Zjednodušení procesů s využitím e-fakturace OB10

Zjednodušení procesů s využitím e-fakturace OB10 Datum: 15 leden 2013 Vážená paní / vážený pane, V rámci naší celkové strategie přejít k plně elektronickému prostředí a dosahovat tak účinnosti, které chceme v naší společnosti dosáhnout s naší strategií BioPharma, společnost Bristol-Myers Squibb implementuje program elektronické fakturace pro všechny faktury předkládané společnosti Bristol-Myers Squibb od dodavatelů zboží a poskytovatelů služeb. Pomocí elektronické fakturace získáte výhody plynoucí ze zabezpečeného a zaručeného doručování faktur během několika hodin, což nám umožní rychlé a přesné zpracování vašich faktur. Dále budete mít možnost kontrolovat stav vaší faktury pomocí zabezpečeného online účtu na stránkách www.ob10.com Na základě analýzy našich činností v oblasti fakturace za poslední rok byla vaše společnost začleněna do tohoto strategického programu Bristol-Myers Squibb a požaduje se vaše účast. Z tohoto důvodu, počínaje dnem 1 květen 2013, účetní oddělení pro splatné závazky v rámci společnosti Bristol-Myers Squibb již nebude od vaší společnosti přijímat papírové faktury; místo toho bude elektronická cesta jediným způsobem posílání faktur do společnosti Bristol-Myers Squibb. Společnost Bristol-Myers Squibb je partnerem OB10, což je poskytovatel služeb e-fakturace, který vám umožní přechod na e-fakturaci a zvládnutí celého procesu. OB10 nabízí flexibilní možnosti předkládání elektronických faktur, které jsou schopné se přizpůsobit různým velikostem dodavatelů, jejich systémům a potřebám zpracování. Požádali jsme společnost OB10, aby vás během následujících 10 dnů kontaktovala a pomohla vám v pochopení dostupných možností a s přechodem na elektronickou fakturaci. Kromě toho, poté, co se zapojíte do sítě OB10, budete mít možnost posílat elektronické faktury také dalším zákazníkům v síti OB10 a tím dále zjednodušit a zlepšit vaše procesy. Pro splnění výše uvedeného cíle je potřeba dodržet časové termíny, které jsou uvedeny níže. Časový rámec možností Termín Událost Co je potřeba vykonat se strategickým partnerem společnosti Bristol-Myers Squibb, se společností OB10 Nejpozději do 15 únor 2013 Nejpozději do 1 březen 2013 Nejpozději do 1 duben 2013 (dva měsíce po poslání dopisu) Odsouhlasení možnosti Poskytnutí zkušebního souboru První faktura odeslána/uvedena v platnost Musí být podepsána a poslána smlouva o poskytování služby. Vyplňte implementační pracovní list, dodejte zkušební soubory a ve spolupráci s implementačním specialistou OB10 proveďte kontrolu a schválení překladu datového souboru. Pošlete svou první fakturu společnosti Bristol-Myers Squibb pomocí sítě OB10

Co to pro vás znamená? Zabezpečené a zaručené doručení faktury během několika hodin, včetně potvrzení přijetí faktury Zrychlené zpracování faktury méně času na zpracování faktur znamená včasné proplacení Technologie ANY-TO-ANY DATA FORMATTING není nutný žádný další software nebo hardware Větší přehlednost zpracování a lepší řízení toku hotovosti díky 24/7 přístupu a vykazování Celková eliminace mnoha hlavních příčin zpoždění plateb Splnění požadavků DPH bez ohledu na to, odkud jsou faktury posílány a kde jsou přijímány Portál dodavatele pro faktury a stav plateb Udržitelné řešení z hlediska životního prostředí ušetří se stromy a doprava S e-fakturací pomocí OB10 souvisejí jisté náklady. Očekáváme však, že výhody systému tyto náklady plně vyváží. Přiložený informační list uvádí možnosti a náklady v souvislosti se službou OB10. Prosím, vezměte na vědomí, že portál dodavatele OB10 a podpora OB10 budou v angličtině. Další informace o síti a výhodách pro vaši společnost najdete na www.ob10.com/bms. To vše vám bude rovněž vysvětleno, až vás bude OB10 kontaktovat. Děkujeme vám předem za vaši podporu této zásadní iniciativy. Těšíme se, že již brzy začneme dostávat vaše faktury pomocí OB10. Jestliže si přejete kontaktovat OB10, stačí poslat e-mail na adresu clientservices@ob10.com. S pozdravem, George Matsagas Director Global Expenditures Bristol-Myers Squibb Alan Goring Director Indirect Sourcing EMEA Bristol-Myers Squibb

Poplatky dodavatele OB10 OB10 může nabídnout dvě metody přenosu faktur dodavatele: integrovaný a ruční přenos. Tyto metody přenosu s sebou nesou mírně odlišnou strukturu poplatků, které jsou uvedeny níže. Integrovaný dodavatel Dodavatel s webovým formulářem Roční poplatek: 1100 (750 ) umožňuje přístup ke všem zákazníkům, kteří jsou členy sítě Bez ročního poplatku: Náklady transakce na fakturu 1-0,32 (0,67-0,22 ) Předplacené transakce Prvních 12 transakcí = zdarma 25 faktur = 35 (25 ) 50 faktur = 65 (45 ) 125 faktur = 150 (100 )

Časté dotazy na OB10 Musím podepsat smlouvu s OB10? Ano. Jestliže si vyberete integrované řešení, podepíšete smlouvu se společností OB10. Jestliže si vyberete webový formulář, musíte přijmout standardní podmínky a ustanovení. Proč nezaplatí poplatky společnost Bristol-Myers Squibb? Aby bylo možné používat službu OB10, musíte zaplatit poplatky vy i společnost Bristol-Myers Squibb, protože obě společnosti budou užívat výhod této služby. Naše analýza ukazuje, že pokud vezmete v úvahu náklady na tisk a doručení faktur, může být elektronické předkládání faktur pomocí OB10 levnější. Je fakturace s využitím OB10 požadavkem pro obchodování se společností Bristol-Myers Squibb? Ano. Počínaje dnem 1 duben 2013 má účetní oddělení pro splatné závazky v rámci společnosti Bristol-Myers Squibb v plánu již nepřijímat papírové faktury od vaší společnosti. Místo toho budou elektronické faktury jediným způsobem úspěšné iniciace platby. Budu muset využívat tuto službu, jestliže je moje faktura v současnosti proplácena včas? Ano. Vaše používání služby OB10 zajistí i nadále včasné proplácení. Co se stane, když budu dále posílat papírové faktury? V době, kdy budete pracovat společně s OB10 na vaší registraci, s potěšením budeme přijímat vaše papírové faktury. Stanovili jsem termín 1 duben 2013 pro dodavatele pro přechod do sítě. Když začnete posílat faktury pomocí OB10, zajistěte, aby skončilo posílání papírových kopií. Poznámka: papírové faktury přijaté poté, co začnete využívat přenosu přes OB10, budou zamítnuty. Bude společnost Bristol-Myers Squibb platit pomocí OB10? OB10 není platformou pro platby. Bristol-Myers Squibb bude i nadále používat stávající postupy placení. Musím si nainstalovat nějaký software? Ne. Není nutný žádný software. OB10 nabízí snadno použitelné řešení. Namísto vyžadování datových standardů umí funkce OB10 ANY-TO-ANY DATA FORMATTING přijímat faktury v libovolném formátu a s libovolnou strukturou souborů. Některým zákazníkům již posílám některé údaje faktur přímo; mohu posílat faktury EDI/XML přímo do společnosti Bristol-Myers Squibb? EDI a XML jsou z hlediska OB10 jen datové formáty; z toho důvodu můžete používat tento preferovaný formát pro posílání dat do OB10, pokud si vyberete integrované řešení. Společnost Bristol-Myers Squibb nebude přebírat žádná elektronická data přímo do dodavatelů, protože dostáváme jednu konsolidovanou fakturu od OB10, která bude obsahovat faktury od všech našich dodavatelů. Mám již zařízeno, že dávám faktury k dispozici svým zákazníkům na Internetu mají tak možnost zobrazit si otisk faktury na webu. Mohu využívat této možnosti namísto OB10? Ne, síť OB10 zajišťuje, že Bristol-Myers Squibb obdrží poslaná data ve formátu, který se načte do našeho účetního softwaru a popřípadě se naváže na záznam přijetí zboží. Nabídka, že si společnost Bristol-Myers Squibb zobrazí otisk faktury nebo si stáhne data v pevném formátu neodpovídá podnikovým procesům nebo požadavkům společnosti Bristol-Myers Squibb.

Co když nemám systém schopný vytvářet elektronické faktury? Prosím, promluvte si o možném řešení se zástupcem OB10. Mohu posílat elektronické faktury pomocí OB10 všem svým zákazníkům? Ano. Jakmile se zapojíte do sítě OB10, budete mít možnost posílat elektronické faktury také dalším zákazníkům zapojeným do sítě. Mám v plánu v brzké době vyměnit svůj fakturační software; mohu počkat? Naším oznámeným cílem je, aby všichni naši dodavatelé byli zaregistrovaní a aby posílali faktury do 1 duben 2013. Síť OB10 akceptuje libovolné příchozí formáty dat, takže se můžete zapojit do sítě a posílat faktury. Až budete mít připravený svůj nový software, stačí oznámit OB10 změnu výstupu dat a oni provedou nezbytné úpravy v síti, které zajistí hladký přechod a nepřerušené posílání faktur. Umí OB10 nabídnou asistenci ve více jazycích? Ano, OB10 poskytuje služby prodeje, implementace a podpory v angličtině, francouzštině, němčině, holandštině, španělštině a italštině. OB10 má také místní čísla pro služby klientům v následujících zemích: Austrálie +61 (0)1800035399 Belgie +32 (0)24031011 Dánsko +45 (0)80885818 Finsko +358 (0)800118871 Francie +33 (0)170708100 Německo +49 (0)69222220290 Irsko +353 (0)12477709 Itálie +39 0236006340 Malajsie +60 (0)1800813158 Nizozemsko +31 (0)207121385 Nový Zéland +64 (0)800448121 Singapur +65 (0)8001204757 Španělsko +34 (0)914141472 Švédsko +46 (0)850578418 UK +44 (0) 8701657420 Jsou k dispozici další informace o službě OB10? Ano, navštivte stránky www.ob10.com/bms Kde se dozvím více o tom, jak se stát kupujícím, který využívá službu OB10? Navštivte stránky www.ob10.com

1 / 3 e-invoicing and an overview of your options Join OB10 and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cashflow management Tax compliance: guaranteed legal and tax compliance Easy and cost-efficient invoicing at any time OB10 offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to OB10 using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the OB10 Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works Supplier Buyer OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

2 / 3 By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable ontime payment. Through the OB10 Portal you have access to the OB10 archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the OB10 Portal is the best option for your company. 1. Integrated Solution: sending an extracted data file This option suits organizations that send a high volume of invoices. The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process data in virtually any format and handle the data transformation based on your customer s requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the integrated solution Annual Membership 1100* Per Invoice Transaction costs 1 20 invoices per month 1.00 21 100 invoices per month 0.80 101 500 invoices per month 0.60 501 2,000 invoices per month 0.44 2001 + invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. If you have multiple tax entities there will likely to be additional charges. These charges will fluctuate based on the number of formats, and separate connections etc. For more information, please contact your OB10 representative. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join OB10, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

3 / 3 2. Web Form: sending electronic invoices using the OB10 Portal The OB10 Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for using the Web Form There are several pricing options available when submitting invoices through the Web Form. Upon registration, all new suppliers using this option automatically receive 12 free transactions. At the end of your first anniversary, if you have not used all of your free transactions, we will replenish your account back to 12 invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 12 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase your first batch of transactions (minimum 25 invoices). You will then no longer have access to the free invoice option. Web Form pricing structure** Transaction Level Transactions 1 12 Free* 2 25 35.00 3 50 65.00 4 125 150.00 * The initial 12 free transactions are automatically available, can be used during the course of 12 months and will be replenished at the end of one year. If more than 12 transactions are required during the course of the year, you must purchase at least 25 transactions. Once you make your first purchase, you will no longer have access to the free invoice option. ** Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo and American Express. We can also invoice you, however, you will be required to purchase a minimum of 125 transactions and pay an administration fee of 15%. Getting started with the Web Form submission through the OB10 Portal As part of your invitation to join the OB10 network, you will receive an email with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by e-mail so you can start sending electronic invoices via OB10. For more information on OB10, e-invoicing and the options available to you, visit www.ob10.com or email us at info@ob10.com. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.