Strana 1 FORENZNÍ AUDIT ZA OBDOBÍ 2012-2013 KULTURNÍ A INFORMAČNÍ STŘEDISKO MĚSTA LOMNICE NAD POPELKOU NEXIA AP, A.S. SOKOLOVSKÁ 49/5, PRAHA 8, PSČ 186 00 IČ 4811 7013 PRAHA, 26. 05. 2014
Strana 2 ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU OBSAH ZPRÁVY O PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU 1. Úvod k provedení forenzního auditu str. 3 2. Systém řízení příspěvkové organizace KIS str. 8 3. Způsob vedení účetnictví KIS str. 13 4. Aplikace zákona o veřejných zakázkách v prostředí KIS str. 16 5. Hospodaření příspěvkové organizace KIS v období 2012-2013 str. 20 6. Analýza efektivity hospodaření příspěvkové organizace str. 30 7. Optimalizace KIS str. 36
Strana 3 1. ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU KULTURNÍHO A INFORMAČNÍHO STŘEDISKA MĚSTA LOMNICE NAD POPELKOU
Strana 4 ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU PŘEDMĚT FORENZNÍHO AUDITU KULTURNÍHO A INFORMAČNÍHO STŘEDISKA MĚSTA LOMNICE NAD POPELKOU Forenzní audit Kulturního a informačního střediska Města Lomnice nad Popelkou (dále i jako KIS nebo organizace ) byl proveden na základě smlouvy uzavřené dne 6. 3. 2014 mezi společností NEXIA AP a.s. a zřizovatelem KIS, tj. Městem Lomnice nad Popelkou. Auditorské práce byly zahájeny dne 16. 4. 2014, poté co byly auditorské společnosti předloženy vyžádané podklady k provedení forenzního auditu. Z obecné definice forenzního auditu vyplývá, že jde o typ auditu zaměřený zejména na odhalení významných nákladových neefektivit společnosti/organizace, ale také zpronevěr a protiprávních jednání, z čehož je odvozen i cíl forenzního auditu KIS, jímž je posouzení, zda v příspěvkové organizaci v průběhu let 2012 a 2013 nedocházelo k nehospodárnému vynakládání veřejných zdrojů. Prostředkem k dosažení stanoveného cíle je pak prozkoumání vybraných oblastí příspěvkové organizace KIS takovým způsobem, aby byla provedena analýza aktuálního stavu KIS, přezkoumání účetnictví příspěvkové organizace, prověření plnění zákonných požadavků a v neposlední řadě i posouzení efektivnosti současného nastavení systému řízení a hospodaření. Předmětem komplexního ověření bylo tedy v rámci forenzního auditu zejména prověření: účetnictví příspěvkové organizace za období let 2012 a 2013 včetně veškeré mzdové agendy, interních předpisů příspěvkové organizace účinných v období 2012 2013, platných smluvních vztahů a veřejných zakázek vztahujících se k prověřovanému období, správy majetku a zásob příspěvkové organizace, nestandardních finančních operací a obchodních transakcí, konfliktů zájmů, rizikových vztahů a propojení mezi subjekty. Finální výstup Forenzního auditu v podobě Závěrečné zprávy bude kromě výsledků v podobě významných zjištění obsahovat i konkrétní doporučení, jež by měla směřovat ke snížení nákladové náročnosti příspěvkové organizace v následujících letech.
Strana 5 ZPŮSOB PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU KIS (1/3) ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU Forenzní audit, provedený výběrovým způsobem, byl po analýze veškerých dostupných podkladů zaměřen především na: objemově nejvýznamnější transakce, transakce s, z finančního hlediska, nejvýznamnějšími obchodními partnery, finanční operace jakýmkoliv způsobem vybočující z trendu a jiné nestandardní případy, oblasti se zvýšenou pravděpodobností výskytu nákladové neefektivity. V případě nalezení jakékoliv finanční neefektivity v KIS ve sledovaném období je obsahem této zprávy: přesné vymezení a popis zjištění, finanční kvantifikace neefektivity a tedy i potenciální úspory (v případě, že situace a dostupná data nebudou umožňovat přesné vyčíslení vzniklých zbytných nákladů, bude výše neefektivity určena na základě expertního odhadu), určení odpovědnosti za vzniklou situaci, navržení opatření, jež mají zamezit opakovanému vzniku obdobné situace v budoucnosti. Závěrečná kapitola této zprávy shrnuje nejdůležitější zjištění učiněná v průběhu Forenzního auditu a také naše doporučení v podobě operativních postupů i systémových opatření, jež by měla optimalizovat situaci a v konečném důsledku by měla vést k úspoře provozních nákladů příspěvkové organizace, či zvýšení výkonů pro zajištění dalších ekonomických přínosů.
Strana 6 ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU ZPŮSOB PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU KIS (2/3) VÝCHOZÍ MATERIÁLY Pro účely forenzního auditu nám byly předloženy vybrané relevantní podklady v elektronické podobě, jež byly od klienta v předstihu vyžádány. Jelikož se v případě KIS jedná z hlediska velikosti organizace a také množství a objemu transakcí o příspěvkovou organizaci s malým počtem účetních dokladů a souvisejících podkladů, byla nám prostřednictvím KIS předložena kompletní účetní dokumentace organizace za období let 2012 a 2013. Při provádění Forenzního auditu byly k dispozici tedy zejména: Data z účetnictví, ekonomických a finančních evidencí KIS za prověřované období: data z finančního účetnictví (deníky, hlavní knihy, knihy vydaných a přijatých faktur, dokladové inventarizace, účetní závěrky), účetní doklady a podklady k poskytnutým plněním a data pomocných evidencí, mzdová evidence a pracovní náplně zaměstnanců za jednotlivé roky prověřovaného období. Detailní data účetního období let 2012 a 2013 za účelem porovnání výše nákladů a nákladových trendů. Podrobné střediskové výsledovky zpracované za sledovaná období. Veškeré interní organizační dokumenty a normy platné pro období 2012 2013. Hodnocení činnosti organizace za roky 2012 a 2013. Organizační struktury platné v prověřovaném období 2012 2013. Rozpočty (plány) schválené za prověřované období, včetně jejich čerpání. Smluvní dokumentace pokrývající prověřované období 2012 2013. Zprávy z provedených veřejnoprávních kontrol za roky 2011 a 2012.
Strana 7 ZPŮSOB PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU KIS (3/3) ÚVOD K PROVEDENÍ FORENZNÍHO AUDITU V některých případech nebyly námi požadované podklady KIS předloženy z důvodu jejich neexistence (např. směrnice zabývající se zadáváním veřejných zakázek) nebo byly předloženy ve formě, kvůli níž pozbyly na relevantnosti a v rámci forenzního auditu ztratily na využitelnosti - např. střediskové výsledovky KIS, jež z důvodu absence fungování mechanismu účtování interních nákladů a výnosů, nekompletní realokace režijních nákladů mezi středisky a v neposlední řadě umělou realokací části výnosů na střediska, ve kterých dané výnosy nevznikly, nevypovídají o reálné finanční situaci a výkonnosti středisek. Jako pozitivní prvek naopak vnímáme existenci koncepcí a plánů zahrnujících všechna střediska KIS s horizontem do roku 2017 a také dokumentů obsahujících podrobné zhodnocení činnosti středisek KIS za minulá účetní období. Způsob a včasnost poskytování všech podkladů, včetně těch dodatečně vyžádaných, hodnotíme velice pozitivně. Stejným způsobem lze zhodnotit spolupráci s vedením KIS i externí společností zpracovávající její účetnictví, jež nám v průběhu Forenzního auditu poskytovali maximální součinnost. Tým zabezpečující provedení Forenzního auditu KIS pracoval ve složení: Partner odpovědný za zakázku: Ing. Valdemar Linek Manažer zakázky: Ing. Marek Polický Člen týmu: Ing. Veronika Straková (Senior) Člen týmu: Ing. Mikuláš Ľaš (Senior)
Strana 8 2. SYSTÉM ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE KULTURNÍ A INFORMAČNÍ STŘEDISKO MĚSTA LOMNICE NAD POPELKOU
Strana 9 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA KIS SYSTÉM ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE Organizace Kulturní a informační středisko Města Lomnice nad Popelkou (KIS) byla zřízena jako příspěvková organizace města Lomnice nad Popelkou (dále i jako Město nebo Město LnP ). Činnost a hospodaření organizace vymezuje zřizovací listina (ve sledovaném období platná Zřizovací listina s č. ev. 124-129/2009 z 2. 10. 2009), vlastní činnost pak organizační řád (ve sledovaném období platný Organizační řád z 1. 10. 2010). Hlavním účelem vzniku a existence KIS je zajišťování a vytváření podmínek pro realizaci výchovné, vzdělávací, kulturní, společenské a informační činnosti ve Městě. K zajištění tohoto účelu spravuje organizace několik center Informační středisko Lomnice nad Popelkou, sezónní Informační středisko Tábor, Tylovo divadlo, Kino, Zámek, Městskou knihovnu, a několik klubů, jejichž činnost taktéž zastřešuje, a to Klub seniorů, Mykologický klub Lomnice nad Popelkou, Pěvecký sbor Bořivoj, Společnost Františka Doubravského, Klub seniorů důchodci Technolen a Collegium musicum Český ráj. Vedení KIS spadá do dikce ředitele organizace, který řídí organizaci po stránce manažerské (sestavuje návrh rozpočtu a předkládá jej zřizovateli), organizační (organizuje a kontroluje práci všech pracovníků a provádí hodnocení výsledků jejich práce), správní (vede přehledy a výkazy o celkové činnosti organizace, skartační a spisový řád), odborné (sestavuje celoroční plán činnosti a hodnocení činnosti, které předává zřizovateli) a ekonomické (zodpovídá za vedení účetnictví, povoluje nákup majetku a materiálových zásob, potvrzuje objednávky a uzavírá hospodářské smlouvy). Jmenuje také svého zástupce a vedoucí klubů KIS. Následující strany obsahují organizační schémata KIS za roky 2012 a 2013, ze kterých je zřejmá nadřízenost a podřízenost jednotlivých zaměstnanců KIS.
Strana 10 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA KIS V ROCE 2012 SYSTÉM ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE Ředitel Koordinátor informačních aktivit Vedoucí knihovny Kulturní referent (zástupce ředitele) Produkční na zámku THP pracovník Vedoucí Pěveckého sboru Bořivoj Vedoucí Mykologického klubu Vedoucí Collegium musicum Český ráj Vedoucí Společnosti Fr. Doubravského Vedoucí Klubu seniorů Vedoucí Klubu seniorů důchodci Technolen Pracovníci IS Uklízečka v knihovně Promítač v kině Uklízečka na zámku Brigádníci v IS Lomnice nad Popelkou Praktikanti v IS Lomnice nad Popelkou Brigádníci a pracovníci v sezónním IS Tábor Pomocní pracovníci pro knihovnu Osvětlovač v Tylově divadle Zvukař v Tylově divadle Uklízečka v Tylově divadle Pracovníci na pozicích Ředitel, Koordinátor informačních aktivit, Vedoucí knihovny, Kulturní referent a THP pracovník pracovali v průběhu roku 2012 v organizaci na hlavní pracovní poměr, ostatní pracovníci pak na základě uzavřených dohod o provedení práce (DPP) nebo dohod o pracovní činnosti (DPČ) s KIS. Uklízečka v kině
Strana 11 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA KIS V ROCE 2013 SYSTÉM ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE Ředitel Koordinátor informačních aktivit Vedoucí knihovny Kulturní referent (zástupce ředitele) Vedoucí Klubu seniorů Vedoucí Pěveckého sboru Bořivoj Vedoucí Mykologického klubu Vedoucí Společnosti Fr. Doubravského THP pracovník Vedoucí Klubu seniorů důchodci Technolen Praktikanti Uklízečka v knihovně Promítač v kině Brigádníci v IS Lomnice a v sezónním IS Tábor Pracovník IS Pomocníci v knihovně Osvětlovači v Tylově divadle Zvukař v Tylově divadle Taktéž v roce 2013 byly pozice Ředitel, Koordinátor informačních aktivit, Vedoucí knihovny, Kulturní referent a THP pracovník obsazeny pracovníky v hlavním pracovním poměru, ostatní pracovníci vykonávali svou činnost na základě uzavřených DPP nebo DPČ. Uklízečka v Tylově divadle Topič v Tylově divadle Jednou z hlavních změn v organizační struktuře oproti r. 2012 je změna podřízenosti uklízečky na Zámku, jejímž vedoucím se nově stal Kulturní referent. Jde o změnu z našeho pohledu pozitivní, neboť chod Zámku (stejně jako Tylova divadla a Kina) spadá do odpovědnosti Kulturního referenta, vyplývající z organizačního řádu, a ten by měl být odpovědný také za všechny pracovníky těchto středisek. Uklízečka na Zámku
Strana 12 SYSTÉM ŘÍZENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE STŘEDISKA KIS A JEJICH ŘÍZENÍ V roce 2012 a 2013 bylo KIS rozděleno na 16 středisek, a to střediska: Režie Pěvecký sbor Bořivoj Mykologický klub Zámek Tylovo divadlo Společnost Fr. Doubravského Klub seniorů Akce na zámku Kino Informační středisko Tábor Ekonomická činnost Pronájmy Knihovna Senioři Technolen Účelová dotace Collegium musicum Český ráj Momentální rozdělení středisek nepovažujeme za vhodně zvolené, nejde totiž ve všech případech o samostatná funkční střediska. Střediska Režie, Ekonomická činnost, Účelová dotace a Pronájmy jsou středisky, která zahrnují činnosti, potažmo pak náklady a výnosy, jež by měly být přiřazeny střediskům, se kterými věcně souvisí (např. výnosy z podnájmu prostor divadla divadelnímu spolku by měly být součástí výnosů střediska Tylovo divadlo, nikoliv střediska Pronájmy). Středisko Akce na zámku by mělo spíše spadat pod středisko Zámek, kde by náklady a výnosy na tyto akce, v případě, že je jejich vyčlenění důležité, mohly být sledovány na samostatných analytických účtech. Střediskem, které naopak v současnosti mezi středisky chybí, je Informační středisko Lomnice nad Popelkou, které poskytuje informační servis pro obyvatele a návštěvníky Města, prodej propagačních materiálů a suvenýrů a kancelářské a PC služby. Za chod informačních středisek (IS Lomnice nad Popelkou a IS Tábor) odpovídá Koordinátor informačních aktivit, chod Zámku, Kina a Tylova divadla spadá do odpovědnosti Kulturního referenta, bezproblémovou činnost Městské knihovny zajišťuje Vedoucí knihovny. Vedoucí klubů KIS jmenovaní ředitelem organizace (Pěvecký sbor Bořivoj, Společnost Františka Doubravského, Klub seniorů důchodci Technolen, Mykologický klub, Klub seniorů) pak zodpovídají za činnost jednotlivých klubů v souladu s jejich zřizovacími listinami.
Strana 13 3. ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNICTVÍ KIS
Strana 14 ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNICTVÍ KIS ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNÍ EVIDENCE KIS ZÁKLADNÍ PARAMETRY Normy upravující vedení účetnictví a hospodaření KIS jsou zejména: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů, Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, Vnitropodniková směrnice k vedení účetnictví pro rok 2012, Vnitropodniková směrnice k vedení účetnictví pro rok 2013. KIS hospodaří s vlastními finančními prostředky (získanými vlastní činností) a finančními prostředky z rozpočtu svého zřizovatele, tedy města Lomnice nad Popelkou. KIS operuje s vlastním majetkem a s majetkem města Lomnice nad Popelkou, který jí byl svěřen k užívání na základě smlouvy o výpůjčce. Typických znakem hospodaření příspěvkových organizací je tvorba fondů, a to: fondu rezervního (fond tvořený ze zlepšeného výsledku hospodaření po jeho schválení zřizovatelem sníženého o převody do fondu odměn, užívaný pro rozvoj činnosti organizace, krytí ztráty nebo k úhradě případných sankcí za porušení rozpočtové kázně), fondu investičního (fond k financování investičních potřeb organizace, v případě KIS je tvořen převážně z odpisů), fondu kulturních a sociálních potřeb (fond tvořený základním přídělem na vrub nákladů z ročního objemu nákladů zúčtovaných na platy a náhrady platů a slouží k zabezpečování kulturních, sociálních a dalších potřeb zaměstnanců), fondu odměn (ten bývá obvykle tvořen ze zlepšeného výsledku hospodaření organizace po jeho schválení zřizovatelem a je užíván pro úhradu případného překročení prostředků na platy, KIS tento fond ve sledovaných obdobích netvořilo). Účetnictví KIS je vedeno externím subjektem (paní Irena Votočková, fyzická osoba) a mzdová agenda je zpracovávaná taktéž externě (společností VOPOS účetnictví, s.r.o., konkrétně rovněž pí. Irenou Votočkovou). Za vedení účetnictví odpovídá ředitel organizace.
Strana 15 ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNICTVÍ KIS ZPŮSOB VEDENÍ ÚČETNÍ EVIDENCE KIS ZJIŠTĚNÍ A OPATŘENÍ K NÁPRAVĚ Ačkoliv je účetní evidence vedena přehledně, nastavení středisek a střediskového účetnictví obsahuje několik nedostatků, které mohou mít vliv na jeho vypovídací schopnost a následná manažerská rozhodnutí. Rozdělení středisek není vhodně nastaveno, neboť za střediska jsou považovány i skupiny nákladů a výnosů, které by měly být přiřazeny ostatním střediskům, a také náklady a výnosy Informačního střediska (IS) Lomnice nad Popelkou, které samostatné středisko v rozdělení středisek netvoří. Vhodnější strukturu středisek představuje následující schéma (za předpokladu zachování stávajících poskytovaných činností a služeb): Zámek Tylovo divadlo Kino Knihovna IS Lomnice nad Popelkou IS Tábor Pěvecký sbor Bořivoj Mykologický klub Klub seniorů Klub seniorů důchodci Technolen Společnost Františka Doubravského Collegium musicum Český ráj Střediskové účetnictví je generelně vedeno v přímých nákladech a výnosech, přičemž některým střediskům tyto přímé náklady a výnosy nejsou přiřazovány striktně (např. u IS Tábor nejsou zahrnovány náklady na prodané zboží, ani výnosy z prodeje tohoto zboží) a jsou evidovány např. na střediscích Režie a Ekonomická činnost. Tato střediska obsahují také kupříkladu náklady na energie středisek, kterým nenáleží objekt se samostatnými měřiči spotřebovaných energií. Takové náklady pak nejsou přiřazovány jednotlivým střediskům, se kterými jejich vynaložení souvisí, ani na základě realokace (např. u energií podle podlahové plochy, kterou tato střediska pro svou činnost využívají). Pro existenci střediskového účetnictví vhodného pro manažerské rozhodování je třeba evidovat výnosy a náklady (ať už přímo přiřaditelné nebo režijní) související s činností jednotlivých středisek právě na těchto střediscích, a to buď přímo, nebo propočtem podle vhodné rozvrhové základny, pokud přímé přiřazení není možné.
Strana 16 4. APLIKACE ZÁKONA O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH V PROSTŘEDÍ KULTURNÍHO A INFORMAČNÍHO STŘEDISKA MĚSTA LOMNICE NAD POPELKOU
Strana 17 ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH A JEHO APLIKACE V KIS (1/3) ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách ( 2 odst. 2 bod c) ZVZ) definuje, že veřejným zadavatelem je územní samosprávní celek, nebo příspěvková organizace, u níž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávní celek. Dle této definice se v případě KIS jedná o zadavatele veřejných zakázek. Dle 6 ZVZ je pak zadavatel,,povinen při postupu podle tohoto zákona dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. KIS nemá vytvořenou vlastní směrnici, kterou by se při zadávání veřejných zakázek řídilo, a z tohoto důvodu jedná v souladu se směrnicí Města Lomnice nad Popelkou č. 2/2005 schválenou usnesením č. 19/05/R písm. b. Postup KIS v pozici veřejného zadavatele je dle této směrnice v závislosti na předpokládané hodnotě veřejné zakázky následovný: Zakázky v rozmezí 0 až 39.999 Kč a 40.000 až 99.999 Kč - tyto zakázky jsou zadávány vždy na základě písemné objednávky (výjimečně ústní objednávka při rozsahu zakázky do 39.999 Kč), přičemž dodavatele vybere osoba zodpovědná za plnění zakázky. Rozdíl je pouze u schválení oslovení a zadání zakázky. Zakázky v rozmezí 100.000 Kč až 499.999 Kč zakázky tohoto rozsahu musí být poptávány alespoň u 3 zájemců a vždy na základě písemné objednávky. Zadání zakázky schvaluje starosta Města a oslovení i výběr nejvhodnější nabídky schvaluje komise. Zakázky v rozmezí 500.000 Kč až 1.999.999 Kč počet oslovených zájemců i druh oslovení je u tohoto typu zakázek shodný s předchozím. Liší se však v orgánu schvalujícím oslovení a zadání zakázky. V tomto případě obé provádí Rada Města (ke schválení oslovení uděluje směrnice kompetence i komisi). Zakázky od 2.000.000 Kč u zakázek v hodnotě nad 2mil. Kč bez DPH směrnice ustanovuje druh oslovení a výběr potenciálního dodavatele pomocí zadávacího řízení. Zadání zakázky je schvalováno Radou Města případně zastupitelstvem. Schválení oslovení, stejně tak jako výběr nejvhodnější nabídky je poté na hodnotící komisi. Tato směrnice je ve výše uvedeném stavu platná od roku 2005. K novelizaci směrnice, a tedy i k drobné úpravě kompetencí při zadávání zakázek Města Lomnice nad Popelkou, došlo vydáním směrnice 1/2014 platné od března 2014.
Strana 18 ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH A JEHO APLIKACE V KIS (2/3) Aktuální řešení, kdy se KIS řídí pouze směrnicí zřizovatele, není zcela vhodné. Město totiž pracuje se zcela jiným rozpočtem a obratem než KIS a také poptává jiné spektrum služeb. Z tohoto důvodu bychom doporučovali KIS vydat vlastní interní směrnici k zadávání zakázek, která bude svými cenovými limity více korespondovat s konkrétním vnitřním prostředím a potřebami KIS. KIS není častým ani z hlediska financí objemově významným zadavatelem veřejných zakázek. Bez ohledu na to by mělo z důvodu zachování transparentnosti důkladněji dodržovat směrnici k zadávání veřejných zakázek: Zastupitelstvo Města Lomnice nad Popelkou na svém 12. zasedání konaném dne 13. 6. 2012 odsouhlasilo pro KIS účelový příspěvek na nákup a instalaci datové projekce do kina v hodnotě 128 tis. Kč. Dle směrnice číslo 2/2005 měl být dodavatel této zakázky vybrán až po doručení písemné objednávky alespoň 3 zájemcům a následném vyhodnocení jejich nabídek, přičemž oslovení i výběr kandidátů má schvalovat komise. Dodavatelem se nakonec stal Luděk Drbohlav a dovybavení kina bylo provedeno za 107.054 Kč (faktura č. 61), což představovalo oproti uvolněné částce drobnou úsporu. Při výběru dodavatele ale nebylo postupováno v souladu se směrnicí č. 2/2005. Dle informací vedení KIS dostalo KIS mimořádně výhodnou nabídku, která byla v podstatě ústní cestou schválena zřizovatelem i KIS. Z finančního pohledu se jedná o úsporu peněžních prostředků oproti schválenému budgetu (tento budget sám o sobě ještě nemusí znamenat ekonomicky nejvýhodnější postup), z právního hlediska jde ale o porušení ustanovení směrnice Města a dané jednání nelze považovat za transparentní.
Strana 19 ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH A JEHO APLIKACE V KIS (3/3) ZÁKON O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH KIS má v současně době se společností Konica Minolta Business Solutions Czech spol. s r.o. (dále jako Konica ) uzavřeny dvě smlouvy na poskytování služeb. Jedná se o: o pronájem, poskytování servisních služeb a spotřebního materiálu pro multifunkční tiskárnu platba 16.989 Kč/měsíc, o pronájem a konfigurace rozřezávacího, rýhovacího a perforovacího automatu platba 9.200 Kč/měsíc. V souvislosti s výše uvedenými službami platí KIS společnosti Konica celkem 26.189 Kč měsíčně. Obě smlouvy byly uzavřeny na začátku r. 2013 s dobou trvání 60 měsíců, což činí za celou dobu trvání smlouvy, bez zahrnutí úvodních nízkých jednorázových poplatků, celkem 1.571.340 Kč. Dle směrnice č. 1/2005 by tedy měla dodavatele vybrat Rada Města po tom, co byli osloveni alespoň 3 potenciální uchazeči. Tento postup však nebyl dodržen. KIS daného dodavatele vybralo samo a bez účasti Rady Města vyjednala i podmínky poskytování a plateb za dané služby. KIS hospodaří s veřejnými prostředky, které mu byly poskytnuty zřizovatelem a jeho povinností je nakládat s těmito finančními prostředky hospodárně s cílem maximalizovat úsporu. V případě poskytnutí služby v podobě pronájmu kopírky a stroje aerocut od společnosti Konica nelze dokázat splnění této povinnosti. Za situace, kdy by proběhlo výběrového řízení a oslovení více subjektů, by pro KIS kvůli tlaku na nízkou nabídkovou cenu dodavatelů existoval prostor pro dosažení úspor. Na tom, že výběrové řízení mělo jednoznačně proběhnout nic nemění ani fakt, že KIS má se společností Konica dlouhodobě dobré vztahy, to že v minulosti mezi nimi již existovaly obdobné smlouvy na servis a pronájem, ani drobné smluvní benefity typu možného odkupu zařízení po uplynutí doby pronájmu. Absence výběrového řízení znamená, že KIS přichází o potenciální úspory plynoucí z konkurenčního tlaku v rámci zadání veřejné zakázky. Závažné je i porušování transparentnosti a rovného zacházení, ke kterému dochází kvůli nerespektování směrnice Rady města Lomnice nad Popelkou č. 2/2005.
Strana 20 5. HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE KULTURNÍ A INFORMAČNÍ STŘEDISKO MĚSTA LOMNICE NAD POPELKOU V OBDOBÍ 2012-2013
Strana 21 VÝVOJ FINANČNÍ VÝKONNOSTI ORGANIZACE V LETECH 2011-2013 (1/3) HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE Mezi důležité prvky prováděného forenzního auditu patří také posouzení hospodárnosti KIS. Vhodným nástrojem pro toto posouzení je analýza a rozbor hospodaření KIS, zejména pak oblastí, které patří z pohledu objemu finančních prostředků k nejvýznamnějším, případně těch oblastí, které zaznamenávají v průběhu sledovaného období nestandardní výkyvy. Pro posouzení hospodárnosti vycházíme zejména z výkazů zisku a ztráty. Pro lepší porovnatelnost dat a stanovení ekonomických trendů byla posuzována nejen data související s roky 2012 a 2013, ale také srovnatelná data předchozího období roku 2011. Primárně byla provedena analýza celkového hospodaření vycházející ze sumárních hodnot výkazů zisku a ztráty, následně byly bližšímu zkoumání podrobeny i samostatné oblasti nákladů a výnosů. Údaje v Kč 2011 2012 2013 Náklady 4 690 030 4 634 652 4 991 825 Výnosy 4 692 080 4 644 484 4 997 841 - z toho provozní příspěvek 2 963 000 3 256 901 3 143 000 Výsledek hospodaření 2 050 9 832 6 016 Jak je z tabulky patrné, KIS v posledních 3 účetních obdobích hospodařilo s vyrovnaným rozpočtem, resp. pouze se zanedbatelným ziskem blížícím se nule. Ekonomika KIS je stabilní a závislá na podpoře z rozpočtu Města, a tak lze očekávat i v dalších obdobích činnosti této organizace. Rozptyl nákladových hodnot je v zásadě přiměřený a nárůst nákladů v r. 2013 prozatím nelze v pravém slova smyslu považovat za ekonomický trend, jelikož fakticky v r. 2013 neroste provozní příspěvek zřizovatele. Organizace byla zřízena pouze za účelem poskytování činnosti hlavní (zřizovací listina organizace neumožňuje činnost doplňkovou), proto veškeré náklady a výnosy zkoumané v rámci forenzního auditu spadaly do oblasti hlavní činnosti, která není primárně provozována za účelem dosahování zisku. Ekonomika KIS je stabilní a nevykazuje trendový nárůst potřeby provozního příspěvku zřizovatele - v r. 2013 provozní příspěvek fakticky neroste i při růstu celkových nákladů na činnost KIS.
Strana 22 HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE VÝVOJ FINANČNÍ VÝKONNOSTI ORGANIZACE V LETECH 2011-2013 (2/3) - NÁKLADY Vývoj nákladů organizace v letech 2011-2013 (v Kč) 2011 2012 2013 Náklady z činnosti 4 673 560 4 620 122 4 981 216 Spotřeba materiálu 367 345 335 416 263 784 Spotřeba energie 1 016 760 717 399 819 076 Prodané zboží 322 005 297 631 259 696 Opravy a udržování 83 192 75 268 37 650 Cestovné 7 861 5 299 9 117 Náklady na reprezentaci 9 895 9 407 9 826 Ostatní služby 1 320 612 1 068 481 1 509 891 Mzdové náklady 1 068 880 1 202 586 1 215 823 Zákonné sociální pojištění 317 703 358 846 360 164 Jiné sociální pojištění 4 882 4 286 4 541 Zákonné sociální náklady 8 993 9 964 9 907 Jiné sociální náklady 34 145 53 340 51 060 Jiné daně a poplatky 1 260 2 892 0 Smluvní pokuty a úroky z prodlení 0 1 897 991 Jiné pokuty a penále 202 0 0 Prodaný materiál 0 2 615 0 Odpisy dlouhodobého majetku 70 320 70 320 70 320 Náklady z drobného dlouhodobého majetku 0 297 736 164 607 Ostatní náklady z činnosti 39 506 106 739 194 762 Finanční náklady 16 470 14 530 10 609 Ostatní finanční náklady 16 470 14 530 10 609 Náklady celkem 4 690 030 4 634 652 4 991 825 Největší podíl nákladů tvoří mzdové náklady spolu se zákonným pojištěním (cca 32 % celkových nákladů r. 2013). Ostatní služby zejména náklady spojené se zajištěním představení, nájemným kopírovacích strojů a promítáním filmů (cca 30 % celkových nákladů) a spotřeba energie (cca 17 % celkových nákladů). Zřejmý nárůst nákladů v Ostatních službách za r. 2013 (cca o 41 % oproti r. 2012) byl způsoben zejména zvýšením počtu představení v programu KIS, při jejichž výběru byl kladen důraz na jejich potenciální úspěch u lokálního publika, které způsobilo růst vynaložených nákladů nejen na představení celkem, ale i na jednotlivá představení zvlášť. Poměrně velký nárůst v r. 2013 zaznamenaly také Ostatní náklady z činnosti, zejména pak vyrovnávací účet pro DPH (oproti r. 2012 téměř 1,9 násobně). Přestože mnohé náklady zaznamenaly v r. 2013 oproti předchozím obdobím pokles (hlavně náklady spojené se spotřebou materiálu, prodaným zbožím, opravami a udržováním a s drobným dlouhodobým majetkem), tento je nesporně převážen nárůstem ostatních nákladů. Celkové náklady v roce 2013 vzrostly oproti r. 2012 o 7,7 %.
Strana 23 HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE VÝVOJ FINANČNÍ VÝKONNOSTI ORGANIZACE V LETECH 2011-2013 (3/3) - VÝNOSY Vývoj výnosů organizace v letech 2011-2013 (v Kč) 2011 2012 2013 Výnosy z činnosti 1 729 043 1 387 517 1 854 813 Výnosy z prodeje služeb 1 015 589 768 424 1 259 740 Výnosy z pronájmu 176 902 199 927 178 219 Výnosy z prodaného zboží 489 202 357 039 322 467 Výnosy z prodeje materiálu 0 10 099 10 297 Ostatní výnosy z činnosti 47 350 52 026 84 089 Finanční výnosy 37 66 28 Úroky 37 66 28 Výnosy transferů 2 963 000 3 256 901 3 143 000 Výnosy vybraných místních vládních institucí z transferů 2 963 000 3 256 901 3 143 000 Výnosy celkem 4 692 080 4 644 484 4 997 841 Výsledek hospodaření Výsledek hospodaření před zdaněním 2 050 9 832 6 016 Výsledek hospodaření běžného účetního období 2 050 9 832 6 016 Více než 62% podíl celkových výnosů KIS (v r. 2012 dokonce 70% podíl), tvoří příspěvek od zřizovatele. Převážná část je tvořena dotací na provoz, minorita pak účelovými dotacemi. Výnosy z vlastní činnosti KIS tvořící v r. 2013 cca 38 % celkových výnosů (v r. 2012 cca 30 %) sestávají zejména z výnosů z prodeje služeb (prodej vstupenek na vlastní představení a kopírovací a tiskové služby Informačního střediska Lomnice nad Popelkou) s rostoucím trendem v roce 2013 a výnosů z prodaného zboží, jejichž výše měla naopak klesající trend. Zlepšený výsledek hospodaření vzniklý rozdílem výnosů a nákladů je vždy po schválení zřizovatelem převeden do rezervního fondu KIS. KIS nevykonává žádnou doplňkovou činnost a veškeré její aktivity a hospodaření spadají do činnosti hlavní. Výnosy z vlastní činnosti, tj. výnosy přímo ovlivnitelné vlastní činností (tvoří cca 38 % celkových výnosů) v r. 2013 trendově významně rostou, a to nejen oproti r. 2012 (jehož výsledky nebyly pozitivní), ale zejména oproti r. 2011. Hlavní podíl na tomto nárůstu má zvýšení tržeb z prodeje vstupenek na vlastní představení, což je objektivním ukazatelem kvalitní činnosti KIS, které oslovuje obyvatele Města a jeho okolí.
Strana 24 VÝZNAMNÉ NÁKLADY ORGANIZACE OSOBNÍ NÁKLADY (1/2) HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE Následující tabulka zobrazuje vývoj mezd jednotlivých pracovníků KIS v letech 2012 a 2013 s členěním na jednotlivé složky mezd v roce 2013: Funkce Rozbor mzdových položek 2013 Hrubá mzda Průměrná mzda Mzdový tarif Základ mzdy Příplatky Odměny Ostatní 2013 2012 Poměr 2013/2012 2013 2012 Koordinátor informačních aktivit 16 280 173 514 2 000 13 795 189 309 161 599 1,17 15 776 13 467 Pracovník IS a knihovny 6 120 69 159 1 000 4 555 74 714 74 581 1,00 6 226 6 215 Ředitel 19 160 200 529 63 319 20 000 43 289 327 137 322 602 1,01 27 261 26 884 THP a produkční 5 165 51 478 2 618 7 870 61 966 21 160 0,98 5 164 5 290 Koordinátor informačních aktivit 12 460 143 290 7 000 6 982 157 272 162 667 0,97 13 106 13 556 Vedoucí knihovny 15 000 159 246 2 000 22 030 183 276 184 350 0,99 15 273 15 363 DPČ xxx 0 0 65 549 0,00 0 5 462 DPČ xxx 12 000 12 000 12 024 1,00 1 000 1 002 DPČ xxx 63 000 63 000 63 000 1,00 5 250 5 250 DPČ xxx 3 410 3 410 5 448 0,63 284 454 DPČ xxx 8 718 8 718 6 380 1,37 727 532 DPČ xxx 5 445 5 445 0 0,00 454 0 DPČ xxx 9 350 9 350 1 980 4,72 779 165 DPČ xxx 0 0 5 000 0,00 0 417 DPČ/DPP xxx 9 460 9 460 26 924 0,35 788 2 244 DPČ/DPP xxx 5 400 5 400 2 750 1,96 450 229 DPP xxx 5 342 5 342 11 995 0,45 445 1 000 DPP xxx 4 410 4 410 6 888 0,64 368 574 DPP xxx 1 1 0 0,00 0 0 DPP xxx 8 000 8 000 6 000 1,33 667 500 DPP xxx 15 605 15 605 12 300 1,27 1 300 1 025 DPP xxx 8 343 8 343 6 985 1,19 695 582 DPP xxx 6 000 6 000 0 0,00 500 0 DPP xxx 2 100 2 100 4 200 0,50 175 350 DPP xxx 0 0 1 500 0,00 0 125 DPP xxx 1 1 0 0,00 0 0 DPP xxx 1 1 0 0,00 0 0 DPP xxx 3 750 3 750 0 0,00 313 0 DPP xxx 8 000 8 000 6 000 1,33 667 500 DPP xxx 7 693 7 693 8 223 0,94 641 685 DPP xxx 14 217 14 217 8 911 1,60 1 185 743 DPP xxx 7 260 7 260 5 170 1,40 605 431 DPP xxx 3 300 3 300 0 0,00 275 0 DPP xxx 6 400 6 400 8 400 0,76 533 700 DPP xxx 4 943 4 943 0 0,00 412 0 Celkem xxx 1 019 365 65 937 32 000 98 521 1 215 823 1 202 586 1,01 101 319 103 742
Strana 25 VÝZNAMNÉ NÁKLADY ORGANIZACE OSOBNÍ NÁKLADY (2/2) Z výše uvedené tabulky a námi provedené analýzy osobních nákladů jsme vyvodili následující zjištění: HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE Na pracovních pozicích v hlavním pracovním poměru je zaměstnáno pouze 6 pracovníků (pozice THP pracovníka byla obsazena až ve třetí třetině roku 2012), přičemž jde zejména o vedoucí pracovníky. Ostatní činnosti jsou zajišťovány pracovníky s uzavřenými DPČ a DPP. Mzdová úroveň nastavená v KIS nepřekračuje průměrnou mzdovou úroveň obvyklou pro tento typ organizací porovnatelné velikosti ve srovnatelných regionech. V průběhu sledovaného období došlo pouze k nepatrnému nárůstu mzdových nákladů a nedocházelo k personálním změnám mezi pracovníky v hlavním pracovním poměru a jen k nepatrným změnám u pracovníků s DPČ a DPP. V průběhu roku 2012 byly vyplaceny odměny v celkové výši 46 tis. Kč, v roce 2013 v celkové výši 32 tis. Kč, tj. odměny v pouze zanedbatelné výši. Struktura mezd vychází z konceptu pevně stanovených měsíčních tarifů s možností vyplácení odměny, není tak nastavena ani variabilní složka mzdy, ani jakýkoliv motivační systém pro odměňování vedoucích pracovníků. Průměrná mzda pracovníků v hlavním pracovním poměru se pohybovala na úrovni 13.800 Kč měsíčně v r. 2013 a 13.500 Kč měsíčně v r. 2012. Výše průměrné mzdy zcela nepochybně není jakkoli nepřiměřeně vysoká, spíše ji lze označit v porovnání s globálními makroekonomickými parametry jako nižší. Úroveň mezd nastavená v KIS není jakkoli nepřiměřeně vysoká, spíše ji lze v celkovém tuzemském ekonomickém prostředí hodnotit jako nižší.
Strana 26 HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE VÝZNAMNÉ NÁKLADY ORGANIZACE VSTUPNÉ NA PŘEDSTAVENÍ V průběhu r. 2013 KIS citelně vzrostly náklady na produkovaná představení, a to zejména z důvodu zvýšení počtu představení a volby takových představení, která pro potenciální publikum měla působit lákavě či inspirativně. Údaje v Kč 2011 2012 2013 Přímé náklady na zajištění představení 384 829 305 057 672 492 Výnosy ze vstupného 596 920 412 925 860 200 Celková relativní marže na představení 55% 35% 28% Z tabulky je zřejmé, že navzdory logickému růstu výnosů z představení, rostly tyto pomaleji než přímé náklady s nimi související (náklady na účinkující divadelní a jiné soubory), klesá tak dosažená relativní marže (kalkulace abstrahuje od nepřímých nákladů na představení - např. související energie, mzdy zaměstnanců a pracovníků na DPP nebo DPČ). Informace vedení KIS v daném ohledu potvrzují, že v r. 2013 nedošlo k navýšení průměrného vstupného a produkovaná marže tak klesá. V oblasti cenotvorby spatřujeme jednu z možností optimalizace hospodaření KIS vyšší přímé náklady spojené s kvalitnějšími a lákavějšími představeními by měly být vyváženy (alespoň do míry únosné pro lokální publikum) vyšším vstupným. Podle našeho názoru cesta kvalitní a divácky přijímané kultury je cestou jedině správnou. Volit průměrná představení, která nebudou tolik nákladově náročná, povede k průměrné či podprůměrné návštěvnosti, tj. bude směřovat proti cílům KIS. Vedení KIS by proto mělo při vyšších přímých nákladech zvážit uplatnění vyššího vstupného od návštěvníků těchto představení. Pro organizaci tohoto typu je důležité vhodně zvolit strategii ceny vstupného (zvláště pak při rostoucí nabídce a její kvalitě) tak, aby pro potenciální publikum byla únosná, a zároveň pro organizaci znamenala současně krytí nejen pro přímé náklady související s představeními ale také pro náklady nepřímé, tj. pro vlastní provoz, jež je majoritně kryt provozním příspěvkem.
Strana 27 SHRNUTÍ HOSPODAŘENÍ KIS V LETECH 2011-2013 HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE Hlavními zdroji finančních prostředků KIS jsou: Příspěvek od zřizovatele (z majoritní části provozní dotace Města, dále pak účelová dotace) v r. 2013 téměř 63 % všech výnosů, Výnosy z prodeje služeb (zejména tržby ze vstupného na představení zajišťovaná KIS). Klíčové náklady KIS tvoří zejména osobní náklady (náklady na ohodnocení práce zaměstnanců s pracovní smlouvou nebo s dohodami o provedení práce a pracovní činnosti včetně odvodů), spotřeba energie a ostatní služby (zejména náklady spojené s představeními pro veřejnost). Příspěvek, na kterém je KIS existenčně závislý, představuje nákladové zatížení rozpočtu Města, proto by mělo být snahou KIS najít taková opatření, která by snížila jeho náklady (resp. zvýšila výnosy), díky kterým by klesla potřeba krytí činnosti organizace příspěvkem Města. Potenciální úspora nákladů o Ačkoliv osobní náklady představují významný podíl na celkových nákladech KIS, jejich snížení při současném nastavení mzdové úrovně v organizaci není reálným nástrojem k úspoře nákladů, tj. k optimalizaci. o Úspora nákladů na spotřebu energií taktéž není v současné situaci v signifikantnějším objemu možná, neboť stejně jako ostatní příspěvkové organizace Města LnP využívá KIS služeb dodavatelů energií vysoutěžených formou sdruženého nákupu právě zřizovatelem. o V oblasti nákladů na představení pro veřejnost je důležité volit taková představení, která povedou svou atraktivitou a kvalitou k co nejvyšší divácké návštěvnosti tak, aby z výnosů z představení byly co nejvíce kryty přímé náklady akce. Potenciální zvýšení výnosů o Určitý potenciál snížení provozního příspěvku Města spočívá dle našeho názoru ve zvýšení cen vstupného pro atraktivní představení, neboť potencionální návštěvník je při atraktivitě představení ochoten zaplatit vyšší částku vstupného.
Strana 28 HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE STŘEDISKOVÉ VÝSLEDOVKY Nastavení středisek a střediskového účetnictví organizace není systémově správné. Díky existenci středisek Režie, Ekonomická činnost, Pronájmy, Účelová dotace a Akce na zámku nejsou jednotlivým výkonným střediskům, která jako střediska skutečně fungují (Tylovo divadlo, Kino, apod.), přiřazovány všechny náklady a výnosy, které jsou s jejich činnostmi spjaty. Jako příklad může sloužit sezónní středisko Informační středisko Tábor, jehož výnosy a náklady v jednotlivých letech znázorňuje následující tabulka: Středisko Tábor 2011-2013 v Kč 2011 2012 2013 Spotřeba materiálu 519 Spotřeba energie 0 667 766 Prodané zboží 0 Reprezentace 0 126 9 Mzdové náklady 0 41 441 60 316 Ostatní náklady -1 Náklady celkem 0 42 234 61 609 Tržby z prodeje zboží 0 0 0 Jiné ostatní výnosy 0 0 0 Účelová dotace 0 43 000 0 Výnosy celkem 0 43 000 0 Výsledek hospodaření střediska 0 766-61 609 Toto středisko v rámci své činnosti poskytuje informační služby turistům na hoře Tábor, prodej drobného občerstvení, turistických známek a informačních materiálů. Chod střediska je zajišťován brigádníky, kteří mají s KIS uzavřené dohody o provedení práce. Střediskové výsledovky tohoto střediska nezahrnují náklady související s prodaným zbožím, ale ani výnosy z prodeje tohoto zboží. Tyto náklady a výnosy jsou nesprávně evidovány na středisku Ekonomická činnost, a tím dochází ke zkreslení nákladů, výnosů i výsledků hospodaření střediska, s jehož činností fakticky souvisí. O náklady a výnosy evidované na střediscích Režie, Ekonomická činnost, Pronájmy, Účelová dotace a Akce na zámku jsou zkresleny výsledky středisek, se kterými tyto náklady a výnosy skutečně souvisí. Tyto nedostatky v interní evidenci je třeba eliminovat.
Strana 29 HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE VÝVOJ PŘÍSPĚVKU OD ZŘIZOVATELE A JEHO PLÁNOVANÉ A SKUTEČNÉ UŽITÍ Příspěvek zřizovatele tvořící každoročně majoritní část výnosů KIS, zahrnuje z převážné většiny provozní příspěvek (95-98 %) a dále účelový příspěvek města (2-5 %). Vývoj příspěvku od města zachycuje následující tabulka: Vývoj příspěvku od LnP v tis. Kč 2011 2012 2013 Příspěvek od města na provoz KIS 2 872 3 095 3 100 Účelový příspěvek od města 91 162 53 Příspěvek od zřizovatele celkem 2 963 3 257 3 153 Původně schvalovaný rozpočet KIS, resp. jeho výnosová strana, je vždy tvořena provozním příspěvkem od města a vlastními příjmy organizace. V průběhu roku pak dochází k úpravám rozpočtu v podobě schválení účelových příspěvků města a navýšení provozního příspěvku (kromě roku 2013). Rozpočtované náklady jsou rozděleny na náklady kryté z provozního příspěvku města a náklady kryté z ostatních zdrojů. Ve sledovaných obdobích 2012 a 2013 byly rozpočtované i skutečné úrovně nákladů a výnosů z provozního příspěvku vyrovnané (v roce 2011 skutečné náklady převýšily výnosy o 2,5 %) a hospodářského výsledku KIS tak bylo dosaženo hospodařením s vlastními zdroji a účelovými příspěvky města. V oblasti nákladů nedocházelo ke změnám mezi rozpočtovanými a skutečnými hodnotami v celkové výši (tedy kromě výše zmíněného roku 2011), nicméně struktura rozpočtovaných a skutečných hodnot jednotlivých položek nákladů se měnila u těchto položek docházelo k přečerpání, nebo úsporám rozpočtu (k největším výkyvům docházelo v oblasti ostatních nákladů, osobních nákladů, spotřeby energií a ostatních služeb). Z provozního příspěvku města jsou hrazeny zejména náklady na mzdy (okolo 50 % nákladů z příspěvku Města LnP), náklady na energie (20-30 %) a náklady na materiál a drobný majetek (cca 10 %). KIS prakticky hospodaří na principu vyrovnaného hospodaření, jež je zabezpečováno provozním příspěvkem Města.
Strana 30 6. ANALÝZA EFEKTIVITY HOSPODAŘENÍ KULTURNÍHO A INFORMAČNÍHO STŘEDISKA MĚSTA LOMNICE NAD POPELKOU
Strana 31 IDENTIFIKACE NEJVÝZNAMNĚJŠÍCH DODAVATELŮ KIS (1/2) ANALÝZA EFEKTIVITY HOSPODAŘENÍ Při analýze nejvýznamnějších dodavatelů KIS v letech 2012 a 2013 jsme vycházeli z knihy přijatých faktur, která nám byla poskytnuta vedením KIS (dané částky budou tudíž uvedeny v Kč bez očištění o vliv DPH): Dodavatel Rok 2012 2013 Celkem % z celkového obratu WARMNIS spol. s r.o. 690 380 891 639 1 582 019 24% Konica Minolta Business Solutions Czech, 299 841 411 751 711 592 11% Stránský Jaroslav JASTR 195 159 143 356 338 515 5% IRSnet CZ s.r.o. 126 181 139 893 266 074 4% Severočeské vodovody a kanalizace, a.s. 86 539 96 946 183 485 3% TICKET ART PRAHA, s.r.o. 98 431 73 583 172 014 3% TICKETSTREAM s.r.o. 46 982 97 029 144 011 2% VOTOCKOVA Irena 61 590 67 449 129 039 2% DRBOHLAV Luděk 128 465 128 465 2% Šifta Ladislav 10 380 110 936 121 316 2% T-Mobile Czech Republic a.s. 71 826 48 541 120 367 2% BONTONFILM a.s. 72 638 45 558 118 197 2% Sodexo Pass Česká republika a.s. 46 162 61 094 107 256 2% DIV.AGENTURA ECHO 101 819 101 819 2% Divadlo Bez zábradlí s.r.o. 84 029 84 029 1% DIVADLO UNGELT s.r.o. 81 720 81 720 1% MESTO LOMNICE nad Popelkou 22 486 54 249 76 735 1% Skryjová Jana Penzion Družba 67 440 67 440 1% B2B Partner s.r.o. 59 334 59 334 1% HORACEK Jiří HF Audio 40 550 16 100 56 650 1% Obrat vybraných dodavatelů 2 230 799 2 419 278 4 650 077 71% Celkový obrat 3 060 582 3 469 865 6 530 447 100% Ve sledovaném období 2012 a 2013 bylo KIS fakturováno od všech dodavatelů celkem 6.530.447 Kč. Meziročně přitom došlo k mírnému nárůstu celkové fakturace. Podíl 20 nejvýznamnějších dodavatelů na této částce představuje přibližně 71%. Pořadí nejvýznamnějších dodavatelů za jednotlivé roky samostatně by bylo poněkud odlišné, rozhodli jsme se však zmapovat prověřované období jako celek.
Strana 32 IDENTIFIKACE NEJVÝZNAMNĚJŠÍCH DODAVATELŮ KIS (2/2) ANALÝZA EFEKTIVITY HOSPODAŘENÍ Strukturu nejvýznamnějších dodavatelů KIS lze označit za zcela odpovídající činnosti a zaměření KIS. Dodavatele lze přitom rozdělit do několika kategorií: 1) Režie příspěvkové organizace Nejvýznamnějším obchodním partnerem KIS je společnost WARMNIS spol. s r.o., která příspěvkové organizaci dodává energie. Její podíl na celkových závazcích společnosti je téměř 25%. Do skupiny nejvýznamnějších dodavatelů patří také Severočeské vodovody a kanalizace, a.s. 2) Kulturní představení Jedná se o platby za přímé nebo nepřímé zprostředkování kulturních představení - IRSnet CZ s.r.o., TICKETSTREAM s.r.o atd. a filmů - BONTONFILM a.s. 3) Ostatní dodávky a služby Jedná se o poskytování telekomunikačních služeb v podobě mobilních telefonů - T-Mobile Czech Republic a.s. a pevné linky a internetu - Telefónica O2 Czech Republic, a.s. (nachází se na 21. místě nejvýznamnějších dodavatelů). Dále o poskytování služeb v podobě dodávek stravenek Sodexo Pass Česká republika a.s., poskytování kancelářských služeb - Konica Minolta Business Solutions Czech spol. s r.o. a B2B Partner s.r.o. a vedení účetnictví a mezd Votočková Irena. 4) Mimořádné náklady V průběhu prověřovaného období, konkrétně na začátku roku 2012, došlo k dovybavení místního kina Luďkem Drbohlavem. 5) Zprostředkování Závazky vůči dodavateli Stránský Jaroslav JASTR vůbec nevstupují do nákladů. Jedná se o přepravní služby pro seniory, které jsou vyrovnány právě příspěvky seniorů.
Strana 33 ANALÝZA EFEKTIVITY HOSPODAŘENÍ IDENTIFIKACE POTENCIÁLNÍCH ÚSPOR V RÁMCI DODAVATELSKÝCH VZTAHŮ 1) Téměř 1/4 veškerých závazků společnosti je vázána na odběr energií od společnosti WARMNIS spol. s r.o. Jedná se přitom pouze o zprostředkovatele ve vztahu mezi dodavatelem energií a konečným zákazníkem (KIS). Jelikož zisk zprostředkovatele je často tvořen právě marží z tohoto zprostředkovatelského vztahu, doporučujeme Městu, které jako zřizovatel pro své příspěvkové organizace dojednalo smlouvu na dodávku energií se společností WARMNIS spol. s r.o., aby přezkoumalo finanční výhodnost smlouvy s touto společností. Je třeba zmínit, že nemáme k dispozici smlouvu se společností WARMNIS spol. s r.o. a tedy neznáme ani podmínky stávajícího partnerství, z tohoto důvodu nedokážeme posoudit, zda je smlouva pro KIS výhodná, ani kvantifikovat případnou úsporu nákladů. 2) Druhým nejvýznamnějším dodavatelem KIS je společnost Konica Minolta Business Solutions Czech spol. s r.o. s podílem 11% na celkových závazcích z obchodních vztahů. Již v kapitole č. 4 Aplikace zákona o veřejných zakázkách bylo uvedeno, že smlouvy s tímto dodavatelem byly uzavřeny, aniž by proběhlo řádné výběrové řízení. Právě zmíněné výběrové řízení dle našeho názoru mohlo vést k úsporám, které lze však v současnosti jen těžko kvantifikovat. Smlouvy se společností Konica Minolta Business Solutions Czech spol. s r.o. s dobou plnění 60 měsíců uzavřené v roce 2013 budou platit až do roku 2018 a za předpokladu, že by s tím dodavatel dobrovolně nesouhlasil, není dle našeho názoru odstoupení od smlouvy pro KIS finančně výhodné. Potenciální úspory v této oblasti, podmíněné respektováním směrnice KIS/Města LnP o veřejných zakázkách, tak připadají v úvahu spíše pro období počínaje rokem 2018. 3) Celkové náklady KIS na telekomunikační služby (mobilní telefony, pevná linka, internet) činily v roce 2013 59.478,74 Kč, přičemž dodavatelem těchto služeb je Telefónica O2 Czech Republic, a.s. (pevná linka a internet) a T-Mobile Czech Republic a.s. (mobilní telefony). Dle našeho názoru by KIS za podmínky zahájení jednání s jednotlivými dodavateli s cílem centralizace těchto služeb pod jednoho dodavatele, byl schopen uspořit odhadem 20% z částky vynakládané na telekomunikační služby, což představuje úsporu přibližně 12.000 Kč ročně (v ročním rozpočtu se jedná o částku marginální). Potenciál úspory v oblasti telekomunikačních služeb je podmíněn realizací výběrového řízení, v němž by se mohl projevit vyšší tlak na nabízené ceny. V případě společnosti Konica Minolta Business Solutions Czech spol. s r.o. je možný efekt omezen uzavřením relativně dlouhodobého vztahu (5 let) bez výběrového řízení.
Strana 34 IDENTIFIKACE NEJVÝZNAMNĚJŠÍCH ODBĚRATELŮ KIS ANALÝZA EFEKTIVITY HOSPODAŘENÍ Tabulka 20 nejvýznamnějších odběratelů byla rovněž sestavena na základě dat z knihy vydaných faktur: Odběratel Rok Celkem % z celkového obratu 2012 2013 Klub přátel a sponzorů DDM 53 844 73 510 127 354 15% Dům dětí a mládeže "Sluníčko" Lomnice na 56 216 51 793 108 009 13% JAROŠÍK, spol. s r.o. 25 000 40 000 65 000 8% ZLOM, obč.sdr.pěveckých sborů 24 354 38 377 62 730 7% DIVAD.soubor J.K.Tyl 31 639 21 038 52 678 6% LOKACER sdružení pro podporu rozvoje 21 720 17 911 39 631 5% Základní umělecká škola Lomnice nad Pope 20 064 9 411 29 475 4% Unie českých pěv.sborů o.s. 26 035 26 035 3% Nemocnice následné péče Lomnice nad Pope 10 797 13 962 24 759 3% DROBNI ZAKAZNICI 18 199 6 112 24 310 3% SVAZ MAZORETEK CR 10 900 13 242 24 142 3% Centrum zdraví - rehabilitace, s.r.o. 10 000 10 000 20 000 2% MESTO LOMNICE nad Popelkou 18 600 1 200 19 800 2% Centrum AMAVET Lomnice nad Popelkou 15 266 15 266 2% SAMOHÝL, a.s. 14 460 14 460 2% DSO MIKROREGION TABOR 6 000 6 574 12 574 1% SVAZ TELES.POSTIZENYCH LIBSTAT 10 640 10 640 1% Severočeské komunální služby s.r.o. 3 600 6 776 10 376 1% Základní škola T.G.Masaryka Lomnice nad 3 480 6 752 10 232 1% IRSnet CZ s.r.o. 4 316 5 844 10 159 1% Obrat vybraných odběratelů 344 764 362 866 707 630 84% Celkem 420 322 420 642 840 964 100% Výnosy KIS byly ve srovnání s obratem pohledávek uvedených v tabulce nesrovnatelně vyšší. Jsou ale z velké části tvořeny příjmy ze vstupného na kulturní akce, jež nejsou realizovány formou fakturace. Top 20 odběratelů se na celkovém obratu pohledávek z obchodních vztahů, který za sledované období činil celkem 840.964 Kč, podílelo 84 %. Z tabulky je patrné, že nejvýznamnějšími odběrateli byli ve sledovaném období různé kulturní spolky, občanská sdružení a školy, které si u KIS objednávali často zejména pronájem prostor.
Strana 35 ANALÝZA EFEKTIVITY HOSPODAŘENÍ DETAILNÍ ANALÝZA ODBĚRATELSKÝCH VZTAHŮ Nejvýznamnějšími odběrateli KIS jsou Klub přátel a sponzorů DDM a Dům dětí a mládeže "Sluníčko" Lomnice nad Popelkou. Na příkladu těchto dvou organizací ukážeme identifikovaný problém při spolupráci dotovaných organizací Města. 1) U obou odběratelů je patrné, že majorita vzájemných transakcí vzniká ke konci účetního období. Vybraní odběratelé KIS fungují na bázi příspěvků a, stejně jako řada organizací obdobného typu, potřebují ke konci účetního období nějakým způsobem utratit poskytnutý příspěvek tak, aby nebyla ovlivněna výše jejich příspěvku v následujícím období. Klub přátel a sponzorů DDM leden únor březen duben květen červen červenec srpen září říjen listopad prosinec 2012 8 424 45 420 2013 21 780 7 236 44 494 Dům dětí a mládeže "Sluníčko" leden únor březen duben květen červen červenec srpen září říjen listopad prosinec 2012 1 440 2 040 52 736 2013 726 726 22 325 4 027 726 22 900 2) Uvedení odběratelé jako příjemci příspěvku na provoz od Města LnP dle našeho názoru při fakturaci a platbě KIS v podstatě přesouvají příspěvek Města na další jím dotovanou organizaci. Jedná se tak pouze o pohyb provozního příspěvku mezi dvěma organizacemi tak, aby zdroje byly alokovány tam, kde lze nalézt zdůvodnění jejich užití: Dle našeho názoru je stávající nastavení systému značně nepřehledné a zkresluje posuzování toho, zda poskytnutý provozní příspěvek je skutečně nezbytně nutný pro financování potřeby té které organizace Města. Proto navrhujeme, aby vzájemná fakturace mezi subjekty pobírajícími provozní příspěvek Města probíhala v co nejnižším rozsahu a každé takové čerpání bylo podloženo účelností a kalkulací přiměřenosti vynaložených prostředků. Takový postup by měl pomoci identifikovat provozní úspory u dalších organizací Města. Snížení objemu fakturace mezi organizacemi Města může napomoci identifikovat provozní úspory u dalších organizací. Co se týče klientelistického jednání nebo obchodování s osobami jakkoliv propojenými na KIS, v průběhu forenzního auditu nebyly zjištěny žádné, odběratelské nebo dodavatelské, tímto způsobem podezřelé operace.