M Ě S T O L O V O S I C E SMĚRNICE RADY MĚSTA č. 3/2016 Směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu realizovaných u příspěvkových organizací města Lovosice Jednotka Adresa Směrnici schválil MĚSTO LOVOSICE Školní 407/2, 410 30 Lovosice Ing. František BUDSKÝ Datum zpracování prosinec 2015 Směrnice nabývá účinnosti 01.01.2016 Tato směrnice nahrazuje směrnici 1/2015 Směrnice byla doplněna a schválena Stránka 1 z 14
ČÁST PRVNÍ Čl. 1 Úvodní ustanovení 1.) Tato směrnice upravuje zásady a postupy města Lovosice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu dle 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen ZVZ ) a stanovuje postupy zadání veřejných zakázek malého rozsahu podle 18 odst. 5 ZVZ. 2.) Město Lovosice (dále jen město ) je i pro příspěvkové organizace založené nebo zřízené Městem Lovosice (dále jen organizace ) veřejným zadavatelem (dále jen zadavatel ) veřejných zakázek ve smyslu ZVZ a je zastoupené ředitelem nebo vedoucím organizace. 3.) Veřejnou zakázkou pro účely této směrnice se rozumí zakázka realizovaná z finančního příspěvku města Lovosice a na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Veřejná zakázka, kterou je zadavatel povinen zadat podle zákona o veřejných zakázkách musí být realizována na základě písemné smlouvy. 4.) Veřejné zakázky se podle předmětu dělí na tyto druhy veřejných zakázek: a) veřejné zakázky na dodávky 1), b) veřejné zakázky na služby 1), c) veřejné zakázky na stavební práce 1). 5.) Veřejné zakázky se podle výše jejich předpokládané hodnoty dělí na: a) nadlimitní veřejné zakázky, b) podlimitní veřejné zakázky, c) veřejné zakázky malého rozsahu. a) Nadlimitní veřejnou zakázkou se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota podle 13 ZVZ bez daně z přidané hodnoty dosáhne nejméně finančního limitu stanoveného právním předpisem pro jednotlivé kategorie zadavatelů, oblasti a druhy veřejných zakázek, případně kategorie dodávek nebo služeb. (finanční limit pro veřejné zakázky na dodávky a veřejné zakázky na služby 5 244 0000,- Kč, pro veřejné zakázky na stavební práce 131 402 000,-Kč.) b) Podlimitní veřejnou zakázkou se rozumí veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota činí v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby nejméně 2.000.000,- Kč nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce nejméně 6.000.000,- Kč a nedosáhne finančního limitu. c) Za veřejnou zakázku malého rozsahu se považuje veřejná zakázka, jejíž předpokládaná hodnota nepřesahuje v případě dodávek a služeb 2.000.000,- Kč a v případě stavebních prací 6.000.000,- Kč. 1) 8 až 10 zákona č.136/2006 Sb., o veřejných zakázkách v platném znění Stránka 2 z 14
2) Nařízení vlády č. 77/2008 Sb., o stanovení finančních limitů pro účely zákona o veřejných zakázkách, ve znění nařízení vlády č. 940/2011 Sb., na základě nařízení Komise (EU) Nadlimitní a podlimitní veřejné zakázky jsou zadávány v souladu se ZVZ. 6.) Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, kterou je nutno stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty. Při stanovení předpokládané hodnoty zakázky se postupuje přiměřeně podle pravidel, která jsou upravena v ustanoveních 13 až 16 zákona o veřejných zakázkách. Je-li veřejná zakázka rozdělena na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí veřejné zakázky. 7.) Dodavatelem se rozumí fyzická nebo právnická osoba, která dodává zboží, poskytuje služby nebo provádí stavební práce, pokud má sídlo podnikání či místo trvalého pobytu na území České republiky, nebo zahraniční dodavatel. 8.) Uchazečem se rozumí dodavatel, který podal nabídku v zadávacím řízení nebo byl vyzván zadavatelem k podání nabídky. 9.) Výsledkem výběrového řízení se rozumí rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a uzavření smlouvy s vybraným uchazečem uskutečněné ve výběrovém řízení. 10.) Zadáváním se rozumí závazný postup zadavatele, jehož účelem je zadání veřejné zakázky, a to až do uzavření smlouvy nebo do zrušení výběrového řízení; zadáváním se rozumí i postup zadavatele směřujícím k zadání veřejné zakázky v dynamickém nákupním systému, a řízení, ve kterém veřejný zadavatel zadává veřejnou zakázku na základě rámcové smlouvy. 11.) Zadávacími podmínkami se rozumí veškeré požadavky zadavatele uvedené ve Výzvě k podání nabídky oznámení o zahájení výběrového řízení či záměru jej zahájit, v zadávací dokumentaci, přílohách zadávací dokumentace, dodatečných informacích a dalších podkladech či jiných dokumentech obsahujících vymezení předmětu veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky. 12.) Výběrové řízení upravuje závazný procesní postup zadavatele při zadávání veřejné zakázky. Není-li možné veřejnou zakázku zadat za použití zákonné výjimky mimo režim zákona o veřejných zakázkách, je zadavatel povinen ji zadat v zadávacím řízení podle zákona o veřejných zakázkách (popř. ve zvláštním řízení). 13.) Zadávací dokumentace je soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky. 14.) Zadávací lhůtou je lhůta, po kterou jsou uchazeči svými nabídkami vázáni. Zadávací lhůtu stanoví zadavatel zejména s ohledem na druh, rozsah a složitost předmětu veřejné zakázky. Zadávací lhůta začíná běžet okamžikem skončení lhůty pro podání nabídek a končí dnem doručení oznámení zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky. Zadávací lhůta se prodlužuje uchazečům, s nimiž může zadavatel uzavřít smlouvu, až do doby uzavření smlouvy podle 82 odst. 3 zákonem o veřejných zakázkách nebo do zrušení zadávacího řízení. 15.) Dokumentací o veřejné zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu výběrového řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje tato směrnice, včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů a uzavřených smluv. Stránka 3 z 14
16.) Zakázky systému krizového řízení jsou pro účely této vnitřní směrnice veřejné zakázky malého rozsahu, které je nutné zadat jako bezodkladná opatření k odstranění a pro zmírnění následků mimořádných okolností a nepředvídaných škod, např. povodní, mimořádných událostí (větrné a sněhové kalamity, nebezpečí vzniku požárů v období sucha, apod.), k řešení havarijních situací (např. poškození střech, propady cest,...), atd. 17.) Vedením města se pro účely této vnitřní směrnice rozumí starosta města a místostarosta, popř. pověřený člen Rady města nebo Zastupitelstva města Lovosice. 18.) Auditorem veřejných zakázek se pro účely této směrnice rozumí specialista kanceláře úřadu, kterému byly organizačním řádem města svěřeny pravomoci v rámci realizace zadávání veřejných zakázek a kontroly průběhu jejích realizace, nebo jiný pracovník, kterému jsou svěřeny stejné pravomoce, a byl určen vedením města nebo tajemníkem. 19.) Manažerem zakázky (dále jen manažer ) se pro účely této směrnice při zadávání veřejných zakázek u organizací rozumí ředitel nebo vedoucí organizace, který zakázku dle této směrnice zadává a poté realizuje. V případě zajištění zakázky jiným určeným pracovníkem organizace je za jeho činnost plně zodpovědný ředitel nebo vedoucí organizace. 20.) Profilem zadavatele se rozumí elektronický nástroj (E-ZAK), prostřednictvím kterého zadavatel podle zákona o veřejných zakázkách uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám způsobem, který umožňuje neomezený a přímý dálkový přístup, a jehož internetová adresa je uveřejněna ve Věstníku veřejných zakázek. Profil města Lovosice je uveřejněn na stránce https://zakazky.meulovo.cz/. 21.) Smlouvou se rozumí písemná smlouva (smlouva o dílo, smlouva kupní, smlouva příkazní a další smlouvy dle NOZ) uzavřená mezi zadavatelem a zhotovitelem a rovněž objednávka zadavatele prokazatelně potvrzená oprávněným zástupcem zhotovitele, pokud není dodávka dlouhodobější povahy nebo není vázána např. na servisní služby, které si vyhradí dodavatel, zvláštní podmínky záruky na zboží či služby apod. 22.) Uživatelem se rozumí konečný uživatel předmětu plnění veřejné zakázky. Čl. 2 Zásady postupu zadavatele 1.) Všechny osoby nebo orgány, vykonávající podle ustanovení této směrnice úkony zadavatele, jsou povinny při zadávání veřejných zakázek dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 2.) Informace o veřejných zakázkách I. kategorie (např. objednávky, smlouvy, faktury) jsou povinně zveřejňovány v sekci veřejné zakázky na internetových stránkách města 3) nebo na stránkách organizací, pokud je mají zřízené, a to nejméně 1x za 6 měsíců. 3.) Manažer veřejné zakázky povinně uveřejní na profilu zadavatele celé znění smlouvy (příp. rámcové smlouvy) uzavřené na veřejnou zakázku od výše 50 tis. Kč bez DPH, vč. všech jejích případných změn a dodatků. Výjimku z tohoto pravidla i pro účely této směrnice stanoví zákon. Neuveřejňují se informace, u kterých to vyžaduje ochrana informací a údajů podle zvláštních právních předpisů. Lhůta ke splnění povinnosti dle bodu je stanovena jako patnáctidenní od Stránka 4 z 14
uzavření dané smlouvy (dodatku). Informace o veřejných zakázkách kategorie III. jsou povinně zveřejňovány na profilu zadavatele (E-ZAK) a to nejméně v rozsahu následujících dokumentů: a) kompletní zadávací dokumentace k jednotlivým zakázkám, pokud tomu nebrání technické požadavky či zákon, b) výběrová kritéria pro hodnocení nabídek a zápisy ze zasedání hodnotících komisí, c) rozhodnutí rady včetně usnesení z jednání, 4.) Dokumenty a informace uvedené v odst. 2 a odst. 3 zůstanou zveřejněny na výše uvedených webových stránkách města bez časového omezení, nebude-li to z technických důvodů možné, pak po dobu nejméně 10 let. 3) Webová adresa sekce Veřejné zakázky : http://www.meulovo.cz ČÁST DRUHÁ Způsob zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Čl. 3 Úvodní ustanovení 1.) Zakázky malého rozsahu není zadavatel povinen zadávat postupem podle zákona o veřejných zakázkách, zadavatel je však povinen při svém postupu dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace 4). ---------------------------------- 4) 18 zákona č. 137/ 2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. 2.) Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity nebo do kategorie veřejných zakázek malého rozsahu. 3.) Veřejné zakázky malého rozsahu se podle výše jejich předpokládané hodnoty dělí na tyto kategorie: a) Veřejné zakázky na dodávky a veřejné zakázky na služby: 1. I. kategorie od 1,- Kč do 150.000,- Kč; 2. II. kategorie - od 150.001,- Kč do 300.000,- Kč; 3. III. kategorie - od 300.001,- Kč do 2.000.000,- Kč. b) Veřejné zakázky na stavební práce: 1. I. kategorie od 1,- Kč do 200.000,- Kč; 2. II. kategorie - od 200.001,- Kč do 500.000,- Kč; 3. III. kategorie - od 500 001,- Kč do 6.000.000,- Kč. Stránka 5 z 14
Čl. 4 Zadávání zakázek malého rozsahu I. kategorie 1.) O rozsahu a zadání zakázky malého rozsahu I. kategorie rozhoduje příslušný manažer. 2.) Manažer zajišťuje přímé zadání zakázky nepřesahující výši předpokládané hodnoty zakázky malého rozsahu I. kategorie pouze za cenu v místě obvyklou, při tom je povinen vycházet z informací na trhu. 3.) Manažer odpovídá za soulad zadání s právními předpisy, vnitřními předpisy a usneseními rady města či s písemnými pokyny vedení města. 4.) Manažer je odpovědný za soulad veřejné zakázky se schváleným rozpočtem města resp. organizací a rozpočtovými opatřeními během roku. 5.) Manažer schvaluje a podepisuje smlouvu a odpovídá za její věcnou správnost. 6.) Manažer může provést na zakázku výběrové řízení. Minimálně tři písemné cenové nabídky k zakázce vyhodnotí na základě jednoduchého vyhodnocení s prioritou nejnižší ceny v Kč bez DPH, pokud nestanoví jinak. O zadání a vyhodnocení výběrového řízení zajistí přehlednou evidenci a archivaci písemných cenových nabídek k zakázce a záznamu o vyhodnocení. Pro výběrové řízení může manažer použít elektronické zadávání zakázek (E-ZAK). 7.) V případě řádného písemného zdůvodnění může manažer zakázku zrušit (v jakékoliv fázi rozpracovanosti). Čl. 5 Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie 1.) Návrh rozsahu zakázky a zadání zakázky stanovuje manažer po projednání s vedením města. 2.) Manažer je odpovědný za soulad veřejné zakázky se schváleným rozpočtem města a rozpočtovými opatřeními během roku. 3.) O zahájení výběrového řízení na veřejnou zakázku malého rozsahu II. kategorie rozhoduje u organizací ředitel nebo vedoucí organizace. 4.) Oznámení o zahájení výběrového řízení, či záměru jej zahájit, musí být shodné pro všechny dodavatele a musí obsahovat: a) identifikační údaje zadavatele (název, sídlo, identifikační číslo) b) kontaktní osobu zadavatele (jméno a příjmení, zařazení, telefonické a emailové spojení), c) informaci o druhu, předmětu a rozsahu zakázky, d) zadávací dokumentaci nebo informaci o přístupu či poskytnutí zadávací dokumentace, e) lhůtu a místo pro podání nabídek, f) termín otevírání nabídek, Stránka 6 z 14
g) požadavky na prokázání splnění kvalifikace, h) údaje o hodnotících kritériích, pokud nejsou uvedeny v zadávací dokumentaci, i) zadávací lhůtu, j) číselné označení veřejné zakázky na profilu zadavatele (E-ZAK), pokud je použit k) návrh příslušné smlouvy. 5.) Manažer může v oznámení o záměru zahájit výběrové řízení podle odst. 4 tohoto článku stanovit další zadávací podmínky, které musí být shodné pro všechny dodavatele (např. další doplňující, popřípadě upřesňující popis zakázky, popis průběhu řízení, prokázání příslušného oprávnění k podnikání formou výpisu z obchodního či živnostenského rejstříku, způsob doručení a označení nabídek, vyhodnocení nabídek, realizace zakázky, právo zrušit zakázku a právo nepřijmout žádnou nabídku, vyhodnocení realizace zakázky, čestné prohlášení, že uchazeč není vůči organizaci a Městu Lovosice v prodlení s plněním povinností, možnost variantního řešení, pokud ji v zadání zadavatel nevyloučí, ). 6.) Oznámení o záměru zahájit výběrové řízení (formou výzvy nebo oznámením) musí být učiněno dodavatelům v počtu odpovídajícímu druhu, rozsahu a složitosti veřejné zakázky, nejméně však třem. O výjimce může rozhodnout vedení města. 7.) Oznámení o zahájení výběrového řízení formou výzvy musí být zveřejněno na profilu zadavatele https://zakazky.meulovo.cz/ (E-ZAK), na internetových stránkách organizace, pokud je mají zřízené, nejméně 10 kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. O výjimce (zadávání zakázek písemnou formou, změna doby zveřejnění, zahájení výběrového řízení bez odeslání výzvy/oznámení, nevyužití elektronického zadávání, atd.) může rozhodnout vedení města. Zveřejnění je povinen zajistit manažer, který zakázku zadává. 8.) Zadávací podklady jsou umístěny v E-ZAKu u konkrétní zakázky, nebo mohou být podle dohody zaslány písemně (např. soubory nad 10 MB apod.), nebo osobně předány proti podpisu. Za správnost a úplnost zadávacích podmínek odpovídá manažer. Pokud je v průběhu řízení nutné doplnit zadávací podmínky nebo upřesnit některé skutečnosti v nich uvedené na dotaz byť jen jednoho zájemce o zakázku, je manažer povinen o doplnění zadávacích podmínek informovat všechny známé uchazeče a příslušnou část zadávacích podmínek bez zbytečných odkladů doplnit o nové skutečnosti. 9.) Uchazeči své nabídky podávají v elektronické podobě v určeném termínu prostřednictvím elektronického nástroje E-ZAK nebo v písemné formě (rozhodující pro termín dodání je razítko nebo podpis příjemce nabídek) na určenou kontaktní adresu uvedenou v zadávacích podkladech. 10.) Souhlas s odtajněním/otevřením elektronických nabídek potvrzuje manažer s jím určenou osobou (po souhlasu se stav nabídky automaticky změní na otevřenou). Manažer jmenuje nejméně tříčlennou komisi pro otevírání obdržených elektronických nebo písemných nabídek (kontrola úplnosti nabídky) a nejméně tříčlennou hodnotící komisi pro posouzení kvalifikace nabídek, posouzení nabídek a vlastní hodnocení obdržených elektronických nebo písemných nabídek (komise má vždy lichý počet), jmenuje i jejich náhradníky, jejím členem musí být manažer a osoba ze znalostí v oboru. Složení jednotlivých komisí může být totožné. Hodnotící komise může provést úkon otevírání nabídek. 11.) Manažer zajistí po uplynutí lhůty pro podání nabídek otevírání obálek komisí, posouzení kvalifikace nabídek, hodnocení doručených nabídek a pořízení zápisu o otevírání obálek a Stránka 7 z 14
hodnocení nabídek. Nabídky jsou hodnoceny v systému E-ZAK. V odůvodněných případech plynoucích z povahy veřejné zakázky lze hodnotit nabídky i mimo E-ZAK. Tyto nabídky budou otevřeny, posouzeny a hodnoceny při jednáních jednotlivých komisí či hodnotící komise. 12.) Zápis v přehledně zpracované formě předloží manažer vedení města. 13.) V zápise o otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek bude mimo jiné uvedeno: a) seznam oslovených uchazečů, b) seznam uchazečů, kteří se do výběrového řízení přihlásili v pořadí dle doby doručení, c) nabídková cena v Kč bez DPH d) posouzení hodnocení nabídek (např. nabídková cena, záruční doba či jiné záruky; další hodnotící kritéria stanovená v oznámení o zahájení výběrového řízení či záměru jej zahájit; další skutečnosti rozhodné pro hodnocení nabídek např. zda uchazeč nebo nabídka nesplňuje zadávací podmínky či neobsahuje požadované náležitosti), e) výsledek hodnocení a stručný popis hodnocení; f) datum a podpisy členů komise. 14.) O výběru nejvhodnější nabídky dodavatele rozhoduje vedení města na základě doporučení hodnotící komise. 15.) Manažer je povinen zajistit oznámení výsledku výběrového řízení všem uchazečům do pěti pracovních dnů po rozhodnutí vedení města o zveřejnění oznámení na internetových stránkách města. 16.) Na základě rozhodnutí vedení města je organizace povinna uzavřít smlouvu s vybraným dodavatelem. 17.) Manažer předkládá smlouvy na zakázky k podpisu starostovi. Manažer odpovídá za věcnou správnost smluv i za jejich plnění. 18.) Každý případný dodatek ke smlouvě, musí být předložen ke schválení vedením města Lovosice před vlastním podpisem starostou. Dodatky ke smlouvám se uzavírají: a) V případech, kdy dochází ke snížení plnění ze strany města (méněpráce). b) V odůvodněných případech víceprací, kdy dochází k navýšení ceny. Finanční limit (v %) nepřekročí hodnotu danou zákonem pro veřejné zakázky malého rozsahu. Finance jsou vázány schváleným rozpočtem města nebo rozpočtovou změnou. b) V odůvodněných případech, kdy dochází k jiným změnám, které však nemají vliv na konečnou cenu díla a technické provedení zakázky Při předkládání dodatku ke smlouvě musí manažer současně předložit i odůvodnění, proč dochází k navýšení/snížení ceny a původní výši ceny, která byla k zakázce schválena. Stránka 8 z 14
19.) V odůvodněných případech lze zadávání zakázky realizovat mimo profil zadavatele (E-ZAK). O tomto rozhoduje vedení města na základě písemné žádosti manažera (např. zakázky systému krizového řízení, časové omezení zadání veřejných zakázek, apod.). 20.) Na základě doporučení hodnotící komise nebo řádného písemného zdůvodnění manažera může vedení města zakázku zrušit (v jakékoliv fázi rozpracovanosti). Čl. 6 Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu III. kategorie 1.) Zásady a postupy pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie platí stejně i pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu III. kategorie, není-li v tomto článku stanoveno jinak. 2.) Oznámení o zahájení výběrového řízení formou výzvy musí být učiněno dodavatelům v počtu odpovídajícímu velikosti a druhu zakázky, nejméně však pěti a to pouze v E-ZAKu. O výjimce (zadávání zakázek písemnou formou, změna doby zveřejnění, zahájení výběrového řízení bez odeslání výzvy/oznámení, nevyužití elektronického zadávání, atd.) může rozhodnout vedení města. Zveřejnění je povinen zajistit manažer po schválení výběrového řízení auditorem veřejných zakázek. Auditor pro veřejné zakázky je povinen se přímo zapojit do výběrového řízení. 3.) Uchazeči své nabídky podávají výhradně v elektronické podobě prostřednictvím elektronického nástroje v určeném termínu E-ZAK. V případě výjimky (rozhodnutím vedení města) v odůvodněných případech plynoucích z povahy veřejné zakázky lze hodnotit nabídky i mimo E-ZAK. Tyto nabídky budou otevřeny, posouzeny a hodnoceny při jednání komise. 4.) Souhlas s odtajněním/otevřením elektronických nabídek potvrzuje manažer s jím určenou osobou (po souhlasu se stav nabídky automaticky změní na otevřenou). Manažer jmenuje minimálně tříčlennou komisi pro otevírání obdržených elektronických nabídek (kontrola úplnosti nabídky) a nejméně pětičlennou komisi pro posouzení kvalifikace, posouzení a hodnocení obdržených elektronických nabídek (komise má vždy lichý počet), jmenuje i jejich náhradníky; členem hodnotící komise je manažer, který veřejnou zakázku zadává, a nejméně jedna osoba se znalostmi v oboru. Členem hodnotící komise je vždy statutární zástupce. Jeho účast je povinná a bez jeho účasti nesmí být jednání komise zahájeno, případně v jednání komise pokračováno. Hodnotící komise může provést úkon otevírání nabídek. Hodnotící komise provede posouzení kvalifikace, posouzení a hodnocení nabídek a sestaví pořadí uchazečů podle platných hodnotících kritérií (uchazeč s nejvýhodnější nabídkou bude označen číslem 1). Nabídky budou vyhodnoceny v systému E-ZAK. 5.) Auditor před oznámením výsledku prověří průběh výběrového řízení z hlediska dodržení zásad a postupů uvedených v této směrnici, případně vyzve manažera k nápravě zjištěných vad. Auditor vypracuje písemné vyhodnocení průběhu veřejné zakázky se svým doporučením. Doporučení auditora není pro vedení města závazné. 6.) Písemný zápis v přehledně zpracované formě předloží manažer jako bod k projednání na nejbližším jednání rady města, pokud vedení města nestanoví jinak. 7.) O výběru nejvhodnější nabídky rozhoduje rada města na základě doporučení hodnotící komise a vyhodnocení auditora veřejných zakázek. Při předložení nabídky radě města bude v Stránka 9 z 14
materiálech pro jednání rady města uveden odkaz na další listiny související se zakázkou s tím, že tato je k dispozici k nahlédnutí u organizací, nebo manažer na požádání předloží radě města kompletní materiál o vedeném výběrovém řízení k nahlédnutí. 8.) Na základě doporučení hodnotící komise nebo řádného písemného zdůvodnění manažera může Rada města zakázku zrušit (v jakékoliv fázi rozpracovanosti). 9.) U veřejných zakázek malého rozsahu, jejichž cena je alespoň 500.000,- Kč bez DPH je manažer povinen zajistit do 15 dnů od uzavření smlouvy její zveřejnění (včetně všech případných změn a dodatků) v systému E-ZAK v souladu s 147a zákona o veřejných zakázkách. 10.) V odůvodněných případech lze zadávání zakázky realizovat mimo profil zadavatele (E-ZAK). O tomto rozhoduje rada města na základě písemné žádosti manažera (např. zakázky systému krizového řízení, časové omezení zadání veřejných zakázek, apod.). Čl. 7 Společná ustanovení o zadávacích podmínkách a hodnocení nabídek při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. a III. kategorie 1.) Předpokládaná hodnota veřejné zakázky v zadávacích podmínkách a cena ve smluvních ujednáních (bez DPH) jsou vždy navrhovány jako maximální a nejvýše přípustné. 2.) Obligatorní součástí smlouvy na veřejnou zakázku je prohlášení dodavatele, že prověřil skutečnosti rozhodné pro určení výše ceny plnění (např. předaný výkaz výměr) a finančně ohodnotil případné nesrovnalosti oproti zadávacím podmínkám. Hodnotu nesrovnalostí oproti zadávacím podmínkám dodavatel uvede vedle celkové ceny plnění podle zadávacích podmínek. Zadavatel je povinen dbát správnosti skutečností rozhodných pro určení výše ceny plnění a odpovídá za to, že údaje uvedené v zadávacích podmínkách odpovídají skutečnosti. 3.) V zadávacích podmínkách a v průběhu výběrového řízení bude využito následujících hodnotících kritérií: a) výše nabídkové ceny v Kč bez DPH b) další podmínky stanovené v oznámení o zahájení výběrového řízení. Hodnotící kritérium výše nabídkové ceny v Kč bez DPH musí být uplatněno v maximální možné míře, tj. nejsou-li s ohledem na realizaci a efektivitu veřejné zakázky pro hodnocení nabídek významná další specifická kritéria a podmínky. 4.) V případě předpokladu čerpání grantových či dotačních titulů k plnění zakázky, je preferováno do smlouvy na veřejnou zakázku zakomponovat ujednání, kde se dodavatel/zhotovitel zaváže k převzetí závazku případného vrácení finančních prostředků a finančního postihu z důvodů způsobených na straně dodavatele a to buď přímým ujednáním o finančním postihu ve smlouvě či závazkem k náhradě škody způsobené porušením povinností dodavatele/zhotovitele. 5.) O odůvodněných výjimkách z užití ustanovení této směrnice rozhoduje Rada města, pokud není v jednotlivých ustanoveních stanoveno jinak. Stránka 10 z 14
Čl. 8 Postup při zadávání zakázek 1.) Manažer, který zadání zakázky nebo jeho návrh zpracoval, a auditor pro veřejné zakázky odpovídají za soulad zadání s právními předpisy, vnitřními předpisy a usneseními rady města nebo s písemnými pokyny vedení města. 2.) Manažer, který zakázku zadává, zajistí zpracování příslušného oznámení o zahájení výběrového řízení nebo záměru jej zahájit, zadávacích podmínek (zadávací dokumentace, všech jejích příloh, smlouvy) a technické specifikace. 3.) Manažer, který zadává veřejnou zakázku, nebo jím pověřená osoba, zajišťuje kontrolu plnění závazků dodavatele ze smlouvy na veřejnou zakázku, nestanoví-li vedení města nebo rada města jinak. 4.) Úkony zadavatele při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu II. a III. kategorie, které nejsou specifikovány u jednotlivých kategorií veřejných zakázek, činí jménem zadavatele vedení města. 5.) Rada města na návrh manažera, auditora pro veřejné zakázky nebo vedení města může rozhodnout, že zadání nadlimitní a podlimitní veřejné zakázky a veřejné zakázky malého rozsahu III. kategorie bude zpracováno externě a veřejná zakázka bude zadána externě. O externím zadání veřejných zakázek malého rozsahu II. kategorie může rozhodnout vedení města. Povinnosti a odpovědnost manažera a auditora pro veřejné zakázky při zadávání veřejných zakázek podle odst. 1 až 3 jsou pak vyloučeny. 6.) V případě, že jsou finanční prostředky na zakázku zároveň použity i z jiných zdrojů (dotace od jiných organizací, státních organizací, EU, atd.), manažer postupuje podle platných nařízení (zákony, směrnice, vyhlášky) příslušných dotačních institucí, jsou-li jen z části přísnější než jednotlivá ustanovení této směrnice. ČÁST ČTVRTÁ Čl. 9 Výjimky z věcné působnosti 1.) Zásady a postupy podle části třetí této směrnice se nevztahují na veřejné zakázky systému krizového řízení. Zakázky systému krizového řízení je oprávněn po projednání s vedením města zadat ředitel nebo vedoucí organizace, a to bez oznámení o zahájení výběrového řízení či záměru jej zahájit více dodavatelům. Není-li možné zadání těchto zakázek s vedením města projednat předem, mohou být v krajních případech zadány i bez projednání. O tomto postupu musí být vedení města bezodkladně informováno. 2.) U veřejných zakázek malého rozsahu kategorie II. a III. se postupy upravené touto směrnicí nepoužijí v případech, kdy půjde o vypracování projektové dokumentace nebo jiných nezbytných podkladů, které jsou pořizovány pro zpracování zadávací dokumentace pro výběrové řízení k zamýšlené zakázce, a jejichž cena nepřekročí 10% maximálního limitu daného pro příslušnou kategorii veřejné zakázky jak v dodávkách a službách, tak i ve stavebních pracích. 3.) U zakázek malého rozsahu kategorie II. a III. se dále postupy upravené touto směrnicí nepoužijí, jde-li o zakázku spočívající v dodávce oprav, úprav nebo rozšíření zařízení, stavby nebo systému, které jsou vázány servisní nebo jinou smlouvou původního zhotovitele, z níž vyplývá, že opravy, Stránka 11 z 14
úpravy nebo rozšíření původní zakázky může provést výlučně původní zhotovitel. Tato skutečnost musí být v dokumentaci realizace zakázky doložena písemným dokumentem vydaným původním zhotovitelem. 4.) Pokud zadavatel realizuje veřejnou zakázku na základě získaného grantu nebo dotace a podmínky veřejné soutěže na zhotovitele jsou, byť jen z části přísnější, musí zadavatel podmínky, které jsou přísnější než jednotlivá ustanovení této směrnice, beze zbytku splnit. 5.) Manažer pro zakázky I. kategorie může v odůvodněných případech, zejména pokud je nutné provést zakázku v krátké době nebo jde o zakázku obdobného druhu, na jakou již bylo řízení podle předchozích odstavců provedeno, nebo oslovení dodavatelé neměli o zakázku zájem, nebo se do výběrového řízení přihlásil pouze jediný uchazeč, nebo by vzhledem k objemu zakázky a malému množství vhodných dodavatelů nebylo hospodárné provést řízení podle předchozích odstavců, nebo kritérium nejnižší ceny nelze naplnit z důvodu zachování kvality dodávek a služeb (např. právní služby, školení zaměstnanců, auditorské služby, hardware a software či jiné dovybavení, zajištění povinností vyplývajících z plnění různých programů organizací atd.) rozhodnout, že veřejná zakázka malého rozsahu bude zadána přímo jednomu dodavateli. Takové rozhodnutí musí být písemně odůvodněno a je třeba dbát, aby byly dodrženy zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Pro zakázky II. kategorie o tomto rozhoduje vedení města, pro zakázky III. kategorie o tomto rozhoduje rada města. Čl. 10 Elektronické tržiště 1.) Elektronické tržiště je webová aplikace, která je určená pro zadávání rychlých a operativních nákupů veřejných zadavatelů. Elektronické tržiště je plně elektronický systém, všechny úkony ve výběrovém řízení provádí zadavatel i dodavatel v elektronické podobě. Zadavatel provádí úkony zadávacího řízení prostřednictvím elektronického tržiště, jak mu ukládají jednotlivá ustanovení této směrnice. 2.) Výběrová řízení veřejných zakázek malého rozsahu spadajících pod tuto směrnici (pokud není uvedeno pro jednotlivé kategorie zakázek jinak) budou procesně administrována přes elektronické zadávání zakázek (E-ZAK) včetně povinnosti zajistit oznámení výsledku těchto řízení všem uchazečům neprodleně po rozhodnutí vedení města o zveřejnění oznámení. Zadavatel je povinen provést předmětné řízení v souladu s usnesením vlády ČR č.343/2010 Sb., k používání elektronických tržišť subjekty veřejné správy při vynakládání finančních prostředků. V případě, že se jedná o podlimitní nebo nadlimitní veřejnou zakázku, má zadávající povinnost postupovat také v souladu s příslušnými ustanoveními zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. 3.) Za volbu vhodného druhu výběrového řízení, jakož i průběh výběrového řízení, odpovídá manažer. 4.) Pokud vedení města (zakázky II. kategorie) nebo Rada města (zakázky III. kategorie) o zadání veřejné zakázky formou e aukce, která je součástí softwarového systému E-ZAK, postup bude s následujícími odchylkami: a) Nabídky budou vyžádány v písemné nebo elektronické podobě s tím, že ve výzvě bude vždy uvedeno, že nabídková cena je vstupní nabídkou do elektronické aukční síně. Stránka 12 z 14
b) Hodnotící komise pro tento případ otevře obálky a učiní všechny kroky až do okamžiku předání nabídek k provedení e-aukce. c) Zajištěním e-aukce bude pověřen manažer, který předloží výsledky e-aukce vedení města nebo Radě města. Protokol z e-aukce podepisuje manažer. d) Vedení města nebo Rada města rozhodne o dodavateli na základě protokolu z konání e- aukce. Čl. 11 Společná ustanovení 1.) Oznámení o zahájení výběrového řízení či záměru zahájit výběrové řízení, záznam o otevírání obálek posouzení kvalifikace, posouzení a hodnocení nabídek a smlouvy na zakázku se vyhotovují nejméně v jednom vyhotovení. 2.) Zadavatel je povinen uchovávat dokumentaci o veřejné zakázce a záznamy o elektronických úkonech (v tištěné podobě nebo na nosičích elektronických dat) po dobu 10 let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení výběrového řízení, nestanoví-li právní předpisy jinak. 3.) Archivaci dokumentace o veřejné zakázce po stanovenou dobu zajistí manažer, který zakázku zadával. 4.) Manažer může zrušit výběrové řízení kdykoli v průběhu zadávání až do doby uzavření smlouvy, je-li to odůvodněno konkrétními okolnostmi a pokud tuto možnost výslovně uvedl v zadávacích podmínkách. Čl. 12 Závěrečná ustanovení 1.) Výběrové řízení zahájené před účinností této směrnice se dokončí podle vnitřních předpisů či postupů platných v době zahájení. 2.) Tato vnitřní směrnice nabývá účinnosti dnem vydání. Čl. 13 Zrušovací ustanovení Tato směrnice ruší směrnici Rady města Lovosice o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu městem Lovosice č. 1/2015 ze dne 01.05.2015. Přílohami této směrnice jsou: 1) oznámení o záměru zahájit zadávací řízení 2) výzva 3) zadávací dokumentace 4) krycí list nabídky 5) seznam subdodavatelů 6) čestné prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů a ekonomické a finanční způsobilosti 7) splnění technických kvalifikačních předpokladů 8) závazný návrh smlouvy (o dílo, příkazní, kupní, rámcová) 9) dodatečné informace 10) ustanovení komise Stránka 13 z 14
11) oznámení o jmenování členem komise 12) oznámení o jmenování náhradníkem členem komise 13) presenční listina pro jednání komise - otevírání nabídek a posouzení kvalifikace nabídek 14) presenční listina pro jednání komise - hodnocení nabídek 15) čestné prohlášení o nepodjatosti člena komise 16) evidenční arch přijatých nabídek 17) protokol o otevírání nabídek, posouzení kvalifikace nabídek 18) protokol o hodnocení nabídek 19) rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky 20) oznámení o výběru nejvhodnější nabídky 21) výzva k součinnosti k podpisu smlouvy 22) zápis z kontroly plnění zakázky Ing. Milan Dian, Ph.D. starosta města Vladimír Šuma místostarosta města Stránka 14 z 14