Spisový a skartační řád Obecního úřadu v Prlově Obsah 1. Úvodní ustanovení 2. Příjem dokumentů 3. Označování dokumentů 4. Evidence dokumentů 5. Vyřizování dokumentů 6. Vyhotovování dokumentů 7. Podepisování dokumentů a užití razítek 8. Odesílání dokumentů 9. Ukládání dokumentů 10. Vyřazování dokumentů 11. Výkon spisové služby v mimořádných situacích 12. Pravomoc Moravského zemského archivu v Brně 13. Závěrečná ustanovení Čl. 1 Úvodní ustanovení Tento spisový a skartační řád se vydává na základě 66 odst. 1 a odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v souladu s vyhláškou č. 283/2014 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů. Spisová služba se řídí: zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění (dále jen archivní zákon ) vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (dále jen vyhláška ), zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzidokumentů, v platném znění, vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů, vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění vyhlášky 422/2010 Sb. zákonem č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, v platném znění, zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění zákonem č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, v platném znění, zákonem č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, v platném znění, zákonem č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, v platném znění. Nedílnou součástí spisového řádu je spisový a skartační plán. Tento spisový a skartační řád má platnost pro Obecní úřad Prlov, (dále jen úřad ) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance.
Základní pojmy Spisová služba zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu, popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností. Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. Dokument každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti. Archiválie takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem. Číslo jednací označuje se jím dokument, obsahuje vždy zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. Příruční registratura místo, které slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní činnost zaměstnanců. Spisovna prostor, vyhrazený k uložení všech vyřízených spisů a jiných dokumentů po dobu trvání skartační lhůty Spisový a skartační řád vnitřní předpis pro výkon spisové služby, který obsahuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a jehož součástí je spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán je součástí spisového a skartačního řádu, obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin a vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Obsahuje především spisové znaky a odznaky, kterými jsou označeny jednotlivé druhy dokumentů a členění podle činnosti, u každého spisového znaku či odznaku jsou uvedeny skartační znaky a lhůty, uvádí rovněž skartační znaky a skartační lhůty jednotlivých druhů dokumentů; skartační znaky, navržené po dohodě s archivy, jsou závazné, jejích případná změna musí být konzultována s příslušným archivem. Protokol o provedeném skartačním řízení protokol vyhotovený na základě provedeného skartačního řízení, obsahuje soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, dále obsahuje zařazení archiválie do příslušné kategorie, určení, kde bude archiválie uložena, soupis dokumentů, které lze skartovat. Protokol podepisuje oprávněná úřední osoba a dále všechny osoby, které se jednání nebo provedení úkonu účastnily.
Skartační lhůta určuje se počtem let od 1. 1. roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření; během ní je vyřízený dokument uložen u určeného původce a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení; označuje se číslicí za skartačním znakem. Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení. Skartační znak A (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. Skartační znak S (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak V (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem A nebo mezi dokumenty se skartačním znakem S. Skartační řízení postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost původce a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií, za jeho provedení odpovídá původce, provádí se v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, po dohodě s příslušným archivem může být provedeno později, provádí se na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zpracovává původce, obsahuje označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení; seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení a dobu jejich vzniku; návrh termínu pro provedení skartačního řízení. Je adresován příslušnému archivu v listinné podobě ve dvojím vyhotovení spolu se seznamy dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení Čl. 2 Příjem dokumentů Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba (administrativní pracovnice) k tomu určená, která za stav spisové služby odpovídá. Podatelna je vybavena zařízením, které umožňuje příjem datových zpráv doručovaných na elektronickou adresu podatelny obecního úřadu: http://www.obecprlov.cz/urad-obce/epodatelna/, doručovaných prostřednictvím datové schránky, jejíž identifikátor je: i45aret a doručovaných na přenosných technických nosičích dat. Zařízení je schopno přijmout datové zprávy na technických nosičích dat typu CD, DVD a paměťové médium USB. CD a DVD musí být ve formátu ISO 9660. Paměťové médium USB musí mít systém souborů FAT32 nebo NTFS a v následujících formátech pdf, PDF/A, txt, doc/docx, xls/xlsx, ppt/pptx, jpg/jpeg, gif, mp3. Pokud je obecnímu úřadu dodán dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, nebo dokument v digitální podobě, který není dostupný podatelně, a lze-li z něj určit odesílatele a jeho kontaktní údaje nebo elektronickou adresu odesílatele, vyrozumí úřad odesílatele o zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se úřadu zařízení ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit, úřad dokument nezpracovává. Úřad také
nezpracovává dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a současně z něj nelze určit, kdo jej odeslal. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance, předá se mu neotevřený. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se obdobně. Obálka se u spisu ponechává: není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce není-li dokument podepsán (a když není uvedeno jméno a adresa pisatele) má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např. posouzení dodržení lhůty) u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku je-li adresa odesílatele pouze na obálce u stížností je opatřena otiskem podacího razítka, popřípadě technologickým prostředkem obdobného určení jako podací razítko, nebo jiným jednoznačným identifikátorem úřadu Doručenou datovou zprávu uloží pracovník podatelny ve tvaru, ve kterém byla úřadu doručena, a je uchována po dobu nejméně tří let ode dne doručení, pokud obsah dokumentu v ní obsažený není spojen s výkonem práv a povinností, pro jejichž uplatnění stanoví jiný právní předpis dobu delší; v takovém případě je uchována po dobu stanovenou jiným právním předpisem pro uplatnění práv a povinností ke skutečnostem obsaženým v tomto dokumentu. U doručené datové zprávy pracovník podatelny zjišťuje, zda: je datová zpráva a dokument v ní obsažený ve formátu, ve kterém úřad přijímá dokumenty v digitální podobě je uložena na přenosném nosiči dat, na kterých úřad přijímá dokumenty v digitální podobě, je datová zpráva a dokument v ní obsažený podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou, popřípadě zda je opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Pokud má dokument obsažený v datové zprávě závažný význam, převede pracovník podatelny tento dokument pomocí autorizované konverze do dokumentu v analogové podobě. Pokud nemá dokument obsažený v datové zprávě závažný význam nebo převod dokumentu pomocí autorizované konverze není možný, převede pracovník podatelny tento dokument do dokumentu v analogové podobě způsobem převedení dle 69a archivního zákona. Před převedením dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě ověří pracovník podatelny platnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, je-li jimi dokument v digitální podobě opatřen, a platnost kvalifikovaných certifikátů, na kterých jsou založeny.
Čl. 3 Označování dokumentů Pověřená osoba (administrativní pracovnice) zkontroluje, zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a v den, kdy byl dokument doručen do úřadu, opatří jej otiskem podacího razítka. V případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny. V případě dokumentů evidovaných v podacím deníku plní funkci jednoznačného identifikátoru číslo jednací. Číslo jednací tvoří zkratka úřadu, pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené číslem běžného kalendářního roku a lze jej doplnit o spisovou značku zaměstnance. (např. OÚ 168/2016) Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty: došlé: knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání), vlastní: koncepty, pomocné a interní dokumenty, neschopenky, dovolenky, propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců Vyplněný otisk podacího razítka obsahuje: název úřadu, datum doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž čas jeho doručení, číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, počet listů dokumentu, počet listinných příloh dokumentu a počet listů těchto příloh, popřípadě počet svazků listinných příloh dokumentu, počet a druh příloh dokumentu, pokud jsou v nelistinné podobě. Označování a evidence dokumentů se provádí současně. Čl. 4 Evidence dokumentů Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník, který je veden v elektronické podobě, v systému KEO-X Spisová služba od společnosti ALIS, spol. s r. o. Česká Lípa. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. Dokumenty se zapisují do podacího deníku, který obsahuje údaje: pořadové číslo dokumentu; datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně; identifikace odesílatele; číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh; stručný obsah dokumentu, kdo dokument vyřizuje a způsob vyřízení, den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh; spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu.
Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. V průběhu následujícího roku je podací deník vytištěn a svázán. Zbývající prázdné řádky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím... a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník a vede se k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Vzor sběrného archu je přílohou č. 3 tohoto spisového a skartačního řádu. Ostatní evidované dokumenty mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. Úřad vede samostatnou evidenci dokumentů, na které se vztahují zvláštní právní předpisy, jedná se o evidenci faktur a účetních dokladů, evidenci veřejných zakázek, evidenci záměrů prodeje a pronájmu obecních pozemků a budov a evidenci správních rozhodnutí. Dojde-li ke ztrátě, poškození nebo zničení dokumentu v analogové podobě, poznamená příslušný pracovník úřadu tuto skutečnost do příslušné evidence dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu nebo evidenčního čísla dokumentu ze samostatné evidence dokumentů, kterým byla ztráta, poškození nebo zničení řešena. Tvorba spisu Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Z dokumentů se vytvářejí spisy pomocí sběrného archu. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže věci byl již zaevidován jiný dokument, ke starému dokumentu se založí sběrný arch. V podacím deníku se u starého dokumentu poznamená do kolonky poznámka spisová značka vytvořeného sběrného archu. Spisová značka se skládá ze zkratky úřadu, pořadového čísla starého dokumentu v podacím deníku a kalendářního roku (je možné rozšířit o další položky). Následně se starý dokument zapíše jako první dokument do sběrného archu. Číslo jednací starého dokumentu se skládá ze spisové značky, za kterou se doplní pomlčka a číslo 1. Také nový dokument se zapíše do sběrného archu a v jeho případě se číslo jednací skládá ze spisové značky, za kterou se doplní pomlčka a číslo 2. V případě dalších dokumentů, které patří do spisu, se doplní za spisovou značku vždy následující celé kladné číslo podle pořadí zápisu dokumentu ve sběrném archu. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízeného dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Dokument v digitální podobě musí být převeden do analogové formy odpovídající době jeho vyřízení a opatřen náležitostmi originálu.
Čl. 5 Vyřizování dokumentů Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení zpracovateli. Jestliže se zjistí, že úřad není příslušný k vyřízení dokumentu, postoupí jej příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí. Pokud je doručený dokument vyřízen jiným dokumentem, vyřizující dokument není evidován samostatně, ale je připojen k doručenému dokumentu a odesílán pod jeho číslem jednacím. Spis se musí vyřídit nebo zpracovat věcně, srozumitelně a bez průtahů. Za vyřízení spisu zodpovídá zpracovatel. Vyřídí-li se dokument jinak než v listinné formě (např. telefonicky, osobním jednáním), učiní se o tom na dokumentu i v podacím deníku záznam. Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu č. 1 tohoto spisového a skartačního řádu. Čl. 6 Vyhotovování dokumentů Dokumenty vzniklé z úřední činnosti úřadu musí obsahovat následující náležitosti: záhlaví s názvem a kontaktní adresou úřadu, číslo jednací, v odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací odesílatele dokumentu, pokud jej obsahuje, datum podpisu dokumentu, počet listů dokumentu, počet listů příloh nebo počet svazků příloh v listinné podobě a počet a druh příloh v digitální nebo jiné nelistinné podobě, jméno a příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem dokumentu. ČI. 7 Podepisování dokumentů a užívání razítek Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy úřadu. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. Úřad vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty nebo jeho opotřebování. Ztrátu úředního razítka úřad bezodkladně oznámí Ministerstvu vnitra ČR, odbor územní veřejné správy, nám. Hrdinů 3, 140 21 Praha 4, e-mail podatelna@mvcr.cz. V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá. Úřad vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy, a kvalifikovaných systémových certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické značky, do které zaznamená: číslo kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu,
údaj o tom, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát, počátek a konec platnosti kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, datum, čas a důvod zneplatnění kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu, obchodní firmu nebo název anebo jméno, popřípadě jména a příjmení, popřípadě dodatek akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb a stát, ve kterém je akreditovaný poskytovatel usazen, údaje identifikující oprávněného uživatele uznávaného elektronického podpisu. Čl. 8 Odesílání dokumentů Odesílání dokumentu zajišťuje úřad prostřednictvím pověřené osoby, která zajistí vybavení odesílaného dokumentu náležitostmi k jeho odeslání. Písemnosti jsou odesílány podle jejich závažnosti obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou, telefaxem, osobně nebo kurýrem. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému spisu. Čl. 9 Ukládání dokumentů Příruční registratury Prvním ukládacím místem pro vyřízené, ale stále ještě provozně potřebné a platné dokumenty a spisy, jsou příruční registratury jednotlivých pracovníků. Správné uložení, označení a zabezpečení dokumentů a spisů zajišťuje příslušný zaměstnanec. Dokumenty a spisy ukládá příslušný zaměstnanec podle věcného obsahu a spisových znaků uvedených ve spisovém a skartačním plánu do šanonů nebo do archivních krabic, které polepí štítky (vzor štítku je přílohou č. 4 tohoto spisového a skartačního řádu). V příručních registraturách jsou dokumenty a spisy uloženy zpravidla 1 rok a poté se připraví k předání do spisovny úřadu. Spisovna Ukládacím místem pro dokumenty a spisy z příručních registratur je spisovna úřadu. Do spisovny jsou předávány dokumenty a spisy na základě předávacích seznamů, které vypracuje zaměstnanec předávající dokumenty z příruční registratury. Po kontrole, zda jsou dokumenty a spisy úplné a předávací seznam odpovídá fyzické přejímce, pracovník předávací seznamy vlastnoručně podepíše. Základní evidenci spisovny tvoří soubory předávacích protokolů. Ve spisovně se ukládají písemnosti podle spisového a skartačního plánu. Na štítku se uvede název obecního úřadu, spisový znak, název dokumentu, časový rozsah, skartační znak s lhůtou. Před předáváním dokumentů je třeba vytřídit multiplikáty, koncepty, kopie. Dokumenty a spisy jsou ve spisovně úřadu uloženy po dobu stanovenou skartační lhůtou, uvedenou ve spisovém a skartačním plánu. Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku
následujícího po vzniku dokumentu nebo uzavření spisu, příp. po uplynutí jiné spouštěcí události. Skartační lhůty nelze zkracovat. Nahlížení do dokumentů a výpůjčky ze spisovny Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné. O zapůjčených dokumentech vede spisovna knihu zápůjček (sešit). Do ní zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu, obsah a jméno a příjmení příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem. Významné dokumenty se ukládají do trezoru, aby byly maximálně zabezpečeny před poškozením nebo zničením. Originály nelze zapůjčovat mimo obecní úřad. Čl. 10 Vyřazování dokumentů Skartační řízení se provádí jednou za 3 roky komplexně za celý úřad a jeho předmětem jsou všechny dokumenty a spisy, u nichž uplynuly skartační lhůty a úřední razítka vyřazená z evidence. Skartační řízení se provede na základě skartačního návrhu. Skartační návrh zašle úřad příslušnému archivu k posouzení a k výběru archiválií, a to v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. K provedení skartačního řízení sestaví skartační komisi, jejímž členem je vždy zaměstnanec zodpovědný za spisovnu. Skartační návrh obsahuje označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, dobu jejich vzniku, jejich množství a návrh termínu provedení skartačního řízení (vzor je uveden v příloze č. 2). V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A, zvlášť dokumenty se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem A nebo k dokumentům se skartačním znakem S. Na základě skartačního návrhu provede odpovědný archivář ze SOkA Vsetín odbornou archivní dohlídku, při níž posoudí dokumenty a uloží skartační komisi sepsat upravený seznam archiválií a dokumentů vytříděných ke skartaci. Seznam bude přiložen ke skartačnímu protokolu, který obsahuje i souhlas se zničením vyřazených dokumentů skupiny S. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem S zabezpečí úřad jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny. Dokumenty vybrané jako archiválie předá úřad v dohodnutém termínu do SOkA Vsetín. Čl. 11 Výkon spisové služby v mimořádných situacích Jestliže je v důsledku živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie anebo jiné mimořádné situace znemožněno po omezené časové období vykonávat spisovnou službu podle tohoto spisového řádu, vede úřad spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě a eviduje dokumenty ve zvláštní evidenční pomůcce v listinné podobě, kterou je náhradní evidence dokumentů.
V náhradní evidenci se o dokumentu vedou následující údaje pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v náhradní evidenci datum doručení a čas doručení dokumentu; rovněž datum a čas vytvoření dokumentu původcem údaje o odesílateli; je-li dokument vytvořen v zařízení, uveden se slovo vlastní identifikace dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li jí dokument označen počet listů dokumentu a počet listů nebo počet svazků příloh, je-li dokument v listinné podobě; počet a druh příloh v nelistinné podobě včetně příloh v digitální podobě (pokud je povaha dokumentu umožňuje určit) stručný obsah dokumentu jméno a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení dokumentu údaje o vyřízení dokumentu způsob vyřízení, identifikace adresáta, datum odeslání, počet a druh odeslaných příloh spisový znak a skartační režim (skartační znak, lhůta, popř. spouštěcí událost). Bezodkladně po ukončení mimořádné situace je náhradní evidence uzavřena. Pokud jsou dokumenty evidovány v náhradní evidenci méně než 48 hodin, zařízení evidenčně převede tyto dokumenty do podacího deníku (evidenční pomůcka, ve které obvykle eviduje) déle než 48 hodin, zařízení ponechá zaevidované v náhradní evidenci a ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci, zaeviduje v podacím deníku. Úřad uloží dokumenty evidované a vyřízené v náhradní evidenci ve spisovně společně s ostatními dokumenty Čl. 12 Pravomoc Moravského zemského archivu v Brně Moravský zemský archiv v Brně sleduje výkon spisové služby úřadu, ukládání dokumentů a postup při jejich vyřazování. Zjištěné závady a nedostatky postihuje jako porušení povinností stanovených platnými právními předpisy. Za tímto účelem mohou archiváři vstupovat do prostor všech spisoven. Čl. 13 Závěrečná ustanovení Manipulace s utajovanými skutečnostmi se řídí zvláštním právním předpisem. Takové dokumenty lze předložit k vyřazení až po zrušení stupně utajení. Všichni členové zastupitelstva a pracovníci OÚ přicházející do styku s předpisem jsou povinni se s tímto spisovým a skartačním řádem seznámit a řídit se pokyny v něm uvedenými. Tento spisový řád nabývá účinnosti dne 6. 6. 2016 Ing. Jaromír Kratina starosta Obce Prlov Seznam příloh: Příloha č. 1 Spisový a skartační plán Příloha č. 2 Vzor skartačního návrhu Příloha č. 3 Vzor sběrného archu Příloha č. 4 Vzor štítku