Město Štramberk Náměstí 9, 742 66 VNITŘNÍ NORMA (Směrnice) č. 5/2010 o evidenci a účtování majetku Platnost: od roku 2010 Pro účetní případy roku 2010, použití od zahájení účtování účetních případů roku 2010. Schválil: Rada města usnesení 78/607b) ROZDĚLOVNÍK Jméno Funkce Poznámka Věra Michnová Starostka elektronicky Ing. Pavel Podolský Místostarosta elektronicky Ing. Josef Babulík Tajemník elektronicky Všichni zaměstnanci MÚ elektronicky Zdeňka Bártlová Sekretářka kopie Ing. Andrea Hlávková Vedoucí finančního odd. originál Navazující normy (směrnice): 1. Oběh účetní dokladů Příloha č. 1 - ZÁPIS O ZAŘAZENÍ DLOUHODOBÉHO MAJETKU DO UŽÍVÁNÍ Příloha č. 2 Převodka majetku Příloha č. 3 - NÁVRH NA VYŘAZENÍ MAJETKU EVIDOVANÉHO V SYSTÉMU Winema
Tato směrnice upravuje postupy vyplývající z povinností stanovených zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a s Prováděcí vyhláškou č. 410/2009 Sb. Upravuje a stanoví zásady hospodaření s hmotným i nehmotným majetkem města Štramberka. Příslušní vedoucí zaměstnanci odpovídají za to, že majetek je řádně udržován, plně využíván a účelně rozmisťován. Přesná a včasná evidence je z hlediska ochrany majetku nedílnou součástí povinností příslušného vedoucího zaměstnance. Rozhodnutí o způsobu účtování a evidence drobného dlouhodobého nehmotného majetku (DDNM) v rozmezí od Kč 1,- do Kč 7.000,- a drobného dlouhodobého hmotného majetku (DDHM) v rozmezí od Kč 500,- do Kč 3.000,- je zcela v pravomoci naší obce a tyto hranice si naše obec může na základě vlastního rozhodnutí posunout směrem dolů. 1. Dlouhodobý investiční majetek 1.1 Dlouhodobý hmotný majetek (DHM) DHM bez ohledu na jejich ocenění a dobu použitelnosti jsou: pozemky, budovy, stavby, vodní díla, byty a nebytové prostory vymezené jako jednotky, umělecká díla, sbírky, movité kulturní památky, předměty kulturní hodnoty, předměty z drahých kovů a technická rekultivace. Dále pak samostatné movité věci popřípadě soubory movitých věcí, které mají dobu použitelnosti delší než 1 rok, a jejich vstupní (pořizovací) cena je vyšší než Kč 40.000,-. Příslušenstvím DHM jsou předměty, které tvoří s hlavní věcí jeden majetkový celek. Příslušenství je součástí dodávky hlavní věci nebo se k hlavní věci přiřadí dodatečně, tj. technickým zhodnocením (viz dále). 1.2 Dlouhodobý nehmotný majetek (DNM) DNM se rozumí nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software a ocenitelná práva, jehož ocenění je vyšší než Kč 60.000,- a doba použitelnosti je delší než 1 rok. 1.3 Dlouhodobý finanční majetek (DFM) DFM jsou dlouhodobé cenné papíry a podíly, které jsou v držení města déle než 1 rok, dále majetkové účasti, půjčky s dobou splatnosti delší než 1 rok, dlužné cenné papíry a soubory movitých a nemovitých věcí pronajímaných jako celek. Cenné papíry a věcné vklady jsou oceňovány pořizovací cenou. Pro potřebnou identifikaci a sledování dalších skutečností se DFM vede na analytických a podrozvahových účtech. 1.4 Soubory předmětů, považované za jeden DHM DHM jsou rovněž souborná nábytková zařízení kanceláří, zasedacích místností apod., která tvoří ucelený stylový soubor, popřípadě též zařízení stylově související se stavební úpravou, která byla jako soubor pořízena. Jednotlivé části souboru musí být rozepsány v evidenci DHM na příslušné kartě. Soubor lze rozšiřovat o další části. Při výměně jednotlivých předmětů souboru pro opotřebení nevzniká nový DHM. Pořizovací cena souboru movitých věcí se zvýší o pořizovací cenu věci do souboru dodatečně zařazené. Při vyřazení části souboru movitých věcí se pořizovací cena souboru sníží o pořizovací cenu vyřazované části. 2
1.5 Inventární předmět Analytická evidence DHM a DNM se vede jako analytika k účetnictví v samostatném programu Gordic Winema na PC a inventarizace se provádí podle jednotlivých inventárních předmětů. Za inventární předmět se považují budovy, ucelené zařízení s příslušným vybavením nebo jednotlivý předmět určený k tomu, aby plnil daný úkol, nebo soubor předmětů, který vykonává určitou funkci jako celek. 1.6 Inventární číslo Každý inventární předmět musí být označen (ztotožněn) inventárním číslem. Označení inventárním číslem se provádí vhodným a trvalým způsobem (nesmazatelnou barvou, samolepícími štítky). Inventární číslo je určeno jen pro určitý předmět, neopakuje se. Toto číslo je pak nutno uvádět na všech dokladech týkajících se příslušného předmětu. Inventární čísla přiděluje finanční oddělení města. 1.7 Evidence DHM a DNM Evidencí majetku rozumíme všechny záznamy týkající se převzetí, předání a vyřazení majetku. Tuto evidenci zajišťuje finanční oddělení města. Řádná evidence má hlavně splnit tyto úkoly: a) zajistit ochranu majetku města Štramberka b) dávat podklady pro správné umístění DHM a DNM, zajišťující jejich maximální využití. 1.8 Odepisování DHM a DNM V rámci hlavní činnosti město neúčtuje o odpisech majetku, neprovádí tedy ani účetní ani daňové odpisy. Tato povinnost městu vznikne od roku 2011. 1.9 Náležitosti prvotních dokladů Evidence je vedena tak, aby podávala ucelenou informaci o každém jednotlivém inventárním předmětu, o jeho pořizovací ceně a místě užívání. Pro každý předmět je založena inventární karta, která je vedena v databází informačního systému Gordic Winema. Jako podklad pro založení inventární karty slouží řádně vyplněný Zápis o zařazení dlouhodobého majetku do užívání (viz příloha č. 1) předaný k dalšímu zpracování pracovníkovi finančního oddělení odpovědnému za evidenci předmětného majetku v termínu, který odpovídá předání majetku do užívání. Inventarizace majetku se provádí na příkaz rady města vždy k okamžiku, ke kterému sestavuje účetní závěrku. 1.10 Nabytí DHM a DNM a) Nákupem zakoupeno na základě objednávky nebo kupní smlouvy. b) Darováním na základě darovací smlouvy (jedná se o výjimečné případy) c) Zjištěním přebytku při inventarizaci zjištěný přebytek při inventarizaci je nutné zařadit do majetku města. d) Bezúplatným převodem 3
1.11 Technické zhodnocení U DHM se jedná o výdaje na dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy, rekonstrukce a modernizace majetku, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu částku Kč 40.000,- za účetní období. U DNM se jedná o výdaje na ukončené rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti NM, pokud po ukončení u jednotlivého majetku převýší částku Kč 40.000,- za účetní období. Náklady nepřevyšující tuto částku u DHM se vyúčtují jako nákladová položka. O hodnotu technického zhodnocení se zvýší pořizovací cena příslušného majetku a to v účetním období, kdy je technické zhodnocení uvedeno do užívání. O technickém zhodnocení se neúčtuje v případě pozemků. 1.12 Ocenění DHM, DNM a technického zhodnocení a) Pořizovací cenou pokud byl majetek pořízen úplatně (cena, za kterou byl majetek a technické zhodnocení pořízeny vč. vedlejších nákladů souvisejících s jeho pořízením). b) Vlastními náklady pokud byl majetek vytvořen vlastní činností (veškeré přímé a nepřímé náklady bezprostředně související s vytvořením DHM a DNM vlastní činností). c) Reprodukční pořizovací cenou v ostatních případech (oceňuje se majetek nabytý darováním, bezúplatně nabytý majetek, majetek nově zjištěný při inventarizaci a to odborným odhadem, znaleckým posudkem nebo cenou obvyklou). 1.13 Převody V případě převodu DHM a DNM mezi jednotlivými pracovišti, resp. inventárními úseky, vystaví předávající zaměstnanec převodku. Originál této převodky (viz příloha č. 2), podepsaný také přebírajícím zaměstnancem, předá na finanční oddělení, jednu kopii si ponechá a jednu kopii ponechá přebírajícímu zaměstnanci. Finanční oddělení zabezpečí převod v rámci majetkové evidence. 1.14 Úbytky Vyřazení DHM a DNM v důsledku jeho prodeje, darování či likvidace se děje na základě návrhu na vyřazení podaného osobou odpovědnou za jednotlivý majetek na předepsaném formuláři (viz příloha č. 3) a odsouhlaseného příslušným vedoucím zaměstnancem. Po projednání návrhu na vyřazení majetku v likvidační komisi, která doplní příslušné údaje do výše uvedeného formuláře, bude tento postoupen k podpisu starostovi města (případně doplněn o vyjádření rady města). V případě odsouhlasení všemi zúčastněnými bude formulář předán zaměstnanci finančního oddělení odpovědnému za evidenci majetku včetně dokladů o prodeji, darování či jiné doklady o likvidaci, který následně provede jeho účetní vyřazení. 4
2. Drobný neinvestiční majetek 2.1 Definice pojmu Za drobný neinvestiční majetek se považuje drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek. Drobný dlouhodobý hmotný majetek (DDHM) jsou movité věci a jejich soubory, popřípadě soubory věcí, jejichž doba použitelnosti je delší než 1 rok a ocenění je vyšší než částka Kč 3.000,- a nepřevyšuje částku Kč 40.000,-. DDHM s dobou použitelnosti delší než 1 rok a vstupní cenou nižší než Kč 3.000,- se účtuje jako provozní výdaj přímo do spotřeby. Drobný dlouhodobý nehmotný majetek (DDNM) SW, příp. jiný nehmotný majetek s dobou použitelnosti delší než 1 rok a vstupní cenou v rozmezí od Kč 7.000,- do Kč 60.000,-. Tento majetek se podchycuje v analytické evidenci dle jednotlivých složek, na inventárních kartách dle konkrétního střediska s uvedením čísel licencí. DDNM s dobou použitelnosti delší než 1 rok a vstupní cenou v rozmezí od Kč 1,- do Kč 7.000,- se podchycuje v operativní evidenci dle jednotlivých složek, na inventárních kartách dle konkrétního střediska s uvedením čísel licencí. 2.2 Evidence DDHM a DDNM Postupuje se obdobně dle bodu 1.7. a 1.9. DDHM a DDNM se eviduje na podrozvahových účtech. 2.3 Nabytí DDHM a DDNM Postupuje se obdobně dle bodu 1.10. 2.4 Převody DDHM a DDNM Postupuje se obdobně dle bodu 1.13. 2.5 Úbytky DDHM a DDNM Postupuje se obdobně dle bodu 1.14. 3. Závěrečná ustanovení Tato směrnice nahrazuje směrnici č. 3/2004. Dne 14.7.2010.. Věra Michnová starostka 5
Příloha č. 2 PŘEVODKA MAJETKU Útvar (oddělení, odbor) číslo náklad. střediska číslo místnosti / budova jméno (hůlkovým písmem) Inventární číslo PŘEDÁVAJÍCÍ Útvar (oddělení, odbor) číslo náklad. střediska číslo místnosti / budova jméno (hůlkovým písmem) Název PŘEBÍRAJÍCÍ podpis předávajícího pracovníka datum evidence, podpis přebírajícího pracovníka datum datum 7
Příloha č. 3 Návrh na vyřazení majetku Město Štramberk Městský úřad Štramberk Náměstí 9, 742 66 Štramberk Organizace číslo: Název: předkládá návrh na vyřazení drobného dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, dlouhodobého hmotného majetku, dlouhodobého nehmotného majetku, cenin, závazků apod. Název inventární číslo pořizovací cena v Kč rok pořízení Důvod k vyřazení výše uvedeného majetku (případně doložit vyjádření opravny atp. ) : Výše uvedené věci jsou již staré a nepoužívají se, jsou uloženy na půdě. Vyjádření likvidační komise : Datum, jméno a podpis zpracovatele předseda ------------------------ člen ------------------------ člen ------------------------ Ve Štramberku dne. Způsob likvidace : Datum likvidace: Likvidoval: 8