Úprava tabulek v MS Word. Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí

Transkript

1 Úprava tabulek v MS Word Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí

2 Jestli-že chcete uspořádat informace do pravidelných řádků a sloupců, upravtme je do tabulky. Základní jednotkou tabulky je buňka. Vytváří ji průsečík řádku a sloupce. Soustava buněk tvoří mříšku tabulky. Základní informace k tvorbě tabulek uvádí norma ČSN Úprava písemností zpracovaných textovými editory, která byla vydaná v dubnu Aplikace MS Word umožňuje vytvoření jednoduchých, ale i složitějších tabulek poměrně jednoduchým způsobem. Kromě toho lze v tabulce provést některé operace, které jsou obvyklé u tabulkových procesorů, např. seřazení položek tabulky v abecedním, číselném nebo časovém pořadí, sečíst čísla buněk v řádku nebo ve sloupci tabulky. Pro úpravu tabulek musí být otevřen panel nástrojů Tabulky a ohraničení. Součástí tabulky je nadpis, který vystihuje její obsah. Umisťuje se nad tabulku, zarovnává se na střed a zvýrazňuje se obvykle tučným písmem. Nesmí obsahovat slova Přehled, Tabulka nebo Počet. Nesmí být delší, než je tabulka. Můžeme ho psát do více řádků. Měřící jednotka, nebo jiné doplňující údaje, které jsou společné pro celou tabulku, se píší pod záhlaví tabulky do závorky a nezvýrazňuje se žádným způsobem. Pro tabulku se používá jednoduché řádkování. Mezi nadpisem a tabulkou se vynechává jeden řádek. První řádek tabulky označujeme jako záhlaví, v němž se uvádějí názvy jednotlivých sloupců. Píší se v 1. pádu s velkým počátečním písmenem, zarovnávají se horizontálně i vertikálně na střed buňky. U tabulek s víceřádkovým záhlavím se podnázvy, které jsou pokračováním hlavního názvu, píší s malým počátečním písmenem. Pod záhlavím volíme jiný styl čáry než v mřížce tabulky (tučná nebo dvojitá čára). Pokud jsou v tabulce pouze číselné údaje, zarovnávají se na střed sloupce, řádově pod sebou. Jestliže je některé z čísel v tabulce ve tvaru desetinného čísla, musí se všechna čísla v tabulce uvádět v tomto tvaru (desetinná místa se vyznačí nulami). Sloupce s číselnými údaji by měla být ve stejné šířce. Textové sloupce se upraví tak, že slovní údaje zarovnávají vlevo. K tabulce může být připojena obecná poznámka, která zpřesňuje nebo doplňuje uvedené údaje. Uvádí se pod tabulkou, po vynechání jednoho řádku. Pokud je poznámka pouhým heslem, nekončí tečkou, jestliže je to věta, končí tečkou.

3 Tabulka, která je umístěna na samostatné stránce, zarovná se svisle i vodorovně na střed stránky. Pokud je tabulka součástí textového dokumentu, odděluje se meziodstavcovými mezerami. V tabulce musí být vyplněny všechny buňky, aby se zabránilo dodatečnému vpisování číselných hodnot. Pokud nemůžeme některou z buněk vyplnit, použijeme následující značky (umiňujeme je zpravidla na střed řádku): - (pomlčka) případ se nevyskytuje - 0 (nula) číselná hodnota je tak malá, že ji nelze vyjádřit podle pravidla o zaokrouhlování čísel x údaj by byl v daném případě nelogický. (tečka) údaj není k dispozici nebo není věrohodný Jednoduché tabulky Mají jednoduché záhlaví, které je napsané v jednom nebo více řádcích. Příklad 1 Vypracujte tabulku, ve které budou uvedeny informace o dopravních nehodách a způsobených škodách v ČR. V roce 2004 bylo dopravních nehod, způsobené škody byly ve výši 9,68 mld. Kč. V roce 2005 bylo dopravních nehod, způsobené škody byly ve výši 9,77 mld. Kč. V roce 2006 bylo dopravních nehod, způsobené škody byly ve výši 9,11 mld. Kč. Zdrojem informací je Ředitelství služby dopravní policie. Tabulka bude mít 3 sloupce a 4 řádky (včetně záhlaví), v příkladu je povoleno písmo Arial, velikost 11 bodů, řádkování jednoduché. Otevřete nový dokument, pojmenujte ho a uložte do příslušné složky. Ověřte, zda nemáte nastavené meziodstavcové mezery. 1. Napište nadpis tabulky tučným písmem a zarovnejte na střed. Dopravní nehody a způsobené škody

4 2. Pod nadpisem vynechte jeden řádek. 3. Mřížku můžeme vložit dvěma způsoby: Klikněte na tlačítko Vložit tabulku na panelu nástrojů. Zobrazí se mřížka tabulky. Myší označte svisle počet řádků a vodorovně počet sloupců. Uvolněním myši se zobrazí mřížka tabulky. Na panelu nástrojů Tabulky a ohraničení klikněte na tlačítko Vložit tabulku. Z nabídky vyberte příkaz Vložit tabulku, v nabídce potom zadejte počet sloupců a počet řádků. Potvrďte stisknutím tlačítka OK. Šířka sloupců i výška řádků vložené tabulky je automaticky nastavena, tabulka je zobrazena po celé šířce stránky a je zarovnána vlevo. Dopravní nehody a způsobené škody 4. Napište záhlaví jednotlivých sloupců, vždy s velkým počátečním písmenem. Dopravní nehody a způsobené škody Rok Počet nehod Způsobené škody v mld. Kč , , ,11 5. Šířku sloupců můžeme upravit, a to buď místní nabídkou, nebo myší. Myš nastavte na svislou čáru a posuňte jí na požadovanou šíři sloupce. Umístěte kurzor do první buňky v prvním sloupci tabulky, stiskněte pravé tlačítko myši a z místní nabídky zvolte příkaz Vlastnosti tabulky. Přepněte na kartu Sloupec. Upravte na šířku sloupce, stiskněte tlačítko Další sloupec, proveďte úpravu ve druhém sloupci a tak pokračujeme přes všechny sloupce.

5 Dopravní nehody a způsobené škody Rok Počet nehod Způsobené škody v mld. Kč , , ,11 6. Výška řádků můžete upravit obdobným způsobem jako úprava šířky sloupců, pouze vyberete kartu řádek, výši řádku upravíte a text v řádku upravíte zarovnáním na střed vodorovně i svisle. 7. Pod tabulkou musíte uvést obecnou poznámku o zdroji informací, případně zvláštní poznámku, která vysvětluje některé údaje, uvedené v tabulce. 8. Poznámku umístěte na nový řádek ve svislici s levým ohraničením tabulky. Pokud potřebujeme uvést ještě další poznámku, uvedete ji na dalším, samostatném řádku. Dopravní nehody a způsobené škody Rok Počet nehod Způsobené škody v mld. Kč , , ,11 Zdroj: Ředitelství služby dopravní policie Dopravní nehody a způsobené škody Rok Počet nehod Způsobené škody v mld. Kč , , ,11 Zdroj: Ředitelství služby dopravní policie 9. Na závěr celou tabulku ohraničíme. Celou tabulku ohraničíte standardní čárou. Pod záhlavím zvolte zvýrazněnou čáru tučnou nebo dvojitou. Na označenou tabulku klikněte pravým

6 tlačítkem myši, vyberte ohraničení a stínování a upravte čáry podle potřeby. Dopravní nehody a způsobené škody Rok Počet nehod Způsobené škody v mld. Kč , , ,11 Zdroj: Ředitelství služby dopravní policie Tabulky se složitějším záhlavím Rozdíl mezi jednoduchými tabulkami a tabulkami se složitějším záhlavím je pouze v tom, že složitější záhlaví je složeno z několika řádků. Část záhlaví je společná pro několik sloupců. Ve společném záhlaví se píše nadpis sloupců s počátečním velkým písmenem a zarovnává se na střed. V záhlaví jednotlivých sloupců pokračujeme nadpisem s malým počátečním písmenem a zarovnáváme na střed. Příklad 2 Zpracujte do tabulky údaje o pohybu obyvatelstva v České republice v 1. až 3. čtvrtletí 2003 a 2004, které uveřejnil ČSÚ v listopadu 2004 na svých webových stránkách. Živě narozených bylo v uvedeném období roku 2003 celkem a v uvedeném období roku 2004 celkem , na obyvatel jich v uvedeném období roku 2003 bylo 9,4 a v uvedeném období roku 2004 jich bylo 9,7; Zemřelí ; ; 11,0; 10,3; Přistěhovalí ; ; 5,9; 5,6; Vystěhovalí ; ; 3,5; 4,5; Celkový přírůstek 5 984; ,8; 0,5; Počet obyvatel k (v tis.) ; ; x; x.

7 1. Tabulku navrhne včetně dvou řádků, které potřebujete pro záhlaví sloupců. Napíšete nadpis tabulky a do tabulky vložíte všechny potřebné údaje kromě záhlaví. Nadpis zarovnáte na střed a zvýrazníte. Pohyb obyvatelstva v České republice v 1. až 3. čtvrtletí 2003 a 2004 Živě narození ,4 9,7 Zemřelí ,9 10,3 Přistěhovalí ,9 5,6 Vystěhovalí ,5 4,5 Celkový přírůstek Počet obyvatel k (v tis.) ,9 0, x x 2. V prvním sloupci sloučíte řádky svisle (potřebujete mít jednu buňku). Označíte obě buňky, stisknete pravé tlačítko myši a vyberete sloučit. 3. Ve druhém a třetím sloupci sloučíte vodorovně dvě buňky na jednu. Označíte obě buňky, stisknete pravé tlačítko myši a vyberete sloučit. 4. Ve čtvrtém a pátém sloupci opět sloučíte vodorovně dvě buňky na jednu. Označíte obě buňky, stisknete pravé tlačítko myši a vyberete sloučit.

8 Pohyb obyvatelstva v České republice v 1. až 3. čtvrtletí 2003 a 2004 Živě narození ,4 9,7 Zemřelí ,9 10,3 Přistěhovalí ,9 5,6 Vystěhovalí ,5 4,5 Celkový přírůstek ,9 0,5 Počet obyvatel k (v tis.) x x 5. Doplňte potřebné údaje do záhlaví v prvním sloupci, s počátečním velkým písmenem a zarovnejte na střed svisle i vodorovně. 6. Doplňte potřebné údaje do záhlaví ve sloučené buňce nad druhým a třetím sloupcem, s počátečním velkým písmenem a zarovnejte na střed svisle i vodorovně. 7. Doplňte potřebné údaje do záhlaví ve sloučené buňce nad čtvrtým a pátým sloupcem, s počátečním velkým písmenem a zarovnejte na střed svisle i vodorovně. 8. Doplňte potřebné údaje do druhého řádku záhlaví nad druhý sloupec, s malým počátečním písmenem a zarovnejte na střed svisle i vodorovně. 9. Doplňte potřebné údaje do druhého řádku záhlaví nad třetí sloupec, s malým počátečním písmenem a zarovnejte na střed svisle i vodorovně. 10. Doplňte potřebné údaje do druhého řádku záhlaví nad čtvrtý sloupec, s malým počátečním písmenem a zarovnejte na střed svisle i vodorovně. 11. Doplňte potřebné údaje do druhého řádku záhlaví nad pátý sloupec, s malým počátečním písmenem a zarovnejte na střed svisle i vodorovně.

9 12. Upravte šířku sloupců, první (textový) sloupec může mít jinou šířku než číselné sloupce. 13. Všechny údaje v tabulce zarovnáme na střed svisle. K tomuto zarovnání je potřeba, aby byl stejný počet bodů před i za enterem, zpravidla postačí 6 bodů. Pohyb obyvatelstva v České republice v 1. až 3. čtvrtletí 2003 a 2004 Ukazatel Celkem Na obyvatel Živě narození ,4 9,7 Zemřelí ,9 10,3 Přistěhovalí ,9 5,6 Vystěhovalí ,5 4,5 Celkový přírůstek ,9 0,5 Počet obyvatel k (v tis.) x x Poznámka: Údaje uveřejnil ČSÚ v listopadu 2004 na svých webových stránkách. 14. Nakonec tabulku nalinkujeme čáry stejné jako u jednoduché tabulky, zvýrazněné pod záhlavím a nad řádkem Celkem. 15. Pokud je potřeba, uvedeme poznámku nebo zdroj, stejným způsobem jako u jednoduché tabulky. 16. Tabulku umístíme na samostatné stránce na střed vodorovně i svisle. Pokud bude tabulka umístěna v textu, vynecháme před i za tabulkou jeden nebo dva řádky od textu.

10 Pohyb obyvatelstva v České republice v 1. až 3. čtvrtletí 2003 a 2004 Ukazatel Celkem Na obyvatel Živě narození ,4 9,7 Zemřelí ,9 10,3 Přistěhovalí ,9 5,6 Vystěhovalí ,5 4,5 Celkový přírůstek ,9 0,5 Počet obyvatel k (v tis.) x x Poznámka: Údaje uveřejnil ČSÚ v listopadu 2004 na svých webových stránkách. Přidání a odstranění řádků a sloupců tabulky Přidání řádků Někdy se může stát, že potřebujete přidat řádek mezi ostatní řádky tabulky. V takovém případě označíte řádek, před který, nebo za který potřebujete vložit další řádek. Stisknete pravé tlačítko myši a z nabídky vyberete Vložit. Z další nabídky, která se otevře, vyberete podle potřeby Vložit řádek pod, nebo Vložit řádek nad. Tento postup opakujeme tolikrát, kolik řádků potřebujete vložit. Odstranění řádků Chcete-li z tabulky odstranit řádek nebo více řádků, označte tento řádek, stiskněte pravé tlačítko myši a z nabídky vyberte Odstranit řádky. Označené řádky tím odstraníte.

11 Přidání sloupců Pokud potřebujete přidat sloupec uvnitř tabulky, musíte označit sloupec, před který nebo za který potřebujete vložit nový sloupec. Stisknete pravé tlačítko myši a z nabídky vyberete Vložit. Otevře se další nabídky, ze které vyberete Vložit sloupec nalevo nebo Vložit sloupec napravo. Tento postup opakujete podle potřeby při vložení dalších sloupců. Odstranění sloupců Při odstraňování sloupců postupujeme podobně jako při odstraňování řádků. Označíte sloupec, který chcete odstranit, stisknete pravé tlačítko myši a z nabídky vyberete Odstranit sloupec. Označený sloupec nebo více sloupců odstraníte. Převedení textu na tabulku Jednoduchý text můžete převést na tabulku až po jeho napsání. Text však musí obsahovat znaky oddělovačů, tj. znak tabulátoru, čárku, středník, apod. Použité znaky se nesmí běžně vyskytovat v textu, který chceme převádět na tabulku. Pokud text obsahuje např. desetinná čísla, nemůžete použít jako oddělovač čárku. Za znakem oddělovače nedělejte mezeru. Znak konce odstavce (enter) je povelem pro nový řádek, znak oddělovače je povelem pro vytvoření nového sloupce. Příklad 3 Následující text převeďte na tabulku. Jako oddělovač jednotlivých sloupců použijte znak tabulátoru, na konci každého řádku použijte klávesu Enter (i za posledním řádkem). 1. Celý přehled (bez nadpisu) označte myší. 2. V nabídce Tabulka vyberte Převézt text na tabulku. V otevřeném okně zkontrolujte, zda je správně uvedený počet sloupců a druh oddělovače a potvrďte. Tabulka se vloží.

12 Průměrné náklady domácností na bydlení podle velikosti obce v 1. čtvrtletí 2007 (v Kč za měsíc) Počet obyvatel Nájemné z bytu Běžná údržba bytu Dodávka vody a jiné služby Elektrická a tepelná energie Náklady celkem do až až a více Tabulku upravte stejným způsobem jako jednoduchou tabulku (pokyny uvedené u Příkladu 1 ). 4. Číselné údaje srovnejte podle řádu na střed. Pokud je potřeba, použijeme desetinnou tabulátorovou zarážku. Označíme sloupec tabulky a desetinnou tabulátorovou zarážku umístíme tak, aby číselný údaj s nejvyšším řádem byl zarovnán vodorovně na střed 5. Nakonec uveďte zdroj. Průměrné náklady domácností na bydlení podle velikosti obce v 1. čtvrtletí 2007 (v Kč za měsíc) Počet obyvatel Nájemné z bytu Běžná údržba bytu Dodávka vody a jiné služby Elektrická a tepelná energie Náklady celkem do až až a více Zdroj: Český statistický úřad statistika rodinných účtů

13 Úprava tabulek v MS Word Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí Použitá literatura a zdroje z www stránek: Písemná a elektronická komunikace 1 normalizovaná úprava písemností v MS Word, Štiková St., Ing. těsnopisný ústav, Rozhledy