Interní směrnice ředitele Městské policie Brno č. 5/2013 Přijímání, evidování a vyřizování stížností Čl. I Úvodní ustanovení Účelem této směrnice je sjednotit a upravit postup a povinnosti zaměstnanců Městské policie Brno při přijímání, evidování a vyřizování stížností Městskou policií Brno (dále jen MP Brno ) v souladu s čl. 18 Listiny základních práv a svobod, ustanovení 175 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád (dále jen správní řád ), s ustanovením 16a zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (dále jen zákon o svobodném přístupu k informacím ), s ustanovením 102 odst. 2 písm. n) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), Statutem města Brna a Příkazem č. 8/2010 tajemníka Magistrátu města Brna - Pravidla pro přijímání, evidování a vyřizování stížností. Čl. II Základní pojmy STÍŽNOST - podání, jež vyjadřuje určitý projev nespokojenosti s něčím nebo s někým a týká se osobních zájmů osoby, která je učinila. Pro posouzení, zda se jedná o stížnost, je rozhodující obsah podání, nikoliv jeho označení osobou, která podání učinila. Za stížnost se nepovažují návrhy na zahájení řízení, odvolání, námitky proti jednotlivým úkonům a opatřením spojeným s výkonem rozhodnutí podle zvláštních předpisů. V případě pochybností, zda jde či nejde o stížnost, rozhoduje o věci vedoucí Inspekce ředitele Městské policie Brno (dále jen vedoucí IŘ ). Vyplývá-li z obsahu podání, že nejde o stížnost, ale o podání ve smyslu zvláštních předpisů, musí být takové podání neprodleně postoupeno příslušnému orgánu. STĚŽOVATEL - fyzická osoba, která podává stížnost a dosáhla věku 18 let. PODNĚT - stížnost, kterou se sleduje širší společenský prospěch. CES Centrální evidence stížností, kterou vede vedoucí IŘ. Čl. III Příjem a evidence stížností 1. Stížnosti v rámci MP Brno přijímají zaměstnanci Inspekce ředitele MP Brno (dále jen IŘ ), zpravidla zaměstnanci IŘ - Oddělení stížností (pokud ředitel MP Brno nerozhodne jinak). Pokud stěžovatel doručí svoji písemnou stížnost na jiný organizační celek, např. na některý z revírů či jednotek MP Brno, je stížnost oprávněn přijmout každý zaměstnanec, který nejpozději následující pracovní den zajistí, aby byla stížnost cestou vedení příslušného organizačního celku, zejména revíru nebo jednotky, předána vedoucímu IŘ. O zvlášť závažných stížnostech je třeba neprodleně vyrozumět v pracovní době vedoucího IŘ a v době mimopracovní zaměstnance IŘ v pracovní pohotovosti cestou Městského operačního střediska. Pokud podaná stížnost obsahuje závažné skutečnosti
(např. protiprávní jednání zaměstnanců MP Brno nebo hrozící škoda apod.), musí být s jejím obsahem neprodleně seznámeno vedení MP Brno v souladu interními normativními akty MP Brno. 2. Zaměstnanci IŘ vyřizují jen ty stížnosti, které jim přísluší. V případech, kdy je z obsahu stížnosti zřejmé, že stížnost přináleží k řešení jinému orgánu, je povinností příslušného zpracovatele, zajistit její okamžité postoupení věcně příslušnému orgánu k dalšímu opatření. O postoupení stížnosti věcně příslušnému orgánu mimo MP Brno příslušný zpracovatel stěžovatele písemně vyrozumí nejpozději do 5 pracovních dní. 3. Stěžovatelé své písemné stížnosti zasílají poštou nebo je předávají osobně, popř. jiným elektronickým způsobem (např. datovou schránkou, faxem, e-mailem ). V případě, že stěžovatel podání stížnosti učiní ústně na ředitelství MP Brno a nelze ji ihned vyřídit, v pracovní době zaměstnanec IŘ, v době mimopracovní službu konající zaměstnanec Jednotky ostrahy objektů (dále jen strážní JOO ), jej vyzvou, aby stížnost sepsal, a poskytnou k tomu stěžovateli příslušný tiskopis (viz příloha č. 1). V případě, že vyhotovení písemné stížnosti bude stěžovateli činit potíže, zaměstnanec IŘ nebo strážný JOO mu poskytnou potřebnou součinnost, jak stížnost sepsat, případně v individuálních případech a v případech hodných zvláštního zřetele o podání stížnosti sepíšou v nezbytně nutném rozsahu záznam na tiskopis (viz příloha č. 2), který po přečtení předloží stěžovateli k podpisu. Každá přijatá stížnost musí obsahovat jméno, příjmení, adresu stěžovatele a případně další kontakt, jinak s ní bude naloženo jako se stížností anonymní. V případě stížnosti podané telefonicky si kontaktovaný zaměstnanec IŘ nebo strážný JOO vyžádá jméno, příjmení, adresu stěžovatele a kontakt a zpracuje záznam na tiskopis (viz příloha č. 2). V případě, že stěžovatel požadované informace odmítne sdělit, bude s touto stížností naloženo jako se stížností anonymní. 4. Ustanovení čl. 3 odst. 3 této směrnice přiměřeně platí i pro další zaměstnance MP Brno při přijímání stížností, zejména pracovníky Městského operačního střediska, dozorčí služby revírů a jednotek, a strážné JOO vykonávající ostrahu objektů MP Brno, kde přichází do styku s veřejností. 5. Centrální evidenci veškerých přijatých stížností v rámci MP Brno vede vedoucí IŘ. Zaevidované (i vyřízené) stížnosti se ukládají ve formě příslušného spisového materiálu na IŘ. 6. Každá podaná a doručená stížnost musí být řádně zaevidována i v elektronickém systému E-spis. V případech podání nebo doručení na ředitelství MP Brno zajišťuje zaevidování centrální podatelna. V ostatních případech je povinen zajistit zaevidování příslušný vedoucí zaměstnanec organizačního celku, kde byla stížnost podána. Čl. IV Vyřizování stížností 1. Všechny stížnosti a skutečnosti v nich uvedené je nutno odpovědně, hospodárně a bez zbytečných průtahů prošetřit a vyřídit nebo předat příslušnému orgánu. Stížnosti musí být prošetřeny a vyřízeny bezodkladně, nejdéle však do 60 dnů (s výjimkou podaných stížností dle zvláštního zákona) ode dne, kdy byly doručeny MP Brno. 2. Požádá-li stěžovatel písemně o to, aby jeho jméno nebylo v průběhu vyřizování stížnosti uváděno, prošetřuje se stížnost bez uvádění jména stěžovatele.
3. Stížnost v rámci MP Brno prošetřují, vyřizují a přezkoumávají zaměstnanci IŘ dle skutečností ve stížnosti uvedených (pokud ředitel MP Brno nerozhodne jinak). Považují-li to za vhodné, požádají o podání vysvětlení stěžovatele, osoby, proti nimž stížnost směřuje, popřípadě další osoby, které mohou přispět k objasnění věci a sepíší s nimi Zápis o podání vysvětlení, případně vyhotoví Úřední záznam o provedeném šetření. Odmítne-li některý z účastníků Zápis o podání vysvětlení (dle zákona o obecní policii) podepsat, uvede se to v zápise s uvedením důvodu. Pokud je ústním jednáním nebo místním šetřením dosaženo vyřízení stížnosti a stěžovatel s ním souhlasí, lze v úředním záznamu o provedeném šetření uvést samostatnou doložku, že stěžovatel souhlasí s tímto vyřízením a nežádá písemnou odpověď. Všichni zaměstnanci MP Brno jsou povinni poskytnout zaměstnancům IŘ, prošetřujícím stížnost, maximální součinnost v rámci této pracovní činnosti. 4. Podává-li stěžovatel stížnost v téže věci opakovaně, je nutné přezkoumat, zda původní stížnost byla řádně prošetřena a vyřízena. O výsledku přezkoumání je nutno stěžovateli podat zprávu. Pokud stěžovatel i po přezkoumání podá tutéž stížnost znovu a neuvede další nové skutečnosti, které by měly vliv na výsledek šetření, není nutno ji prošetřovat. Stížnost se uloží v rámci spisového materiálu na IŘ bez opatření, o čemž se stěžovatel písemně vyrozumí. 5. Stížnost nesmí být přidělena k vyřízení tomu zaměstnanci, jehož se kritika týká. 6. Stížnost je považována za vyřízenou, jakmile bude řádně prošetřena, případně po jejím prošetření budou učiněna příslušná opatření k nápravě a stěžovatel bude vyrozuměn. O způsobu vyřízení podané stížnosti musí být stěžovatel vždy v nezbytně nutném rozsahu písemně vyrozuměn jménem ředitele MP Brno, s výjimkou případů anonymních stížností a stížností vyřízených podle Čl. 4 odst. 3 věty 4 směrnice. 7. Vedoucí IŘ nebo jím pověřený zaměstnanec IŘ, je povinen informovat přímého nadřízeného zaměstnance, proti kterému stížnost směřuje o předmětu evidované stížnosti a současně jej a dotčeného zaměstnance, po vyřízení stížnosti, seznámit i s výsledkem šetření. Čl. V Stížnosti dle správního řádu 1. Jako stížnosti dle této směrnice se vyřizují také stížnosti dotčených osob proti nevhodnému chování úředních osob nebo proti postupu správního orgánu, a to jen tehdy, neposkytuje-li správní řád jiný prostředek ochrany. 2. Podá-li stěžovatel opakovanou stížnost dle odst. 1 tohoto článku s tím, že jeho stížnost nebyla zaměstnancem IŘ řádně vyřízena, způsob vyřízení stížnosti pak přešetřuje nadřízený správní orgán, o čemž musí být stěžovatel náležitě poučen (stížnost k nadřízenému správnímu orgánu podává stěžovatel sám). Čl. VI Stížnosti dle zákona o svobodném přístupu k informacím 1. Jako stížnosti podle této směrnice se přijímají také stížnosti na postup při vyřizování žádostí o informace dle zákona o svobodném přístupu k informacím, jež zpracovává Právní
oddělení MP Brno. Při jejich vyřízení se postupuje dle zákona o svobodném přístupu k informacím, příslušné interní směrnice MP Brno a přiměřeně se užije ustanovení článků této směrnice, zejm. evidování stížností CES. 2. Kopii spisového přehledu stížnosti předají zaměstnanci Právního oddělení MP Brno k založení na IŘ. Čl. VII Závěrečná ustanovení 1. Zaměstnanci MP Brno jsou povinni při přijímání, evidování a vyřizování stížností postupovat tak, aby byla každému občanu zachována jeho lidská důstojnost, osobní čest, dobrá pověst a chráněno jeho jméno. Současně musí být respektováno právo každého občana na ochranu před neoprávněným zasahováním do soukromého a osobního života a právo na ochranu údajů o jeho osobě před jejich zneužitím. Podání stížnosti nesmí být stěžovateli na újmu; odpovědnost za trestný čin, přestupek nebo jiný správní delikt není tímto ustanovením dotčena. 2. Anonymní stížnosti se uloží bez prošetření na (viz Čl. III odst. 4 směrnice) s výjimkou těch, která obsahují závažné skutečnosti. V takových případech, kdy zaměstnanec IŘ věc prošetří, je povinen cestou vedoucího IŘ, zajistit přijetí potřebných opatření. Obdobně se postupuje i při podání, z jehož obsahu je zřejmé, že se dává pouze na vědomí. 3. Písemnosti se doručují zpravidla na adresu, kterou stěžovatel sdělí. Zpracovatel je povinen provést dotaz (při ústním jednání nebo v příslušné databázi datové schránky), jestli stěžovatel nemá zřízenu datovou schránku. V případě, že ano, písemnosti se prioritně doručují elektronicky do zřízené datové schránky. Do vlastních rukou se doručují písemnosti, u níž hrozí, že by mohly být vydány jiné osobě, která má na věci protichůdný zájem. 4. Formuláře tvoří přílohu této směrnice v následujícím pořadí Příloha č. 1 - formulář: Stížnost podaná osobně stěžovatelem Příloha č. 2 - formulář: Záznam o přijetí stížnosti Příloha č. 3 - formulář: Spisový přehled 5 Ostatní práva a povinnosti vyplývající z všeobecných závazných právních předpisů nebo interních normativních aktů MP Brno nejsou touto směrnicí dotčeny. 6. Tato směrnice ředitele nabývá účinnosti dnem 1. 1. 2014 a současně ruší Interní směrnici ředitele č. 3/2006 o přijímání, evidování a vyřizování stížností. V Brně dne 22. 11. 2013 JUDr. Ing. Jaroslav Přikryl, BA, v. r. ředitel Městské policie Brno
Příloha č. 1 MP/IŘ/CES/ /201 / V Brně dne MPB/ /201 /IŘ/ STÍŽNOST PODANÁ OSOBNĚ STĚŽOVATELEM (vyplní osoba, která stížnost podává) Jméno Příjmení Titul Datum narození Bydliště Kontakt (telefon, e-mail) ID datové schránky (pokud je zřízena) Text podávané stížnosti */: V Brně dne Podpis stěžovatele */ nestačí-li místo, pokračujte na zadní straně
Příloha č. 2 MP/IŘ/CES/ /201 / V Brně dne MPB/ /201 /IŘ/ ZÁZNAM O PŘIJETÍ STÍŽNOSTI (vyplní zaměstnanec MP Brno, který stížnost přijal) Dne v hod. se dostavil (a) na Jméno Příjmení Titul Datum narození Bydliště Kontakt (telefon, e-mail) ID datové schránky (pokud je zřízena) a podal (a) následující stížnost */: Stížnost přijal Stížnost podal */ nestačí-li místo, pokračujte na zadní straně
Spisový přehled Příloha č. 3 MP/IŘ/CES/ /201 / MPB/ /201 /IŘ/ ve věci: poř. číslo 1. 2. 3. obsah spisu datum řazení počet listů Přijato dne 201 Ukončeno dne 201 Stížnost: důvodná/nedůvodná/částečně důvodná Skartační znak: Zpracovatel: Schválil: