Směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu města Poděbrady Čl. 1 Obecná ustanovení 1. Tato směrnice upravuje postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu specifikovaných v 6, 12, 18 a 147a zákona č.137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ), tj. veřejných zakázek na dodávky a služby, jejichž finanční objem nepřesáhne 2.000.000,- Kč bez DPH a veřejných zakázek na stavební práce, jejichž finanční objem nepřesáhne 6.000.000,- Kč bez DPH. Pravidla jsou závazná pro všechny zaměstnance města, zařazené do městského úřadu a do městské knihovny, kteří se v rámci své pracovní činnosti podílí na zadávání veřejných zakázek, pro všechny členy zastupitelstva města a pro Městskou realitní, a.s. při čerpání finančních z prostředků u účtu města Poděbrady 2. Zadavatel není povinen zadávat veřejné zakázky malého rozsahu postupem podle zákona, je však povinen zadat tyto zakázky s dodržením zásad transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Čl. 2 Stanovení hodnoty zakázky 1. Základní povinností zadavatele je stanovit ještě před zahájením zadávacího řízení předpokládanou hodnotou zakázky ve smyslu 13 zákona. 2. Předpokládanou hodnotou zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývajícího z plnění veřejné zakázky za stanovené období. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez DPH. 3. Předpokládanou hodnotu veřejné zakázky stanoví zadavatel v souladu s pravidly stanovenými v 13, 14, 15 a 16 zákona a na základě údajů a informací o zakázkách stejného nebo podobného předmětu plnění. U veřejných zakázek na dodávky, na služby nebo stavební práce zadavatel sčítá hodnoty za poslední účetní období, což je kalendářní rok a celkový objem jednotlivých zakázek nesmí překročit finanční limit 2.000 000,- Kč bez DPH pro dodávky a služby a limit 6.000.000,- Kč bez DPH pro stavební práce; pokud chce zadavatel uzavřít smlouvu na dobu delší než jeden rok, je nutno vynásobit tento údaj počtem let, na která má být uzavřena smlouva na dobu určitou. Pokud se jedná o smlouvu uzavíranou na dobu neurčitou, vynásobí údaj za jedno účetní období x 4 roky. Pokud hodnota zakázky přesáhne limity stanovené v čl. 1 odstavce 1 této směrnice, postupuje se dle zákona. 4. Zadavatel není povinen takto sčítat hodnoty dodávek nebo služeb, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období, což je kalendářní rok, proměnlivá a zadavatel tyto dodávky nebo služby pořizuje opakovaně podle svých aktuálních potřeb. 5. Je-li předmět nebo plnění veřejné zakázky malého rozsahu rozdělen na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí veřejné zakázky ve smyslu podle 13 odst. 4 zákona. 1
6. Zadavatel však nesmí rozdělit předmět zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty veřejné zakázky pod stanovené finanční limity dané touto směrnicí. 7. Zakázky mohou být v daném kalendářním roce zadávány pouze v rozsahu a do výše, která je schválena v rámci rozpočtu města; každá veřejná zakázka malého rozsahu musí být vždy schválena v rámci předběžné řídící kontroly alespoň příslušným příkazcem operace a správcem rozpočtu, který má příslušný paragraf v gesci. Čl. 3. Kategorie veřejných zakázek malého rozsahu 1. Tato směrnice stanoví postupy pro zadávání veřejných zakázek podle předpokládané hodnoty zakázky a podle zásad proporcionality pro níže uvedené kategorie: - I. kategorie - tj. veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce až do výše 100 000,- Kč bez DPH, na tyto zakázky je možné použít písemnou objednávku nebo smlouvu - písemné objednávky může podepisovat starosta, místostarosta, tajemník MěÚ, vedoucí odboru; - smlouvy a dodatky smluv na veřejné zakázky do výše (hodnoty) 50 000,- Kč bez DPH předkládají k podpisu vedoucí odboru, popř. vedoucí oddělení a podepisuje je starosta města bez předchozího schválení radou města s tím, že v případě uzavírání dodatku smluv nesmí celková výše veřejné zakázky přesáhnout 50 000,- Kč, (tj. součet hodnoty sjednané ve smlouvě a s hodnotou sjednávanou v předmětném dodatku smlouvy). - smlouvy a dodatky smluv na částku vyšší než 50 000,- Kč bez DPH schvaluje vždy rada města a podepisuje starosta města. - II. kategorie veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce vyšší než 100 001,- Kč do 400 000,- Kč bez DPH sepisuje se vždy smlouva, která musí být předložena ke schválení do Rady a kterou podepisuje starosta města, a toto platí i v případě dodatků. - III. kategorie veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce vyšší než 400 001,- Kč do 1 000 000,- Kč bez DPH sepisuje se vždy smlouva, která musí být předložena ke schválení do Rady a kterou podepisuje starosta města, a toto platí i v případě dodatků. 2
- IV. kategorie veřejné zakázky na dodávky či služby vyšší než 1.000.001,- Kč do 1.999.999,- Kč bez DPH, a veřejné zakázky na stavební práce vyšší než 1 000 001,- Kč do 5.999.999,- Kč bez DPH, sepisuje se vždy smlouva, která musí být předložena ke schválení do Rady a kterou podepisuje starosta města, a toto platí i v případě dodatků. 2. Ústní, telefonické a e-mailové (pokud nemají zaručený elektronický podpis) objednávky a smlouvy jsou zakázány, a to z důvodu dodržování zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění. 3. Záznam o provedení předběžné řídící kontroly před vznikem závazku a písemnou objednávku, kterou učiní volený funkcionář, podepisuje jako příkazce operace pouze starosta nebo místostarosta. Čl. 4. Postupy při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu dle kategorií A. Veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce do výše 100.000 Kč bez DPH (I. kategorie) 1. Do 10 000 Kč bez DPH - provede se průzkum trhu, výběr dodavatelů nemusí být doložen 2. Zakázky v hodnotě 10 001 Kč 100 000 Kč při výběru je nutné prokazatelně oslovit minimálně dva dodavatele. 3. Tyto veřejné zakázky ve formě objednávek mohou být uskutečněny přímo v kompetenci starosty, místostarostů, vedoucího odboru a tajemníka MěÚ B. Veřejné zakázky na dodávky, služby a na stavební práce od výše 100 001 Kč do 400 000,- Kč bez DPH (II. kategorie) 1. Tyto zakázky malého rozsahu podléhají zadávacímu řízení. Zadávací řízení je zahájeno odesláním výzvy nejméně 4 dodavatelům k předložení nabídky. Rozhodující je ekonomická výhodnost nabídky. 2. V případě zakázek malého rozsahu od 100 001 Kč do 400 000,- Kč bez DPH je základním hodnotícím kritériem nejnižší nabídková cena nebo ekonomická výhodnost nabídky. V případě, že oslovený dodavatel nereagoval na nabídku, získá zadavatel písemné stanovisko, že o nabídku nemá dodavatel zájem. Je přípustná i e-mailová komunikace. O zadání zakázky rozhoduje vždy RM a sepisuje se smlouva. 3. Doba pro podání nabídek musí být minimálně 5 pracovních dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům. Odpovědná osoba za zadavatele zveřejní výzvu na úřední desce prostřednictvím odboru IT v odkazu Zakázky města, kde zároveň vyplní min. tyto údaje: téma, typ, místo podání nabídek, hodnotící kritérium, předpokládaná hodnota zakázky, odpovědná osoba, příslušný odbor, datum zveřejnění, datum podání nabídek. 4. Výzva podle odst. 1, bodu B, čl. 4 této směrnice je shodná pro všechny 3
dodavatele a obsahuje alespoň: identifikační údaje veřejného zadavatele, informaci o druhu a předmětu veřejné zakázky, předpokládanou hodnotu veřejné zakázky, zadávací dokumentaci nebo podmínky přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace, lhůtu a místo pro podání nabídek, požadavky na prokázání splnění kvalifikace, pokud nejsou součástí zadávací dokumentace, údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci, zadávací lhůtu. 5. Vedoucího odboru ustanoví nejméně tříčlennou komisi pro otevírání obálek a pro posouzení a hodnocení nabídek. Komise musí mít vždy lichý počet členů, Členové komise podepíší čestné prohlášení o své nepodjatosti vůči veřejné zakázce. 6. O otevírání obálek a hodnocení nabídek bude vždy sepsán protokol se všemi náležitostmi. C. Veřejné zakázky na dodávky či služby, a veřejné zakázky na stavební práce vyšší než 400.001,- Kč až do 1.000.000,- Kč bez DPH 1. Tyto zakázky malého rozsahu podléhají zadávacímu řízení. Zadávací řízení je zahájeno odesláním výzvy nejméně 4 dodavatelům k předložení nabídky. Rozhodující je ekonomická výhodnost nabídky. 2. V případě, že oslovený dodavatel nereagoval na nabídku, získá zadavatel písemné stanovisko, že o nabídku nemá dodavatel zájem. Je přípustná i e-mailová komunikace. O zadání zakázky rozhoduje vždy RM a sepisuje se smlouva. 3. Doba pro podání nabídek musí být minimálně 10 pracovních dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům. Odpovědná osoba za zadavatele zveřejní výzvu na úřední desce prostřednictvím odboru IT v odkazu Zakázky města, kde zároveň vyplní min. tyto údaje: téma, typ, místo podání nabídek, hodnotící kritérium, předpokládaná hodnota zakázky, odpovědná osoba, příslušný odbor, datum zveřejnění, datum podání nabídek. 4. Výzva podle odst. 1, bodu C, čl. 4 této směrnice je shodná pro všechny dodavatele a obsahuje alespoň: identifikační údaje veřejného zadavatele, informaci o druhu a předmětu veřejné zakázky, předpokládanou hodnotu veřejné zakázky, zadávací dokumentaci nebo podmínky přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace, lhůtu a místo pro podání nabídek, požadavky na prokázání splnění kvalifikace, pokud nejsou součástí zadávací dokumentace, údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci, zadávací lhůtu. 5. Statutární zástupce ustanoví nejméně tříčlennou komisi pro otevírání obálek a pro posouzení a hodnocení nabídek. Komise musí mít vždy lichý počet členů, Členové komise podepíší čestné prohlášení o své nepodjatosti vůči veřejné zakázce. 6. Nabídky musí být doručeny v zapečetěných obálkách. 7. Vedoucí odboru, který zadává veřejnou zakázku, zajistí po uplynutí lhůty pro podání nabídek otevření obálek komisí, posouzení doručených nabídek a pořízení písemného zápisu o otevírání obálek a posouzení nabídek. Písemný zápis bude obsahovat minimálně: seznam uchazečů, kteří se do zadávacího řízení přihlásili, v pořadí dle data a doby doručení, seznam uchazečů, kteří byli ze zadávacího řízení vyřazeni, včetně odůvodnění, posouzení kvalifikace, výsledek hodnocení a stručný popis hodnocení, konečné pořadí uchazečů, datum a podpisy členů komise. 4
D. Veřejné zakázky na dodávky či služby, vyšší než 1 000 001,- Kč až do 1.999.999,- Kč bez DPH, a veřejné zakázky na stavební práce vyšší než 1 000 001 až do 5.999.999 Kč 1. Tyto zakázky malého rozsahu podléhají zadávacímu řízení. Zadávací řízení je zahájeno odesláním výzvy nejméně 5 dodavatelům k předložení nabídky. Rozhodující je ekonomická výhodnost nabídky. 2. V případě, že oslovený dodavatel nereagoval na nabídku, získá zadavatel písemné stanovisko, že o nabídku nemá dodavatel zájem. Je přípustná i e-mailová komunikace. O zadání zakázky rozhoduje vždy RM a sepisuje se smlouva 3. Doba pro podání nabídek musí být minimálně 10 pracovních dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům. Odpovědná osoba za zadavatele zveřejní výzvu na úřední desce prostřednictvím odboru IT v odkazu Zakázky města, kde zároveň vyplní min. tyto údaje: téma, typ, místo podání nabídek, hodnotící kriterium, předpokládaná hodnota zakázky, odpovědná osoba, příslušný odbor, datum zveřejnění, datum podání nabídek. 4. Výzva podle odst. 1, bod D, čl. 4 této směrnice je shodná pro všechny dodavatele a obsahuje alespoň: identifikační údaje veřejného zadavatele, informaci o druhu a předmětu veřejné zakázky, předpokládanou hodnotu veřejné zakázky, zadávací dokumentaci nebo podmínky přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace, lhůtu a místo pro podání nabídek, požadavky na prokázání splnění kvalifikace, pokud nejsou součástí zadávací dokumentace, údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci, zadávací lhůtu. 5. Rada města ustanoví nejméně pětičlennou komisi pro otevírání obálek a pro posouzení a hodnocení nabídek. Komise musí mít vždy lichý počet členů, kteří jsou jmenováni z řad zastupitelů, vedoucích odborů/oddělení, zaměstnanců MěÚ a organizací města (minimálně jeden člen jmenován z řad RM). Členové komise podepíší čestné prohlášení o své nepodjatosti vůči veřejné zakázce. 6. Vedoucí odboru, který zadává veřejnou zakázku, zajistí po uplynutí lhůty pro podání nabídek otevření obálek komisí, posouzení doručených nabídek a pořízení písemného zápisu o otevírání obálek a posouzení nabídek. Písemný zápis bude obsahovat minimálně: seznam uchazečů, kteří se do zadávacího řízení přihlásili, v pořadí dle data a doby doručení, seznam uchazečů, kteří byli ze zadávacího řízení vyřazeni, včetně odůvodnění, posouzení kvalifikace, výsledek hodnocení a stručný popis hodnocení, konečné pořadí uchazečů, datum a podpisy členů komise. Čl. 5 Všeobecné podmínky 1. O výběru dodavatele rozhoduje Rada města Poděbrady na základě doporučení hodnotící komise. Vedoucí odboru/oddělení, který zadává veřejnou zakázku, zajistí předložení návrhu na výběr dodavatele radě města. 2. Všem účastníkům řízení bude odpovědnou osobou (tzn. osoba, která za zadavatele administruje příslušné zadávací řízení) písemně do 10 kalendářních dnů od rozhodnutí zadavatele oznámeno rozhodnutí rady města o výběru nejvhodnější nabídky (použije se hlavičkový papír města). 3. Na základě rozhodnutí rady města podle odst. 1, čl. 5 této směrnice zadavatel uzavře smlouvu s dodavatelem, kterou podepisuje statutární zástupce města. Případné změny předmětu plnění, navýšení celkové ceny díla nebo změny termínů plnění musí být realizovány písemným dodatkem smlouvy. Uzavření dodatku musí být předem projednáno a schváleno Radou města Poděbrady. 4. Vedoucí odboru/oddělení, který zadává veřejnou zakázku, zajistí prostřednictvím odboru IT v odkazu Zakázky města postupné doplňování informací minimálně 5
v rozsahu: vybraný uchazeč, schváleno kým a dne, celková konečná cena, termín zahájení plnění, termín dokončení plnění, skutečný termín ukončení plnění. Čl. 6. Možnost odchýlení od postupů při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 1. Výše uvedený postup nemusí být dodržen v případě zadání zakázky řešící bezprostřední následky havarijních stavů, živelních pohrom, odvracení možného obecného ohrožení. V těchto případech nemusí zadání veřejné zakázky malého rozsahu schválit Rada města Poděbrady, ale je nutné mít předběžný souhlas starosty města popřípadě jeho pověřeného zástupce (místostarosty, nebo jiné jimi zplnomocněné osoby, popř. jiné osoby pověřené orgány města). O takto provedených zakázkách bude odpovědná osoba vždy dodatečně informovat radu města. Součástí informace bude i odůvodnění, proč se postupovalo podle tohoto odstavce. 2. Zadávací řízení dle článku 4 této směrnice není zadávací řízení dle zákona o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb., ale jedná se o výjimku dle 18 odstavce 5 téhož zákona. Čl. 7. Společná a závěrečná ustanovení 1. Vedoucí odboru/oddělení je povinen za zadavatele uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce a záznamy o elektronických úkonech (v tištěné podobě nebo na nosičích elektronických dat) po dobu 10 let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zadávacího řízení. 2. Odpovědný pracovník je osoba, která za zadavatele administruje příslušné zadávací řízení a odpovídá za zajištění zveřejnění smlouvy a dodatku smlouvy na profilu zadavatele nad 500.000,- Kč bez DPH dle 147a zákona, a to do 15 dní od uzavření. 3. Vedoucí odboru/oddělení zašle do 10 pracovních dnů po uplynutí kalendářního čtvrtletí na oddělení kontroly přehled veřejných zakázek malého rozsahu od 10 000,- Kč bez DPH do 100.000,- Kč bez DPH, které nebyly součástí smluv schválených radou města a které byly uhrazeny v daném čtvrtletí, ale mohly být objednány v předcházejícím čtvrtletí, a to v následující tabulkové podobě: Datum platby Dodavatel Předmět zakázky Cena bez DPH 4. Oddělení kontroly po obdržení těchto údajů od všech odborů/oddělení předloží informační materiál k projednání do rady města. 5. Celkový rozsah dodatečných stavebních prací nebo dodatečných služeb nesmí překročit 30 % ceny původní veřejné zakázky. Při stanovení předpokládané hodnoty víceprací nelze odečítat hodnotu méněprací. Při kalkulaci předpokládané hodnoty nelze kalkulovat úhrnem méněpráce a vícepráce, neboť novou veřejnou zakázkou jsou pouze vícepráce, které nebyly zadavatelem v původní veřejné zakázce vymezeny. Do tohoto limitu se sčítají ceny všech dodatků (víceprací), které zadavatel k původní veřejné zakázce uzavře. 6. Pokud bude na předmět veřejné zakázky malého rozsahu poskytnuta dotace a její 6
poskytovatel bude mít odlišné podmínky pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, mají pravidla pro poskytnutí dotace přednost před touto směrnicí a tento odlišný postup od směrnice schvaluje rada města. Pokud se realizuje zakázka z prostředků města, postupuje se dle této směrnice. 7. Pokud nebude k faktuře doložena kopie existující věcně odpovídající objednávka nebo smlouva, tato faktura bude ihned maximálně do 3 pracovních dnů vrácena zpět dodavateli objednavatelem, což je v tomto případě odbor finanční agenda přijatých faktur. Nedodržení tohoto bodu bude považováno za porušení pracovní kázně. 8. Pokud se v této směrnici uvádí finanční limit, suma či cena je vždy myšlena bez DPH. 9. Zakázky průkazně poptané před účinností této směrnice budou dokončeny dle směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu města Poděbrady, která byla v den poptání platná a účinná. 10. Hovoří-li se v této směrnici o vedoucím odboru, tak se příslušné ustanovení (oprávnění a povinnosti) vztahují i na vedoucí organizačních složek. 11. Nabytí účinnosti této směrnice je ke dni 22.5.2016 ukončena platnost předchozí směrnice pro zadávání zakázek malého rozsahu města Poděbrady. 12. Tato směrnice byla schválena Radou města Poděbrady usnesením č. 401/2016 ze dne 18.5.2016 a je účinná od 23.5.2016. V Poděbradech dne 18. 5. 2016 PhDr. Ladislav Langr, v. r. starosta Mgr. Ivan Uhlíř, v.r. místostarosta 7