Soustava archivů v ČR

N_SAS / VŠFS / LS 2014 / KS Přednáška č. 9 + 10 Soustava archivů v ČR Hlavní okruhy problémů: I. Organizace archivnictví v ČR historický a legislativní základ II. Základní členění archivů v ČR III. Působnost správních orgánů na úseku archivnictví a výkonu SSL IV. Charakteristika hlavních druhů archivů v ČR 1. Základní členění archivů v ČR Archivy se člení na: 1/ veřejné - Národní archiv (NA) - Archiv bezpečnostních složek (ABS) - státní oblastní archivy (SOA) (státní okresní archivy = vnitřní organizační součásti SOA) - specializované archivy (SpecA) - bezpečnostní archivy (BA) - archivy územních samosprávných celků (AÚSC) 2/ soukromé - ostatní archivy zřizované právnickými a fyzickými osobami (SoukrA) 2. Působnost správních orgánů na úseku archivnictví a výkonu SSL Na základě zákona o archivnictví a o spisové službě v platném znění existují v ČR tyto archivně-správní orgány: - ministerstvo vnitra (MV) 1

- NA, ABS, SOA - příslušná ministerstva a další ústřední správní úřady + Česká národní banka, bezpečnostní sbory a zpravodajské služby + Kancelář Poslanecké sněmovny a Senátu + Kancelář prezidenta republiky pokud si zřídily SpecA nebo BA Působnost MV: - řídí výkon státní správy v oblasti archivnictví (vč. koncepcí) - 2. instance pro správní řízení: rozhodnutí NA, ABS a SOA - řídí odbornou činnost státních archivů a metodicky je usměrňuje - rozhoduje o akreditaci archivů - zajišťuje ochranu a evidenci (ústřední) archiválií - NAD - vyhlašuje inventuru archiválií (viz GI) - mezinárodní spolupráce a zastupování ČR v mezinárodních archivních institucích - vede evidenci správních archivů - vede evidenci archivů a kulturně-vědeckých institucí, které ukládají archiválie - schvaluje dohody archivů a scelování souborů archiválií - rozhoduje o vyřazení archiválií z evidence 3. Charakteristika hlavních druhů archivů v ČR NA = OSS a/působnost na úseku předarchivní péče (PP) - Kontroluje: výkon SSL u OSS, PO zřizovaných těmito OSS, PO zřízených zákonem s celostátní působností X mimo působnost ABS + kromě těch institucí, které si zřídily SpecA nebo BA 2

- Provádí výběr archiválií - ve skartačním řízení: u původců, u nichž kontroluje výkon SSL - Provádí výběr archiválií - mimo skartační řízení: u vrcholných orgánů celostátních institucí (PO, FO) + získaných darem, koupí + úschova - Rozhoduje o námitkách proti protokolu o provedeném skartačním řízení + o námitkách badatele - Posuzuje skartační protokoly SpA OSS s celostátní působností + SpecA PO zřízených zákonem - Ukládá sankce podle zákona o archivnictví - Vede základní a druhotnou evidenci archiválií b/ působnost na úseku archivní péče (AP) - Pečuje o archiválie - Nahlédací agenda a využívání archiválií - Akvizice archiválií - Vědecko-výzkumná činnost ABS = SpecA: podle zákona č. 181/2007 Sb., o Ústavu pro studium totalitních režimů a o Archivu bezpečnostních složek SOA = OSS, správní obvody SOA viz 48 ZoA a/ působnost na úseku PP - Kontroluje: výkon SSL u OSS v krajích, s výjimkou, kde mají své kompetence NA a ABS + u institucí, které si zřídily SpecA a BA - Výběr archiválií ve skartačním řízení : u institucí, kde kontroluje výkon SSL - Výběr archiválií mimo skartační řízení: PO zapsané v OR a další vybrané subjekty - Ostatní ad působnost NA 3

b/ působnost na úseku AP - Ad působnost NA V současnosti v ČR (územní působnost): SOA Praha SOA Třeboň SOA Plzeň SOA Litoměřice MZA Brno SOA Zámrsk ZA Opava SpecA = nutnost akreditace - Dohlíží na výkon SSL u svého zřizovatele - Provádí výběr archiválií ve skartačním řízení u původce - Provádí výběr archiválií mimo skartační řízení (dar, koupě, úschova) - Vede základní evidenci archiválií - Na žádost předkládá NA nebo SOA k posouzení skartační protokoly - Využívání uložených archiválií V současnosti v ČR: A KPR A Pražského hradu A PS A Senátu A MZV VHA A Českého rozhlasu A ČT A AV ČR A UK v Praze A MU v Brně A ČVUT Praha A NM v Praze LA PNP v Praze A NG v Praze A NK v Praze A NTM v Praze NFA ÚA zeměměřičství a katastru A DIAMO A ČNB A U H. Králové A UP Olomouci ABS v Praze 4

BA = podle zákona o archivnictví: zřizují MV, ministerstvo obrany, ministerstvo zahraničních věcí, NBÚ, bezpečnostní sbory a zpravodajské služby - Výběr archiválií i u dokumentů svého původce, u nichž nebyl zrušen stupeň utajení - Plní i úkoly SpecA AÚSC = nutnost akreditace V současnosti v ČR: - Předkládá k posouzení + k provedení výběru archiválií skartační návrhy příslušnému SOA - Dohlíží na výkon SSL u svého zřizovatele - Základní evidence archiválií - Využívání uložených archiválií A hl. města Prahy (AHMP) A města Plzně A města Brna A města Ústí n. Labem (plní i funkci SOkA) A města Ostravy Soukromé archivy (SoukrA) = nutnost akreditace V současnosti v ČR: - Předkládá k posouzení + k provedení výběru archiválií skartační návrhy NA nebo příslušnému SOA - Vede základní evidenci archiválií - Využívání uložených archiválií A ŽDB a. s. Bohumín A Vítkovice a. s. A OKD a. s. Ostrava A Nová Huť Ostrava A spol. Sokolovská uhelná A spol. Škoda Auto A Centra hasičského hnutí Přibyslav A ČSSD Všeodborový archiv A Židovského muzea v Praze 5

Evidence archiválií Hlavní legislativní předpis = Vyhláška MV č. 213/2012 Sb. (od 1. 7. 2012) - až ve vládním nařízení o archivnictví v roce 1954 počátek jednotné celostátní evidence archiválií = tzv. Jednotný archivní fond (JAF) - povinná evidence: původně od 50. let 20. stol. předtištěné papírové karty X od 90. let min. stol. databázový Program pro evidenci archivů (PEvA) správcem MV - podle zákona č. 499/2004 Sb. (329/2012 Sb.): NAD - evidence základní Druhy evidence: - druhotná - ústřední - základní e. = vedou všechny instituce (archivy, muzea, knihovny, pracoviště AV aj.) v nichž se archiválie nacházejí - druhotná e. = vedou NA a SOA podle své působnosti (jednotlivé instituce mají povinnost jim zasílat data i archivní pomůcky) - ústřední e. = vede MV Způsob vedení evidence: - základní e.: vždy v listinné podobě + možnost i v digitální - ústřední e.: vždy v digitální podobě Aktualizace evidence: - základní e.: průběžně - druhotná + ústřední e.: 1 x ročně Změny v evidenci NAD: 1/ evidence přírůstků a úbytků archiválií: vnější změny (např. delimitace mezi archivy, akvizice archiválií do archivů), vnitřní změny (např. vnitřní skartace při inventarizaci) 2/ evidenční listy NAD (podle jednotlivých archivních fondů) 6

3/ evidence archivních pomůcek Zasílání stejnopisů archivních pomůcek: - do ústřední evidence (MV) - archivně-správním orgánům, které vedou druhotnou evidenci (NA, SOA) Evidenční jednotky: příloha č. 1 k vyhlášce č. 213/2012 Sb.: - a/hlavní = jejich výčet je uveden v citované příloze, - b/dílčí = upřesňují u zpracovaných archiválií hlavní evidenční jednotku Evidenční jednotky (hlavní) se člení na jednotky: a/ pro nezpracované archiválie: balíky + kartony b/ pro zpracované archiválie: 1.pro evidenci spisů a účetních spisů: kartony + fascikly 2.pro evidenci původních (spisových, registraturních) pomůcek: podací protokoly, indexy aj. 3.pro evidenci jednotlivin: listina podací protokol kartotéka mapa, plán, grafický list filmy (1 nosič) úřední kniha, rukopis index typář, razítko fotografie, album, svitkový film (1 nosič) zvukový záznam (1 nosič) jiné (položky nezařaditelné do předcházejících evidenčních jednotek) 7

Ochrana archiválií Kategorizace archiválií: novelou ZoA č. 167/2012 Sb. (od 1. 7. 2012) zrušena Archivní kulturní památky (rozhodnutí MV) Národní kulturní památky (rozhodnutí vlády ČR) Práva a povinnosti vlastníků a držitelů archiválií (viz ZoA č. 329/2012 Sb.) -bezplatné informační a poradenské služby NA a SOA -vlastník archiválie (mimo vlastnictví ČR, PO zřízení zákonem nebo ÚSC), který ji má uloženou mimo archiv (tj. mimo veřejný archiv), může získat finanční dotaci -povinnost vlastníka - řádně pečovat o archiválií (chránit její stav) - ohlásit NA nebo SOA každý zamýšlený převod vlastnictví - uzavření smlouvy o úschově - poskytovat údaje o evidenci - pokud není schopen se o ni postarat = dočasná úschova - při vlastnickém převodu předkupní právo státu - povolení k vývozu archiválií vydává MV pouze z důvodu: - vystavování - konzervování - restaurování - vědeckého zkoumání Akreditace archivů: uděluje MV 8

Podmínky pro uložení archiválií v archivech ( 61 ZoA): a/stavebně technické: -budova archivu mimo záplavová a další ochranná pásma, -budova archivu mimo oblasti znečištění, -v prostorách žádná potrubí (vč. kanalizačního), -prostory nad hladinou spodní vody, větratelnost, -měření teploty a relativní vlhkosti b/prostorové: -oddělené prostory pro veřejnost a bez přístupu veřejnosti, -zřízení badatelny, plán uložení archiválií v archivu a jeho aktualizace c/ bezpečnostní: -bezpečnostní dokumentace, řešení krizových situací, -požární dokumentace a požární technika, -instalace mechanických a elektronických zabezpečovacích zařízení, -zajištění prostor proti vniknutí osob, -režim používání klíčů, -nepřetržité střežení prostor, kde jsou uloženy národní kulturní památky d/materiální: -vybavení kopírovacím zařízením a dalším zařízením na čtení archiválií -vybavení regály + speciálními prostředky na ukládání map, plánů, filmů apod. -vybavení badatelny i pro přenosné počítače e/personální: -vedoucí pracovní místa: VŠ pracovníci v oboru archivnictví nebo historie 9

-1 zaměstnanec nejméně na správu 2000 bm -1 zaměstnanec v badatelně na 10 badatelů denně f/ podmínky pro uložení archiválií: nosnost podlah, relativní vlhkost - viz příloha č. 5 vyhlášky č. 213/2012 Sb. Uložení dokumentů ve spisovnách ( 68, odst. 4 ZoA) -ukládání spisů (po vyřízení) -pravidla pro nahlížení do spisů -v případě zániku určeného původce -podmínky pro uložení dokumentů ( 68, odst. 4): -ne riziko povodní, -protipožární dokumentace a vybavení -nesmí zde vést odpadní, vodovodní potrubí nebo jiné technologické rozvody -vybavenost regály -zajištění prostor proti nepovolaným osobám. Ochrana archivních fondů a sbírek v archivech: Konzervace = hledá způsoby, jak předejít dalšímu poškození archiválie + často má preventivní charakter Restaurování = sleduje zlepšení fyzického stavu dokumentu, neobejde se bez většího či menšího zásahu do fyzické podstaty archiválie -počátky ochrany písemných dokumentů v českých zemích: mezi 1. a 2. světovou válkou vznik prvních konzervátorských dílen : průkopníkem Archiv země České a osoba prof. Vojtíška -současné vzdělávání specialistů v ČR: -Střední průmyslová škola grafická v Praze, 10

-VŠ chemicko-technologická v Praze -Institut restaurování a konzervačních technik v Litomyšli Archivní inspekce ( 71 až 72 ZoA) a/ kontrolu vykonávají: MV - u NA, ABS, SOA NA SOA - u ozbrojených sil a bezpečnostních sborů - u specializovaných (popř. bezpečnostních) archivů zřízených ústředními správními úřady b/ archivní inspektoři kdo je jmenuje, jejich pravomoci - odvolání proti rozhodnutí archivního inspektora - správní delikty Zpřístupňování archiválií Využívání archiválií 1. část / Zpřístupňování archiválií Hlavní okruhy problémů: I. Před zpracováním archiválií II. Třídění III. Pořádání archiválií IV. Standardy MAR pro popis archivních fondů 11

Etapy archivní práce: - Vymezení archivního fondu - Třídění - Pořádání (inventarizace) Ad část I: Před zpracováním archiválií Tzv. vymezení archivního fondu: zda jde o Fond = soustavný soubor dokumentů, který vznikl výběrem z registratury původce (viz provenienční registraturní princip) Manipulace = dodatečně v archivu vytvořené nebo uměle vzniklé soubory dokumentů z původních registratur nebo fondů původce (pertinenční princip) Sbírka = uměle vytvořené soubory dokumentů podle formální nebo věcné souvislosti (viz pertinenční princip) např. sb. soudobé dokumentace Další otázky v rámci přípravy pořádání: - zjistit, zda dokumenty k fondu nejsou uloženy i v jiných archivech (viz možnost řízení o scelení archivního fondu v příslušném archivu), - provést základní průzkum fondu a nalézt -registraturní pomůcky, -údaje o spisové manipulaci, -organizační a jiné normy o kompetenci původce, -zjistit údaje o činnosti a historii původce, vč. odborné literatury Ad část II: Třídění - Třídění = přípravná fáze, současně se archiválie kompletují, - Vnitřní skartace = vyřazení duplicit, dokumentů bez archivní hodnoty, - Delimitace archiválií (v archivu / mimo archiv) 12

Ad část III: Pořádání Provenienční princip obsahuje v sobě 2 zásady: 1. samostatnost a nedělitelnost fondu, 2. vnitřní uspořádání dokumentu ve fondu. Pořádání = systematické řazení arch. fondu nebo sbírky podle předem stanoveného třídícího schématu (rekonstrukce původní provenience nebo umělé schéma) Vytvářejí se - inventární jednotky (viz nejmenší obsahová jednotka) - každá inventární jednotka má inventární záznam (popis jejího obsahu) - inventarizace = sestavení základní archivní pomůcky = inventář (dnes nejen v papírové ale i v elektronické podobě) Základní části inventáře: A/ Úvod: má 5 předepsaných částí: - vývoj původce fondu (sbírky), - vývoj a dějiny fondu (sbírky), - archivní charakteristika fondu a metody jeho pořádání, - stručný rozbor obsahu fondu (sbírky), - záznam o uspořádání fondu (sbírky) B/ Inventární seznam: v pořadí registraturní pomůcky listiny knihy rukopisy vlastní spisy (aktový materiál) účetní materiál a další typy dokumentů C/ Rejstříky (osobní, věcný, zeměpisný) 13

D/ Závěrečná tiráž (autor, datum a místo zpracování apod.) Archivní pomůcky (viz vyhláška MV č. 213/2012 Sb.): Základní: prozatímní inventární seznam (viz současná praxe přejímek program JANUS) Inventář (popř. dílčí inventář) katalog rejstřík Speciální: tematický katalog tematický rejstřík soupisy dokumentů Referenční: popisy a soupisy fondů (sbírek) průvodce po archivech speciální edice dokumentů Závěrečné práce při pořádání: - schválení archivní pomůcky, - zveřejnění archivní pomůcky. Ad část IV: Popis archiválií (standardy Mezinárodní archivní rady - MAR + situace v ČR): - poprvé v r. 1994 přijala MAR základní směrnici: zasedání v Ottawě a poté v roce 1999 potvrzena ve Stockholmu jako standard General International Standard Archival Description ISAD(G) Jeho poslední verze vyhlášena na mezinárodním archivním kongresu ve Vídni v roce 2004, - od roku 1995 práce v ČR na obdobné speciální normě pro popis osobních a rodinných fondů i fondů korporací jako standard Standard of Archival Autority Record for Corporate Bodies, Persons and Families - ISAAR 14

V ČR dříve: - 1958: Základní pravidla pro zpracování archivního materiálu (vydala AS MV): popis archivních dokumentů jako jedna z činností v rámci celkového zpřístupňování -nyní: od 2009: pracovní skupina pro sestavení nových Základních pravidel : Hlavní cíle: - digitální podoba archivního popisu, - archivní popis jako komplexní cesta ke zpřístupňování archivních dokumentů, - nutné skloubit mezinárodní standardy s domácí archivní praxí. Struktura popisu: MZO 1945 1968 Sekretariát ministra Kolegia MZO Kolegium MZO 21. 9. 1956 fond část fondu série (věcná skupina) spis 2. část / Využívání archiválií Hlavní okruhy problémů: I. Členění archivních pramenů z hlediska jejich využívání II. Dlouhodobé uchovávání archiválií III. Nahlížení do archiválií IV. Další formy využívání archiválií 15

Ad část I: Členění archivních pramenů z hlediska jejich využívání: Z hlediska původce dělíme prameny na 1/ úřední: týkají se instituce (jejího chodu, právního postavení apod.) viz diplomatika 2/ osobní povahy (nebyly určeny pro veřejnou potřebu) Prameny úřední: 1/ korespondence mezi institucemi Cirkuláře, dobrá zdání, diplomatické depeše, situační zprávy apod. 2/ pamětní prameny - městské knihy, desky zemské (od 15. stol), farní pamětní knihy (od 18. stol.) - dekret Českého gubernia z roku 1835 = vedení pamětních knih a kronik ve městech a významnějších vesnicích + na farách a v jiných církevních korporacích - školní a spolkové kroniky (od 19. stol.) - zákon z roku 1920 o obecních pamětních knihách (obecní kroniky) v současnosti povinnost jejich vedení podle zákona č. 132/2006 Sb. 3/ listiny - pojem zavedl Fr. Palacký - dříve X nyní (VŠ diplomy, vysvědčení, osvědčení, rodné listy apod.) 4/ evidenční prameny - urbáře, katastry, církevní matriky, soupisy poddaných (např. podle víry) - sčítání lidu: v moderní době poprvé v habsburské monarchii podle zákona z roku 1857 - matriky VŠ studentů - statistické záznamy, zprávy OŽK o vývoji hospodářství apod. 5/ normativní prameny - právní knihy, patenty, zákoníky, sbírky nařízení - od roku 1848 v rakouské monarchii Říšský zákoník a zemské zákoníky - od roku 1918 v ČSR Sbírka zákonů a nařízení dnes Sbírka zákonů 16

6/ vnitroinstitucionální prameny a/ slouží k vnitřnímu fungování instituce: např. organizační řády, jednací řády, kancelářské / spisové a skartační řády b/ zaznamenávají jednání a činnost institucí: např. protokoly, informace, výroční zprávy c/ pomocné knihy: např. podací protokoly, rejstříky, doručovací knížky d/ účetní dokumentace Prameny osobní povahy: 1/ autobiografie Např. vzpomínky, paměti, osobní deníky V moderní době využití a pořizování audionahrávek tzv. oral history 2/ osobní korespondence Ad část II: Dlouhodobé uchovávání archiválií 1/ Zachování autenticity u archivních dokumentů - autenticita (tj. věrohodnost) = identita + integrita - identita = jednoznačná identifikace dokumentu a jeho schopnost odlišení od jiných dokumentů - integrita = stabilita a neporušenost obsahu dokumentu - narušení autenticity = pokud je porušena některá z vlastností identity / integrity 2/ Mezinárodní spolupráce - zejména tzv. DLM Forum (Document Lifecykle Management Správa životního cyklu dokumentů) podpora EK 3/ Dlouhodobé uchovávání e-archiválií - příprava Projektu NDA (provoz od?): 17

viz usnesení vlády ČR č. 11/2004 + více na www.nacr.cz - součást NA - ne výběr archiválií X ano servisní pracoviště poskytující služby ne zpřístupňování - uchovávání vybraných digitálních archiválií po skartačních řízeních -provoz archivního portálu -uchovávání starších digitálních reprodukcí - iniciativy občanského hnutí Co po nás zbude více na www.cnz.cz - projekt digitalizace webových stránek v ČR pod vedením Národní knihovny ČR více na www.nkp.cz - každoroční konference Archivy, knihovny a muzea v digitálním světě více na www.skip.nkp.cz Ad část III: Nahlížení do archiválií 1. podmínky podle: -archivního zákona -badatelského řádu příslušného (akreditovaného) archivu -popř. podle smlouvy o úschově (darovací smlouvě) 2. Prezenčně v badatelně archivu (viz badatelský řád vzorový = příloha k vyhlášce č. 213/2012 Sb.) 3. Lhůta pro nahlížení (všeobecná 30 let + zvl. podmínky: StB, KSČ a bývalé součásti NF, již zveřejněné archiválie, dokumenty státních institucí do roku 1990 přístupné bez omezení) 4. Zákon o ÚSTR a ABS: bezpečnostní složky přístupné do 1. 1. 1990 5. Původci a jejich právní nástupci: nahlížení bez omezení 6. Podmínky, kdy se odepře nahlížení do archiválií: viz 38 ZoA -fyzický stav archiválie to neumožňuje, -stav zpracování to neumožňuje, 18

-námitky FO proti nahlížení do jejích osobních údajů X výjimky = do 1. 1. 1990 + okupace (viz 37, odst. 11), -FO nedá souhlas k nahlížení, -žadatel o nahlížení nesplňuje zvl. podmínky podle zvl. předpisu, -výjimka pro OSS, ozbrojené síly, zpravodaj. Služby z provenience státu a ÚSC, -výjimka pro vědecké bádání. 7. Problematika nezpracovaných archiválií 8. Ochrana osobních údajů (zákon č. 101/2000 Sb.) a archivnictví: -nahlížení do archiválií o žijících osobách -archivně-správní úřady mohou využívat za určitých podmínek IS evidence obyvatel (jméno, příjmení, data narození a úmrtí, trvalý pobyt) 9. Nahlížení do archiválií a správní řízení Ad část IV: Další formy využívání archiválií Výstavy, exkurze, přednášky, spolupráce s médii, vědecké výzkumné projekty apod. Kulturní statky - rezort MV - archivnictví - archivní dokumenty -rezort MK - galerie - sbírkové předměty - muzea - sbírkové předměty - knihovny - knihovní dokumenty - audiovize - audiovizuální díla - památky - kulturní / industriální 19