MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 RADA MĚSTSKÉ ČÁSTI USNESENÍ č. R-084-018-16 ze dne 8.8.2016 Rada městské části 1. s c h v a l u j e Směrnici o přípravě a evidenci smluv uzavřených, která s účinností od 8. 8. 2016 nahradí stávající Směrnici o přípravě a evidenci smluv uzavřených č. 3/2015 schválenou usnesením Rady městské části č. R-022-023-15 ze dne 25. 5. 2015. Viz příloha tohoto usnesení 2. p o věřuje tajemníka Úřadu městské části Praha 12, Tomáše Hejzlara provedením příslušných změn ve vnitřních organizačních předpisech městské části Praha 12 Poměr hlasů: 6 pro 0 proti 0 se zdrželo 0 mimo místnost PhDr. Daniela Rázková starostka Robert Králíček zástupce starostky Předkladatel: Zpracovatel Na vědomí: Tisk: R-04673 tajemník ÚMČ Tomáš Hejzlar - tajemník ÚMČ, Mgr. Daniela Soldátová - vedoucí oddělení provozu IS, Mgr. Tomáš Havlíček - právník
Příloha usnesení Rady městské části Praha 12 č. R-084-018-16 Úřad městské části Praha 12 Výtisk číslo: 1 List číslo: 1 / 10 Druh dokumentu: Vnitřní organizační předpis Identifikační označení: Směrnice č. 3/2016 Směrnice o přípravě a evidenci smluv uzavřených FUNKCE JMÉNO DATUM PODPIS zpracoval metodik analytik OIT Mgr. Daniela Soldátová právník OKÚ Mgr. Tomáš Havlíček ověřil tajemník úřadu Tomáš Hejzlar schválil Rada MČ Praha 12 dne 08.08.2016 usnesením č. R-xxx-xxx-16
OBSAH ČLÁNEK 1 ÚČEL A ZÁVAZNOST SMĚRNICE... 3 ČLÁNEK 2 SOUVISEJÍCÍ ZÁKONY A VNITŘNÍ PŘEDPISY... 3 ČLÁNEK 3 PŘÍPRAVA SMLOUVY... 4 ČLÁNEK 4 SCHVÁLENÍ SMLOUVY... 5 ČLÁNEK 5 VYHOTOVENÍ SMLOUVY... 5 ČLÁNEK 6 ČÍSLOVÁNÍ SMLUV... 5 ČLÁNEK 7 EVIDOVÁNÍ SMLOUVY V IS SSL, PŘÍPRAVA NA PUBLIKACI... 5 ČLÁNEK 8 PODEPSÁNÍ SMLOUVY... 6 ČLÁNEK 9 PUBLIKOVÁNÍ SMLUV V REGISTRU SMLUV... 6 ČLÁNEK 10 DOPLNĚNÍ ÚDAJŮ O SMLOUVĚ A PUBLIKACE V INTRANETU... 7 ČLÁNEK 11 EKONOMICKÁ VAZBA SMLUV... 8 ČLÁNEK 12 UKONČENÍ SMLOUVY... 8 ČLÁNEK 13 CENTRÁLNÍ EVIDENCE STARÝCH SMLUV... 8 ČLÁNEK 14 ARCHIVACE SMLUV... 8 ČLÁNEK 15 DODATKY SMLUV... 8 ČLÁNEK 16 ZRUŠUJÍCÍ USTANOVENÍ... 9 ČLÁNEK 17 PLATNOST A ÚČINNOST... 9 ČLÁNEK 18 SEZNAM PŘÍLOH... 9
Článek 1 Účel a závaznost směrnice 1. Účelem této směrnice je definovat jednotlivé úkony, které musí být učiněny v rámci přípravy smluv uzavíraných městskou části Praha 12 (dále jen MČ Praha 12 ) a jejich následné evidenci, publikaci a archivaci. Je závazná pro všechny zaměstnance Úřadu městské části Praha 12 (dále jen úřad ). 2. Směrnice se týká: - smluv, které schvaluje Rada městské části Praha 12 (dále jen RMČ ) případně Zastupitelstvo MČ Praha 12 (dále jen ZMČ ), - smluv, pro které RMČ/ZMČ schvaluje vzor a pověřuje osobu oprávněnou je podepsat, - objednávek, jestliže výše hodnoty jejich předmětu je nad 50.000 Kč bez DPH pouze ustanovení článku 9 (tj. zákonná povinnost publikace v registru smluv). 3. Směrnice se netýká: - smluv, jejichž schválení není v kompetenci RMČ/ZMČ (pracovní smlouvy a dohody, dohody o výkonu pěstounské péče), - smluv, jejichž uzavíráním je v rámci své činnosti pověřena organizace zřízená městskou částí (nájmy obecních bytů, nájmy hrobových míst, smlouvy uzavírané podle pravidel pro ubytovny pracovníků školství), - smluv na jednotlivá odběrná místa o dodávce vody a odvádění odpadních vod, o sdružených službách dodávky elektřiny, o dodávce a odběru zemního plynu, o dodávce tepelné energie, s výjimkou těch, které byly uzavřeny v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek, - smluv na krátkodobý pronájem či výpůjčku (do 29 dní) nepřesahující celkovou hodnotu 50.000 Kč bez DPH. Článek 2 Související zákony a vnitřní předpisy a) zákon č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o hl. m. Praze ), b) obecně závazná vyhláška č. 55/2000 Sb. hl. m. Prahy, kterou se vydává Statut hlavního města Prahy, ve znění pozdějších předpisů (dále jen "Statut"), c) zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, d) zákon č. 340/2015 Sb., o registru smluv (dále jen "zákon o registru smluv") e) směrnice č. 15/2013 pro přípravu tisků na jednání Rady MČ Praha 12 a Zastupitelstva MČ Praha 12 a pro tvorbu výstupů z jednání, ve znění pozdějších předpisů (dále jen směrnice pro přípravu tisků ), f) směrnice č. 2/2014 o schvalování, zveřejňování a vyhodnocování záměrů nakládání s nemovitým majetkem městské části Praha 12 (dále jen "směrnice č. 2/2014"), g) Jednací řád Rady městské části Praha 12, ve znění pozdějších předpisů, h) Jednací řád Zastupitelstva městské části Praha 12, ve znění pozdějších předpisů, i) Podpisový řád Úřadu městské části Praha 12, ve znění pozdějších předpisů, j) nařízení tajemníka Spisový řád, ve znění pozdějších předpisů, k) nařízení tajemníka Oběh a přezkušování účetních dokladů, ve znění pozdějších předpisů, l) nařízení tajemníka Režim činností při zveřejňování materiálů na úřední desce Úřadu městské části Praha 12, m) směrnice č. 2/2015 o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. 3 / 10 Verze 1.0
Článek 3 Příprava smlouvy 1. Návrh smlouvy zpracovává věcně příslušný odbor úřadu (dále jen garantující odbor ). Zpracováním se rozumí i vyžádání návrhu smlouvy od smluvní strany, se kterým má být smlouva uzavřena. 2. Garantující odbor odpovídá za to, že: a) sjednávaný smluvní vztah je v souladu s právními a vnitřními předpisy; b) ve smlouvě bude řádné označení všech smluvních stran, tj. název/jméno; sídlo/místo pobytu; právní titul, na základě kterého je případný zástupce smluvní strany oprávněn smlouvu uzavřít; IČO/datum narození, DIČ, bankovní spojení; uvedení příslušného zápisu ve veřejných rejstřících právnických a fyzických osob; přesná specifikace předmětu a účelu, jasné vymezení závazků smluvních stran, ceny nebo způsobu jejího určení, a u smluv s peněžitým plněním termín splatnosti, jednoznačně definovaná práva a povinnosti smluvních stran, včetně smluvních podmínek, jako jsou např. doba a místo plnění, záruční doba, smluvní sankce, odstoupení od smlouvy, vypovězení smlouvy atd.; doba platnosti a účinnosti smlouvy; u smlouvy (objednávky), které se týká zákonná povinnost uveřejnění prostřednictvím Registru smluv nabývá účinnosti nejdříve dnem jejího uveřejnění; je tedy nutné tuto skutečnost uvést do závěrečných ustanovení smlouvy; údaje o počtu vyhotovených stejnopisů. Pro potřeby úřadu minimálně dva stejnopisy, jeden z nich bude uložen na garantujícím odboru a druhý na odboru Kancelář úřadu (dále jen OKÚ ); c) každá smlouva v editovatelném formátu bude mít graficky úhlednou úpravu a odpovídající formát, tzn. zejména vhodný font a velikost písma, automatické číslování odstavců a jejich zarovnávání do bloku a v zápatí pořadové číslo strany a celkový počet stran. 3. Součástí smlouvy musí být ustanovení upravující veřejnou přístupnost smluv v následujícím znění: Smluvní strany výslovně souhlasí s tím, aby tato smlouva byla veřejně přístupná. U smluv podléhajících povinnosti uveřejnění dle zákona o registru smluv též ustanovení: Smlouva nabývá platnosti podpisem oběma smluvními stranami a účinnosti dnem uveřejnění dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Její uveřejnění zajistí objednatel. 4. Projektovou dokumentaci, technické výkresy apod. je vhodné vkládat do smlouvy formou příloh, a to z hlediska následné publikace v celostátním registru smluv. 5. V případě, že je smlouva uzavírána v souladu s 36 odst. 1 zákona o hl. m. Praze, postupuje garantující odbor podle směrnice č. 2/2014. Potvrzení o vyvěšení záměru na úřední desce pak bude součástí materiálu do rady k bodu, ve kterém se bude projednávat návrh smlouvy. 6. V případě, že ze smlouvy vyplývá finanční čerpání/plnění rozpočtu jiného odboru než je garantující odbor, musí být příslušný odbor o věci informován. 7. Na formulářové smlouvy, u nichž není možné činit v textu jakékoliv změny, se ustanovení tohoto článku uplatňují přiměřeně. Souhlas se zveřejněním smlouvy je možné stanovit přílohou či dodatkem uzavřeným zároveň se smlouvou. 4 / 10 Verze 1.0
Článek 4 Schválení smlouvy 1. Smlouvu schvaluje RMČ případně ZMČ. Postupuje se podle směrnice pro přípravu tisků. 2. RMČ/ZMČ může schválit vzor smlouvy a pověřit oprávněnou osobu k podpisu smluv podle tohoto vzoru. Pověření pak musí být součástí usnesení, kterým se vzor smlouvy schvaluje. Článek 5 Vyhotovení smlouvy 1. Po schválení smlouvy a po podpisu usnesení starostou a zástupcem starosty vytvoří organizační oddělení (nebo garantující odbor v případě smluv ze vzoru či při doplňování o originály příloh) čistopis smlouvy včetně očíslování. Číslo smlouvy a současně i základ evidenčního záznamu o smlouvě vzniká vložením schválené smlouvy do informačního systému spisové služby (dále jen IS SSL ). Vzniklé číslo pracovník dopíše na čistopis pokud možno do horního pravého rohu první strany smlouvy. Technický návod je zveřejněn na Helpdesku v Intranetu. Pokud neexistuje elektronická podoba smlouvy, číslo smlouvy se dopíše na všechny čistopisy ručně. 2. Následně pracovník organizačního oddělení (nebo garantujícího odboru) smlouvu vytiskne v požadovaném počtu stejnopisů a sešije a opatří přelepkou a otiskem malého razítka se znakem městské části dle článku 17 bodu 4 směrnice pro přípravu tisků. 3. Smlouva je předána organizačním oddělením na garantující odbor s výjimkou smluv, jejichž čistopis se na garantujícím odboru přímo tvoří, tj. ze vzoru či při doplňování o originály příloh. Článek 6 Číslování smluv 1. Smlouvy se číslují vzestupnou souvislou řadou během jednoho roku v rámci celého úřadu. Číslo smlouvy je součástí jejího čistopisu. Číslo je ve tvaru SML rok/trojciferné pořadové číslo v roce. U vzorových smluv má každá jednotlivá smlouva své vlastní číslo. Číslo náleží každé schválené smlouvě, bez ohledu na možnost, že k podpisu nemusí nutně dojít. 2. Dodatky ke smlouvě se označují číslem smlouvy doplněným dalším lomítkem a pořadovým číslem v rámci smlouvy, např. SML 2015/015/1. Tímto číslem je dodatek označen už před předložením ke schválení RMČ/ZMČ. Článek 7 Evidování smlouvy v IS SSL, příprava na publikaci 1. Garantující odbor doplní do IS SSL další údaje o smlouvě a připraví si tak podklady pro odeslání smlouvy protistraně, pro podepsání smlouvy a případně pro zveřejnění v Registru smluv podle zákona č. 340/2015 Sb. Doplní: všechny protistrany, číslo smlouvy, typ smlouvy, název smlouvy obsahující typ a předmět smlouvy, jméno pracovníka odboru, který je po čas platnosti smlouvy odpovědný za její plnění, datum účinnosti smlouvy, pokud je známé, datum ukončení smlouvy, 5 / 10 Verze 1.0
počet případných dodatků, cenu, která je uvedená ve smlouvě a nejlépe vystihuje její rozpočtový nebo hospodářský důsledek, doplněnou upřesňujícím popisem významu této částky. 2. Pokud smlouva podléhá zveřejnění v Registru smluv podle zákona 340/2015, vloží garantující odbor k záznamu o smlouvě do IS SSL i anonymizovanou verzi smlouvy ve formátu PDF s textovou vrstvou v souladu s nařízením tajemníka Práce s osobními údaji a technicko-organizační opatření k zajištění jejich ochrany. Nezveřejňují se informace, které nelze poskytnout při postupu dle předpisů upravujících svobodný přístup k informacím (např. utajované informace, osobní údaje, obchodní tajemství). Veškeré publikované smlouvy musí být v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. Článek 8 Podepsání smlouvy 1. Je-li to možné, smlouvu podepisuje nejdříve druhá strana. 2. Smlouva je s vyplněným průvodním listem smlouvy (viz vzor v příloze), kopií usnesení, u záměrů s potvrzením zveřejnění záměru na úřední desce, předkládána garantujícím odborem na sekretariát starosty za účelem podpisu starostou. 3. Sekretariát starosty (pracovníci odd. poradců a odd. asistentů) poté zajistí vyznačení a podepsání doložky podle 43 zákona o hl. m. Praze na poslední straně smlouvy. V případě, že smlouva obsahuje přílohy, též na poslední straně poslední přílohy (viz článek 17 bod 10 směrnice pro přípravu tisků). 1 Zároveň vytvoří kopii průvodního listu smlouvy. 4. Jeden originál platné smlouvy (tedy smlouva podepsána všemi stranami) a originál průvodního listu předá sekretariát starosty pověřenému pracovníkovi OKÚ. Vzhledem k tomu, že smlouva podle zákona o registru smluv nabývá účinnosti nejdříve dnem vložením do registru smluv, dojde k předání mezi sekretariátem starosty a OKÚ co nejdříve po podepsání smlouvy. Pověřený pracovník OKÚ uloží originál smlouvy a průvodního listu v tzv. centrálním úložišti smluv. Smlouvu podléhající zákonu o registru smluv zveřejní. 5. Zbytek stejnopisů smluv včetně kopie průvodního listu vrací sekretariát starosty garantujícímu odboru. 6. Originály smluv, které ještě nejsou podepsané všemi stranami (tedy my podepisujeme jako první), předá sekretariát starosty zpět garantujícímu odboru, který zajistí další distribuci protistraně. 7. Veškeré pohyby smlouvy jsou zaznamenávány v IS SSL. Technický návod je zveřejněn na Helpdesku v Intranetu. Článek 9 Publikování smluv v Registru smluv 1. Smlouvy podléhající povinnosti zveřejnění podle zákona o registru smluv č. 340/2015 Sb., jsou publikovány v Registru smluv na Portálu veřejné správy (smlouvy.gov.cz) v požadovaném formátu. Z hlediska zákona č. 340/2015 Sb., jsou za smlouvy považovány i objednávky. V Registru smluv se publikují soukromoprávní smlouvy (a objednávky), jakož i smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci. 1 Vyjma návrhů na vklad do KN u nich až po obdržení souhlasu MHMP dle 21 Statutu 6 / 10 Verze 1.0
2. V Registru smluv se nepublikuje (odst. 2 3 zákona č. 340/2015 Sb.) smlouva, jestliže výše hodnoty jejího předmětu je 50.000 Kč bez DPH nebo nižší, smlouva vzniklá v rámci právního jednání s fyzickou osobou, která jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti; to neplatí, jde-li o převod vlastnického práva, technická předloha, návod, výkres, projektová dokumentace, model, způsob výpočtu jednotkových cen, vzor a výpočet, smlouva, která je uzavřena s autorem nebo výkonným umělcem v souvislosti s autorským dílem nebo uměleckým výkonem, smlouva uzavřenou na komoditní burze, na regulovaném trhu nebo evropském regulovaném trhu, v dražbě nebo v aukci anebo jiným obdobným postupem, s nímž je spojen zvláštní způsob přechodu nebo převodu vlastnického práva, veřejnoprávní smlouva jiná než o poskytnutí dotací nebo návratných finančních výpomocí případně další uvedené v odst. 2 3 zákona č. 340/2015 Sb. 3. Pověřený pracovník OKÚ připravenou smlouvu v IS SSL překontroluje z hlediska správnosti publikovaných údajů a zveřejní ji v Registru smluv. Následné potvrzení o zveřejnění v Registru smluv ukládá pověřený pracovník OKÚ do IS SSL a zároveň o potvrzení vyrozumí garantující odbor. 4. Pokud garantující odbor obdrží uzavřenou smlouvu podléhající zveřejnění v Registru smluv dříve než pověřený pracovník OKÚ, informuje neprodleně o této skutečnosti pověřeného pracovníka OKÚ, který na základě informací od garantujícího odboru zajistí publikaci smlouvy v Registru smluv. 5. O objednávky, jejichž výše hodnoty předmětu převyšuje 50.000 Kč bez DPH, a tudíž podléhají zveřejnění podle zákona o registru smluv, se vždy stará garantující odbor. Tedy ten odbor, v jehož zájmu je daný předmět objednáván. Na objednávce je zpravidla z tohoto garantujícího odboru uveden vyřizující referent. Garantující odbor zašle elektronicky objednávku včetně akceptace druhou stranou ve strojově čitelném formátu pdf a anonymizovanou pověřenému pracovníkovi OKÚ ke zveřejnění v Registru smluv. Článek 10 Doplnění údajů o smlouvě a publikace v Intranetu 1. Po uzavření smlouvy doplní garantující odbor do IS SSL zbylé údaje: datum platnosti smlouvy (tj. zpravidla okamžik podpisu poslední smluvní stranou), datum účinnosti smlouvy 2. 2. Garantující odbor zároveň k záznamu o smlouvě v IS SSL vloží sken platné smlouvy ve formátu PDF doplněný průvodním listem smlouvy a usnesením, kterým byla smlouva schválena. Přílohy se skenují podle uvážení a podle technických možností. 3. Do 5 pracovních dní od převzetí uzavřené smlouvy zveřejní garantující odbor smlouvu v Intranetu. Zde jsou publikovány plné verze smluv pro vnitřní potřeby úřadu. Zveřejňují se vlastnosti smluv a sken platné smlouvy. 4. Pracovník OKÚ odpovědný za správu tzv. centrálního úložiště smluv provádí výslednou kontrolu, zda jsou všechny smlouvy podléhající této směrnici zveřejněné a v centrálním úložišti smluv. Zjistí-li v tomto směru nedostatek, upozorní neprodleně garantující odbor a požádá ho o nápravu. 2 Pozor u smluv podléhajících povinnosti zveřejnění v registru smluv nastává účinnost nejdříve dnem uveřejnění! 7 / 10 Verze 1.0
Článek 11 Ekonomická vazba smluv 1. V případě, že ze smlouvy vyplývá finanční plnění, ať ze strany městské části nebo protistrany, je kopie smlouvy zaslána na ekonomický odbor. Dále se řídí nařízením tajemníka Oběh a přezkušování účetních dokladů, ve znění pozdějších předpisů. 2. Smlouva, ze které vyplývá finanční čerpání (výdaj), je evidována ekonomem odboru, z jehož rozpočtu se bude čerpat, v modulu SML IS Ginis. V případě, že tento odbor není shodný s garantujícím odborem smlouvy, musí být správce rozpočtu o smlouvě informován. Originál smlouvy zůstává u garantujícího odboru (viz článek 3 odst. 5). 3. Smlouva, ze které vyplývá finanční příjem, je evidována ekonomem příslušného odboru v modulu DDP IS Ginis. Článek 12 Ukončení smlouvy V případě ukončení smlouvy uvede garantující odbor tuto skutečnost jak do IS SSL k dané smlouvě, kde ji označí jako ukončenou, tak do Intranetu, kde danou smlouvu svěsí. Zároveň tuto informaci sdělí pracovníkovi OKÚ, který je odpovědný za ukládání smluv do centrálního úložiště smluv. Ukončení publikované smlouvy se tedy projeví pouze v IS SSL a v Intranetu úřadu. Celostátní Registr smluv tento procesní krok neřeší. Článek 13 Centrální evidence starých smluv V IS SSL jsou evidované všechny smlouvy dle článku 1 od 1. 1. 2014. Starší smlouvy jsou zde evidované pouze v případě, že byly k danému datu platné. Starší, k danému datu již ukončené smlouvy, jsou k dispozici v Intranetu v podobě přehledové tabulky a el. souborů. V Intranetu úřadu jsou publikovány smlouvy platné k 1. 6. 2016 a dále. V Registru smluv jsou dle zákona publikovány smlouvy uzavřené po 1. 7. 2016, nebo smlouvy, ke kterým byl po tomto datu uzavřen dodatek. Článek 14 Archivace smluv Po skončení skartační lhůty u ukončené smlouvy si garantující odbor vyžádá druhý originál smlouvy z centrálního úložiště smluv na OKÚ. Dále pak postupuje v souladu se Spisovým řádem. Článek 15 Dodatky smluv Pro dodatky smluv platí analogický postup jako v případě nové smlouvy. Na rozdíl od smlouvy se pro dodatek nevytváří číslo nové, ale odvozuje se od čísla smlouvy (viz článek 6 odst. 2). Evidenční záznam dodatku je v IS SSL připojován k záznamu smlouvy. 8 / 10 Verze 1.0
Článek 16 Zrušující ustanovení Ke dni účinnosti této směrnice se ruší směrnice č. 3/2015 o přípravě a evidenci smluv uzavřených schválené usnesením rady č. R-22-023-15 ze dne 25. 6. 2015. Článek 17 Platnost a účinnost Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem schválení radou. Článek 18 Seznam příloh Nedílnou součástí této směrnice je příloha: o Průvodní list smlouvy 9 / 10 Verze 1.0
MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 ÚŘAD MĚSTSKÉ ČÁSTI Průvodní list smlouvy Číslo smlouvy/dodatku: ID smlouvy z Registru smluv (v případě dodatku): Usnesení RMČ/ZMČ č. Druh smlouvy:!! VYBERTE!! Předmět smlouvy: Smluvní partner: Komentář: přiloženo včetně příloh Garantující odbor: Hrazeno z ORJ:!! VYBERTE!! Zveřejnění v Registru smluv (www.isrs.cz)!! VYBERTE!! Zveřejnění záměru ( 36 odst. 1 z. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze) na úřední desce: Č.j. Ne Ano Od do Předkládá k podpisu/ nositel úkolu: Jméno: Datum Podpis Za správnost zodpovídá: Originály smlouvy uloženy: - - Odbor Kancelář úřadu Na vědomí: - Ekonomický odbor (v případě finančního plnění) - Odbor, z jehož ORJ je čerpáno - (v případě, že je ORJ jiné než garantujícího odboru) PhDr. Daniela Rázková starostka Robert Králíček zástupce starostky 10 / 10 Verze 1.0