Metodika k doručování prostřednictvím datových schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení

Metodika k doručování prostřednictvím datových schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení Metodický dokument Zpracovatel: Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Odbor veřejného investování Staroměstské nám. 6, Praha 1, 110 15 IČ: 66 00 22 22 Metodika aktualizována v návaznosti na účinnost zákona č. 263/2011 Sb., ze dne 29. července 2011, kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony leden 2012

OBSAH 1. SHRNUTÍ METODICKÉHO DOKUMENTU... 4 2. ÚČEL A ROZSAH POUŽITELNOSTI METODICKÉHO DOKUMENTU... 12 2.1 ÚČEL DOKUMENTU... 12 2.2 ROZSAH POUŽITELNOSTI DOKUMENTU... 13 3. KDY JE ZADAVATEL POVINEN KOMUNIKOVAT PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK... 15 3.1 KTEŘÍ ZADAVATELÉ MAJÍ POSTAVENÍ ORGÁNU VEŘEJNÉ MOCI... 17 3.2 KDY POVAHA DOKUMENTU UMOŽŇUJE KOMUNIKACI PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK. 20 3.3 JAK ZJISTIT, ZDA MÁ ADRESÁT ZPŘÍSTUPNĚNOU DATOVOU SCHRÁNKU... 23 4. DATOVÉ SCHRÁNKY V KONTEXTU ZÁKONA O VEŘEJNÝCH ZAKÁZKÁCH... 25 4.1 MOŽNOSTI VOLBY ZADAVATELE PŘI KOMUNIKACI PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK ČI JINÉHO ELEKTRONICKÉHO NÁSTROJE... 25 5. PRAVIDLA PRO KOMUNIKACI PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK PŘI PROVÁDĚNÍ ÚKONŮ V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ... 27 5.1 KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK U ZADAVATELŮ, KTEŘÍ JSOU ORGÁNY VEŘEJNÉ MOCI... 27 5.2 KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK U ZADAVATELŮ, KTEŘÍ NEJSOU ORGÁNY VEŘEJNÉ MOCI... 28 6. ÚKONY V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ A JAK JE PROVÁDĚT PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK... 30 6.1 DATOVÉ ZPRÁVY SOUVISEJÍCÍ S PODÁNÍM NABÍDKY V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ A NÁVRHU V SOUTĚŽI O NÁVRH... 31 6.1.1 Co se rozumí nabídkou/návrhem...31 6.1.2 Požadavky vyplývající ze ZVZ a možnost jejich naplnění využitím datových schránek...32 6.2 DATOVÉ ZPRÁVY SOUVISEJÍCÍ S PŘEDÁVÁNÍM VYHLÁŠENÍ PROVOZOVATELI IS VZ US... 35 6.3 DATOVÉ ZPRÁVY SOUVISEJÍCÍ S DALŠÍ KOMUNIKACÍ MEZI ZADAVATELEM A DODAVATELEM... 36 6.3.1 Co se rozumí další datovou zprávou v zadávacím řízení...36 6.3.2 Požadavky vyplývající ze ZVZ a možnost jejich naplnění využitím datových schránek...37 6.3.3 Vhodnost komunikace prostřednictvím datových schránek...38 7. SPECIFICKÉ OTÁZKY SOUVISEJÍCÍ S KOMUNIKACÍ PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK... 40 Strana 2/66

7.1 KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK PŘI ZADÁVÁNÍ VZMR... 41 7.2 PRAVIDLA PRO POUŽÍVÁNÍ ELEKTRONICKÉHO PODPISU PŘI KOMUNIKACI PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK... 41 7.3 KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK V PŘÍPADĚ ZASTOUPENÍ ZADAVATELE VE SMYSLU 151 ZVZ... 42 7.4 PRAVIDLA PRO DORUČOVÁNÍ/ODESÍLÁNÍ PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK... 44 7.4.1 Musí si zadavatel zjišťovat, zda má dodavatel zpřístupněnu datovou schránku...44 7.4.2 Počítání lhůt v případě doručování prostřednictvím datových schránek...45 7.4.3 Může zadavatel stanovit komunikaci prostřednictvím datových schránek jako jediný možný způsob komunikace...46 7.4.4 Co může dodavatel učinit, v případě, že zadavatel neoprávněně nekomunikoval prostřednictvím datové schránky...46 7.4.5 Může zadavatel v průběhu zadávacího řízení měnit způsob doručování...47 7.5 JAK JSOU DATOVÉ SCHRÁNKY ZADAVATELŮM A DODAVATELŮM ZŘIZOVÁNY... 47 7.6 ZPOPLATNĚNÍ KOMUNIKACE PROSTŘEDNICTVÍM DATOVÝCH SCHRÁNEK... 52 8. POUŽÍVÁNÍ DATOVÝCH SCHRÁNEK PŘI VÝKONU DOHLEDU NAD DODRŽOVÁNÍM ZVZ 52 8.1 KOMUNIKACE PŘI PODÁVÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ NÁMITEK... 53 8.2 KOMUNIKACE PŘI VÝKONU DOHLEDU NAD DODRŽOVÁNÍM ZVZ ZE STRANY ÚOHS... 53 9. JAK SE MAJÍ ZADAVATELÉ NA POUŽÍVÁNÍ DATOVÝCH SCHRÁNEK PŘI ZADÁVÁNÍ VZ PŘIPRAVIT... 55 10. SOUVISEJÍCÍ POVINNOSTI VYPLÝVAJÍCÍ ZADAVATELI ZE ZÁKONA O ARCHIVNICTVÍ A SPISOVÉ SLUŽBĚ... 57 10.1 VZTAH ZVZ, ZÁKONA Č. 300/2008 SB. A ZÁKONA Č. 499/2004 SB. V OTÁZCE DOBY A ZPŮSOBU UCHOVÁVÁNÍ DOKUMENTŮ... 57 10.2 VZTAH ZVZ, ZÁKONA Č. 300/2008 SB. A ZÁKONA Č. 499/2004 SB. V OTÁZCE POVINNOSTI VYKONÁVAT SPISOVOU SLUŽBU V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ... 59 POUŽITÉ ZKRATKY A POJMY... 64 ODKAZY NA SOUVISEJÍCÍ INFORMAČNÍ ZDROJE... 66 Strana 3/66

1. Shrnutí metodického dokumentu Východiska komunikace v zadávacím řízení prostřednictvím datových schránek Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále též zákon č. 300/2008 Sb. ) přináší do praxe zadávání veřejných zakázek změnu v oblasti komunikace a do jisté míry modifikuje dosavadní úpravu obsaženou v zákoně č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále též ZVZ ), která se vyznačovala možností zadavatele (a v řadě případů i dodavatele) zvolit způsob komunikace v zadávacím řízení. 1 Zákon č. 300/2008 Sb. oproti úpravě v ZVZ nově vymezuje okruhy komunikace, v rámci kterých jsou dokumenty (písemnosti) doručovány prostřednictvím datových schránek. V některých případech je přitom tento způsob komunikace povinný, v jiných dobrovolný. V obou případech se však prostřednictvím datové schránky doručuje jen, umožňuje-li to povaha dokumentu. Datové schránky s sebou přinášejí řadu výhod z pohledu zrychlení komunikace mezi zadavateli a dodavateli. Které dokumenty v souvislosti se zadávacím řízením je možné doručovat prostřednictvím datových schránek Pro komunikaci prostřednictvím datových schránek je pro zadavatele stěžejní rozdělení, které datové zprávy vznikající v souvislosti se zadávacím řízením a soutěží o návrh je možné doručovat prostřednictvím datových schránek a které nikoliv. ZVZ klade zvýšené požadavky na elektronické nástroje zejména při přenosu a příjmu nabídek/žádostí o účast/návrhů v elektronické podobě. Z tohoto důvodu je v této metodice věnována zvláštní pozornost datovým zprávám souvisejícím s podáním nabídky/žádostí o účast/návrhu. 1 Podle 148 odst. 2 ZVZ lze doručit osobně, prostřednictvím osoby, která provádí přepravu zásilek (kurýrní služba), prostřednictvím držitele poštovní licence podle zvláštního právního předpisu, elektronickými prostředky prostřednictvím datové schránky, nebo jiným způsobem. Pokud to povaha písemností umožňuje, doručují se písemnosti podle tohoto zákona prostřednictvím datové schránky podle jiného právního předpisu. Strana 4/66

Na následujícím schématu jsou vyznačeny úkony, u kterých je možné či není možné komunikaci zajišťovat prostřednictvím datových schránek. Schéma č. 1 Úkony, u nichž je/není možné komunikaci zajišťovat pomocí datových schránek Strana 5/66

V souvislosti se zadávacím řízení vznikají tři základní kategorie datových zpráv: datové zprávy související s podáním nabídky/žádosti o účast v zadávacím řízení a návrhu v soutěži o návrh - funkcionalita IS DS není ve shodě s legislativními požadavky kladenými na elektronické nástroje, prostřednictvím nichž probíhá elektronický přenos a příjem nabídek/žádostí o účast/návrhů (týká se zejména požadavků na logování) a datové schránky nelze použít pro podávání nabídek/žádostí o účast/návrhů, datové zprávy související s předáváním vyhlášení provozovateli IS VZ US ve smyslu 146 odst. 1 ZVZ - v případě předávání vyhlášení k uveřejnění provozovateli IS VZ US jde o komunikaci uvnitř informačního systému veřejné správy (více viz kapitola 4.1) a zadavatel není povinen tuto komunikaci provádět prostřednictvím IS DS. Komunikace prostřednictvím datových schránek je možná, nicméně vzhledem ke stávající praxi přímého předávání vyhlášení provozovateli IS VZ US k uveřejnění v elektronické podobě nevedou datové schránky k zefektivnění této komunikace a MMR ČR proto zadavatelům doporučuje zachovat dosavadní praxi, datové zprávy související s další komunikací mezi zadavatelem a dodavatelem (např. výzva k podání nabídek) v případě dalších datových zpráv, než jsou nabídky/žádosti o účast/návrhy a vyhlášení, umožňuje v zásadě povaha všech těchto dokumentů jejich doručení prostřednictvím datových schránek. 2 Skutečnost, že datovou zprávu je možné doručit prostřednictvím datové schránky, neznamená, že všechny kategorie zadavatelů musí prostřednictvím datových schránek komunikovat (viz dále). 2 Povaha těchto dokumentů umožňuje komunikaci prostřednictvím datových schránek, pokud nedojde při komunikaci prostřednictvím datových schránek k porušení zásad uvedených v 6 ZVZ či pokud ustanovení ZVZ jinak komunikaci prostřednictvím datových schránek neznemožňují. Strana 6/66

Kdo ze zadavatelů a dodavatelů je povinen prostřednictvím datových schránek komunikovat Zadavatelé jsou povinni komunikovat prostřednictvím datových schránek za současného splnění následujících podmínek: zadavatel má postavení orgánu veřejné moci (dále též zadavatel OVM ) ve smyslu ustanovení 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. pro zařazení zadavatele do této kategorie není rozhodující, zda vykonává vrchnostenskou moc, ale pouze to, zda je zadavatel uveden ve výčtu 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. (tj. v seznamu orgánů veřejné moci), povaha dokumentu umožňuje komunikaci prostřednictvím datových schránek při posuzování povahy dokumentu je nutno vzít v úvahu nejen technicko-technologické faktory (např. přípustný formát či maximální velikost datové zprávy), ale i faktory právní související s dodržením zásad dle 6 ZVZ či jiných ustanovení ZVZ. 3 Pokud by odesláním datové zprávy měla být porušena některá ze zásad dle 6 ZVZ či jiné ustanovení ZVZ, neumožňuje povaha dokumentu komunikaci prostřednictvím datových schránek, adresát datové zprávy má zpřístupněnu datovou schránku. Ostatní zadavatelé (dále též zadavatel osoba ) a dodavatelé 4 mohou komunikovat prostřednictvím datových schránek dobrovolně. Specifické otázky související s komunikací prostřednictvím datových schránek Možnosti volby zadavatele při komunikaci prostřednictvím datových schránek Existují případy, kdy i zadavatel OVM může v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb. komunikovat jinak než prostřednictvím datových schránek. Jde o následující případy: pokud zadavatel provádí komunikaci elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje, není povinen tuto elektronickou komunikaci nahrazovat komunikací prostřednictvím datových schránek (např. v případě, kdy je datová zpráva/dokument poskytována přímým dálkovým 3 Zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 4 Týká se pouze dodavatelů, kteří nemají status orgánu veřejné moci. Strana 7/66

přístupem přes webové rozhraní, při zadávání VZ prostřednictvím e-tržiště pro veřejnou správu atd.), komunikace je uskutečňována uvnitř informačního systému veřejné správy (týká se uveřejňování vyhlášení ve smyslu 146 ZVZ), zadavatel dokument předává v listinné podobě (např. zadávací dokumentaci). Elektronický podpis Ustanovení 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. stanoví, že úkon učiněný vůči orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, z čehož by bylo možno vyvodit, že podepisování zaručeným elektronickým podpisem je nadbytečné. V případě komunikace v zadávacím řízení však platí, že ustanovení 149 odst. 4 ZVZ je ustanovením zvláštním k ustanovení 18 odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb. 5 Datové zprávy tak musí být v případech definovaných v 149 odst. 4 ZVZ opatřeny elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu, i když jsou doručovány prostřednictvím datových schránek. 5 Požadavek elektronického podpisu je ve své podstatě požadavkem na formu vyjmenovaných úkonů v zadávacím řízení. Elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu má své opodstatnění a je nutný i z toho důvodu, že jednoznačně identifikuje konkrétní osobu, která určitý úkon (odeslání datové zprávy) učinila, což fikce podpisu spojená s doručením prostřednictvím datové schránky ne vždy umožňuje (např. v případě přístupu a používání datové schránky prostřednictvím systémového certifikátu elektronického systému spisové služby). S ohledem na zásadu transparentnosti postupu podle ZVZ, ze které vyplývá požadavek na průhlednost a přezkoumatelnost zadávacího řízení, musí být tedy datové zprávy související se zadávacím řízením opatřeny elektronickým podpisem, a to zejména z důvodu zajištění možnosti přezkoumání úkonů zadavatele realizovaných v období, které předchází použití IS DS (např. datová zpráva prochází systémem spisové služby nebo informačním systémem třetí strany). Strana 8/66

Počítání lhůt Pokud jde o lhůty stanovené v ZVZ, platí obecná pravidla pro běh a počítání lhůt s tím, že: odesláním datové zprávy se rozumí dodání datové zprávy do datové schránky adresáta, doručením se rozumí časový okamžik uvedený v 18a odst. 2 zákoně č. 300/2008 Sb. 6 Okamžik doručení pokud je zadavatelem fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba ( např. dotovaný zadavatel) je řízen obdobně dle 18a zákona č. 300/2008 Sb. Zákon 179/2010 Sb., kterým se mění zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony Novelizované ustanovení 148 odst. 2 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách doplnilo způsoby komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem o možnost doručování prostřednictvím datových schránek. Cílem uvedeného ustanovení je preferovat komunikaci mezi zadavatelem a dodavatelem prostřednictvím datové schránky, nelze jej však chápat jako nepřímou novelizaci zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Datové schránky jsou uvedeny jako jeden z prostředků, jimiž lze komunikovat v zadávacím řízení a zadavatel, který nemá povinnost mít zřízenou datovou schránku dle zákona č. 300/2008 Sb., není ani povinen prostřednictvím datové schránky komunikovat v zadávacím řízení podle zákona o veřejných zakázkách. 6 Okamžik přihlášení osoby, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu, do datové schránky subjektu (blíže viz kapitola 7.4.2). Strana 9/66

Související povinnosti vyplývající zadavatelům ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Zadavatelům OVM i zadavatelům osobám vznikají v souvislosti se zadávacím řízením a komunikací prostřednictvím datových schránek navazující povinnosti, které jsou upraveny v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále též zákon č. 499/2004 Sb.). Tyto povinnosti lze rozdělit do dvou základních kategorií: uchovávat dokumentaci k veřejné zakázce, vykonávat spisovou službu. Uchování dokumentace k veřejné zakázce Ze zákona č. 499/2004 Sb. vyplývá povinnost zadavatelů 7 uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Co se týká otázky doby uchování dokumentace o VZ, tu zákon č. 499/2004 Sb. neupravuje. V oblasti problematiky zadávání veřejných zakázek se v otázce doby uchování dokumentace primárně aplikuje ustanovení 155 ZVZ, které stanoví povinnost uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce po dobu 5 let od uzavření smlouvy, její změny nebo zrušení zadávacího řízení. Doba uložení datové zprávy v datové schránce činí 90 dnů ode dne vymezeného v zákoně č. 300/2008 Sb. Po 90 dnech od stanoveného časového okamžiku bude datová zpráva (vč. přiložených dokumentů) z IS DS smazána. 8 Před okamžikem smazání datové zprávy v IS DS musí zadavatel OVM (i osoba) přesunout datovou zprávu z IS DS do elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace či ji převést do listinné (analogové) podoby. 7 Uvedená povinnost se nevztahuje na zadavatele, kteří nejsou původci ve smyslu 3 odst. 2 nebo odst. 3 zákona č. 499/2004 Sb. 8 V IS DS zůstane zachována pouze obálka datové zprávy, která poslouží k případné kontrole přijatých a odeslaných datových zpráv. Strana 10/66

Výkon spisové služby Zákon č. 499/2004 Sb. vymezuje okruh osob, které jsou povinny vykonávat spisovou službu v elektronické podobě. Lze vymezit 3 kategorie zadavatelů, pro které platí v otázce způsobu výkonu spisové služby odlišný režim: zadavatelé, kteří jsou veřejnoprávními původci a zároveň jsou určenými původci - zadavatelé v této kategorii vykonávají spisovou službu v plném rozsahu daném zákonem č. 499/2004 Sb., přičemž jsou zejména povinni vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, zadavatelé, kteří jsou veřejnoprávními původci, ale nejsou určenými původci - tito zadavatelé vykonávají spisovou službu v omezeném rozsahu. Mají například možnost volby, zda budou vykonávat spisovou službu v elektronické nebo listinné podobě, zadavatelé, kteří nejsou veřejnoprávními původci - tito zadavatelé podle zákona č. 499/2004 Sb. povinnost vykonávat spisovou službu nemají vůbec. Z pohledu kvality řízení procesů lze však i těmto zadavatelům vedení spisové služby doporučit. Pozn. ke kapitole 1: Jednotlivá doporučení, postupy a závěry uvedené v tomto shrnutí jsou podrobně rozvedeny v následujících kapitolách. V případě, že vzniknou výkladové problémy při aplikaci platné legislativy (tj. vznikne potřeba řešit vztah právních norem upravujících komunikaci prostřednictvím datových schránek při zadávání veřejných zakázek), bude tato metodika rozšiřována o stanoviska MMR ČR (jako gestora ZVZ), MV ČR (jako gestora zákona č. 300/2008 Sb.) či České pošty s.p. (jako provozovatele IS DS). Strana 11/66

2. Účel a rozsah použitelnosti metodického dokumentu 2.1 Účel dokumentu Účelem tohoto metodického dokumentu je: poskytnout zadavatelům a dodavatelům praktický návod, jak komunikovat prostřednictvím datových schránek při provádění úkonů v zadávacím řízení, vymezit, kdy zadavatelé a dodavatelé musejí komunikovat prostřednictvím datových schránek (tj. jde o povinnost), kdy mohou (tj. jde o možnost) a kdy naopak nemohou, neboť by došlo k porušení ustanovení ZVZ, zařadit informační systém datových schránek do režimu ZVZ, tj. určit zejména, zda IS DS je elektronickým prostředkem či elektronickým nástrojem ve smyslu 149 odst. 1a 2 ZVZ a jaké legislativní požadavky ZVZ se z tohoto titulu na IS DS vztahují, vymezit základní pravidla pro komunikaci prostřednictvím datových schránek z pohledu používání elektronického podpisu, možnosti volby zadavatele mezi listinnou a elektronickou podobou provedení právního úkonu, tam kde to ZVZ umožňuje (např. poskytování zadávací dokumentace) atd., kategorizovat datové zprávy (tj. dokumenty), které vznikají v souvislosti se zadávacím řízením, a stanovit pravidla pro jednotlivé kategorie datových zpráv z pohledu komunikace prostřednictvím datových schránek, vymezit, jaké související postupy vznikají zadavatelům v souvislosti s komunikací prostřednictvím datových schránek z titulu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Účelem tohoto dokumentu není vymezovat, co je datovou schránkou, co je IS DS či jaká základní pravidla platí obecně pro komunikaci prostřednictvím datových schránek. Tyto informace lze získat z metodických dokumentů Ministerstva vnitra ČR (správce IS DS) či České pošty, s. p. (provozovatel IS DS), přičemž výčet základních metodických dokumentů je uveden v kapitole Odkazy na související informační zdroje. Strana 12/66

2.2 Rozsah použitelnosti dokumentu Tento metodický dokument je určen pro: zadavatele dle ustanovení 2 ZVZ, dodavatele, kteří se účastní procesu zadávání veřejných zakázek, odbornou a širokou veřejnost účastnící se aplikační praxe ZVZ. Z hlediska kategorií veřejných zakázek (dále jen VZ ) dle výše jejich předpokládané hodnoty se tento metodický dokument vztahuje na: veřejné zakázky malého rozsahu 9, podlimitní veřejné zakázky, nadlimitní veřejné zakázky. Z hlediska druhů procesů, které směřují k výběru dodavatele, se tento metodický dokument vztahuje na: všechny druhy zadávacích řízení dle 21 ZVZ, dynamický nákupní systém dle 93 ZVZ, elektronickou aukci dle 96 ZVZ, soutěž o návrh dle 102 ZVZ, koncesní řízení dle 6 a násl. zákona č. 139/2006 Sb., o koncesních smlouvách a koncesním řízení. V tomto metodickém dokumentu je rovněž řešena problematika komunikace při výkonu dohledu nad dodržováním ZVZ ze strany Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS) dle Hlavy II ZVZ. Tento metodický dokument se naopak nevztahuje na komunikaci prostřednictvím datových schránek při řízeních (správních i jiných) ve věcech seznamu kvalifikovaných dodavatelů (SKD) a systémů certifikovaných dodavatelů (SCD). Při 9 Vzhledem k tomu, že zadavatelé OVM jsou povinni komunikovat pomocí datových schránek vždy (za předpokladu, že to povaha dokumentu umožňuje a adresát datové zprávy má zpřístupněnu datovou schránku), vztahuje se tato povinnost i na komunikaci týkající se veřejných zakázek malého rozsahu, a to i přesto, že při jejich zadávání nemusí zadavatelé postupovat dle ZVZ. Strana 13/66

řízeních ve věcech SKD a SCD lze pro komunikaci používat datové schránky. Za účelem vymezení způsobu používání datových schránek při komunikaci v řízeních ve věcech SKD a SCD provedlo Ministerstvo pro místní rozvoj ČR aktualizaci metodických dokumentů k SKD a SCD, které jsou veřejně přístupné na Portálu o veřejných zakázkách a koncesích. 10 10 Viz http://www.portal-vz.cz/. Strana 14/66

3. Kdy je zadavatel povinen komunikovat prostřednictvím datových schránek Způsob komunikace prostřednictvím datových schránek v zadávacím řízení bude primárně předurčen právním postavením, které zadavatelům, dodavatelům a popř. jiným osobám (např. členům komisí) vyplývá ze zákona č. 300/2008 Sb. a 148 ZVZ. V této kapitole je uvedeno rozdělení zadavatelů a dodavatelů z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. do základních kategorií (režimů). Těmto kategoriím jsou v navazujících kapitolách přiřazena pravidla pro komunikaci prostřednictvím datových schránek při zadávání VZ. Komunikovat prostřednictvím datových schránek jsou zadavatelé povinni za současného splnění následujících podmínek: zadavatel má postavení orgánu veřejné moci ve smyslu ustanovení 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. - z hlediska správné aplikace zákona č. 300/2008 Sb. je při klíčové posouzení, zda zadavatel (popř. dodavatel) je nebo není orgánem veřejné moci, povaha dokumentu umožňuje komunikaci prostřednictvím datové schránky, adresát datové zprávy má zpřístupněnu datovou schránku, použití datových schránek neporušuje zásady postupu zadavatele ( 6 ZVZ) Rozdělení zadavatelů z pohledu zákona č. 300/2008 Sb. je uveden na následujícím schématu, přičemž detailní zařazení zadavatelů do jednotlivých kategorií je popsáno v následujících kapitolách. Strana 15/66

Schéma č. 2 Rozdělení zadavatelů ve vazbě na zákon č. 300/2008 Sb. Strana 16/66

3.1 Kteří zadavatelé mají postavení orgánu veřejné moci Zákon č. 300/2008 Sb. v ustanovení 1 odst. 1 vymezuje pojem orgán veřejné moci. Tento pojem má zásadní význam pro určení příslušného režimu komunikace prostřednictvím datových schránek a důsledků s tím spojených. V této kapitole je proto vymezen pojem orgán veřejné moci a tento pojem je dán do vztahu k pojmu zadavatel veřejné zakázky ve smyslu ustanovení 2 ZVZ. Zadavatelé veřejných zakázek jsou rozděleni do dvou skupin, přičemž pro každou ze skupin zadavatelů platí zásadně jiná pravidla pro komunikaci prostřednictvím datových schránek. Zadavatelé jsou členěni na: zadavatele, kteří jsou zároveň orgány veřejné moci (dále též zadavatel OVM ). Pro skutečnost, zda je zadavatel orgánem veřejné moci, není rozhodující, zda disponuje vrchnostenskou mocí. 11 Rozhodující je skutečnost, zda je příslušný subjekt uveden ve výčtu 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., zadavatele, kteří nejsou orgány veřejné moci (dále též zadavatel osoba ). 12 Kategorizace a rozčlenění zadavatelů ve vazbě na zákon č. 300/2008 Sb. je uvedeno v následujících tabulkách. 11 Vrchnostenská moc (veřejná moc) je taková moc, která autoritativně rozhoduje o právech a povinnostech subjektů, ať již přímo, nebo zprostředkovaně. Subjekt, o jehož právech nebo povinnostech rozhoduje orgán veřejné moci, není v rovnoprávném postavení s tímto orgánem a obsah rozhodnutí tohoto orgánu nezávisí od vůle subjektu (usnesení Ústavního soudu ze dne 25. 11. 1993, sp. zn. II. ÚS 75/93, publikován ve Sb. n. u. US, svazek 2, ročník 1993, str. 201). 12 Pojmy orgán veřejné moci (OVM) a osoba byly použity z důvodu, že je takto používá zákon č. 300/2008 Sb. Strana 17/66

Zadavatelé, kteří jsou zároveň orgány veřejné moci V následujícím přehledu je uveden výčet zadavatelů dle ustanovení 2 ZVZ, kteří splňují definici orgánu veřejné moci dle zákona č. 300/2008 Sb. ( zadavatelé OVM ) a jsou tedy povinni komunikovat prostřednictvím datových schránek: Zadavatel veřejné zakázky dle 2 ZVZ Zadavatel dle 2 odst. 2 písm. a) Zadavatel dle 2 odst. 2 písm. c) Zadavatel dle 2 odst. 2 písm. d) Není zadavatelem dle ZVZ 15 Orgán veřejné moci dle 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb., tj. zadavatel - OVM Státní orgán 13 Orgán územního samosprávného celku 14 Právnické osoby, které naplňují současně podmínky uvedené v 2 odst. 2 písm. d) ZVZ a které jsou zároveň uvedeny ve výčtu 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. Konkrétně jde o: Pozemkový fond České republiky nebo jiný státní fond Zdravotní pojišťovna Český rozhlas Česká televize Samosprávná komora zřízená zákonem Příkladmý výčet zadavatelů OVM Ministerstva a jiné ústřední orgány státní správy Organizační složky zřízené, popř. řízené ministerstvy Obec Kraj Hl. město Praha Mezi jiné státní fondy patří např.: Státní fond dopravní infrastruktury Mezi zdravotní pojišťovny patří např.: Všeobecná zdravotní pojišťovna Oborové zaměstnanecké a resortní zaměstnanecké pojišťovny - 13 Vzhledem k tomu, že orgánem veřejné moci je státní orgán, nevznikají pochybnosti ohledně postavení veřejného zadavatele uvedeného v 2 odst. 2 písm. a) ZVZ, kterým je Česká republika (stát). Pojem státní orgán je třeba obecně chápat tak, že se jedná o organizační složku či jednotku státu, která byla zřízena zákonem a které byla zákonem stanovena působnost. Za státní orgán je třeba rovněž považovat organizační složky státu zřízené, popř. řízené ministerstvem dle 4 zákona č. 219/2000 Sb. Uvedené organizační složky státu tedy mají povinnost postupovat při doručování v zadávacím řízení jakožto orgán veřejné moci. 14 Povinnost doručovat prostřednictvím datových schránek v zadávacím řízení mají rovněž územní samosprávné celky ( 2 odst. 2 písm. c) ZVZ). Vzhledem k výčtu orgánů územních samosprávných celků v příslušných právních předpisech však tuto povinnost již nemají příspěvkové organizace, u nichž funkci zřizovatele vykonává územní samosprávný celek. 15 Výjimka by přicházela v úvahu u samosprávných komor, které by splnily podmínky uvedené v 2 odst. 2 písm. d) ZVZ. V takovém případě by se jednalo o subjekt s postavením veřejného zadavatele. Teoreticky může nastat situace, kdy se notář či soudní exekutor stane dotovaným Strana 18/66

Notáři a soudní exekutoři Zadavatelé, kteří nejsou orgány veřejné moci Vedle subjektů, které jsou orgánem veřejné moci, umožňuje zákon č. 300/2008 Sb. komunikovat prostřednictvím datových schránek i dalším osobám, mezi kterými dále ještě rozlišuje fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby. V následujícím přehledu je uveden příkladmý výčet zadavatelů, které nelze zařadit mezi orgány veřejné moci (kategorie zadavatel osoba ) a kteří tedy nejsou povinni komunikovat prostřednictvím datových schránek: Zadavatel veřejné Kdo nespadá do kategorie OVM, Příkladmý výčet zadavatelů osob zakázky dle 2 ZVZ tj. zadavatel osoba 2 odst. 2 písm. b) ZVZ Státní příspěvkové organizace Národní divadlo Český hydrometeorologický ústav Státní veterinární ústav Praha Národní muzeum Psychiatrická léčebna Bohnice 2 odst. 2 písm. c) ZVZ Příspěvkové organizace, u nichž Příspěvkové organizace dle 27 a funkci zřizovatele vykonává násl. zákona č. 250/2000 Sb. územní samosprávný celek Obecně prospěšné společnosti Školy a školská zařízení Veřejná nezisková ústavní zdravotnická zařízení aj. 2 odst. 2 písm. d) ZVZ Právnické osoby, které naplňují Vysoké školy dle zákona podmínky uvedené v 2 odst. 2 č. 111/1998 Sb. písm. d) ZVZ, avšak nejsou Veřejné výzkumné instituce dle uvedeny ve výčtu 1 odst. 1 zákona č. 341/2005 Sb. zákona č. 300/2008 Sb. Státní podniky dle zákona č. 77/1997 Sb. aj. 2 odst. 3 ZVZ Všechny subjekty splňující Např. fyzická osoba, která zadává dotovaný zadavatel předpoklady pro získání postavení nadlimitní veřejnou zakázku na dotovaného zadavatele 16 stavební práce, která je z 60 % hrazena z Operačního programu Doprava 2 odst. 6 ZVZ Všechny subjekty vykonávající Subjekty provozující činnost v oblasti: zadavatelem ve smyslu ustanovení 2 odst. 3 ZVZ. V takovém případě by byl příslušný notář či soudní exekutor zadavatelem OVM. 16 S výjimkou notářů a soudních exekutorů, kteří získají postavení dotovaného zadavatele. Jedná se však jen o teoretickou možnost (viz výše). Strana 19/66

sektorový zadavatel relevantní činnost a splňující předpoklady pro získání postavení sektorového zadavatele Plynárenství Teplárenství Elektroenergetiky Vodárenství Vyhledávání, průzkum nebo dobývání ropy, plynu, uhlí nebo jiných pevných paliv Poskytování a provozování letišť, námořních nebo vnitrozemských přístavů aj. Dodavatelé, kteří jsou zároveň orgány veřejné moci Pro úplnost tohoto metodického dokumentu je nutno zmínit, že v zadávací praxi může nastat situace, kdy i dodavatel může mít postavení orgánu veřejné moci (dále též dodavatel OVM ). V souladu s ustanovením 1 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. má postavení OVM Český rozhlas, Česká televize, notáři, exekutoři, přičemž tyto subjekty se mohou účastnit v zadávacích řízeních jako dodavatelé. V tomto případě mají dodavatelé OVM ze zákona č. 300/2008 Sb. stejné povinnosti jako zadavatelé OVM. Postupy pro dodavatele OVM nejsou v tomto metodickém pokynu podrobně rozebírány, neboť se v zadávací praxi vyskytují spíše výjimečně. Ve vybraných kapitolách je však na specifika postupu dodavatelů OVM upozorněno. 3.2 Kdy povaha dokumentu umožňuje komunikaci prostřednictvím datových schránek Při posuzování otázky, zda povaha dokumentu umožňuje jeho doručení prostřednictvím datové schránky, je nutno zohlednit: aspekty technicko-technologické, aspekty právní. Aby povaha dokumentu umožňovala komunikaci prostřednictvím datových schránek, musí být zároveň splněny jak aspekty technicko-technologické, tak i aspekty právní. Strana 20/66

Technicko-technologické aspekty Technicko-technologické aspekty zahrnují v prvé řadě požadavek, aby předmětný dokument měl formu datové zprávy, resp. aby jej vůbec bylo možné do formy datové zprávy převést. 17 V případě dokumentů a úkonů, které se vyskytují nebo mohou vyskytnout v rámci postupu podle ZVZ, bude tento předpoklad až na ojedinělé výjimky 18 splněn. Z hlediska technicko-technologických požadavků pak datová zpráva dodávaná do datové schránky musí splňovat následující: musí mít některý z přípustných formátů stanovených vyhláškou č. 194/2009 Sb. (Příloha č. 3 vyhlášky) a vyhláškou č. 422/2010 Sb., maximální velikost datové zprávy nesmí činit více než 10 MB ( 5 vyhlášky č. 194/2009 Sb.) a datová zpráva nesmí obsahovat škodlivý kód, který by mohl poškodit IS DS, údaj v něm obsažený nebo výpočetní techniku držitele datové schránky ( 7 písm. c) vyhlášky č. 194/2009 Sb.). V případě, že některá z výše uvedených podmínek není splněna, správce IS DS nemůže přijmout datovou zprávu k odeslání. Z uvedeného vyplývá, že pokud není odesílatel dokumentu objektivně schopen s vynaložením přiměřeného úsilí dosáhnout splnění požadavků kladených na datovou zprávu, povaha dokumentu vylučuje jeho doručení prostřednictvím datové schránky. 19 17 Viz 19 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb. 18 Půjde např. o situaci, kdy zadavatel bude požadovat k prokázání splnění kvalifikace předložení originálu nebo úředně ověřené kopie dokladu, který nelze podle 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb. konvertovat či například vzorky ve smyslu ustanovení 56 odst. 1 písm. e) ZVZ. 19 Příkladem s ohledem na okolnosti konkrétního případu může být situace, kdy součástí zadávací dokumentace veřejné zakázky na stavební práce je projektová dokumentace. Strana 21/66

Právní aspekty Právními aspekty, jež je zadavatel při posouzení povahy dokumentu rovněž povinen zohlednit, se rozumí aspekty vyplývající z právní úpravy veřejného zadávání a související s požadavkem dodržovat: základní zásady dle 6 ZVZ 20 - v tomto směru platí, že při využití komunikace prostřednictvím datových zpráv nesmí dojít k porušení některé ze zásad dle 6 ZVZ (pokud by odesláním datové zprávy prostřednictvím datové schránky měla být porušena některá ze zásad dle 6 ZVZ, neumožňuje povaha dokumentu doručení prostřednictvím datové schránky), V souvislosti s aplikací zásad zákazu diskriminace a rovného zacházení je zadavatel povinen pohlížet tedy nejen na technicko-technologické aspekty, ale rovněž na skutečnost, kdo je adresát datové zprávy. Z pohledu této metodiky je nutno vymezit následující případy: zadavatel odesílá datovou zprávu více dodavatelům, 21 z nichž všichni mají sídlo/místo podnikání/místo trvalého pobytu na území ČR - pokud některý z těchto dodavatelů nemá zpřístupněnou datovou schránku, může zadavatel odeslat datovou zprávu ostatním dodavatelům do datové schránky, aniž by porušil zásadu rovného zacházení. Každý z dodavatelů z ČR má totiž možnost o zřízení datové schránky požádat. Dodavateli, který nemá zpřístupněnu datovou schránku, odešle zadavatel příslušný dokument jiným způsobem, zadavatel odesílá datovou zprávu více dodavatelům, z nichž některý nemá sídlo/místo podnikání/místo trvalého pobytu na území ČR (tj. jde o zahraničního dodavatele) pokud je jedním z adresátů zahraniční dodavatel, který nemá zpřístupněnu datovou schránku, nemůže zadavatel příslušnou datovou zprávu odeslat nikomu z dodavatelů prostřednictvím datové schránky (viz následující box). Zahraniční dodavatel nemá možnost zřídit datovou schránku za stejných podmínek jako dodavatel z ČR a komunikaci prostřednictvím datové schránky lze tak vůči zahraničnímu 20 Zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 21 Např. výzvu k podání nabídek. Strana 22/66

dodavateli považovat za diskriminační a porušující zásadu rovného zacházení. 22 Box č. 1 - Příklad porušení zásad stanovených v ustanovení 6 ZVZ Příklad porušení zásad stanovených v ustanovení 6 ZVZ Zadavatel OVM zadává VZ v užším řízení. Po posouzení kvalifikace se zadavatel chystá vyzvat k podání nabídky 3 dodavatele (2 z ČR a 1 z Velké Británie). Dle zákona č. 300/2008 Sb. je zadavatel OVM povinen odeslat výzvu k podání nabídek prostřednictvím datových schránek. Vzhledem ke skutečnosti, že dodavatel z Velké Británie prakticky nemá možnost si nechat datovou schránku zřídit (vysvětleno dále v textu), měl by tento dodavatel méně času na přípravu nabídky (do datové schránky českých dodavatelů bude datová zpráva dodána v řádu sekund, mezinárodní poštou obdrží britský dodavatel výzvu za několik dnů). Zadavatel OVM v tomto případě nemůže odeslat výzvu k podání nabídek žádnému z dodavatelů prostřednictvím datových schránek, neboť by jinak porušil zásadu rovného zacházení s dodavateli dle 6 ZVZ, tj. v tomto případě právní aspekty vztahující se k povaze dokumentu neumožňují komunikaci prostřednictvím IS DS. 3.3 Jak zjistit, zda má adresát zpřístupněnou datovou schránku Datová schránka OVM (tj. zadavatele OVM nebo dodavatele OVM) Ministerstvo vnitra ČR vede veřejný seznam fyzických osob, podnikajících fyzických osob, právnických osob a orgánů veřejné moci, které mají zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku, který je přístupný způsobem umožňujícím dálkový přístup. Seznam je součástí informačního systému datových schránek. Je-li adresátem některý z výše uvedených subjektů, lze informaci o tom, zda má zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku, zjistit z uvedeného seznamu. 22 Zahraniční dodavatel může o zřízení datové schránky požádat. Zahraniční osoba má nárok na zřízení datové schránky, pokud podá žádost Ministerstvu vnitra ČR. Zřízení datové schránky bude v těchto případech nejen zdlouhavější, ale zřízení datové schránky zahraničnímu dodavateli rovněž naráží na skutečnost, že poštovní služby v řadě států neumožňují doručit žadateli o zřízení datové schránky jeho přístupové údaje ke schránce způsobem stanoveným v zákoně č. 300/2008 Sb., tj. zásilkou do vlastních rukou. V případě, že má oprávněná osoba adresu v některé ze zemí, které neumožňují službu dodání výhradně jen do vlastních rukou adresáta, datová schránka a přístupová práva se sice vytvoří, avšak této oprávněné osobě je zaslán vysvětlující dopis s uvedením důvodů, proč přístupové údaje nelze zaslat. Součástí tohoto dopisu je i návrh postupu, jak přístupové údaje získat s využitím pracoviště CzechPOINT na zastupitelských úřadech České republiky). Strana 23/66

Výše uvedený seznam je veřejně přístupný na adrese: http://www.seznamovm.cz/ Strana 24/66

4. Datové schránky v kontextu zákona o veřejných zakázkách 4.1 Možnosti volby zadavatele při komunikaci prostřednictvím datových schránek či jiného elektronického nástroje Zadavatelé OVM jsou v otázce způsobu komunikace do značné míry determinováni zákonem č. 300/2008 Sb. Z tohoto zákona však nevyplývá požadavek, že veškerou komunikaci v souvislosti se zadávacím řízením musí zadavatel OVM provádět prostřednictvím datových schránek. V této kapitole je uveden výčet případů, kdy i zadavatel OVM může v souladu se zákonem č. 300/2008 Sb. komunikovat jinak než prostřednictvím datových schránek. 23 Zadavatel OVM (a samozřejmě i zadavatel osoba) není povinen komunikovat prostřednictvím datových schránek v následujících případech: zadavatel provádí komunikaci elektronicky prostřednictvím elektronického nástroje pokud zadavatel komunikuje s dodavateli prostřednictvím elektronického nástroje umožňujícího přímý dálkový přístup, není nutno do komunikace zařazovat datové schránky (např. pokud zadavatel poskytuje zadávací dokumentaci neomezeným a přímým dálkovým přístupem, pokud dodavatelé vkládají žádost o dodatečné informace do elektronického nástroje zadavatele a zadavatel následně uveřejní dodatečné informace v elektronickém nástroji či při zadávání VZ prostřednictvím e-tržiště pro veřejnou správu atd.), komunikace je uskutečňována uvnitř informačního systému veřejné správy - v případě komunikace uvnitř informačního systému veřejné správy nejde o doručování, ale jde o realizaci činnosti v rámci informačního systému. 24 23 Specifickým případem, který představuje obecnou výjimku z povinnosti komunikovat prostřednictvím datových schránek, je situace, kdy z bezpečnostních důvodů je mezi orgány veřejné moci zavedena jiná forma elektronické komunikace než prostřednictvím datových schránek (viz 17 odst. 7 zákona č. 300/2008 Sb.). Ve vztahu k ZVZ by se tyto případy mohly týkat nikoliv však nutně - např. veřejných zakázek, jejichž předmětem jsou utajované informace ( 18 odst. 1 písm. a) ZVZ). 24 Dle ustanovení 2 písm. a) ve spojení s 2 písm. b) a 3 odst. 1 zákona č. 365/2000 Sb. se informační činností rozumí mimo jiné shromažďování, předávání, šíření či výměna dat. Je-li tedy funkcionalitou konkrétního informačního systému veřejné správy i předávání, šíření či výměna informací, měla by být tato funkcionalita zachována i za existence zákona č. 300/2008 Sb., o Strana 25/66

Veřejných zakázek se tato skutečnost týká při předávání vyhlášení k uveřejnění 25 ve smyslu 146 odst. 1 ZVZ (tj. zadavatelé nejsou povinni odesílat vyhlášení provozovateli IS VZ US prostřednictvím datových schránek) zadavatel dokument předává pokud ZVZ umožňuje zadavateli dokument předat (viz např. 48 odst. 1 v případě zadávací dokumentace), má zadavatel oprávnění rozhodnout se předávat dokument v listinné podobě (tj. nepoužít komunikaci prostřednictvím datových schránek). Pokud zadavatel poskytuje/předává dokument některým z výše uvedených způsobů, nemusí komunikaci prostřednictvím datových schránek využít (ale může). Tento přístup souvisí zejména se zásadou efektivity výkonu veřejné správy, tj. zadavatel není povinen nahrazovat stávající způsoby komunikace komunikací prostřednictvím datových schránek, pokud by tento postup měl za následek zvýšené náklady. elektronických úkonech a autorizované konverze dokumentů, a jím zřizovaných datových schránek, tj. k předávání, šíření či výměně informací by mělo docházet prostřednictvím konkrétního informačního systému veřejné správy a nikoliv prostřednictvím datových schránek. S ohledem na požadavek na bezpečnost informačních systémů veřejné správy a informací v nich obsažených, jakož i hospodárnost spravování a provozování těchto systémů se nejeví vhodným, aby byly informace z jedné části informačního systému veřejné správy vyjímány a distribuovány do jeho jiné části prostřednictvím datových schránek. 25 Informační systém o veřejných zakázkách (IS VZ), a tedy i uveřejňovací subsystém (IS VZ US), je dle ustanovení 157 odst. 1 informačním systémem veřejné správy. Strana 26/66

5. Pravidla pro komunikaci prostřednictvím datových schránek při 5.1 Komunikace prostřednictvím datových schránek u zadavatelů, kteří jsou orgány veřejné moci Zadavatelé OVM musí dle zákona č. 300/2008 Sb. povinně komunikovat prostřednictvím datových schránek. Pro komunikaci mezi zadavatelem, který je orgánem veřejné moci, a dodavatelem platí odlišná pravidla v závislosti na tom, zda se jedná o úkon, který činí zadavatel vůči dodavateli, nebo o úkon dodavatele vůči zadavateli. Komunikace zadavatelů OVM směrem k dodavatelům (OVM i osobám) Při komunikaci zadavatelů OVM směrem k dodavatelům platí zásadně následující pravidla: Zadavatel OVM je povinen komunikovat prostřednictvím datových schránek, a to ve všech případech, 26 kdy: povaha dokumentu umožňuje komunikaci prostřednictvím datových schránek a právnická osoba, podnikající fyzická osoba nebo fyzická osoba, která vystupuje na straně dodavatele, má zpřístupněnou datovou schránku. Pro zadavatele OVM platí následující pravidla pro stanovení okamžiku doručení: 27 Pro doručení platí, že dokument je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu (viz ustanovení 18a odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb.). 26 Výjimku z této povinnosti představují pouze ty případy, kdy je dokument doručován na místě ( 17 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.). 27 Okamžik doručení dokumentu, je třeba odlišovat od okamžiku dodání dokumentu do datové schránky. Strana 27/66

Komunikace dodavatelů směrem k zadavatelům OVM Pokud jde o úkony, které vůči zadavateli - OVM činí dodavatel, pak za předpokladu, že dodavatel má zpřístupněnou datovou schránku a povaha úkonu to umožňuje, může úkon učinit prostřednictvím datové schránky ( 18 odst. 1 zákona č. 300/2008 Sb.). Na rozdíl od zadavatele má dodavatel tedy možnost, nikoliv povinnost doručovat prostřednictvím datové schránky. Má-li však dodavatel status orgánu veřejné moci, je povinen úkon učinit prostřednictvím datové schránky. Úkon provedený dodavatelem vůči zadavateli - OVM prostřednictvím datové schránky je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k této písemnosti. 5.2 Komunikace prostřednictvím datových schránek u zadavatelů, kteří nejsou orgány veřejné moci Zadavatel osoba má od 1. 7. 2010 možnost použít datovou schránku ke komunikaci v zadávacím řízení Stejnou možnost má rovněž dodavatel při komunikaci s tímto zadavatelem. Obecnou podmínkou vyplývající z podstaty věci je, že jak zadavatel - osoba, tak dodavatel budou mít datovou schránku zpřístupněnou. Pro komunikaci mezi zadavatelem osobou a dodavatelem platí následující pravidla pro stanovení okamžiku doručení: 28 datová zpráva bude doručena okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k tomuto dokumentu, 28 Viz 18a odst. 2 zákona č. 300/2008 Sb., ve znění účinném od 28. 11. 2011. (Zákon 263/2011 Sb. ze dne 29. července 2011, kterým se mění zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony). Strana 28/66

fikci doručení nebude možno při komunikaci mezi zadavatelem osobou a dodavatelem uplatnit. Strana 29/66

6. Úkony v zadávacím řízení a jak je provádět prostřednictvím datových schránek V této kapitole je provedena kategorizace datových zpráv vznikajících v souvislosti s prováděním úkonů v zadávacím řízení, a to z důvodu, aby bylo možné stanovit pravidla pro jednotlivé kategorie datových zpráv z pohledu komunikace prostřednictvím datových schránek. ZVZ klade zvýšené požadavky na elektronické nástroje zejména při přenosu a příjmu nabídek/návrhů v elektronické podobě. Z tohoto důvodu je v této metodice věnována specifická pozornost datovým zprávám souvisejícím s podáním nabídky/návrhu. V souvislosti se zadávacím řízením vznikají tři základní kategorie datových zpráv: datové zprávy související s podáním nabídky v zadávacím řízení a návrhu v soutěži o návrh, datové zprávy související s předáváním vyhlášení provozovateli IS VZ US, datové zprávy související s další komunikací mezi zadavatelem a dodavatelem (popř. jinými osobami např. členy komisí/poroty, kteří nejsou zaměstnanci zadavatele a mají zpřístupněnu datovou schránku). Metodické postupy uvedené v této kapitole se nevztahují na komunikaci v rámci organizace zadavatele související s prováděním úkonů v zadávacím řízení, a to z důvodu, že pro tuto komunikaci využívá zadavatel spisovou službu a nikoliv datoví schránky (tj. jeden organizační útvar zadavatele neposílá datovou zprávu jinému organizačnímu útvaru či pracovníkovi zadavatele prostřednictvím datové schránky). Může jít např. o datové zprávy v souvislosti s pověřením pracovníka zadavatele k provedení vybraného úkonu v zadávacím řízení (např. k posouzení kvalifikace, novému posouzení a hodnocení nabídek atd.). Metodické postupy uvedené v této kapitole se však vztahují na případy, kdy je komunikace směřována osobě, která není zaměstnancem zadavatele (např. externímu členovi hodnotící komise) a tato osoba má zpřístupněnou datovou schránku. V následujících kapitolách je uveden rozbor datových zpráv vznikajících v průběhu zadávacího řízení jak na straně zadavatelů, tak na straně dodavatelů a Strana 30/66

je určeno, které datové zprávy je možné odesílat prostřednictvím IS DS a které nikoliv. 6.1 Datové zprávy související s podáním nabídky v zadávacím řízení a návrhu v soutěži o návrh 6.1.1 Co se rozumí nabídkou/návrhem Nabídkou se pro účely tohoto metodického dokumentu rozumí: 29 nabídka v zadávacím řízení (v otevřeném řízení, užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním, jednacím řízení bez uveřejnění, soutěžním dialogu, zjednodušeném podlimitním řízení, zadávacím řízení na základě rámcové smlouvy) a v koncesním řízení žádost o účast v zadávacím řízení (v užším řízení, jednacím řízení s uveřejněním, soutěžním dialogu) a v koncesním řízení předběžná nabídka (v dynamickém nákupním systému) předložení (nabídka) aukčních hodnot (v elektronické aukci) změna nabídky při jednání o nabídkách (v jednacím řízení s uveřejněním) v případě, kdy je jednání vedeno bez fyzické přítomnosti jednotlivých účastníků jednání, a to prostřednictvím elektronických prostředků (např. formou videokonference, chatu atd.). Takto širší pojetí pojmu nabídka souvisí se skutečností, že vedle podání nabídky předpokládá právní úprava v zadávacím řízení provádění celé řady dalších úkonů, pro které platí, že jsou stejně jako nabídky podrobeny určitému specifickému režimu. Jedná se o úkony, jejichž společným znakem je jejich úzká spojitost s nabídkou. Některé z těchto úkonů podání nabídky předcházejí a jejich 29 Uvedené vymezení odpovídá legislativní zkratce nabídka v 5 vyhlášky č. 9/2011 Sb. Pojem nabídky je však oproti definici nabídky ve vyhlášce č. 9/2011 Sb. rozšířen pro účely této metodiky o případ změny nabídky, k níž může dojít při jednání v jednacím řízení s uveřejněním. Důvod spočívá v tom, že v jednacím řízení s uveřejněním není zadavatel ZVZ ani prováděcími právními předpisy omezen v otázce formy jednání s uchazeči. Jednání se zájemci tak lze případně vést i bez fyzické přítomnosti jednotlivých účastníků jednání, a to prostřednictvím elektronických prostředků (např. formou videokonference, chatu atd.). Jedinou podmínkou je, že zadavatel tento způsob jednání uvede v písemné výzvě k podání nabídky. Pokud tak učiní, může být jednání a podpis protokolu z jednání (který vlastně představuje změnu nabídky) uskutečněn elektronicky. Strana 31/66

uskutečnění je předpokladem podání nabídky (např. podání žádosti o účast), jiné jsou činěny až následně a lze jejich prostřednictvím v případech a za podmínek stanovených v ZVZ nabídku upravovat (např. podání nových aukčních hodnot do elektronické aukce). Vedle postupů pří zadávání veřejných zakázek upravuje ZVZ také soutěž o návrh. Obdobně jako v případě zadávacího řízení je za účelem naplnění zásady rovného zacházení, transparentnosti a zákazu diskriminace provádění některých úkonů v soutěži o návrh a zpřístupnění jejich obsahu podrobeno specifickému režimu. Návrhem se pro účely této metodiky rozumí: návrh v soutěži o návrh (v otevřené nebo v užší soutěži o návrh), žádost o účast v soutěži o návrh (v užší soutěži o návrh). 6.1.2 Požadavky vyplývající ze ZVZ a možnost jejich naplnění využitím datových schránek V obecné rovině představuje podání nabídky úkon, kterým dodavatel reaguje na úmysl zadavatele zadat veřejnou zakázku a kterým projevuje vůli, resp. zájem uzavřít se zadavatelem smlouvu o poskytnutí plnění, jež je předmětem veřejné zakázky. Podání nabídky na realizaci veřejné zakázky je předpokladem zadání veřejné zakázky dodavateli, nestanoví-li ZVZ jinak. 30 Z hlediska svého významu podání nabídky představuje základní úkon dodavatele a jeden z nejvýznamnějších úkonů v zadávacím řízení vůbec. Vzhledem k významnosti tohoto úkonu proto ZVZ klade na podání nabídky a zpřístupnění jejího obsahu určité specifické požadavky a stanoví zadavateli i dodavateli povinnosti, které mají za cíl zajistit naplnění a dodržení základních zásad zadávacího řízení (viz ustanovení 6 ZVZ). 30 Např. podle 92 odst. 1 písm. a) ZVZ uzavírá zadavatel smlouvu na realizaci veřejné zakázky na základě písemné výzvy k poskytnutí plnění, jež je návrhem na uzavření smlouvy, a písemného potvrzení této výzvy uchazečem, jež je přijetím návrhu smlouvy. Obdobně je tomu v případech podle 92 odst. 2 ZVZ. Strana 32/66

Z ustanovení 148 odst. 1 ZVZ vyplývají 3 základní požadavky determinující režim podávání nabídek/návrhů 31 a nakládání s nimi, od kterých se odvíjejí a jsou v ZVZ dále rozvedeny povinnosti zadavatele dopadající na případy, kdy je komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem realizována elektronicky. ZVZ vyžaduje: zajištění důvěrnosti nabídek/návrhů, které je třeba vnímat tak, že s obsahem nabídky/návrhu či s jednotlivými částmi obsahu nabídky/návrhu se seznámí pouze osoby k tomu oprávněné, zachování úplnosti údajů 32 obsažených v nabídkách/návrzích, čímž se rozumí zajištění nezměnitelnosti obsahu učiněného úkonu a vyloučení možnosti neoprávněné manipulace s obsahem nabídky/návrhu, možnost zpřístupnění obsahu nabídek/návrhů až po uplynutí lhůty stanovené pro jejich podání. Za účelem realizace a dodržení těchto principů stanoví ZVZ a vyhláška č. 9/2011 Sb. závazné požadavky, které musí splňovat elektronické nástroje, jejichž prostřednictvím probíhá elektronický přenos a příjem nabídek/návrhů (tj. datových zpráv ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb.). Dle 149 odst. 6 ZVZ musí být u elektronického nástroje mimo jiné zaručeno, že: je možné přesně určit čas a datum doručení nabídek/návrhů, je přiměřeně zajištěno, že před stanovenými lhůtami nikdo nemůže mít přístup k zaslaným údajům, v případě porušení zákazu přístupu před stanovenými lhůtami je přiměřeně zajištěno, že porušení bude spolehlivě zjistitelné, pouze oprávněné osoby mohou stanovit nebo změnit data pro zpřístupnění doručených údajů, údaje doručené a zpřístupněné v souladu s těmito požadavky zůstanou přístupné pouze osobám, které jsou oprávněné se s nimi seznamovat, jsou chráněny proti neoprávněnému přístupu třetích osob. 31 Dle 148 odst. 7 ZVZ platí 148 odst. 1 ZVZ pro část čtvrtou ZVZ upravující soutěž o návrh obdobně. 32 Úplnost údajů obsažených v nabídkách je třeba odlišovat od úplnosti nabídek ve smyslu 71 odst. 8 ZVZ, která je kontrolována při otevírání obálek. Strana 33/66