V Praze dne 10.4.2014 Čj.: 568-15 /2014 - ÚVN Věc: Dodávka systému elektronické evidence smluv Ústřední vojenská nemocnice Vojenská fakultní nemocnice Praha vyhlašuje poptávku na dodání systému elektronické evidence smluv pro právní oddělení. Předpokládaná hodnota: 360 000,- Kč s DPH. Zadávací dokumentace 1. Identifikační údaje zadavatele Zadavatel : Ústřední vojenská nemocnice Vojenská fakultní nemocnice Praha Sídlo : U Vojenské nemocnice 1200, Praha 6 IČ : 61383082 DIČ : CZ 61383082 Profil zadavatele : www.uvn.cz Technická specifikace Požadujeme informační systém pro evidenci, správu a dohled nad stavem smluv, který by byl v dalších fázích v budoucnu rozšiřitelný i na evidenci, správu a dohled pro další dokumenty související z řízením organizace (agend). I. Základní minimální požadavky: 1) vložení záznamu o smlouvě a jeho atributy (rozumí se i možnost opravy záznamu) a) vlastní záznam o smlouvě evidenční číslo(a) smlouvy (číslování popsané dále), typ smlouvy, popis, poznámku, datum vložení, kdo požadoval vložení, stav smlouvy (příprava, schvalování, uzavřená platná, ukončená, nebude uzavřena,..), datum uzavření, doba platnosti, datum skončení platnosti, atd. Ke každé smlouvě bude možné doplnit několik dalších parametrů (cca 10, které identifikují smlouvu dle různých kritérií a je možno dle nich filtrovat záznamy), popř. další atributy. Smlouva při vložení do systému dostane číslo systému, pod kterým bude evidován její život v systému. Po podpisu smlouvy systém přidělí Evidenční číslo smlouvy, které bude 1
generováno systémem a bude tvořeno prefixem 3 znaky dle typu smlouvy (dokumentu) + dalším prefixem 2znaky roku a pořadovým číslem v rámci roku ( pořadové číslo smlouvy v kalendářním roce, rok bude zjištěn z data uzavření smlouvy) Dále budou evidovány záznamy o průběhu tvorby a schvalování; b) záznam o smluvní straně; k tomu je nutný interní číselník smluvních stran, který bude později možné integrovat s podobným číselníkem jiných aplikací IS např.erp. Pro prvotní naplnění tohoto číselníku lze převzít data z číselníku firem ERP systém MS Navision, musí však být dána možnost vložit do číselníku záznam o nové smluvní straně v číselníku ERP neuvedené. Po doplnění smluvní strany do číselníku ERP musí funkcionalita umožnit ruční převedení kompletní evidence dokumentu pod smluvní stranu evidovanou v ERP. Po rozšíření o integraci musí tato pouze doplňovat další záznamy do číselníku, nikoli existující modifikovat. Musí být možnost doplnit ke smlouvě neomezený počet dalších smluvních stran a dle těchto smluvních stran dohledat pro ně evidované smlouvy. c) místo uložení smlouvy podle evidenčního čísla, smluvní strany, jinde (obchodní případ); d) odpovědný útvar útvar do jehož působnosti smluvní vztah spadá e) záznam o dodatku ke smlouvě spojený se smlouvou ( přiřazený ke smlouvě s možností dohledání přiřazení ) 2) ke každému záznamu o smlouvě vložení libovolného počtu elektronických příloh (odkaz) u příloh možnost parametrizovat oč se jedná, totéž u dodatků; 3) zobrazení záznamů s možností uživatelské volby řazení a filtrování, zobrazení elektronických příloh; 4) možnost exportu vybraných záznamů do aplikace Excel; 5) sledování ukončení platnosti smluvního vztahu s možností definice lhůty před skončením platnosti, ve které systém na skončení platnosti upozorní ( nastavení podle typu smlouvy s možností individuální úpravy); 6) možnost odeslání elektronického upozornění na blíží se skončení platnosti odpovědnému útvaru s možností uživatelské úpravy adresy příjemce; 7) možnost odeslání libovolného záznamu o smlouvě včetně dodatků (volitelně s přílohami) elektronickou poštou libovolnému příjemci; evidence adresátů komu bylo odesláno a kdy 2
8) možnost vložení a editace lhůt pro archivaci, výběr smluv k uložení do archivu, vyhotovení seznamu pro předání do archivu, export do Excel a vyznačení, že smlouva byla předána do archivu; 9) možnost sestavení připomínkovacího procesu, který obsahuje minimálně tyto činnosti: a) individuální definování seznamu připomínkujících míst; b) odeslání návrhu smlouvy připomínkujícímu místu spolu s elektronickým formulářem připomínek; c) připomínkující po vyplnění zasílá svou část formuláře zpět právnímu oddělení d) právní odešle dalšímu připomínkujícímu místu s tím, že musí být viditelné předchozí připomínky; e) systémem bude evidováno datum odeslání připomínkujícímu místu, identifikaci připomínkujícího místa a datum vrácení právnímu oddělení. f) Možnost zařadit do předefinovaného schvalovacího (připomínkovacího) procesu (seznam připomínkujících). 10) Připravenost na integraci s používaným ERP (MS Navision) za účelem načtení číselníku firem (viz. bod 1) II. Základní požadavky - upřesnění: 1) definování rolí uživatelů vzhledem k jejich vztahu k vytvářenému/evidovanému typu dokumentu (Garant, Editor apod) - číselník; 2) možnost vkládání elektronických šablon pro účely strukturované tvorby dokumentu, které musí být jednoduše modifikovatelné šablony bude možné poskytnout uživatelům; 3) evidence základních profilových položek (metadat) v rozsahu dle příslušného typu dokumentu (bude se jednat např.o: smlouvy, škodní záznamy, soudní spory, samostatnou evidenci směrnic, řádů, plánů, metodických pokynů, příkazů, věstníků apod.); 4) založení číselných řad (pořadové číslo dokumentu jako např. č. 1/2012) pro jednotlivé typy dokumentů; 5) při možném budoucím rozšíření užití aplikace na další oblasti dokumentů zahrnout i možnost zveřejňování dokumentu (např.intranet); 3
6) možnost vytváření doplňků, zejména v případě evidence a tvorby oběhových dokumentů např. směrnic, návodů, řádů, pokynů (kategorie oběhové dokumenty) včetně zachování historie aktuálního znění daného dokumentu ke dni jeho platnosti; 7) tiskové sestavy s přehledy evidovaných dokumentů dle jejich typu; 8) možnost tisku sestav dle roku a typu dokumentu např. směrnice roku 2012 apod. konkrétní sestavy budou vydefinovány při analýze. 9) možnost vyhledávání dokumentů např. podle: pořadového čísla, evidenčního čísla, názvu, roku založení apod. (parametrů uložených u záznamu) 10) k dokumentům přiřazovat skartační lhůty dle platného Spisového a skartačního plánu včetně spouštěcí události pro skartační lhůty.má být součástí uložený číselník spisového a skartačního plánu nebo se bude vkládat dle uvážení uživatele. III. Doplňující požadavky předpokládané rozšíření v budoucnu - bude obchodováno samostatně Dodávané řešení musí být rozšířitelné o možnost evidence a správy ostatních dokumentů (agend), které jsou vzhledem ke své povaze klíčové pro zajištění řádného chodu činností nemocnice. Z pohledu typů dokumentů se např. jedná o (přesná specifikace bude předmětem případného rozšíření zadání): a) škody na majetku ÚVN a škody, za které ÚVN odpovídá; b) vnitřní předpisy ÚVN; c) důležité dokumenty, tj. úřední povolení, osvědčení atd. IV. Technická omezení a předpoklady a. Lze využít pouze následující databázové systémy: MS SQL 2012 mysql postgres SQL b. Dodávané řešení nesmí být založeno na MS Sharepoint c. Ověřování uživatelů přes LDAP, nebo přes domenu 4
Struktura dat stávající nahrazované evidence pro import výchozích dat (databáze: Firebird) CREATE GENERATOR GEN_ID_DODATKY; CREATE GENERATOR GEN_ID_SMLOUVY; /******************** DOMAINS *********************/ CREATE DOMAIN ADRESA AS Varchar(50) CREATE DOMAIN CO_JE AS Varchar(30) CREATE DOMAIN ICO AS Varchar(10) CREATE DOMAIN NAZEV AS Varchar(100) CREATE DOMAIN NA_DOBU AS Varchar(30) CREATE DOMAIN POPIS AS Varchar(250) CREATE DOMAIN TYP AS Varchar(45) CREATE DOMAIN ULOZENO AS Varchar(50) CREATE DOMAIN ZIVA AS Char(1) check (VALUE IN ('A', 'N')) /******************** TABLES **********************/ CREATE TABLE DODATKY ( D_ID Integer, D_REF_C Integer, D_CO_JE CO_JE, D_ZE_DNE Date, D_POPIS POPIS, D_OD_DNE Date, D_DO_DNE Date, D_POZNAMKA Blob sub_type 0 ); CREATE TABLE SMLOUVY 5
( S_ID Integer, S_C_POR Smallint, S_C_ROK Smallint, S_CO_JE CO_JE, S_ZE_DNE Date, S_TYP Smallint, S_SUBJ_NAZ NAZEV, S_SUBJ_UL ADRESA, S_SUBJ_M ADRESA, S_SUBJ_ICO ICO, S_POPIS POPIS, S_NA_DOBU NA_DOBU, S_OD_DNE Date, S_DO_DNE Date, S_POZNAMKA Blob sub_type 0, S_ULOZENO ULOZENO, S_ZIVA ZIVA ); CREATE TABLE SUBJEKT ( SUB_REF_C Integer, S_SUBJ_NAZ NAZEV, S_SUBJ_UL ADRESA, S_SUBJ_M ADRESA, S_SUBJ_ICO ICO ); CREATE TABLE TYPY ( T_N Integer, T_KOD Smallint, T_TYP TYP ); /******************** TRIGGERS ********************/ SET TERM ^ ; CREATE TRIGGER DOD_INSERT_ID FOR DODATKY ACTIVE BEFORE INSERT POSITION 0 AS BEGIN new.d_id=gen_id(gen_id_dodatky, 1); END^ SET TERM ; ^ SET TERM ^ ; CREATE TRIGGER SML_INSERT_ID FOR SMLOUVY ACTIVE BEFORE INSERT POSITION 0 AS BEGIN new.s_id=gen_id(gen_id_smlouvy, 1); 6
END^ SET TERM ; ^ ALTER TABLE SMLOUVY ADD S_EV_C COMPUTED BY (S_C_POR '/' S_C_ROK); CREATE INDEX IDX_SML_EV_C ON SMLOUVY (S_C_ROK,S_C_POR); CREATE INDEX IDX_SML_SUBJ_NAZ ON SMLOUVY (S_SUBJ_NAZ); CREATE INDEX IDX_SML_ZE_DNE ON SMLOUVY (S_ZE_DNE); CREATE INDEX IT_KOD ON TYPY (T_KOD); CREATE INDEX IT_TYP ON TYPY (T_KOD,T_TYP); CREATE UNIQUE INDEX TYPY0 ON TYPY (T_N); GRANT DELETE, INSERT, REFERENCES, SELECT, UPDATE ON DODATKY TO SYSDBA WITH GRANT OPTION; GRANT DELETE, INSERT, REFERENCES, SELECT, UPDATE ON SMLOUVY TO SYSDBA WITH GRANT OPTION; GRANT DELETE, INSERT, REFERENCES, SELECT, UPDATE ON SUBJEKT TO SYSDBA WITH GRANT OPTION; GRANT DELETE, INSERT, REFERENCES, SELECT, UPDATE ON S_POMOCNA TO SYSDBA WITH GRANT OPTION; GRANT DELETE, INSERT, REFERENCES, SELECT, UPDATE ON TYPY TO SYSDBA WITH GRANT OPTION; Zadavatel požaduje předložení nabídky na systém elektronické evidence a správy smluvních vztahů na CD a realizaci ukázky funkcionality v délce max 60 minut. 2. Požadavek zadavatele na kvalifikaci uchazečů Zadavatel požaduje : splnění profesních kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel, který předloží a) výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán či výpis jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán b) doklad oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci Uchazeč předloží kopii dokladu. c)splnění technických kvalifikačních předpokladů prokáže dodavatel, který předloží seznam alespoň tří významných dodávek realizovaných dodavatelem v posledních třech letech s uvedením jejich rozsahu (s obdobný předmět plnění a finanční objem min. 200 000,- Kč pro každou z uvedených zakázek). Uchazeč předloží seznam realizovaných dodávek. 7
d)uchazeč dle 50 odst. 1 písm. c) zákona předloží čestné prohlášení o své ekonomické a finanční způsobilosti splnit veřejnou zakázku Uchazeč předloží čestné prohlášení. - 3. Hodnotící kritéria V nabídce zadavatel požaduje uvést ceny bez DPH, cenu DPH a cenu s DPH v Kč. - cena musí zahrnout cenu časově neomezených licencí pro 10 současně pracujících uživatelů - z toho minimální 2 licence pro současně zapisující/zakládající dokumenty - cena musí zahrnovat roční podporu (která bude samostatně vyčíslena) - cena musí zahrnovat jednorázový import dat ze současného úložiště Nabídková cena včetně podpory..... 60% Uživatelská přívětivost a komfort... 20% Bude hodnoceno na základě ukázky aplikace a garancí odezev po naplnění daty. Hodnocen a bude přehlednost, intuitivnost ovládání, jednoduchost práce. Uživatelská konfigurovatelnost.10% Potenciál využití pro správu dalších agend (rozšiřitelnost)...10% 4. Obchodní podmínky a) cena sjednaná jako cena nejvýše přípustná, zahrnující veškeré náklady spojené se splněním předmětu veřejné zakázky, b) za závažné porušení smlouvy bude považováno nedodání i jednotlivých částí plnění v odpovídající kvalitě nebo nedodání v termínu, c) prodávající se zavazuje realizovat předmět smlouvy v požadovaném rozsahu, čase a kvalitě v souladu se zadávacími podmínkami předmětné veřejné zakázky, d) místem plnění je sídlo zadavatele, e) v případě prodlení dodavatele se splněním předmětu smlouvy, uhradí tento zadavateli smluvní pokutu ve výši 0,1% z ceny plnění včetně DPH za každý den prodlení. 5. Platební podmínky a) cena veřejné zakázky bude fakturována samostatně 8
b) cenu veřejné zakázky uhradí kupující prodávajícímu na základě kupujícím vystavené jedné celkové faktury, která bude vystavena po předání předmětu koupě, jeho protokolárním předáním a převzetím, c) zadavatel neposkytuje zálohy d) splatnost faktur je 60 kalendářních dnů. Zadavatel si vyhrazuje právo vyzvat uchazeče k objasnění nabídky a k předložení prezentace ukázky. 6. Podmínky a požadavky na zpracování nabídky Obsah nabídky musí odpovídat požadavkům zadavatele a musí obsahovat veškeré doklady k prokázání splnění kvalifikace. Nabídka bude členěna 1. Identifikační údaje uchazeče 2. profesních kvalifikačních předpokladů 3. technických kvalifikačních předpokladů, reference 4. nabídková cena (krycí list příloha č. 1) 5. CD nabídky 6. uchazeč předloží svůj podepsaný návrh smlouvy Obálku označte názvem: Dodávka systému elektronické evidence smluv N e o t v í r a t Nabídka bude podána v písemné formě a na CD na níže uvedenou adresu : Ústřední vojenská nemocnice Vojenská fakultní nemocnice Praha U Vojenské nemocnice 1200 Praha 6, 169 02 V případě dodatečných informací prosím zasílejte své dotazy elektronicky na uvedený email:.zuzana.konvalinova@uvn.cz. 9. Lhůta pro podání nabídek Nabídky zasílejte do 18.4.2014 do 12 hod. v listinné podobě na podatelnu ÚVN. Všechny nabídky musí být doručeny zadavateli nejpozději do skončení lhůty pro podání nabídky. Nabídky podané po uplynutí lhůty nebudou hodnoceny. Zadavatel bezodkladně vyrozumí uchazeče o tom, že jeho nabídka byla podána opožděně, a to v souladu s ustanovením 71 odst. 6 zákona 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách. 10. Vyhrazená práva zadavatele 9
Zadavatel je oprávněn: Změnit zadávací podmínky veřejné zakázky v souladu se zákonem Nevracet uchazeči podanou nabídku Neposkytovat uchazeči náhradu nákladů spojených s účastí na veřejné zakázce Zrušit zadávací řízení 11. Příloha krycí list (příloha č. 1) Zuzana Konvalinová vedoucí obchodního oddělení 10