MZDOVÉ ÚČETNICTVÍ S VYUŽITÍM VÝPOČETNÍ TECHNIKY UKÁZKA ŠKOLÍCÍCH MATERIÁLŮ Centrum služeb pro podnikání s.r.o. 2014, I. Verze 1
OBSAH: 1. Role mzdové účetní... 3 2. Zákoník práce... 9 3. Odměňování... 25 4. Zdravotní pojištění a pojistné na sociální zabezpečení... 29 5. Daň z příjmů... 39 6. Pracovní neschopnost... 44 7. Srážky... 49 8. Důchodové pojištění... 53 9. Odškodnění pracovních úrazů, náhrada škody... 58 10. Zúčtování mezd v účetnictví... 62 11. Cestovní náhrady... 63 2
1. Role mzdové účetní Klíčová slova: personální evidence, osobní spis ----- osobní údaj ----- citlivý údaj ----- závislá práce ----- zaměstnanec ----- zaměstnavatel Nejdůležitější právní předpisy: zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění zák. č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění zák. č. 251/2005 Sb., o inspekci práce, v platném znění zák. č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, v platném znění nařízení vlády č. 590/2006 Sb., kterým se stanoví okruh a rozsah jiných důležitých překážek v práci Doporučené materiály: Abeceda mzdové účetní Anag Mzdové účetnictví 20XX Grada ( pro pokročilé ) PaM servis, Zpravodaj pro mzdové účetní a personalisty Verlag Dashöfer webové stránky: www.cssz.cz www.mpsv.cz www.vzp.cz Osobní (personální) evidence: - souhrn informací, kterými musí disponovat zaměstnavatel (dále jen ZMV) tak, aby mohl plnit své funkce (ve vztahu k sobě, ZMC, státním orgánům, pro účely statistických hlášení apod.) - Osobní (personální) evidence se zakládá před vznikem pracovněprávního vztahu (dále jen PPV) a vede se po celou dobu jeho existence. Požadavky na údaje o ZMC: osobní údaje - příjmení, jméno, titul, datum a místo narození, rodinný stav, státní občanství, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa je-li odlišná od trvalé rodné číslo pouze stanoví-li tak zvláštní zákon a jinak se souhlasem nositele doklady o PPV doklady o předchozím pracovním poměru údaje o kvalifikaci posouzení zdravotní způsobilosti k výkonu práce údaje o zdravotní pojišťovně údaje nutné pro nemocenské pojištění viz dále údaje o pobíraném důchodu údaje o zdravotním postižení mzdový list viz dále údaj o bankovním účtu doklady týkající se srážek ze mzdy /platu evidence odpracované pracovní doby doklady o pracovních úrazech, nemocech z povolání evidenční list důchodového pojištění prohlášení poplatníka daně z příjmů FO ze závislé činnosti a funkčních požitků jiné doklady, např. kopie odeslaných potvrzení, vytýkací dopis apod. 3
Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí ZMCi v přímé linii a ZMC sám. Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, Úřad práce ČR, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, Policie ČR, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. ZMV nesmí vyžadovat od ZMC informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a jeho pracovněprávním vztahem. Jedná se zejména o informace o: těhotenství rodinných a majetkových poměrech sexuální orientaci původu členství v odborové organizaci členství v politických stranách nebo hnutích příslušnost k církvi nebo náboženské společnosti trestněprávní bezúhonnost Tyto informace nesmí zaměstnavatel získávat ani prostřednictvím třetích osob. Zdůrazněné údaje lze vyžadovat v případě, je-li proto dán věcný důvod s ohledem na povahu příslušné práce. Osobní údaj - jakákoli informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů, tj. takového, jehož identitu lze přímo nebo nepřímo zjistit zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků specifických pro jeho osobu. Citlivé údaje - (zvláštní, zpřísněný režim) údaje o národnostním, rasové nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborech, náboženství, filosofické přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotní stav, sexuální život a jakýkoli biometrický nebo genetický údaj! Citlivým údajem není mzda! Údaje o zájemcích o práci z ZMV - nejde o zpracování dle zákona ZOOÚ, protože nejde o systematické, ale pouze nahodilé naložení s těmito údaji Rodné číslo - lze využívat kromě užití pro účely státní správy a justice pouze stanoví-li tak zvláštní zákon a jinak pouze se souhlasem nositele rodného čísla 4
Úloha mzdové účetní Vznik pracovního poměru nejpozději v den nástupu: uzavření pracovní smlouvy (dále jen PS) seznámení zaměstnance (dále je ZMC) s o pracovními podmínkami o se mzdovými / platovými podmínkami, vystavit mzdový/platový výměr o s předpisy nutnými pro výkon práce o seznámení s předpisy BOZP o vyřídit posouzení pracovní způsobilosti o vyžádat souhlas s uchováním a zpracováním osobních údajů vyžádat osobní dotazník dle potřeby výpis z rejstříku trestů v případě potřeby doklad o vzdělání dle potřeby vyžádat od ZMC potvrzení o zaměstnání od předchozího zaměstnavatele (dále jen ZMV), příp. potvrzení o vyřazení z evidence uchazečů o zaměstnání ÚP dle potřeby uzavřít dohodu o odpovědnosti k ochraně hodnot svěřených k vyúčtování (dohoda o hmotné odpovědnosti) ověřit si u zaměstnance existenci srážek na výkon rozhodnutí nebo exekuce založit osobní složku ZMC založit mzdový list do týdne: pokud existují srážky na výkon rozhodnutí nebo exekuce viz výše, oznámit soudu, exekutorskému úřadu nebo jinému oprávněnému, že pracovník nastoupil do zaměstnání do 8 dnů, není-li sjednáno jinak: oznámit příslušné ZP nástup do zaměstnání jde-li o pracovníka, za kterého je plátcem ZP i státu, vyžádat si o této skutečnosti doklad viz dále a oznámit tuto skutečnosti ZP oznámit nástup do zaměstnání správě sociálního zabezpečení je-li ZMC poživatel předčasného starobního důchodu, u něhož ještě neuplynula doba pro nárok na starobní důchod, ohlásit nástup do zaměstnání plátci tohoto důchodu do 30 dnů: v případě potřeby dát podepsat ZMC prohlášení poplatníka daně (daňové prohlášení) a vyžádat si doklady potřebné pro uplatnění slev na dani a/nebo daňového zvýhodnění (na nezaopatřené děti) viz dále Ukončení pracovního poměru před ukončením pracovního poměru: předat ZMC výstupní list, který pak řádně vyplněný odevzdá nejpozději v den nástupu, pokud ZMV takovýto postup vyžaduje 5
v den ukončení pracovního poměru: předat ZMC doklady z osobní složky, které si může vyžádat předat ZMC potvrzení o zaměstnání potvrzení o zaměstnání je povinností předat všem zaměstnancům i pracovníkům činným na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr do 8 dnů: na žádost ZMC vystavit potvrzení o výši vyměřovacích základů (dále jen VZ), z nichž bylo v příslušném kalendářním roce odvedeno pojistné na sociální zabezpečení (dále jen SP) na žádost ZMC vystavit potvrzení o výši VZ, z nichž bylo v příslušném kalendářním roce odvedeno pojistné na zdravotní pojištění (dále jen ZP) oznámit okresní správě sociálního zabezpečení (dále OSSZ) a příslušné zdravotní pojišťovně ukončení pracovního poměru (není-li sjednána jiná lhůta) na žádost ZMC vystavit potvrzení o době trvání zaměstnání, po kterou byl ZMC nemocensky a/nebo důchodově pojištěn do 10 dnů: na žádost ZMC vystavit potvrzení o zdanitelných příjmech a sražených zálohách na daň do 15 dnů od podání žádosti, nejdříve však v průběhu výpovědní lhůty: vypracovat a předat ZMC pracovní posudek do 30 dnů po konečném vyúčtování, nejpozději však do 31. 1. následujícího roku: vyplnit evidenční list důchodového pojištění (dále jen ELDP), pokud pracovní poměr skončil před 31.12 (podrobnosti o ELDP viz dále) + odeslat ELDP OSSZ (do 30 dnů ode dne provedení zápisu do ELDP) Činnosti v průběhu kalendářního měsíce průběžně bez odkladu: přijímání dokladů pro nárok na dávky nemocenského pojištění (dále jen DNP) ZMC a spolu s Přílohou k žádosti o dávku je doručit OSSZ vést evidenci čerpání dovolené nejpozději k výplatnímu termínu: v daných případech zúčtovat ZMC náhradu mzdy při dočasné pracovní neschopnosti (DPN) za prvních 14 kalendářních dnů DPN provádět výpočet mezd a nejpozději ve výplatním termínu předat zaměstnanci doklad o výplatě mzdy nebo platu zpracovat mzdovou uzávěrku pro účetnictví provést srážky ze mzdy a odepsat příslušné částky z účtu ZMV ve prospěch věřitele, příp. ponechat srážky na depozitním účtu do doby nabytí právní moci do 8 dnů: oznamovat změny a opravy údajů týkajících se ZMC, který je nemocensky nebo důchodově pojištěn 6
do 20. následujícího kalendářního měsíce: odvést zálohu na daň z příjmů odvést srážkovou daň (do konce měsíce) odvést ZP a zaslat přehled o platně pojistného na zdravotní pojištění odvést pojistné na sociální zabezpečení (nemocenské a důchodové) a zaslat přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách na příslušnou OSSZ do 5 dnů po skončení kalendářního měsíce, v němž došlo k PÚ: oznámit tuto skutečnost příslušné ZP a pojišťovně, u které je ZMV pojištěn pro případ odpovědnosti za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání Činnosti po skončení roku uzavřít mzdové listy a připravit je k archivaci založit nové mzdové listy shromáždit podklady pro provedení ročního zúčtování daně do 15.2. provést roční zúčtování záloh na dani a vrátit přeplatky na záloze a daň. bonusu do 31.3. vydat ZMC, kteří o to požádají potvrzení o zdanitelných příjmech do 10 dnů na žádost ZMC vystavit doklad o výši VZ, z nichž bylo v příslušném kalendářním roce odvedeno pojistné na ZP do 8 dnů na žádost ZMC vystavit potvrzení o výši VZ, z nichž bylo v příslušném kalendářním roce odvedeno pojistné na SZ do 8 dnů vyplnit ELDP a dát je zaměstnancům podepsat do 30.4. odeslat ELDP příslušné OSSZ do 30 dnů po vyplnění připravit k archivaci písemnosti za uplynulý rok, zpracovat roční údaje pro statistické výkazy dle požadavků ZMV zpracovat v požadovaném rozsahu poklady pro roční rozbor hospodaření vrátit přeplatek daně z ročního zúčtování nejpozději v březnové výplatě odeslat doklady o výši nedoplatku daně, nemůže-li plátce srážku u poplatníka provést, protože u něj již nepracuje, a pokud nedoplatek vznikl vinou ZMC do 30 dnů od skutečnosti předložit vyúčtování záloh na dani z příjmů včetně všech povinných příloh v listinné podobě příslušnému finančnímu úřadu, pokud není záloha daně uplatněna u daňového nerezidenta do 28. 2. předložit vyúčtování zálohové daně z příjmů včetně povinných příloh v elektronické podobě, jeli záloha daně uplatněna alespoň u jednoho daňového nerezidenta do 20.3. předložit vyúčtování srážkové daně včetně všech povinných příloh příslušnému FÚ do 31.3. 7
splnit povinnost povinného odvodu při nesplnění stanoveného podílu zaměstnanců se zdravotním postižením příslušnému úřadu práce do 15.2. Bezdůvodné obohacení a odpovědnost mzdových účetních Získá-li ZMC bezdůvodné obohacení na úkor ZMV nebo ZMV na úkor ZMC, musí je vydat (dříve neoprávněný majetkový prospěch). Bezdůvodným obohacením se rozumí prospěch získaný plněním bez právního důvodu nebo z neplatného právního úkonu, z právního důvodu, který odpadl, jakož i majetkový prospěch z nepoctivých zdrojů. V praxi jde zejména o poskytnutí mzdy, na niž ZMCi nevzniklo právo nebo mu práva nebyla ZMV přiznána, nebo pro poskytnutí náhrady, cestovních náhrad, které ZMCi nepřísluší apod., přeplatky na mzdě a další pracovněprávních plnění vzniklé chybou mzdového účetního. Vrácení neprávem přijatých částek ale může ZMV na ZMCi požadovat pouze tehdy, jestliže ZMC věděl nebo musel z okolností předpokládat, že jde o částky nesprávně určené nebo omylem vyplacené. Je-li tomu tak, lze jejich vrácení uplatnit u soudu ve lhůtě 3 let od jejich výplaty. Pokud ale ZMC nevěděl, nemohl předpokládat či dovozovat, že mu částky nepřísluší, nelze jejich vrácení po něm právní cestou požadovat. ZMC v takovém případě byl v dobré víře, což je jeden z právních principů, které zákon chrání. Pokud takovýto přeplatek způsobil mzdový účetní, přichází v úvahu vyvození odpovědnosti za škodu. Bude posuzován podle pravidel o obecné odpovědnosti ZMC za škodu. Částku nelze zaměstnanci srazit ze mzdy, aniž by byla uzavřena dohoda o srážkách a to ani, pokud v dobré víře nebyl. Kontrolní otázky 1) Jakými doklady prokáže zaměstnanec nárok na invalidní důchod? 2) Jak dlouho přede dnem nástupu do práce může být uzavřena pracovní smlouva? 3) Předložení potvrzení o zaměstnání je podmínkou pro uzavření pracovního poměru? 8
2. Zákoník práce Klíčová slova: pracovní smlouva ----- pracovní poměr ----- pracovněprávní vztah ----- závislá práce ----- zaměstnanec ----- zaměstnavatel ----- zkušební doba ----- doba určitá ----- konkurenční doložka ----- dohoda ----- výpověď ----- okamžité zrušení ----- povinnosti vyplývající z pracovněprávních předpisů ----- směna ----- pracovní doba ----- dovolená Nejdůležitější právní předpisy: Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění Zákon č. 155/1993 Sb., o důchodovém pojištění, v platném znění Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, v platném znění Zákon č. 266/2006 Sb., o úrazovém pojištění zaměstnanců, v platném znění Zaměstnání - z pracovněprávního hlediska realizováno uzavřením pracovního poměru (dále jen PP) nebo dohodou o pracích konaných mimo pracovní poměr. Zaměstnavatel: fyzická osoba (FO) občan právnická osoba (PO) obec stát Způsobilost míst v pracovněprávních vztazích (dále jen PPV) práva a povinnosti jako ZMV vzniká: u PO zápisem do obchodního rejstříku u FO narozením (způsobilost FO vlastními právními úkony nabývat práv a mít povinnosti v PPV jako zaměstnavatel vzniká dosažením 18. roku věku) Způsobilost mít v PPV práva a povinnosti jako ZMC vzniká zásadně dnem dosažení 15 let věku (x zbavení nebo omezení způsobilosti dle 20 ObčZ), ale jako den nástupu do práce nesmí být sjednán den, který by předcházel ukončení povinné školní docházky. Zákoník práce zakazuje výkon závislé práce osob ve věku do 15 let nebo starších do ukončení povinné školní docházky s výjimkou umělecké, kulturní, reklamní nebo sportovní činnosti, kterou smí vykonávat při splnění zákonných podmínek. K uzavření PPV, ale i dohody o rozvázání PPV s mladistvým se již nevyžaduje vyjádření zákonného zástupce, ale od 01.01.2014 mají rodiče možnost rozvázat PPV svého dítěte před dnem jeho 16tých narozenin pokud usoudí, že je to nutné v zájmu jeho zdraví, vývoje nebo dalšího vzdělávání. 9