Směrnice rektora č. 7/2005 Nakládání s celouniverzitními propagačními tiskovinami na Masarykově univerzitě (ve znění účinném od 4. 4. 2005) Podle 10 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), dále jen zákon, vydávám tuto směrnici: Článek 1 Předmět úpravy Tato směrnice upravuje postup při nakládání s celouniverzitními propagačními tiskovinami o Masarykově univerzitě v Brně (dále MU) a reklamními předměty s logem MU vydávanými a zajišťovanými Odborem vnějších vztahů a marketingu (dále OVM) podle schválené koncepce propagace. Článek 2 Nakládání s propagačními tiskovinami a reklamními předměty (1) S propagačními tiskovinami a reklamními předměty (dále propagační materiály) se zachází takto: a) pro prezentační účely vedení MU jsou dodávány bezplatně na základě písemné žádosti vedení MU adresované vedoucímu OVM (viz příloha č. 2); b) pro prezentační účely hospodářských středisek, které propagují MU jako celek, jsou dodávány bezplatně na základě písemné žádosti adresované vedoucímu OVM (viz příloha č. 2) a schválené prorektorem pro vnější vztahy; c) pro další účely hospodářských středisek jsou dodávány za úhradu nutných výrobních nákladů na základě vnitroorganizační objednávky (viz příloha č. 3), dle deklarovaného způsobu použití je k nutným výrobním nákladům připočtena také DPH viz článek 6; d) do volného prodeje jsou dodávány za prodejní ceny, prodej realizuje OVM. (2) Seznam dostupných propagačních materiálů s uvedením jejich cen je přílohou č. 1 této směrnice. Článek 3 Výrobní náklady a prodejní cena (1) Nutné výrobní náklady propagačních tiskovin zahrnují produkce, redakční práce, honoráře fotografa, korektora, překladatele, grafika jeho grafické návrhy a dtp práce, dále balné, tisk, dopravu a nezbytnou režii. (2) Nutné výrobní náklady reklamních předmětů zahrnují produkce, cenu reklamních předmětů, jejich reklamní označení, dopravu a poměrnou část mzdových nákladů vč. sociálního a zdravotního pojištění pracovníka OVM. 1 z 5
(3) Prodejní cena je odvozena od nutných nákladů a marže a zahrnuje i platnou DPH. Článek 4 Způsob a místo dodání (1) Propagační materiály jsou dodány na sklad RMU, ze kterého jsou čerpány OVM. Požadavek vyplývá ze žádostí vedení MU, OVM a žádostí nebo vnitroorganizačních objednávek hospodářských středisek. (2) Propagační materiály vydává Odbor vnějších vztahů a marketingu, budova Rektorátu MU, Žerotínovo nám. 9 po vzájemné domluvě. Článek 5 Evidence OVM eviduje čerpání propagačních materiálů vydaných: a) na základě písemné žádosti vedení MU o bezplatném dodání b) na základě písemné žádosti o bezplatném dodání na akce propagující MU jako celek c) na základě vnitroorganizační objednávky d) v rámci prezentace MU a volného prodeje zajišťovaného OVM. Článek 6 Způsob vyúčtování (1) Vyúčtování bezplatných propagačních materiálů probíhá na základě soupisu s přiloženými originály žádostí dodaného ekonomickému odboru RMU na konci daného měsíce. Na žádost vyznačí příslušné hospodářské středisko, zda budou reklamní materiály použity pro ekonomickou či neekonomickou činnost. (2) Vyúčtování dodaných propagačních materiálů pro potřeby hospodářských středisek probíhá na základě vnitroorganizační faktury, která je vystavena na základě vnitroorganizační objednávky ze strany hospodářského střediska, a dále probíhá na základě soupisu celkového počtu vydaných propagačních materiálů dodaného ekonomickému odboru RMU ke konci daného měsíce. (3) Na vnitroorganizační objednávku příslušné hospodářské středisko vyznačí, zda budou reklamní materiály použity pro ekonomickou či neekonomickou činnost. a) Ekonomickou činnost vyznačí v případě, že bude tyto reklamní materiály prodávat (v takovém případě musí při prodeji odvádět DPH) nebo je bude rozdávat zdarma jako reklamní předměty osobám, které nejsou studenty ani zaměstnanci MU, a lze očekávat, že poskytnutí reklamního materiálu dané osobě zvýší příjmy MU (v takovém případě se DPH odvádět nemusí, přestože si ho dříve MU vynárokovala). V případě, že je na objednávce vyznačena ekonomická činnost, jsou vnitroorganizační fakturou přeúčtovány pouze nutné výrobní náklady. b) Neekonomickou činnost vyznačí pro ostatní případy, tj. pokud bude vydávat tyto materiály zdarma zaměstnancům nebo studentům MU, případně je bude používat pro vnitřní potřebu hospodářského střediska jinými způsoby, než je uvedeno pro případ ekonomické činnosti. V tomto případě je na vnitroorganizační faktuře 2 z 5
účtována kromě nutných výrobních nákladů také částka DPH odvedená hospodářským střediskem RMU na základě dokladu o použití c) Hospodářské středisko, které si reklamní materiály objednalo, musí správně rozhodnout, zda se bude jednat z hlediska daně z příjmu o daňové či nedaňové náklady a příslušným způsobem o vnitroorganizační faktuře účtovat. (V případě rozdávání zdarma zaměstnancům či studentům se jedná o náklady nedaňové). d) Pokud by hospodářské středisko na objednávce uvedlo ekonomickou činnost a nakonec materiály použilo pro činnost neekonomickou, je povinno DPH odvést dokladem o použití samo a případně také opravit daňové náklady na nedaňové. (4) Při volném prodeji jsou vydávána potvrzení o úhradě (zjednodušené daňové doklady), která jsou nejpozději k poslednímu dni daného měsíce předána na ekonomický odbor příslušného hospodářského střediska, a současně je hotovost odvedena na hlavní pokladnu příslušného hospodářského střediska. Odpovědnost za operativní evidenci dle jednotlivých předmětů a způsobu výdeje (prodej, propagační předměty, aj.), vyúčtování a odvod tržeb má pověřený pracovník hospodářského střediska. Článek 7 Metodická pomoc pracovištím MU OVM poskytuje metodickou pomoc ostatním hospodářským střediskům při realizaci jejich vlastních propagačních tiskovin a zajištění reklamních předmětů. Článek 8 Závěrečná ustanovení (1) Kontrolu dodržování této směrnice vykonává vedoucí Odboru vnějších vztahů Rektorátu MU. (2) Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dne 4. dubna 2005. V Brně 4. dubna 2005 Petr Fiala rektor Přílohy: 1. Seznam dostupných celouniverzitních propagačních tiskovin a reklamních předmětů s uvedením jejich ceny 2. Žádost o poskytnutí propagačních tiskovin a reklamních předmětů bezplatně k celouniverzitním účelům 3. Vnitroorganizační objednávka 3 z 5
Příloha č. 2 Žádost o bezplatné poskytnutí propagačních tiskovin a reklamních předmětů Žádáme o vydání propagačních tiskovin/reklamních předmětů k celouniverzitním účelům. Pracoviště: Číslo střediska: Typ materiálu: propagační tiskoviny reklamní předměty (prosím zaškrtněte) Název materiálu: Počet kusů: Specifikace účelu: Typ činnosti: ekonomická neekonomická (prosím zaškrtněte) Požadovaný termín předání: Jméno a příjmení žadatele: Podpis: Jméno a příjmení schvalujícího: Schválený termín dodání: Podpis: Schválené materiály předal: Převzal: 4 z 5
Příloha č. 3 Vnitroorganizační objednávka Objednávající: Hospodářské středisko.... Nákladové pracoviště (sekce, katedra):... Adresa:... Číslo činnosti:... (povinný údaj) Zakázka:... Dodávající: Hospodářské středisko č. 99 RMU Nákladové pracoviště (sekce, katedra) Odbor vnějších vztahů a marketingu Adresa: Žerotínovo nám. 9, 601 77 Brno Objednáváme u Vás:........ Celková cena: z toho daňově účinné 1). neúčinné 1).. Datum předání:... Způsob platby:... Účel použití objednávající HS označí křížkem: I. Typ vnitroorganizačního výkonu o mezifakultní pedagogická spolupráce o autodoprava o výkony střediska vydavatelství o ubytování o stravování (mimo stravování zaměstnanců) o jiné II. Použití v činnosti: o neekonomické o ekonomické 1) vyplní dodávající HS Jméno, příjmení a podpis odpovědné osoby z objednávajícího HS 5 z 5