ČESKÁ REPUBLIKA MINISTERSTVO DOPRAVY Řád č. 18/2003 Změna č.: 1 Datum účinnosti: 01. 11. 2008 Vnitřní kontrolní řád Ministerstva dopravy Schváleno rozhodnutím ministra dopravy dne 21. 10. 2008 čj. 174/2008-040-ORG/1 ZPRACOVAL OVĚŘIL ÚTVAR O 040 O 040 FUNKCE vyšší ministerský rada ředitelka odboru JMÉNO JUDr. Zbyněk Fibich v.r. Ing. Ivana Kubaštová v.r. DATUM 13.10.2008 13.10.2008 PODPIS
ČESKÁ REPUBLIKA MINISTERSTVO DOPRAVY Řád č. 18/2003 Změna č.: 1 Datum účinnosti: 01. 11. 2008 LIST PROVEDENÝCH ZMĚN Číslo změny Datum schválení a č.j. Stručné zdůvodnění provedené změny a označení změněných ustanovení Datum účinnosti Ověřil : útvar/funkce/ jméno /podpis 1. 1. Zavedení nové šablony pro tvorbu vnitřních předpisů v souladu s účinnou směrnicí formální změna celého předpisu. 2. Změna názvu Odboru finanční kontroly a auditu na Odbor auditu, kontroly a dozoru změna v článku 2. 3. Upřesnění údajů v pověření výkonem kontrolní činnosti změny v článku 5. 4. Omezení možné zátěže kontrolovaných zaměstnanců změna v článku 6 zrušení písm. h) 5. Přijetí nového obecně závazného právního předpisu změna v článku 14. 6. Odstranění nejasností při počítání běhu lhůt změna v článku 12, bod 12.1. 7. Jednoznačné určení osoby, která je oprávněna vypořádat námitky změna v článku 12, bod 12.5. 8. Upřesnění forem kontrol změna v článku 3, bod 3.2.5. 9. Program kontroly nebude obligatorním dokumentem u všech kontrol změna v článku 9, bod 9.1. 10. Formální úpravy a další upřesnění textu. 01.11.2008 O 040/ ředitelka odboru/ Ing. Ivana Kubaštová 2/9
ČESKÁ REPUBLIKA MINISTERSTVO DOPRAVY Řád č. 18/2003 Změna č.: 1 Datum účinnosti: 01. 11. 2008 OBSAH LIST PROVEDENÝCH ZMĚN... 2 Článek 1 Všeobecná ustanovení... 4 Článek 2 Úvodní ustanovení... 4 Článek 3 Rozsah působnosti a základní pravidla a formy kontrolní činnosti... 4 Článek 4 Plánování a koordinace kontrolní činnosti... 5 Článek 5 Pověření výkonem kontrolní činnosti... 5 Článek 6 Práva zaměstnanců vykonávajících kontrolu... 5 Článek 7 Povinnosti zaměstnanců vykonávajících kontrolu... 6 Článek 8 Povinnosti kontrolovaných zaměstnanců... 6 Článek 9 Příprava na kontrolu... 6 Článek 10 Postup při kontrole... 7 Článek 11 Zpracování výsledného materiálu... 8 Článek 12 Postup při uplatňování a vypořádání námitek... 8 Článek 13 Realizace výsledků kontroly... 8 Článek 14 Společná ustanovení... 9 Článek 15 Přechodné ustanovení... 9 Článek 16 Účinnost změny č. 1... 9 3/9
Článek 1 VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ 1.1 Vnitřní kontrolní činnost je zaměřena zejména na dodržování právních předpisů, dodržování požadavků účelnosti a hospodárnosti při plnění úkolů státní správy a při nakládání s prostředky ze státního rozpočtu. Dále je zaměřena proti zneužívání postavení zaměstnanců Ministerstva dopravy (dále jen MD ). 1.2 Vnitřní kontrolou je kontrola vykonávaná v rámci vztahů nadřízenosti a podřízenosti. Těžiště zajišťování vnitřní kontroly je v interních předpisech. 1.3 Vnitřní kontrolní řád se nevztahuje na organizaci a provádění výkonu vrchního státního dozoru, státního dozoru a státního odborného dozoru prováděného zaměstnanci MD v resortu dopravy a podle ustanovení zvláštních právních předpisů a na výkon státní kontroly. Článek 2 ÚVODNÍ USTANOVENÍ 2.1 Kontrola je prováděna po linii přímého řízení vedoucími zaměstnanci všech stupňů řízení, kteří jsou za její výkon a využití výsledků odpovědní v mezích své působnosti, nebo Odborem auditu, kontroly a dozoru (dále jen odbor 040 ). 2.2 Kontrolu na MD vykonávají: všichni vedoucí zaměstnanci všech stupňů, odbor 040, odborné útvary resp. pověření zaměstnanci z odborných útvarů. Článek 3 ROZSAH PŮSOBNOSTI A ZÁKLADNÍ PRAVIDLA A FORMY KONTROLNÍ ČINNOSTI 3.1 Vnitřní kontrolní řád upravuje práva a povinnosti zaměstnanců MD pověřených výkonem vnitřní kontroly a kontrolovaných osob. Je závazný pro všechny zaměstnance MD, kteří jsou k němu v pracovním poměru a dále pro ty osoby, které byly přijaty na základě smlouvy, se kterou provádění kontrol úzce souvisí. 3.2 Kontrola je různorodou činností, zjišťující základní příčiny odchylek od žádoucího stavu, používající pro naplnění svých funkcí a cílů různých forem a metod, které jsou voleny v závislosti na účelu a věcné povaze prověřované oblasti: 3.2.1 Běžné ověřování je uplatňováno vedoucími zaměstnanci všech stupňů řízení v souladu s platnými zásadami řídící práce v řízených organizačních složkách a jejich zaměstnanců. Jde o soustavnou kontrolu plnění úkolů vyplývajících z právních předpisů, směrnic a příkazů nadřízených orgánů, vnitřních norem a svých rozhodnutí. 3.2.2 Tématická kontrola je hlavní formou kontrolní činnosti, při níž jsou kontrole podrobeny stanovené oblasti. Účelem je prověřit danou oblast tak, aby bylo možné na základě zjištěných skutečností provést nápravu nedostatků nebo preventivně odhalit potencionální místa vzniku nežádoucích jevů. 3.2.3 Následná kontrola je kontrola správnosti a úplnosti plnění opatření přijatých k odstranění nedostatků zjištěných předchozími kontrolami. 3.2.4 Kontrolní průzkum je šetření prováděné pro získání poznatků o aktuálním stavu řízených činností, jehož cílem je soustředit poznatky pro orientaci vdané problematice před přijetím dalších rozhodnutí, přičemž může mít samostatné kontrolní výstupy. Nejčastěji se tato forma využívá pro získání orientace před rozsáhlejšími nebo složitějšími kontrolami nebo přijetím rozhodnutí. 3.2.5 Finanční kontrola je kontrola blíže upravená ve Směrnici č. 31/2003-1 Zásady provádění finanční kontroly. 4/9
Článek 4 PLÁNOVÁNÍ A KOORDINACE KONTROLNÍ ČINNOSTI 4.1 Kontrolní činnost na MD je realizována na základě plánů a operativních potřeb. Do plánů jsou zařazovány kontroly zaměřené na rozhodující oblasti a činnosti. 4.2 Koordinace kontrol vychází z plánů kontrol a zaměření na kontrolované oblasti vyplývající z principů přímého řízení. 4.3 Za koordinaci kontrolní činnosti uvnitř specializované odvětvové kontroly odpovídá věcně příslušný vedoucí zaměstnanec. 4.4 Kontrolní činnost je plánována: útvary ministerstva, které sestavují kontrolní plány ročně a ve stanovených termínech je předkládají odboru 040, odborem 040, který plánuje kontroly ročně tak, aby se věcně a časově nepřekrývaly s plány ostatních útvarů. 4.5 Plán hlavní kontrolní činnosti MD, který sestavuje odbor 040, schvaluje ministr. Tento plán zahrnuje kontrolní činnost odboru 040 a odborných útvarů MD. Článek 5 POVĚŘENÍ VÝKONEM KONTROLNÍ ČINNOSTI 5.1 K provedení každé kontrolní akce, některou z forem kontrol uvedených v článku 3 body 3.2.2, 3.2.3, 3.2.4 a 3.2.5, musí být vyhotoveno písemné pověření. 5.2 Pověření obsahuje název a zaměření kontrolní akce, kontrolovaný útvar, určení vedoucího a členů kontrolní skupiny (jméno, příjmení, akademický titul, služební číslo), kontrolované období, datum zahájení kontroly, předmět kontroly a předpokládané datum ukončení kontroly. Pověření musí být podepsáno vedoucím zaměstnancem, který kontrolu ve své pravomoci nařídil. Článek 6 PRÁVA ZAMĚSTNANCŮ VYKONÁVAJÍCÍCH KONTROLU 6.1 Zaměstnanci provádějící kontrolu jsou oprávněni: vstupovat do objektů, zařízení, na pozemky a jiná místa v souvislosti s prováděnou kontrolou, podle písemného příkazu k provedení kontroly nebo na základě zvláštního oprávnění k výkonu kontroly, požadovat předložení originálních dokladů, výpisů, opisů a dalších písemností, záznamů dat na paměťových mediích potřebných k provedení kontroly ve stanovených lhůtách, včetně jejich zpracování; pokud se požadované doklady nenacházejí v držení kontrolovaného, stanoví zaměstnanec provádějící kontrolu přiměřenou lhůtu k jejich předložení nebo si je sám vyžádá u subjektu, u něhož se nacházejí. V případě, že v kontrolované věci je vedeno soudní řízení, rozhodne o dalším postupu vedoucí kontrolní skupiny. zajišťovat proti potvrzení originální doklady, jiné písemné dokumenty a další materiály, pokud je to z hlediska účelu průběhu kontroly potřebné a pořizovat opisy a kopie originálních dokladů pro účely kontroly, požadovat na kontrolovaných osobách ústní nebo písemná vysvětlení a sdělení pro objasnění prověřovaných jevů a postupů kontrolovaných osob, seznamovat se s údaji tvořícími předmět utajovaných skutečností a obchodního tajemství v souladu s obecně závaznými právními normami a interními předpisy MD, požadovat, aby kontrolované osoby podaly ve stanovené lhůtě písemnou zprávu o přijatých opatřeních a způsobu odstranění zjištěných nedostatků, používat telekomunikační a další zařízení kontrolovaných osob v případech potřebných pro plynulé zabezpečení kontroly. 5/9
Článek 7 POVINNOSTI ZAMĚSTNANCŮ VYKONÁVAJÍCÍCH KONTROLU 7.1 Zaměstnanci provádějící kontrolu jsou povinni: prokázat se písemným pověřením příslušného vedoucího zaměstnance MD, oznámit kontrolované osobě zahájení kontroly, věrohodně doložit všechna kontrolní zjištění, v případě zjištění skutečností nasvědčujících tomu, že byl spáchán trestný čin, oznámit tyto skutečnosti neprodleně tomu, kdo vydal příkaz ke kontrole, a svému přímému nadřízenému, zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu kontroly a nezneužívat je. Tato povinnost se vztahuje i na další osoby, které se v souvislosti s prováděným šetřením o těchto skutečnostech dozvěděly. převzaté originální doklady vrátit zpět kontrolované osobě, pominou-li důvody jejich převzetí. Pořizovat o výsledcích kontroly písemný záznam (protokol, zprávu apod.) a se zjištěními seznámit vedoucího kontrolovaného objektu nebo organizace, případně další odpovědné zaměstnance. Předat stejnopis výsledného kontrolního dokumentu vedoucímu kontrolovaného útvaru. Článek 8 POVINNOSTI KONTROLOVANÝCH ZAMĚSTNANCŮ 8.1 Kontrolované osoby jsou povinny: umožnit zaměstnancům provádějícím kontrolu vstup do objektů, zařízení, na pozemky a jiná místa v souvislosti s prováděním kontrol, předložit originální doklady, výpisy, opisy a další písemnosti potřebné k provedení kontroly ve stanovených lhůtách, včetně jejich zpracování; pokud se nenacházejí v držení kontrolované osoby, postupuje se podle článku 6 druhé odrážky, poskytnout proti potvrzení originální doklady, jiné písemné dokumenty a další materiály, jakož i materiály nebo jiné zboží, pokud je to zhlediska účelu řádného a objektivního průběhu kontroly potřebné. Umožnit pořizování opisů a kopií originálních dokladů pro účely kontroly, poskytnout zaměstnancům provádějícím kontrolu úplné a pravdivé ústní nebo písemné informace o zjišťovaných nebo souvisejících skutečnostech, na požádání zaměstnanců provádějících kontrolu zajistit předání dokladů, písemných dokumentů a dalších materiálů, zdržet se jednání, které by mohlo vést ke zmaření účelu kontroly. Článek 9 PŘÍPRAVA NA KONTROLU 9.1 Při přípravě se kontrolující zaměstnanec seznamuje zejména s předmětem kontrolní akce a souvisejícími písemnostmi. Výsledkem přípravy musí být konkrétní znalost prověřovaného tématu a tím i vytvoření předpokladů pro možné sestavení kvalifikovaného programu kontrolní akce (dále jen program ). Příprava může být prováděna i formou průzkumu. 9.2 Program se sestavuje pouze pro potřebu členů kontrolní skupiny a určuje hlavní úkoly, které má kontrolní skupina na místě prověřovat, vedoucího a členy kontrolní skupiny, kontrolovaný útvar a dobu jejího provedení, kontrolované období a potřebné organizační a materiálové zabezpečení. Program podepisuje vedoucí kontrolní akce a schvaluje jej vedoucí útvaru provádějícího kontrolu. 9.3 Před vlastním započetím kontroly musí být o jejím zahájení informován příslušný vedoucí zaměstnanec kontrolovaného útvaru nebo objektu, vyjma těch případů, kdy je nutno přistoupit neprodleně ke kontrole některých činností nebo zajištění dokladů z důvodu zamezení provedení úkonů směřujících ke zmaření účelu kontroly. O zahájení kontroly je 6/9
příslušný vedoucí zaměstnanec informován ihned po pominutí těchto důvodů. Informováním se pro účely zahájení kontroly rozumí telefonické, elektronické nebo písemné sdělení vedoucího kontrolní skupiny vedoucímu zaměstnanci kontrolovaného útvaru. Článek 10 POSTUP PŘI KONTROLE 10.1 Po zahájení kontroly u kontrolovaného útvaru je prováděno nezávislé a objektivní zjišťování skutečností. Domněnky nebo nepodložené úvahy nesmí výsledný kontrolní výstup obsahovat. Zaměstnanci provádějící kontrolu odpovídají za pravdivé, doklady podložené a průkazné posouzení daného problému. Pracují tak, aby svá zjištění mohli prokázat konkrétně a hodnověrně. Při volbě způsobu opatřování dokladů je nutno vycházet z konkrétních podmínek a účelnosti. 10.2 Průběžný protokol - vyhotovuje se při provádění kontroly v případě, kdy skutkový stav nelze zjistit z písemností, ale na místě (stav pokladny, skladovaného materiálu apod.). Sepisuje se na základě osobního prověření skutečného stavu přímo na místě, jestliže nelze nedostatky v činnosti kontrolovaného objektu doložit jiným průkazným dokladem. Prověření se provádí za účasti zaměstnanců, kteří jsou za činnost příslušného útvaru osobně odpovědni, případně jejich nadřízeného zaměstnance a osob určených vedením kontrolovaného objektu. Průběžný protokol podepisují všichni zaměstnanci, kteří se prověřování zúčastnili a slouží jako doklad k výslednému kontrolnímu dokumentu (protokolu, zprávě). 10.3 Dílčí protokol - vyhotovuje se v případech, kdy je nutné nebo účelné určitý úsek kontrolně uzavřít ještě před zpracováním výsledného protokolu (zpráva). Se zněním dílčího protokolu seznámí kontrolující zaměstnanec zaměstnance odpovědného za kontrolovaný úsek. 10.4 Sdělení odpovědných (informovaných) osob - se používá v případech, kdy skutečný stav nelze doložit jinou písemností, prověřením na místě nebo jiným způsobem. Tato sdělení musí být opatřena podpisem osoby, která jej podala. 10.5 Originální doklady se pro účely kontroly odebírají v případech, kdy hrozí, že s nimi bude manipulováno nebo mají-li sloužit jako důkazní písemnost v trestním řízení, uplatňování náhrad škod a nároků na vydání bezdůvodného obohacení. O tom se sepíše potvrzení ve dvojím vyhotovení, který musí obsahovat zejména stručné označení nebo popis dokladů, datum jejich odebrání a podpis kontrolující a předávající osoby; každá z uvedených osob obdrží jedno vyhotovení. 10.6 V ostatních případech je pro dokladování kontrolního zjištění možno použít i kopie originálních dokladů a odkazy na písemnosti, znichž byly čerpány. Při předkládání kopií originálních materiálů kontrolním orgánům, musí být na kopii vyznačena doložka o autentičnosti s originálním materiálem, potvrzená podpisem zaměstnance, který kopii předkládá a datem předložení. 10.7 Souhrnný doklad - nahrazuje několik samostatných dokladů. Údaje znich sestavuje ve vzájemných souvislostech tak, aby bylo možné názorně charakterizovat určitý stav. Správnost údajů souhrnného dokladu ověřuje svým podpisem zaměstnanec, který jej na základě kriterií zadaných kontrolujícím zaměstnancem vypracoval. 10.8 Vysvětlivky - písemný doklad, ve kterém zdůvodňuje (vysvětluje) a svým podpisem stvrzuje odpovědný zaměstnanec své jednání a svůj vztah ke zjištěné skutečnosti. Vysvětlivky se vyžadují pouze k závažným kontrolním zjištěním a slouží především k poznání souvislostí a okolností prověřovaných skutečností. Vysvětlivky mohou být požadovány v průběhu kontroly nebo i k výslednému kontrolnímu dokumentu (protokol, zpráva). 10.9 Expertízy, posudky, vzorky, odborná stanoviska, obrazové záznamy a další materiály se použijí slouží-li k ověření skutečností, které vyžadují zvláštní znalosti nebo jsou pro doložení zjišťovaných skutečností účelné a efektivní. 7/9
Článek 11 ZPRACOVÁNÍ VÝSLEDNÉHO MATERIÁLU 11.1 O kontrolním zjištění vyhotovují kontrolující zaměstnanci protokol, který obsahuje zejména popis zjištěných skutečností v porovnání se žádoucím stavem a uvedení ustanovení obecně závazných norem nebo interních předpisů MD, které byly porušeny. Protokol musí obsahovat též název a zaměření kontrolní akce, označení kontrolního subjektu, kontrolovaného útvaru, předmět kontroly, dobu provedení a kontrolované období. Protokol současně obsahuje vyhodnocení následků kontrolních zjištění. Připouští-li to charakter zjištěných nedostatků, je v protokolu označen též zaměstnanec odpovědný za jejich vznik. Protokol podepisují všichni zaměstnanci kontrolní skupiny, kteří se kontroly zúčastnili. Tito zaměstnanci odpovídají za správnost svých zjištění a objektivní provedení kontroly. Po jednom vyhotovení protokolu obdrží kontrolovaný útvar, odbor 040 a ministr dopravy. 11.2 S obsahem protokolu je vedoucí kontrolní skupiny povinen seznámit vedoucího zaměstnance kontrolovaného útvaru a zabezpečit seznámení zaměstnanců odpovědných za vznik nedostatků s tou částí protokolu, kde je uvedena jejich konkrétní osobní odpovědnost. Odmítne-li se kontrolovaná osoba seznámit s kontrolním zjištěním, nebo toto seznámení potvrdit, vyznačí se tyto skutečnosti v protokolu. Článek 12 POSTUP PŘI UPLATŇOVÁNÍ A VYPOŘÁDÁNÍ NÁMITEK 12.1 Vedoucí zaměstnanec kontrolovaného útvaru má právo uplatnit námitky proti kontrolním zjištěním uvedeným v protokolu u vedoucího kontrolní skupiny ve lhůtě pěti dnů ode dne seznámení s kontrolním protokolem. Připadne-li konec lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejblíže následující pracovní den. 12.2 Kontrolované osoby, vůči kterým byla v protokolu vymezena osobní odpovědnost, mají právo uplatnit námitky proti kontrolním zjištěním uvedeným v protokolu, týkajících se jejich osoby, za stejných podmínek jako v bodě 12.1. Odmítne-li se kontrolovaná osoba s protokolem seznámit, není oprávněna podat námitky. 12.3 Námitky musí být zaslány odboru 040 písemně ve formě vnitřního dopisu. Musí obsahovat konkrétní návrh na změnu napadeného kontrolního zjištění a odůvodnění tohoto návrhu. Písemná vyjádření postrádající tyto náležitosti se za námitky nepovažují a kontrolní skupina ani ředitel odboru 040 k nim nebudou při vypořádání námitek přihlížet. 12.4 Vedoucí kontrolní skupiny námitky posoudí a v případě potřeby provede doplňující šetření, které se považuje za součást kontroly. 12.5 O námitkách rozhoduje ředitel odboru 040. Osobám uvedeným v bodech 12.1 a 12.2 zašle písemné vyrozumění o vypořádání námitek (dále jen vyrozumění ), v němž uvede zda námitkám vyhovuje nebo je zamítá a odůvodnění, proč tak učinil. Pokud ředitel odboru 040 námitkám vyhoví, je součástí nebo přílohou vyrozumění dodatek k protokolu; odůvodnění v takovém případě vyrozumění neobsahuje. 12.6 Zasláním vyrozumění osobám uvedeným v bodech 12.1 a 12.2 je vypořádání námitek ukončeno. Článek 13 REALIZACE VÝSLEDKŮ KONTROLY 13.1 Závěrečnou fází kontrolní činnosti je realizace výsledků zjištění vyplývajících z provedené kontroly. Na základě kontrolních zjištění musí být příslušným vedoucím zaměstnancem přijato opatření k nápravě a dle závažnosti zjištěných nedostatků by případně měla být vyvozena osobní odpovědnost za jejich vznik. O přijatých opatřeních k nápravě a způsobu jejich plnění informuje vedoucí kontrolovaného objektu v dohodnutém termínu vedoucího toho útvaru, který kontrolu prováděl. 13.2 Uplatňování důsledků zodpovědnosti za zjištěný a prokazatelně doložený nežádoucí stav kontrolovaných činností je nutno realizovat diferencovaně v kontextu všech souvislostí. Za 8/9
vyvození závěrů z výsledků kontrolní činnosti odpovídají vedoucí zaměstnanci MD s příslušnou pravomocí dle organizačního řádu. 13.3 V případech určených vedoucím zaměstnancem a v případech hodných zvláštního zřetele, je prováděna kontrola úrovně přijatých opatření - následná kontrola ověření, zda nastala náprava nedostatků a došlo ke zlepšení stavu v kontrolované oblasti. Článek 14 SPOLEČNÁ USTANOVENÍ 14.1 Vedoucí zaměstnanci na všech úrovních jsou povinni ve smyslu zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, s tímto Vnitřním kontrolním řádem Ministerstva dopravy seznámit všechny příslušné zaměstnance MD, včetně zaměstnanců na MD nově nastupujících. 14.2 Zjištění o nedostatcích při provádění vnitřní kontroly předávají vedoucí zaměstnanci odboru 040. Článek 15 PŘECHODNÉ USTANOVENÍ 15.1 Kontroly zahájené před nabytím účinnosti změny č. 1 tohoto řádu se dokončí podle řádu ve znění účinném do 31. října 2008. Článek 16 ÚČINNOST ZMĚNY Č. 1 16.1 Změna č. 1 Vnitřního kontrolního řádu Ministerstva dopravy nabývá účinnosti dnem 1. listopadu 2008. Ing. Aleš Řebíček v.r. ministr dopravy 9/9