do MěÚ a podílejících se na správních činnostech - úředníků, je dáno zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územně samosprávných celků, ve znění pozdějších předpisů.
7 ~ Zaměstnanci města, zařazeni do MěÚ jsou podřízeni tajemníkovi a bezprostředně příslušnému vedoucímu oboru. ~ Zaměstnanci města, osoby oprávněné k přístupu do datové schránky, v souladu s 8, odst.9 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, jsou povinni: a) využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek b) při zjištění nebezpečí zneužití datové schránky uvědomit neprodleně tajemníka ~ Zaměstnanci města, zařazeni do při jejich zpracování dodržovat ochraně osobních údajů a o předpisů MěÚ, zpracovatelé osobních údajů, jsou povinni ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., zákona o změně některých zákonů, ve znění pozdějších ~ Vykonávají svou činnost v souladu se zákony, ostatními právními usneseními vlády ČR, směrnicemi ústředních orgánů státní správy, pracovním řádem úřadu a svou pracovní smlouvou. Konkrétní povinnosti jsou jim stanoveny písemně v pracovní náplni. předpisy, jakož i pracovní ČI. 5 Vnitřní vztahy mezi odbory, odděleními, součinnost a zásady vzájemné spolupráce 5.1. Všechny odbory (příp. oddělení) jsou povinny v rozsahu své působnosti vzájemně spolupracovat a poskytovat si informace o úkolech, které plní, vydávat stanoviska a posudky potřebné pro ostatní odbory a oddělení, projednávat s nimi záležitosti týkající se úkolů spadajících do jejich kompetence. 5.2. Spolupráce mezi odbory se uskutečňuje na úrovni tajemníka, vedoucích odborů a zaměstnanců jednotlivých odborů formou ústních dotazů, písemných stanovisek, pravidelných porad tajemníka s vedoucími odborů a oddělení a závaznými příkazy starosty, místostarosty a tajemníka. 5.3. Ústní dotazy jsou vyřizovány bezodkladně, požadavky na písemná sdělení, dle závažnosti dotazovaných skutečností, jsou zpravidla vyřizovány ve lhůtě do pěti pracovních dnů, u obtížnější problematiky vyžadující odborné posouzení ve lhůtě do 30-ti dnů. 5.4. Porady starosty, místostarosty a tajemníka se konají 1x týdně k dané problematice jsou přizváni vedoucí odborů. Porady tajemníka s vedoucími odborů se konají 1x týdně. Předmětem porad je kontrola plnění úkolů, vzešlých zejména z jednání rady a zastupitelstva, vzájemné předávání informací, pracovně právní záležitosti a stanovení úkolů s určením odpovědnosti za jejich splnění. 5.5. Všechny odbory spolupracují zejména s odborem finančním.:. při sestavování rozpočtu, provádění jeho rozpisu a kontroly.:. při plnění příjmové stránky rozpočtu.:. při včasném vyřizování úhrady faktur v souladu s vnitřní směrnicí.:. při provádění inventarizace majetku města.:. při evidenci a kontrole plnění podmínek finančních dotací městu, s důrazem na účelnost, hospodárnost a efektivnost.:. ve věcech nakládání s majetkem města.:. při evidenci smluv uzavřených městem nebo právnickými osobami a příspěvkovými organizacemi, jejichž zakladatelem či zřizovatelem je město, pokud tyto smlouvy zakládají, mění a ruší závazkové právní vztahy pro město.:. ve věcech nakládání s majetkem města.:. při sestavování plánu vzdělávání úředníků, dle zvláštního zákona
8 s odborem sociálním, vnitřních věcí a kultury.:. při řešení materiálně technického vybavení pracovišť.:. při přípravě zasedání rady a zastupitelstva a při kontrole plnění jejich usnesení.:. při zajišťování vedení spisové agendy v souladu s platným spisovým a skartačn ím řádem.:. při zajišťování informovanosti občanů prostřednictvím úřední desky,.:. webových stránek města, zpravodaje" Němčice pod lupou".:. při povinnosti účelného, hospodárného a efektivního využití technického zařízení MěÚ.:. při organizaci voleb a sčítání lidu na území města 5.6. Všechny odbory vzájemně spolupracují při zajišťování společných úkolů, úkolů souvisejících s přípravami obrany státu a při řešení mimořádných situací dle pokynů tajemníka MěÚ. 5.7. a) Všechny odbory odpovídají zejména za: úplnost movitého a nemovitého majetku dle inventárních seznamů (bez souhlasu finančního odboru nesmí provádět jakékoliv převody tohoto majetku). Odpovídají za hospodaření s tímto majetkem a jeho ochranu b) hospodaření s finančními prostředky dle schváleného rozpočtu z hlediska dodržování zásad hospodárnosti, rozpočtové a finanční kázně c) zpracování dílčích a ročních rozborů hospodaření na svěřeném úseku d) kontrolní činnost ve svěřených oblastech působnosti, o závažných poznatcích z kontrolní činnosti informují přímého nadřízeného e) vedení spisové služby odboru v souladu s platným spisovým a skartačním řádem a souvisejícími právními předpisy f) dodržování zvláštních předpisů při práci s utajovanými skutečnostmi g) plnění úkolů v souvislosti s činností "Sdružení obcí mikroregion Němčicko " se sídlem v Němčicích nad Hanou a "Sdružení obcí mikroregion Střední Haná" se sídlem v Kojetíně. či. 6 Závěrečná ustanovení Činnost MěÚ je dále usměrňována těmito vnitřními předpisy: 1. Domovní řád pro Dům s pečovatelskou službou 2. Pravidla, kterými se upravuje postup při přijímání, projednávání a vyřizování stížností, oznámení, podnětů a připomínek 3. Zásady pro poskytování nájmu bytů v DPS 4. Zásady prodeje bytů v Němčicích nad Hanou 5. Směrnice Města Němčice nad Hanou o inventarizaci majetku a závazků města Němčice nad Hanou 6. Spisový a skartační řád MěÚ Němčice nad Hanou 7. Vnitřní směrnice o postupu MěÚ v Němčicích nad Hanou při přijetí nalezené věci 8. Směrnice města Němčice nad Hanou o hospodaření s majetkem města a jeho evidenci 9. Jednací řád rady města 10. Jednací řád zastupitelstva města 11. Zásady pro poskytování OOPP, seznam poskytovaných OOPP, seznam pracovišť, pracovních činností a povolání pro poskytování OOPP, směrnice pro přidělování OOPP 12. Pracovní řád
9 13. Informace města Němčice nad Hanou 14. Kolektivní smlouva, zásady užití sociálního fondu, směrnice pro poskytování příspěvku na stravování zaměstnanců 15. Organizační řád 16. Pracovní řád kancelářské a výpočetní techniky 17. Cestovní náhrady 18. Směrnice o oběhu dokladů 19. Směrnice o zabezpečení zákona o finanční kontrole 20. Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 21. Organizační směrnice městského úřadu pro postup při provádění pokladních operací 22. Interní směrnice k vedení odděleného účetnictví souvisejícího s projektem a jmenováním osob odpovědných za projekt 23. Řád o používání služebních vozidel Ostatní práva a povinnosti zaměstnanců MěÚ jsou zakotveny v Pracovním řádu MěÚ Němčice nad Hanou a jeho přílohách. V Němčicích ffi~~anou 14.4.2010 Ivana D~~Vá starostka /