Uživatelská dokumentace

Uživatelská dokumentace k projektu Czech POINT Provozní řád Konverze dokumentů z elektronické do listinné podoby (z moci úřední) Vytvořeno dne: 29.11.2011 Verze: 2.0 2011 MVČR

Obsah 1. Přihlášení do centrály Czech POINT... 3 1.1. Přihlášení... 3 1.2. Volba formuláře... 4 1.3. Poznámky ke konverzi... 5 2. Konverze dokumentů do listinné podoby... 6 2.1. Vstup pro konverzi... 6 3. Konverze dokumentů... 7 3.1. Seznam dokumentů ke konverzi... 7 3.1.1. Konvertuje se datová zpráva... 7 3.1.2. Konvertuje se jeden určitý dokument... 7 3.2. Kontrola a tisk konvertovaného dokumentu... 7 3.3. Doplňkové údaje popisující konvertovaný dokument... 8 4. Vytvoření Ověřovací doložky... 8 4.1. Evidenční údaje pro identifikaci Ověřovací doložky... 8 4.2. Požadavek na sestavení doložky... 9 4.3. Zobrazení ověřovací doložky... 9 4.4. Tisk doložky a pokladního dokladu... 10 5. Ukončení transakce... 11 5.1. Zavření formuláře... 11 5.2. Konverze dalších dokumentů... 11 6. Ukončení práce v prostředí Czech POINT... 11 7. Příloha interní prohlížeč PDF dokumentů... 12 2

1. Přihlášení do centrály Czech POINT Než začnete cokoliv pomocí Czech POINT dělat, je třeba se přihlásit do jeho centrály, autentifikovat se a vybrat druh činnosti. Do centrály Czech POINTU se dostanete z webového prohlížeče zadáním adresy https://www.czechpoint.cz. Následuje vaše autentifikace výběrem komerčního certifikátu a zadáním odpovídajícího PINu; dále pak ověření přihlašovacích údajů uživatelského jména a přístupového hesla. 1.1. Přihlášení Při vstupu do softwarového rozhraní pro práci s Czech POINT je vyžádána autentifikace (přihlášení) pracovníka. Pro tento účel je zapotřebí, aby do USB konektoru počítače byl zasunut jeho tzv. token, zařízení ikey 4000, ve kterém je uložen privátní klíč pracovníka. Prvním krokem při přihlášení je výběr a potvrzení digitálního certifikátu. Certifikát potvrďte v okně Zvolit digitální certifikát. Následuje zadání PIN kódu pracovníka zapište jej do vstupního pole Enter PIN dialogu Token Login. Pokud je vše v pořádku, otevře se stránka pro přihlášení do prostředí Czech POINT. Pracovník zde vyplní do vstupních polí tato data: Jméno identifikace pracovníka ve formě jeho přihlašovacího jména obecně to může být kombinace znaků a číslic, často se užívá kombinace částí jména a příjmení. Heslo přístupové heslo vytvořené k výše zapsanému uživatelskému jménu. Vlastní přihlášení proběhne po stisku tlačítka Přihlásit. 3

1.2. Volba formuláře Po přihlášení se na následující stránce zobrazí nabídka formulářů. V levé sekci okna klepněte ve skupině Czech POINT@office na položku Konverze dokumentů. Zkontrolujte dostupnost formuláře Formulář autorizovaná konverze z listinné do elektronické podoby dokumentu v kladném případě je ve sloupci Dostupnost zobrazen zelený indikátor; v opačném případě je barva indikátoru červená. Klepněte myší do řádku s položkou formuláře. V následujícím dialogu (liší se podle použitého prohlížeče webových stránek) zvolte otevření souboru s formulářem nikoliv tedy jeho uložení. Formulář se načte a otevře v okně aplikace 602XML Filler 4

1.3. Poznámky ke konverzi Konvertovat je možné dokumenty ve formátu PDF ve verzi 1.3 a vyšší, s výjimkou dokumentů vytvořených dle normy PDF/A (pro archivaci), které mohou mít verzi nižší. Poznámky pro různé typy zabezpečení dokumentů: Při konverzi jsou zohledňovány vícenásobně podepsané dokumenty, tedy ty, které obsahují několik elektronických podpisů. Záznamy o všech podpisech jsou součástí Ověřovací doložky. Pokud konvertovaný dokument obsahuje otisk samostatného časového razítka, je údaj o tomto časovém razítku obsažen v Ověřovací doložce. Při konverzi Datových zpráv se konvertuje do elektronické podoby celá datová zpráva včetně obálky tedy ne pouze připojené soubory. 5

2. Konverze dokumentů do listinné podoby 2.1. Vstup pro konverzi Dokumenty (vstup), který má být autorizovaně konvertován do listinné podoby, se načítají ze specifikované složky v počítači. Načítané dokumenty mohou, ale nemusí být opatřeny elektronickým podpisem. Takto lze načíst libovolný soubor ve formátu PDF, uložený na složce dostupného paměťového média ve vašem počítači. Tento postup se použije v případě, když žadatel pošle soubory ze svého počítače do evidenčního systému kontaktního místa Czech POINT, odkud jsou pak zkopírovány na disk. Klepnutím na tlačítko Otevřít vstup pro konverzi se otevře dialog Vložit soubor jako přílohu. Vyberte soubor a klepnutím na tlačítko Otevřít jej vyberte ke konverzi. 6

3. Konverze dokumentů Po načtení dokumentů následuje jejich konverze do listinné podoby. Konvertovat lze pouze dokumenty ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší. Jestliže je mezi dokumenty například soubor z Wordu, pak jej konvertovat nelze. 3.1. Seznam dokumentů ke konverzi 3.1.1. Konvertuje se datová zpráva Pokud je ke konverzi načtena datová zpráva, může obsahovat několik souborů. Pak je vám nabídnut jejich seznam. Seznam dokumentů ke konverzi je uveden v růžové sekci Seznam dokumentů obsažených v datové zprávě. U dokumentů, kde konverze do listinné podoby je možná, je vpravo od položky s názvem připojeno tlačítko Vybrat pro provedení konverze. Jeho stiskem se příslušný soubor zkonvertuje. Dokumenty ke konverzi není nutné konvertovat v pořadí, jak jsou uvedeny; je to však lepší pro přehlednost. Důležité do Ověřovací doložky každého konvertovaného souboru se uloží údaje o vlastní datové zprávě. 3.1.2. Konvertuje se jeden určitý dokument Jestliže se požaduje konverze jednoho konkrétního dokumentu, pak není sekce Seznam dokumentů obsažených v datové zprávě uvedena a dokument je rovnou zkonvertován. 3.2. Kontrola a tisk konvertovaného dokumentu Výsledkem konverze je soubor ve formátu PDF. Údaj o jeho verzi, elektronickém podpisu a případném připojení časového razítka můžete zkontrolovat v polích sekce Elektronický dokument vstup pro konverzi. 7

Ve formuláři jsou zobrazeny základní informace o dokumentu verzi PDF, údaje o elektronickém podpisu nebo podpisech, a informaci o časovém razítku, je-li v PDF obsaženo. Klepnutím na tlačítko Otevřít dokument se zkonvertovaný dokument zobrazí v interním prohlížeči PDF souborů. Je to povinný úkon, bez kterého nelze v transakci pokračovat. Zde si dokument prohlédnete a vytisknete, čímž získáte jeho požadovanou listinnou formu. Popis práce s prohlížečem i tisk jsou popsány v Příloze na str. 12. 3.3. Doplňkové údaje popisující konvertovaný dokument Před vytvořením ověřovací doložky je zapotřebí slovně popsat konvertovaný dokument. Do pole Označení vstupu je třeba zapsat povinný údaj identifikaci listin. Popište několika slovy obsah listin. Vyplnění pole Datum sepsání je nepovinné zapište sem datum, kdy byla listina vytvořena, pokud je údaj o tom v ní uveden. 4. Vytvoření Ověřovací doložky Ověřovací doložka dokládá pravost a integritu listinného výstupu z konverze. Její vytvoření a připojení k listinnému výstupu je povinný úkon, bez něhož nelze transakci dokončit. 4.1. Evidenční údaje pro identifikaci Ověřovací doložky Formulář je doplněn needitovatelnými údaji, které budou obsaženy v dále popisované Ověřovací doložce. Jedná se o: Datum vyhotovení ověřovací doložky dosadí se dnešní datum načtené z počítače. Místu vyhotovení Ověřovací doložky zapíše se identifikace vašeho úřadu. Pořadové číslo provedené konverze vygenerovaný údaj jednoznačně identifikující samotný akt konverze pro evidenci. 8

4.2. Požadavek na sestavení doložky Sestavení ověřovací doložky vyžádáte klepnutím na tlačítko Připojit k výstupu ověřovací doložku. 4.3. Zobrazení ověřovací doložky Ověřovací doložka se sestaví a zobrazí ve formuláři. Text ověřující doložky se případ od případu liší zohledňuje počet připojených elektronických podpisů a také to, zda dokument obsahuje časové razítko. 9

4.4. Tisk doložky a pokladního dokladu Klepnutím na tlačítko Tisk ověřovací doložky na papír A4 ověřovací doložku vytiskněte. Nejprve se zobrazí dialog pro volbu nebo potvrzení volby tiskárny. Potvrzením dialogu se doložka vytiskne. Zkontrolujte výtisk v následujícím dialogu buď můžete tisk akceptovat, nebo ověřovací doložku vytisknout znovu. Po klepnutí na tlačítko Ne máte možnost ověřovací doložku vytisknout znovu. Klepnutím na tlačítko Ano potvrdíte, že ověřovací doložka byla úspěšně vytištěna. Informace o tom se následně zašle do centrální evidence ověřovacích doložek. Výtisk doložky orazítkujte, podepište a připojte předepsaným (neoddělitelným) způsobem k vytištěnému dokumentu. Vytištěný dokument spolu s ověřovací doložkou tvoří cílový výstup autorizované konverze. 10

5. Ukončení transakce 5.1. Zavření formuláře Klepnutím na tlačítko Zavřít formulář ukončíte transakci zavřením formuláře. 5.2. Konverze dalších dokumentů Pokud je zapotřebí konvertovat více dokumentů, formulář znovu otevřete a stejným postupem pokračujte v konverzi dalšího dokumentu. 6. Ukončení práce v prostředí Czech POINT V průběhu pracovního dne, při vyřizování jednotlivých požadavků žadatelů, vždy předepsaným způsobem uzavřete otevřený formulář (formuláře) a dokončete transakci. Při tom zůstáváte stále přihlášeni v prostředí Czech POINT. Při ukončení práce (například na konci pracovní směny), je třeba se z prostředí Czech POINT odhlásit. Odhlásíte se klepnutím na tlačítko Odhlásit v pravém horním rohu okna Czech POINT s nabídkou formulářů. Pokud byste se neodhlásili, a okno s nabídkou formulářů jen zavřeli (například klepnutím na tlačítko s křížkem v pravém horním rohu okna), zůstanete k Czech POINT ještě po určitou dobu (zhruba 30 minut) přihlášeni. Ke stejné situaci by došlo při nečekaném restartu počítače, například po výpadku napájecí sítě. Nové přihlášení k další práci - běžným zadáním jména a hesla - bude pak během této doby interpretováno jako pokus o neautorizovaný přístup do prostředí Czech POINT. Proto se budete v tomto případě muset přihlásit dvakrát po sobě. Po prvním přihlášení se zobrazí varování s informací, že někdo již byl přihlášený pod vaší identitou nebo že jste se korektně neodhlásili. Pole pro zadání jména a hesla jsou znovu zobrazena. Teprve po jejich opětovném vyplnění se vám prostředí Czech POINT znovu zpřístupní. 11

7. Příloha interní prohlížeč PDF dokumentů Interní prohlížeč dokumentů umožňuje prohlížet vícestránkové dokumenty ve formátu PDF s možností změny měřítka náhledu a také je tisknout na vybrané tiskárně ve zvoleném rozsahu. Prohlížeč otevře okno Náhled dokumentu, na jehož ploše je zobrazen načtený dokument. Okno se ovládá pomocí tlačítek na liště v jeho horní části. Abyste dokument mohli lépe posoudit, máte možnost změny měřítka náhledu. V pravé části lišty s tlačítky je skupina ovladačů, jejichž pomocí lze měřítko zvětšovat i zmenšovat. Tlačítky se symboly plus a minus je možné měřítko zobrazení zvětšit či zmenšit vždy po deseti procentech na jedno stisknutí. Stejný účinek má točítko na myši. Pokud byste chtěli nastavit přesné měřítko (v procentech výchozí velikosti), zapište požadovanou hodnotu do okénka případně v něm otevřete seznam voliče a vyberte některou z nabízených hodnot. Předposledním tlačítkem přizpůsobíte zobrazení dokumentu aktuální velikosti okna aby se v něm zobrazila celá stránka. Poslední tlačítko (zcela vpravo) přizpůsobí zobrazení tak, aby dokument byl zobrazen v celé šířce okna. Pokud použijete větší měřítka zobrazení, můžete dokumentu v okně posouvat pomocí posuvníků nebo tahem myší při stisknutém levém tlačítku. 12

Z zobrazení vícestránkových dokumentů použijte okénko Strana, kam můžete zadat číslo stránky, kterou chcete vidět. Celkový počet stránek je uveden vpravo od okénka. K listování stránku po stránce použijete dvojici tlačítek se šipkou nahoru a šipkou dolů. Chcete-li dokument vytisknout, klepněte na tlačítko Vytisknout. Ve stejnojmenném dialogu pak můžete změnit volbu tiskárny a podle potřeby určit rozsah tisku (zda chcete tisknout celý dokument nebo jen vybrané stránky). Činnost prohlížeče ukončíte a jeho okno zavřete klepnutím na tlačítko Zavřít nebo na uzavírací ikonu okna v jeho pravém horním rohu. 13