Zadávací dokumentace Na realizaci podlimitní veřejné zakázky s názvem Zajištění realizace projektu Zvýšení kvality řízení na MÚ Litoměřice (dle 12 odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů a v souladu s Metodickým pokynem pro zadávání zakázek v OPLZZ ve verzi 1.3 ze dne 15.10.2009) CZ.1.04/4.1.01/53.00080-1 -
Preambule Tato zadávací dokumentace je vypracována jako podklad pro podání nabídek v rámci řízení pro zadání podlimitní veřejné zakázky. Je nedílnou součástí Výzvy k podání nabídek a zároveň byla zveřejněna na těchto místech: Úřední deska Města Litoměřice dne 16.6.2010 www.esfcr.cz dne 16.6.2010 Výsledkem zadávacího řízení bude uzavření rámcové smlouvy. Identifikace zadavatele název: Město Litoměřice sídlo: Mírové náměstí 7 412 01 Litoměřice IČ: 00263958 DIČ: CZ00263958 Tel: 416 916 111 Fax: 416 916 211 E-mail: podatelna@litomerice.cz Kontaktní místo a osoba zadavatele jméno: Jiří Patzl, projektový manažer tel.: 416 916 449 e-mail: jiri.patzl@litomerice.cz fax: 416 916 211 adresa: Městský úřad Litoměřice, Pekařská 2, 412 01 Litoměřice jméno: Lenka Procházková, DiS, asistent tel.: 416 916 446 e-mail: lenka.prochazkova@litomerice.cz fax: 416 916 211 adresa: Městský úřad Litoměřice, Pekařská 2, 412 01 Litoměřice - 2 -
1 Předmět plnění veřejné zakázky 1.1 Vymezení plnění veřejné zakázky Název klíčové aktivity: zaměření na aplikaci modelu CAF Popis realizace klíčových aktivit: Cílem aktivity je nastavit hodnocení různých oblastí MÚ dle modelu CAF, implementace sebehodnocení do každodenní praxe úředníků pro zvýšení kvality poskytovaných veřejných služeb. Dodavatel za kontroly metodika zajistí vysokou kvalitu výstupů z aktivity. Aktivita bude rozdělena do několika klíčových kroků: 1. realizací 1. sebehodnocení na MÚ dle individuálních hodnotících kritérií: - dosažení dohody v CAF týmu ohledně hodnocení - zpracování Sebehodnotící zprávy z 1. kola hodnocení - zpracování Akčního plánu zlepšování MÚ z 1. kola hodnocení 2. realizací 2. sebehodnocení na MÚ - individuální hodnocení kritérií - dosažení dohody v CAF týmu ohledně hodnocení - zpracování Sebehodnotící zprávy z 2. kola hodnocení - zpracování Akčního plánu zlepšování MÚ z 2. kola hodnocení Výstupem aktivity bude: - zavedený model CAF na MÚ Litoměřice - sebehodnotící zpráva z 1. a 2. sebehodnocení - plány zlepšování MÚ z 1. a 2. sebehodnocení Název klíčové aktivity: zaměření na procesní řízení Popis realizace klíčových aktivit: Hlavním cílem aktivity je zjištění současného stavu kvality v oblastech metody Balanced Scorecard, dále nastavení procesního řízení na MÚ pro zvýšení efektivity a kvality vykonávaných činností úředníků a diagnostika potenciálu úředníků MÚ pro zjištění stanovení způsobu jejich dalšího rozvoje. Aktivita bude realizována v těchto krocích: 1. analýza současného stavu - strategická analýza - analýza řetězce tvorby přidané hodnoty - analýza řídících nástrojů 2. Podrobný popis klíčových a podpůrných procesů MÚ a zavedení procesního řízení na úřadu - 3 -
- identifikace hlavních procesů, vytvoření procesních map, stanovení postupu pro identifikaci procesních neshod 3. Posouzení personálního potenciálu MÚ - diagnostika výkonových, osobnostních a kvalifikačních předpokladů všech zaměstnanců MÚ - objektivní posouzení roční vytíženosti jednotlivých pracovních pozic - identifikace odpovědností a pravomocí - návrh upravené a optimalizované organizační struktury MÚ - vypracování návrhu pracovních náplní v souladu s procesním řízením a zákonnými požadavky 4. Plán implementace změn organizační struktury - návrh akčního plánu, ve kterém bude uvedeno doporučení, kdy a které změny na MÚ realizovat - dynamický propočet realizovaných úspor v časové ose - způsob provedení změn Výstupem aktivity bude: - zpráva z analýzy současného stavu na MÚ (vize a strategie úřadu, prostředí, ve kterém úřad funguje, posouzení současného stavu z hlediska efektivnosti fungování - "činnosti versus lidi", doporučení pro další projekt procesní řízení) - popsané hlavní a podpůrné procesy na MÚ prostřednictvím procesních map - manuál procesního řízení na MÚ (pomůcka pro podporu zavedení procesního řízení na MÚ). - nastavení procesů u 3 vybraných odborů za pomoci SW nástrojů pro zlepšování výkonnosti organizací s důrazem na procesní přístup k řízení Název klíčové aktivity: zaměření na optimalizaci a zefektivnění ekonomických procesů v oblasti finančního plánování Popis realizace klíčových aktivit: Cílem aktivity je zefektivnění a optimalizace ekonomických procesů na MÚ Litoměřice a zároveň zvýšení efektivity řízení zřizovaných organizací města. Dále nastavení strategického řízení rozpočtového procesu a zvýšení kontroly nad naplňováním rozpočtu zřizovaných organizací. Aktivita proběhne v těchto krocích: 1. Analýza současného stavu finančního plánování na MÚ Litoměřice - ověření současného stavu finančního plánování - zpracování Analýzy současného stavu finančního plánování na MÚ Litoměřice 2. Nastavení upraveného (optimalizovaného) procesu finančního plánování na MÚ Litoměřice - nastavení jednotlivých částí procesu Finančního plánování na MÚ Litoměřice - určení nositelů jednotlivých částí procesu na MÚ - 4 -
3. Implementace procesu finančního plánování na MÚ Litoměřice 4. Identifikace oblastí pro zlepšení řízení a spolupráce Města a zřizovaných organizací - stanovení zřizovaných organizací, které budou podrobeny analýze efektivity - rychlá analýza efektivity u vybraných zřizovaných organizací 5. Zpracování doporučení pro vedení MÚ pro řízení zřizovaných organizací Výstupem aktivity bude: - analýza současného stavu finančního plánování na MÚ Litoměřice - optimalizovaný proces finančního plánování na MÚ Litoměřice - analýza efektivity u vybraných zřizovaných organizací - nastavený proces plánování a kontroly naplňování rozpočtu zřizovaných organizací - nastavené parametry pro hodnocení kvality a výkonu zřizovaných organizací - pravidla pro řízení zřizovaných organizací Název klíčové aktivity: projekty ke vzdělávání ve výše uvedených aktivitách Popis realizace klíčových aktivit: Cílem aktivity je proškolení zaměstnanců MÚ v modelu CAF a v procesním řízení a jejich zavedení do každodenní praxe úřadu. V rámci aktivity proběhnou tyto externí kurzy navazující na výše zmíněné moduly: 1. Školení k CAF - kvalita na úřadu - školení Modelu CAF - vedení lidí - stanovení vize a strategie úřadu - komunikace s podřízenými a jejich rozvoj - efektivní spolupráce mezi odbory/odděleními - komunikace s občany - stanovení cílů, priorit a řízení změny - motivace podřízených - řešení konfliktů na pracovišti - vliv činnosti MÚ na společnost - hodnocení výkonnosti činností MÚ 2. Školení k procesnímu řízení: - zvyšování kvality a efektivity poskytování veřejných služeb - základy procesního řízení v praxi úřadu - procesní řízení na MÚ Litoměřice - manuál procesního řízení na MÚ Litoměřice Všechny kurzy jsou vedeny jednodenní formou - každý kurz trvá 8 hodin. - 5 -
Výstupem aktivity budou: - proškolení zaměstnanci MÚ na model CAF - proškolení zaměstnanci MÚ na procesní řízení Součástí řešení je dodávka SW nástrojů pro zlepšování výkonnosti organizací s důrazem na procesní přístup k řízení, poskytující přístup ke všem potřebným datům a informacím o organizaci, tak aby podporovaly všechny aspekty rozhodovacího procesu. 1.2 Předpokládaná hodnota veřejné zakázky Předpokládaná cena zakázky je ve výši Kč 2 850 000,- bez DPH. 2 Doba a místo plnění veřejné zakázky 2.1 Doba plnění veřejné zakázky Zadavatel předpokládá spolupráci s vítězem zadávacího řízení na základě rámcové smlouvy na dobu určitou 21 měsíců. Smlouva bude uzavřena v nejkratším možném termínu po řádném ukončení zadávacího řízení této veřejné zakázky. Předpokládaný termín uzavření rámcové smlouvy je srpen 2010. Vybraný dodavatel, s nímž bude uzavřena rámcová smlouva, bude realizovat služby dle vymezení veřejné zakázky uvedené v bodě 1.1. 2.2 Místo plnění veřejné zakázky Místo plnění veřejné zakázky je sídlo zadavatele zakázky. 3 Kvalifikace uchazečů Uchazeč je povinen v nabídce prokázat splnění kvalifikace v rozsahu stanoveném dále. 3.1 Obecná ustanovení o prokazování splnění kvalifikace Dodavatel je povinen prokázat splnění kvalifikace. Splněním kvalifikace se rozumí: a) splnění základních kvalifikačních předpokladů podle 53 zákona, b) splnění profesních kvalifikačních předpokladů podle 54 zákona, 3.1.1 Prokazování kvalifikace pomocí výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů Dodavatel může při prokazování své kvalifikace předložit zadavateli výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů ( 127 zákona), a to ve lhůtě pro prokázání splnění kvalifikace, přičemž tento výpis nahrazuje prokázání splnění: a) základních kvalifikačních předpokladů podle 53 odst. 1 zákona a b) profesních kvalifikačních předpokladů podle 54 zákona v tom rozsahu, v jakém doklady prokazující splnění těchto profesních kvalifikačních předpokladů pokrývají požadavky zadavatele na prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů pro plnění veřejné zakázky. - 6 -
Zadavatel přijme výpis ze seznamu, pokud k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, není výpis ze seznamu starší než 3 měsíce. 3.1.2 Prokazování kvalifikace pomocí výpisu ze systému certifikovaných dodavatelů Dodavatel může při prokazování své kvalifikace předložit zadavateli certifikát vydaný v rámci systému certifikovaných dodavatelů, který obsahuje náležitosti stanovené v 139 zákona, a to ve lhůtě pro prokázání splnění kvalifikace. Údaje v certifikátu musí být platné nejméně k poslednímu dni lhůty pro prokázání splnění kvalifikace ( 52). Certifikát za shora uvedených podmínek prokazuje, v rozsahu v něm uvedených údajů, splnění kvalifikace dodavatelem. Zadavatel k této věci stanoví, že neuzná kvalifikaci za prokázanou, pokud z předloženého certifikátu nebude vyplývat jasný a úplný rozsah splnění kvalifikace stanovené zadavatelem. Zadavatel dále stanoví, že pokud z předloženého certifikátu nebude zcela vyplývat úplné splnění všech jednotlivých kvalifikačních předpokladů stanovených zadavatelem, uchazeč je povinen k certifikátu připojit další listiny, které jednoznačně prokazují, že předpokladem certifikace bylo právě splnění všech jednotlivých kvalifikačních předpokladů stanovených zadavatelem. 3.2. Forma splnění kvalifikace Veškeré doklady požadované k prokázání splnění kvalifikace musejí být předloženy v originálu nebo v úředně ověřené kopii. Je-li zadavatelem vyžadováno čestné prohlášení, musí být podepsáno statutárním orgánem dodavatele, v případě podpisu jinou osobou musí být originál nebo úředně ověřená kopie zmocnění této osoby součástí dokladů, kterými uchazeč prokazuje splnění kvalifikace. Nesplnění těchto podmínek posoudí zadavatel jako nesplnění kvalifikace s následkem vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení. Požadované originální dokumenty (nebo jejich ověřené kopie), pokud zákon nebo zadávací dokumentace nestanoví jinak, nesmějí být starší než 90 dnů předcházejících poslednímu dni lhůty pro podání nabídek. Zadavatel může požadovat po dodavateli, aby písemně objasnil předložené informace či doklady nebo předložil další dodatečné informace či doklady prokazující splnění kvalifikace, s výjimkou případů, kdy splnění příslušné části kvalifikace nebylo dodavatelem prokázáno vůbec. Dodavatel je povinen splnit tuto povinnost v přiměřené lhůtě stanovené zadavatelem. 3.3. Důsledek nesplnění kvalifikace Nesplní-li uchazeč kvalifikaci v plném rozsahu, bude vyloučen ze zadávacího řízení. Zadavatel bezodkladně písemně oznámí uchazeči vyloučení z výběrového řízení. 4 Dodatečné informace k zadávacím podmínkám Uchazeči jsou oprávněni podávat zadavateli žádosti o dodatečné informace ve lhůtě, která končí 5 dnů před koncem lhůty pro podání nabídek. V této lhůtě musí být žádost zadavateli doručena. - 7 -
Tyto žádosti lze podávat v písemné formě na adresu: Jiří Patzl MěÚ Litoměřice Oddělení projektů a strategií Mírové náměstí 15/7, 412 01 Litoměřice, S označením na obálce Výzva 53 dotaz nebo v elektronické formě na email: jiri.patzl@litomerice.cz a v kopii lenka.prochazkova@litomerice.cz Zadavatel odpovědi zveřejní na Úřední desce Města Litoměřice. Zadavatel je oprávněn poskytovat uchazečům dodatečné informace k zadávacím podmínkám i bez předchozí žádosti uchazečů. I tyto dodatečné informace budou zveřejněny na Úřední desce Města Litoměřice. 5 Ostatní podmínky zadávacího řízení Zadavatel si vyhrazuje právo ponechat si obdržené nabídky. Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit výběrové řízení. Zadavatel nebude zájemcům hradit žádné náklady spojené s účastí v zadávacím řízení. Zadavatel si vyhrazuje právo upřesnit ve spolupráci s vybranými zájemci smluvní ustanovení výslovně neuvedená v těchto zadávacích podmínkách a také závazný harmonogram prací. V souladu s ustanovením 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě bude zájemce vybraný na základě tohoto výběrového řízení osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontrol. V Litoměřicích dne 16.6. 2010 Mgr. Ladislav Chlupáč v.r. starosta - 8 -