Program Aktivity propojuje prvky softwarového a personálního auditu, které jsou zaměřeny na optimalizaci firemních nákladů. Slouží ke zjištění efektivity využívání softwarového a hardwarového vybavení a fondu pracovní doby. Jeho hlavní činností je monitorování toho, co se na pracovních stanicích děje. Program nenahrazuje standardní audit software, ale naopak je jeho důležitou součástí. Doplňuje totiž výsledky auditu software o pohled, jak jsou instalované licence skutečně využívány. V kombinaci s programem Správce IT tak umožňuje správné vyhodnocení auditu software a rozhodnutí managementu organizace o správném zakoupení příslušných licencí software. Výhody programu: Rychlá a snadná implementace Zjištění využívání instalovaných aplikací Odhalení používání nelegálního software Odhalení instalování a hraní her v pracovní době Odhalení zneužívání přístupu k Internetu Monitoring využívání pracovní doby Možnost propojení s aplikací Správce IT Princip fungování: Na každou pracovní stanici se nainstaluje klient, který běží trvale v paměti a v určených intervalech odesílá sledovaná data na síťový disk nebo FTP server. Vlastní aplikace provede zpracování zaslaných výsledků sledování a zobrazí výsledky formou přehledů a grafů. Výsledkem sledování je: a) Využití aplikací b) Používání internetu c) Vytížení počítačů d) Operační systém e) Sledování tisků Další možnosti programu: a) Sestavy a statistiky b) Personální audit c) Napojení na Správce IT vlastnosti 2
A) Využití aplikací Program zobrazuje podrobný přehled o využívání všech nainstalovaných aplikací, síťových a mailových služeb apod. Vyhodnocením lze na jednu stranu kvalifikovaně plánovat prostředky do rozvoje a zlepšení služeb spojených s konkrétními aplikacemi a na stranu druhou odhalit slabá místa, týkající se dostupnosti a bezpečnosti v provozu. využití aplikací Detailní analýza spuštěných aplikací odhalí: nejčastěji a nejdéle spouštěné aplikace průběh spouštění aplikací v průběhu časového období (měsíc, rok) zda jsou spouštěné aplikace licencovány nebo je lze použít zdarma neefektivně spouštěné aplikace (hry, hudba, video) celkovou dobu spuštění aplikace s porovnáním, kdy byla aplikace skutečně aktivní odeslanou a přijatou poštu seznam otevřených dokumentů programů typu DOC, XLS, PDF apod. při napojení na program Správce IT lze dále zjistit: > zda jsou spouštěné aplikace legální > zda jsou správně využívány 3
B) Používání internetu Program monitoruje činnost uživatelů na firemním intranetu nebo Internetu. Jedná se především o monitoring: navštívených stránek, kde monitoruje: > celkovou dobu spuštěného prohlížeče > celkovou skutečně aktivní dobu na všech stránkách > aktivní dobu na jednotlivých stránkách > URL adresu a nadpis okna navštívených stránek čas stráveny na chatu, kde monitoruje: > typ komunikačního programu (ICQ, Miranda, ) > seznam komunikujících osob > délku komunikace s jednotlivými osobami používání internetu 4
C) Vytížení počítačů Program sleduje v pravidelných intervalech vytížení CPU a velikost volné paměti. Na základě těchto údajů (lze je zobrazit v přehledném grafu vytížení) a podle počtu spuštěných aplikací, jejich skutečné aktivní doby a dalších parametrů lze odvodit, jak moc je počítač využíván. vytížení počítačů Lze tak velice snadno poznat počítače, které jsou pro uživatele výkonnostně příliš slabé nebo naopak zbytečně příliš výkonné. Dále lze podle sledování zapnutí a vypnutí počítače, zamknutí, usnutí počítače a průběhu spuštěných aplikací lze sledovat využití pracovní doby (začátek a konec pracovní doby, přestávky na oběd apod.) 5
D) Operační systém Program zobrazuje podrobný přehled o využívání funkcí operačního systému. Tento monitoring systému umožňuje objevit nebezpečné, škodlivé nebo nežádoucí funkce. Analýzou sledování operačního systému lze objevit: hraní her, které jsou součástí OS, v průběhu pracovní doby spuštění nebezpečných programů (defragmentace, format, ) úpravu registrů zásahy do servisů (registrace, stopnutí, ) spuštění screen saveru operační systém 6
E) Sledování tisků Na první čtvrtletí roku 2007 se připravuje modul pro podrobné sledování spuštěných tiskových úloh. V současné době je tento modul ve fázi testování. Při sledování tiskových úloh se zjistí následující informace: ID tiskové úlohy Datum, čas a kolik stránek se vytisklo Název počítače a tiskárny odkud se tisklo Název programu a případně název tištěného souboru Číslo portu, případně název serveru sdílené tiskárny sledování tisků Vyhodnocení tiskových úloh bude možné jak z hlediska počítačů odkud se tisklo, tak i z hlediska jednotlivých tiskáren. Program umí sledovat lokální, síťové i sdílené tiskárny. 7
Další možnosti programu: a) Sestavy a statistiky Sestavy a statistiky umožňují vytvářet tiskové výstupy, jejich vyhodnocením je možné lokalizovat problémové oblasti organizace nebo uživatele. Jedná se např. o sestavy: Seznamy spuštěných aplikací za počítače nebo uživatele během dne Seznamy spuštěných aplikací za počítače nebo uživatele za období Seznam zapnutí/vypnutí počítače Denní/měsíční/roční grafy spuštěných aplikací za počítač nebo uživatele Měsíční grafy spuštěných aplikací po dnech za počítač nebo uživatele Denní graf vytížení CPU a paměti za počítač Denní/měsíční/roční grafy spuštěných aplikací celkem Denní/měsíční/roční grafy nejdéle spuštěných aplikací za počítač Denní/měsíční/roční grafy nejdéle spuštěných aplikací celkem Seznam nejdéle navštívených stránek podle URL Seznam nejdéle navštívených stránek podle nadpisu okna Největší hráč her Největší návštěvník Internetu a další... sestavy a statistiky 8
b) Personální audit Program poskytuje přehled o využívání prostředků informačního systému pracovníky organizace. Jednotlivými reporty lze jednoznačně určit způsob a čas strávený konkrétním pracovníkem při práci s informačním systémem. personální audit Tyto výsledky a přehledy jsou zajištěny bez nutnosti přítomnosti cizích osob a zatížení vlastních pracovníků organizace. Vhodnou prezentací výsledků lze zefektivnit pracovní vytížení jednotlivých pracovníků. 9
c) Správce IT Program Aktivity lze provozovat zcela samostatně nebo ho lze napojit na společnou SQL databázi programu Správce IT. Toto napojení přináší následující výhody: společnou databázi vzorů software - pokud v programu Správce IT doplníte nebo aktualizujete nový vzor software, je okamžitě k dispozici i v aplikaci Aktivity. Není nutné tedy aktualizovat dvě aplikace. detekce licencí software - pokud v programu Správce IT přiřadíte nalezené nelegální instalaci zakoupenou licenci, promítne se do programu Aktivity, kde je vidět, že spuštěná aplikace je legálně nainstalovaná. analýza používání licencí audit software v programu Správce IT poskytne pouze informaci o tom, že daná licence (např. MS Office) je na počítači nainstalovaná (ať už legálně nebo nelegálně). Pomocí programu Aktivity lze zdokumentovat její používání a tím pádem vyhodnotit, zda investice do jejího zakoupení jsou oprávněné nebo zcela zbytečné. hw konfigurace počítačů pomocí programu Aktivity lze detekovat, jak jsou počítače v průběhu pracovní doby využívány a zda jejich konfigurace je dostatečné nebo je nutné přistoupit k upgrade. Taky lze zjistit počítače, které jsou zbytečně předimenzované. společné číselníky spojení uvedených aplikací má také výhodou ve společných číselnících odpovědných osob, pracovišť a organizačních jednotek. správce it 10