Obec Drahelčice Směrnice č. 2/2011 SMĚRNICE K PROVÁDĚNÍ INVENTARIZACE MAJETKU A ZÁVAZKŮ Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Úkolem Směrnice k provádění inventarizace majetku a závazků obce Drahelčice ( Směrnice ) je stanovit jednotné zásady a postupy pro provádění inventarizace majetku a závazků obce Drahelčice. 2. Směrnice stanoví postupy pro provádění inventarizace majetku a závazků Obce Drahelčice v souladu s ustanovením zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky, vyhláškou č. 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků a Českými účetními standardy pro některé vybrané účetní jednotky, které vedou účetnictví podle vyhlášky č. 410/2009 Sb. 3. Tato Směrnice upravuje provádění inventarizací veškerého majetku a závazků, jiných aktiv a jiných pasiv (vlastních zdrojů a rezerv), podrozvahových účtů a ostatní evidence. Článek 2 Závaznost směrnice 1. Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci, kteří svou náplní práce mají vliv na správnost provedení inventarizace a ostatní pracovníci obce, kteří se stanou účastníky účetních případů a inventarizace. 2. Tato směrnice je zároveň závazná pro postupy a práce na inventarizaci majetku a závazků. Článek 3 Základní pojmy Pro účely této Směrnice se rozumí: 1. Inventura zjištění skutečných stavů majetku a závazků. 2. Inventarizace porovnání zjištěných skutečných stavů majetku a závazků na stavy účtů ke dni sestavení účetní závěrky. 3. Periodická inventarizace - obec Drahelčice provádí periodickou inventarizaci ke dni řádné účetní závěrky tj. k 31. 12. běžného roku. Pro průběžnou inventarizaci, která se provádí v průběhu účetního období, nemá účetní jednotka v současné době odpovídající majetek, který by byl v soustavném pohybu a neměl stálé místo. 4. Inventarizační zpráva shrnutí všech podstatných skutečností o všech provedených inventurách, včetně seznamu všech inventurních soupisů, dodatečných inventurních soupisů, inventurních zápisů a inventurních závěrů a informace o všech inventarizačních rozdílech. 5. Inventarizační identifikátor označení části inventarizované položky, jednotlivé věci a souboru majetku, které zajistí jejich jednoznačné určení (např. u hmotného majetku - inventární číslo, u pohledávek a závazků - číslo faktury). 1
6. Prvotní inventura, kterou se rozumí fyzická inventura hmotného majetku provedená dle plánu inventur. Při prvotní inventuře jsou vyhotoveny inventurní soupisy. 7. Inventurní soupis je průkazný účetní záznam, který musí obsahovat skutečnosti uvedené v 30 odst. 2 zákona o účetnictví a prováděcí vyhláškou doplněné v 8 (viz Článek 7 této Směrnice). 8. Inventarizační položka majetek, závazky, jiná aktiva a jiná pasiva, na základě kterých může být vyhotovován inventurní soupis nebo dodatečný inventurní soupis. Označování těchto soupisů je podle Směrné účtové osnovy a Účtového rozvrhu prováděno syntetickými, analytickými nebo podrozvahovými účty. 9. Inventarizační rozdíl rozdíl mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví. Inventarizační rozdíly musí být zúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. 10. Zúčtovatelný rozdíl je rozdíl zjištěný při inventuře, který zahrnuje kromě případného manka, schodku a přebytků zjištěný rozdíl podle 26 odst. 3, 25 odst. 2 zákona o účetnictví a rozdíl, který se týká jiných aktiv a jiných pasiv včetně skutečností účtovaných na podrozvahových účtech k zajištění souladu s věrným obrazem účetnictví, např. rezervy, odpisy a opravné položky. Článek 4 Plán inventur 1. Plán inventur musí být sestaven vždy do 30. 9. běžného roku, ke kterému se inventarizace provádí, nejpozději do zahájení inventury. 2. Plán inventur obsahuje údaje: O předpokládaném okamžiku zahájení a ukončení jednotlivých inventur a okamžiku, ke kterému se zjišťují skutečné stavy, O vzniku a zahájení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tyto okamžiky nejsou shodné s okamžikem zahájení inventury, kterou inventarizační komise provádí, O ukončení činností jednotlivých inventarizačních komisí v případě, že tento okamžik není shodný s okamžikem ukončení inventury, kterou inventarizační komise provádí, Jmenované inventarizační komise a náplň jejich činnosti Plán inventur a jeho obsah schvaluje starostka. 3. V roce 2011, z důvodu časového posunu schválení této Směrnice, bude sestaven plán inventur nejpozději do 9.12.2011 Článek 5 Organizace a způsob provedení inventarizace 1. Obec Drahelčice zřizuje jednu inventarizační komisi a jmenuje jejich členy (nejméně dva členy komise). Stanoví rozsah pravomocí členů komise a požadavky na jejich znalosti, zejména při zjišťování skutečných stavů. zaměstnanci nebo jiné osoby, kteří zajišťují provedení inventarizace, musí být seznámeni s plánem inventur a majetkem, který je předmětem inventarizace inventarizační komisí. Za organizaci a způsob provedení zodpovídá starostka obce. 2. Řádnou i mimořádnou inventarizaci vyhlašuje starostka obce. 2
3. Fyzickou inventurou se zjišťují skutečné stavy majetku hmotné povahy, popřípadě nehmotné povahy, ale pouze tehdy, kdy to připouští jejich povaha. Fyzické inventuře podléhá především dlouhodobý hmotný majetek, zboží, materiál, zásoby, hotovost v pokladně, ceniny, majetek účetní jednotky v podrozvahové evidenci. Skutečné stavy se při fyzické inventuře zjišťují přepočtením, přeměřením. 4. Dokladovou inventurou se zjišťují skutečné stavy majetku a závazků v případech, kdy povaha předmětu neumožňuje provést fyzickou inventuru, např. pohledávky, závazky, peněžní zůstatky na bankovních účtech, poskytnuté zálohy, účty časového rozlišení. Podstata dokladové inventury spočívá v tom, že se při ní skutečný stav příslušného druhu majetku a závazků zjišťuje, ověřuje či prokazuje jen pomocí účetních dokladů, různých písemností, listin, spisů a smluv. Při dokladové inventuře je základním způsobem zjišťování skutečného stavu ověření podle inventarizačních evidencí. Další skutečnosti se prověřují, pokud je to pro zjištění skutečného stavu nezbytné. 5. Kombinací obou způsobů se zjišťují skutečné stavy některých majetků současně jak fyzickou, tak i dokladovou inventurou (např. pozemky, dlouhodobý nehmotný majetek, nedokončený dlouhodobý majetek).. Článek 6 Inventarizační identifikátor 1. každá položka majetku je označena nezaměnitelným inventarizačním identifikátorem, který zajišťuje její jednoznačné určení. V případě hmotného majetku je identifikátorem označení vedené v evidencích majetku, nebo označení, které obec k majetku připojila. Stejně tak může být identifikátor uveden ve formě výrobního čísla nebo jiného označení výrobcem. v případě, že nelze označení k majetku připojit, je toto označení připojeno k účetnímu záznamu, který popisuje daný majetek. U pohledávek, závazků, nehmotného majetku a dalšího majetku inventarizovaného dokladovou inventurou, je inventarizačním identifikátorem jednoznačné označení, které je uvedeno na účetním záznamu, který dokládá vznik inventarizační položky nebo její evidenci. Článek 7 Inventurní soupisy 1. Zjištěný stav majetku se zaznamenává v inventurních soupisech, které slouží jako doklady o provedené inventuře. Každá strana inventurního soupisu musí být opatřena pořadovým číslem stránky. Na každé straně se uvede kontrolní součet peněžních hodnot a na poslední straně rekapitulace součtů jednotlivých stran a celkový součet. 2. Náležitosti inventurního soupisu a dodatečného inventurního soupisu: název obce, IČ, název a číslo syntetického účtu majetku, který je inventarizován, okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury, datum, ke kterému je zjišťován stav majetku, způsob zjišťování skutečných stavů (fyzická, dokladová inventura) pořadové číslo listu inventurního soupisu, inventarizační identifikátor majetku, název majetku nebo popis majetku dle evidence majetku, 3
měrná jednotka, zjištěné množství, zjištěný stav v Kč, účetní stav v Kč, zjištěný rozdíl v Kč i v měrných jednotkách, jméno a podpisový záznam osob zodpovědných za provedení inventarizace (členové inventarizační komise), datum podpisu, počet stran inventurních soupisů, seznam příloh inventurního soupisu nebo dodatečného inventurního soupisu. Článek 8 Inventarizační rozdíly 1. Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, kdy: Skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, popřípadě schodek u peněžních hotovostí a cenin, Skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek. 2. Inventarizační rozdíly budou vyúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. 3. Opravy inventarizačních rozdílů musí být řádně zdokumentovány. Článek 9 Zpráva o provedení inventarizace Zpráva se vyhotovuje po ukončení inventur a obsahuje skutečnosti o všech provedených inventurách, včetně seznamu všech inventurních soupisů a informací o všech inventarizačních rozdílech a zúčtovatelných rozdílech. Zpráva musí být předložena tak, aby o návrhu na vypořádání inventarizačních rozdílů se mohlo rozhodnout v takové lhůtě, aby bylo zabezpečeno jejich vyúčtování do účetního období, za které se inventarizace provádí. Není-li možné v celé šíři z objektivních důvodů tuto podmínku naplnit, učiní se o této skutečnosti záznam. Článek 10 Archivace inventarizačních dokladů Archivace inventarizačních dokladů musí být provedena tak, aby bylo možné provedení inventarizace prokázat po dobu 5-ti let po jejím provedení. Článek 11 Kontrola Kontrolu dodržování této směrnice provádí starostka obce nebo jí pověřený člen zastupitelstva. 4
Článek 12 Účinnost Směrnice nabývá účinnosti dnem 24. 12. 2011 a byla schválena Zastupitelstvem obce dne 7.12.2011 usnesením č. 12/2011... Jitka Humlová Mgr. Robert Spáčil, Ph.D. starostka místostarosta 5