KAŽDÝ DEN. KDEKOLI. ZÁKLADNÍ HODNOTY ETICKÝ A OBCHODNÍ kodex
Sdělení Richarda Reeseho, generálního ředitele společnosti Ve společnosti Iron Mountain si ceníme naší dobré pověsti otevřené a bezúhonné společnosti stejně jako dobré pověsti získané zásluhou poskytování kvalitních služeb. Věříme, že jednání v souladu s nejvyššími etickými standardy není jen správná věc pomáhá také budovat důvěru našich zákazníků a přispívá k dlouhodobému úspěchu. I když je dodržování zákonů, pravidel a nařízení vztahujících se k našemu podnikání povinné, naše závazky zde nekončí. Zavazujeme se žít v souladu s našimi základními hodnotami a uplatňovat je denně a při všem, co podnikáme. A konečně je naším závazkem jednat správně, což nám skutečně umožňuje žít v souladu s našimi závazky. Etický a obchodní kodex nám pomůže porozumět tomu, co při obchodování ve společnosti Iron Mountain považujeme za správné a co za špatné. Poskytne nám nástroje potřebné k rozhodování, které je zákonné i etické, a nasměruje vás správným směrem v případě, že budete potřebovat další pomoc. Jménem rady ředitelů a našeho výkonného představenstva bych vám rád poděkoval za nepřetržitý závazek vůči našim základním hodnotám a za váš závazek řídit se tímto etickým a obchodním kodexem.
Obsah Sdělení Richarda Reeseho, 1 generálního ředitele společnosti Obsah 2 Přehled 4 > > Získání další pomoci > > Porušení v oblasti podávání zpráv > > Žádná protiopatření > > Kdo se musí řídit pravidly kodexu? > > Linka pomoci pro dodržování předpisů Naše základní hodnoty 7 1 ZABEZPEČENÍ 9 > > Zdraví a bezpečnost > > Ochrana a zabezpečení dat > > Násilí na pracovišti > > Důvěrné a vlastnické informace 2 CELKOVÁ SPOKOJENOST 13 ZÁKAZNÍKŮ > > Mimořádné zákaznické služby > > Spravedlivé a etické prodejní postupy > > Ochrana naší značky a dobré pověsti > > Životní prostředí a udržitelnost > > Členství ve společnosti ETICKÝ A OBCHODNÍ KODEX SPOLEČNOSTI IRON MOUNTAIN
OBsAH 3 OTEVŘENOST 17 > > Zneužívání vnitřních informací > > Dohled nad rodinou a přáteli > > Politické a jiná osobní přesvědčení 4 BEZÚHONNOST 21 > > Spravedlivá soutěž/antimonopolní zákony > > Korupce a defraudace > > Dary a zábava > > Konflikty zájmů 6 ZAMĚŘENÍ AKCÍ 29 > > Boj s diskriminací, respektování různorodosti a rovnocenné zaměstnanecké příležitosti > > Uzavírání smluv s vládami > > Správa firemních záznamů 7 TÝMOVÁ PRÁCE 33 > > Obtěžování > > Soukromí zaměstnanců > > Správné používání počítačů 5 ZODPOVĚDNOST 25 > > Ochrana firemního majetku > > Kontrola dovozu a vývozu > > Práce u jiných zaměstnavatelů > > Přesné finanční záznamy/zveřejňování informací > > Lidská práce Jak získat další informace 36 > > Zásady a postupy Osvědčení o dodržování předpisů www.imcompliancehelpline.com 3
Přehled Etický a obchodní kodex spolu s dokumentem Základní hodnoty poskytuje směrnice k přijatelnému chování ve společnosti Iron Mountain. I když neexistuje dokument, který by řešil každou situaci, s níž se můžete setkat, tento kodex poskytuje nástroje a zdroje, které vám pomohou se správně rozhodnout v situacích, kdy nemusí být správná odpověď zřejmá. ZÍsKÁNÍ DALŠÍ POMOCI Pokud si ani po přečtení tohoto Kodexu nebudete jistí, jak se v určité situaci zachovat, promluvte si prosím se svým nadřízeným nebo zástupcem místního oddělení personalistiky. Můžete se ptát nebo hledat pomoc prostřednictvím politiky otevřených dveří nebo kontaktováním Linky pomoci pro dodržování předpisů. Organizace po celém světě věří, že jim pomůžeme zpracovat jejich zásadně důležité informace. ETICKÝ A OBCHODNÍ KODEX SPOLEČNOSTI IRON MOUNTAIN
PŘEHLED PORUŠENÍ V OBLAsTI PODÁVÁNÍ ZPRÁV Po zaměstnancích společnosti Iron Mountain se požaduje, aby oznamovali všechna známá nebo domnělá porušení Etického a obchodního kodexu. Porušení můžete oznámit kontaktováním těchto subjektů: > Váš manažer nebo nadřízený > Vyšší vedení (prostřednictvím politiky otevřených dveří) > Zástupce místního oddělení personalistiky > Generální rada společnosti > Právní oddělení Globální ochrana osobních údajů & Skupina pro dodržování předpisů > Globální služby zabezpečení > Linka pomoci pro dodržování předpisů Pokud nahlásíte nějako pochybnost prostřednictvím Linky pomoci pro dodržování předpisů (tam, kde to umožňuje zákon) se můžete rozhodnout zůstat zcela anonymní. ŽÁDNÁ PROTIOPATŘENÍ Společnost Iron Mountain netoleruje protiopatření proti zaměstnancům, kteří v dobré víře oznámí porušení předpisů. S každým zaměstnanec nebo manažerem, který se pokusí o protiopatření, nebo nabádá ostatní k protiopatřením proti osobě, která porušení oznámila, bude vedeno vážné disciplinární řízení, které může vyústit až v ukončení pracovního poměru. KDO SE MUSÍ ŘÍDIT PRAVIDLY KODEXU? Etický a obchodního kodex se vztahuje ke všem obchodním jednotkám, právnickým osobám, řízeným podnikům se společnou majetkovou účastí, poboček a partnerů společnosti Iron Mountain. Všichni zaměstnanci, zástupci, úředníci a členové rady ředitelů společnosti Iron Mountain se musí kodexem řídit. Prostřednictvím přísného procesu pro poskytovatele služeb třetích stran hledáme dodavatele, prodejce, smluvní strany a konzultanty, kteří udržují etické standardy odpovídající těm, které jsou zakotveny v Etickém a obchodním kodexu. LINKA POMOCI PRO DODRŽOVÁNÍ PŘEDPISŮ Pokud se obrátíte na Linku pomoci pro dodržování předpisů, můžete oznamovat pochybnosti nebo porušení morálních zásad a zadávat dotazy 24 hodin denně, 365 dní v roce. Naši Linku pomoci provozuje nezávislá společnost a můžete se rozhodnout zůstat zcela v anonymitě (tam, kde to umožňuje zákon). Volejte zdarma po celém světě. Na vnitřním zadním krytu je uveden seznam telefonních čísel. Případně můžete vyplnit zprávu prostřednictvím Internetu na stránkách: www.imcompliancehelpline.com www.imcompliancehelpline.com 5
ZÁKLADNÍ HODNOTY Ve společnosti Iron Mountain nás spojují naše základní hodnoty. Bez ohledu na to, zda se jedná o závazek dosahovat celkové spokojenosti zákazníků nebo neustálou ostražitost nezbytnou k udržování zabezpečení, naši klíčoví zaměstnanci jednají každý den a všude v souladu se základními hodnotami.
Naše základní hodnoty Cesta společnosti Iron Mountain. Zabezpečení Celková spokojenost zákazníků Otevřenost Bezúhonnost Zodpovědnost Zaměření akcí Týmová práce Informace našich zákazníků chráníme tak, jako by byly naše vlastní. Poskytujeme to, co naši zákazníci očekávají, a tehdy, když to očekávají. Komunikujeme otevřeným a pravdivým způsobem, který je konstruktivní a zdvořilý. Jsme vždy upřímní a nikdy nejednáme v rozporu se základními hodnotami. Vždy sebe sami považujeme za osobně zodpovědné za naše akce, závazky a výsledky. Všímáme si příležitostí a problémů a jednáme se smyslem pro naléhavost. Pracujeme v týmech, abychom společně dosáhli mnohem více, než by se nám podařilo jako jednotlivcům. www.imcompliancehelpline.com 7
VĚDĚLI JSTE, ŽE? Společnost Iron Mountain byla založena roku 1951, když Herman Knaust převedl svoji podzemní houbařskou farmu na první zabezpečené podzemní centrum pro uchovávání záznamů v Americe. Původně měla společnost název Iron Mountain Atomic Storage a představovala bezpečný přístav pro ochranu všech důležitých informací před hrozbou nukleární války.
Zabezpečení Informace našich zákazníků chráníme tak, jako by byly naše vlastní. Střed naší kultury a operací představuje zabezpečení, ochrana dat a ochrana informací na této základní hodnotě se zakládá naše pověst. Uzamykání našich vozidel, zabezpečení zařízení alarmy a šifrování osobních údajů to je jen pár způsobů, kterými zajišťujeme zabezpečení. Zabezpečení sahá nad rámec fyzické ochrany informací zahrnuje ochranu našeho osobního zdraví a bezpečnosti na pracovišti. Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme zabezpečení těmito prostředky: > > Poskytování bezpečného a zdravého pracovního prostředí pro nás samé i naše spolupracovníky > > Ochrana fyzického zabezpečení našich zařízení a jejich obsahu > > Udržování bezpečnosti informací, které spravujeme jménem našich zákazníků > > Udržování důvěrných a vlastnických informací společnosti ve správných rukou > > Dodržování všech příslušných zákonů a zásad týkajících se ochrany osobních informací > > Včasné oznamování jakýchkoli okolností, které by mohly mít vliv na zabezpečení společnosti Iron Mountain nebo vašeho vlastního zdraví či bezpečnosti www.imcompliancehelpline.com 9
ZÁKLADNÍ HODNOTA ZABEZPEČENÍ Jak byste měli postupovat? SCÉNÁŘ: Došlo k poškození krabice a záznamy některých zákazníků vypadly. Co mám dělat? A. Prověříte vysypané dokumenty a určíte, zda nedošlo k ohrožení bezpečnosti dat. B. Umístíte materiály do nové krabice, vrátíte zpět do regálu a pokračujete v práci. C. Řeknete svému nadřízenému, co se stalo, protože může být nutné vyplnit zprávu o případu. D. Roztrháte dokumenty, aby se zabránilo porušení zabezpečení dat. Správná odpověď je C. I když je důležité uklidit vysypané záznamy, měli byste také uvědomit svého nadřízeného. V některých případech máme smluvně odsouhlaseno, že dáme zákazníkům vědět, pokud dochází k možnému porušení zabezpečení, to znamená, že je nutné vyplnit zprávu o případu. ZDRAVÍ A BEZPEČNOST Bezpečnost na pracovišti začíná zajištěním bezpečného a zdvořilého pracovního prostředí. Dodržujeme a stále zlepšujeme provozní postupy tak, aby se minimalizovaly a eliminovaly případy ohrožení zdraví a bezpečnosti. Ať již jste v kanceláři, v terénu, na cestách nebo u zákazníka, vždy jednejte v souladu se zásadami a standardy společnosti a dodržujte všechny příslušné zákony o zdraví, bezpečnosti a ochraně životního prostředí. Pokud však k nehodě dojde, je vaší povinností ji oznámit. Po sepsání zprávy můžete očekávat rychlou a efektivní akci ze strany managementu, která vede k nápravě situace. Pokud se však domníváte, že nebyla provedena správná akce, eskalujte celou záležitost na vyšší management a oznamte ji lince pomoci pro dodržování předpisů. OCHRANA A ZABEZPEČENÍ DAT Naším cílem je zajistit nejvyšší úroveň správy informací po celém světě. To vyžaduje neustálou pozornost věnovanou ochraně osobních údajů a zabezpečení údajů o zákazníkovi i zaměstnanci. Následující postupy slouží k zajištění ochrany osobních údajů a zabezpečení informací ve společnosti Iron Mountain: Nepoužívejte informace zákazníka, pokud to nevyžaduje vaše práce. Minimalizujte sběr, uchovávání a odhalení osobních údajů. Neukládejte citlivé údaje na přenosná média, jako jsou disky CD nebo jednotky flash. Neposílejte citlivá data přes Internet, ani zašifrovaná. Pokud pracujete z domova, pravidelně aktualizujte software pro zabezpečení počítače. Další informace získáte v dokumentu popisujícím místní zásady ochrany osobních údajů a zabezpečení. 10 ETICKÝ A OBCHODNÍ KODEX SPOLEČNOSTI IRON MOUNTAIN
ZABEZPEČENÍ NÁSILÍ NA PRACOVIŠTI Udržujeme bezpečné pracovní prostředí se zdvořilými a uctivými vztahy tím, že netolerujeme zastrašující, nepřátelské, urážlivé nebo násilnické chování. Jakékoli projevy takovéhoto chování neprodleně oznamte svému vedoucímu. Máte-li pocit, že jste vy nebo některý z vašich spolupracovníků v bezprostředním ohrožení, zavolejte na místní linku pro uplatňování zákonů a pak to oznamte svému vedoucímu. DŮVĚRNÉ A VLASTNICKÉ INFORMACE Veškeré informace o naší společnosti mohou být cenné pro konkurenci. Proto je důležité chránit naše důvěrné a vlastnické obchodní informace. Patří sem smlouvy, ceníky a seznamy zákazníků, strategická dokumentace, obchodní tajemství, duševní vlastnictví a veškeré další informace, které by mohly konkurentovi pomoci zjistit, v čem je společnost Iron Mountain úspěšná na trhu. Při projednávání obchodních záležitostí mimo kancelář vždy buďte obezřetní. To je důležité zejména na veřejných místech, jako jsou letiště, vlaky, restaurace, hospody a hotely. V místě pracoviště zajistěte řádný doprovod návštěvníků a nepovolte jim vstup do omezených oblastí. Při spolupráci s prodejci se vždy ujistěte, zda jsou natolik důvěryhodní, aby měli přístup do našich zařízení a k našim citlivým údajům. CO KDYŽ? OTÁZKA: Někdy jsou při používání propanových vysokozdvižných vozíků uvnitř cítit výpary výfukových plynů. Myslím si, že je to kvůli zavřeným oknům a dveřím a nejsem si jistý, že to je bezpečné. Mám někomu něco říci? ODPOVĚĎ: Ano. I když je možné, že je všechno v pořádku, může se stát, že provozování vysokozdvižných vozíků v uzavřeném prostoru vede k problémům s kvalitou vzduchu. Tento stav byste měli oznámit tak, aby společnost mohla zahájit šetření a určit, zda je třeba provést nějakou akci. OTÁZKA: V místnosti s kopírkou jsem našel nějaké dokumenty, které mi nepatří. Co mám dělat? ODPOVĚĎ: Do maximální možné míry se vyhýbejte jejich přečtení. Pokud znáte nebo odhadnete jejich vlastníka, předejte mu dokumenty nebo ho informujte, kde se nacházejí. Pokud není vlastník zřejmý nebo ho nelze vyhledat, sdělte to svému vedoucímu. V nejkrajnějším případě můžete z důvodu ochrany osobních údajů a zabezpečení informací dokumenty zlikvidovat v bezpečné skartovačce. OTÁZKA: Právě mě požádal o podržení dveří někdo, koho neznám. Neměl identifikační kartu společnosti Mountain ID. Je to problém? ODPOVĚĎ: Ano. Neoprávněné osoby (nebo osoby pokoušející se proniknout) ve společnosti Iron Mountain by měly být zastaveny, protože představují riziko pro bezpečnost či zabezpečení. Zdvořile je požádejte o předložení identifikační nebo návštěvnické karty společnosti Iron Mountain. Pokud vám daná osoba tuto kartu neukáže, odkažte ji na recepci, kde ji obdrží. www.imcompliancehelpline.com 11
VĚDĚLI JSTE, ŽE? Oddělení společnosti Iron Mountain pro archivaci filmů a zvuků pomáhá zábavnímu průmyslu uchovávat a chránit nenahraditelná kreativní umělecká díla. Uchováváme tisíce neocenitelných kulturních pokladů včetně původních filmových negativů ze všech hlavních filmových studií a mistrovské nahrávky některých nejslavnějších umělců v hudební historii.
Celková spokojenost zákazníků Poskytujeme to, co naši zákazníci očekávají, a tehdy, když to očekávají. Ve společnost Iron Mountain dbáme na to, abychom plnili nebo dokonce překračovali očekávání našich zákazníků poskytováním prvotřídních služeb, které jsou zdvořilé, vstřícné a spravedlivé. Tento závazek sahá za rámec našeho centra záznamů, datových center a kancelářských budov zahrnuje prostředí a místní komunity, v nichž žijeme a působíme. Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme celkovou spokojenost zákazníků následujícími prostředky: > Otevřená a upřímná komunikace se zákazníky > Plnění očekávání zákazníků dodržením toho, co slíbíme > Poskytování přesných a včasných informací zákazníkům > Respekt vůči zákazníkům, potenciálním zákazníkům a dodavatelům prostřednictvím spravedlivého a etického přístupu > Informování našich zákazníků o hodnotě našich služeb (nejen o jejich ceně) > Propagace značky a pověsti společnosti Iron Mountain pozitivním prezentováním společnosti na veřejnosti > Uplatňování správného členství ve společnosti realizací etických obchodních postupů a přispíváním do místních komunit > Respektování prostředí a hledání způsobů vylepšení udržitelnosti pracovních postupů www.imcompliancehelpline.com 13
ZÁKLADNÍ HODNOTA CELKOVÁ SPOKO Jak byste měli postupovat? SCÉNÁŘ: Během pravidelné cesty s doručováním zásilek si uvědomíte, že jste se spletli. Krabice Dr. Millera jste doručili Dr. Katzovi a naopak. Kdybyste se měli vrátit s cílem napravit situaci, znamenalo by to posunutí celého vašeho časového rozvrhu. Jak byste měli postupovat? A. Neděláte si starosti. Dr. Miller a Dr. Katz si tuto chybu uvědomí a napraví ji. B. Vrátíte se do obou poboček a uděláte vše pro to, abyste chybu napravil/a. Doufáte, že se vám podaří problém napravit bez nutnosti informovat vedoucího. C. Ihned kontaktujete svého vedoucího. Vysvětlíte mu, co se stalo, a zeptáte se, jak máte postupovat. D. V daném okamžiku nic nepodniknete. Pokračujete na trase a na konci směny řeknete svému vedoucímu, co se stalo. Správná odpověď je C. Existují problémy spojené s nesprávným doručením dokumentů, které mají závažnější důsledky, než jen nepříjemnosti pro zákazníka nebo porušení vašeho časového plánu. Dokumenty mohou například obsahovat citlivé osobní informace, které může vidět jen zamýšlený příjemce. Management je vyškolený tak, aby vám pomohl vypořádat se s důsledky těchto typů situací a minimalizovat je. Ihned kontaktujete svého vedoucího. MIMOŘÁDNÉ ZÁKAZNICKÉ SLUŽBY Plnění závazků poskytování služeb a uspokojování potřeb našich zákazníků a kolegů je zdrojem hrdosti na zaměstnance společnosti Iron Mountain. Těchto cílů dosahujeme následujícími prostředky: Sledování problémů až k vyřešení Plnění očekávání poskytováním častých a včasných aktualizací Rychlé reakce na telefonáty a e-maily Dostavení se na schůzky včas a připravení SPRAVEDLIVÉ A ETICKÉ PRODEJNÍ POSTUPY Zajištění celkové spokojenosti případných zákazníků během procesu prodeje je nejlepším způsobem, jak v podnikání vyhrát. Při aktivitách spojených s prodejem vždy jednáme spravedlivě a upřímně. Aktivně se vyhýbejte těmto situacím: Nesprávné informování o produktech a službách nebo jejich přeceňování Opovrhování konkurenty Nepřesná právní nebo technická prohlášení Právní poradenství Porušování autorských práv, log nebo práv na duševní vlastnictví Pokus o získání důvěrných informací o potenciálních zákaznících nebo konkurentech Nucení zákazníků, aby kupovali více, než potřebují Vyzývání zákazníků, aby nejednali s konkurenty výměnou za snížení cen nebo další výhody Nereálné sliby, pokud jde o časové plány Sjednání obchodu, když k tomu nemáte řádné oprávnění OCHRANA NAŠÍ ZNAČKY A DOBRÉ POVĚSTI Značka Iron Mountain je více než jen logo na našich nákladních vozech a krabicích je to dojem, který ostatní získají, když slyší naše jméno, vidí naše vozidla nebo mluví s našimi zaměstnancem. Ochrana naší značky a dobré pověsti je zásadní pro poskytování mimořádných služeb a jako zaměstnanci firmy bychom měli považovat sebe sami za vyslance a strážce názvu Iron Mountain. Společnost bychom na veřejnosti vždy prezentovat v pozitivním světle. Je však důležité mít na paměti, že existuje pouze málo pověřených zaměstnanců, kteří mají oficiální schválení mluvit jménem společnosti Iron Mountain. Všichni 14 ETICKÝ A OBCHODNÍ KODEX SPOLEČNOSTI IRON MOUNTAIN
JENOST ZÁKAZNÍKŮ CELKOVÁ SPOKOJENOST ZÁKAZNÍKŮ ostatní by se měli vyhýbat situacím, kdy mohou jejich názory či přesvědčení být považovány za reprezentaci společnosti. To platí pro názory prezentované osobně, telefonicky, na papíře nebo prostřednictvím Internetu (včetně sociálních sítí, blogů, fór a informačních tabulí). Pokud se na vás obrátí zástupci médií, zdržte se komentářů a odkažte je na oddělení firemních komunikací. Při vytváření dokumentů, které budou prezentovány na veřejnosti zajistěte, aby všechna loga, barvy a písma odpovídaly pokynům pro styl značky a marketingu. Chcete-li získat další informace, obraťte se na oddělení firemních komunikací, marketingové oddělení, právní oddělení zajišťující ochranu duševního vlastnictví nebo Linku pomoci pro dodržování předpisů. ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ A UDRŽITELNOST Máme závazek podnikat způsobem, který je zodpovědný vůči životnímu prostředí. Uplatňováním následujících postupů v zaměstnání pomůžete společnosti Iron Mountain dosahovat jejích cílů v oblasti ochrany životního prostředí: V TERÉNU: Bezpečně likvidujte rizikový odpad a materiály, dodržujte všechny příslušné zákony, nařízení a firemní zásady. Kdykoli je to možné, recyklujte odpad a nezapomínejte zhasínat světla a vypínat spotřebiče, když je nepoužíváte. V KANCELÁŘI: Tiskárnu používejte, jen když je to nezbytně nutné, a papírový odpad vždy skartujte. Oddělení bezpečného skartování společnosti Iron Mountain Secure Shredding recykluje značnou většinu papíru, který zpracovává, to znamená, že při likvidaci papíru v bezpečné skartovačce nepomáháte nejen zabezpečit ochranu osobních údajů, ale také chránit životní prostředí. Předměty, jako jsou použité tiskové kazety, toner a další počítačové příslušenství, likvidujte způsobem, který nepoškozuje životní prostředí, a dodržujte všechny příslušné zákony, nařízení a firemní zásady. ČLENSTVÍ VE SPOLEČNOSTI Podporujeme a povzbuzujeme dobré členství ve společnosti. To znamená, že věnujeme pozornost tomu, jak naše akce a rozhodnutí ovlivňují naše zaměstnance, jejich rodiny, naši komunitu, společnost a životní prostředí. Dodržujeme úrovně výkonu, které sahají nad rámec právních požadavků. To se projevuje dodržováním základních hodnot, důležitosti, jakou přikládáme etickým obchodním praktikám, a vysokým standardům, které máme nastaveny pro globální obchodní operace. Mimo pracoviště se zavazujeme pozitivně jednat s komunitami, v nichž žijeme a působíme, prostřednictvím dobrovolnické práce, sponzorství a jiných charitativních iniciativ, jako je například nadace Iron Mountain Foundation. CO KDYŽ? OTÁZKA: Na webu jsem si přečetl článek o generálním řediteli konkurenční společnosti, který řekl, že služby jeho společnosti jsou lepší než poskytuje společnost Iron Mountain. Na tomto webu mohou čtenáři uvést své komentáře. Vím, že naše služby jsou lepší, mohu odpovědět? ODPOVĚĎ: Ano. Pokud se však rozhodnete vyjádřit názor na společnost Iron Mountain v online fóru, webu sítě sociálních médií, blogu apod., musíte uvést, že vaše názory nevyjadřují názory společnosti. Další rady získáte v oddělení firemní komunikace nebo na Lince pomoci pro dodržování předpisů. OTÁZKA: Jeden můj kamarád má spojení s konkurentem a nabídl mi, že mi ukáže jeho ceník. Vím, že by nám to mohlo pomoci získat zakázku. Mám to přijmout? ODPOVĚĎ: Ne. Bylo by neetické a proti zásadám představovaným našimi základními hodnotami, kdybyste přijali ceník konkurenta. Mohlo by to být také v rozporu se zákonem. Takovouto nabídku byste měli odmítnout a na celou záležitost upozornit svého nadřízeného. www.imcompliancehelpline.com 15
VĚDĚLI JSTE, ŽE? Společnost Iron Mountain se stala veřejnou společností v roce 1996, kdy začala obchodovat na burzovním trhu NASDAQ. Roku 1999 se společnost přesunula na Newyorskou burzu cenných papírů, kde je zapsána pod symbolem IRM. V letech následujících poté, co se stala veřejnou společností, se zvýšil výnos společnosti Iron Mountain ze 139 milionů USD na více než 3 miliardy dolarů ročně a roku 2009 byla přidána na prestižní index S&P 500 Index.
Otevřenost Komunikujeme otevřeným a pravdivým způsobem, který je konstruktivní a zdvořilý. Otevřená komunikace nám umožňuje řešit problémy produktivně a včas. Umožňuje nám také činit obchodní rozhodnutí na základě plného porozumění všem okolnostem. Ceníme si otevřené komunikace nejen se spolupracovníky, ale také s dalšími partnery firmy včetně zákazníků, prodejců a investorů. Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme otevřenost těmito prostředky: > > Včasné oznamování problémů bez zpoždění > > Poskytování upřímné a konstruktivní zpětné vazby spolupracovníkům > > Nečiníme závěry týkající se sporů na pracovišti, dokud neznáme všechna fakta > > Poskytování obchodního poradenství, které odráží naši plnou znalost problematiky > > Odhalení osobních vztahů tam, kde mohou budit dojem zaujatosti nebo náklonnosti > > Udržování vnitřních finančních informací v utajení a zajištění, aby nebyly využívány k investicím > > Respektování spolupracovníků nevyvoláváním osobních kauz na pracovišti www.imcompliancehelpline.com 17
ZÁKLADNÍ HODNOTA OTEVŘENOST Jak byste měli postupovat? SCÉNÁŘ: Náhodně vyslechnete konverzaci ve vstupní hale, z níž se dozvíte, že výhled zisků společnosti se po vydání nejnovějších finančních zpráv značně změní. Jak byste měli postupovat? A. Na základě této informace zakoupíte akcie. Protože jste tuto informaci jen zaslechl/a a nedozvěděl/a jste se ji při výkonu svých pracovních povinností, neplatí zde pravidla zneužívání vnitřních informací. B. Sám/sama nepodniknete nic, ale řeknete to svému bratrovi. Rád obchoduje na burze a bude tyto informace považovat za užitečné. C. Řeknete to svým kolegům. I když sám/sama nemůžete obchodovat, protože jste informaci získal/a přímo, oni mohou. D. Neuděláte nic. Vyhýbáte se investicím, dokud nebudou informace veřejně známy a neumožní vám to zásady společnosti. Neopakujete, co jste slyšel/a. Správná odpověď je D. Máte vnitřní informace o společnosti, na jejichž základě nesmíte obchodovat, ani dát někomu jinému tip k obchodování. Je to nezákonné a v rozporu se zásadami společnosti. Nezáleží na tom, zda jste se informace dozvěděli při výkonu své práce, záleží na tom, že máte informaci, kterou veřejnost nemá. ZNEUŽÍVÁNÍ VNITŘNÍCH INFORMACÍ Někteří zaměstnanci společnosti mají v rámci svých pracovních povinností přístup k citlivým vnitřním finančním o společnosti Iron Mountain nebo firmách, s nimiž spolupracujeme. Většina těchto informací může být zveřejňována v souladu s vládními nařízeními, ale některé nemohou být odhaleny nikdy. Je v rozporu se zákonem a zásadami společnosti investovat na základě vnitřních informací, které získáte ve společnosti Iron Mountain. Patří sem poskytnutí tipů nebo doporučení členům rodiny či přátelům, kteří mohou na základě těchto informací investovat. Zaměstnanci, kteří mají k těmto informacím přístup, mají důvěru, že je udrží v utajení a chráněné. Výbor pro cenné papíry a obchodování aktivně monitoruje transakce cennými papíry a potrestají každého, kdo s vnitřními informacemi obchoduje. Pokud máte pochybnosti, zda je správné investovat, obraťte se na Právní oddělení nebo Linku pomoci pro dodržování předpisů. Pokud se dozvíte o situaci, kdy někdo využil výhody svých znalostí vnitřních informací, oznamte to prosím na Linku pomoci pro dodržování předpisů. DOHLED NAD RODINOU A PŘÁTELI I když podporujeme přátelské vztahy mezi kolegy, naše loajalita je orientována především na společnost a mělo by tak tomu být vždy. Vyhýbejte se situacím, kdy by mohly osobní nebo rodinné vztahy zastínit váš obchodní úsudek nebo ovlivnit vaši produktivitu. Nikdo by neměl stavět rozhodování, kariérní růst nebo přímého nadřízeného nad člena rodiny, blízkého osobního přítele nebo svého partnera. I když se domníváte, že je určitý vztah zcela vhodný, mějte na paměti, že i pouhý dojem zaujatosti nebo zájmu může ovlivnit morálku spolupracovníků a negativně se projevit na obrazu společnosti jako celku. Pokud máte dojem, že mezi zaměstnanci existují nevhodné vztahy, oznamte to prosím manažerovi nebo oddělení personalistiky, nebo se obraťte na Linku pomoci pro dodržování předpisů. 18 ETICKÝ A OBCHODNÍ KODEX SPOLEČNOSTI IRON MOUNTAIN
OTEVŘENOST POLITICKÉ A JINÁ OSOBNÍ PŘESVĚDČENÍ Povzbuzujeme otevřenou a upřímnou komunikaci o naší společnosti. Firemní aktiva a prostředky (včetně našeho času) by však neměly být využívány při budoucích osobních přesvědčeních, ať již politických, náboženských nebo sociálních. Měli bychom se aktivně podílet na našich komunitních a na politickém procesu. Na pracovišti je však nevhodné vést kampaně, konat veřejné sbírky, žádat podporu, distribuovat literaturu nebo obhajovat politické, náboženské či sociální záležitosti. Mimo práci jednejte tak, aby osobní přesvědčení nebyla omylem zaměňována za přesvědčení společnosti. Při finančním přispívání na náboženské, sociální nebo politické kauzy přispívejte pouze v rámci své osobní kapacity a nikoli jako zaměstnanec společnosti Iron Mountain. Mohlo by to vzbudit falešný dojem, že společnost Iron Mountain tyto kauzy podporuje nebo se snaží získat vliv. Důsledkem by mohlo být závažné poškození naší značky a dobré pověsti. Domníváte-li se, že někdo ve společnosti Iron Mountain využívá firemní prostředky k propagaci svého osobního přesvědčení, nebo budí mimo zaměstnání dojem, že společnost Iron Mountain jeho osobní kauzu podporuje, oznamte tuto situaci prosím zástupci personálního oddělení nebo na Linku pomoci pro dodržování předpisů. CO KDYŽ? OTÁZKA: Moje sestra se uchází o místo v místní školní radě a já jí pomáhám s kampaní. Mohu na kopírkách a tiskárnách společnosti Iron Mountain připravit letáky pro tuto akci? ODPOVĚĎ: Ne. Jednalo by se o nežádoucí využívání firemních prostředků. Firemní tiskárny, kopírky, telefony nebo e-mail nelze používat k podpoře osobních politických případů. Mohlo by to vzbudit zavádějící dojem, že společnost Iron Mountain podporuje kandidáty nebo má na kampaň vlastní názor. OTÁZKA: Ve vašem oddělení se právě uvolnilo pracovní místo a vy máte blízkou osobní přítelkyni, kterou byste na něm rád/a viděl/a. Ve skutečnosti nemá zkušenosti požadované pro tuto pozici, ale myslíte si, že byste jí díky svým vazbám na společnost mohl/a pomoci. Je na tom něco špatného? ODPOVĚĎ: Možná. Společnost Iron Mountain rozhoduje o svých zaměstnancích na základě osobních zásluh a kvalifikace. I když je správné (a podporované) společnosti doporučit vhodné kandidáty, pokus o ovlivnění rozhodnutí o přijetí může způsobit vznik konfliktu zájmů kvůli osobním vazbám. OTÁZKA: Společnost Iron Mountain koupila moji firmu. Předtím jsme pro některé služby využívali dopravní firmu mého švagra. Poskytoval nám vynikající služby za rozumnou cenu. Můžeme nadále využívat jeho služeb? ODPOVĚĎ: Tuto situaci byste měl/a probrat se svým manažerem. Jde o typ situace, kdy by mohl osobní vztah ovlivnit vaši schopnost objektivního obchodního rozhodování. V tomto případě se může jednat o upřednostňování švagra i v případě, že jiná společnost nabízí stejnou službu za méně peněz. Z důvodu zajištění spravedlivého jednání můžete být z procesu rozhodování vyloučen/a. www.imcompliancehelpline.com 19
VĚDĚLI JSTE, ŽE? Největší zařízení společnosti Iron Mountain v podzemí leží více než 67 metrů pod kopci venkovské Pensylvánie. Dlouhá přibližně pět kilometrů a široká přes tři kilometry má přes 32 kilometrů silnic a více než 518 kilometrů čtverečních zastavěné plochy. Uvnitř pracuje přibližně 2 700 lidí, které chrání několik ochranných vrstev a dva vlastní motory společnosti Iron Mountain, požární brigáda certifikovaná agenturou OSHA.
Bezúhonnost Jsme vždy upřímní a nikdy nejednáme v rozporu se základními hodnotami. Aktivně prosazujeme zásady začleněné do našich základních hodnot v každém z našich obchodních rozhodnutí. Naši spolupracovníci, zákazníci a další obchodní spolupracovníci se mohou spolehnout, že uděláme, co řekneme a splníme své sliby. Prostřednictvím důvěry, respektu a upřímnosti nejen posilujeme naši vlastní dobrou pověst, ale také pověst společnosti Iron Mountain jako celku. Jako zaměstnanci firmy demonstrujeme bezúhonnost těmito prostředky: > > Snaha dělat správnou věc, i když možnosti volby nejsou zřejmé > > Upřímné jednání se zákazníky a spolupracovníky > > Čestné jednání na trhu za všech okolností > > Nenabízení ani nepřijímání úplatků nebo provizí > > Vyhýbání se konfliktům zájmů mezi společností Iron Mountain a osobními vztahy nebo vnějšími aktivitami > > Nabízení nebo přijímání darů a pozvánek za zábavou se děje jen v souladu se zásadami společnosti > > Vedení přesných finančních informací a záznamů > > Oznámení každé situaci, která podle našeho názoru porušuje náš Etický a obchodní kodex www.imcompliancehelpline.com 21