Metodika k používání autorizované konverze v postupech podle zákona o veřejných zakázkách

Metodika k používání autorizované konverze v postupech podle zákona o veřejných zakázkách Metodický dokument Zpracovatel: Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Odbor veřejného investování Staroměstské nám. 6, Praha 1, 110 15 IČ: 66 00 22 22 Září říjen 2009 Strana 1/37

OBSAH 1. SHRNUTÍ METODICKÉHO DOKUMENTU... 3 2. ÚČEL A ROZSAH POUŽITELNOSTI METODICKÉHO DOKUMENTU... 9 2.1 ÚČEL DOKUMENTU...9 2.2 ROZSAH POUŽITELNOSTI DOKUMENTU...9 3. CO JE TO AUTORIZOVANÁ KONVERZE A JAK JI MOHOU ZADAVATELÉ A DODAVATELÉ PROVÁDĚT... 11 3.1 CO JE TO AUTORIZOVANÁ KONVERZE...11 3.2 JAK MOHOU ZADAVATELÉ A DODAVATELÉ AUTORIZOVANOU KONVERZI PROVÁDĚT...12 3.2.1 Zadavatelé - OVM, kteří mohou provádět autorizovanou konverzi z moci úřední...15 3.2.2 Zadavatelé - osoby, kteří mohou provádět autorizovanou konverzi pouze na kontaktních místech...16 4. AUTORIZOVANÁ KONVERZE Z POHLEDU ZADAVATELE A DODAVATELE... 18 4.1 VYUŽITÍ AUTORIZOVANÉ KONVERZE ZE STRANY ZADAVATELE...18 4.2 VYUŽITÍ AUTORIZOVANÉ KONVERZE ZE STRANY DODAVATELE...20 4.3 KDY NELZE INSTITUT AUTORIZOVANÉ KONVERZE VYUŽÍT NADPIS PŘESUNOUT NA DALŠÍ STRANU...21 5. SPECIFICKÉ OTÁZKY SOUVISEJÍCÍ AUTORIZOVANOU KONVERZÍ V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ... 24 5.1 MOŽNOST ZADAVATELE STANOVIT FORMU KOMUNIKACE V POSTUPECH PODLE ZVZ...24 5.2 MOŽNOSTI DODAVATELE POUŽÍVAT INSTITUT AUTORIZOVANÉ KONVERZE V PŘÍPADECH, KDY ZADAVATEL VÝSLOVNĚ NEPŘIPUSTIL ELEKTRONICKOU FORMU KOMUNIKACE...25 5.3 MOŽNOSTI VYUŽÍVÁNÍ AUTORIZOVANÉ KONVERZE V ŘÍZENÍ PŘED ÚŘADEM PRO OCHRANU HOSPODÁŘSKÉ SOUTĚŽE...26 5.4 MOŽNOSTI VYUŽÍVÁNÍ AUTORIZOVANÉ KONVERZE V ŘÍZENÍ VE VĚCECH SEZNAMU KVALIFIKOVANÝCH DODAVATELŮ A SYSTÉMU CERTIFIKOVANÝCH DODAVATELŮ...27 6. INSTITUTY A PRÁVNÍ PŘEDPISY ÚZCE SOUVISEJÍCÍ S VYUŽITÍM AUTORIZOVANÉ KONVERZE V POSTUPECH PODLE ZVZ... 31 6.1 VZTAH AUTORIZOVANÉ KONVERZE K UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ PODLE ZVZ A ZÁKONA Č. 499/2004 SB...31 6.2 AUTORIZOVANÁ KONVERZE VE VAZBĚ NA KOMUNIKACI PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ...32 POUŽITÉ ZKRATKY A POJMY... 35 ODKAZY NA SOUVISEJÍCÍ INFORMAČNÍ ZDROJE... 37 Strana 2/37

1. Shrnutí metodického dokumentu Východiska používání autorizované konverze v zadávacím řízení a jiných postupech Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále též zákon č. 300/2008 Sb. ) zavedl institut autorizované konverze, jehož podstata spočívá v možnosti převedení dokumentu z listinné do elektronické podoby a naopak, přičemž výstup z uvedeného procesu má z právního hlediska stejnou váhu jako dokument, který představoval vstup (podklad) pro konverzi. Vzhledem k tomu, že zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále také jen ZVZ ), umožňuje v rámci komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem doručování dokumentů jak v listinné, tak v elektronické podobě, je cílem tohoto dokumentu poskytnout oběma stranám praktický návod k využívání možností, které autorizované konverze přináší v rámci postupů podle ZVZ, 1 zejména pak v zadávacím řízení. V metodice jsou popsány zejména způsoby využití autorizované konverze, které zadavatelům a dodavatelům usnadní provádění úkonů v zadávacím řízení (např. prokazování splnění kvalifikace) nebo vedení agend souvisejících se zadávacím řízením (např. vedení spisové služby). Poukázáno je rovněž na problematiku uchovávání dokumentů. Co je autorizovaná konverze Autorizovanou konverzí se rozumí: převod dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (tj. do elektronické podoby) nebo převod dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (tj. v elektronické podobě) do dokumentu v listinné podobě. 1 Pojem postupy podle ZVZ je pro účely této metodiky používán v širším pojetí a zahrnuje všechny druhy zadávacích řízení včetně zvláštních postupů podle části třetí ZVZ, výběrová řízení na veřejné zakázky malého rozsahu, soutěž o návrh a koncesní řízení podle zákona č. 139/2006 Sb. Strana 3/37

V obou případech je součástí procesu autorizované konverze ověření shody obsahu dokumentu, který je konvertován (dále také jen vstup ), s dokumentem, který autorizovanou konverzí vznikl (dále také jen výstup ), na důkaz čeho se k výstupnímu dokumentu připojuje ověřovací doložka. Které dokumenty v souvislosti se zadávacím řízením lze konvertovat V rámci postupů podle ZVZ mohou autorizovanou konverzi využít: zadavatelé - zejména ve vztahu k dokumentaci o VZ, 2 dodavatelé - zejména ve vztahu k prokázání splnění kvalifikačních předpokladů. S ohledem na to, že autorizovaná konverze představuje obecně použitelný prostředek umožňující převádění dokumentů z listinné do elektronické a z elektronické do listinné podoby, u kterého však není stanovena povinnost jeho používání, je v rámci této metodiky položen důraz na vhodnost užívání autorizované konverze v zadávacím řízení a dalších postupech podle ZVZ. Na následujícím schématu jsou vyznačeny základní oblasti postupů dle ZVZ, v rámci kterých přichází využití autorizované konverze v úvahu, a to jednak z pohledu zadavatele, jednak z pohledu dodavatele. 2 Dokumentací o veřejné zakázce se ve smyslu 155 odst. 1 ZVZ rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje ZVZ, včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů a uzavřených smluv. Strana 4/37

Schéma č. 1 Využití autorizované konverze v rámci postupu podle ZVZ Strana 5/37

Přínosy pro zadavatele související s využitím institutu autorizované konverze spočívají zejména v možnostech: zavést plně elektronická zadávací řízení a stanovit v zadávacích podmínkách, že dodavatelé jsou povinni provádět všechny úkony (vč. prokázání splnění kvalifikace) v elektronické podobě, jednotně uchovávat dokumenty vztahující se k veřejným zakázkám - např. s využitím elektronického systému pro správu dokumentů (DMS) 3 v rámci celé organizace zadavatele. Dokumenty vztahující se ke všem veřejným zakázkám tak budou na jednom místě (s řízenými přístupovými oprávněními), čímž bude překonán stávající stav, kdy každý zadavatelský útvar uchovává dokumenty ke svým VZ a tyto dokumenty jsou ve svém důsledku často obtížně dohledatelné, jednotně vést spisovou službu - zákon č. 499/2004 Sb. vymezuje okruh osob, které jsou povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě. Jedná se o tzv. určené původce. Pokud dodavatelé doručí zadavateli, který je určeným původcem, dokumenty v listinné podobě, může zadavatel převést tyto dokumenty 4 do elektronické podoby (s právními účinky úředně ověřené kopie) a vykonávat spisovou služby plně elektronicky. Přínosy pro dodavatele související s využitím institutu autorizované konverze spočívají zejména v možnosti účastnit se elektronických zadávacích řízení, tj. provádět úkony v zadávacím řízení v elektronické podobě bez nutnosti předkládat zadavateli v listinné podobě ty doklady/dokumenty, které nejsou primárně vydávány v elektronické podobě. 3 DMS - Data Management system. 4 S výjimkou dokumentů, které nelze autorizovanou konverzí do jiné podoby převést viz kapitola 4.3 Strana 6/37

Jak mohou zadavatelé a dodavatelé autorizovanou konverzi provádět Zadavatel (a rovněž dodavatel), který má postavení orgánu veřejné moci, je oprávněn provádět autorizovanou konverzi z moci úřední, tzn. s ohledem na své postavení je schopen zrealizovat autorizovaný převod dokumentu, který se týká jeho činnosti, do jiné podoby, aniž by se musel obracet na jiný subjekt. 5 Zadavatel (a rovněž dodavatel), který nemá postavení orgánu veřejné moci, si může nechat autorizovanou konverzi provést pouze na kontaktních místech veřejné správy (tj. v rámci sítě Czech Point). Instituty a právní předpisy úzce související s využitím autorizované konverze v postupech podle ZVZ Uchování dokumentace Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon č. 499/2004 Sb. ) stanoví obecnou povinnost zadavatelů uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Tato povinnost plně dopadá i na dokumentaci o veřejné zakázce. V souladu s ustanovením 155 odst. 1 ZVZ je zadavatel povinen uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce po dobu 5 let od uzavření smlouvy, její změny nebo zrušení zadávacího řízení. Pro způsob uchovávání dokumentů, které vznikly provedením autorizované konverze, ať už jsou v podobě elektronické nebo listinné, platí, že tyto dokumenty (tj. výstupy autorizované konverze) jsou uchovávány ve stejném režimu jako dokumenty, které jsou originálem a které mají stejnou podobu (tedy výstupy v elektronické podobě jsou uchovávány jako elektronické dokumenty, které jsou originálem. Uvedené pravidlo platí obdobně pro výstupy z autorizované konverze, které mají listinnou podobu). Autorizovaná konverze ve vazbě na datové schránky Mezi instituty autorizované konverze a datovými schránkami existuje poměrně úzká provázanost. Prostřednictvím autorizované konverze lze dokument, který je v listinné podobě, převést do elektronické podoby, tj. do dokumentu obsaženého 5 Dle ustanovení 23 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. provádějí konverzi z moci úřední orgány veřejné moci pro výkon své působnosti. Strana 7/37

v datové zprávě, a lze jej tak doručit prostřednictvím datové schránky. Obdobně lze autorizovanou konverzi využít i opačně tak, že dokument, který byl doručen do datové schránky, se pomocí autorizované konverze případně převede do dokumentu v podobě listinné. Strana 8/37

2. Účel a rozsah použitelnosti metodického dokumentu 2.1 Účel dokumentu Účelem tohoto metodického dokumentu je: poskytnout zadavatelům a dodavatelům praktický návod, jak mohou používat autorizovanou konverzi v rámci postupů podle ZVZ, identifikovat dokumenty vznikající v souvislosti s postupy podle ZVZ, u kterých mohou zadavatelé a dodavatelé používat autorizovanou konverzi a u kterých je naopak autorizovaná konverze nevhodná, provést rozdělení subjektů vystupujících v postupech podle ZVZ podle toho, zda mohou provádět autorizovanou konverzi z moci úřední nebo prostřednictvím kontaktních míst veřejné správy, poukázat na problematiku a meze využívání institutu autorizované konverze ve vztahu k povinnostem vyplývajícím ze zákona č. 499/2004 Sb. 2.2 Rozsah použitelnosti dokumentu Tento metodický dokument je určen pro: zadavatele dle ustanovení 2 ZVZ, dodavatele, kteří se účastní procesu zadávání veřejných zakázek, odbornou a širokou veřejnost účastnící se aplikační praxe ZVZ. Z hlediska kategorií veřejných zakázek dle výše jejich předpokládané hodnoty se tento metodický dokument vztahuje na: veřejné zakázky malého rozsahu 6, podlimitní veřejné zakázky, nadlimitní veřejné zakázky. 6 Ustanovení zákona č. 300/2008 Sb. upravující autorizovanou konverzi nejsou spojena s povinností postupovat podle ZVZ. I když tedy zadavatel postupuje při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu dle 18 odst. 3 ZVZ mimo režim ZVZ a rozhodne se využívat autorizované konverze dokumentů, je povinen dodržet pravidla uvedená v zákoně č. 300/2008 Sb., jež jsou nastíněna v tomto dokumentu. Strana 9/37

Z hlediska druhů procesů, které směřují k výběru dodavatele, se tento metodický dokument vztahuje na: všechny druhy zadávacích řízení dle 21 ZVZ, dynamický nákupní systém dle 93 a násl. ZVZ, elektronickou aukci dle 96 a násl. ZVZ, soutěž o návrh dle 102 a násl. ZVZ, koncesní řízení dle 6 a násl. zákona č. 139/2006 Sb., o koncesních smlouvách a koncesním řízení (koncesní zákon), ve znění pozdějších předpisů. Z hlediska postupů, které přímo nesměřují k výběru dodavatele, ale jsou upraveny v ZVZ, se tento metodický dokument vztahuje na: řízení týkající se výkonu dohledu nad dodržováním ZVZ ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen ÚOHS ) dle části páté hlavy II ZVZ, řízení ve věcech Seznamu kvalifikovaných dodavatelů (dále také jen SKD ) a Systému certifikovaných dodavatelů (dále také jen SCD ). Strana 10/37

3. Co je to autorizovaná konverze a jak ji mohou zadavatelé a dodavatelé provádět 3.1 Co je to autorizovaná konverze Autorizovanou konverzí se rozumí pořízení kopie dokumentu, které: je realizováno způsobem a za podmínek stanovených zákonem č. 300/2008 Sb., vyžaduje součinnost a potvrzení zákonem stanovenou autoritou, 7 vede k vytvoření kopie dokumentu v jiné podobě, než jakou dokument původně měl, zachovává, resp. přenáší právní účinky a právní váhu původního dokumentu na kopii podobně, jako je tomu při vidimaci. 8 Pro účely této metodiky se dokumentem přitom rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jinak zaznamenaná informace, ať již je v podobě analogové nebo digitální. 9 Pokud jde o podobu dokumentu, ze které a do které lze dokument konvertovat, představuje autorizovaná konverze prostředek změny mezi listinnou a elektronickou podobou, konkrétně jde o: převod dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (tj. do elektronické podoby) nebo převod dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru (tj. v elektronické podobě) do dokumentu v listinné podobě. 10 7 23 odst. 1 a 2 zákona č. 300/2008 Sb. 8 22 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. K pojmu vidimace viz ustanovení 6 odst. 1 zákona č. 21/2006 Sb., zákon o ověřování - vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie (tzv. vidimovaná listina) se doslova shoduje s předloženou listinou. 9 Viz. 2 písm. d) zákona č. 499/2004 Sb. V souvislosti s tímto vymezením je třeba poukázat na to, že v rámci postupů dle ZVZ uvedené vymezení nebudou splňovat např. většina vzorků, které dodavatel předkládá k prokázání splnění kvalifikace. 10 22 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. Strana 11/37

Oproti vidimaci, která představuje (úředně ověřené) vytvoření kopie ve stejné podobě, je tedy autorizovaná konverze charakterizována tím, že úředně ověřená kopie má jinou podobou než původní dokument. Je třeba uvést, že zákon č. 300/2008 Sb., který upravuje vedle autorizované konverze také problematiku elektronických úkonů a používání datových schránek, explicitně žádnému subjektu neukládá - na rozdíl např. od konstrukce používání datových schránek povinnost autorizovanou konverzi používat. Pouze ji nabízí jako prostředek k využití. Vzhledem k tomu, že ZVZ v rámci procesu zadávání veřejných zakázek umožňuje uskutečňování úkonů a komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem jak v listinné, tak elektronické formě, 11 a rovněž vzhledem k postupujícímu vývoji elektronizace zadávání veřejných zakázek a obecně komunikace vůbec, je v dalších kapitolách poukázáno na možnosti a výhody využití autorizované konverze u dokumentů, které vznikají nebo mohou vzniknout v průběhu postupů podle ZVZ. 3.2 Jak mohou zadavatelé a dodavatelé autorizovanou konverzi provádět Způsob provádění autorizované konverze bude primárně předurčen právním postavením, které zadavatelům a dodavatelům vyplývá ze zákona č. 300/2008 Sb. V této kapitole je uvedeno rozdělení zadavatelů a dodavatelů z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. do základních kategorií (režimů). Rozhodujícím kritériem je, zda subjekt, který má v úmyslu určitý dokument konvertovat, má či nemá postavení orgánu veřejné moci. V této kapitole je proto vymezen pojem orgán veřejné moci a tento pojem je dán do vztahu k pojmu zadavatel veřejné zakázky ve smyslu ustanovení 2 ZVZ. Zadavatelé veřejných zakázek jsou rozděleni do dvou skupin, přičemž pro každou ze skupin zadavatelů platí jiná pravidla pro provádění autorizované konverze. Zadavatelé jsou členěni na: zadavatele, kteří jsou zároveň orgány veřejné moci (dále též zadavatel OVM ). Pro skutečnost, zda je zadavatel orgánem veřejné moci, není 11 148 odst. 2 ZVZ. Strana 12/37

rozhodující, zda disponuje vrchnostenskou mocí. 12 Rozhodující je skutečnost, zda je příslušný subjekt uveden ve výčtu 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., zadavatele, kteří nejsou orgány veřejné moci (dále též zadavatel osoba ). 13 Vzhledem k tomu, že status orgánu veřejné moci se bude týkat zejména zadavatelů, je dále pojednáno především o nich, zatímco o dodavatelích je pojednáno pouze okrajově. Rozdělení zadavatelů z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. je uvedeno na následujícím schématu. 14 12 Vrchnostenská moc (veřejná moc) je taková moc, která autoritativně rozhoduje o právech a povinnostech subjektů, ať již přímo, nebo zprostředkovaně. Subjekt, o jehož právech nebo povinnostech rozhoduje orgán veřejné moci, není v rovnoprávném postavení s tímto orgánem a obsah rozhodnutí tohoto orgánu nezávisí od vůle subjektu (usnesení Ústavního soudu ze dne 25. 11. 1993, sp. zn. II. ÚS 75/93, publikován ve Sb. n. u. US, svazek 2, ročník 1993, str. 201). 13 Pojmy orgán veřejné moci (OVM) a osoba byly použity z důvodu, že je takto používá zákon č. 300/2008 Sb. 14 Stejně tak jsou používány pojmy dodavatel OVM a dodavatel osoba. Strana 13/37

Schéma č. 2 Rozdělení zadavatelů ve vazbě na zákon č. 300/2008 Sb. Podrobnější kategorizace a rozčlenění zadavatelů ve vazbě na zákon č. 300/2008 Sb. je uvedeno v tabulkách v následujících kapitolách. Strana 14/37

3.2.1 Zadavatelé - OVM, kteří mohou provádět autorizovanou konverzi z moci úřední Zákon č. 300/2008 Sb. v ustanovení 1 odst. 1 vymezuje pojem orgán veřejné moci. V případě, že má zadavatel status orgánu veřejné moci, je oprávněn provádět autorizovanou konverzi z moci úřední, tzn. s ohledem na své postavení je schopen zrealizovat autorizovaný převod dokumentu do jiné podoby, aniž by se musel obracet na jiný subjekt. Zadavatelé, kteří jsou zároveň orgány veřejné moci V následujícím přehledu je uveden výčet zadavatelů dle ustanovení 2 ZVZ, kteří splňují definici orgánu veřejné moci dle zákona č. 300/2008 Sb. ( zadavatelé OVM ) a mohou tedy autorizovaně konvertovat dokumenty bez nutnosti součinnosti jiného subjektu: Zadavatel veřejné zakázky dle 2 ZVZ Zadavatel dle 2 odst. 2 písm. a) Zadavatel dle 2 odst. 2 písm. c) Zadavatel dle 2 odst. 2 písm. d) Orgán veřejné moci dle 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., tj. zadavatel - OVM Státní orgán 15 Orgán územního samosprávného celku 16 Právnické osoby, které naplňují současně podmínky uvedené v 2 odst. 2 písm. d) ZVZ a které jsou zároveň uvedeny ve výčtu 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. Konkrétně se jedná o následující Příkladmý výčet zadavatelů OVM Ministerstva a jiné ústřední orgány státní správy Organizační složky zřízené, popř. řízené ministerstvy Obec Kraj Hl. město Praha Mezi jiné státní fondy patří např.: Státní fond dopravní infrastruktury Mezi zdravotní pojišťovny patří např.: Všeobecná zdravotní pojišťovna Oborové zaměstnanecké 15 Vzhledem k tomu, že orgánem veřejné moci je státní orgán, nevznikají pochybnosti ohledně postavení veřejného zadavatele uvedeného v 2 odst. 2 písm. a) ZVZ, kterým je Česká republika (stát). Pojem státní orgán je třeba obecně chápat tak, že se jedná o organizační složku či jednotku státu, která byla zřízena zákonem a které byla zákonem stanovena působnost. Za státní orgán je třeba rovněž považovat organizační složky státu zřízené, popř. řízené ministerstvem dle 4 zákona č. 219/2000 Sb. 16 Status orgánu veřejné moci mají rovněž územní samosprávné celky ( 2 odst. 2 písm. c) ZVZ). Vzhledem k výčtu orgánů územních samosprávných celků v příslušných právních předpisech však tuto povinnost již nemají příspěvkové organizace, u nichž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávný celek. Strana 15/37

Není zadavatelem dle ZVZ 17 subjekty: Pozemkový fond České republiky nebo jiný státní fond Zdravotní pojišťovna Český rozhlas Česká televize Samosprávná komora zřízená zákonem Notáři a soudní exekutoři a resortní zaměstnanecké pojišťovny Dodavatelé, kteří jsou zároveň orgány veřejné moci Pro úplnost tohoto metodického dokumentu je nutno zmínit, že v zadávací praxi může nastat situace, kdy i dodavatel může mít postavení orgánu veřejné moci (dále též dodavatel OVM ). V souladu s ustanovením 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. má postavení OVM Český rozhlas, Česká televize, notáři, exekutoři, přičemž tyto subjekty se mohou účastnit v zadávacích řízeních jako dodavatelé. V tomto případě mají dodavatelé OVM ze zákona č. 300/2008 Sb. ohledně autorizované konverze stejná oprávnění jako zadavatelé OVM, tj. mohou provádět autorizovanou konverzi bez nutnosti obracet se na jiný subjekt. 3.2.2 Zadavatelé - osoby, kteří mohou provádět autorizovanou konverzi pouze na kontaktních místech Pokud subjekt, který hodlá zajistit kvalifikovaně převod dokumentu z listinné do elektronické podoby či naopak, nemá postavení orgánu veřejné moci, nemůže autorizovaně konvertovat dokument sám, ale musí se obrátit na kontaktní místa veřejné správy (síť Czech Point). 18 Těmi se rozumí ve smyslu 8a zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů: 17 Výjimka by přicházela v úvahu u samosprávných komor, které by splnily podmínky uvedené v 2 odst. 2 písm. d) ZVZ. V takovém případě by se jednalo o subjekt s postavením veřejného zadavatele. Teoreticky může nastat situace, kdy se notář či soudní exekutor stane dotovaným zadavatelem ve smyslu ustanovení 2 odst. 3 ZVZ. V takovém případě by byl příslušný notář či soudní exekutor zadavatelem OVM. 18 Stejně tak mohou dodavatelé-osoby provádět autorizovanou konverzi pouze prostřednictvím kontaktních míst veřejné správy (síť Czech Point). Strana 16/37

notáři, krajské úřady, matriční úřady, obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí právní předpis, zastupitelské úřady stanovené prováděcím právním předpisem, držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky. Zadavatelé, kteří nejsou orgány veřejné moci V následujícím přehledu je uveden příkladmý výčet zadavatelů, které nelze zařadit mezi orgány veřejné moci (kategorie zadavatel osoba ) a kteří tedy nemůžou provádět autorizovanou konverzi samostatně, ale musí využít služeb výše uvedených kontaktních míst veřejné správy (síť Czech Point). 19 Zadavatel veřejné Kdo nespadá do kategorie OVM, Příkladmý výčet zadavatelů osob zakázky dle 2 ZVZ tj. zadavatel osoba 2 odst. 2 písm. b) ZVZ Státní příspěvkové organizace Národní divadlo Český hydrometeorologický ústav Státní veterinární ústav Praha Národní muzeum Psychiatrická léčebna Bohnice 2 odst. 2 písm. c) ZVZ Příspěvkové organizace, u nichž Příspěvkové organizace dle 27 a funkci zřizovatele vykonává násl. zákona č. 250/2000 Sb. územní samosprávný celek Obecně prospěšné společnosti Školy a školská zařízení Veřejná nezisková ústavní zdravotnická zařízení aj. 2 odst. 2 písm. d) ZVZ Právnické osoby, které naplňují Vysoké školy dle zákona podmínky uvedené v 2 odst. 2 č. 111/1998 Sb. písm. d) ZVZ, avšak nejsou Veřejné výzkumné instituce dle uvedeny ve výčtu 1 odst. 1 zákona č. 341/2005 Sb. zákona č. 300/2008 Sb. Státní podniky dle zákona 19 Cena za provedení autorizované konverze z listinné do elektronické podoby nebo z elektronické do listinné podoby činí 30,- Kč za každou i započatou stranu konvertované listiny (A4). Strana 17/37

2 odst. 3 ZVZ dotovaný zadavatel 2 odst. 6 ZVZ sektorový zadavatel Všechny subjekty splňující předpoklady pro získání postavení dotovaného zadavatele 20 Všechny subjekty vykonávající relevantní činnost a splňující předpoklady pro získání postavení sektorového zadavatele č. 77/1997 Sb. aj. Např. fyzická osoba, která zadává nadlimitní veřejnou zakázku na stavební práce, která je z 60 % hrazena z Operačního programu Doprava Subjekty provozující činnost v oblasti: Plynárenství Teplárenství Elektroenergetiky Vodárenství Vyhledávání, průzkum nebo dobývání ropy, plynu, uhlí nebo jiných pevných paliv Poskytování a provozování letišť, námořních nebo vnitrozemských přístavů aj. 4. Autorizovaná konverze z pohledu zadavatele a dodavatele 4.1 Využití autorizované konverze ze strany zadavatele Jaké dokumenty může zadavatel konvertovat V souvislosti s postupy zadavatele podle ZVZ přichází v úvahu využití autorizované konverze u následujících kategorií dokumentů: dokumenty, jejichž původcem 21 je dodavatel (např. žádost o poskytnutí zadávací dokumentace), dokumenty, jejichž původcem je sám zadavatel (např. výzva k podání nabídky odeslaná dodavatelům, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky atd.), dokumenty, jejichž původcem je třetí subjekt (zejména ÚOHS v rámci dohledové činnosti, krajský soud v případě správní žaloby proti rozhodnutí ÚOHS či Evropská komise v případě smírčího řízení). 20 S výjimkou notářů a soudních exekutorů, kteří získají postavení dotovaného zadavatele. Jedná se však jen o teoretickou možnost (viz výše). 21 Původcem se pro účely této metodiky rozumí každý, z jehož činnosti dokument vznikl viz také 2 písm. c) zákona č. 499/2004 Sb. Strana 18/37

V případě všech výše uvedených kategorií dokumentů je zadavatel oprávněn provést autorizovanou konverzi jednotlivých dokumentů, pokud nejsou dány důvody její nepřípustnosti (viz kapitola 4.3). Ve vztahu k využívání autorizované konverze v rámci postupů podle ZVZ je však třeba upozornit, že i když zadavatel určitý dokument konvertuje, nezbavuje ho to za všech okolností povinností, které vyplývají ze ZVZ a jiných právních předpisů. Konkrétně se jedná o ustanovení 155 odst. 1 ZVZ, které ukládá zadavateli povinnost uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce, a to včetně úplného znění originálů nabídek a uzavřených smluv. Pokud tedy zadavatel provede pro své potřeby konverzi originálů nabídek a uzavřených smluv, nezbavuje ho to povinnosti uchovávat tyto dokumenty v té podobě, v jaké byly vyhotoveny (tj. v originále). Ačkoliv ZVZ zmiňuje pouze nabídky dodavatelů a uzavřené smlouvy, vztahuje se povinnost uchovávat originály na všechny dokumenty, které tvoří dokumentaci o VZ. Důvody, proč může být pro zadavatele účelné využít institut autorizované konverze Institut autorizované konverze představuje prostředek, jež umožňuje zadavateli sjednotit podobu dokumentů, které vznikají v průběhu zadávacího řízení, což má pro zadavatele význam zejména pro: zavedení plně elektronických zadávacích řízení v souvislosti s existencí institutu autorizované konverze může zadavatel stanovit v zadávacích podmínkách v souladu s ustanovením 44 odst. 3 písm. e) ZVZ, že dodavatelé jsou povinni provádět všechny úkony (vč. prokázání splnění kvalifikace) v elektronické podobě, předložení kompletní dokumentace o VZ Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže v případě řízení o přezkoumání úkonů zadavatele v elektronické podobě (např. prostřednictvím datové schránky) - více viz kapitola 5.3, vytvoření jednotného úložiště dokumentů k veřejným zakázkám 22 - dokumentace ke všem VZ tak bude na jednom místě 23 (s řízenými 22 Softwarově může být podpořeno systémem pro správu dokumentů (DMS - Data Management System). 23 S výjimkou dokumentů, které nelze převést viz kapitola 4. Strana 19/37

přístupovými oprávněními), čímž bude překonán stávající stav, kdy každý zadavatelský útvar uchovává dokumentaci o svých VZ, v důsledku čehož může být dokumentace o konkrétní VZ obtížně dohledatelná, jednotné vedení spisové služby - bez ohledu na to, jakým způsobem se příslušný dokument dostane do organizace zadavatele (tj. zejména prostřednictvím datových schránek, elektronické či listinné podatelny), zadavatel převede 24 všechny dokumenty doručené v listinné podobě do podoby elektronické a následně je vede v elektronickém systému spisové služby. Požadavek na výkon spisové služby v elektronické podobě vyplývá zejména ze zákona č. 499/2004 Sb., který vymezuje okruh osob, které jsou povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě. Všechny výše uvedené způsoby využití autorizované konverze směřují ke snížení administrativní zátěže, zvýšení transparentnosti a zvýšení kvality řízení procesů zadávání veřejných zakázek v organizaci zadavatele. 4.2 Využití autorizované konverze ze strany dodavatele Rovněž dodavatel je oprávněn pro své potřeby provést konverzi jakéhokoliv dokumentu, který má souvislost s postupy podle ZVZ, tedy: dokumentu, jehož původcem je sám dodavatel (např. podaná žádost o dodatečné informace), dokumentu, jehož původcem je zadavatel (např. rozhodnutí o vyloučení uchazeče z dalšího postupu v zadávacím řízení), dokumenty, jejichž původcem je další subjekt (zejména správci registrů 25 či jiné osoby, které vydávají doklady k prokázání splnění kvalifikace, ÚOHS v rámci dohledové činnosti atd.). V případě všech výše uvedených kategorií dokumentů je dodavatel oprávněn provést autorizovanou konverzi jednotlivých dokumentů, pokud nejsou dány důvody její nepřípustnosti (viz kapitola 4.3). 24 S výjimkou dokumentů, které nelze převést viz kapitola 4. 25 Registry se v této metodice rozumí např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, evidence o členství vedené profesními komorami apod. Strana 20/37

Důvody, proč může být pro dodavatele účelné využít institut autorizované konverze Dodavatel se na rozdíl od zadavatele nemusí řídit ustanovením 155 ZVZ a nemusí tedy uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce či pořizovat záznamy o elektronických úkonech. Nicméně i pro dodavatele je vysoce účelné tyto dokumenty uchovávat a v řadě případů může být vhodné tyto dokumenty autorizovaně konvertovat, a to zejména z následujících důvodů: účast v plně elektronických zadávacích řízení dodavatel může provádět úkony v zadávacím řízení v elektronické podobě bez nutnosti předkládat zadavateli v listinné podobě ty doklady/dokumenty, které nejsou v originálu vydávány v elektronické podobě ( tzn. není nutné postupovat podle ustanovení 149 odst. 5 ZVZ). Jedná se zejména o doklady k prokázání kvalifikace (viz následující bod) nebo o smlouvu uzavřenou se subdodavatelem či smlouvu o sdružení, převedení dokladů k prokázání splnění kvalifikace do elektronické podoby 26 tyto doklady v elektronické podobě může následně dodavatel používat k prokázání splnění kvalifikace přímo v postupech podle ZVZ či k prokázání splnění kvalifikace ve věcech SKD a SCD (více viz kapitola 5.4), předložení důkazních prostředků ÚOHS v případě, kdy dodavatel podává návrh na přezkoumání úkonů zadavatele, v elektronické podobě (např. prostřednictvím datové schránky) dodavatel takto například urychlí zahájení příslušného správního řízení, jednotné vedení spisové služby dodavatel může analogicky k zadavateli vést spisovou službu v elektronické podobě (viz výše), vytvoření jednotného (centrálního) úložiště dokumentů vztahujících se k veřejným zakázkám analogicky platí výše uvedený popis u zadavatele. Všechny výše uvedené způsoby využití autorizované konverze směřují zejména ke snížení administrativní zátěže a zvýšení kvality řízení procesů týkajících se veřejných zakázek v organizaci dodavatele. 4.3 Kdy nelze institut autorizované konverze využít nadpis přesunout na další stranu 26 Řada dokladů k prokázání splnění kvalifikace není v ČR doposud vydávána v elektronické podobě. Strana 21/37

V určitých případech zákon č. 300/2008 Sb. provedení autorizované konverze neumožňuje. 27 Tato omezení platí i pro dokumenty, které vznikají v rámci postupů podle ZVZ. Jedná se o případy, kdy: je dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy, jde o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit. Z pohledu postupů podle ZVZ se toto omezení bude týkat zejména takových dokumentů, jakými jsou geometrický plán, rysy a technické kresby, jsou v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost, není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o o prvopis, o vidimovaný dokument, o opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo o stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu, je dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka (což se může týkat některých dokladů k prokázání splnění kvalifikace jako je např. ISO certifikát, ale i jiných dokumentů), má být provedena konverze na žádost subjektu, který není OVM, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil (blíže viz kapitola 6.2), jde o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby (například o zvukový nebo audiovizuální záznam), pokud dokument nesplňuje technické náležitosti stanovené prováděcí vyhláškou. 28 Jedná se o případy, kdy o dokument obsažený v datové zprávě obsahuje škodlivý kód, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému subjektu provádějícího konverzi nebo na informacích zpracovávaných subjektem provádějícím konverzi, o dokument v listinné podobě je ve stavu způsobilém poškodit snímací zařízení nebo ve stavu způsobilém přivodit provedením konverze své poškození, 27 Blíže viz 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb. 28 Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze. Strana 22/37

o dokument obsažený v datové zprávě není ve formátu PDF verze 1.3 a vyšší nebo PDF/A. Účelem této metodiky není rozebírat podrobně všechna výše uvedená omezení, nicméně v následujících kapitolách bude na některé z výše uvedených případů blíže poukázáno. Strana 23/37

5. Specifické otázky související autorizovanou konverzí v zadávacím řízení V souvislosti s využitím institutu autorizované konverze v průběhu zadávacího řízení je v této kapitole pojednáno o specifických otázkách týkajících se současné aplikace ustanovení ZVZ a ustanovení zákona č. 300/2008 Sb., a to v následujících oblastech: Může si zadavatel v souvislosti se zavedením institutu autorizované konverze stanovit výhradně elektronickou formu komunikace (vazba na ustanovení 149 odst. 5 ZVZ) Mohou dodavatelé předložit zadavateli na CD kvalifikační dokumenty v elektronické podobě (tj. autorizovaně konvertované) v případě, kdy zadavatel výslovně nepřipustil elektronickou formu komunikace Jaké jsou možnosti využívání autorizované konverze v řízení před Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže Jaké jsou možnosti využívání autorizované konverze v řízení ve věcech Seznamu kvalifikovaných dodavatelů a Systému certifikovaných dodavatelů. 5.1 Možnost zadavatele stanovit formu komunikace v postupech podle ZVZ Ustanovení 149 odst. 5 ZVZ stanoví, že pokud neexistují doklady k prokázání kvalifikace v elektronické podobě, předloží dodavatel tyto doklady zadavateli v listinné podobě. Vzhledem k tomu, že institut autorizované konverze umožňuje převedení dokumentu do elektronické podoby (do datové zprávy), je třeba uznat možnost zadavatele si v zadávacích podmínkách vyhradit požadavek na elektronickou podobu dokumentů k prokázání splnění kvalifikace. 29 Pokud tak zadavatel učiní, je dodavatel povinen požadovanou formu dodržet. Dodavatel má totiž objektivní možnost příslušné doklady k prokázání kvalifikace do elektronické podoby převést. Uvedené platí však pouze u dokumentů, u kterých je autorizovaná konverze možná (viz kapitola 3.2). S ohledem na to by zadavatel, 29 Viz 44 odst. 3 písm. e) ZVZ. Strana 24/37

pokud si elektronickou podobu v zadávacích podmínkách vyhradí, měl rovněž uvést způsob a podmínky pro doručení těch dokladů v listinné podobě, u kterých nelze autorizovanou konverzi provést. Výše uvedené lze tedy shrnout tak, že zadavatel může požadovat, aby mu dodavatelé podali plně elektronické nabídky a to včetně kvalifikačních dokladů. Doklady k prokázání kvalifikace, které nejsou vydávány v elektronické podobě, nechají dodavatelé převést autorizovanou konverzí. Pouze doklady k prokázání kvalifikace, které nelze do elektronické podoby převést, mohou dodavatelé nadále v souladu s ustanovením 149 odst. 5 ZVZ předložit zadavateli v listinné podobě v době podle 52 nebo 65 ZVZ. 5.2 Možnosti dodavatele používat institut autorizované konverze v případech, kdy zadavatel výslovně nepřipustil elektronickou formu komunikace Při úvahách nad možnostmi využívání institutu autorizované konverze v postupech podle ZVZ je třeba rozhodně upozornit na to, že je zásadní rozdíl mezi formou komunikace, tj. způsobem doručování písemných dokumentů mezi zadavatelem a dodavatelem na straně jedné a podobou dokumentů, které jsou doručovány, na straně druhé. Pokud jde o formu komunikace, tu může zadavatel v rámci postupů podle ZVZ stanovit v zadávacích podmínkách. Dle ustanovení 148 odst. 2 ZVZ tak lze písemnosti doručovat osobně, prostřednictvím osoby, která provádí přepravu zásilek (kurýrní služba), prostřednictvím držitele poštovní licence podle zvláštního právního předpisu, elektronickými prostředky nebo jiným způsobem. 30 Určení formy komunikace zadavatelem přitom zčásti determinuje podobu (listinnou/elektronickou), ve které mohou být dokumenty doručovány. Z ustanovení 149 odst. 1 ZVZ a povahy věci např. vyplývá, že v případě doručování dokumentů prostřednictvím elektronických prostředků nebude v úvahu přicházet listinná podoba. V případě jiných způsobů doručování však není vyloučena jak elektronická, tak i listinná podoba dokumentu, neboť v obou 30 V případě, že tímto jiným způsobem má být doručení prostřednictvím datové schránky, nemají někteří zadavatelé ve volbě formy komunikace úplnou volnost a formu komunikace tak mohou ovlivnit dodavatelé. Na to je blíže upozorněno v kapitole 6.2. Strana 25/37

případech se jedná o písemnost a je tedy splněn požadavek na písemnou formu dokumentu. V tomto směru se tedy rovněž otevírá prostor pro využití autorizované konverze. Dodavatel např. může doručit zadavateli nabídku v podobě elektronických dokumentů uložených na nosiči dat (CD nebo DVD), 31 a to v řádně uzavřené obálce označené v souladu s ustanovením 69 odst. 5 ZVZ a požadavky uvedenými zadavatelem v zadávacích podmínkách. Písemná forma nabídky je totiž zachována, pokud je nabídka zaznamenána na elektronickém nosiči (tj. v podobě elektronického dokumentu). Takto podaná nabídka musí splňovat veškeré požadavky ZVZ (viz např. ustanovení 68 odst. 2 ZVZ). Pokud se dodavatel rozhodne pro tento způsob, má tedy možnost doklady k prokázání kvalifikace (pokud tvoří součást nabídky v otevřeném nebo zjednodušeném podlimitním řízení) převést právě s využitím autorizované konverze do elektronické podoby (viz předchozí kapitola). 5.3 Možnosti využívání autorizované konverze v řízení před Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže V rámci řízení o přezkoumání úkonů zadavatele dle 113 a násl. ZVZ, které provádí Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (dále jen ÚOHS ), přichází v úvahu používání institutu autorizované konverze ze strany účastníků tohoto řízení, a to jak ze strany: dodavatelů předložení důkazních prostředků ÚOHS v souvislosti s podáním návrhu na přezkoumání úkonů zadavatele, zadavatelů předložení dokumentace o veřejné zakázce, kterou zadavatel uchovává v souladu s ustanovením 155 ZVZ. Vzhledem k tomu, že ÚOHS jakožto orgán veřejné moci je povinen komunikovat prostřednictvím datové schránky a je primárně povinen přijímat podněty a 31 Viz 2 odst. 5 písm. b) vyhlášky č. 193/2009 Sb. Strana 26/37

doručovat svá rozhodnutí jejím prostřednictvím, 32 mohou účastníci řízení použít autorizovanou konverzi k tomu, aby poměrně jednoduše doručili orgánu dohledu příslušné dokumenty týkající se veřejné zakázky, které jsou předmětem přezkumu. 33 Je třeba však zdůraznit, že povaha dokumentu musí autorizovanou konverzi umožňovat. V případě, že součástí dokumentace o veřejné zakázce jsou dokumenty, u kterých autorizovaná konverze možná není a které byly doručeny v listinné podobě, nebo jsou součástí dokumentace vzorky, 34 je na zvážení zadavatele/dodavatele, zda v takovém případě použije kombinovaný způsob doručení podkladů potřebných pro rozhodování o zákonnosti postupu zadavatele (tj. pouze některé dokumenty doručí elektronicky prostřednictvím datové schránky), nebo zda využije jiného způsobu doručení pro všechny dokumenty (např. prostřednictvím držitele poštovní licence). Uvedená možnost volby týkající se doručení autorizovaně konvertovaných dokumentů, která se bude s největší pravděpodobností řídit ohledy na ekonomické nároky a nároky na administrativní zátěž, však neplatí pro subjekty (zadavatele/dodavatele), které mají status orgánu veřejné moci. Zadavatel (ale i dodavatel), který je zároveň orgánem veřejné moci je povinen používat pro komunikaci s ÚOHS datovou schránku a je tedy povinen všechny dokumenty, jejichž povaha to umožňuje, doručovat prostřednictvím datové schránky. Z uvedeného vyplývá, že pokud vedle dokumentů, které zadavatel OVM/dodavatel OVM v elektronické podobě nemá a které nemůže nebo nechce převést s využitím autorizované konverze, existují dokumenty v elektronické podobě, je zadavatel/dodavatel tyto dokumenty povinen doručit prostřednictvím datové schránky. Přesunout nadpisy na další stranu 5.4 Možnosti využívání autorizované konverze v řízení ve věcech Seznamu kvalifikovaných dodavatelů a Systému certifikovaných dodavatelů Seznam kvalifikovaných dodavatelů 32 Viz 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. Je třeba upozornit na to, že adresát rozhodnutí či jiného úkonu ÚOHS musí mít datovou schránku zpřístupněnou. 33 114 odst. 2 a 4 ZVZ. 34 Viz 56 odst. 1 písm. e) ZVZ. Strana 27/37

Seznam kvalifikovaných dodavatelů je prostředkem, který umožňuje dodavatelům prokázat splnění základních a profesních kvalifikačních předpokladů v zadávacím řízení a ostatních postupech podle ZVZ, a to s mnohem nižšími náklady a nároky na administrativní zátěž. Jeho podstata spočívá v tom, že pokud dodavatel prokáže splnění základní a profesní kvalifikace Ministerstvu pro místní rozvoj ČR (dále také jen MMR ČR ), je zapsán do SKD, a ty kvalifikační předpoklady, jejichž splnění prokázal, může prokazovat zadavateli předložením výpisu z tohoto SKD. Odpadá tak nutnost předkládat v oblasti základních a profesních kvalifikačních předpokladů jednotlivé doklady vyžadované jinak zákonem či zadavatelem. V rámci institutu SKD lze rozlišit v zásadě 2 způsoby procesů komunikace mezi MMR ČR a dodavatelem, a to: řízení ve věcech SKD (tj. řízení ve věcech zápisu, změny zápisu nebo vyškrtnutí ze SKD), které probíhá formou správního řízení a řízení o žádosti o výpis z SKD a každoroční potvrzování toho, že se údaje zapsané v SKD nezměnily, 35 které nemá formu správního řízení. V obou typech řízení je možno využít institutu autorizované konverze, a to v souvislosti s převedením dokladů k prokázání kvalifikace z listinné podoby do podoby elektronické tak, aby dodavatel mohl tyto doklady doručit MMR ČR spolu s příslušnou žádostí (např. žádost o zápis dodavatele do SKD) elektronicky, tj. prostřednictvím datové schránky nebo na elektronickou podatelnu MMR ČR. Ve výše uvedených typech řízení přichází autorizovaná konverze z praktického hlediska v úvahu zejména v následujících oblastech: v řízení o žádosti o zápis do SKD, kdy dodavatel předkládá doklady prokazující splnění kvalifikace, v řízení o změnu zápisu údajů v SKD, kdy dodavatel předkládá doklady prokazující změnu údajů zapsaných v SKD, v rámci předložení každoročního potvrzení, že se údaje zapsané v SKD nezměnily, v rámci kterého dodavatel předkládá potvrzení příslušného finančního úřadu o tom, že nemá v evidenci daní zachyceny daňové 35 130 odst. 4 ZVZ Strana 28/37

nedoplatky, a potvrzení příslušného orgánu či instituce (typicky ČSSZ), že nemá nedoplatek na pojistném a na penále na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti. 36 Výhody využití autorizované konverze spočívající v převedení dokumentu z listinné do elektronické podoby lze spatřovat ve zrychlení procesu doručení dokumentu a následně tedy i ve zrychlení celého procesu vyřízení žádosti ze strany MMR ČR. V případě řízení o změně údajů zapsaných v SKD lze dále jako přínos vyplývající z využití autorizované konverze uvést možnost osvobození od správních poplatků, Pokud totiž dodavatel dodá veškeré dokumenty elektronicky (tj. prostřednictvím datové schránky nebo na elektronickou podatelnu), lze v takovém případě aplikovat ustanovení 8 odst. 2 písm. j) zákona č. 634/2004, o správních poplatcích, dle kterého úkony vyžádané a provedené prostřednictvím dálkového přístupu, opatřené elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu, jsou od správního poplatku, jež v případě předmětného řízení činí 1000,- Kč, osvobozeny. Systém certifikovaných dodavatelů Systém certifikovaných dodavatelů představuje rovněž prostředek, který - obdobně jako SKD - umožňuje dodavateli namísto jednotlivých dokladů vyžadovaných zákonem a zadavatelem prokázat splnění kvalifikačních předpokladů specifickým způsobem. Za podmínek stanovených ZVZ umožňuje totiž SCD nahradit doklady k prokázání kvalifikace certifikátem vydaným osobou akreditovanou pro činnost v SCD. 37 Na rozdíl od SKD má však SCD širší dopad a lze s jeho využitím prokázat rovněž ekonomické a finanční nebo technické kvalifikační předpoklady. Na zřízení a fungování SCD se podílí či účastní několik subjektů, a to: Ministerstvo pro místní rozvoj, které schvaluje SCD a pravidla systému, správce systému certifikovaných dodavatelů, který SCD spravuje, 36 Viz 130 odst. 5 ZVZ. 37 133 odst. 1 ZVZ. Strana 29/37

certifikační orgány pro kvalifikaci, tj. osoby akreditované pro činnost v rámci SCD, které posuzují splnění kvalifikace dodavatele na základě jím předložených dokladů a mohou vydávat certifikát, dodavatel, který prokazuje splnění kvalifikace a žádá o vydání certifikátu, popř. má jiné povinnosti související s jeho účastí na SCD. Z hlediska vzájemné komunikace pak lze pro účely této metodiky rozlišit 2 základní vazby, resp. vztahy, 38 jejichž výsledkem jsou následující rozhodovací procesy: proces komunikace mezi MMR ČR a správcem SCD, proces komunikace mezi certifikačním orgánem pro kvalifikaci a dodavatelem. V obou případech lze využít institutu autorizované konverze, a to zejména v souvislosti s převedením dokladů, které jsou v rámci daného rozhodovacího procesu vyžadovány, z listinné podoby do podoby elektronické tak, aby subjekt povinný dané doklady předložit (dodavatel/správce SCD) mohl tyto doklady doručit subjektu oprávněnému rozhodovat (MMR ČR/certifikační orgán pro kvalifikaci) elektronicky. V případě komunikace mezi certifikačním orgánem pro kvalifikaci a dodavatelem jsou výhody uvedeného postupu analogické jako v případě řízení ve věcech SKD (viz výše), tj. lze očekávat zrychlení celého rozhodovacího procesu, a to jak v otázce získání statutu certifikovaného dodavatele, tak v otázce oznamování případných změn v kvalifikaci. Obdobné (tedy urychlení procesu) pak platí i pro řízení ve věcech SCD, jehož účastníky jsou MMR ČR a správce SCD. 39 38 Je třeba uvést, že se jedná o nejvýznamnější komunikační vztahy, nikoliv o komplexní výčet vztahů mezi všemi subjekty figurujícími v SCD. 39 Pro úplnost je však třeba upozornit, že uvedená analogie se netýká výhody spočívající v osvobození od správního poplatku. Strana 30/37

6. Instituty a právní předpisy úzce související s využitím autorizované konverze v postupech podle ZVZ 6.1 Vztah autorizované konverze k uchovávání dokumentů podle ZVZ a zákona č. 499/2004 Sb. V rámci právní úpravy veřejného zadávání je třeba rozlišovat jednak dokumenty, které vznikají v souvislosti se správním řízením (např. s řízením o přezkoumání úkonů zadavatele ze strany ÚOHS, s řízením ve věcech SKD), a jednak dokumenty, které bezprostředně souvisí se zadávacím řízením, popř. jiným postupem podle ZVZ ve smyslu této metodiky (viz kapitola1) a které ve svém souhrnu tvoří dokumentaci o veřejné zakázce. 40 S ohledem na primární zaměření této metodiky, kterými jsou postupy podle ZVZ směřující k výběru dodavatele, je otázka dokumentů vznikajících ve správním řízení ponechána stranou. Pokud jde o vzájemný vztah ZVZ a zákona č. 499/2004 Sb., pak zákon č. 499/2004 Sb. stanoví obecnou povinnost zadavatelů 41 uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Tato povinnost plně dopadá i na dokumentaci o veřejné zakázce Je třeba však poznamenat, že co se týká otázky doby uchování dokumentace o VZ, ta není zákonem č. 499/2004 Sb. upravena. V oblasti problematiky zadávání veřejných zakázek se tak v otázce doby uchování dokumentace o VZ aplikuje ustanovení 155 odst. 1 ZVZ, které stanoví povinnost uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce po dobu 5 let od uzavření smlouvy, její změny nebo zrušení zadávacího řízení. A právě v souvislosti s povinností uchovávání dokumentace o veřejné zakázce je třeba upozornit na omezené možnosti využití autorizovaného převedení dokumentu z listinné do elektronické podoby. Zadavatel sice má možnost autorizovaně konvertovat pro své potřeby dokumentaci o VZ či jednotlivé 40 Viz 155 odst. 1 ZVZ 41 Uvedená povinnost se nevztahuje na zadavatele, kteří nejsou původci ve smyslu 3 odst. 2 nebo odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. Pro úplnost je třeba uvést, že povinnost uchovávat některé dokumenty a umožnit výběr archiválií mohou mít případně i subjekty vystupující na straně dodavatelů. Strana 31/37

dokumenty, které jsou v listinné podobě, do elektronické podoby nebo případně i když tyto případy zřejmě nebudou tak časté naopak převést dokument v datové zprávě do podoby listinné. To však zadavatele nezbavuje povinnosti uchovávat originály dokumentů, které byly konvertovány. Povinnost uchování originálů dokumentů se vztahuje přitom nejenom na nabídky dodavatelů a uzavřené smlouvy, jak výslovně stanoví ustanovení 155 odst. 1 ZVZ, ale na veškeré dokumenty tvořící dokumentaci o VZ. Stávající právní úprava představovaná zákonem č. 499/2004 Sb. a vyhláškou č. 191/2009 Sb. totiž neumožňuje, aby zadavatel uchovával pouze výstup vzniklý autorizovanou konverzí. Pro způsob uchovávání dokumentů, které vznikly provedením autorizované konverze, ať už jsou v podobě elektronické nebo listinné, jinak platí, že tyto dokumenty (tj. výstupy autorizované konverze) jsou uchovávány ve stejném režimu jako dokumenty, které jsou originálem a které mají stejnou podobu (tedy výstupy v elektronické podobě jsou uchovávány jako elektronické dokumenty, které jsou originálem. Uvedené pravidlo platí obdobně pro výstupy z autorizované konverze, které mají listinnou podobu). 6.2 Autorizovaná konverze ve vazbě na komunikaci prostřednictvím datových schránek v zadávacím řízení Zákon č. 300/2008 zakotvil vedle autorizované konverze také institut datových schránek a upravil pravidla jejich používání. Na rozdíl od autorizované konverze, jejíž používání není z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. povinné, 42 však v případě 42 Je třeba uvést, že tím nejsou dotčena ustanovení jiných právních předpisů, ze kterých může povinnost používání autorizované konverze případně vyplývat. Např. ze zákona č. 499/2004 Sb. a vyhlášky č. 191/2009 Sb. lze dovodit povinnost určených původců, kteří vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, autorizovanou konverzi využívat k převodu dokumentu z analogové do digitální podoby. Strana 32/37