GFI MailArchiver 6.2 for Exchange. Příručka. GFI Software Ltd.

GFI MailArchiver 6.2 for Exchange Příručka GFI Software Ltd.

http://www.gfi.com E-mail: info@gfi.com Informace v tomto dokumentu podléhají změnám bez předchozího upozornění. Společnosti, názvy a údaje používané ve zde uvedených příkladech nejsou skutečné, pokud není uvedeno jinak. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být reprodukována nebo přenášena v žádné formě ani žádnými prostředky, elektronickými ani mechanickými, za jakýmkoli účelem bez výslovného povolení společnosti GFI Software Ltd. GFI MailArchiver je ochrannou známkou společnosti GFI SOFTWARE Ltd. 1999-2009 GFI Software Ltd. Všechna práva vyhrazena. Verze: MAR-UM-1-02-004 Poslední aktualizace: 10. Listopad 2009

Obsah 1. Použití aplikace GFI MailArchiver 3 1.1 Nahrání aplikace GFI MailArchiver...3 1.2 Procházení archivovaných e-mailů...3 1.3 Procházení e-mailů jiných uživatelů pošty...7 1.4 Procházení e-mailů v různých uživatelských schránkách...8 1.5 Hledání v archivních úložištích e-mailů...9 1.6 Vytváření a používání složek výsledků hledání...16 1.7 Změna jazyka...19 1.8 Přihlášení jako jiný uživatel...20 1.9 Odhlášení z aplikace GFI MailArchiver...21 2. Rejstřík 23 Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver i

1. Použití aplikace GFI MailArchiver Tato kapitola vás provede procházením a vyhledáváním v archivovaných e-mailech v aplikaci GFI MailArchiver. Pokud má účet, ke kterému se přihlašuje, požadovaná přístupová práva, budete mít možnost procházet a vyhledávat i v e-mailech vašich podřízených. 1.1 Nahrání aplikace GFI MailArchiver 1. V aplikaci Microsoft Internet Explorer načtěte tuto adresu URL http://<název hostitele>/<název virtuální složky GFI MailArchiver> Příklad: http://win2k3entsvr.master-domain.com/mailarchiver 2. Po výzvě zadejte přihlašovací údaje své domény (uživatelské jméno a heslo používané pro přihlášení do systému Microsoft Windows). 3. Po dokončení nahrávání se zobrazí na levé a pravé straně obrazovky navigační panel, resp. panel obsahu. Snímek obrazovky 1 konverzace aplikace GFI MailArchiver 1.2 Procházení archivovaných e-mailů Své e-maily můžete procházet kliknutím na uzel Procházet v navigačním panelu. Na stránce Procházet konverzaci se zobrazí vaše archivované e-maily seskupené podle konverzace. Aplikace GFI MailArchiver zobrazí v horní části naposledy aktualizované konverzace. Ve výchozím nastavení zobrazí aplikace GFI MailArchiver konverzace uložené v daném okamžiku aktivním archivačním úložišti. Pokud bylo vytvořeno více archivačních úložišť, budou na stránce Procházet konverzaci uvedeny v Seznamu konverzace v archivu. Pokud Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 3

chcete procházet konverzace v jiném archivním úložišti, vyberte ho ze Seznamu konverzace v archivu. Aplikace GFI MailArchiver seskupuje e-maily podle jednotlivých konverzací pomocí pole indexu vláken aplikace Microsoft Exchange. Protože pole indexu vlákna vytvářejí aplikace Microsoft Outlook i Microsoft Exchange OWA, seskupuje aplikace GFI MailArchiver e- maily vytvořené pomocí těchto klientů podle správné konverzační skupiny. E-maily vytvořené jinými e-mailovými klienty neobsahují pole indexu vlákna, a tak je aplikace GFI MailArchiver nedokáže seskupovat do jedné konverzace, i když mají stejný předmět. V takových případech vytvoří aplikace GFI MailArchiver novou konverzační skupinu pro každý e-mail, přičemž jako název konverzace bude sloužit předmět e-mailu. 1.2.1 Rozbalení konverzačního vlákna Na stránce Procházet konverzaci těmito sloupci: Předmět konverzace předmět konverzace jsou konverzace uvedeny pod E-maily počet e-mailů, které jsou součástí konverzace Poslední e-mail datum a čas, kdy aplikace GFI MailArchiver naposledy aktualizovala konverzaci nově archivovaným e-mailem. Pokud chcete zobrazit e-maily, které jsou součástí dané konverzace, klikněte kdekoliv na řádku konverzace. Pokud chcete konverzaci sbalit a skrýt seznam e-mailů, které jsou součástí konverzace, klikněte opět kdekoliv na řádku konverzace. Snímek obrazovky 2 Rozbalené konverzace 1.2.2 Zobrazování e-mailů 1. Kliknutím na řádek konverzace rozbalíte konverzaci a zobrazíte e- maily, které jsou součástí konverzace. 4 Použití aplikace GFI MailArchiver Příručka

Snímek obrazovky 3 Zobrazení e-mailu v aplikaci GFI MailArchiver 2. V seznamu e-mailů, které jsou součástí konverzace, klikněte na e- mail, který chcete zobrazit. Aplikace GFI MailArchiver vybraný e-mail zobrazí. POZNÁMKA: Z bezpečnostních důvodů aplikace GFI MailArchiver zbaví tělo e-mailu před jeho zobrazením všech nebezpečných skriptů. Neupravený obsah těla e-mailu ale aplikace GFI MailArchiver uchovává v archivním úložišti. Pokud uložíte e-mail na disk a následně jej otevřete pomocí jiného e-mailového klienta, může obsahovat nebezpečné skripty. Výběrem některé z těchto ikon můžete Ikona Funkce Zobrazit internetové hlavičky e-mailu. Kliknutím na tlačítko zobrazíte internetové hlavičky e-mailu. Zobrazují se v panelu. Opětovným kliknutím na toto tlačítko nebo volbou tlačítka Zavřít panel zavřete. POZNÁMKA: Podrobnější informace o povolení záznamů najdete v příručce Začínáme s aplikací GFI MailArchiver, která je k dispozici na adrese: http://www.gfi.com/mar/mar6gsgmanual.pdf Zobrazit celou konverzaci Kliknutím na tlačítko zobrazíte celou konverzaci v okně zobrazení pošty. Zobrazí se všechny e-maily, které jsou součástí konverzace. Opětovným kliknutím na toto tlačítko nebo volbou tlačítka Zavřít panel zavřete. Upravovat štítky e-mailu Umožňuje kategorizovat e-maily pomocí štítků. Tato funkce je užitečná při hledání konkrétních typů pošty, např. hledání všech e-mailů označených štítkem jako důležité. Jak přidat štítek: 1. U možnosti Dostupné štítky zadejte nový štítek e-mailu nebo vyberte existující. 2. Kliknutím na možnost Označit e-mail štítkem označíte e-mail zadaným nebo vybraným štítkem. Jak odstranit dříve přiřazený štítek: 1. Vyberte dříve přiřazený štítek. 2. Klikněte na možnost Odstranit štítek. Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 5

Opětovným kliknutím na toto tlačítko nebo volbou tlačítka Zavřít panel zavřete. POZNÁMKA: Štítky se v poli Štítky zobrazují černě. Štítky přiřazené na úrovni organizace pomocí kategorizačních zásad jsou červené. Štítky kategorizačních zásad nelze z e-mailu odstranit. Obnovit e-mail Obnoví e-maily pomocí funkce OneClick Restore, která obnoví archivovaný e-mail do stanovené schránky nebo přepošle kopii na e- mailovou adresu. V panelu obnovení e-mailu zadejte e-mailovou adresu, kam se má poslat kopie daného e-mailu a klikněte na možnost Obnovit e-mail. Uložit e-mail na disk (formát MSG) Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu Microsoft Office Outlook. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit a poté vyberte umístění, kam bude soubor uložen. Uložit e-mail na disk (formát EML) Stáhne celý e-mail na disk včetně všech příloh ve formátu Microsoft Outlook Express, Windows Mail a Mozilla Thunderbird. V dialogovém okně Stažení souboru vyberte možnost Uložit a poté vyberte umístění, kam bude soubor uložen. Vytisknout e-mail Zobrazí e-mail v novém okně prohlížeče ve formátu pro tiskárnu. K tisku e-mailu použijte funkci tisku prohlížeče. Zobrazit obrázky v e-mailu Toto tlačítko se používá k zobrazení připojených obrázků v zobrazeném e-mailu. 1.2.3 Stahování příloh Pokud e-mail obsahuje přílohy, zobrazí aplikace GFI MailArchiver přílohy vedle pole Přílohy. Jak zobrazit/stáhnout přílohy: 1. Klikněte na název souboru přílohy. 2. V dialogovém okně Stažení souboru klikněte na možnost: Otevřít otevře přílohu v přidělené aplikaci nebo Uložit uloží přílohu na disk. POZNÁMKA: Přílohy mohou obsahovat viry nebo trojské koně. Před otevřením se vždy doporučuje uložit přílohu na disk a prověřit ji antivirovou kontrolou. 6 Použití aplikace GFI MailArchiver Příručka

Snímek obrazovky 4 Uložení přílohy e-mailu 1.2.4 Obnovení seznamů konverzací Kvůli zvýšení výkonu ukládá aplikace GFI MailArchiver konverzace zobrazené na stránce Procházet konverzaci do mezipaměti. Z toho důvodu nemůže aplikace GFI MailArchiver okamžitě zobrazit nově archivované e-maily. Pokud chcete na stránce Procházet konverzace zobrazit poslední archivované e-maily, klikněte na tlačítko v pravém horním rohu. 1.2.5 Procházení stránek konverzací Ve výchozím nastavení zobrazuje aplikace GFI MailArchiver až 25 konverzací na stránku. Pokud existuje více konverzací, rozloží se na samostatné stránky. Na další stránky konverzací se přesunete kliknutím na odkaz s číslem požadované stránky. Pokud se chcete přesunout na konkrétní stranu, zadejte její číslo do políčka Zobrazit stránku a klikněte na tlačítko Jdi. 1.3 Procházení e-mailů jiných uživatelů pošty Pomocí aplikace GFI MailArchiver lze procházet i emaily jiných uživatelů. Tato možnost je závislá na nastavení Kontroly přístupu. 1.3.1 Výběr procházeného uživatelského účtu 1. Vyberte možnost Konverzace Procházet. Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 7

Snímek obrazovky 5 Přihlášení s účtem vedoucího skupiny 2. Klikněte na seznam Přehled konverzace pro a vyberte název účtu, u kterého chcete procházet e-maily. Zobrazí se emaily vybraného účtu. POZNÁMKA: Pokud chcete procházet zároveň e-maily všech účtů ve skupině včetně svého vlastního, klikněte na seznam Přehled konverzace pro a vyberte možnost Všichni podřízení. 1.3.2 Zobrazení úplného seznamu účtů, ke kterým máte přístup Jak získat seznam všech účtů, které můžete procházet a prohledávat: 1. Vyberte možnost Konverzace Seznam účtů. Snímek obrazovky 6 Seznam všech účtů, ke kterým máte přístup 2. Kliknutím na tlačítko v pravém horním rohu seznam e-mailových účtů obnovíte. 1.4 Procházení e-mailů v různých uživatelských schránkách Aplikace GFI MailArchiver umožňuje prohlížení archivovaných emailů tak, jak se zobrazují ve schránkách vašich uživatelů. Před zobrazením e-mailů v uzlu Poštovní schránky nakonfigurujte funkci Načtení struktury složky poštovní schránky. Přidávání schránek 1. Vyberte možnost Konverzace Poštovní schránky a rozbalte rozevírací seznam Uživatelské účty. 2. Vyberte poštovní schránku, kterou chcete přidat, a klikněte na možnost Přidat poštovní schránku uživatele. 3. Přidání schránky potvrďte kliknutím na možnost Uložit nastavení. 8 Použití aplikace GFI MailArchiver Příručka

1.4.1 Odstranění schránek 1. Vyberte možnost Konverzace Poštovní schránky. 2. V Seznamu poštovních schránek v pravém podokně kliknutím na symbol schránku odstraníte. 3. Odstranění potvrďte kliknutím na možnost Uložit nastavení. 1.4.2 Zobrazování e-mailů 1. Rozbalte možnost Konverzace Poštovní schránky. 2. Vyberte poštovní schránku a rozbalte složky schránky. 3. Vyberte e-mail, který si chcete prohlédnout, a aplikace GFI MailArchiver daný e-mail zobrazí. 1.4.3 Změna zobrazení názvu schránky Jak změnit způsob zobrazení názvu schránky na levém panelu: 1. Vyberte možnost Konverzace Poštovní schránky. 2. Pro položku Možnosti zobrazení poštovní schránky zrušte zaškrtnutí pole Zobrazovat celá uživatelská jména ve stromu poštovní schránky (např. NÁZEV_DOMÉNY\petrnovak). 3. Kliknutím na možnost Uložit nastavení změny uložíte. 1.5 Hledání v archivních úložištích e-mailů Funkce hledání v archivu e-mailů umožňuje prohledávat všechny archivované e-maily. Při prohledávání bude aplikace GFI MailArchiver hledat stanovený výraz ve všech dostupných polích e-mailu včetně jakýchkoliv příloh. 1. Vyberte uzel Konverzace Hledat. Snímek obrazovky 7 Jednoduché vyhledávání Ve výchozím nastavení zobrazuje aplikace GFI MailArchiver jednoduché rozhraní vyhledávání, které umožňuje emailech vyhledávat text. 2. Do pole Vyhledat zadejte text, který se má hledat. POZNÁMKA: Zástupné znaky je možné použít takto:? Nahrazuje jakýkoliv jeden znak. * Nahrazuje jakýkoliv řetězec znaků. Příklad: Pokud chcete najít e-maily obsahující slovo Swiss, můžete do pole Vyhledat zadat řetězce sw??s nebo sw*s. Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 9

3. Ze seznamu Hledat v e-mailech za vyberte prohledávané časové období. 4. <Volitelné> Pokud jste přihlášení pod účtem uživatele, který má přístup k jiným uživatelským účtům, budou v rámci jednoduchého hledání ve výchozím nastavení prohledávány pouze vaše e-maily. Zrušením možnosti Prohledávat pouze mé e-maily se aplikaci GFI MailArchiver povolí prohledávat všechny e-maily všech uživatelů, kteří používají aplikaci GFI MailArchiver. 5. Klikněte na možnost Vyhledat. Snímek obrazovky 8 Výsledky hledání po provedení jednoduché hledání E-maily, které odpovídají stanoveným kritériím hledání, se zobrazí pod oblastí Hledat. Aplikace GFI MailArchiver zobrazuje až 25 e-mailů na stránku. Pokud kritériím hledání odpovídá více než 25 e-mailů, rozdělí je aplikace GFI MailArchiver na samostatné stránky. POZNÁMKA: Pokud chcete změnit počet e-mailů zobrazených na stránce, klikněte na uzel Konverzace Možnosti, ze seznamu Počet položek na stránku vyberte počet e-mailů, které mají být zobrazeny na jedné stránce a klikněte na možnost Uložit nastavení. Na další stránky s výsledky hledání se přesunete kliknutím na odkaz s číslem požadované stránky. 1.5.1 Pokročilé hledání 1. Stránku hledání zobrazíte výběrem uzlu Konverzace Hledat. 2. Kliknutím na odkaz Zobrazit možnosti pokročilého vyhledávání se dostanete k funkci pokročilého vyhledávání. POZNÁMKA: Zpět do režimu jednoduchého hledání se dostanete kliknutím na odkaz Zobrazit možnosti jednoduchého vyhledávání. 10 Použití aplikace GFI MailArchiver Příručka

Snímek obrazovky 9 Pokročilé vyhledávání Pomocí funkce pokročilého vyhledávání je možné určit kritéria vyhledávání u konkrétních polí jako je předmět, příjemce a velikost. Hledání můžete také omezit na e-maily označené specifickým štítkem. Můžete také vybrat archivní úložiště, ve kterém se mají e-maily hledat. Aplikace GFI MailArchiver uvádí dostupná archivní úložiště v seznamu Prohledávat následující archivy. Pokud chcete hledat ve více jak jednom archivním úložišti, podržte klávesu CTRL a kliknutím označte názvy archivních úložišť, které chcete prohledat. Podle výchozího nastavení bude pokročilé vyhledávání prohledávat pouze vaše e-maily. Jestliže jste přihlášený na uživatelském účtu, který má přístup k účtům jiných uživatelů, vyberte ze seznamu Hledat v e-mailech uživatele možnost Všichni podřízení. Pokud chcete vyhledávat v e-mailech konkrétního uživatelského účtu, ke kterému máte přístup, vyberte tento účet ze seznamu Hledat v e-mailech uživatele. Pokročilé vyhledávání aplikace GFI MailArchiver podporuje kritéria vyhledávání v těchto polích: Velikost (KB) ID zprávy Příjemce Odesílatel Datum odeslání Datum přijetí Předmět Celý e-mail POZNÁMKA: U polí ID zprávy, Příjemce, Odesílatel, Předmět a Celý e-mail je povoleno použití zástupných znaků:? Nahrazuje jakýkoliv jeden znak. * Nahrazuje jakýkoliv řetězec znaků. Příklad: Pokud chcete vyhledat e-maily obsahující slovo Swiss, můžete do pole Vyhledat zadat řetězce sw??s nebo sw*s. Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 11

1.5.2 Prohledávání e-mailů se specifickým štítkem Jak vyhledat e-maily se specifickými politikami třídění do kategorií nebo označené specifickým štítkem: 1. Označte políčko Hledat e-maily se štítkem. 2. Ze seznamu pod políčkem vyberte požadovaný štítek. Snímek obrazovky 10 Vyhledávání e-mailů se specifickým štítkem POZNÁMKA: Aplikace GFI MailArchiver zobrazuje osobní štítky černou barvou a štítky dle politik třídění do kategorií červeně. 3. Zrušte zaškrtnutí políčka Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. POZNÁMKA: Pokud chcete prohledávat se specifickými kritérii mezi e-maily se specifickým štítkem, zaškrtněte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám a upřesněte kritéria vyhledávání dle dalších částí této příručky. 4. Klikněte na možnost Hledat. 1.5.3 Hledání podle velikosti e-mailu Jak hledat e-maily dané velikosti: 1. Označte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Velikost (KB). 3. Ze seznamu podmínek vyberte, jestli chcete hledat e-maily s celkovou velikostí, která je větší (JE VĚTŠÍ NEŽ), menší (JE MENŠÍ NEŽ) nebo rovná (JE PŘESNĚ) velikosti souboru, upřesněné v dalším kroku. 4. Zadejte hodnotu velikosti souboru do políčka vpravo od seznamu podmínek. Snímek obrazovky 11 Pole velikosti e-mailu 12 Použití aplikace GFI MailArchiver Příručka

5. Klikněte na možnost Hledat. 1.5.4 Hledání podle ID zprávy Každý e-mail obsahuje v hlavičce pole ID zprávy. Pole ID zprávy obsahuje pro každý email jedinečné identifikační číslo vygenerované aplikací Microsoft Exchange. Příklad: F26B97C01FB21C4A34CD9F05062072@master-domain.com Jak vyhledat e-maily pomocí pole ID zprávy: 1. Označte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte ID zprávy. 3. Zadejte ID zprávy, kterou chcete vyhledat, do pole vpravo od seznamu polí. Snímek obrazovky 12 Pole ID zprávy 4. Klikněte na možnost Hledat. 1.5.5 Hledání podle příjemce nebo odesílatele Jak hledat e-maily od konkrétního odesílatele nebo konkrétního příjemce: 1. Označte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Odesílatel, resp. Příjemce, podle toho, co chcete hledat. 3. Zadejte do pole vpravo od seznamu polí hledanou e-mailovou adresu nebo zobrazované jméno účtu Active Directory (AD). Snímek obrazovky 13 Pole Odesílatel 4. Klikněte na možnost Hledat. 1.5.6 Hledání podle data odeslání či přijetí Jak hledat e-maily, které byly odeslány nebo přijaty konkrétní den: 1. Označte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Datum odeslání, resp. Doručeno dne, podle toho, které datum hledáte. Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 13

3. Ze seznamu podmínek vyberte, jestli hledat e-maily odeslané či přijaté před (JE PŘED), po (JE PO) nebo přesně v (JE PŘESNĚ) den stanovený v dalším kroku. 4. Kliknutím na tlačítko zobrazíte kalendář, ze kterého můžete přehledně vybrat datum. Vybrané datum upravíte buď opětovným kliknutím na tlačítko nebo jeho změnou přímo v políčku. Snímek obrazovky 14 Ovládání kalendáře 5. Klikněte na tlačítko Hledat. Snímek obrazovky 15 Pole Datum odeslání 1.5.7 Hledání podle předmětu e-mailu Jak hledat e-maily s konkrétním předmětem: 1. Zaškrtněte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Předmět. 3. Do políčka vpravo od seznamu polí zadejte kritérium vyhledávání. Snímek obrazovky 16 Pole Předmět 4. Klikněte na možnost Hledat. 1.5.8 Hledání v celém e-mailu Jak hledat e-maily, které mají konkrétní obsah kdekoliv v e-mailu: 1. Zaškrtněte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Celý e-mail. 3. Do políčka vpravo od seznamu polí zadejte kritérium vyhledávání. 14 Použití aplikace GFI MailArchiver Příručka

Snímek obrazovky 17 - Prohledávání celého e-mailu 4. Klikněte na možnost Hledat. 1.5.9 Hledání pomocí více výrazů vyhledávání Pokud jste určili jedno kritérium vyhledávání a chcete přidat další kritéria: 1. Kliknutím na možnost Přidat podmínku přidáte novou podmínku pod poslední. POZNÁMKA: Podmínky jsou spojeny logickou spojkou A. To znamená, že e-mail musí vyhovovat všem podmínkám, aby ho aplikace GFI MailArchiver zařadila mezi výsledky hledání. Příklad: Pokud určíte tyto podmínky: Odesílatel je adam@external.com A příjemce je pnovak@master-domain.com Aplikace GFI MailArchiver zobrazí pouze e-maily odeslané z adresy adam@external.com na adresu pnovak@masterdomain.com. Snímek obrazovky 18 Přidání podmínky 2. Pokud chcete přidat více kritérií, opakujte kroky 1 a 2. 3. Po přidání všech požadovaných podmínek spustíte hledání kliknutím na možnost Hledat. Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 15

1.5.10 Odstranění kritérií vyhledávání Pokud chcete odstranit jedno z kritérií hledání, klikněte na tlačítko vpravo od podmínky, kterou chcete odstranit. Pokud jste přidali více kritérií hledání a chcete je všechna odstranit naráz, klikněte na tlačítko Odstranit všechny podmínky. 1.5.11 Zobrazování vyhledaných e-mailů E-mail si prohlédnete kliknutím na výsledek hledání. Pokud si chcete prohlédnout jiný e-mail, zavřete okno zobrazení e-mailu kliknutím na tlačítko a klikněte na další e-mail ze seznamu výsledků hledání. 1.5.12 Třídění výsledků hledání Podle výchozího nastavení třídí aplikace GFI MailArchiver výsledky hledání podle relevance, přičemž nejrelevantnější e-maily jsou uvedeny nahoře. Pokud chcete třídit výsledky hledání podle jiného pole, vyberte třídící pole ze seznamu Výsledky třídit dle a poté vyberte pořadí třídění ze seznamu vpravo. Výsledky hledání můžete třídit podle jednoho z těchto polí: Relevance, Datum odeslání, Předmět, Odesílatel, Příjemce a velikost. Snímek obrazovky 19 Třídění výsledků hledání 1.6 Vytváření a používání složek výsledků hledání 1.6.1 Co je to složka výsledků hledání? V rámci aplikace GFI MailArchiver je složka výsledků hledání speciální druh složky, jejíž obsah se dynamicky mění s tím, jak vyhledávací dotaz, na kterém jste složku založili, nachází nové odpovídající položky. V aplikaci GFI MailArchiver vytváříte složku výsledků hledání na základě kritéria vyhledávání definovaného na stránce Hledat. Při 16 Použití aplikace GFI MailArchiver Příručka

vstupu do složky výsledků hledání v ní aplikace GFI MailArchiver všechny odpovídající archivované e-maily. POZNÁMKA: E-maily uvedené ve složce výsledků hledání se v této složce neuchovávají. Složka výsledků hledání uchovává pouze vyhledávací dotaz. Můžete tak vytvářet, upravovat a mazat složky výsledků hledání bez toho, abyste přišli o nějaké archivované e-maily. Podle výchozího nastavení vytváří aplikace GFI MailArchiver tři složky výsledků hledání pod uzlem Konverzace Složky výsledků hledání. Jsou to: E-maily za posledních 7 dní: Uvádí e-maily odeslané nebo přijaté za posledních sedm dní. E-maily za posledních 30 dní: Uvádí e-maily odeslané nebo přijaté za posledních třicet dní. Velký e-mail: Uvádí všechny e-maily velikosti větší než 1 MB. 1.6.2 Vytvoření složky výsledků hledání 1. Klikněte na uzel Konverzace Hledat. 2. Použijte rozhraní jednoduchého nebo pokročilého hledání k vytvoření kritéria vyhledávání, na kterém chcete založit složku výsledků hledání. 3. Kliknutím na možnost Hledat se zobrazí e-maily, které odpovídají kritériu vyhledávání, které jste určili. Pokud vrácené e-maily neodpovídají přesně e-mailům, které jste hledali, upřesněte vyhledávací kritérium. 4. Klikněte na možnost Uložit jako novou složku výsledků hledání. 5. Do pole Uložit jako novou složku výsledků hledání zadejte popisný název pro novou složku výsledků hledání. Snímek obrazovky 20 Vytvoření složky výsledků hledání 6. Klikněte na možnost Uložit. Aplikace GFI MailArchiver vytvoří a přidá novou složku výsledků hledání pod uzel Konverzace Složky výsledků hledání. Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 17

1.6.3 Zobrazování obsahu složky výsledků hledání Jak zobrazit obsah složky výsledku hledání: 1. Rozbalte uzel Konverzace Složky výsledků hledání. 2. Klikněte na složku výsledků hledání, kterou si chcete prohlédnout. Aplikace GFI MailArchiver načte vybranou složku výsledků hledání do panelu obsahu na pravé straně. Snímek obrazovky 21 Zobrazení složky výsledků hledání 1.6.4 Úprava kritéria složky výsledků hledání Jak upřesnit nebo změnit kritérium vyhledávání složky výsledků hledání: 1. Klikněte na uzel Konverzace Složky výsledků hledání. 2. Na stránce Složky výsledků hledání klikněte na tlačítko vpravo od složky výsledků hledání, kterou chcete upravit. Snímek obrazovky 22 Úprava kritéria složky výsledků hledání 3. Upravte kritérium hledání. Kliknutím na možnost Vyhledat se zobrazí e-maily, které odpovídají kritériu vyhledávání, které jste určili. Pokud vrácené e-maily neodpovídají přesně e-mailům, které jste hledali, upřesněte dále vyhledávací kritérium. 4. Klikněte na možnost Uložit. POZNÁMKA: Chcete-li vytvořit novou složku výsledků hledání, založenou na upraveném kritériu vyhledávání, klikněte na možnost Uložit jako novou složku výsledků hledání. Určete popisný název 18 Použití aplikace GFI MailArchiver Příručka

pro novou složku výsledků hledání a klikněte na možnost Uložit vedle políčka s názvem. 1.6.5 Vymazání složky výsledků hledání POZNÁMKA: E-maily uvedené ve složce výsledků hledání se v této složce neuchovávají. Složka výsledků hledání uchovává pouze vyhledávací dotaz. Můžete tak mazat složky výsledků hledání bez toho, abyste přišli o nějaké archivované e-maily. 1. Klikněte na uzel Konverzace Složky výsledků hledání. Snímek obrazovky 23 Seznam složek výsledků hledání 2. Na stránce Složky výsledků hledání klikněte na tlačítko vpravo od složky výsledků hledání, kterou chcete smazat. 1.7 Změna jazyka Ve výchozím nastavení se webové rozhraní aplikace GFI MailArchiver načítá v angličtině. Jak změnit jazyk zobrazení: 1. Klikněte na uzel Konverzace Možnosti (Conversation > Options) a ze seznamu Zobrazit GFI MailArchiver v následujícím jazyce (Display GFI MailArchiver in the following language) vyberte jazyk. Snímek obrazovky 24 Výběr jazyka webového rozhraní aplikace GFI MailArchiver Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 19

2. Klikněte na možnost Uložit nastavení. Aplikace GFI MailArchiver načte webové rozhraní ve vybraném jazyce. POZNÁMKA: Aplikace GFI MailArchiver vždy nahraje konfigurační část uživatelského rozhraní v angličtině, bez ohledu na nakonfigurovaný preferovaný jazyk. Preferovaný jazyk se uchovává v souboru cookie na počítači, ze kterého se přistupuje k webovému rozhraní aplikace GFI MailArchiver. Při příštím přístupu na stejném počítači načte aplikace GFI MailArchiver webové rozhraní v preferovaném jazyce. Vybraný preferovaný jazyk ovlivňuje pouze text webového rozhraní aplikace GFI MailArchiver. Veškerý ostatní text (např. e-mailové adresy a obsah e-mailu) zobrazí aplikace GFI MailArchiver v původním jazyce. Ostatní nastavení jako např. datum a čas se zobrazí podle Konverzace v aplikaci Microsoft Internet Explorer. Příklad: Pokud je volba jazyka v aplikaci Microsoft Internet Explorer nastavena na angličtinu, ale v aplikaci GFI MailArchiver je vybraná španělština, bude se datum a čas zobrazovat v anglickém formátu s názvy měsíců v angličtině, nikoli ve španělštině. Jak změnit nastavení jazyka v aplikaci Microsoft Internet Explorer: 1. Z lišty nabídky aplikace Microsoft Internet Explorer vyberte položku Nástroje Možnosti internetu. 2. Na záložce Obecné klikněte na možnost Jazyky. 3. Kliknutím na možnost Přidat přidáte požadovaný jazyk. 4. Přesuňte upřednostňovaný jazyk na začátek seznamu tím, že ho v seznamu vyberete a kliknete na možnost Posunout nahoru. 5. Kliknutím na tlačítko OK dialogová okna Předvolby jazyka a Možnosti internetu zavřete. 1.8 Přihlášení jako jiný uživatel Jak se přihlásit pomocí jiného uživatelského účtu: 1. V navigačním panelu klikněte na možnost Odhlásit. Aplikace GFI MailArchiver zobrazí poznámku s pokynem, abyste zavřeli prohlížeče a dokončili tak odhlašovací postup. Na této stránce klikněte na možnost Přihlášení jiného uživatele. Snímek obrazovky 25 Přihlášení pomocí jiného uživatelského účtu 2. V dialogovém okně ověření zadejte uživatelské jméno a heslo účtu, ke kterému se chcete přihlásit, a klikněte na možnost OK. 20 Použití aplikace GFI MailArchiver Příručka

1.9 Odhlášení z aplikace GFI MailArchiver Důrazně doporučujeme se z aplikace GFI MailArchiver po skončení procházení a prohledávání e-mailů odhlásit. 1. V pravém horním rohu navigačního panelu klikněte na možnost Odhlásit. 2. Zavřete prohlížeč. Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 21

2. Rejstřík Z záznamy 5 zobrazování e-mailů 4, 9, 16 A archiv 3, 5, 9, 11 H hlavičky 5, 13 hledání v archivu e-mailů 9 I Internet Explorer 3, 20 J jazyk 19, 20 K kategorizační zásady 5, 12 konverzační vlákno 4 O odesílatel 13 OneClick Restore 6 OWA 4 P pokročilé hledání 10, 11, 17 pokročilé vyhledávání 11 přihlášení 3, 20 příjemce 11, 13 Přílohy 6 Procházet konverzace 7 Procházet konverzaci 3, 4, 7 S skripty 5 složky výsledků hledání 16, 17, 19 štítky 5 V vícenásobná archivační úložiště 3 W webové rozhraní aplikace GFI MailArchiver 19, 20 Příručka Použití aplikace GFI MailArchiver 23