3 Měsíční povinnosti mzdových účetních

Transkript

1 Příklady a postupy pro mzdové účetní 1 Činnosti v průběhu trvání pracovněprávního vztahu a na konci měsíce.1 Měsíční povinnosti mzdových účetních.1 Činnosti v průběhu trvání pracovněprávního vztahu a na konci měsíce Činnost Plnit ohlašovací povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám např. nástup ženy na mateřskou dovolenou, přiznání důchodu, odejmutí důchodu, ukončení studia ( 10 z. č. 48/1997 Sb.) Sledovat, zda jsou zaměstnanci evidováni v insolvenčním rejstříku a dle průběhu insolvenčního řízení plnit povinnosti plátců mzdy ( 109 a 424 IZ) Vyplatit mzdu a předat zaměstnanci výplatní lístek ( ZP) Provést výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, případně provést srážky na základě rozhodnutí o schválení oddlužení [ 406 odst. písm. d) IZ] Přijímat žádosti svých zaměstnanců o dávky a další podklady potřebné pro stanovení nároku na dávky a jejich výplatu a neprodleně je spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předávat OSSZ (je vhodné si uchovávat kopie) Je-li u zaměstnance nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy, je zaměstnavatel povinen spolu s údaji potřebnými pro výpočet dávek předat OSSZ podklady pro provádění srážek z dávek nemocenského pojištění (tzn. kopie usnesení o nařízení výkonu rozhodnutí, sdělení výše dosud provedených srážek a sdělení, jaká část základní částky nemá být OSSZ srážena. ( 97 ZNP) Odvést pojistné na sociální zabezpečení a předložit Přehled o výši pojistného za kalendářní měsíc ( 8 a 9 z. č. 589/1992 Sb.) Odvést zdravotní pojištění a předložit Přehled o platbě pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatele všem zdravotním pojišťovnám, u nichž jsou zaměstnanci pojištěni ( 5 a 25 odst. z. č. 592/1992 Sb.) Odvést příslušnému finančnímu úřadu zálohy na důchodové spoření a zaslat elektronicky Hlášení o záloze na pojistné na důchodové spoření ( 17 z. č. 97/2012 Sb.) Provést příslušnému finančnímu úřadu odvod zálohové daně ( 8h odst. 10 ZDP) Provést příslušnému finančnímu úřadu odvod srážkové daně ( 8d odst. ZDP) Zaslat hlášení plátce o srážkové dani podle 8d ZDP ( 8d odst. ZDP) Nařizovat čerpání dovolené a vést evidenci o čerpání dovolené ( 217 a 218 ZP) Vydat svému zaměstnanci (příp. zaměstnanci, jehož zaměstnání skončilo) na jeho žádost potvrzení o době trvání zaměstnání v kalendářním roce, po kterou byl zaměstnanec důchodově pojištěn. Toto potvrzení je zaměstnavatel povinen vydat též okresní správě sociálního zabezpečení na její žádost. ( 42 z. č. 582/1991 Sb.) Vést evidenci o dočasné pracovní neschopnosti, ošetřování člena rodiny, neplaceném volnu, evidenci docházky a dalších skutečnostech pro účely nemocenského pojištění. ( 95 a 95 ZNP) Evidenci o čerpání podpůrčí doby vede OSSZ. (Zaměstnavatel vydává doklad o údajích potřebných pro provádění pojištění na žádost OSSZ do 8 dnů.) Vést evidenci o odpracované směně, práce přesčas, noční práce, o pracovní pohotovosti ( 96 ZP) Vést evidenci o zaměstnancích cizincích ( 102 ZZ) Vést seznam mladistvých zaměstnanců ( 246 odst. 5 ZP) Provést mzdovou uzávěrku, provést archivaci dat Provést odvod úrazového pojištění ( 205d zrušeného z. č. 65/1965 Sb., vyhl. č. 125/199 Sb.) Povinnosti spojené s pracovním úrazem Ohlásit pracovní úraz orgánům a institucím uvedeným v 4 NV č. 201/2010 Sb. Vyhotovit záznam o pracovním úrazu při zranění s pracovní neschopností delší než kalendářní dny nebo při úmrtí zaměstnance ( 5 NV č. 201/2010 Sb.) Zaslat záznam o pracovním úrazu příslušné zdravotní pojišťovně, Kooperativě a. s. (příp. jiné pojišťovně) a dalším institucím a orgánům uvedeným v 6 a 7 NV č. 201/2010 Sb. Zaslat případné hlášení změn na záznamu o úrazu ( 8 NV č. 201/2010 Sb.) Úraz evidovat v knize úrazů a na žádost zaměstnance vydává kopii nebo výpis z této knihy o jeho úrazu ( 2 NV č. 201/2010 Sb.) Termín Do 8 dnů po vzniku takové skutečnosti Trvalá povinnost V den výplatního termínu V den výplatního termínu Neprodleně Do konce měsíce následujícího po měsíci, v němž nastala povinnost srážet daň Do konce měsíce následujícího po měsíci, v němž nastala povinnost srážet daň Pravidelně měsíčně Do 8 dnů od obdržení žádosti zaměstnance či OSSZ Průběžně v měsíci Denně V průběhu trvání pracovního poměru V průběhu trvání pracovněprávního vztahu Pravidelně po skončení měsíce Za 1. Q. do 1. 1., za 2. Q. do 0. 4., za. Q. do 1. 7, za 4. Q do Bez zbytečného odkladu Do 5 dnů Do 5. dne následujícího měsíce Do 5. dne následujícího měsíce Průběžně

2 2 Příklady a postupy pro mzdové účetní.1 Činnosti v průběhu trvání pracovněprávního vztahu a na konci měsíce Vedení evidence pro účely důchodového pojištění Evidence, kterou zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění od roku 2012, musí podle 7 odst. 2 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb. obsahovat údaje o dobách uvedených v 16 odst. 4 větě druhé písm. a), d) a e) zákona o důchodovém pojištění (tzv. omluvné důvody, výkon vojenské služby v ozbrojených silách České republiky, péče o dítě do 4 let věku, péče o osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby), pokud tyto doby trvaly celý kalendářní měsíc, popřípadě jen po část kalendářního měsíce, pokud pracovní poměr nebo jiný vztah k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění, trval jen po část kalendářního měsíce, a v takovém kalendářním měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení, a o výši tohoto příjmu; zaměstnavatel vystavuje potvrzení o těchto dobách a o výši tohoto příjmu na žádost občana za jednotlivé kalendářní roky. Zaměstnavatel může tuto evidenci realizovat v průběhu jednotlivých kalendářních měsíců roku nebo až po uplynutí kalendářního roku. Z dlouhodobé zkušenosti ve mzdové účtárně doporučuje autorka článku plnit tuto povinnost v průběhu kalendářního měsíce, kdy se o daném případu účtuje. Dojde-li však k úpravě uživatelského programu pro zpracování mzdové agendy, bude rozumné evidence zpracovávat po ukončení každého kalendářního roku. Příklad Ženě na mateřské dovolené je v měsíci dubnu 2012 (v době, která již není dobou důchodového pojištění) zúčtován příjem 050 Kč (podíl na hospodářském výsledku za rok 2011), který je zahrnován do vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení. V lednu roku 201 jí zaměstnavatel poskytne stabilizační odměnu ve výši Kč. V červnu roku 2015 jí zúčtuje náhradu mzdy za nevyčerpanou dovolenou ve výši Kč k rozvázání pracovního poměru (dne ). Evidence může mít následující formu: Evidence podle 7 odst. 2 písm c) zákona č. 582/1991 Sb. o dobách uvedených v 16 odst. 4 větě druhé písm. a), d) a e) zákona o důchodovém pojištění Zaměstnavatel: Stavospol, s. r. o., Jáchymova 2, Sušice Jméno zaměstnance: Řeháková Jitka Rodné číslo zaměstnance: ROK 2012 Doba od do Příjem zúčtovaný za toto období Počet kalendářní dnů Kč 0 ROK 201 Doba od do Příjem zúčtovaný za toto období Počet kalendářní dnů Kč 1 ROK 2015 Doba od do Příjem zúčtovaný za toto období Počet kalendářní dnů Kč 15

3 Příklady a postupy pro mzdové účetní Zaměstnanecké benefity.. Zaměstnanecké benefity..1 Započtení 1 % vstupní ceny osobního automobilu Příklad 1 zaměstnanec Zaměstnanec má stanovenou měsíční mzdu ve výši Kč a se zaměstnavatelem má uzavřenou smlouvu o používání motorového vozidla i k soukromým účelům. Vstupní cena vozidla činí Kč. Zaměstnanec podepsal Prohlášení poplatníka daně z příjmů a má jedno nezaopatřené dítě. Manželka je na rodičovské dovolené a kromě rodičovského příspěvku žádný příjem nemá. Zaměstnání založilo účast na nemocenském pojištění. Zaměstnanec není účasten důchodového spoření. Měsíční mzda Kč 1 % vstupní ceny vozidla 7 95 Kč Zdanitelný příjem (též vyměřovací základ) 4 65 Kč Zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem ,5 % = 5 89,16, zaokr Kč, : = 1 964,67, po zaokr Kč, = 929 Kč Zdravotní pojištění hrazené zaměstnancem Kč Nemocenské pojištění hrazené zaměstnavatelem % = 10 91,25, zaokr Kč Nemocenské pojištění hrazené zaměstnancem ,5 % =2 87,45, zaokr Kč Daňový základ = Kč Daňový základ zaokr. na 100 Kč nahoru Kč Záloha daně % = Kč Sleva na poplatníka Kč Záloha daně po slevě Kč Daňové zvýhodnění Kč Záloha daně po daňovém zvýhodnění Kč Čistá mzda = Kč Příklad 2 jednatel Jednatel s. r. o. nemá stanovenou měsíční odměnu. Má uzavřenou smlouvu o používání motorového vozidla i k soukromým účelům. Vstupní cena vozidla činí Kč. Jednatel není účasten důchodvého spoření. Podepsal Prohlášení poplatníka daně z příjmů a má jedno nezaopatřené dítě. Manželka je na rodičovské dovolené a kromě rodičovského příspěvku žádný příjem nemá. Odměnu za výkon funkce jednatele pobírá nepravidelně. Protože smlouva o používání služebního vozidla i k soukromým účelům platí po celou dobu výkonu funkce, jedná se o pravidelný zdanitelný příjem v měsíční výši 7 95 Kč, který bude tvořit pravidelný měsíční vyměřovací základ pro účely nemocenského pojištění. Pro účely nemocenského pojištění se proto bude jednat o ostatní zaměstnání, nikoliv o zaměstnání malého rozsahu. Postup v měsíci, kdy jednatel nemá zúčtovanou odměnu za výkon své funkce: Odměna nepravidelně poskytovaná 0 1 % vstupní ceny vozidla 7 95 Kč Zdanitelný příjem 7 95 Kč Zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem ,5 % = 1 07,66, zaokr Kč : = 58 Kč = 716 Kč Zdravotní pojištění hrazené zaměstnancem 58 Kč Nemocenské pojištění hrazené zaměstnavatelem % = 1 988,25, zaokr Kč Nemocenské pojištění hrazené zaměstnancem ,5 % = 516,95, zaokr. 517 Kč Daňový základ = Kč Daňový základ zaokr. na 100 Kč nahoru Kč Záloha daně % = Kč Sleva na poplatníka Kč Záloha daně po slevě 0 Kč Daňové zvýhodnění Kč Daňový bonus Kč Doplatek zdravotního pojištění do minima, které hradí vždy zaměstnanec = 6 Kč Čistá mzda = 26 Kč

4 4 Příklady a postupy pro mzdové účetní.15 Stanovení a čerpání dovolené.15 Stanovení a čerpání dovolené.15.6 Dovolená zaměstnanců s pracovní dobou nerovnoměrně rozvrženou Příklad 1 Zaměstnanec pracuje v nerovnoměrně rozvržené pracovní době po celý rok. Roční výměra dovolené činí 4 týdny. Jak se spočítá nárok zaměstnance na dovolenou? Především je nutné znát počet směn na období celého roku. Pokud počet plánovaných směn bude činit 18, pak se nárok spočte podle vzorce: ps : pt pd, ps = počet směn podle harmonogramu směn nerovnoměrného týdenního rozvržení pracovní doby, pt = počet týdnů v období, na které byla pracovní doba nerovnoměrně rozvržena, pd = počet týdnů dovolené, na které má zaměstnanec právo. Tedy v ilustrovaném příkladu bude nárok 18 : 52 4 = 14,07 dne, po zaokrouhlení 14,5 dne. Lze však použít i přesnější údaj o počtu týdnů v roce, který je odvozen z počtu kalendářních dnů v konkrétním kalendářním roce. V roce 2012 by počet týdnů byl 66 : 7 = 52,286 týdne. Výpočet bude 18 : 52,286 4 = = 1,99 dne, po zaokrouhlení 14 dnů. Příklad 2 Zaměstnanec pracoval po část roku v rovnoměrně rozvržené pracovní době a část roku v nerovnoměrně rozvržené pracovní době. Ke změně došlo k Roční výměra dovolené je 4 týdny. Počet plánovaných směn na II. pololetí činil 94 směny. Jaký bude nárok na dovolenou? Zákoník práce stanoví, že dochází-li v průběhu kalendářního roku ke změně rozvržení pracovní doby, přísluší zaměstnanci za tento rok dovolená v poměru, který odpovídá délce příslušného rozvržení pracovní doby. Zaměstnanci za I. pololetí vznikne nárok v délce Za II. pololetí vznikne nárok Celkový roční nárok činí 10 dnů 94 : 26 2 = 7,2 dnů ,2 = 17,2 dnů, zaokr. 17,5 dne Vhodnější řešení však nabízí postup, který respektuje počet a délky směn v jednotlivých obdobích roku. Tento postup je také spravedlivý a odstraňuje neopodstatněné zvýhodnění jedné či druhé strany pracovního poměru. Znamená to, že bude nutné nárok na dovolenou i její čerpání posuzovat v rámci toho režimu pracovní doby, který se v konkrétní době na zaměstnance vztahuje. V daném případě má zaměstnanec stále nárok na 4 týdny dovolené, ale v rovnoměrně rozvržené pracovní době se jedná o 20 dnů a v případě nerovnoměrně rozvržené pracovní doby se bude jednat o 94 : 26 4 =14,46 dne, po zaokrouhlení 14,5 dne. Pokud zaměstnanec žádnou dovolenou ještě nevyčerpal, stanoví se mu po přechodu do jiného režimu pracovní doby nárok platný v konkrétní době, tedy jak je uvedeno výše. Jestliže však již nějakou dovolenou vyčerpal, měla by být již vyčerpaná dovolená přepočtena, aby zaměstnanec nebyl poškozen nebo neoprávněně zvýhodněn. Zaměstnavatel by též mohl nařídit vyčerpání dovolené při změně řežimu pracovní doby, aby nedocházelo ke zvýhodnění nebo naopak ke znevýhodnění zaměstnance. Upozorňujeme, že přepočet dovolené uvedený v příkladu je pouze doporučený postup, jak případnou nerovnost odstranit. Příklad Vycházejme z Příkladu 2. Představme si, že zaměstnanec již vyčerpal 6 dnů v rámci rovnoměrně rozvržené pracovní doby. Pro přepočet je nutné znát délku směn rovnoměrného a nerovnoměrného pracovního režimu. Uvažujme tedy, že délka směny byla 8 hodin a nyní je 12 hodin. Koeficient přepočtu je 8 : 12 = 0,667 6 dnů dovolené v rámci rovnoměrného rozvržení po přepočtu na nerovnoměrně 6 0,667 = 4,002, zaokr. 4,5 dne rozvrženou dobu pak činí Zůstatek dovolené je tedy 14,5 4,5 = 10 dnů (pro nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobu) Příklad 4 Opačný případ zaměstnanec bude přecházet z nerovnoměrně rozvržené pracovní doby do rovnoměrně rozvržené. Jeho nárok na dovolenou bude činit v rámci rovnoměrné pracovní doby 20 dnů, a pokud již vyčerpal nějakou dovolenou v rámci nerovnoměrného režimu, bude se vyčerpaná dovolená přepočítávat koeficientem 12 : 8 = 1,5. Vyčerpal-li 7 dnů, pak přepočet činí 7 x 1,5 = 10,5 a zůstatek dovolené je 20 10,5 = 9,5 dne.

5 Příklady a postupy pro mzdové účetní 5 Stanovení a čerpání dovolené.15 Tento způsob přepočtu by měl být použit i v případě zůstatku dovolené z předchozího kalendářního roku, pokud došlo ke změně pracovního režimu k začátku kalendářního roku Krácení dovolené Příklad 1 Zaměstnanec požádal o poskytnutí neplaceného volna na dobu 4 měsíců (březen až červen). Dále měl ještě pracovní neschopnost v délce 15 kalendářních dnů. O kolik dnů je nutné zkrátit roční dovolenou v délce 4 týdnů? Za dobu neplaceného volna neodpracoval celkem 87 dnů. V době nemoci neodpracoval dalších 10 dnů. Celkem neodpracoval 97 dnů. Zaměstnanci tedy náleží nekrácená dovolená v délce 4 týdnů. Příklad 2 Zaměstnankyně byla nemocná od až do Na jakou výši dovolené bude mít nárok při roční výměře 5 týdnů? Předpokládejme, že od do neodpracovala celkem 142 dnů (včetně svátků připadajících na všední dny). Za prvních 100 dnů se dovolená krátí o 1/12 a za každých dalších celých 21 dnů též o 1/12. Krácení: 25 : 12 x 2 = 4,17 dne, po zaokrouhlení 4,5 dne. Dovolená bude činit 25 4,5 = 20,5 dne. Příklad Zaměstnanec pracuje v rovnoměrně rozvržené pracovní době od pondělí do pátku. Na jeden z jeho pracovních dnů připadne svátek. On je však delší dobu nemocen a také v den svátku jeho dočasná pracovní neschopnost trvá. Započte se tento den jako neodpracovaný den? Ačkoliv zákoník práce v ustanovení 48 odst. 1 písm. d) stanoví, že pokud svátek připadl na zaměstnancův obvyklý pracovní den a zaměstnavatel za tento den poskytne náhradu mzdy nebo mu měsíční mzdu nekrátí, považuje se tato doba za výkon práce. Uvedené pravidlo však nelze použít v případě, kdy v době nemoci připadl svátek na obvyklý pracovní den. Takový den se musí považovat za neodpracovaný den, neboť zaměstnanec nepracoval z důvodu, že byl svátek, ale proto, že byl dočasně práce neschopen. Příklad 4 Zaměstnanec pracuje v nerovnoměrně rozvržené pracovní době a měl mimopracovní úraz. Pracovní neschopnost nastala a trvala až do konce roku. Jak se postupuje při krácení dovolené u těchto zaměstnanců, jestliže jsme jeho roční nárok vypočítali na 18 dnů? (Počet plánovaných směn v roce 18 dnů, 52 týdnů v roce, 5 týdnů dovolené, 18 : 52 5 = 17,6 dne, po zaokrouhlení 18 dnů.) Při krácení roční výměry dovolené u zaměstnanců pracujících v nerovnoměrně rozvržené pracovní době se uplatní stejný princip krácení jako u zaměstnanců pracujících v rovnoměrně rozvržené pracovní době s tím, že se doba nepřítomnosti v práci posuzuje, jako by v kalendářním týdnu nepracovali 5 pracovních dnů (viz 216 ZP). Od do se v daném kalendářním roce jedná o 109 pracovních dnů (včetně svátků připadajících na všední dny). Krácení se provede ve výši 1/12 roční výměry. Roční výměra činí 18 dnů. Krácení: 18 : 12 1 = 1,5 dne. Celkový nárok: 18 1,5 = 16,5 dne. Příklad 5 Zaměstnanec nastoupí do organizace a pracuje v nerovnoměrně rozvržené pracovní době. Počet plánovaných směn pro daného zaměstnance činí v roce 165 směn (od do konce roku), počet týdnů činí 48 (od do konce roku). Roční výměra dovolené činí 5 týdnů. Zaměstnanec je od do konce roku nemocen. Jak se spočítá jeho nárok a krácení dovolené? Nárok na dovolenou za celý rok činí: Roční nárok 165 : 48 5 = 17,19, zaokr. 17,5 dne Krácení za leden 17,5 : 12 1 = 1,46 dne, zaokr. 1,5 dne Nárok na dovolenou od do konce roku 17,5 1,5 = 16 dnů Krácení za pracovní neschopnost celkem neodpracuje 109 pracovních dnů (počítáno 5 dnů v týdnu v době od do konce roku) Krácení ročního nároku o 1/12 17,5 : 12 1 = 1,5 dne Dovolená po zkrácení 16 1,5 = 14,5 dne Zaměstnavatel může zaměstnanci krátit dovolenou za neomluveně zameškanou směnu (pracovní den) o 1 až dny; neomluvená zameškání kratších částí jednotlivých směn se mohou sčítat. Z důvodu absence lze krátit dodatkovou dovolenou i dovolenou za odpracované dny. Při krácení dovolené musí být zaměstnanci, jehož pracovní poměr k témuž zaměstnavateli trval po celý kalendářní rok, poskytnuta dovolená alespoň v délce 2 týdnů.

6 6 Příklady a postupy pro mzdové účetní 4.5 Evidenční listy důchodového pojištění Způsob vyplňování ELDP Příklad 10 dohoda o pracovní činnosti, dodatečná odměna Zaměstnanec měl se zaměstnavatelem uzavřenu dohodu o pracovní činnosti na dobu určitou od 2. ledna 2012 do 1. října 2012, se sjednaným příjmem Kč měsíčně (jedná se tedy o zaměstnání malého rozsahu). V době od 29. srpna do 11. září 2012 byl v dočasné pracovní neschopnosti (14 kalendářních dnů). V jednotlivých měsících roku 2012 byly zaměstnanci zúčtovány tyto příjmy: leden Kč, únor Kč, březen Kč, duben Kč, květen Kč, Záznam do ELDP za rok 2012 Typ ELDP 02 červen Kč, červenec Kč, srpen Kč, září Kč, říjen Kč 2. Pr b h pojišt ní v daném roce Kód MR Od Do Dny A++ - A : Vylou. doby Vym ovací základ Doby ode t. Výdělečná činnost od Celkem Celkem Celkem Poznámka: Ve sloupci Od bude uveden první den kalendářního měsíce, v němž byla splněna podmínka dosažení započitatelného příjmu do vyměřovacího základu pro odvod pojistného tj. dosažení příjmu alespoň Kč. V měsících trvání dohody o pracovní činnosti, v nichž nebylo započitatelného příjmu dosaženo, se uvede znak X. Po skončení tohoto zaměstnání zúčtoval zaměstnavatel zaměstnanci v měsíci prosinci 2012 dodatečně odměnu ve výši 600 Kč. Zaměstnavatel vyhotoví opravný ELDP za rok Záznam do ELDP za rok 2012 Typ ELDP 52 Oprava ELDP ze dne: nutné vyplnit dle data vyhotovení původního ELDP 2. Pr b h pojišt ní v daném roce Kód MR Od Do Dny A++ - A : Vylou. doby Vym ovací základ Doby ode t. Celkem Celkem Celkem Výdělečná činnost od Poznámka: Příjem zúčtovaný po skončení zaměstnání malého rozsahu se považuje pro účely pojištění za příjem zúčtovaný v kalendářním měsíci, v němž bylo toto zaměstnání ukončeno. V měsíci říjnu 2012 tak zaměstnanci vznikne dodatečně účast na pojištění, protože po sečtení příjmu Kč zúčtovaného v říjnu 2012 a 600 Kč zúčtovaného v prosinci 2012 činí celková výše příjmu Kč a zaměstnanec dosahuje příjmu alespoň ve výši rozhodného příjmu. Ve sloupci Výdělečná činnosti od bude uvedeno datum skutečného nástupu do zaměstnání malého rozsahu.