NÁVOD PRO FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU

REGIONÁLNÍ RADA REGIONU SOUDRŽNOSTI MORAVSKOSLEZSKO NÁVOD PRO FINANČNÍ ŘÍZENÍ PROJEKTU 12. 5. 2009 1 28

Obsah Obsah... 2 1 Na co nezapomenout dříve, než... 4 1.1 Důležitá ustanovení Smlouvy z hlediska finančního řízení:...4 1.2 Ostatní tipy, čemu věnovat zvýšenou pozornost...5 2 Žádost o platbu... 6 2.1 Konzultace před podáním žádosti o platbu...6 2.2 Náležitosti Žádosti o platbu...6 3 Zaměření administrativní kontroly... 8 3.1 Soupiska účetních dokladů...8 3.2 Náležitosti účetních a daňových dokladů...8 3.2.1 Náležitosti účetního dokladu...8 3.2.2 Náležitosti daňového dokladu...9 3.3 Úhrady, platby v hotovosti, ostatní...10 3.4 Soulad se smlouvou o dotaci...10 4 Lhůty proplácení... 12 5 Způsobilost výdajů... 14 5.1 Obecné hledisko způsobilých výdajů:...14 5.2 Časová způsobilost výdajů...14 5.3 Nezpůsobilé výdaje ROP Moravskoslezsko...15 6 Účetnictví příjemce... 17 6.1 Zaúčtování účetních případů...17 6.2 Průkaznost...17 6.3 Oddělená účetní evidence projektu...17 6.4 Náležitosti účetnictví příjemce pro účely žádosti o platbu:...18 7 Rozpočet projektu, více a méně práce... 19 7.1 Rozpočet projektu...19 7.2 Změny v rozpočtu...19 7.2.1 Změny v rámci dílčí rozpočtové položky...19 7.3 Vícepráce...19 7.4 Méněpráce...20 7.5 Podmínky pro zápočet více a méněprací u stavebních prací (nepodstatná změna)..20 7.6 Vícepráce v případě dodávek a služeb...21 8 Spolufinancování... 22 8.1 Veřejné zdroje...22 8.2 Soukromé zdroje...22 9 Křížové financování... 25 10 Dostupnost dokladů... 26 11 Související dokumenty... 27 12 Seznam zkratek... 28 2 28

Úvod Vážený ekonome/účetní, příjemce dotace z rozpočtu RR. Tento dokument Vám objasní veškeré potřebné postupy týkající se ekonomické oblasti projektu. Jde o soubor postupů upozorňující na co nezapomenout a čemu věnovat pozornost, na co brát zřetel při práci s účetními a daňovými doklady týkající se projektu. Účelem dokumentu je předcházet případným nedorozuměním či neúmyslným chybám, které by Vám i nám mohly působit zbytečné problémy. Předpokládáme, že Vaším cílem je obdržení platby dotace z EU v co možná nejkratším čase a s co nejnižší administrativní zátěží na Vaší straně. Tato příručka je proto zaměřena na jasné vymezení požadavků poskytovatele v oblasti finančního řízení projektu a související administrativy. Smyslem tohoto dokumentu je, aby na Vaší straně bylo alespoň rámcově rozuměno tomu, jaké povinnosti a závazky vůči legislativě ES a ČR stojí za konkrétními požadavky. Za naprosto nezbytné považujeme, aby požadavky směrem k Vám byly formulovány jednoznačně, transparentně a byly dostupné na jednom místě. Cílem tohoto dokumentu je provést Vás i váš projekt úspěšně nástrahami kontrolních systémů. Usnadnit Vám orientaci ve všech relevantních dokumentech, které se finančně administrativní stránky realizace projektu týkají. Přiblížit Vám je a tím předcházet vzniku případných nedostatků či chyb. V jednoduchém popisu najdete návod, jak se krok za krokem vypořádat s interim kontrolami, tedy předkládáním a schvalováním žádostí o platbu a také s průběhem fyzických kontrol na místě. U některých bodů jsou připojeny příklady řešení možných situací a také naše nezávazná doporučení. Věříme, že příručka bude pro Vás v konečném důsledku užitečnou pomůckou k dosažení tohoto cíle. Přivítáme Vaše podněty a návrhy na její průběžné vylepšování či doplňování. Kolektiv autorů 3 28

1 Na co nezapomenout dříve, než POZNÁMKA Doporučujeme zkontrolovat a ověřit, zda uzavřená Smlouva o poskytnutí dotace z rozpočtu Regionální rady (dále jen Smlouva) obsahuje zejména následující náležitosti a pokud ano, zda jsou finanční a časové údaje aktuální vzhledem k fázi realizace projetu. V případě, že se Vašeho projektu týkají některá speciální ustanovení (např. v bodech e, f), doporučujeme se s příslušnou problematikou seznámit v rámci dále uvedených specifických dokumentů. 1.1 Důležitá ustanovení Smlouvy z hlediska finančního řízení: a) jednoznačné vymezení účelu poskytované dotace v následující struktuře: prioritní osa, projekt, rozpočet projektu b) časový harmonogram plnění (datum zahájení a ukončení projektu) c) rozdělení výše dotace na podíl odpovídající prostředkům z rozpočtu EU (SF) a podíl národního financování z rozpočtu Regionální rady (dále jen RR) (maximální procentní určení výše prostředků odpovídající podílu prostředků z rozpočtu EU (SF) a podílu národního financování a stanovení maximální částky, která může být na daný projekt vyplacena) d) sjednání výše podílu tzv. národních veřejných zdrojů, které je příjemce povinen zajistit a prokázat (viz kapitola 8 Spolufinancování) e) v případě, že projekt zakládá veřejnou podporu, je tato skutečnost ve Smlouvě jednoznačně uvedena? f) v případě, že se jedná o projekt vytvářející příjmy, je tato skutečnost ve Smlouvě jednoznačně uvedena? g) v rámci rozpočtu projektu jsou transparentně a jednoznačně odděleny tzv. způsobilé a nezpůsobilé výdaje projektu? Jsou správně vyplněny položky neinvestičních výdajů? h) v případě, že v rámci projektu jsou Řídícím orgánem (dále jen ŘO) stanoveny požadavky na pojištění majetku, jsou tyto plněny? UPOZORNĚNÍ Smlouva může být změněna pouze písemně, formou očíslovaného dodatku, a to v souladu s daným programem a manuály ŘO. Při porušení podmínek stanovených Smlouvou se postupuje dle zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů nebo dle sankčních ustanovení Smlouvy. 4 28

1.2 Ostatní tipy, čemu věnovat zvýšenou pozornost a) skutečnosti, že čerpání dotace podléhá Vaší povinnosti realizovat tyto výdaje v souladu se zákonem o zadávání veřejných zakázek a realizace výběrových řízení podléhá kontrole ze strany poskytovatele dotace. Současně platí, že nelze provést úhradu dotace před ukončením kontroly příslušné veřejné zakázky! (viz Příručka pro příjemce, kap. 2.2.2 Pravidla pro výběr dodavatelů, a Metodický pokyn pro zadávání veřejných zakázek, kap. 5 Kontrola) b) požadavku na oddělené sledování projektu v rámci Vašeho účetnictví, zejména funkčnímu nastavení vnitřních účetních postupů tak, aby navazující reporting a prokazování výdajů či případných příjmů pro Vás nebylo zbytečnou administrativní a časovou zátěží c) v případě, že Váš projekt má investiční část, doporučujeme prostudovat podmínky pro uplatňování možností zápočtu více a méně prací (viz Metodický pokyn pro způsobilé výdaje a vícenáklady, kap. 6 Vícenáklady a vícepráce) a v návaznosti na ně nastavit vnitřní postupy. 5 28

2 Žádost o platbu 2.1 Konzultace před podáním žádosti o platbu Konzultace před podáním žádosti o platbu je zaměřena na preventivní odstranění administrativních nedostatků finančního charakteru s cílem zvýšit efektivitu při provádění vlastní administrativní kontroly. Konzultace bude zaměřena zejména na posouzení způsobilosti výdajů, které hodláte předložit v nejbližší žádosti o platbu. Konzultace před podáním žádosti o platbu se provádí povinně v následujících případech: a) vždy, když se jedná se o první žádost o platbu v rámci projektu b) vždy když v předchozí žádosti o platbu, v rámci projektu, došlo k hlášení podezření na nesrovnalost nebo přímo k zjištění nesrovnalosti c) provedení konzultace iniciuje sám příjemce d) na základě výzvy řídícího orgánu Konzultaci před podáním žádosti o platbu je možné provést dle dohody (a volné kapacity) kdykoliv v intervalu do 10 pracovních dnů před plánovaným termínem podání monitorovacího hlášení s žádostí o platbu (rozumí se termín uvedený ve Smlouvě). Konzultace se provádí v prostorách RR MS, za přítomnosti a spolupráce příjemce (potřebná je účast účetní/ho) a má neformální charakter. Ke konzultaci předložte minimálně následující doklady a dokumenty: a) Žádost o platbu (příloha č. 5 PPP) b) Smlouvy s dodavateli (bližší specifikace popsána v příloze č. 2 PPP) c) oddělenou účetní evidenci pro projekt (bližší specifikace popsána v příloze č. 2 PPP) d) soupisku účetních dokladů (příloha č. 6 PPP) e) účetní doklady (bližší specifikace popsána v příloze č. 2 PPP) UPOZORNĚNÍ V případě, že konzultace před podáním žádosti o platbu proběhne bez závad a zjištění, je možné na místě provést digitalizaci originálních účetních dokladů. 2.2 Náležitosti Žádosti o platbu Žádost o platbu je nedílnou přílohou Monitorovacích hlášení se žádostí oplatbu nebo Závěrečné monitorovací zprávy (viz Příručka po příjemce, kap. 3 Monitoring projektu) a měla by vždy obsahovat: a) vyplněný formulář žádosti o platbu (příloha PPP, č. 5 Žádost o platbu) 6 28

b) vyplněný přehled o čerpání prostředků (součást formuláře Žádosti o platbu) c) relevantní výpis z účetnictví příjemce k projektu (viz kapitola 6 Účetnictví příjemce) Spolu s výše uvedenými přílohami předložíte další související dokumenty, nutné pro proplacení výdajů projektu: a) soupisku účetních dokladů (příloha PPP, č. 6a Soupiska účetních dokladů) b) účetní doklady 1 (bližší specifikace popsána v příloze PPP, č. 2 Monitorovací hlášení s žádostí o platbu) c) výpisy z účtu (bližší specifikace popsána v příloze PPP č. 2 Monitorovací hlášení s žádostí o platbu). Doplňující doklady a podklady, které mohou být požadovány v závislosti na charakteru Vašeho projektu: a) u projektu vytvářejícího příjmy jde o doložení dokladů dle Metodického pokynu pro projekty vytvářející příjmy b) v případě využití pravidla o zápočtu více a méně prací doklady dle příslušné části Metodického pokynu pro způsobilé výdaje a vícenáklady, kap. 6 Vícenáklady a vícepráce c) v případě změny rozpočtu změnový formulář (příloha PPP, č. 9 Změny v rozpočtu) d) v případě požadavku na zajištění národních veřejných zdrojů příjemcem (musí být uvedeno ve Smlouvě) a součastně v případě, že se jedná o první žádost o platbu je zapotřebí prokázat předmětnou skutečnost (např. Smlouva o spolufinancování s obcí apod.). Před podáním žádosti o platbu doporučujeme: a) zkontrolovat návaznosti na údaje ve Smlouvě (harmonogram, rozpočet, ) b) ověřit, zda je administrativně uzavřena a uhrazena předchozí žádost o platbu c) zkontrolovat, zda finanční údaje v aktuální žádosti o platbu navazují na předchozí žádost o platbu ve schválené verzi d) jednotným způsobem označit u všech předkládaných dokladů i jednotlivé listy registračním číslem projektu (např. razítkem) e) ověřit, zda všechny předkládané dokumenty jsou v souladu s Metodickým pokynem pro vykazování výdajů f) přesvědčit se, zda všechny předkládané dokumenty jsou jednoznačné a průkazné. 1 Od 1. 7. 2008 příjemce zapůjčuje účetní doklady a doklady o úhradě výdajů pouze v originále, Originály dokladů budou digitalizovány na odboru plateb ÚRR v rámci 1 pracovního dne, max. do 3 pracovních dnů. Bezprostředně po digitalizaci se Vám tyto dokumenty vrací zpět. 7 28

3 Zaměření administrativní kontroly Při kontrole předložených dokladů se zaměříme na to, zda všechny předložené doklady jsou správně zaznamenány v soupisce účetních dokladů, zda a jak jsou zavedeny v účetnictví, zda mají všechny přílohy, zda byly řádně uhrazeny a zda jsou v souladu se smlouvou s dodavatelem služeb/výrobků. Současně musí být tzv. způsobilým výdajem (viz kapitola 5 Způsobilost výdajů). 3.1 Soupiska účetních dokladů Dokumenty k předložení: - správně a úplně vyplněná soupiska účetních dokladů - účetní doklady 2 (faktury, pokladní doklady, timesheet apod.) - smlouva o dílo nebo objednávka, zjišťovací protokoly, předávací protokol na práce/dodávky zboží uvedené na účetních dokladech Na co si dát pozor: - uvedení registračního čísla projektu (jasná identifikace) na každé stránce účetního dokladu - soulad a vazby předložených účetních dokladů na soupisku účetních dokladů - na soupisce účetních dokladů vyplněn kód výdaje (tj. kód u položek rozpočtu) - na soupisce účetních dokladů řádně vyplněny investiční a neinvestiční výdaje v souladu se zaúčtováním - soulad předložených dokladů (množství, jednotkové ceny a další) s příslušnou smlouvou o dílo apod. - na soupisce účetních dokladů řádně vyplněny nezpůsobilé výdaje projektu, které v případě projektu nevytvářejícího příjmy nedokládáte 3.2 Náležitosti účetních a daňových dokladů 3.2.1 Náležitosti účetního dokladu Účetním dokladem jsou průkazné účetní záznamy, které obsahují: - označení účetního dokladu - obsah účetního případu a jeho účastníky 2 Od 1. 7. 2008 příjemce zapůjčuje účetní doklady a doklady o úhradě výdajů pouze v originále, Originály dokladů budou digitalizovány na odboru plateb ÚRR v rámci 1 pracovního dne, max. do 3 pracovních dnů. Bezprostředně po digitalizaci se Vám tyto dokumenty vrací zpět. 8 28

- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství - další doklady prokazující účelnost, efektivnost a hospodárnost výdaje - okamžik vyhotovení účetního dokladu - okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení - podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. 3.2.2 Náležitosti daňového dokladu a) Běžný daňový doklad musí obsahovat: - obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění - daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje plnění - obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění - daňové identifikační číslo, pokud je osoba, pro kterou se uskutečňuje plnění, plátcem - evidenční číslo daňového dokladu - rozsah a předmět plnění - datum vystavení daňového dokladu - datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu - jednotkovou cenu bez daně, a dále slevu, pokud není obsažena v jednotkové ceně - základ daně - základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně, a odkaz na příslušné ustanovení zákona č. 235/2004 Sb. o DPH, ve znění pozdějších předpisů - výši daně uvedenou v korunách a haléřích, popřípadě zaokrouhlenou na desítky haléřů nebo na padesátihaléře. b) Zjednodušený daňový doklad musí obsahovat: 9 28

- obchodní firmu nebo jméno a příjmení, popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění - daňové identifikační číslo plátce, který uskutečňuje zdanitelné plnění - evidenční číslo daňového dokladu - rozsah a předmět zdanitelného plnění - datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí platby, podle toho, který den nastane dříve - základní nebo sníženou sazbu daně - částku, kterou plátce získal nebo má získat za uskutečňované zdanitelné plnění celkem 3.3 Úhrady, platby v hotovosti, ostatní - uhrazení částek, dle soupisky účetních dokladů, dokládá příjemce předložením originálního výpisu z bankovního účtu či pokladním výdajovým dokladem - platby v hotovosti maximálně do výše 10.000 Kč - při platbě kartou jde o bankovní převod, tudíž neplatí limit pro platbu v hotovosti Na co si dát pozor: - každá částka na výpise z účtu musí být jednoznačně identifikovatelná k účetnímu dokladu (variabilní a specifické symboly, datum) DOPORUČENÍ Další užitečné informace, zejména pokud jde o druhové členění výdaje a s tím souvisejících rozdílů při administraci a dokládání dokladů, najdete v Metodickém pokynu pro vykazování výdajů. UPOZORNĚNÍ Pro urychlení procesu proplacení Žádosti o platbu doložte k první žádosti aktuální účtovou osnovu účetní jednotky a všechny vnitřní směrnice a předpisy, kterými se při účtování řídíte. 3.4 Soulad se smlouvou o dotaci Příjemce dotace může žádat o platbu pouze v termínech uvedených ve Smlouvě. Při nastavování žádostí o platbu do Smlouvy musí příjemce respektovat tyto požadavky na jednu žádost o platbu: 10 28

a) prostředky požadované k proplacení v rámci žádosti o platbu 3 musí být v minimální výši 15 % celkové přidělené dotace projektu a zároveň nesmí být nižší než 300.000 Kč. b) délka období, za něž se jednotlivá monitorovací hlášení s žádostí o platbu předkládají, musí být min. 3 měsíce c) žádost o platbu není možno předložit dříve než je finálně ukončena kontrola předchozího monitorovacího hlášení s žádostí o platbu a prostředky proplaceny na účet příjemce d) harmonogram monitorovacích hlášení s žádostí o platbu včetně jejich plánované výše musí mít příjemce nastaveny již ve Smlouvě e) u projektů předložených v rámci oblasti podpory 5.2 Podpora absorpční kapacity jiným subjektem než RR, není umožněno předkládání průběžné žádosti o platbu. O proplacení příslušné výše dotace může příjemce žádat teprve po ukončení celého projektu, a to v rámci závěrečné monitorovací zprávy, jejíž součástí je žádost o platbu. Výše této platby není omezena, tzn. neplatí podmínky uvedené v bodě a). UPOZORNĚNÍ Z hlediska Vašeho projektu to znamená, že můžete dostávat platby průběžně (máte-li to nastaveno ve Smlouvě). V ideálním případě si o ně můžete žádat co 3 měsíce, avšak musíte počítat s časem na schválení Vaší žádosti o platbu a na převod finančních prostředků. Tento proces bude trvat ideálně 40 pracovních dnů, a to v případě, že ve Vaší žádosti o platbu nebudou nalezeny žádné nedostatky. V případě chyb či nejasností vpředložené žádosti o platbu (příp. v hlášení, které podáváte současně s žádostí o platbu či v jeho přílohách) se tento proces prodlužuje (viz kapitola 4 Lhůty proplácení). 3 Žádost o platbu ve standardizovaném formátu je přílohou zprávy monitorovací hlášení s žádostí o platbu resp. závěrečné monitorovací zprávy. 11 28

4 Lhůty proplácení K zahájení kontroly dokladů předložených s žádostí o platbu musí být předchozí žádost o platbu proplacena. Schvalovací proces předcházející úhradě žádosti o platbu je třístupňový a voptimálním případě trvá 40 pracovních dnů. V rámci každého stupně kontroly je ŘO oprávněn požadovat doplnění neúplných dokladů, maximálně však 2krát na každém stupni. Lhůta pro doložení chybějících nebo neúplných dokladů je pro každý stupeň kontroly stejná. V prvním případě jde o 10 pracovních dnů a ve druhém o 5 pracovních dnů viz obrázek. UPOZORNĚNÍ Pro opětovné provedení kontroly dodatečně předložených podkladů má ŘO k dispozici lhůtu 5 až 10 pracovních dnů, o které se doba administrace žádosti o platbu prodlužuje (viz Příručka pro příjemce, kap. 3 Monitoring projektu). Obrázek: Časové schéma administrativního zpracování Monitorovacího hlášení se žádostí o platbu resp. Závěrečné monitorovací zprávy. 20 10 10 podání žádosti o platbu 20 10 + 5 20 10 + 5 40 pracovních dnů 10 5+5 10 + 5 10 10 10 + 5 10 + 10 5+5 10 10 + 10 5+10 90 pracovních dnů 125 pracovních dnů (!!) převod prostředků Legenda: standardní čas doplňování, dodatečné kontroly 12 28

UPOZORNĚNÍ Pokud zjištěné nedostatky vrámci příslušných kontrolních stupňů neodstraníte ve výše uvedených termínech, nebudou Vám nedostatečně doložené výdaje v předložené žádosti o platbu proplaceny. Tyto výdaje (po odstranění zjištěných nedostatků) však můžete znovu nárokovat k proplacení v rámci dalšího Monitorovacího hlášení sžádostí o platbu nebo v Závěrečné monitorovací zprávě. 13 28

5 Způsobilost výdajů Způsobilými výdaji jsou ty výdaje projektů v rámci stanoveného období, které mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů a Fondu soudržnosti (dále jen Fondů EU ) a odpovídají zaměření operačních programů. Způsobilé výdaje jsou oficiálním pojmem překladů nařízení a jsou ekvivalentem pro uznatelné, oprávněné či přijatelné výdaje. Způsobilost konkrétního výdaje projektu je posuzována z několika hledisek. 5.1 Obecné hledisko způsobilých výdajů: a) soulad s evropskou a českou legislativou a s operačními programy, včetně navazujících dokumentů b) vynaložení v souladu s cíli programu a v bezprostřední souvislosti s realizací projektu c) přiměřenost (způsobilé výdaje odpovídají cenám v místě a čase obvyklým) a vynaložení v souladu s principy hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti. UPOZORNĚNÍ Konkrétní projekt musí odpovídat specifickým podmínkám příslušné Výzvy a jeho realizace rozpočtu projektu, který je nedílnou součástí Smlouvy. Příjemce je povinen, v případě pochybností ŘO, obhájit přiměřenost realizovaných výdajů a jejich soulad s výše uvedenými principy hospodárnosti, účelnosti a efektivnosti. Výdaje musí být příjemcem uhrazeny! 5.2 Časová způsobilost výdajů Časovou způsobilost výdajů definuje Smlouva. Počáteční datum způsobilosti výdajů projektu je obecně stanoveno od 1. 1. roku, který předchází roku vyhlášení dané Výzvy. Výjimkou jsou výdaje na projektovou dokumentaci (dokumentace pro územní a stavební řízení) a na studii proveditelnosti, které jsou způsobilé od 1. 1. 2007. Příklad: Projekty předložené do výzev vyhlášených v roce 2009 mají způsobilost výdajů, mimo stanovené výjimky, od 1. 1. 2008. Pro výdaje projektů, kterým je podpora poskytována na základě Nařízení Komise (ES) č. 1628/2006 ze dne 24. října 2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy na vnitrostátní regionální investiční podporu, které jsou způsobilé dnem přijatelnosti projektu, tzn. dnem vydání písemného potvrzení poskytovatele dotace o tom, že projekt s výhradou konečného výsledku podrobného prověření splňuje podmínky způsobilosti vymezené tímto režimem podpory. Pro výdaje projektů, kterým je podpora poskytována na základě nového Nařízení Komise (ES) č. 800/2008 ze dne 6. srpna 2008, o použití článků 87 a 88 Smlouvy na vnitrostátní regionální investiční podporu, jsou způsobilé ode dne registrace projektu řídícím orgánem 14 28

ROP MS (Regionální radou), kterým se rozumí datum, uvedené ve formuláři o registraci projektu. Koncové datum způsobilosti výdajů u projektů je stanoveno v příslušné výzvě k předkládání projektů. UPOZORNĚNÍ Ke způsobilým výdajům se váže jak stanovení výše poskytnuté dotace, tak její vyúčtování ve vztahu ke skutečně realizovaným způsobilým výdajům. Problematika způsobilých výdajů je komplexně řešena v rámci Metodického pokynu pro způsobilé výdaje a vícenáklady. 5.3 Nezpůsobilé výdaje ROP Moravskoslezsko Druhy výdajů, které všeobecně nebudou považovány za způsobilé pro podporu z ROP Moravskoslezsko (pokud výzva k předložení projektů nestanoví jinak): a) nezpůsobilé výdaje podle článku 7 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1080/2006 ze dne 5. července 2006 o Evropském fondu pro regionální rozvoj a o zrušení nařízení (ES) č. 1783/1999: - úroky z úvěrů; - nákup pozemků za částku převyšující 10 % celkových způsobilých výdajů projektu; - DPH s nárokem na odpočet; b) ostatní nezpůsobilé výdaje ROP Moravskoslezsko (pokud výzva k předložení projektů nestanoví jinak): - výstavba, obnova nebo modernizace bytových domů a bytových jednotek; - režijní náklady u projektů, které neobsahují křížové financování; - zákonem nestanovené příspěvky zaměstnancům; - soudní a celní poplatky; - sankce, pokuty, penále a výdaje na právní spory; - výdaje na běžné opravy a údržbu (nevztahuje se na opravu památek v projektech, které nezakládají veřejnou podporu); - daň z příjmů, daň darovací, daň dědická, daň z nemovitostí, daň z převodu nemovitostí, daň silniční; - výdaje partnerů; - cestovní náhrady (vyjma oblastí podpory 3.1, 2.4, 5.2 u projektů nepředkládaných Regionální radou, dílčí oblasti podpory 2.2.4 a křížového financování); 15 28

- spotřební zboží a provozní materiál u projektů, které neobsahují křížové financování (způsobilá je pouze věc zařazená do majetku); - odpisy v hlavních výdajích; naopak způsobilé jsou odpisy v doplňkových výdajích a v křížovém financování; - pořízení zvířat; - pořízení dopravních prostředků; - výdaje nad limity stanovené v kap. 5.1 Metodického pokynu pro způsobilé výdaje a vícenáklady; - věcné příspěvky. UPOZORNĚNÍ V případě, že projekt zakládá veřejnou podporu musí se řídit v návaznosti na závaznou legislativu odlišnými pravidly. Řídící orgán ROP Moravskoslezsko aplikuje na projekty, které zakládají veřejnou podporu (mimo oblast podpory 1.2 a 1.3.2), pravidla regionální investiční podpory (dále jen RIP ) dle Nařízení Komise (ES) č. 1628/2006 a od srpna 2008 dle nařízení Komise (ES) č. 800/2008 a dále dle Pokynů k regionální podpoře na období 2007-2013 (viz Metodický pokyn pro způsobilé výdaje a vícenáklady, kap. 4 Veřejná podpora ve vztahu ke způsobilým výdajům ROP). 16 28

6 Účetnictví příjemce 6.1 Zaúčtování účetních případů Výdaje dotovaných projektů musí být identifikovatelné a prokazatelné a musí být doložitelné potvrzenými účetními doklady, což je primárně dáno ustanovením článku 78 odst. 1 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. Výdaje musí být zachyceny odpovídajícím způsobem a v souladu s požadavky legislativy zákona o účetnictví. Povinnou součástí žádosti o platbu jsou Soupiska účetních dokladů (viz příloha PPP, č. 6a Soupiska účetních dokladů), a příslušný výpis hlavní účetní knihy, ze které musí být patrny všechny účty, na něž byly jednotlivé transakce (pohyby, výdaje) zaúčtovány (je nutné také doložit vaši aktuální účetní osnovu). Na účtu peníze na cestě se nesmí objevit žádný záznam, který by byl zahrnut do žádosti o platbu. Veškeré platby, které chcete proplatit musí být definitivně a v souladu se závaznou legislativou zaúčtovány. 6.2 Průkaznost Je nutné zajistit průkaznost Vašeho účetnictví dle zákona č. 563/1991 Sb, o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Zkontrolujte si, zda jsou předložené účetní doklady správné, průkazné, srozumitelné, vedené průběžně a chronologicky, způsobem zaručujícím jejich trvalost. Důležité je, aby nedošlo k zaevidování více účetních dokladů pod jedním (totožným) číslem. Účetní doklad, dokládající přímý vztah k projektu, předkládejte s relevantním počtem příloh (objednávka, smlouva atd.) viz Metodický pokyn pro vykazování výdajů. 6.3 Oddělená účetní evidence projektu Povinnost vedení oddělené účetní evidence projektu u příjemce je dána ustanovením článku 60 písm. d) Nařízení Rady č. 1083/2006. Jednotlivé účetní operace (záznamy) vztahující se k realizaci projektu musí být transparentně odděleny od ostatních operací/záznamů netýkajících se daného projektu např. střediskovým vedením účetnictvím, projektovým sledováním apod. (dle možností vašeho účetního systému). Vhodné je používat i odlišné analytické účty. Nezapomeňte, že oddělená účetní evidence se týká také daní (příjemce dotace, který je plátce DPH, má DPH nezpůsobilým výdajem. Příjemce dotace, který není plátcem DPH, má DPH způsobilým výdajem). Problematika vedení odděleného účetnictví také nepřímo souvisí spovinností prokazovat skutečnou úhradu všech výdajů. Doporučujeme zvážit výhody a nevýhody zavedení samostatného bankovního účtu, nicméně samostatný bankovní účet není podmínkou. Budete-li mít jeden bankovní účet pro více projektů či celou účetní jednotku je nutné zajistit jednoznačnou identifikaci platebních operací vztahujících se k projektu financovaného ŘO. 17 28

UPOZORNĚNÍ Číslo bankovního účtu, které budete užívat k proplácení výdajů a příjmu dotace se uvádí již při vyplňování žádosti v BENEFIT 7+. Případná změna účtu podléhá pravidlům podstatných změn uvedených v Příručce pro příjemce, kap. 2.3 Změny v realizaci projektu. 6.4 Náležitosti účetnictví příjemce pro účely žádosti o platbu: a) výpis z účetnictví příjemce (analytická evidence, střediskové, projektové sledování apod.) zahrnující všechny výdaje projektu a to jednak ve vazbě na aktuálně podanou žádost o platbu, jednak kumulovaný předchozí nebo aktuální stav b) podpisy osob odpovědných za formální a věcnou kontrolu na účetních dokladech c) k dokladu je připojen účtovací předpis včetně data a podpisu osoby odpovědné za zaúčtování. Na co si dát pozor: - soulad vazby výpisu z účetnictví na soupisku účetních dokladů (viz kapitola 3 Zaměření administrativní kontroly) - návaznost na předchozí žádost o platbu v rámci projektu - 100% soulad s legislativou, tj. všechny náležitosti účetního a daňového dokladu - průkaznost předkládaných účetních záznamů - případné opravy na účetních dokladech či krycích listech jsou v souladu s 35 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. 18 28

7 Rozpočet projektu, více a méně práce Finanční kontrola projektu probíhá ve dvou úrovních. Základní finanční kontrola probíhá na úrovni rozpočtu projektu a jejím hlavním smyslem je kontrola účelu, pro který byla dotace poskytnuta. Mimo to probíhá kontrola v rámci dílčích rozpočtových položek, kde hlavním smyslem je posouzení efektivnosti vynaložených prostředků. Na obou výše uvedených úrovních je příjemci umožněna určitá (dále definovaná) míra autonomie pro provádění tzv. nepodstatných změn projektu ve finanční oblasti. Současně platí, že vše nad rámec nepodstatných změn je považováno za změny podstatné a příjemce musí v takovém případě postupovat podle pokynů v Příručce pro příjemce, kap. 2.3 Změny v realizaci projektu. 7.1 Rozpočet projektu Rozpočet projektu má jednotnou a závaznou strukturu pro celý ROP Moravskoslezsko. Jde o primární závazný finanční dokument, který je nedílnou součástí Smlouvy o poskytnutí dotace. Jakékoliv eventuální zvýšení rozpočtu projektu je vždy povinen financovat příjemce. 7.2 Změny v rozpočtu Změny v rozpočtu jste oprávněni provádět za dobu trvání projektu pouze mezi položkami v rozpočtu, které jsou v objemu do 10% položky z níž jsou prostředky přesouvány do objemu max. 30% položky do níž jsou prostředky přesouvány. Tyto změny můžete provádět bez formálního schvalování RR, ale musíte o nich v rámci monitorovacích hlášení informovat. Takto definované změny jsou považovány za tzv. nepodstatné změny projektu. 7.2.1 Změny v rámci dílčí rozpočtové položky 4 U investičních dodávek a stavebních prací existuje oprávněný předpoklad, že nebude možné v plné míře dodržet rozpočtovaný výkaz výměr, na jehož základě se realizuje výběrové řízení na dodavatele a to zejména v důsledku změn v realizaci nebo i dílčích chyb v projektové dokumentaci. Z metodologického hlediska by však měla být každá změna nad smluvně daný výkaz výměr Řídícím orgánem posuzována jako nezpůsobilý výdaj. Kompromisním řešením naznačeného rozporu je na úrovni Řídícího orgánu ROP MS přijato pravidlo, které umožňuje příjemci (tzn. nejedná se o povinnost nýbrž možnost), v rámci dílčí investiční zakázky stavebního charakteru uplatnit princip zápočtu více a méně prací a to do limitu 10 % z objemu vysoutěžené ceny příslušné zakázky (viz Metodický pokyn pro způsobilé výdaje a vícenáklady, kap. 6 Vícenáklady a vícepráce). 7.3 Vícepráce Za vícepráce jsou z hlediska jejich způsobilosti v rámci programu ROP MS považovány všechny práce, dodávky a služby, které nebyly zahrnuty ve schválené projektové žádosti, případně také ty, které nebyly vysoutěženy v rámci příslušného výběrového řízení, nebo u nichž došlo k navýšení počtu měrných jednotek. 4 Platí pouze pro položku 05 Hlavní výdaje stavební část a nákup technologií 19 28

7.4 Méněpráce Méněpráce jsou práce, které jsou zahrnuty vpředmětu díla dle smlouvy mezi příjemcem a zhotovitelem (uzavřené na základě řádného výběrového řízení), ale jsou realizovány v menším nebo nulovém rozsahu (při zachování sledovaných parametrů projektu). 7.5 Podmínky pro zápočet více a méněprací u stavebních prací (nepodstatná změna) a) objem víceprací nepřesáhne 10 % celkové vysoutěžené ceny a zároveň nesmí být vyšší než objem méněprací, a to ani v rámci průběžného financování b) každá více a méněpráce je zdokumentována a zaznamenána ve stavebním deníku nebo jiném adekvátním dokumentu, podepsána statutárním orgánem příjemce či jím pověřenou osobou, zodpovědnou osobou dodavatele a hlavním inženýrem v rámci inženýrského dozoru, pokud je vyžadován a vykonáván. Takto doloženy musí být všechny více a méněpráce řídícímu orgánu c) dokumentace zahrnující více a méně práce u každé dílčí položky soupisu stavebních prací svýkazem výměr (dále jen stavební položkový rozpočet), předkládaná k žádosti o platbě, musí být vrozsahu definovaném Metodickým pokynem pro způsobilé výdaje a vícenáklady, kap. 6 Vícenáklady a vícepráce d) v rámci smlouvy mezi dodavatelem a příjemcem musí být uvedeno ujednání o vícepracích včetně možnosti zápočtu víceprací s méněpracemi e) zadání víceprací dodavateli musí být vsouladu se zákonem č. 137/2006 Sb. (o veřejných zakázkách) a Metodickým pokynem pro zadávání veřejných zakázek f) předmět(y) víceprací musí splňovat všechna ostatní obecně závazná kritéria pro realizaci výdajů v rámci ROP MS, zejména kritéria účelnosti, hospodárnosti a efektivnosti g) předmětem víceprací v režimu nepodstatné změny (tzn. bez schvalování URR) nemohou být dále zejména: - změny s přímou či nepřímou vazbou na účel a indikátory projektu - technologické a jiné změny projektu nebo jeho části ve vztahu k platné projektové dokumentaci vpředepsaném stupni (DSP) např. změna způsobu založení stavby, změna stavební technologie pro provedení hrubé stavby apod. - jakékoliv změny, které by v úhrnu za jednotlivou dílčí položku stavebního položkového rozpočtu víceprací znamenaly nárůst větší než 250.000,- Kč (rozumí se za celou dobu realizace projektu) h) zdůvodnění každé vícepráce v projektu uplatňované v rámci příslušné žádosti o platbu musí být uvedeno v příslušné monitorovací zprávě, a to i v tom případě, že bylo předem konzultováno s pověřeným referentem odboru implementace programu na straně URR a doloženo dodatkem smlouvy se zhotovitelem. Pokud budete chtít provést vzájemný zápočet více a méně prací, jako nepodstatnou změnu, jste povinni splnit současně všechny výše uvedené podmínky. Při oznamování nepodstatné 20 28

změny postupuje dle Příručky pro příjemce, kap. 2.3 Změny v realizaci projektu a zároveň dokládáte všechny související náležitosti. Nesplnění jakékoliv z výše uvedených podmínek znamená podstatnou změnu, která podléhá režimu schvalování a dále postupuje dle pokynů v Příručce pro příjemce, kap. 2.3 Změny v realizaci projektu. 7.6 Vícepráce v případě dodávek a služeb Vícepracemi v případě dodávek a služeb se rozumí každé překročení jednotlivé položky seznamu dodávek či služeb s výjimkou tzv. souhrnných položek. Souhrnnou položkou v případě dodávek a služeb se pro potřeby ROP MS rozumí takový souhrn dílčích položek, u nichž je jednoznačně a průkazně doložen vztah ke schválenému účelu více viz Metodický pokyn pro způsobilé výdaje a vícenáklady, kap. 6 Vícenáklady a vícepráce. 21 28

8 Spolufinancování Veškeré peněžní prostředky použité k financování celkových způsobilých výdajů (dále jen CZV) projektů, očištěných o příjmy, je možné rozdělit na dvě skupiny: a) veřejné zdroje b) soukromé zdroje 8.1 Veřejné zdroje Vymezení veřejných zdrojů (dále jen VZ) vychází z definice veřejných výdajů 5 dle závazné Metodiky finančních toků MF ČR. V případě veřejnoprávních subjektů jsou za VZ považovány veškeré zdroje, které tyto subjekty vkládají do projektu ke krytí jeho CZV. V případě soukromých subjektů, jejichž vlastní zdroje není možné považovat za veřejné, je u prioritních os 3 a 4 stanoven požadavek na zajištění části zdrojů k financování CZV projektu od veřejnoprávních subjektů. Tyto zdroje jsou pro potřebu vykazování spolufinancování projektu také považovány za VZ. 8.2 Soukromé zdroje Za soukromé zdroje příjemce jsou považovány veškeré zdroje soukromých subjektů použité k financování projektu, které nesplňují definici veřejných výdajů. Spolufinancováním ze strany příjemce (tedy vlastními zdroji příjemce) se pak rozumí nejen soukromé zdroje příjemce, ale také část peněžních prostředků, které je příjemce v určitých případech povinen zajistit z VZ. Struktura spolufinancování a jeho výše je závislá na právní formě příjemce, jeho vazbě na veřejné rozpočty, ale také na vlastní struktuře financování konkrétního projektu (zejména z pohledu způsobilosti výdajů). Mohou tak nastávat různé varianty a kombinace struktury spolufinancování. Vždy však platí, že závazek příjemce musí být jasně formulován ve Smlouvě. 5 Veřejným výdajem je výdaj, který pochází ze SR, státních finančních aktiv, státních fondů, územních rozpočtů, rozpočtu EU, z rozpočtu mezinárodních organizací založených mezinárodní veřejnou smlouvou, anebo jakýkoli podobný výdaj. Za podobný výdaj se považuje výdaj pocházející z rozpočtu veřejnoprávních subjektů, sdružení jednoho nebo více regionálních či místních orgánů, veřejnoprávních subjektů jednajících v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby. Veřejnoprávním subjektem se rozumí jakýkoliv subjekt, který je založený nebo zřízený za zvláštním účelem uspokojování potřeb obecného zájmu, který nemá průmyslovou nebo obchodní povahu, má právní subjektivitu a je financován převážně státem, regionálními nebo místními orgány nebo jinými veřejnoprávními subjekty; nebo je těmito orgány řízen; nebo je v jeho správním, řídícím nebo dozorčím orgánu více než polovina členů jmenována státem, regionálními nebo místními orgány nebo jinými veřejnoprávními subjekty. 22 28

Struktura financování CZV projektů je u jednotlivých příjemců a typů projektů znázorněna v následujících tabulkách. Pro názornost je v tabulkách vždy uváděna maximálně možná míra dotace a minimálně požadovaná míra podílu soukromých zdrojů příjemce. V případech, kdy je pro spolufinancování projektu využita vyšší než minimálně požadovaná míra podílu soukromých zdrojů příjemce se přímo úměrně snižuje podíl ostatních složek na financování CZV očištěných o příjmy (tzn. snižuje se podíl dotace a VZ příjemce v poměru dle typu projektu a typu subjektu příjemce). Tabulka 1: Projekty bez veřejné podpory a nevytvářející příjmy Příjemce dotace CZV očištěné o příjmy celkové VZ VZ příjemce soukromé zdroje příjemce Veřejnoprávní subjekty 92,5 % 7,5 % 0,0 % Soukromé subjekty PO 1 a 2 92,5 % 0,0 % 7,5 % PO 3 a 4 92,5 % 0,0 % 7,5 % PO prioritní osy ROP Moravskoslezsko Tabulka 2: Projekty zakládající veřejnou podporu Příjemce dotace CZV očištěné o příjmy celkové VZ VZ příjemce soukromé zdroje příjemce Veřejnoprávní subjekty Soukromé subjekty Malý Střední Velký Malý Střední Velký PO 1 a 2 60,0 % 40,0 % 0,0 % PO 3 a 4 55,5 % 44,5 % 0,0 % PO 1 a 2 50,0 % 50,0 % 0,0 % PO 3 a 4 46,2 % 53,8 % 0,0 % PO 1 a 2 40,0 % 60,0 % 0,0 % PO 3 a 4 37,0 % 63,0 % 0,0 % PO 1 a 2 60,0 % 0,0 % 40,0 % PO 3 a 4 55,5 % 4,5 % 40,0 % PO 1 a 2 50,0 % 0,0 % 50,0 % PO 3 a 4 46,2 % 3,8 % 50,0 % PO 1 a 2 40,0 % 0,0 % 60,0 % PO 3 a 4 37,0 % 3,0 % 60,0 % 23 28

Tabulka 3: Projekty vytvářející příjmy- pro projekty nad 1 mil. EUR CZV v Kč Příjemce dotace celkové VZ VZ příjemce soukromé zdroje příjemce Veřejnoprávní subjekty MVD* CZV - MVD 0,0 Soukromé subjekty PO 1 a 2 MVD 0,0 CZV - MVD PO 3 a 4 MVD 8,11 % z MVD CZV - celkové VZ * maximální výše dotace vypočtená na základě principu finanční mezery 24 28

9 Křížové financování Křížové financování je upraveno v čl. 34 Nařízení Rady 1083/2006 o obecných ustanoveních o SF. Princip křížového financování umožňuje doplňkovým způsobem financovat aktivity spadající do působnosti Evropského sociálního fondu a to v rámci limitu 20% celkových způsobilých výdajů na projekt. O proplacení výdajů připadajících na křížové financování můžete požádat až při závěrečné žádosti o platbu. V této žádosti o platbu uvedete celkové výdaje způsobilé pro křížové financování. Závěrečná žádost o platbu musí být podložena proplacenými účetními doklady označenými dle způsobilosti ke křížovému financování. Je nutné dohlédnout na to, aby jste nepřekročili procentní limit křížového financování stanovený Smlouvou. Ve Smlouvě k projektu, který využívá křížové financování, máte stanovenou % výši limitu způsobilých výdajů (maximálně 20 %). Křížové financování lze použít ve výjimečných a řádně zdůvodněných případech (vzdělávání personálu, tvorba vzdělávacích programů, poskytování nových sociálních služeb) v oblastech: a) infrastruktury veřejných služeb (vzdělávání a sociální služby) b) cestovního ruchu a marketingu regionu a každá dílčí podoblast má svá specifika (viz Prováděcí dokument) UPOZORNĚNÍ Využít křížové financování můžete jen v případě, že jste jej uvedli v žádosti o dotaci a % výše limitu je uvedeno ve Smlouvě. 25 28

10 Dostupnost dokladů Veškeré doklady týkající se projektu musí být uchovány u příjemce a musí být k dispozici Komisi a Účetnímu dvoru EU, Řídícímu orgánu, Platebnímu a certifikačnímu orgánu, Auditnímu orgánu a subjektům uvedených v čl. 62 odst. 3 Nařízeni Rady (ES) č. 1083/2006 případně i dalším subjektům pokud to vyplývá ze závazné legislativy nebo je uvedeno ve Smlouvě, a to po dobu dle čl. 90 odst. 1 písm. a), b) Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006, tj.: a) do tří let od uzavření operačního programu, jak je stanoveno v čl. 89 odst. 3 Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 b) do tří let od roku, kdy došlo k částečnému uzavření, v případě dokladů týkajících se výdajů na operace a auditů operací podle čl. 90 odst. 2. Nařízení Rady (ES) č. 1083/2006. DOPORUČENÍ Vzhledem k tomu, že koncové datum je navázáno na procesy jejichž termín ukončení není taxativně dán, doporučujeme nastavit archivační lhůty u všech dokladů projektů nejméně do roku 2020. Současně upozorňujeme, že nesplnění povinnosti dostupnosti dokladů může vést až k povinnosti vrácení poskytnuté dotace! 26 28

11 Související dokumenty 1. Metodický pokyn pro způsobilé výdaje a vícenáklady 2. Příručka pro příjemce 3. Metodický pokyn pro vykazování výdajů 4. Metodický pokyn pro projekty vytvářející příjmy 5. Prováděcí dokument 27 28

12 Seznam zkratek CZV ERDF ES ESF EU FÚ MF ČR MVD NVZ OIP OPL PO PPP PVP RIP ROP MS RR ŘO ROP SF SR ÚRR VZ Celkové způsobilé výdaje Evropský fond pro regionální rozvoj Evropské společenství Evropský sociální fond Evropská unie Finanční útvar Ministerstvo financí České republiky Maximální výše dotace vypočtená na základě principu finanční mezery Národní veřejné zdroje Odbor implementace programu Odbor plateb Prioritní osa ROP Moravskoslezsko Příručka pro příjemce Projekty vytvářející příjmy Regionální investiční podpora Regionální operační program Moravskoslezsko Regionální rada Řídící orgán Regionálního operačního programu Moravskoslezsko Strukturální fondy Státní rozpočet Úřad Regionální rady Veřejné zdroje 28 28