ROČNÍ ZPRÁVA o hospodaření a činnosti v roce 2006 Státní oblastní archiv v Zámrsku Zámek 1 565 43 Zámrsk
A) Název zpracovatele : ČR Státní oblastní archiv v Zámrsku Adresa sídla : Zámek 1, 565 43 Zámrsk IČO : 70979201 tel. : 465503101 fax : 465503117 e-mail : soazam@raz-dva.cz Základní informace o provozu badatelny Státního oblastního archivu v Zámrsku : Úřední hodiny v badatelně : pondělí, středa úterý, čtvrtek pátek 8.00-17.00 hod. 8.00-15.00 hod. zavřeno Kontakt: Telefon : 465 503 122, 465 503 135 fax: 465 503 117 e-mail: soazam@raz-dva.cz http://archivzamrsk.cz Další kontakty a údaje o Státních okresních archivech, které jsou vnitřními organizačními jednotkami Státního oblastního archivu v Zámrsku jsou uvedeny na webových stránkách http://www.vychodoceskearchivy.cz B) Způsob zřízení : Státní oblastní archiv v Zámrsku je správním úřadem na úseku archivnictví a výkonu spisové služby přímo řízeným Ministerstvem vnitra České republiky, které plní funkci jeho zřizovatele. Archiv je organizační složkou státu zřízenou zákonem č. 320/2002 Sb., v právních vztazích vystupuje jménem státu. Správní obvod archivu je vymezen územím krajů Královéhradeckého a Pardubického. Sídlem archivu je Zámrsk. Archiv v rámci své působnosti vykonává státní správu, provádí odbornou činnost a plní úkoly na úseku archivnictví a výkonu spisové služby.
C) Organizační struktura Státního oblastního archivu v Zámrsku ke dni 31.12.2006 a přehled hlavních činností : Ředitel archivu Poradní orgány ředitele Sekretariát Odd. pro archivy státní, finanční a soudní Odd. pro zemědělskolesnické a rodinné archivy Zástupce ředitele pro odbornou činnost Ředitel státního okresního archivu Hradec Králové Chrudim Jičín Náchod Pardubice Rychnov nad Kněžnou Svitavy Trutnov Ústí nad Orlicí Zástupce ředitele pro ekonomickou činnost Oddělení ekonomicko - správní Oddělení metodiky, předarchivního dohledu a správy podnikatelských archivních fondů Odd. pro badatelnu, knihovnu,dílny, evidenci V rámci výkonu působnosti archiv zejména: - kontroluje dodržování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby a provádí výběr archiválií ve skartačním řízení a mimo skartační řízení u původců, - provádí výběr archiválií mimo skartační řízení u dokumentů nabídnutých České republice darem nebo ke koupi a u dokumentů nalezených nebo u dokumentů vlastníků, kteří o to požádají, - provádí správní řízení včetně řízení o uložení sankce fyzickým a právnickým osobám za správní delikty, - vede příslušnou evidenci archiválií, - plní na úseku archivnictví úkoly vyplývající z mezinárodních smluv a dohod a podílí se na rozvoji archivnictví v rámci mezinárodní spolupráce, - umožňuje za stanovených podmínek nahlížet do uložených archiválií, Při výkonu činností na úseku archivní péče archiv zejména:
- zajišťuje péči o archiválie převzaté od původců, o archiválie vzniklé z činnosti dřívějších státních a samosprávných orgánů a organizací a dalších původců v minulosti, a o jiné archiválie u něj uložené, které vznikly z činnosti právnických a fyzických osob, - zajišťuje využívání a zpracovávání archiválií u něj uložených, přijímá za Českou republiku nabídky ke koupi, k darování a úschově archiválií a uzavírá za Českou republiku příslušné smlouvy, - plní funkci odborného archivního orgánu pro vlastníky nebo držitele archiválií; poskytuje jim bezplatné odborné informační a poradenské služby, - vyhledává v uložených archiváliích údaje pro potřeby správních úřadů a ostatních organizačních složek státu, orgánů územních samosprávných celků, právnických a fyzických osob, pořizuje z nich výpisy, opisy a kopie a ověřuje je a vykonává agendu s tím spojenou, - plní úkoly oblastního a okresního vědeckovýzkumného pracoviště na úseku archivnictví, pomocných věd historických a regionální historie, - spolupracuje s ostatními archivy a rozvíjí odborné styky s vědeckými, kulturními, školskými a dalšími institucemi za účelem výměny zkušeností v odborných otázkách, ve vědeckém bádání a kulturně výchovném, hospodářském a vlastivědném využívání archiválií, - zřizuje a spravuje specializované knihovny pro obor archivnictví, spisové služby a regionální historie, - vykonává vydavatelskou a publikační činnost a prodej odborných publikací v oboru archivnictví a spisové služby, dějin správy, pomocných věd historických a historie, - provádí konzervaci a restaurování archiválií. D) Základní personální údaje 1. Členění Zaměstnanců podle věku a pohlaví Věk Muži Ženy Celkem % do 20 let 0 0 0 0,00 21-30 let 8 8 16 12,03 31-40 let 22 22 44 33,08 41-50 let 12 14 26 19,55 51-60 let 14 23 37 27,82 61 a více let 7 3 10 7,52 celkem 63 70 133 100,00 % 47,37 52,63 100,00 2. Členění zaměstnanců podle vzdělání a pohlaví Vzdělání dosažené Muži Ženy Celkem % základní 1 2 3 2,26 vyučen 0 0 0 0,00 střední odborné 6 10 16 12,02 úplné střední 1 1 2 1,50 úplné střední odborné 10 46 56 42,11 vyšší odborné 0 0 0 0,00 vysokoškolské 39 17 56 42,11 Celkem 57 76 133 100,00 3. Celkový údaj o průměrných platech Průměrný plat v SOA Zámrsk činil v roce 2006 20.496,- Kč 4.Celkový údaj o vzniku a skončení pracovních a služebních poměrů zaměstnanců v roce 2006
počet nástupy 7 odchody 7 5.Trvání pracovního a služebního poměru zaměstnanců Doba trvání Počet % do 5 let 51 38,35 do 10 let 22 16,54 do 15 let 35 26,32 do 20 let 8 6,01 nad 20 let 17 12,78 Celkem 133 100,00 6. jazykové znalosti zaměstnanců U zaměstnanců státních archivů nebyl pro rok 2006 stanoven požadavek standardizované jazykové zkoušky jako kvalifikační požadavek. E) Údaje o majetku, závazcích a pohledávkách ( v tis.kč) : Rozhodující část majetku Státního oblastního archivu v Zámrsku představují nemovitosti, především depozitáře a dále badatelny, studijní a administrativní prostory. Movitý majetek jako jsou automobily,výpočetní technika a další stoje, přístroje a zařízení slouží pro zajištění činnosti archivu SOA Zámrsk jako organizační složka státu neodepisuje majetek, struktura majetku, k němuž je příslušný hospodařit je k 31.12.2006 následující (údaje v tis.kč): Dlouhodobý nehmotný majetek : 5.065,- Dlouhodobý hmotný majetek : 384.600,- Nedokončený nehmotný majetek : 0,- Nedokončený hmotný majetek : 0,- Materiál na skladě : 1.053,- SOA Zámrsk k 31.12. 2006 registroval celkem 30 pohledávek v celkové výši 11,119.420,00 Kč. Z celkové sumy pohledávek Státního oblastního archivu v Zámrsku tvoří 10 pohledávek v celkové výši 110.480,- Kč půjčky zaměstnanců, které jsou pravidelně spláceny. Dále jsou jako pohledávky v SOA Zámrsk vedeny 4 odběratelské faktury v celkové výši 3.832,- Kč.
Zbytek tvoří : 14 pohledávek - provozní zálohy na energie ve výši 2,295.314,- Kč, a částka ve výši 8,775.934,- Kč, což je postupné umořování nájemného za objekty SOkA Svitavy. Tato pohledávka vyplynula z delimitačního protokolu OÚ Svitavy v roce 2002, umořování nájemného skončí v roce 2025. F) Údaje o rozpočtu příjmů a výdajů Přehled rozepsaných závazných ukazatelů v roce 2006 v tis.kč Ukazatel Rozpočet schválený po změnách Skutečnost Příjmy celkem 200 200 4 334 z toho : Nedaňové příjmy 200 200 435 Kapitálové příjmy 0 0 67 Přijaté dotace 0 0 3 832 Výdaje celkem 68 749 76 196 80 005 z toho : Ostatní provozní výdaje 15 521 15 776 15 989 Platy zaměstnanců a OPPP 31 493 31 973 32 107 Povinné pojistné 11 023 11 430 11 429 Převod FKSP 630 640 643 Výdaje na financování programů reprodukce majetku 9 121 15 421 18 745 v tom : kapitálové výdaje 1 246 7 312 10 175 neinvestiční výdaje 7 875 8 109 8 570 G) Hodnocení a analýza závazných ukazatelů : 1. Rozpočtová opatření v roce 2006 : Správcem kapitoly bylo provedeno celkem 11 rozpočtových opatření, z toho 1 bylo na žádost SOA Zámrsk k převodu finančních prostředků mezi jednotlivými akcemi v rámci programového financování. V ostatních případech šlo o navýšení rozpočtu v oblasti mzdových výdajů a výdajů na povinné pojistné, a to na základě vývoje čerpání těchto prostředků v resortu MV. Mimo rozpočtových opatření provedených správcem kapitoly, provedl Státní oblastní archiv v Zámrsku celkem 56 vnitřních rozpočtových opatření v rámci své kompetence, vždy na zajištění disponibility jednotlivých rozpočtových položek a 20 rozpočtových opatření na použití mimorozpočtových zdrojů 2. Vyhodnocení příjmů Celkový objem příjmů SOA Zámrsk v roce 2005 činil 4.334,- tis.kč. Převážnou část z toho tvořily přeplatky z vyúčtování energií, příjmy z pronájmu služebních bytů a příjmy z vlastní činnosti, tj. příjmy za vyhotovené rešerše a pořizování kopií archiválií pro potřeby badatelů. Tyto příjmy jsou srovnatelné s předcházejícími lety a nepředpokládáme jejich radikální navýšení ani snížení v následujících letech. Celkovou výši příjmů SOA Zámrsk zkresluje převod prostředků z rezervního fondu roku 2004 a 5 - / 3.832,- tis.kč /
3. Mimorozpočtové zdroje V roce 2006 použil Státní oblastní archiv v Zámrsku mimorozpočtové zdroje v celkové výši 3,832.000,- Kč, z toho : - v oblasti ostatních provozních výdajů částku ve výši 759.000,- Kč z rezervního fondu roku 2005 a částku 26.000,- Kč jako přijatý sponzorský dar na základě uzavřených smluv. - v oblasti mzdových a souvisejících výdajů částku 181.000,- Kč z rezervního fondu roku 2005 - v oblasti kapitálových výdajů částku ve výši 2,866.000,- Kč z rezervního fondu roku 2004 a 2005 4. Mzdové prostředky Početní stavy občanských pracovníků Skutečný průměrný přepočtený stav zaměstnanců Státního oblastního archivu v Zámrsku za rok 2006 činí 130,18. Nenaplnění plánovaného evidenčního stavu 133 zaměstnanců je dáno skutečností, že se v některých okresních archivech nepodařilo v průběhu roku zajistit okamžitou náhradu za dlouhodobě chybějící / mateřská dovolená, dlouhodobá nemoc s následným odchodem do invalidního důchodu / odborné pracovníky. Většinou se tato situace řeší krátkodobými úvazky. Vzhledem k tomu, že SOA Zámrsk tvoří 10 místně odloučených okresních archivů ve dvou krajích, odpovídá průměrný přepočtený stav uvedené situaci. Platový průměr V důsledku nenaplnění plánovaného evidenčního stavu zaměstnanců a rozpuštění takto nečerpaných prostředků do odměn, došlo k překročení průměrného platu zaměstnanců SOA Zámrsk o 434,- Kč Prostředky na platy Upravený rozpočet byl překročen o použití mimorozpočtových zdrojů / rezervní fond z roku 2005/ celkem o 134.000,- Kč. V jednotlivých složkách platu nedošlo v SOA Zámrsk proti roku 2005 k výrazným změnám.v důsledku schválené změny zařazení některých odborných pracovníků archivu došlo v průběhu roku 2006 k navýšení platových tarifů /mimo plošné úpravy provedené na základě vládního nařízení/ o cca 134.000,- Kč.Toto navýšení bylo pokryto z rezervního fondu roku 2005. Nečerpané prostředky v důsledku nemocnosti, a dále rozdílem mezi evidenčním a přepočteným stavem pracovníků v průběhu roku byly použity na vyplacení odměn. Skutečně vyplacené odměny činily 5,02 % z celkového objemu prostředků na mzdy. Navýšení proti plánovanému objemu bylo umožněno díky rozhodnutí vedení resortu o zrušení limitu zdanitelných odměn v roce 2006. Ostatní osobní výdaje Proti rozpočtu R1 došlo ke změně v čerpání jednotlivých položek. Původně rozpočtované odstupné ve výši 157,-tis.Kč bylo přesunuto v celé výši do položky na odměny za práce dle dohod. Důvodem je skutečnost, že nedošlo k realizaci původně plánovanému krácení stavu pracovníků SOA Zámrsk.
Prostředky na autorské honoráře byly čerpány v minimální výši, protože se nepodařilo realizovat záměr na vydání všech původně plánovaných sborníků. Úspora ve výši cca 93,- tis. Kč byla převedena do RF 2006. Ke konci roku nebyly z důvodu klimatických podmínek realizovány všechny předpokládané dohody o provedení práce jako např.úklid sněhu, některé údržbové práce apod.. Z tohoto důvodu byly prostředky ve výši cca 44,-tis.Kč rovněž převedeny do RF 2006. Povinné pojistné, FKSP Povinné pojistné z prostředků určených na platy zaměstnanců bylo čerpáno v souladu s výší vyplacených mzdových prostředků a realizovaných dohod o provedení práce. Na základě chybného propočtu potřeb pojistného na dohody o pracovní činnosti ke konci roku 2006 chybělo 50.582,- Kč, tato částka byla pokryta v lednu 2007 z rozpočtu běžného roku, SOA Zámrsk požádá o navýšení v průběhu roku 2007. Do RF 2006 byla převedena částka 48,-tis.Kč vázaná na nedočerpané prostředky na oložce práce podle dohod. Příděl prostředků do FKSP byl vyčerpán ve výši 2% z vyplacených mzdových prostředků určených na platy zaměstnanců SOA Zámrsk. 5. Výdaje na výzkum a vývoj V roce 2006 nebyly v SOA Zámrsk realizovány 6.Systémově určené výdaje na financování reprodukce movitého a nemovitého majetku Investiční podprogram Neinvestiční výdaje Název Schválený rozpočet (R1) Upravený rozpočet (R2) Čerpání v roce 2006 celkem 214031-5033 Výpočetní technika 0 0 95 200 214031-5081 Software WIN KDF Gordic 0 0 19 415 214031-6040 Výpočetní technika 1 000 000 1 028 000 1 028 000 214031-6041 Výpočetní technika-operativa 200 000 0 214031-6042 Opravy a údržba IT 300 000 300 000 300 000 214031-6043 Opravy a údržba KT 50 000 150 000 150 000 214031-6044 Výkony spojů 1 350 000 1 350 000 1 350 000 214031-6045 Spotřební materiály IT 300 000 300 000 300 000 214032-6006 Opravy a údržba nemovitého majetku 3 925 000 4 339 000 4 569 000 214033-5050 Opravy a údržba movitého majetku 0 0 107 213 214033-6022 Opravy a údržba movitého majetku 750 000 650 000 659 650 0 Celkem 7 875 000 8 117 000 8 578 478
Investiční program resp. podprogram Název Kapitálové výdaje Schválený rozpočet (R1) Upravený rozpočet (R2) Čerpání v roce 2006 celkem (vč. převodu do rezerv. fondu v roce 2006) (sl.5+6) 1 2 7 214031-5032 Strukturovaná síť SOA Zámrsk 0 697 000 975 000 214031-5033 Výpočetní technika 0 0 172 586 214031-5053 Kamerový systém Ústí nad Orlicí 0 0 318 790 214031-5070 Strukturovaná síť SOkA Jičínk 0 0 315 047 214031-5073 Kamerový systém Pardubice 0 0 179 689 214031-6040 Výpočetní technika 125 000 77 000 77 000 214031-6046 Digitální knižní skener 771 000 0 214031-6073 Digitální záznamové zařízení pro SOkA Chrudim 0 51 000 51 000 214031-6074 Digitální záznamové zařízení pro SOkA Pardubice 0 55 000 55 000 214031-6067 Rozšíření systému EPS SOA Zámrsk 0 795 000 795 000 214031-6075 Rozšíření systému EPS SOkA Svitavy 0 18 000 18 000 214032-5022 Havárie septiku SOkA Ústí nad Orlicí 0 0 665 817 214032-6014 Termostatické ventily SOkA Svitavy 0 39 000 39 000 214032-6015 Ekviterm HK 0 244 000 244 000 214032-6017 Termostatické ventily SOkA Pardubice 0 154 000 154 000 214032-6018 Termostatické ventily SOkA Trutnov 0 108 000 108 001 214032-6019 Klimatizace trezorové místnosti 0 450 000 450 000 214033-6021 Osobní automobil 350 000 349 000 349 000 214033-6034 Digitální kopírovací stroj 0 0 171 122 214039-5018 Realizace EA SOkA Hradec Králové 0 1 123 000 1 651 000 214039-6019 Realizace EA SOA Zámrsk 0 3 144 000 3 378 000 Celkem 1 246 000 7 304 000 10 167 052 Proti schválenému Rozpočtu R1 došlo v průběhu roku 2006 k několika změnám : Podprogram 214031 Přehodnocením potřeb SOA Zámrsk byla rozpočtovým opatřením provedena změna ve struktuře kapitálových a neinvestičních výdajů u dodávky výpočetní techniky. A.Kapitálové výdaje Byly dokončeny následující akce zahájené v roce 2005 : - Strukturovaná síť SOA Zámrsk - Kamerový systém SOkA Ústí nad Orlicí - Výpočetní technika
- Strukturovaná síť SOkA Jičín - Kamerový systém SOkAPardubice Z nově zahajovaných akcí byl pořízen knihovnický software CLAVIUS a dále místo nerealizované dodávky digitálního knižního skeneru bylo doplněno digitální záznamové zařízení v SOkA Chrudim a Hradec Králové a rozšířen systém EPS v centrále SOA Zámrsk a SOkA Svitavy. B.Neinvestiční výdaje Byly dokončeny akce zahájené v roce 2005 : - Výpočetní technika - Software WIN KDF Gordic Dále z nově zahajovaných akcí v roce 2006 bylo realizováno 30 ks počítačů pro Státní okresní archivy, doplnění stavu tiskáren za vyřazené, doplnění chybějících modulů do dříve dodaných knihovnických programů Clavius a tiskárna čárového kodu. Podprogram 214032 A.Kapitálové výdaje Havárie septiku a sociálního zařízení jedná se o dokončení akce zahájené v roce 2005 Ostatní stavební akce realizované v roce 2006 byly pořízeny z prostředků ušetřených z ostatních akcí ISPROFIN. B. Neinvestiční výdaje - Proti schválenému rozpočtu došlo k navýšení prostředků na opravy a údržbu nemovitého majetku v důsledku zvýšené potřeby oprav depotů na zámku v Zámrsku. Prostředky byly přesunuty z jiných akcí. Podprogram 214033 A.Kapitálové výdaje Z akcí dle schváleného rozpočtu R1 byla realizována dodávka 1 ks osobního automobilu pro SOkA Trutnov. Realizace kopírovací techniky byla plně pokryta ze zdrojů rezervního fondu roku 2004 a 2005. Podprogram 214039 A. Kapitálové výdaje V rámci podprogramu byly dokončeny 2 akce : Realizace EA v SOA Zámrsk Realizace EA v SOkA Hradec Králové - obě akce byly zahájeny v prosinci 2005, dokončeny v 1.pololetí 2006. Na financování akcí byly použity prostředky převedené pro tento účel do RF 2005.
7. Dotace a návratné finanční výpomoci Nebyly v roce 2006 v SOA Zámrsk využity 8. Čerpání finančních prostředků na projekty spolufinancované EU SOA Zámrsk se v roce 2006 neúčastnil žádného z uvedených projektů 9. Spolupráce se zahraničím SOA Zámrsk nebyl v roce 2006 členem žádné mezinárodní organizace neplatil ani žádné příspěvky obdobné organizaci. 10. Mezinárodní konference a zahraniční služební cesty V roce 2005 byly v SOA Zámrsk uskutečněny 2 zahraniční služební cesty : Studijní cesta do st.archivů Wroclaw /Polsko/ - výměna zkušeností Účast na pietních akcích u příležitosti výročí ukončení II.sv. války,jednání s velvyslancem ČR ve Francii, zpřístupnění arch.fondu "Sdružení čsl.dobrovolníků ve Francii" Celkové výdaje na tyto služební cesty činily celkem 13.613,- Kč. 11. Rezervní fond Z prostředků rezervního fondu roku 2004 bylo v roce 2006 použito 87.000,- v oblasti výdajů na financování programů / realizace dodávky kopírovacího stroje/. Z prostředků rezervního fondu roku 2005 bylo v roce 2006 použito celkem 3,707.000,- Kč z toho : - výdaje na financování programů ve výši 3,228.000,- Kč / byly použity na dokončení realizace rozestavěných akcí z roku 2004 a zčásti na zvýšenou potřebu realizace některých stavebních oprav na nemovitém majetku SOA Zámrsk /. - běžné výdaje ve výši 479.000,- Kč byly použity jednak na navýšení tarifních platů odborných pracovníků SOA Zámrsk a zčásti na dodávky archivních obalů pro potřeby okresních archivů. Do rezervního fondu roku 2006 byly převedeny prostředky v celkové výši 684.711,- Kč 12. Hospodářská činnost Státní oblastní archiv v Zámrsku nevykonával v roce 2006 žádnou hospodářskou činnost ve smyslu 45, odst.3 zákona č.218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech. H) Údaje o hlavních skupinách příjemců služeb SOA Zámrsk Hlavními příjemci služeb jsou státní správa, samospráva, školy, muzea, památkové ústavy a justice. dalšími jsou soukromí badatelé, a to jak z tuzemska, tak i ze zahraničí.
I) Odkaz na informaci o SOA Zámrsk na vlastních internetových stránkách : Výše uvedené informace o činnosti SOA Zámrsk lze nalézt i na webových stránkách : http:// archivzamrsk.cz V Pardubicích 26.3.2007 Vypracoval : Ing. Radim Voltr Petr Zimmermann, prom.hist. ředitel SOA Zámrsk