e-fakturace prostřednictvím EDI e-fakturace by means of EDI

Transkript

1 e-fakturace prostřednictvím EDI e-fakturace by means of EDI ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

2 E-fakturace prostřednictvím EDI ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

3 Obsah... 2 Obsah... 3 Základní doporučení... 4 Základní podmínky e-fakturace... 4 EDI informační portál SKODETTE edi.skoda-auto.cz... 5 Hrubý nástin harmonogramu orientační časový odhad... 6 Kontaktní osoby... 7 ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

4 Základní doporučení Nastavení EDI komunikace: veřejný internet + protokol OFTP2 nebo ISDN + protokol OFTP1 OFTP2 šifrování na úrovni kanálu prostřednictvím TLS (Transport Layer Security) zpráva Global INVOIC V3 na bázi UN/EDIFACT INVOIC D07A bez elektronického podpisu Nastavení procesu EDI fakturace mezi partnery: uzavřít smlouvu o používání e-fakturace uzavřít dodatek smlouvy o využívání prostředků EDI pro provoz e-fakturace (EDI Agreement) stejná pro všechny partnery rozšířit EDI smlouvu o technické dodatky s detailní specifikací použitých technických prostředků rozdílné s jednotlivými partnery Základní podmínky e-fakturace Vystavení a zpracování e-faktur: Odesílatel musí zajistit, že bude vystavena pouze e-faktura bez duplicitní papírové faktury e-faktura bude vystavena pouze jednou vystavená e-faktura odpovídá struktuře dohodnuté v EDI smlouvě a dodatku vystavení a odeslání faktury odpovídá platnému zákonu Příjemce musí zajistit, že e-faktura bude zpracována, odpovídá-li způsob odeslání a struktura uzavřené EDI smlouvě zaúčtuje pouze formálně a věcně správnou e-fakturu e-faktura bude zaúčtována pouze jednou Oba partneři musí zajistit, že Archivace: každá odeslaná e-faktura bude také přijata jejich systémy jsou schopny zjistit všechny chybějící nebo nepřijaté faktury Odesílatel i příjemce musí uchovávat EDI zprávy v jejich původním formátu uchovávat příslušné protokoly ze zpracování (log files) zajistit vazbu mezi protokolem a odeslanou/přijatou EDI zprávou umožnit daňové a finanční kontrole přístup k uloženým datům v čitelné podobě uchovávat daňového doklady v elektronické podobě (tj. data a protokoly) po zákonem předepsanou dobu (min. 10 let) ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

5 EDI informační portál SKODETTE edi.skoda-auto.cz Základní informace o EDI komunikaci se ŠKODA AUTO a.s. EDI parametry/komunikační profil Implementační příručka GLOBAL INVOIC/VDA4938 ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

6 Hrubý nástin harmonogramu orientační časový odhad 14 dní obratem obratem GLOBAL INVOIC/VDA4938 a příprava prvního testovacího souboru dodavatel Nastavení parametrů/profilu pro komunikaci dodavatel + p. Nettl Vygenerování a odeslání prvního testovacího souboru dodavatel obratem 1 měsíc obratem Ověření správnosti příchozích dat na straně ŠA p. Nettl, p. Cudlín, pí. Bradová Pilotní testovací provoz (fakturační data + PDF, původní fyzická fakturace zachována) dodavatel + ŠA Vyhodnocení pilotního testovacího provozu a zapracování připomínek dodavatel + ŠA 14 dní obratem obratem Pilotní produktivní provoz (fakturační data + PDF, původní fyzická fakturace zastavena) dodavatel + ŠA Vyhodnocení pilotního produktivního provozu a zapracování připomínek dodavatel + ŠA Stanovení termínu pro plný produktivní provoz (pouze fakturační data, původní fyzická fakturace zastavena) dodavatel + ŠA Odsouhlasení a podepsání smlouvy mezi ŠA a obchodním partnerem dodavatel + ŠA ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

7 Kontaktní osoby Účetnictví (administrativa, proces a další kroky, ) Bc. Monika Bradová akvizice dodavatelů (monika.bradova@skoda-auto.cz, tel ) Martin Cudlín, IT podpora účetnictví/key User (martin.cudlin@skoda-auto.cz, tel ) IT (technická a odborná podpora, testovací data) Ing. Michal Nettl EDI komunikace (michal.nettl@teledin.cz) ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

8 E-invoicing by means of EDI ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

9 Contents Basic Recommendations Basic Conditions of E-invoicing SKODETTE EDI Information Portal - edi.skoda-auto.cz Rough Outline of the Schedule Indicative Estimate Contacts ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

10 Basic Recommendations Setting EDI communication: public internet + OFTP2 or ISDN protocol + OFTP1 protocol OFTP2 encryption at the channel level by means of TLS (Transport Layer Security) Global INVOIC V3 report based on UN/EDIFACT INVOIC D07A without electronic signature Setting EDI Invoicing between Partners: conclude a contract on the use of e-invoicing conclude the contract amendment on the use of EDI means, which operate the e-invoicing (EDI Agreement) the same for all the partners extend the EDI agreement with technical supplements which include detailed specifications of the technical means used different for every partner Basic Conditions of E-invoicing Issuing and Processing of E-Invoices: The sender must ensure that only the e-invoice without a duplicate paper invoice will be issued the e-invoice will be issued only once the e-invoice issued correspond with the structure agreed in the EDI agreement and its amendment the act of invoice issuing and sending corresponds with the applicable law The receiver must ensure that e-invoice will be processed, if the process of sending and the structure of invoice corresponds with the one in the concluded EDI agreement only an invoice, that is formally and factually correct, will be posted e-invoice will be posted only once Both partners must ensure that each sent invoice will be also received their systems are capable of detecting all missing or unaccepted invoices Archiving: The sender and receiver must archive the EDI reports in their original format archive relevant processing protocols (log files) ensure a connection between a protocol and sent/received EDI message enable the tax and financial authorities to access archived data in a legible form archive tax documents/invoices in electronic form (i.e. data and protocols) for a period as provided by law (min. 10 years) ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

11 SKODETTE EDI Information Portal - edi.skoda-auto.cz Basic information on the EDI communication with ŠKODA AUTO a.s. EDI parameters/communication profile Implementation guide GLOBAL INVOIC/VDA4938 ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

12 Rough Outline of the Schedule Indicative Estimate 14 days immediately immediately Reading implementation guide - GLOBAL INVOIC/VDA4938 and preparing the 1st testing file supplier Setting parameters of a profile for communication supplier + Mr. Nettl Generating and sending the 1 st testing file supplier immediately 1 month immediately Verifying correctness of incoming data ŠA Mr. Nettl, Mr. Cudlín, Mrs. Bradová Pilot testing run (invoicing data + PDF, original physical invoicing maintained) supplier + ŠA Evaluation of the pilot test run and the incorporation of comments supplier + ŠA 14 days immediately immediately Pilot productive run (invoicing data + PDF, original physical invoicing stopped) supplier + ŠA Evaluation of the pilot productive run and the incorporation of comments supplier + ŠA Setting the date for a full productive run (only invoicing data, original invoicing stopped) supplier + ŠA Approving and signing the contract between ŠA and business partner supplier + ŠA ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,

13 Contacts Accounting Bc. Monika Bradová supplier acquisiton tel ) Martin Cudlín, IT support of accounting/key User tel ) IT Ing. Michal Nettl EDI communication ŠKODA AUTO, E-invoicing Sending of Electronic Invoices by Means of EDI,