JAK SPRÁVNĚ POSTUPOVAT PŘI VÝBĚRU DODAVATELE KROK Č. 1 VYMEZENÍ PŘEDMĚTU ZAKÁZKY Vaším prvním úkolem bude určit, co přesně má být v rámci projektu nakoupeno. K tomu vám poslouží schválený rozpočet projektu, příp. aktuálně platný po úpravách, které v něm může příjemce provádět bez předchozího souhlasu poskytovatele podpory. Na jeho základě vymezte skupiny zboží a služeb (případně stavebních prací), které spolu úzce souvisí a které je možné běžně nakoupit od jednoho dodavatele. To je důležité pro správné určení celkové předpokládané ceny jednotlivých zakázek. Vyvarujete se tím také riziku, že byste nějaké zadávací řízení opomněli vyhlásit. Pravidlo: Dbejte, aby nedošlo k rozdělení předmětu zakázky a tím k obcházení pravidel pro výběr dodavatelů. Zboží nebo služby (případně stavební práce), které můžete běžně nakoupit dohromady, posuzujte jako jednu zakázku! Ve 3. kapitole rozpočtu je možné vytvořit 2 základní skupiny zboží: Výpočetní technika = osobní počítač + notebook + software (zejm. operační systém, kancelářský software a antivir) + tiskárna (příp. multifunkční zařízení) + skener + kopírka + dataprojektor + projekční plátno + další příslušenství k výpočetní technice (reproduktory, taška na notebook apod.) Audiovizuální technika = digitální fotoaparát + digitální videokamera + diktafon Skupiny vytvářené ve 4. kapitole Služeb se velmi liší podle typu projektu. Mezi nejtypičtější celky patří následující: E-learning = vývoj e-learningového produktu + správa e-learningu Počítačová síť a internetové stránky = vytvoření internetových stránek Jazykové kurzy = jazykové kurzy pro veškeré jazyky relevantní v projektu Pozn.: Jazykové kurzy pro několik jazyků je třeba poptávat v rámci jednoho zadávacího řízení, které je možné rozdělit do několika částí; uchazeči o dodávku mohou v rámci takovéhoto řízení předložit nabídku jen do některé části / částí předmětu zakázky Kurzy práce s výpočetní technikou = veškeré kurzy práce s výpočetní technikou relevantní v projektu Pozn.: Veškeré kurzy práce s výpočetní technikou je třeba poptávat v rámci jednoho zadávacího řízení, které je možné rozdělit do několika částí; uchazeči o dodávku mohou v rámci takovéhoto řízení předložit nabídku jen do některé části / částí předmětu zakázky Kurzy manažerské, organizační, komunikační a prezentační = Kurzy zaměřené na kvalitnější řízení, komunikaci, prezentaci a další aktivity týkající se chodu organizací příjemců (např. time management, řízení organizace, kurz stresových situací, kurz asertivity, kurz komunikačních a prezentačních dovedností) Pozn.: Veškeré kurzy zaměřené týkající se chodu organizací příjemců (viz výše) je třeba poptávat v rámci jednoho zadávacího řízení, které je možné rozdělit do několika částí; uchazeči o dodávku mohou v rámci takovéhoto řízení předložit nabídku jen do některé části / částí předmětu zakázky Kurzy zaměřené na specifickou práci s klienty projektu (např. kurzy pedagogických dovedností, aj.) Pozn.: Veškeré kurzy zaměřené na specifickou práci s klienty projektu (viz výše) je třeba poptávat v rámci jednoho zadávacího řízení, které je možné rozdělit do několika částí; uchazeči o dodávku mohou v rámci takovéhoto řízení předložit nabídku jen do některé části / částí předmětu zakázky Zpracování metodik Zajištění supervize (tam, kde je to v projektu relevantní) Tlumočení Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 1 / 28
Pozn.: Tlumočení z několika jazyků je třeba poptávat v rámci jednoho zadávacího řízení, které je možné rozdělit do několika částí; uchazeči o dodávku mohou v rámci takovéhoto řízení předložit nabídku jen do některé části / částí předmětu zakázky Překlady Pozn.: Překlady z několika jazyků je třeba poptávat v rámci jednoho zadávacího řízení, které je možné rozdělit do několika částí; uchazeči o dodávku mohou rámci takovéhoto řízení předložit nabídku jen do některé části / částí předmětu zakázky Grafické zpracování tiskovin aj. vyráběných v projektu (skript + učebnic či jiných publikací apod.) Tisk V 6. kapitole rozpočtu představuje ucelenou skupinu zboží nábytek: Nábytek = židle, stoly, skříně, apod. Při nákupu pro účely projektu je třeba respektovat zásady předvídavosti a úspory prostředků. Zadavatel je při stanovení předpokládané hodnoty zakázky povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících nákupů zboží či služeb, které hodlá pořídit v průběhu realizace projektu, případně minimálně v průběhu daného účetního období. 1 Výhled na náklady plánované minimálně v daném účetním období je nezbytné provést jak u dodávek zboží, tak u nákupu služeb, příp. stavebních prací. Při stanovení předpokládané hodnoty zakázky je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících nákupů zboží či služeb, které hodlá pořídit v průběhu realizace projektu (minimálně v průběhu daného účetního období). Pokud z projektu stejnou službu nebo zboží pořizují příjemce i jeho partner, je doporučeno, aby k nákupu těchto služeb nebo zboží přistupovali jako k jedné zakázce, tj. aby v případě, kdy překročí limity specifikované níže, realizovali jedno zadávací řízení dohromady. V případě, že si nejste s vymezením předmětu zakázky jisti, nebo máte dojem, že zakázka ve vašem projektu neodpovídá výše uvedeným obvyklým celkům, kontaktujte příslušného finančního manažera. Konzultace zaručí, že se vyvarujete špatně vydefinovaného předmětu zakázky nebo nedovoleného dělení zakázky. V prvním odstavci jsme uvedli pravidlo zadávat obdobná plnění v rámci jedné zakázky. Nemusí to ovšem znamenat, že v rámci jednoho zadávacího řízení může být vybrán pouze jeden dodavatel. Často je totiž těžké dopředu odhadnout, zda bude jeden dodavatel schopen zajistit celý předmět zakázky v požadované kvalitě. V těchto případech postupujte tak, že předmět zakázky rozdělíte v zadávacích podmínkách na části. Jednotlivé části dobře definujte. Do zadávacích podmínek je zároveň nezbytné napsat, že dodavatelé se mohou se svými nabídkami hlásit jen do některých částí zakázky. Na základě takto nastavených pravidel pak dodavatelé mohou podat nabídku na jednu nebo více částí předmětu zakázky. Příklad: V rozpočtu počítáte s jazykovými kurzy angličtiny (220.000 Kč), němčiny (100.000 Kč) a ruštiny (100.000 Kč), ceny jsou bez DPH. Celková předpokládaná cena zakázky na nakup jazykových kurzů je 420.000 Kč bez DPH. Jistě existuje dostatek firem, které Vám budou schopny nabídnout výuku všech tří jazyků dohromady. Zároveň chcete umožnit účast i menším dodavatelům, kteří nabízí výuku např. jen jednoho z požadovaných jazyků. Předmět zakázky v tomto případě můžete vyhlásit jako celek (= dodání všech kurzů ve všech třech jazycích) nebo ho vyhlásit jako soubor tří částí (tj.: část č. 1 = kurzy angličtiny, část č. 2 = kurzy němčiny, část č. 3 = kurzy ruštiny) : 1 Účetní období se dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, shoduje s kalendářním rokem nebo je tzv. hospodářským rokem, který trvá 12 měsíců a začíná pouze prvním dnem jiného měsíce, než je leden; pro organizační složky státu a územně samosprávné celky je účetním obdobím vždy kalendářní rok. Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 2 / 28
1. anglický jazyk 2. německý jazyk 3. ruský jazyk V zadávacích podmínkách musí být výslovně uvedeno, že je možné se přihlásit i s nabídkou výuky jednoho nebo dvou, případně tří jazyků. Při hodnocení můžete tedy dojít výsledku, že každý cizí jazyk bude mít svého dodavatele, protože v porovnání nabídek v rámci jednotlivých částí zakázek bude nejlepší pokaždé jiný subjekt. Kombinace tří dodavatelů (jeden pro každý jazyk) může být výhodnější než výběr jednoho dodavatele pro všechny tři jazyky. Výjimka! Zadávací řízení se nevyžaduje u dlouhodobého pronájmu existujících nemovitostí a u dlouhodobě využívaných externích služeb, i když celková cena zakázky za pronájem či službu překročí limit 400.000 Kč bez DPH. V případě dlouhodobého pronájmu školících prostor tedy nemusíte vyhlašovat žádné zadávací řízení. Pokud však potřebujete pronajmout prostor pro jednorázovou akci, např. pro jednorázové školení dobrovolníků v projektu, a předpokládaná cena pronájmu překročí hranici 400.000 Kč bez DPH, musíte realizovat zadávací řízení na pronájem konferenčních prostor. U služeb, které využíváte dlouhodobě na základě smlouvy a budete je využívat i v rámci projektu ve stejném rozsahu a za stejnou jednotkovou cenu jako doposud, je také zrušena povinnost provést zadávací řízení. Vaše stávající smlouva o dodávce služeb se však může změnit jen v bodě, který specifikuje objem poskytnuté služby. Jednotková cena a ostatní smluvní body se nesmí v souvislosti s projektem měnit. Jako dlouhodobé jsou posuzovány smlouvy, které byly uzavřeny minimálně půl roku před zahájením realizace projektu. Příklad: Organizace uzavřela 1. 9. 2010 smlouvu se supervizorem. Byl dohodnut rozsah služeb na provádění supervize všech pracovníků organizace, u kterých je tato služba relevantní, a to za měsíční poplatek 20.000 Kč. Od 1. 1. 2011 do 31. 12. 2012 (24 měsíců) bude organizace realizovat projekt v rámci OPPA. Podle schváleného rozpočtu projektu bude předpokládaná celková suma na supervizi v projektu činit 28 * 15.000 Kč = 420.000 Kč bez DPH. To by tedy znamenalo povinnost vyhlásit zadávací řízení. Organizace se rozhodne použít výjimku z realizace zadávacího řízení, protože služeb supervize využívá dlouhodobě. Musí ještě ověřit, zda se nebudou kvůli projektu měnit smluvní podmínky. Objem supervizí se díky projektu zvýší o polovinu, změní se objem poskytovaných služeb, ne však rozsah (stále se bude jednat o nákup zajištění supervize pro všechny pracovníky v organizaci, u nichž je tato služba relevantní). Dojde k navýšení ceny v souvislosti s růstem objemu supervize o polovinu. Jedinou změnou tedy bude nárůst měsíčního poplatku na 30.000 Kč. Tímto si organizace ověřila, že splnila podmínky pro výjimku z realizace zadávacího řízení na dodávku služeb supervize. KROK Č. 2 STANOVTE PŘEDPOKLÁDANOU CENU ZAKÁZKY A ZVOLTE POSTUP PRO VÝBĚR DODAVATELE U každé vytvořené skupiny zboží/služeb určete celkovou předpokládanou cenu zakázky bez DPH 2. Při určování předpokládané ceny je třeba vycházet z ceny zakázek s obdobným plněním. Pokud jste v minulosti nerealizovali obdobnou zakázku a ani si nemůžete zjistit cenu jiným způsobem, je potřeba si před zahájením výběru dodavatele provést průzkum cen v místě plnění zakázky. Není možné automaticky za předpokládanou cenu pokládat částku z rozpočtu projektu. (Samozřejmě mimo situace, kdy se rozpočet projektu opíral o zkušenosti s nákupem stejného druhu zboží či služby nebo o uskutečněný průzkum trhu.) Pomocí níže uvedené tabulky zvolte postup, kterým budete vybírat dodavatele u jednotlivých zakázek. Jednotlivé postupy budou dále popsány v kroku č. 4. 2 Pokud jste rozdělili zakázku na jednotlivé části podle postupu, který byl popsán v kroku č. 1, je rozhodující celkový součet předpokládaných cen všech částí zakázky bez DPH. Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 3 / 28
Druh zakázky Zjištěná předpokládaná hodnota bez DPH Postup při výběru dodavatele Varianta Zakázka na dodávku zboží nebo nákup služeb Předpokládaná hodnota zakázky 400.000 Kč 400.000 Kč předpokládaná hodnota zakázky 2.000.000 Kč Bez zadávacího řízení Zadávací řízení dle pravidel OPPA: oslovení alespoň 3 potenciálních dodavatelů uveřejnění poptávky na www.oppa.cz lhůta pro podání nabídky minimálně 10 dní minimálně 3členná hodnotící komise a 1 náhradník člena komise Zadávací řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (pokud zadavatel splňuje vymezení veřejného zadavatele dle zákona č. 137/2006 Sb.) a zveřejnění poptávky na www.oppa.cz nebo - v případě, kdy zadavatel 2.000.000 Kč nepatří mezi veřejné zadavatele dle zákona č. předpokládaná hodnota 137/2006 Sb., zadávací řízení dle pravidel OPPA: zakázky 4.997.000 Kč oslovení alespoň 5 potenciálních dodavatelů uveřejnění poptávky na www.oppa.cz lhůta pro podání nabídky minimálně 15 dní minimálně 3členná hodnotící komise a 1 náhradník člena komise Předpokládaná cena zakázky 4.997.000 Kč Zadávací řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (pokud zadavatel splňuje vymezení veřejného zadavatele dle zákona č. 137/2006 Sb.) a zveřejnění poptávky na www.oppa.cz nebo v případě, kdy zadavatel nepatří mezi veřejné zadavatele dle zákona č. 137/2006 Sb., zadávací řízení dle pravidel OPPA: oslovení alespoň 9 potenciálních dodavatelů uveřejnění poptávky na www.oppa.cz lhůta pro podání nabídky minimálně 35 dní minimálně 5členná hodnotící komise a 1 náhradník člena komise A B C D Předpokládaná cena zakázky 400.000 Kč Bez zadávacího řízení A Zakázka na stavební práce 400.000 Kč předpokládaná cena zakázky 6.000.000 Kč Zadávací řízení dle pravidel OPPA: oslovení alespoň 3 potenciálních dodavatelů uveřejnění poptávky na www.oppa.cz lhůta pro podání nabídky minimálně 10 dní minimálně 3členná hodnotící komise a 1 náhradník člena komise Zadávací řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (pokud zadavatel splňuje vymezení veřejného zadavatele dle zákona č. 137/2006 Sb.) a zveřejnění poptávky na 6.000.000 Kč www.oppa.cz nebo - v případě, kdy zadavatel předpokládaná hodnota nepatří mezi veřejné zadavatele dle zákona č. zakázky 125.451.000 137/2006 Sb., zadávací řízení dle pravidel OPPA: Kč oslovení alespoň 5 potenciálních dodavatelů uveřejnění poptávky na www.oppa.cz lhůta pro podání nabídky minimálně 15 dní minimálně 3členná hodnotící komise a 1 náhradník člena komise B C Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 4 / 28
Druh zakázky Zjištěná předpokládaná hodnota bez DPH Předpokládaná cena zakázky 125.451.000 Kč Postup při výběru dodavatele Zadávací řízení dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (pokud zadavatel splňuje vymezení veřejného zadavatele dle zákona č. 137/2006 Sb.) a zveřejnění poptávky na www.oppa.cz nebo v případě, kdy zadavatel nepatří mezi veřejné zadavatele dle zákona č. 137/2006 Sb., zadávací řízení dle pravidel OPPA: oslovení alespoň 9 potenciálních dodavatelů uveřejnění poptávky na www.oppa.cz lhůta pro podání nabídky minimálně 35 dní minimálně 5členná hodnotící komise a 1 náhradník člena komise Varianta D KROK Č. 3 JESTLIŽE CELKOVÁ PŘEDPOKLÁDANÁ CENA ZAKÁZKY PŘEKROČÍ 400.000 Kč BEZ DPH (VARIANTY B, C a D), ZPRACUJTE VÝZVU K PODÁNÍ NABÍDEK, VE KTERÉ CO NEJPŘESNĚJI SPECIFIKUJTE PŘEDMĚT ZAKÁZKY Do výzvy k podání nabídky do zadávacího řízení musíte vždy uvést minimálně: Identifikační údaje zadavatele (název, sídlo, IČ, sídlo, osobu oprávněnou jednat ve věci zakázky, kontaktní osobu zadavatele ve věci zadávacího řízení a spojení na tuto osobu) Název zakázky a popis předmětu zakázky (informace musí specifikovat typ zboží nebo služby, její množství a případné další požadavky zadavatele, jako např. maximální cena za jednotlivé položky); Pokud jste zakázku rozdělili na části, uveďte také, že dodavatelé mohou podávat nabídky i na jednotlivé části zakázky. Popis musí být jasný. V popisu se ovšem vyvarujte uvádění odkazů na konkrétní firmy, ochranné známky apod. Pokud je předmět zakázky určen pro několik organizací (např. pro příjemce a partnera), je nezbytné v popisu předmětu zakázky uvést, jaké služby či zboží jsou určeny pro jednotlivé organizace; díky tomuto vymezení může dodání a fakturace probíhat odděleně. Doba a místo plnění zakázky: kdy má být zboží nebo služba dodáno, Předpokládaná hodnota zakázky bez DPH Podmínky a požadavky na zpracování nabídky (tj. co má být obsahem nabídek, jaké údaje týkající se předmětu zakázky, jeho realizace mají uchazeči v nabídkách uvést, aby mohl zadavatel nabídky vzájemně objektivně srovnávat a vyhodnotit soulad nabídky se zadavatelem vymezenými podmínkami); Požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny; Lhůta a místo pro podání nabídky; zadavatel je povinen stanovit lhůtu pro podání nabídky tak, aby mezi zasláním výzvy potenciálním dodavatelům a posledním dnem pro předložení nabídky uběhlo minimálně 10, 15 nebo 35 dní (podle předpokládané hodnoty zakázky; viz Projektová příručka OPPA); Uchazeči mohou nabídky zadavateli předkládat pouze v písemné formě v řádně uzavřené obálce označené názvem zakázky a nápisem Neotevírat, na níž je uvedena kontaktní adresa uchazeče, nebo elektronicky. V případě, kdy je nabídka zaslána elektronicky, musí být buď opatřena elektronickým podpisem 3 uchazeče nebo osoby oprávněné jednat za nebo jménem uchazeče nebo musí být k nabídce přiloženo nebo v nabídce uvedeno prohlášení podepsané uchazečem nebo osobou oprávněnou jednat za nebo jménem uchazeče s uvedením výslovného souhlasu s obsahem nabídky.; Požadované kvalifikační předpoklady dodavatelů a způsoby jejich prokázání; minimální povinné kvalifikační předpoklady jsou dle pravidel OPPA stanoveny jen pro zadávací řízení s předpokládanou hodnotou nad 2.000.000 Kč bez DPH v případě dodávek zboží či nákupu služeb a v ceně nad 6.000.000 Kč bez DPH v případě zakázek na stavební práce. Tato minimální povinná kvalifikační kritéria jsou: 3 Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 5 / 28
1) základní kvalifikační předpoklady v rozsahu, jak je stanovuje zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů ustanovením 53 písm. a) až j). Ke splnění těchto kvalifikačních předpokladů postačuje předložení čestného prohlášení dodavatele. Čestné prohlášení postačuje předložit v prosté kopii, ovšem nesmí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. Čestné prohlášení musí být podepsáno osobou oprávněnou jednat jménem či za dodavatele; je-li doklad podepsán zmocněncem, doloží dodavatel minimálně prostou kopii plné moci, která byla zmocněnci pro tento případ udělena. 2) Profesní kvalifikační předpoklady v rozsahu, jak je stanovuje zákon č. 137/2006 sb. o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů ustanovením 54 písm. a) a b). Ke splnění těchto kvalifikačních předpokladů postačuje předložit prostou kopii výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm dodavatel zapsán, či výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní dodavatel zapsán, který není k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, starší 90 kalendářních dnů. Dále dodavatel dokládá doklad o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky, zejména doklad prokazující příslušné živnostenské oprávnění či licenci; postačuje prostá kopie výpisu ze živnostenského rejstříku nebo živnostenského listu. Zadavatel může kvalifikační kritéria pro jím realizované řízení rozšířit, výše uvedené požadavky představují povinné minimum stanovené pravidly OPPA. U zakázek s předpokládanou hodnotou pod výše uvedenými limity si zadavatel sám rozhoduje, zda bude požadovat splnění určitých kvalifikačních kritérií a jakých. Informaci o tom, v jakém jazyce může být nabídka podána; Údaje o hodnotících kritériích a metodu jejich hodnocení; jedním z hodnotících kritérií vždy musí být nabídková cena. Mimo ceny jsou dalšími často používanými kritérii kvalita realizačního týmu a kvalita nabízených služeb. Všechna kritéria se musí jednoznačně vztahovat k předmětu zakázky. Je důležité, abyste v zadávacích podmínkách popsali, na základě jakých informací (nebo dokumentů) budete hodnocení provádět. 4 Hodnotící kritéria si nastavte jednoduše, aby bylo hodnocení podle nich srozumitelné. Přiřazení vah (= důležitosti kritéria pro váš výběr) kritériím je nepovinné. Pokud žádné váhy nestanovíte, znamená to, že jsou všechna kritéria stejně důležitá. Pozor, není možné hodnotící kritéria měnit v průběhu zadávacího řízení, tj. mezi rozesláním zadávacích podmínek (popř. zveřejněním) a vyhodnocením nabídek. Podle toho, zda využijete vah u kritérií, využijete jeden z následujících způsobů hodnocení: 1. způsob Použití některého ze vzorců (viz níže). Tento způsob hodnocení bude nejpřesnější a) Pro hodnocení ceny a dalších číselných kritérií, kdy nejvhodnější nabídkou je ta, která nabídne pro dané kritérium nejnižší hodnotu (např. nejkratší doba dodání, nejnižší cena): nejvýhodnější nabídka tzn. nejnižší hodnota ze všech hodnocených nabídek 100 x ----------------------------------------------------- x váha vyjádřená v procentu hodnota z hodnocené nabídky 4 Obvyklým postupem při pořizování dodávek zboží je hodnocení dle nabídkové ceny. Nicméně tam, kde je to opodstatněné, lze zařadit i další kritéria, např.: cena a termín provedení servisních prací mimo záruční lhůtu. Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 6 / 28
b) Pro hodnocení dalších číselných kritérií, kdy nejvhodnější nabídkou je ta, která nabídne pro dané kritérium nejvyšší hodnotu (např. nejdelší záruka): hodnota z hodnocené nabídky (např. 2 roky) 100 x ------------------------------------------------------------- x váha vyjádřená v procentu hodnota z nejvýhodnější nabídky, tzn. nejvyšší hodnota (např. 3 roky) c) Pro hodnocení jiných než číselných kritérií se použije seřazení nabídek dle jejich kvality v rámci daného kritéria. Následně se používá tento vzorec: pořadí nabídky (např. 2 pokud byla nabídka - 1 hodnocena 2. nejlepší) (100 - ------------------------------------------ x 100 ) x váha vyjádřená v procentu počet hodnocených nabídek 2. způsob - V rámci každého kritéria seřaďte nabídky od nejlepší po nejhorší a obodujte (1 až n, kde n je počet hodnocených nabídek), body sečtěte a nabídku s nejnižším počtem bodů ohodnoťte jako nejlepší. (V případě, že jste kritériím přiřadili váhy, body v závěru hodnocení vynásobte stanovenými váhami. Příklad: nabídka č. 1: cena 3 body (váha 30 %), kvalita realizačního týmu 4 body (váha 25 %), kvalita zpracování nabídky 5 bodů (45 %); celkový počet bodů: 3*0,30 + 4*0,25 + 5*0,45 = 4,15 bodů) 3. způsob V rámci každého kritéria nabídky obodujte. Na rozdíl od předchozího způsobu neplatí, že pořadí automaticky znamená konkrétní bodový zisk (tj. druhá nabídka nemá automaticky přesně 2 body). Interval bodů stanovujete vy. To vyžaduje, abyste předem definovali, jaký bude interval bodů, tj. kolik získá nejlepší, případně, co je třeba pro získání poloviny bodů apod. Musíte vymezit, jaké parametry nabídek budou patřit do jakého intervalu a také, kolik bude příslušný interval pro nabídku znamenat bodů. Počet bodů k získání by měl být stejný v rámci všech kritérií. Důležitost kritérií pro výběr nejlepší nabídky se v počtu bodů projeví až zapojením vah (= vynásobením počtu bodů stanoveným procentem), pokud jste je kritériím přiřadili. (V případě, že jste kritériím přiřadili váhy, body v závěru hodnocení vynásobte stanovenými váhami. Příklad: nabídka č. 1: cena získala 3 body (váha 30 %), kvalita realizačního týmu získala 4 body (váha 25 %), kvalita zpracování nabídky získala 5 bodů (45 %); celkový počet bodů: 3*0,30 + 4*0,25 + 5*0,45 = 4,15 bodů). (Alternativní metodou je nastavit bodové zisky za jednotlivá kritéria tak, aby vůči sobě byly ve stejném poměru, v jakém jsou vůči sobě váhy kritérií. V takovém případě se počet bodů získaných nabídkou v rámci daného kritéria už neváží (= nedochází k násobení počtu bodů stanoveným procentem). V tomto způsobu vítězí nabídka s nejvyšším počtem bodů. Odkaz na kontaktní osobu zadavatele, její telefon a e-mailová adresa; Informaci o tom, zda se jedná nebo nejedná o zadávací řízení dle zákona č. 137/2006 Sb.; Označení (loga, slogan atd.) dle pravidel publicity OPPA. Zadávací podmínky mohou dále obsahovat např.: Zadavatel může rovněž ve výzvě stanovit, jaké budou platební podmínky platné pro zakázku (např. interval pro vystavování faktur, splatnost faktur apod.) Požadavky na specifikaci případných subdodavatelů (identifikační údaje) a vymezení přípustné míry plnění dodané jejich prostřednictvím; Výše smluvní pokuty, která bude uložena v případě nesplnění nebo porušení povinnosti vyplývající ze smlouvy; Formální požadavky na zpracování nabídky (např. podání nabídky na elektronickém médiu atd.); Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 7 / 28
Požadavky na varianty nabídek, pokud je zadavatel připouští; (v tomto případě půjde vlastně o předložení několika nabídek stejným zájemcem o zakázku). Upozorňujeme, že v takovém případě je nutné posuzovat a hodnotit každou variantu zvlášť, není možné např. zprůměrovat nabídkovou cenu dvou variant nabídky jednoho dodavatele. KROK Č. 4 PŘI REALIZACI ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ POSTUPUJTE PODLE VARIANTY, KTEROU JSTE URČILI V KROKU 2 Varianta A - Předpokládaná cena zakázky nepřekročí 400.000 Kč bez DPH Nemusíte tedy vyhlašovat zadávací řízení a dodavatele si vyberete libovolně. Podle toho, co pořizujete, mohou nastat případy: nákup v hotovosti v prodejně, nákup přes internetový obchod, zaslání objednávky vybranému dodavateli elektronicky nebo písemně, případně objednání zboží po telefonu. Dodávka zboží, nákup služeb nebo stavební práce v hodnotě od 200 000 Kč bez DPH do 400 000 Kč bez DPH musí být podložené písemnou smlouvou, ze které bude zřejmé, co konkrétně bylo předmětem nákupu, resp. dodávky, v jakém množství, za jakou cenu atd. Zadavatel ovšem nesmí uzavřít smlouvu s dodavatelem, pokud by na základě ní došlo k tomu, že by se na plnění zakázky podílel zaměstnanec zadavatele či člen statutárního orgánu či statutární orgán zadavatele anebo člen realizačního týmu projektu, plnění zakázky bylo realizováno zadavatelem ve sdružení, který je zaměstnancem zadavatele či členem realizačního týmu projektu, na plnění zakázky by se jako subdodavatel podílel zaměstnanec zadavatele nebo člen realizačního týmu projektu plnění zakázky bylo realizováno dodavatelem, jemuž byl uložen zákaz plnění veřejných zakázek ve smyslu 120a odst. 2) zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, a je veden v rejstříku osob se zákazem plnění veřejných zakázek. Splnění výše uvedených bodů se prokazuje závazkem dodavatele uvedeným explicitně ve smlouvě či ve formě čestného prohlášení dodavatele vyhotoveném jako samostatný dokument. Obecná pravidla a pomůcky pro varianty B, C a D Pomocné formuláře Pomocné formuláře (Výzva k podání nabídek, Čestné prohlášení o nepodjatosti a mlčenlivosti, Zápis o posouzení a hodnocení nabídek aj.) naleznete webových stránkách www.oppa.cz v sekci Pro příjemce. Stanovení způsobu předkládání nabídek Upozorňujeme, že pravidla OPPA umožňují pouze 2 způsoby předkládání nabídek: 1) Nabídky je možné zadavateli předkládat v písemné formě v řádně uzavřené obálce označené názvem zakázky a nápisem Neotevírat, na níž je uvedena kontaktní adresa dodavatele nebo 2) nabídky je možné předkládat elektronicky, v tomto případě musí být buď opatřena elektronickým podpisem uchazeče nebo osoby oprávněné jednat za nebo jménem uchazeče 5 nebo musí být k nabídce přiloženo nebo v nabídce uvedeno prohlášení podepsané uchazečem nebo osobou oprávněnou jednat za nebo jménem uchazeče s uvedením výslovného souhlasu s obsahem nabídky. Zadavatel si může vybrat, jaký způsob do výzvy k podání nabídek uvede. Upozorňujeme ovšem, že v případě, kdy chce umožnit předkládání nabídek elektronicky, musí zajistit, aby byl technicky schopen s dokumentem podepsaným zaručeným elektronickým podpisem nakládat, a to zejména ověřit jeho pravost a platnost. Zveřejnění výzvy k podání nabídek na stránkách OPPA 5 Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů. Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 8 / 28
Postup pro zadání zveřejnění zadávacího řízení na webových stránkách www.oppa.cz: Uveřejnění může zajistit pouze osoba registrovaná do databáze OPPA. Registrovaný uživatel se musí nejprve přihlásit. (Neregistrovaná osoba musí provést registraci). Po přihlášení je třeba kliknout na "Můj profil" v modrém poli. Na základě kliknutí na "Můj profil" se uživateli zobrazí šedá lišta obsahující "Nastavení Semináře Projektové záměry Zadávací řízení Zrušit registraci". Je třeba kliknout na zadávací řízení a dále postupovat podle instrukcí webového formuláře. Na webových stránkách se vyplňuje jednoduchý formulář o základních parametrech zadávacího řízení. Formulář obsahuje položky: Datum zadání Nelze editovat, vyplní se automaticky Organizace (zadavatel) řízení Vyplňte název subjektu zadavatele Kategorie zboží / služeb Vyberte z předdefinovaného seznamu kategorií předmětu zadávacích řízení. Vybíráte vždy jen jednu položku, která je předmětu vašeho zadávacího řízení nejblíže. Stručný popis předmětu dodávky Uveďte slovně, co od dodavatelů poptáváte Předpokládaná cena Napište předpokládanou cenu zakázky, a to bez DPH Příloha (dokument) Vložte z adresářů na svém počítači soubor obsahující Výzvu k podání nabídek do zadávacího řízení; (na webových stránkách www.oppa.cz v sekci Pro příjemce je k tomuto účelu k dispozici formulář výzvy k předložení nabídek) včetně případných příloh tohoto výzvy Možnost předložit nabídku od _ do _ - Uveďte termíny, mezi kterými se dodavatelé mohou se svými nabídkami hlásit Program vyberte z předdefinovaného seznamu OPPA nebo OPPK Prioritní osa - vyberte z předdefinovaného seznamu prioritní osu, v rámci které byl váš projekt podpořen (nebo se případně teprve o podporu uchází) Číslo projektu uveďte poslední pětičíslí registračního čísla projektu Zadání zveřejnění zadávacího řízení na stránkách www.oppa.cz proveďte nejméně 5 pracovních dnů před požadovaným zveřejněním a tedy nejméně 5 pracovních dnů před plánovaným oslovením potenciálních dodavatelů. Hodnotící komise Osoba oprávněná jednat za zadavatele jmenuje hodnotící komisi, která bude posuzovat a hodnotit předložené nabídky. Jmenování hodnotící komise musí mít písemnou formu. Komise musí mít nejméně 3 členy. Je doporučeno, aby alespoň jeden z členů hodnotící komise měl odbornou kvalifikaci nebo odborné zkušenosti odpovídající povaze předmětu zakázky. Zadavatel vždy jmenuje také minimálně 1 náhradníka pro případ nepřítomnosti některého z členů komise. Členové komise nesmějí být ve vztahu k zakázce podjatí a musí zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dovědí v průběhu hodnocení jednotlivých nabídek. Proto před zahájením hodnocení jednotlivých nabídek musí písemně potvrdit svoji nepodjatost a mlčenlivost formou čestného prohlášení. Pokud se v průběhu posuzování či hodnocení ukáže, že některý z členů komise nesplňuje podmínky nepodjatosti, zadavatel je povinen ho z komise odvolat a jmenovat na jeho místo jiného člena. Poskytování dodatečných informací během lhůty pro podávání nabídek V případě, že se během lhůty k podání nabídek změní podmínky zadávacího řízení, např. změní se termín dodání, změní se parametr požadovaného plnění apod., zadavatel musí tuto změnu sdělit všem osloveným dodavatelům a dále zajistit uveřejnění této změny na webových stránkách OPPA. (Pokud došlo ke zveřejnění výzvy i jinak, musí být změna zveřejněna obdobně jako byla původní výzva). Při podávání odpovědi na dotaz uchazeče ohledně podmínek zadávané zakázky musí zadavatel sdělit odpověď i se zněním původního dotazu všem osloveným dodavatelům a dále zajistit zveřejnění dodatečných informací a odpovědí na dotazy na webových stránkách OPPA. (Pokud došlo ke zveřejnění výzvy i jinak, musí být změna zveřejněna obdobně jako byla původní výzva). Otevírání obálek, posuzování a hodnocení nabídek Otevírání obálek, posuzování a hodnocení nabídek provádí dle pravidel OPPA vždy minimálně 3členná komise. Zadavatel může pro každý krok (otevírání / posuzování / hodnocení) jmenovat speciální komisi, ale může také všechny úkoly svěřit jedné komisi. (tento postup hl. m. Praha Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 9 / 28
doporučuje, protože je jednodušší a vyžaduje méně administrativy tj. zejména jmenovací dokumenty, prohlášení o nestrannosti a mlčenlivosti.) Není-li stanoveno zadavatelem jinak, je komise usnášeníschopná, je-li přítomna nadpoloviční většina jmenovaných členů, popř. náhradníků, a rozhoduje na principu většiny přítomných. Základní principy práce komise při otevírání obálek: Komise při hodnocení otevírá nabídky postupně podle termínu jejich doručení. Nabídky doručené zadavateli uplynutí lhůty pro podávání nabídek se neotevírají (a tudíž ani nehodnotí). U nabídek, které byly předloženy do stanovené lhůty, komise nejprve provede kontrolu úplnosti nabídek. Pokud nabídka nesplňuje všechny požadavky stanovené ve výzvě, jedná se o nabídku neúplnou, která musí být zadavatelem vyloučena z dalšího řízení a nesmí být ani základem pro uzavření smlouvy. Základní principy práce komise při posuzování nabídek: Posuzuje se obsah všech nabídek, které byly doručeny včas a řádně dle požadavků stanovených ve výzvě. Při posouzení se provádí ověření, zda jsou nabídky tzv. přijatelné, tj. zda splňují požadavky zadavatele uvedené ve výzvě, co se týče předmětu nabídky (tj. zda je nabízeno to, co bylo poptáváno) a také co se týče kvalifikace dodavatele (že dodavatel splňuje kvalifikační předpoklady, které zadavatel ve výzvě stanovil). Pokud je identifikováno, že popis předmětu nabídky neodpovídá požadavkům stanovených zadavatelem ve výzvě, není nabídka přijatelná, tj. musí být zadavatelem vyloučena z dalšího řízení. U nedostatků v prokázání kvalifikačních předpokladů může zadavatel vyzvat uchazeče, aby je napravil. Postupuje se tak, že zadavatel vyzve uchazeče k nápravě nedostatků týkajících se dokumentů, jež předložil pro doložení skutečnosti, že splňuje kvalifikační předpoklady, a stanoví mu pro tuto nápravu lhůtu. Důležité je, že se jedná o možnost zadavatele toto udělat, nikoli povinnost. Zadavatel nemusí uchazeči stanovit možnost doplnit dokumentaci týkající se kvalifikačních předpokladů; v tom případě ty uchazeče, kteří nedoložili potřebné skutečnosti, zadavatel z další účasti v řízení, musí vyloučit. Pozor: Zadavatel se musí chovat stejně ke všem uchazečům v rámci daného zadávacího řízení. Pokud jsou identifikovány nedostatky v doložení splnění kvalifikačních předpokladů např. u 2 uchazečů, pak šanci opravit tyto nedostatky musí dostat oba dva a oba dva musí mít na opravu nedostatků stejně dlouhou lhůtu. Není možné jednoho z nich vyloučit a druhému umožnit doklady doplnit. Pokud je identifikováno, že z nabídky nevyplývá splnění kvalifikačních předpokladů v požadovaném rozsahu (a to ani po případném doplnění nabídky na základě výzvy dle předchozího odstavce), není nabídka přijatelná, tj. musí být zadavatelem vyloučena z dalšího řízení. Základní principy práce komise při hodnocení nabídek: Posuzuje se obsah všech nabídek, které uspěly v předchozích fázích, tj. byly doručeny řádně a včas, jsou úplné a přijatelné Při hodnocení se pomocí hodnotících kritérií stanovených ve výzvě hledá, která nabídka je nevhodnější. Přidělený počet bodů každé jednotlivé nabídce a v rámci každého kritéria musí být odůvodněný. Přidělení bodů v případech, kdy body vycházejí z nějakého číselného údaje v nabídce, je snadno zdůvodnitelné. Zdůvodnění výsledků hodnocení je vysoce důležité zejména v případech, kdy se hodnotí parametry nabídek, které nejsou vyjádřené číslem. Pozor: Zdůvodnění výše bodů, které nabídka dostala v každém jednotlivém hodnotícím kritériu, musí být dostatečně podrobné, aby si ho jakýkoli kontrolor mohl na nabídkách ověřit. Zápis o činnosti komise (či komisí) O otevírání obálek, posouzení úplnosti, posouzení přijatelnosti a o hodnocení nabídek komise vyhotoví zápis, který podepisují všichni přítomní členové komise. Ze zápisu musí být zřejmé: o kdo se zadávacího řízení účastnil (tj. musí být uveden seznam doručených nabídek), o které nabídky byly vyřazeny z důvodu pozdního předložení, předložení v rozporu s výzvou či z důvodu neúplnosti (tj. musí být uveden seznam vyřazených nabídek a Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 10 / 28
o o o o o o o zdůvodnění jejich vyřazení), kdo byl případně vyzván k doplnění kvalifikačních předpokladů, (tj. musí být uveden seznam uchazečů vyzvaných k doplnění), které nabídky byly vyřazeny z důvodu nepřijatelnosti (tj. musí být uveden seznam vyřazených nabídek a zdůvodnění jejich vyřazení), které nabídky byly hodnoceny (tj. musí být uveden seznam hodnocených nabídek), jaká jsou bodová ohodnocení jednotlivých nabídek, včetně odůvodnění přidělení bodů, jaké je pořadí nabídek dle získaných bodů, jaká je nabídková cena vítězné nabídky, jaké bylo složení komise (tj. jmenný seznam členů a náhradníka / náhradníků členů komise). Varianta B - Předpokládaná cena zakázky bude v rozmezí nad 400.000 Kč a pod 2.000.000 Kč bez DPH v případě zakázky na dodávku zboží nebo nákup služeb a v rozmezí nad 400.000 Kč a pod 6.000.000 Kč bez DPH v případě zakázky na stavební práce Musíte vyhlásit zadávací řízení. Postupujte dle kapitoly 9.2.3 Projektové příručky OPPA. Varianta C - Předpokládaná cena zakázky bude v rozmezí nad 2.000.000 Kč a pod 4.997.000 Kč bez DPH v případě zakázky na dodávku zboží nebo nákup služeb a v rozmezí nad 6.000.000 Kč a pod 125.451.000 Kč bez DPH v případě zakázky na stavební práce Jste-li veřejným zadavatelem, musíte při zadávání musíte respektovat zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Vymezení veřejného zadavatele je obsaženo v 2 tohoto zákona. Nad rámec požadavků stanovených zákonem č. 137/2006 Sb. jsou veřejní zadavatelé v rámci projektů podpořených z OPPA povinni zveřejnit výzvu k podání nabídek, resp. jinak označený dokument, který plní tuto funkci, ale je jinak pojmenován v návaznosti na typ realizovaného zadávacího řízení, na webových stránkách www.oppa.cz. Pokud vaše organizace nepatří mezi veřejné zadavatele, platí, že musíte postupovat podle pravidel OPPA stanovených v kapitole 9.2.4 Projektové příručky OPPA. Varianta D - Předpokládaná cena zakázky od 4.997.000 Kč bez DPH výše v případě zakázky na dodávku zboží nebo nákup služeb a od 125.451.000 Kč bez DPH výše v případě zakázky na stavební práce Jste-li veřejným zadavatelem, musíte při zadávání musíte respektovat zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Vymezení veřejného zadavatele je obsaženo v 2 tohoto zákona. Nad rámec požadavků stanovených zákonem č. 137/2006 Sb. jsou veřejní zadavatelé v rámci projektů podpořených z OPPA povinni zveřejnit výzvu k podání nabídek, resp. jinak označený dokument, který plní tuto funkci, ale je jinak pojmenován v návaznosti na typ realizovaného zadávacího řízení, na webových stránkách www.oppa.cz. Pokud vaše organizace nepatří mezi veřejné zadavatele, platí, že musíte postupovat podle pravidel OPPA stanovených v kapitole 9.2.5 Projektové příručky OPPA Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 11 / 28
ZASTOUPENÍ V ZADÁVACÍM ŘÍZENÍ Zadavatel je oprávněn nechat se v rámci zadávacího řízení zastoupit. Smluvní vztah mezi zadavatelem a jeho zástupcem v řízení musí být uzavřen písemně. Smlouva musí obsahovat rozdělení jejich práv a povinností. Zástupcem zadavatele může být pouze fyzická nebo právnická osoba, která splňuje podmínky nepodjatosti; (je možné využít prohlášení o nepodjatosti, které je k dispozici na webových stránkách www.oppa.cz v sekci Pro příjemce). Pokud zakázka sdružuje dodávku zboží či nákup služeb určené pro více subjektů, platí, že zadavatelem může být více subjektů, např. příjemce podpory spolu s partnery. SPOJENÍ ZAKÁZEK PRO PROJEKT OPPA S DALŚIMI ZAKÁZKAMI ORGANIZACE Zakázky spojené s realizací projektu mohou být také součástí souhrnných zakázek, které příjemce či partner zadal či zadává před či během realizace projektu. Tyto souhrnné zakázky mohou kromě dodávky zboží či nákupu služeb pro potřeby projektu OPPA zahrnovat i jiné předměty či služby, které daná organizace pro své mimoprojektové aktivity potřebuje. Aby ovšem byly výdaje s adekvátní částí souhrnné zakázky způsobilé v rámci projektu OPPA, je nezbytné, aby zadávací řízení proběhlo podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, nebo postupem odpovídajícím pravidlům OPPA. VNITŘNÍ PŘEDPISY ORGANIZACE ZADAVATELE VE VAZBĚ NA PRAVIDLA OPPA Pokud platné vnitřní předpisy zadavatele stanovují přísnější postup pro výběr dodavatele než pravidla OPPA (stanovují např. oslovení minimálně 5 potenciálních dodavatelů v případech, kdy minimální počet dle pravidel OPPA je 3, apod.), musí zadavatel postupovat v souladu s těmito postupy. Přísnější postup pro výběr dodavatele, než je určen pravidly OPPA, není považován za porušení pravidel pro výběr dodavatele. Pokud ovšem vnitřní předpisy postup pro výběr dodavatele neupravují nebo jsou méně propracované, je zadavatel povinen nad rámec svých předpisů aplikovat pravidla OPPA. ZMĚNY V PRŮBĚHU REALIZACE ZAKÁZKY V průběhu realizace zakázky není přípustné změnit ty parametry zakázky, které měly vliv na rozhodnutí o výběru dodavatele. Pokud byl pro přidělení zakázky podstatný např. termín dodání, není možné, aby v průběhu plnění došlo ke změně termínu dodání. Za parametry zakázky, které měly vliv na výběr dodavatele, se považuje ten obsah nabídky, který byl předmětem hodnocení v rámci hodnotících kritérií. Pokud si nejste v situaci, kdy chystáte změnu smlouvy s dodavatelem, jisti, zda změna neporušuje výše uvedené pravidlo, doporučujeme kontaktovat příslušného finančního manažera. Během konzultace se posoudí specifika vašeho projektu a vybere postup, jak projekt neomezovat a zároveň neporušit pravidla pro zadávací řízení. Příjemce podpory je povinen informovat hlavní město Prahu o změnách, které nastaly v průběhu realizace zakázky a byly takového rozsahu, že bylo nutné kvůli nim uzavírat dodatek ke smlouvě s dodavatelem. Informaci příjemce poskytuje prostřednictvím monitorovací zprávy za příslušné období (určující je datum, kdy dodatek nabyl platnosti). Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 12 / 28
DODATEČNÉ POTŘEBY NAD RÁMEC SMLOUVY S VYBRANÝM DODAVATELEM Výjimečně se - z důvodů, které nebylo možné předpokládat - stane, že projekt potřebuje více zboží či služeb, než bylo předmětem zadávacího řízení a než jak je definováno ve smlouvě s vybraným dodavatelem. V těchto případech doporučujeme kontaktovat příslušného finančního manažera. Během konzultace se posoudí specifika vašeho projektu a vybere postup, jak projekt neomezovat a zároveň neporušit pravidla pro zadávací řízení. Pro pořízení zboží, služeb či stavebních prací, které dodatečně rozšiřují zakázky, pro něž byl dodavatel vybrán dle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, platí postup jednacího řízení bez uveřejnění. Podmínky, za nichž je veřejný zadavatel oprávněný tento postup aplikovat na nákup dodatečných dodávek, služeb či stavebních prací vymezuje 23 v odst. 5 písm. b) a v odst. 7 písm. a). Pro zadavatele, kteří nepatří mezi veřejné zadavatele, a pro zakázky veřejných zadavatelů, které vzhledem k jejich předpokládané hodnotě nebyly realizované v režimu zákona č. 137/2006 Sb., platí pro dodatečné zakázky níže uvedené závazné podmínky OPPA: 1. Dodatečnou dodávku zboží, služeb či stavebních prací může zadavatel nakoupit pouze od toho dodavatele, se kterým má uzavřenu smlouvu na základě výsledku zadávacího řízení realizovaného dle pravidel OPPA. 2. Pro dodatečný nákup zboží musí platit: a) Dodatečně nakupované zboží je částečnou náhradou původní dodávky nebo je rozšířením původního rozsahu dodávky, a to za předpokladu, že by změna dodavatele nutila zadavatele pořizovat zboží odlišných technických parametrů, které by měly za následek neslučitelnost s původní dodávkou nebo by znamenaly nepřiměřené technické obtíže při provozu a údržbě původní dodávky; b) Celková doba trvání smlouvy s dodavatelem nesmí po rozšíření o dodatečný nákup zboží přesáhnout dobu 3 let. 3. Pro dodatečný nákup služeb nebo stavebních prací musí platit: a) Jedná se o služby nebo stavební práce, které nebyly obsaženy v původních zadávacích podmínkách, jejich potřeba vznikla v důsledku objektivně nepředvídaných okolností a tyto dodatečné služby nebo dodatečné stavební práce jsou nezbytné pro realizaci původního předmětu zakázky; b) Dodatečné služby nebo dodatečné stavební práce nemohou být technicky nebo ekonomicky odděleny od původní veřejné zakázky, aniž by toto oddělení způsobilo závažnou újmu zadavateli, c) Celkový rozsah dodatečných služeb nebo dodatečných stavebních prací nepřekročí 20 % ceny původní veřejné zakázky, tj. ceny obsažené v původní smlouvě uzavřené s dodavatelem. Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 13 / 28
PŘÍKLAD Č. 1: ZADÁVACÍ ŘÍZENÍ NA DODÁVKU VÝPOČETNÍ TECHNICKY KROK Č. 1 Příjemce Centrum s.r.o realizuje projekt Vzdělávání zaměstnanců podpořený v rámci OPPA. Aby bylo možné zajistit bezproblémový průběh projektu, musí příjemce zajistit potřebné technické vybavení. Vzhledem k tomu, že nedisponuje vyhovujícím vlastním vybavením, je nucen vybavení zapůjčit nebo zakoupit. V kapitole 3 schváleného rozpočtu projektu bylo počítáno s nákupem této skupiny zařízení a vybavení: Detail schváleného rozpočtu projektu v kapitole 3: Druh výdajů Jednotka* Počet J. cena Celkové náklady (Kč) (Kč) 3. Zařízení a vybavení 589 446 3.1 Neopisovaný hmotný majetek a odpisy hmotného majetku 3.1.1 Osobní počítač kus 12 23 800 285 600 3.1.2 Notebook kus 4 19 040 76 160 3.1.3 Multifunkční zařízení kus 1 29 750 29 750 3.1.4 Dataprojektor kus 1 38 000 38 000 3.2 Neopisovaný nehmotný majetek a odpisy nehmotného majetku kus 3.2.1. Operační systém kus 16 2 975 47 600 3.2.2. Kancelářský balík kus 16 7 021 112 336 Při porovnání rozpočtu a reálných potřeb projektu však příjemce zjistil, že se při plánování rozpočtu zapomnělo na projekční plátno, které pro vzdělávací aktivity také potřebuje. Proto jej doplnil do skupiny vybavení a zařízení. Průzkumem cen na trhu a porovnáním s přehledem obvyklých cen a mezd (viz www.oppa.cz v sekci Pro příjemce) příjemce zjistil, že je možné pořídit vyhovující plátno za cenu 4.522 Kč včetně DPH. Stejným způsobem, jakým příjemce zjišťoval běžnou cenu plátna, ověřil také, zda ceny ostatních položek odpovídají cenám obvyklým na trhu. U dataprojektoru zjistil, že cena původně plánovaná v rozpočtu (38.000 Kč včetně DPH) překračuje cenu běžnou, která se přibližně pohybuje okolo 32.130 Kč včetně DPH. Prostředky ušetřené v položce 3.1.4 Dataprojektor se rozhodl částečně využít pro nákup plátna (= nová položka 3.1.5, částka 4.522 Kč), zbytek přesunul do jiné kapitoly. Na základě nově získaných informací upravil příjemce původní rozpočet projektu. Detail upraveného rozpočtu projektu v kapitole 3: Druh výdajů Jednotka* Počet J. cena Celkové náklady (Kč) (Kč) 3. Zařízení a vybavení 588 098 3.1 Neopisovaný hmotný majetek a odpisy hmotného majetku 3.1.1 Notebook kus 12 23 800 285 600 3.1.2 Osobní počítač kus 4 19 040 76 160 3.1.3 Multifunkční zařízení kus 1 29 750 29 750 3.1.4 Dataprojektor kus 1 32 130 32 130 3.1.5 Projekční plátno kus 1 4 522 4 522 3.2 Neopisovaný nehmotný majetek a odpisy nehmotného majetku kus 3.2.1. Operační systém kus 16 2 975 47 600 3.2.2. Kancelářský balík kus 16 7 021 112 336 Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 14 / 28
KROK Č. 2 SPRÁVNÉ URČENÍ PŘEDPOKLÁDANÉ CENY DODÁVKY Rozpočet nyní odpovídá reálným potřebám projektu. Pro rozhodnutí, zda vyhlásit zadávací řízení a jaký postup při jeho realizaci zvolit, je určující cena bez DPH. Rozpočet byl sestaven s cenami včetně DPH. Celkové náklady pořízení technického vybavení po revizi činí 588.098 Kč včetně DPH, tzn. 494.200 Kč bez DPH. Předpokládaná cena zakázky překročila hranici 400.000 Kč bez DPH, což znamená povinnost vyhlásit zadávací řízení. Hodnota zakázky spadá do rozmezí od 400.000 Kč do 2.000.000 Kč bez DPH. Příjemce tedy musí zpracovat zadávací podmínky a při realizaci zadávacího řízení postupovat podle varianty B, tj. kapitoly č. 9.2.3. Projektové příručky OPPA. KROK Č. 3 ZPRACOVÁNÍ ZADÁVACÍCH PODMÍNEK Příjemce zpracoval zadávací podmínky do následující podoby: Název zakázky Dodávka technického vybavení pro projekt č. 5198 - Vzdělávání zaměstnanců 1. Identifikační údaje zadavatele Název zadavatele Centrum, spol. s r.o. Sídlo Husova 21, Praha 8 IČ / DIČ 2579851 / CZ02579851 Právní forma s.r.o. 2. Osoby zadavatele Osoba oprávněná jednat za zadavatele ve věci zakázky Jana Smutná Kontaktní osoba Matěj Pokorný Kontaktní telefon 745 256 894 Kontaktní email Matej.Pokorny@spol.centrum.cz 3. Druh zakázky (dodávka zboží, nákup služeb nebo nákup stavebních prací) Zakázka na dodávku zboží 4. Předpokládaná hodnota zakázky bez DPH 494.200 Kč Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 15 / 28
5. Popis (specifikace) předmětu zakázky Předmětem zakázky je dodávka výpočetní techniky pro realizaci projektu Vzdělávání zaměstnanců podle níže uvedené technické specifikace. U žádné položky, která je součástí předmětu nabídky a patří mezi hmotný majetek, nesmí být cena za jednotku obsažená v nabídce rovna a vyšší než 40 000 Kč včetně DPH. U položek, které patří mezi nehmotný majetek, nesmí být cena za jednotku obsažená v nabídce 60 000 Kč a výše včetně DPH. Položka Předpokláda ná cena v Kč za kus bez DPH Předpok ládaná cena v Kč za kus včetně DPH Počet kusů Předpoklá daná cena celkem v Kč bez DPH Předpoklá daná cena celkem v Kč včetně DPH Technická specifikace notebook 20 000 23 800 12 ks 240 000 285 600 - operační paměť minimálně 512 MB - procesor dvoujádrový min. 1,6 GHz - HDD - minimálně 60 GB, 5400rpm - LCD - minimálně 15,4'' TFT, min. 1024x768 - Optická mechanika - DVD +/- RW nebo DVD +/- RW/DL (interní) - PCMCIA slot, VGA výstup, Integrovaná podpora Wi-Fi, Bluetooth - USB - minimálně 2x USB 2.0 - Hmotnost - maximálně 3,0 kg - Příslušenství - optická myš, brašna stolní PC 16 000 19 040 4 ks 64 000 76 160 - operační paměť min. 1 GB - procesor jednojádrový min. 2GHz - HDD minimální 160 GB, 7 200rpm - LCD 17 / min. 1024x768 - optická mechanika - DVD +/- RW nebo DVD +/- RW/DL (interní) - integrovaná zvuková a grafická karta - VGA výstup - USB - minimálně 3x USB 2.0 - LAN 10/100/1000 - příslušenství klávesnice,optická myš operační systém 2 500 2 975 16 ks 40 000 47 600 - podmínka na kompatibilitu s OS příjemce Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 16 / 28
kancelářský balík multifunkční zařízení 5 900 7 021 16 ks 94 400 112 336 - podmínka na kompatibilitu s nabízeným OS 25 000 29 750 1 ks 25 000 29 750 - tiskárna, kopírka, fax, skener, rozlišení tisku 1 200 x 600 dataprojektor 27 000 32 130 1 ks 27 000 32 130 - rozlišení XGA (1 024 x 768) jas 2 000 ANSI Lm, kontrast 400:1 plátno 3 800 4 522 1 ks 3 800 4 522 - velikost 150 x 150 cm Celkem 494 200 588 098 Dodavatel musí dodat zboží v místě plnění zakázky a cena dopravy musí být zahrnuta do nabídkové ceny Dodavatel musí zboží dodat do 20 pracovních dní od podpisu smlouvy Notebooky a stolní PC musí být dodány s předinstalovaným softwarem, cena za instalaci musí být zahrnuta do nabídkové ceny Dodavatel musí zajistit servisní místo dodaných produktů v Praze 6. Doba a místo plnění zakázky Doba plnění zakázky Duben 2009 Místo plnění zakázky Centrum, spol. s r.o., Husova 21, Praha 8 7. Podmínky a požadavky na zpracování nabídky* Povinné součásti nabídky jsou: Identifikace dodavatele název firmy, sídlo, IČ, DIČ, telefon, garant dodávky Kompletní technická specifikace nabízených produktů Cena za kus bez DPH (nesmí překročit cenu uvedenou v zadávací dokumentaci) Případná cena dopravy dodávky do místa plnění Celková cena zakázky bez DPH (nesmí překročit cenu uvedenou v zadávací dokumentaci) Celková cena zakázky s DPH 8. Požadavek na způsob zpracování nabídkové ceny Celková nabídková cena musí vycházet z jednotkových cen a poptávaného množství zboží v souladu s bodem 5. této výzvy. Dodavatel ke každé položce poptávaného zboží musí uvést cenu bez DPH za jednotku, dále uvést cenu bez DPH za danou skupinu zboží ve vazbě na počet kusů, jež jsou zařazeny do předmětu nabídky. Nad rámec jednotlivých položek musí dodavatel uvést cenu za dopravu zboží do místa plnění zakázky a cenu za instalace software do notebooků a PC v případě, že tyto položky nejsou již promítnuty do jednotkových cen poptávaného zboží. Nabídková cena musí odpovídat součtu cen bez DPH za všechny skupiny zboží, ceny za dopravu zboží do místa plnění zakázky a ceny za instalace software do notebooků a PC. Nabídkovou cenou se rozumí celková cena bez DPH, tato cena bude použita pro hodnocení nabídky. 9. Lhůta a místo pro podání nabídky a způsob předložení nabídky Lhůta pro podání nabídky 15.2.2009, do 16:00 Místo pro podání nabídky Osobně na adresu: Husova 21, Praha 8, k rukám Matěje Pokorného Poštou na adresu: Husova 21, Praha 8, k rukám Matěje Pokorného Způsob přeložení nabídky Nabídky je možné zadavateli předkládat pouze v písemné formě v řádně uzavřené obálce označené názvem zakázky a nápisem Neotevírat, na níž je uvedena kontaktní adresa dodavatele Jazyk zpracování nabídky Čeština Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 17 / 28
10. Požadavky na prokázání kvalifikace dodavatele* Zadavatel nestanovil žádné kvalifikační požadavky na dodavatele. 11. Hodnotící kritéria a metoda hodnocení nabídek Nabídky, které budou předloženy ve lhůtě pro podání nabídek, budou úplné a v souladu s touto výzvou budou hodnoceny dle nabídkové ceny, kdy nabídka s nejnižší nabídkovou cenou bude vyhodnocena jako vítězná. 12. Další požadavky zadavatele* Platební podmínky Požadavky na specifikaci případných subdodavatelů (identifikační údaje) a přípustné míry plnění dodané jejich prostřednictvím Výše smluvní pokuty, která bude uložena v případě nesplnění nebo porušení povinnosti vyplývající ze smlouvy Formální požadavky na zpracování nabídky (např. podání nabídky na elektronickém médiu apod.) Požadavky na varianty nabídek, pokud je zadavatel připouští. Zadavatel nebude poskytovat zálohu. Zadavatel se zavazuje uhradit dohodnutou kupní cenu bankovním převodem do jednoho měsíce po převzetí faktury. Fakturu má dodavatel povinnost vystavit do 14 kalendářních dnů po převzetí veškerých kusů předmětu dodávky zadavatelem v místě plnění zakázky. Doba splatnosti faktury musí být stanovena na 1 kalendářní měsíc ode dne doručení faktury zadavateli. Faktura musí obsahovat všechny náležitosti řádného daňového dokladu ve smyslu příslušných právních předpisů. V případě, že faktura nebude mít odpovídající náležitosti, je zadavatel oprávněn zaslat ji ve lhůtě splatnosti zpět dodavateli k doplnění či úpravě, aniž se dostane do prodlení se splatností lhůta splatnosti počíná běžet znovu od opětovného zaslání náležitě doplněného či opraveného dokladu. Faktura bude členěna dle požadavku specifikovaného v kupní smlouvě. Zadavatel nepožaduje specifikaci. - - Zadavatel nepřipouští varianty nabídek předložené jedním dodavatelem. Datum 5. ledna 2009 Místo V Praze Podpis Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 18 / 28
KROK Č. 4 - OSLOVENÍ DODAVATELŮ, HODNOCENÍ NABÍDEK, OZNÁMENÍ O VÝSLEDKU ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ S výše uvedenou zadávací dokumentací příjemce oslovil formou dopisu zaslaného na doručenku a současně emailem 5 dodavatelů (dodavatel A, dodavatel B, dodavatel C, dodavatel D, dodavatel E). Z těchto dodavatelů poslali svou nabídku čtyři. Dodavatel B žádnou nabídku neposlal a na e-mailový dotaz manažera projektu, zda mu byla poptávka v pořádku doručena, odpověděl, že poptávka přišla v pořádku, ale že o účast v zadávacím řízení nemá zájem. V daném termínu byly doručeny tyto 4 nabídky: Dodavatel A, Dodavatel C, Dodavatel D, Dodavatel E. Příjemce nabídky otevřel a zkontroloval, zda jsou nabídky úplné, tj. zda obsahují: Dodavatel A Dodavatel C Dodavatel D Dodavatel E Identifikace dodavatele A A A A Požadované zboží (tech. specifikace) A A N A Požadované zboží (počet ks) A A A A Jednotková cena bez DPH A A A A Celková cena bez DPH A A A A Všechny nabídky obsahovaly všechny složky, které zadavatel vyžadoval, tj. žádná z nich nebyla neúplná. Dalším krokem bylo posouzení přijatelnosti. Protože zadavatel nestanovil žádné kvalifikační předpoklady pro dodavatele, při posouzení přijatelnosti posuzoval pouze přijatelnost nabídky, nikoli přijatelnost dodavatele. Dodavatel D nedodržel podmínky v zadávací dokumentaci, protože nenabídl výpočetní techniku v požadované minimální kvalitě. Jím nabízené zboží nebylo výkonné tak, jak v zadávací dokumentaci požadoval příjemce. Tento dodavatel byl tedy vyřazen z dalšího hodnocení. Informace o vyřazení spolu s odůvodněním vyřazení byla dodavateli D zaslána dopisem na doručenku a současně i emailem. Hodnocení nabídek dodavatele A, dodavatele C a dodavatele E provedla hodnotící komise, jejíž členové svoji nestrannost k zakázce a závazek mlčenlivosti potvrdili podpisem čestného prohlášení. Před samotným hodnocením provedla hodnotící komise porovnání cen za jednotky vzhledem k limitům 40 000 Kč za jednotku hmotného majetku a 60 000 Kč za jednotku nehmotného majetku. Všechny nabídky tuto nabídku splnily. Nejvýhodnější nabídka je nabídka s nejnižší nabídkovou cenou: Dodavatel A Dodavatel C Dodavatel E Cena bez DPH 520 tis. Kč 492 tis. Kč 496 tis. Kč Z výše uvedeného hodnocení vyplývá následující pořadí nabídek: 1. Dodavatel C 2. Dodavatel E 3. Dodavatel A O provedeném výběru sestavila hodnotící komise zápis a členové komise jej podepsali Ze zápisu vyplynulo, že výběrová komise doporučila k realizaci nabídku dodavatele C. Osoba oprávněná jednat za zadavatele následně tento zápis převzala k posouzení a po seznámení s dokumentací potvrdila písemně svým podpisem na zápisu souhlas s doporučeními výběrové komise. Všem dodavatelům, kteří se zadávacího řízení zúčastnili předložením nabídky, byl poslán dopis s doručenkou a současně e-mail s informací o výsledku zadávacího řízení. S dodavatelem C začalo jednání o uzavření kupní smlouvy. Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 19 / 28
PŘÍKLAD Č. 2: ZADÁVACÍ ŘÍZENÍ NA NÁKUP SLUŽBY (JAZYKOVÉHO VZDĚLÁVÁNÍ) KROK Č. 1 Příjemce Centrum o.s. realizuje projekt Výuka jazyka pro zlepšení uplatnitelnosti nevidomých a slabozrakých občanů na trhu práce podpořený v rámci OPPA. Příjemce má odbornost s prací s cílovou skupinou nevidomých a slabozrakých, ale nemá v týmu zaměstnanců učitele cizích jazyků. Samotnou výuku tedy potřebuje zajistit dodavatelsky. V kapitole 4 rozpočtu projektu je na tento výdaj schváleno celkem 630.700 Kč. Jiná výuka jazyků nebude v rámci projektu probíhat, a rozpočet proto neobsahuje další prostředky určené na jazykové vzdělávání. Při sestavování rozpočtu projektu příjemce vycházel z reálných cen na trhu, tj, provedl průzkum o obvyklých cenách. Vzhledem k tomu, že zjišťování cen proběhlo před cca 6 měsíci, lze zjištěné obvyklé ceny pokládat za odpovídající a příjemce nepotřebuje před vyhlášením zadávacího řízení provádět nový průzkum trhu. KROK Č. 2 SPRÁVNÉ URČENÍ PŘEDPOKLÁDANÉ CENY DODÁVKY Pro rozhodnutí, zda vyhlásit zadávací řízení a jaký postup při jeho realizaci zvolit, je určující cena bez DPH. Rozpočet byl sestaven s cenami včetně DPH. Celkové náklady na zajištění jazykových kurzů v rámci celého projektu jsou 630.700 Kč včetně DPH, tzn. 530.000 Kč bez DPH. Předpokládaná cena zakázky překročila hranici 400.000 Kč bez DPH, což znamená povinnost vyhlásit zadávací řízení. Hodnota zakázky spadá do rozmezí od 400.000 Kč do 2.000.000 Kč bez DPH. Příjemce tedy musí zpracovat zadávací podmínky a při realizaci zadávacího řízení postupovat podle varianty B, tj. kapitoly č. 9.2.3. Projektové příručky OPPA. KROK Č. 3 ZPRACOVÁNÍ ZADÁVACÍCH PODMÍNEK Příjemce zpracoval zadávací podmínky do následující podoby: Název zakázky Dodávka jazykového vzdělávání pro projekt Výuka jazyka pro zlepšení uplatnitelnosti nevidomých a slabozrakých občanů na trhu práce 1. Identifikační údaje zadavatele Název zadavatele Centrum, o.s. Sídlo Žižkova 12, Praha 3 IČ / DIČ 23725989 / DIČ nebylo přiděleno Právní forma o.s. 2. Osoby zadavatele Osoba oprávněná jednat za zadavatele ve věci zakázky Jana Veselá Kontaktní osoba Matěj Kuchta Kontaktní telefon 776 855 963 Kontaktní email Matej.Kuchta@os.centrum.cz 3. Druh zakázky (dodávka zboží, nákup služeb nebo nákup stavebních prací) Zakázka na nákup služeb Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 20 / 28