ALLEXIS
KALKUKACE NABÍDKOVÉ CENY
P o ř. č. Předmět plnění veřejné zakázky Jednotka plnění Cena v Kč bez DPH za jednotku plnění veřejné zakázky Celkový předpokládaný počet jednotek v rámci plnění veřejné zakázky Cena za celkový předpokládaný počet jednotek v rámci plnění veřejné zakázky bez DPH Výše DPH v Kč za celkový předpokládaný počet jednotek v rámci plnění veřejné zakázky Cena za celkový předpokládaný počet jednotek v rámci plnění veřejné zakázky v Kč s DPH 1. Návrh Systému projektového řízení včlenitelný do řídících struktur Zadavatele 1 ks 4 914 000 1 ks 4 914 000 982 800 5 896 800 2. Poradenství pro potřeby udržitelné implementace Systému projektového řízení hodina 900 400 hodin 360 000 72 000 432 000 3. Celková nabídková cena za předmět plnění veřejné zakázky 5 274 000 1 054 800 6 328 800
Koncepce řešení veřejné zakázky 1.1. Organizační struktura orgánů projektu Řídící výbor Řídící výbor (ŘV) je vrcholovým řídícím orgánem projektu. Definuje priority projetu, schvaluje rámec projektu, garantuje smluvní podmínky, je odpovědný za průběžné sledování průběhu projetu a vydává souhlas k akceptaci výstupů projetu v souladu se stanovenými cíli, rozsahem a harmonogramem projektu. V průběhu realizace projektu rozhoduje o konečném řešení změnového řízení, zásadně ovlivňujícím průběhem a rozsah projektu. V rámci eskalačního procesu je konečným arbitrem řešení problémů, které přesahují pravomoci PM za SUKL a PM za Allexis. Odpovídá především za: schvalování zásadních změn rozsahu a obsahu projektu, dodržování smluvních podmínek, schvalování a akceptaci výstupů z jednotlivých fází projektu, přijímání konečných řešení v případě sporů, jejichž řešení přesahuje pravomoci PM za SUKL a PM Allexis, kontrolu plnění cílů, rozpočtu, časového harmonogramu. Je oprávněn a povinen kontrolovat činnost projektového týmu tak, aby bylo dosaženo celkových cílů projektu. ŘV se skládá z předsedy ŘV a členů ŘV. Pro potřebu administrativní, organizační a technické podpory se zřizuje sekretariát ŘV. ŘV zasedá zpravidla 1x měsíčně v dohodnutých termínech, s délkou trvání maximálně 2 hodiny. Mimořádné zasedání svolává předseda ŘV na žádost členů ŘV a to do 5 pracovních dnů ode dne doručení žádosti o mimořádné zasedání řídícího výboru předsedovi ŘV. Všech zasedání ŘV se povinně účastní i projektoví manažeři za Dodavatele a Zadavatele. ŘV si může přizvat na zasedání další nezávislé experty. Řídící výbor svolává předseda ŘV na základě pozvánky zaslané elektronicky a poštou všem členům Řídícího výboru. Pozvánka musí obsahovat: datum, čas a místo konání zasedání ŘV, program zasedání ŘV, přílohy (dokumenty, které budou na zasedání projednávány). Projektový tým Projektový tým je odpovědný za realizaci projektu po odborné, obsahové a technické stránce, plní jednotlivé úkoly, milníky a výstupy v souladu s definovanými cíli projektu.
Složení projektového týmu určeného k realizaci projektu SUKL bude definováno souhrnně a uvedeno dle následující tabulky. Jméno Role / Organizační jednotka Tel. Kontakt Zástupce Tel. Kontakt Vzhledem k tomu, že projektový tým bude mít heterogenní složení, standardně se v manuálu používá názvosloví projektový tým, přičemž je považován za projektový tým Zadavatele a projektový tým Dodavatele současně. V případě potřeby, když je nevyhnutelné specifikovat, zda se jedná jedině o činnosti Zadavatele, nebo Dodavatele, může být použit i pojem Projektový tým za Zadavatele, příp. Projektový tým za Dodavatele. Vedení projektu V čele Projektového týmu jsou projektoví manažeři Dodavatele a Zadavatele, tvořící vedení projektu (VP), vrcholový výkonný orgán, zabezpečující řízení auditu, operativní kontrolu a koordinaci auditu po organizační stránce. Vedení projektu koordinuje a kontroluje činnost projektového týmu tak, aby bylo dosaženo celkových cílů projektu. Vedení projektu zasedá pravidelně 1x týdně. Mimořádné zasedaní Vedení projektu může svolat kterýkoliv člen vedení projektu podle potřeby. Projektový tým řídí činnost pracovních skupin, které provádějí předepsané činnosti směřující k naplnění cílů projektu. Složení pracovních skupin určuje PM za MO a PM Allexis. Jejich náplň práce stanovuje PM Allexis. Jednotlivé pozice v rámci struktury pracovních skupin je možné v průběhu plnění úkolů doplňovat, měnit a podle potřeby na základě rozhodnutí vedení projektu. Za organizaci práce a realizaci úkolů, stanovených pracovní skupině odpovídá konzultant Allexis, kterého jmenuje a odvolává PM Allexis. Jednotlivé výsledky práce pracovní skupiny předkládá konzultant Allexis projektovému manažerovi Allexis. Jednotlivé pracovní skupiny jsou povinny navzájem spolupracovat při plnění úkolů. Práva, povinnosti a odpovědnosti pracovníků projektového týmu Projektový manažer Allexis (PM Allexis) PM Allexis je zaměstnancem Dodavatele, který má následující práva a povinnosti: je oprávněn navrhnout složení a případné změny pracovních skupin, určuje vedoucího pracovní skupiny, který je vybrán z řad konzultantů Allexis, je povinen poskytovat zdroje pro realizaci projektu, je povinen v závěrečné části auditu hodnotit postup realizace projektu a míru dosažení stanovených cílů, je povinen určit termíny zasedání projektového týmu, je povinen účastnit se všech zasedání ŘV. je oprávněn svolat kontrolní den
Zodpovídá za návrh a úspěšnou realizaci auditu v požadované kvalitě a rozsahu ve smyslu uzavřené smlouvy a schváleného Manuálu v rámci daných časových a nákladových limitů. Je povinen vést reporting projektu a na požádání ŘV informovat o stavu realizace projektu. Je oprávněn specifikovat odborné požadavky na členy projektového týmu. V případě potřeby má právo požádat předsedu ŘV prostřednictvím zástupce Allexis v ŘV o svolání mimořádného zasedání ŘV. Je odpovědný především za: splnění cílů projektu, za komunikaci směrem k top managementu Zadavatele, za komunikaci s projektovým týmem Zadavatele, poskytuje podporu pro dosažení projektových cílů a řeší závažné problémy v průběhu realizace projektu, průběh prací v rámci schválených cílů a rozsahu smlouvy, dodržování termínů dle schváleného harmonogramu, schvalování požadavků na změny, které nemají zásadní vliv na cíle, rozsah, časový plán, rozpočet a kvalitu realizovaného projektu, zajištění provázanosti navržených řešení a realizovaných změn v celé struktuře projektu, projednávání a schvalování výstupů pracovních skupin, hledání a návrh řešení věcných problémů, přesahujících rámec činností pracovních skupin, realizaci administrativních, technických, kapacitních a organizačních opatření v průběhu realizace auditu, řešení běžných konfliktů a sporů ve strukturách projektu, dohled nad organizací, zabezpečením a realizací samotného auditu na straně Dodavatele, vypracování výstupů definovaných ve smlouvě, předložení závěrečných výstupů jednotlivých fází auditu ke akceptačnímu řízení Pro účely manuálu se za PM Allexis v plné míře považuje rovněž i Zástupce Projektového manažera Allexis. Projektový manažer za SUKL (PM za SUKL) PM za SUKL je zaměstnancem Zadavatele a má následující práva a povinnosti: je oprávněn navrhnout personální obsazení pracovních skupin za SUKL a jejich případnou změnu vedení projektu, je povinen spolupracovat na tvorbě a schválení harmonogramu za SUKL, je povinen poskytovat zdroje pro realizaci projektu, je povinen poskytovat podporu pro dosažení projektových cílů, je povinen na základě požadavků projektového manažera Allexis zabezpečovat operativně úkoly tak, aby nebyl narušen průběh projektu, je povinen v případě nejasností, popřípadě pokud nastanou závažné okolnosti, které naruší průběh projektu ze strany Zadavatele, ihned informovat projektového manažera Allexis o této skutečnosti a dát návrh řešení, je povinen v závěrečné části projektu hodnotit postup realizace projektu a míru dosažení stanovených cílů, je povinen účastnit se všech zasedání ŘV. je oprávněn svolat kontrolní den V případě potřeby má právo požádat předsedu ŘV o svolání mimořádného zasedání ŘV.
Odpovídá především za: komunikaci směrem k projektovému týmu Dodavatele, řešení závažných problémů v průběhu realizace projektu spolu s PM Allexis, přebírání výstupů od projektového manažera Allexis podle dohodnutého harmonogramu, zajištění požadované kvality a součinnosti ze strany SUKL v oblasti lidských a materiálních zdrojů a infrastruktury potřebné pro realizaci projektu, dodržování časového harmonogramu projektu za SUKL, řešení sporů mezi vedoucími (popřípadě členy) pracovních skupin za SUKL na vedení projektu, předkládání závěrečných výstupů projektu ke schválení Řídícímu výboru ve spolupráci s PM Allexis. Podpis akceptačních protokolů Konzultant Allexis Konzultant Allexis je zaměstnancem Dodavatele, který zodpovídá za realizaci jednotlivých částí projektu v rámci daných časových limitů. Je oprávněn zadávat úkoly podřízeným členům pracovní skupiny a kontrolovat jejich plnění. Odpovídá především za: efektivní realizace úkolů zadaných PM Allexis, předávání znalostí členům pracovních skupin, realizaci sběru a vyhodnocení dat v souladu s metodikou Dodavatele, navrhování případných změn řešení a vypracovávání podrobných podkladů pro rozhodnutí o těchto návrzích PM Allexis, provádění školení členů pracovních skupin, provádění reportingu činností pracovní skupiny pro potřeby PM Allexis, předkládání výstupů projektu PM Allexis, obsahovou a formální stránku výstupů z úkolů uložených PM Allexis, zpracování dílčích projektových dokumentů, které předkládá ke schválení PM Allexis, organizuje, zabezpečuje a realizuje samotný projekt v součinnosti a na základě úkolů uložených PM Allexis, zpracování návrhů dokumentovaných výstupů.
1.2. Harmonogram - plán realizace Projekt bude realizován v předpokládaném časovém harmonogramu s časovými milníky. Harmonogram projektu bude schválen na prvním úvodním zasednutí. Rozhodnutí o změně harmonogramu z pohledu definovaných termínů v rámci jednotlivých fází se schvaluje na zasedání řídícího výboru. Průběh jednotlivých fází projektu je řízen PM Allexis a monitorován ŘV. Součástí zasedání je kontrola plnění definovaných úkolů a stanovených milníků v jednotlivých fázích projektu. Operativní plán realizace auditu (OPRA) Před zahájením, v průběhu a po ukončení jednotlivých fází auditu se stanovuje bližší harmonogram tak, aby se sladily termíny. Stanovování bližšího harmonogramu se realizuje prostřednictvím operativních plánů realizace auditu (OPRA). Obsahem OPRA je zpracování přesného harmonogramu pracovních jednání na čtrnáct kalendářních dnů s výhledem na patnáctý až dvacátý první den. OPRA je dokument, jehož prostřednictvím je řízena činnost pracovních skupin, včetně požadované a odsouhlasené součinnosti všech pracovníků SUKL na určené období. OPRA je koncipován na 21 kalendářních dnů ode dne jeho schválení na Vedení projektového týmu, přičemž je pravidelně aktualizován s týdenní periodicitou na zasedání Vedení projektového týmu. Stav závaznosti, který je určen v jednotlivých týdnech plánu OPRA je znázorněn v následujícím schématu: První týden "fixní" Pevně stanovená a potvrzená pracovní jednání OPRA Druhý týden "plánovací" Stanovení časového rámce pracovních jednání s přiřazeným předpokládaným časem jeho konání (možnost částečné korekce po dohodě s PM Allexis) Třetí týden "výhledový" Rámcové stanovení organizačních složek s předpokládaným dnem realizace pracovního jednání (bližší specifikace při přesunu do druhého týdne, v následující OPRE)
Způsob sestavení OPRA Projektový tým Allexis vypracuje návrh OPRA na týden N, N+1 a N+2 (výhled do 21. kalendářního dne), N N+1 N+2 (výhled) Na zasedání vedení projektu PM Allexis předloží návrh OPRA PM za SUKL. Po projednání návrhu OPRA, PM Allexis distribuuje požadavky na součinnost spolu s potřebnými náležitostmi, všem členům projektového týmu. Konkrétním obsahem náležitostí pracovního jednání jsou: Definování podkladů potřebných pro pracovní jednání Místo obsahující konkrétní určení místnosti splňující podmínky pro pracovní jednání.(v návrhu OPRA je zpravidla určena některá z místností, kterou má projektový tým k dispozici) Čas Personální složení V případě souladu termínů a potřebných náležitostí definovaných v návrhu, pracovníci SUKL potvrdí dojednaný termín operativně telefonicky nebo emailem. Budou-li navržené termíny v plánovacím týdnu (N+1) nebo některé potřebné náležitosti nevyhovující, pracovníci SUKL navrhnou alternativní možnosti řešení nejpozději do středy týdnu N. Náhradní termín bude stanoven po dohodě s PM Allexis, nebo konzultantem Allexis. Dle sjednaných podmínek se následně dopracuje návrh OPRA a odešle PM za SUKL nejpozději v pátek 8.00 hod N týdne. Přepracovaný OPRA se stává závazným pro obě strany v pondělí N+1, kdy nabude účinnosti. Schéma schvalování a sestavování OPRA je uvedeno na následujícím obrázku:
Obsah dokumentu OPRA : pracovní skupiny Vedení projektu řídí činnost pracovních skupin, které provádějí předepsané činnosti směřující k naplnění cílů auditu. V OPRA jsou definovány pracovní skupiny v případě, jejich vzniku, změny a zániku. jednotlivé role v pracovní skupině - Složení pracovních skupin určuje PM za SUKL a PM Allexis a navrhují se tak, aby měli vyvážené složení, se zřetelem na jednotlivé účely jednání. V případě zřízení nové pracovní skupiny jednotlivé pozice v rámci struktury pracovních skupin je možné v průběhu plnění úkolů doplňovat a měnit na základě rozhodnutí vedení projektu. úkoly a cíle pracovní skupiny Za organizaci práce a realizaci úkolů, stanovených pracovní skupině odpovídá konzultant Allexis, kterého jmenuje a odvolává PM Allexis. harmonogram prací s uvedením kroků V každé OPRA jsou upřesňovány úkoly na stanovené období, dle definovaných pravidel. výstupy z pracovní skupiny Jsou definované při zřízení pracovní skupiny a jejich kontrola se realizuje. Kontrolní den V průběhu realizace auditu je možné na návrh: Předsedy a členů ŘV, PM za SUKL PM Allexis iniciovat svolání kontrolního dne, jehož obsahem je průběžné sledování naplňování cílů auditu. Součástí kontrolního dne může být také kontrola projektové dokumentace v projektové knihovně. Pro sumarizaci výsledků a zjištění z kontrolního dne se vypracovávají zápisy.
1.3. Vedení dokumentace projektu Řízení projektové dokumentace Projektový tým při realizaci projektu používá standardní postup, jehož součástí je formalizovaná dokumentace vedená v projektové knihovně. Řízení projektové dokumentace zahrnuje: zřízení projektové knihovny, definování řízených projektových dokumentů, označování řízené projektové dokumentace, oběh projektové dokumentace, uschovávání projektové dokumentace, zálohování projektové dokumentace, archivování projektové dokumentace. Účelem zřízené projektové knihovny je zajištění přístupu k dokumentaci projektu tak, aby byla přístupná, úplná a aktuální pro všechny zúčastněné podle přístupových práv dle jednotlivých rolí v projektu. Definování řízených projektových dokumentů V souvislosti s realizací projektu se používá následující řízenou projektovou dokumentaci v projektové knihovně ve složkách: zadávací dokumentace dokument, který definuje pro Dodavatele požadavky na realizaci projektu, smlouva o realizaci projektu základní právní dokument, který definuje rámec, cíle, výstupy a realizaci projektu (ve veřejně dostupné části), manuál projektu pro řízení projektu základní dokument určující metodiku projektu, osoby zodpovědné za jeho realizaci na straně Dodavatele a Zadavatele, časový rámec projektu s rozdělením na jednotlivé fáze projektu, smluvně dohodnuté výstupy projektu, způsoby a formy komunikace všech zainteresovaných účastníků projektu a postup schvalování jednotlivých dílčích i závěrečných výstupů auditu a řízení projektové dokumentace, knihovna vzorů dokumentů obsahuje základní formuláře projektových dokumentů využívané v průběhu realizace projektu, zápisy ŘV dokumenty zahrnující průběh, obsah a závěry z jednání ŘV, zápisy PT dokumenty zahrnující průběh, obsah a závěry z jednání PT, týdenní hlášení pravidelné zápisy vypracované PM Allexis pro vedení projektu, operační plán realizace projektu (OPRA) dokument obsahující časový harmonogram prací a definované úkoly na následujících 21 kalendářních dní. Specifikuje rozsah prací, požadavky na zdroje a organizaci projektu. pracovní dokumentace - obsahuje ostatní podklady, dokumenty a informace použité při realizaci projektu, připomínkové řízení konkrétní připomínky s přiřazeným stupněm důležitosti k předkládaným výstupům: o formulář připomínek, o vyhodnocení připomínek, zápisy z kontrolního dne sumarizující klíčové informace z kontrolního dne, požadavky na změnu oficiální dokumenty, který zachycují požadavky Zadavatele nebo projektového týmu na změnu, doplnění nebo rozšíření projektu jeho cílů, rozsahu, výstupů nebo termínů dodání, dokumentované výstupy dokumenty, data a modely, které jsou předmětem akceptace,
akceptační protokoly dokumenty potvrzující akceptaci jednotlivých dokumentovaných výstupů auditu. Označování řízené projektové dokumentace Vzhledem k charakteru projektu jsou všechny dokumenty neutajované. Označování řízené projektové dokumentace Projektovým týmem Allexis Pro jednoznačnou identifikaci jednotlivých dokumentů používá Dodavatel standardní názvosloví, které musí být vždy v názvu a má předepsanou strukturu: AA první 2 znaky označují typ dokumentu, xxxx následující 4 znaky označují interní kód projektu, interním kódem projektu je kód SUKLCR, yymsukld následujících 6 znaků je pro datum, případně jeho zkrácená verze. Datum je ve tvaru YYMSUKLD, kde YY znamená rok, MM měsíc, DD den, číslo verze ve tvaru XXX, čísluje se každá změna dokumentu od 001 po 999. Označování řízené projektové dokumentace Projektovým týmem za SUKL Označování dokumentace ze strany Zadavatele se řídí jeho interními pravidly. Kompetence při oběhu projektové dokumentace V následujících částech manuálu jsou v tabulkách uvedeny: kompetence při řízení oběhu projektových dokumentů, přístupové práva do projektové knihovny. Kompetence při řízení oběhu projektových dokumentů K - kontroluje V - vykonává/tvoří S - schvaluje I - je informován P - připomínkuje Manuál projektu pro řízení auditu Zápis z ŘV Zápis z PT Řídící výbor S S S I S I S S I S PM za MD P I S P I I S K/V/I V/I P S/V P S I PM Allexis V I S V I I S K/V/I I/V P S/V V S V KonzultantAllexis I V V V I V K/V/I V I I V V Prezentace Vyhodnocení školení Účastnické listy Operační plán realizace auditu (OPRA) Pracovní dokumentace Připomínkové řízení Zápis z kontrolního dne Požadavek na změnu Dokumentované výstupy - Záv. zpr. Přebírací protokol Akceptační protokol Přístupové práva do projektové knihovny
R - čtení A - administrator K - kontroluje Zadávací dok. a smlouva Manuál projektu pro řízení auditu Zápis z ŘV Zápis z PT Školící materiály Operační plán realizace auditu (OPRA) Pracovní dokumentace Připomínkové řízení Zápis z kontrolního dne Požadavky na změnu Dokumentované výstupy Závěrečná zpráva Přebírací protokol Akceptační protokol Řídící výbor R R R R R R R R R R R R R R PM MD R R R R R R R R R R R R R R PM Allexis R R R R R R R R R R R R R R Konzultanti Allexis R R R R R R R R R R R R R R
Zakládání projektové dokumentace Projektová dokumentace v písemné formě V průběhu projektu Dodavatel předává veškerou dokumentaci v písemné formě ve dvou výtiscích. Jeden výtisk založí v projektové knihovně Dodavatele, druhý výtisk předá k založení do projektové knihovny Zadavatele. Dokumentace se vede v samostatných složkách, uložených v vymezených prostorách. Jednotlivé složky jsou označeny ve smyslu projektové dokumentace. Projektová dokumentace v písemné formě je přístupná vedení projektu, projektovému týmu, sekretariátu ŘV a v případě potřeby k nahlédnutí nezávislým kontrolním orgánům za přítomnosti člena projektového týmu. Projektová dokumentace v elektronické formě Dokumenty zpracované a schválené v průběhu projektu předá Dodavatel pověřenému pracovníku Zadavatele v elektronické podobě. Zálohování projektové dokumentace Zálohování projektové dokumentace v elektronické formě probíhá standardním postupem 1x denně na serveru Zadavatele. Pro potřeby Dodavatele 1x týdně probíhá zálohování obsahu elektronické projektové knihovny na CD. Archivace projektové dokumentace Archivování projektové dokumentace je zabezpečováno v souladu s platnými normativními akty pro oblast archivování a v souladu s interními předpisy Dodavatele i Zadavatele. 1. Kompatibilita sdílených informačních prostředí Pro zabezpečení kompatibility sdílených informačních prostředí se Zadavatel i Dodavatel zavazují k používání jednotných softwarových aplikací (SW). Seznam dohodnutých SW je uveden v následující tabulce: Softwarová aplikace verze Microsoft Office Word 2007 Microsoft Office Outlook 2007 Microsoft Office PowerPoint 2007 Microsoft Office Access 2007
Microsoft Office Excel 2007 V případě jiných SW se vedení projektu dohodne na jejich použití. 2. Podklady vyžadované od Zadavatele Podklady vyžadované od Zadavatele tvoří všechny dokumenty, které nepodléhají režimu utajení a jsou dostupné členům projektového týmu Allexis. Potřebné dokumenty identifikované v průběhu realizace projektu, které nejsou dostupné, budou definovány v OPRA. Lhůta pro dodání těchto dokumentům od vyžádaní je stanovená nejpozději do tří pracovních dnů. Rámcovou strukturu dokumentů tvoří následné typy: nadresortní normy (zákony, nařízení, vyhlášky a pod.), zmocňující nadresortní normy (zákony), resortní normy (předpisy, služební pomůcky, odborné pokyny a pod.), statistické přehledy, výkazy, plány, koncepce, strategie. 1.4. Řízení změn Projektový manažer zadavatele je oprávněn v průběhu provádění projetu předložit projektovému manažeru dodavatele návrh na změnu způsobu provádění projetu, který je uveden v odsouhlaseném Manuálu projektu pro řízení projetu. Stejné oprávnění má i projektový manažer dodavatele za předpokladu, že v průběhu provádění projetu nastane nutnost korekce původně plánovaných postupů a činností. Projektový manažer dodavatele je povinen vést evidenci doručených návrhů změn a je povinen zabezpečit posouzení těchto návrhů ze strany dodavatele spolu s předložením návrhu změny nejpozději do 5 pracovních dnů ode dne převzetí návrhu na změnu. Do rozhodnutí o změně platí původní harmonogram a úkoly, pokud jejich zastavení není požadováno z důvodů hodných zvláštního zřetele, např. vzniku škody. Výsledkem posouzení návrhu předloženého ze strany zadavatele je stanovisko projektového manažera dodavatele k vhodnosti, potřebnosti a realizovatelnosti navrhovaných úprav, spolu s jejich případným finančním oceněním a časovým odhadem. V předloženém stanovisku je Dodavatel povinen uvést následující klasifikaci změn: a) změnu je možné realizovat bez dopadu na náklady nebo harmonogram plnění, b) změnu je možné realizovat, ale s dopadem na náklady nebo harmonogram plnění (povinnost doložit specifikace dopadů), c) změnu se nedoporučuje realizovat, d) změnu není možné realizovat (povinnost uvést důvody). Zadavatel neakceptuje provedení takových změn, které by měly mít dle stanoviska dodavatele dopad na změnu předmětu smlouvy, doby plnění dle článku III. této smlouvy nebo na cenu dle článku IV. smlouvy. 1.5. Komunikační pravidla Komunikace účastníků projetu je zaměřená na zajištění efektivní realizace projetu s cílem formalizovat postupy řízení, rozhodování a kontroly, tj. zaznamenání všech rozhodnutí,
informací a komunikace účastníků auditu v písemné nebo elektronické formě a zajištění distribuce informací potřebných pro realizaci auditu účastníkům auditu. Základní úroveň komunikace účastníků auditu představuje úroveň projektových manažerů za Dodavatele a Zadavatele. Tato úroveň je zároveň základní úrovní rozhodování a výkonnou úrovní řízení projetu. Pokud projektoví manažeři za Dodavatele a Zadavatele nedokážou při řízení a rozhodování o některé z věcných oblastí řízení auditu zaujmout společné stanovisko, požádají o svolání Řídící výboru. Uvedený postup, tj. eskalace rozhodování ve věcných oblastech řízení auditu, je součástí každého rozhodovacího postupu při řízení auditu. Komunikace mezi projektovým týmem Dodavatele a Zadavatele probíhá podle následujících pravidel: X - komunikace Dodavatele směrem ke Zadavateli PM za MD Výkonný ředitel projektu Ostatní pracovníci MD Člen projektového týmu za MD PM Allexis X X X X Konzultant Allexis X X X - komunikace Zadavatele směrem k Dodavateli PM Allexis Konzultant Allexis PM za MD Výkonný ředitel projektu Ostatní pracovníci MD X X X Člen projektového týmu za MD x X
Oficiální elektronická komunikace v rámci projektového týmu se řídí následujícími pravidly: zpráva obsahuje jednoznačné identifikační údaje odesílatele (jméno, příjmení, funkci, organizační útvar, telefonní kontakt), zpráva obsahuje možnost dosledovat datum doručení a potvrzení o přečtení zprávy, zpráva je v kopii odeslána zástupci organizačního útvaru SUKL v projektovém týmu. Akceptační řízení Podmínkou převzetí výstupů ze strany zadavatele specifikovaných v předmětu smlouvy je jejich podrobeni Akceptačnímu řízení, jehož se účastní obě smluvní strany. Toto akceptační řízení probíhá na úrovni Projektového týmu zadavatele a po jeho doporučení je uzavřeno na úrovni Řídícího výboru. Dodavatel je povinen předávat jednotlivé výstupy dle této smlouvy v rozsahu a kvalitě. Zadavatel převezme jednotlivé výstupy dle této smlouvy, jestliže odpovídají rozsahu a kvalitě uvedené smlouvě. Konečné předání a převzetí výstupů musí být uskutečněno formou dílčích akceptačních protokolů, podepsaných oprávněnými osobami dodavatele a zadavatele po vyslovení souhlasu Řídícím výborem. Pouze za splnění tohoto předpokladu jsou smluvní strany oprávněny považovat jednotlivá akceptační řízení za ukončená. V případě, kdy předané výstupy neodpovídají rozsahu a kvalitě dle smlouvy, je Projektový tým zadavatele povinen tuto skutečnost oznámit dodavateli do 10 pracovních dnů od obdržení jednotlivých výstupů předmětu, a to formou písemných připomínek. Dodavatel je povinen odstranit nedostatky uvedené v písemných připomínkách zadavatele do 5 pracovních dnů od doručení oznámení těchto připomínek dodavateli. Akceptační kritéria Dodavatel s ohledem na smluvní podmínky a na základě obecných znalostí vymezí pro výstupy auditu akceptační kritéria, zaměřená na rozsah a kvalitu výstupů, dodržení termínu dodání výstupů a dodržení jejích obsahové náplně. Měření výsledků auditu Měření výsledků projektu zahrnuje posouzení jednotlivých faktorů a jeho oblasti jsou zobrazeny na následujícím schématu: