Příručka pro účastníky projektu CzechAccelerator 2011 2014 - Žádost o platbu -

Příručka pro účastníky projektu CzechAccelerator 2011 2014 - Žádost o platbu - 1/24

Obsah Obsah... 2 Vyplnění a odeslání Žádosti o platbu... 3 Způsobilost výdajů... 4 Zaokrouhlování v ŽOPL... 4 Vzor Žádosti o platbu... 4 Rozpis financování... 5 Přílohy ŽOPL... 6 vání a řazení listinných příloh ŽOPL... 7 Soupiska účetních dokladů... 8 Účetní doklady... 8 Náležitosti účetních dokladů... 8 Zápis vybraných účetních dokladů... 11 Úhrady účetního dokladu... 13 Pravidla pro dokládání úhrad účetních dokladů... 14 Platba platební kartou... 16 Platba přes platební portály... 16 Zápočet... 17 Zádržné... 17 Úhrada třetí osoby... 17 Potvrzení od dodavatele... 17 Určení výše způsobilých výdajů dle provedené úhrady... 18 Rozpočet ŽOPL... 20 Prohlášení příjemce dotace... 22 Na co si dát pozor aneb nejčastější chyby při podání ŽOPL... 23 2/24

Vyplnění a odeslání Žádosti o platbu Co je to Žádost o platbu? Žádost o platbu (dále jako ŽOPL ) je formulář, který se vyplní a společně s povinnými listinnými přílohami (souvisejícími doklady, fakturami, letenkami, programy akcí apod.) odešle na centrálu CzechInvestu (dále jako CI ) do Prahy, nebo se osobně doručí. Na základě formuláře a příloh probíhá finanční a věcná kontrola, která předchází proplacení dotace. ŽOPL je třeba podat nejpozději do 8 týdnů od ukončení pobytu v destinaci. Přesné datum je uvedeno ve Smlouvě o spolupráci. Jak zpracovat Žádost o platbu? Formulář si stáhněte do svého PC a vyplňte dle pokynů uvedených v tomto dokumentu. ŽOPL musí být podepsána osobou oprávněnou jednat za společnost. Podpis musí být úředně ověřen. Pokud ŽOPL podepsala jiná osoba než je uvedena v obchodním/živnostenském rejstříku, musí být s přílohami ŽOPL doložen také originál plné moci s úředně ověřeným podpisem zmocnitele opravňující k podpisu Žádosti o platbu. Za datum podání ŽOPL se považuje den, kdy je ŽOPL odeslána poštou, externí zásilkovou službou nebo osobně doručena na recepci CI. Doporučujeme archivovat doklad o odeslání zásilky např. podací lístek. Dříve než začnete připravovat ŽOPL, kontaktujte svého účetního a aktivně ho zapojte do přípravy. Doporučujeme doklady, např. faktury a výpisy z běžného účtu, průběžně shromažďovat a vytvářet jejich kopie. Jak probíhá doplnění a opravy v ŽOPL? Komunikace mezi Vámi a PM bude probíhat elektronicky. Pokud budou v ŽOPL nalezeny nedostatky, zašle Vám projektový manažer (dále jako PM ) e-mailem výzvu k odstranění nedostatků. Termín pro odstranění nedostatků uvede ve v emailu. Po odstranění nedostatků odešlete novou verzi ŽOPL a vyžádané listinné přílohy na centrálu CI do Prahy. Před vypršením lhůty je možné prostřednictvím e-mailu požádat PM o prodloužení lhůty pro odstranění nedostatků, ve kterém budou uvedeny důvody. PM Vaši žádost posoudí. Pokud shledá Vaši žádost jako oprávněnou, zašle Vám potvrzující zprávu s náhradním termínem. ŽOPL lze podat až po ukončení Vašeho pobytu, tzn., že platby jsou prováděny zpětně za již vynaložené prostředky doložené řádnými doklady. 3/24

Způsobilost výdajů Datum uskutečnění zdanitelného plnění (případně datum vystavení u zálohových nebo některých zahraničních faktur) u všech účetních dokladů, datum vystavení objednávek, musí být po datu způsobilosti výdajů uvedeném ve Smlouvě o spolupráci a zároveň před datem ukončení realizace projektu stanoveným Smlouvou o spolupráci. Datum úhrady dokladů musí být po datu způsobilosti výdajů uvedeném ve Smlouvě o spolupráci a před datem podání ŽOPL uvedeném ve Smlouvě o spolupráci. Způsobilost jednotlivých výdajů naleznete v Příručce způsobilých výdajů pro účastníky projektu CzechAccelerator. Zaokrouhlování v ŽOPL Do formuláře se nevyplňují částky v CZK, které jsou uvedeny v haléřích. Pokud je taková částka uvedená např. na faktuře nebo výpisu z účtu, je třeba částku zaokrouhlit na celé koruny dolů a do ŽOPL uvést tuto zaokrouhlenou částku. Toto pravidlo se netýká zahraničních faktur, kde se fakturované částky píší do ŽOPL i s desetinnými místy. Vzor Žádosti o platbu Zde doplňte identifikační údaje o projektu. Zde doplňte identifikační údaje o Vaší společnosti. 4/24

Údaje slouží pro komunikaci mezi Účastníkem a CI. Uveďte i kód banky. účtu, na který bude zaslána dotace. Na úvodní straně formuláře ŽOPL uveďte identifikační údaje o projektu, účastníkovi a údaje o osobě, kterou je možné v případě potřeby kontaktovat ohledně ŽOPL. Dále doplňte údaje o bankovním účtu, na který Vám bude poskytnuta dotace. (K tomuto číslu účtu musí být doložena smlouva o vedení účtu.) Do oddílu Termíny realizace zapište termín zahájení (první den způsobilosti výdajů), datum skutečného nástupu do centra, datum ukončení pobytu v centru a datum ukončení projektu (skutečné datum návratu či datum uvedené v bodě 4.2 Smlouvy o spolupráci). Rozpis financování Uvádějte pouze součet položek 2.1 až 2.5/2.6, nikoli i 1.1 a 1.2. 5/24

Přílohy ŽOPL Co je příloha ŽOPL? Kopie smlouvy o bankovním účtu. Kopie účetních dokladů a dokladů o úhradě, které jsou čitelné (faktury, účtenky, výpisy z účtu, stvrzenky o platbě kartou atd.). Kopie cestovních příkazů a souvisejících dokladů (pokud hradil zaměstnanec společnosti výdaje v souvislosti se zahraniční služební cestou jiným způsobem, než bezhotovostně z účtu společnosti, musí být doložen cestovní příkaz zaměstnance a rozpis cestovních nákladů). Mezi povinné náležitosti cestovních příkazů patří: jméno a příjmení zaměstnance, datum a čas zahájení a ukončení cesty, datum vyplacení zálohy pokud byla vyplacena, finanční vypořádání se zaměstnancem. Kopie kupních smluv, objednávky (pokud jsou, k dispozici jako samostatný doklad). Kopie smluv s vyslanými zaměstnanci, případně plné moci k zastupování během pobytu. Plná moc pokud ŽOPL podepisuje jiná osoba než je uvedená v OR. Dokumentace k výběrovým řízením dle Pravidel pro výběr dodavatelů. Fotografická dokumentace povinné publicity realizovaného projektu. Závěrečná monitorovací zpráva včetně vyhodnocení ukazatelů. Nemusíte dokládat originály dokumentů, stačí čitelné kopie. 6/24

vání a řazení listinných příloh ŽOPL Listinné přílohy ŽOPL (tj. konkrétní Vámi doložené dokumenty) se číslují do pravého horního rohu, kam se zapíše odpovídající číslo dle zapsaného účetního dokladu v Soupisce účetních dokladů v ŽOPL (např. UC1, UHR1). Z důvodu rychlejší administrace Vaší ŽOPL doporučujeme, abyste přílohy řadili následujícím způsobem: Ke každému účetnímu dokladu přiřaďte příslušnou kopii účetního dokladu a dokladu o úhradě, za tyto dokumenty dále zařaďte příslušnou objednávku (pokud je objednávka k dispozici), smlouvu, dodací list, předávací protokol, případně další dokumenty týkající se konkrétního účetního dokladu (tzn., fakturu č. 1 označte UC1, k tomu přiložte úhradový doklad s označením UHR1, dále přiložte dodací list s označením UC1 atd.). Stejným způsobem zařazujte a označujte další účetní doklady (UC2, UHR2 atd.). Poté přiložte další dokumenty vztahující se k projektu (např. smlouvu o vedení účtu, fotodokumentaci povinné publicity, výkaz práce poradce, vstupenky na akce, výstup ze služby/poradenství, palubní vstupenky, letenky aj.). Zde zapište přílohy dokládané k ŽOPL. Vysvětlivky: Název pole Poř. č. Poř. číslo účetního dokladu Název dokumentu Počet listů Datum odeslání Popis Doplňte pořadové číslo přílohy dle pořadí v ŽOPL, začněte od 1 a postupujte dále (1, 2, 3, ). Doplňte označení účetního dokladu (UC1, UC2, UC3 apod.), aby bylo zřetelné, k jakému účetnímu dokladu se doložená příloha vztahuje. Do názvu dokumentu uveďte jasnou identifikaci. Urychlí se kontrola žádosti o platbu (např. faktura za ubytování v hotelu Belvedere v období od 1. 7. 2013 do 30. 9. 2013, nebo faktura VS 1122). Uvádí se počet listů, nikoli stran. (pozn.: dávejte pozor při oboustranném tisku). Uvádějte skutečné datum odeslání příloh. 7/24

Do tabulky zapište veškeré přílohy, které dokládáte společně s formulářem ŽOPL. Přílohy zapisujte postupně dle pořadí souvisejících účetních dokladů zapsaných v ŽOPL. Na závěr zapište ostatní dokumenty týkající se projektu (smlouva o bankovním účtu, atd.). Všechny nově doložené přílohy musí být zapsány v soupisce příloh ŽOPL s aktuálním datem jejich odeslání. V seznamu přitom zůstávají uvedeny všechny doložené starší přílohy. Smlouva o bankovním účtu, na který má být zaslána dotace musí být vždy doložena a zapsána v soupisce příloh. V případě, že žadatel od podpisu smlouvy o bankovním účtu změnil název společnosti, je nutné doložit písemné prohlášení o tom, že číslo účtu společnosti zůstalo i po změně názvu společnosti stejné. Místo smlouvy o bankovním účtu lze akceptovat i potvrzení banky o vedení účtu. Schovávat doklady se vyplácí! Schovávejte si palubní vstupenky, účtenky, objednávky, emailová potvrzení apod. Dokládejte vyúčtovací faktury k zálohovým a naopak, dokládejte všechny strany faktur/dokladů. V případě vyžádání nových příloh doložte pouze tyto nové přílohy, dokládání nadbytečných/nesouvisejících/duplicitních dokladů prodlužuje kontrolu ŽOPL Soupiska účetních dokladů Soupiska účetních dokladů slouží pro identifikaci jednotlivých účetních dokladů, které si v ŽOPL nárokujete. Ke každému dokladu se vyplňuje tabulka účetního dokladu a úhrady účetního dokladu. Účetní doklady Co je to účetní doklad? Účetní doklad je průkazný účetní záznam, v němž se zachycuje a ověřuje hospodářská nebo účetní operace. V případě projektu CzechAccelerator se může se jednat o fakturu, účtenku, vstupenku na akci, apod. Kontrola účetního dokladu probíhá z hlediska věcné (obsahové) a formální stránky. Věcná stránka se týká prověření správnosti údajů na účetním dokladu, formální stránka se zaměřuje na úplnosti náležitostí účetního dokladu. Náležitosti účetních dokladů Veškeré doklady splňují náležitosti účetního dokladu dle 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo daňového dokladu dle 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, pokud tyto doklady byly vystaveny plátcem daně. 8/24

Co musí obsahovat účetní doklad, aby byl způsobilý v rámci projektu CzechAccelerator? a) označení účetního dokladu (faktura, zálohová faktura, paragon apod.) b) obsah účetního případu a jeho účastníci (předmět plnění, dodavatel, odběratel) c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství a měnu d) okamžik vyhotovení účetního dokladu (datum vystavení) e) okamžik uskutečnění účetního případu (DUZP) f) podpisový záznam podle 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování (pozn.: v projektu CzechAccelerator 2011 2014 není vyžadováno) Jak zapsat doklady do soupisky v ŽOPL? Zde zapíšete jednotlivé účetní doklady. Vysvětlivky: Název pole Pořadové číslo VS rozpočtové položky Dodavatel Popis Doplňte číslo dle pořadí dokladu v ŽOPL, pokud se jedná o UC 1, uveďte pořadové číslo 1 atd. Doplňte variabilní symbol uvedený na dokladu (faktuře/objednávce/vstupence/smlouvě). U zahraničních faktur VS nebývá, v konkrétních případech se použije číslo samotného dokladu nebo jiná, alternativní identifikace. Uveďte číslo rozpočtové položky dle přílohy č. 3 Smlouvy o spolupráci (tj. 2.1, 2.2, 2.5). Uveďte název dodavatele (celý název) uvedeného na faktuře. 9/24

Předmět plnění DUZP Datum podpisu objednávky/smlouvy Měna účetního dokladu Cena v měně účetního dokladu Celkem uhrazeno v Kč Zde uveďte předmět plnění dle faktury. Fakturovaná služba musí být v souladu s náklady, které lze uplatnit dle Smlouvy o spolupráci a jejích příloh nebo dle Příručky způsobilých výdajů. Datum uskutečnění zdanitelného plnění. V případě zálohových faktur zapište datum vystavení faktury. Také u zahraničních faktur bývá často pouze datum vystavení, v tomto případě ho použijte jako DUZP. V případě akcí (seminářů, veletrhů, výstav apod.) použijte jako DUZP datum konání této akce, pokud je na dokladu uvedeno. Pokud ne, použije se datum objednání této služby. U vícedenní akce se za DUZP považuje první den konání akce. DUZP nesmí mít dřívější datum, než první den způsobilosti výdajů, které je uvedeno ve Smlouvě o spolupráci a zároveň musí být před datem ukončení pobytu v destinaci (stanovené ve Smlouvě o spolupráci). Doplňte datum podpisu objednávky/smlouvy s dodavatelem služeb, pokud je objednávka k dispozici. V opačném případě pole proškrtněte. Zapište měnu nárokovaného účetního dokladu (měna faktury, objednávky apod.). Vyplňte celkovou cenu účetního dokladu v měně účetního dokladu. Musí být větší nebo rovno způsobilým výdajům (v Kč). Způsobilé výdaje v Kč Způsobilé výdaje se zaokrouhlují na celé CZK dolů. Doplňte částku účetního dokladu bez DPH a jiných nezpůsobilých poplatků (poplatek za vystěhování, pozdní úhradu faktury, minibar, prádelnu apod.). DPH není způsobilým výdajem v případě, že lze uplatnit nárok na její odpočet dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Pozn. Letecká přeprava je od DPH osvobozena. Nezpůsobilé výdaje v Kč Poznámka Poznámka (poslední řádek) Do tohoto pole uveďte částku nezpůsobilých výdajů. Částku nezpůsobilých výdajů získáte, když od částky Celkem uhrazeno v Kč odečtete částku Způsobilé výdaje v Kč. Důvod, z jakého jsou nárokovány nižší způsobilé výdaje, než je celková částka, musí být vždy uveden v Poznámce. Do poznámky tedy uvádějte údaje o DPH a jiných konkrétních poplatcích. Slouží pro zapsání důležitých informací k faktuře např. z jakého důvodu je nárokována nižší částka oproti fakturované, zdůvodnění části nezpůsobilých výdajů apod. Uvádí se zde další doplňující informace či způsob úhrady platba kartou na internetu apod. Do ŽOPL se nezapisuje záloha na předodletové školení! Záloha bude vypořádána v rámci proplacení dotace. 10/24

Zápis vybraných účetních dokladů 1. Vyúčtovací (konečná) a zálohová faktura Ke každé zálohové faktuře musí být doložena vyúčtovací faktura. Pokud má vyúčtovací faktura kladnou hodnotu, zapisuje se do ŽOPL jako běžná faktura. V případě, že vyúčtovací faktura zní na 0,- Kč, tak se do ŽOPL nezapisuje, ale je nezbytné ji přiložit v papírové formě k příslušné zálohové faktuře a zapsat ji jako přílohu tohoto účetního dokladu. Přesto, že na zálohové faktuře není DPH vyčísleno, způsobilé výdaje se o něj ponižují. Zálohová faktura se do Soupisky účetních dokladů zapisuje jako samostatný účetní doklad, kde v Poznámce je třeba uvést, že se jedná o zálohovou platbu. Datem zdanitelného plnění je datum vystavení zálohové faktury (nikoli datum vystavení daňového dokladu k přijaté záloze). Pokud příjemce nedoloží závěrečnou fakturu nebo pokud byla zálohová faktura zaplacena před datem přijatelnosti způsobilých výdajů, nelze považovat zálohovou fakturu za způsobilý výdaj. 2. Zahraniční faktura Celková cena zahraniční faktury musí být uvedena i s desetinným místy. 3. Cestovní náklady 1) V případě, že byly nárokované výdaje na letenky a ubytování hrazeny z účtu společnosti, není třeba dokládat cestovní příkazy. Cestovní výdaje (letenky, ubytování) potom zapište jednotlivě jako standartní účetní doklad. 2) Pokud nelze použít první pravidlo pro zápis cestovních nákladů (např. placení ubytování zaměstnancem v hotovosti), je potřeba zapsat doklady jako cestovné a je nutné doložit cestovní příkaz. V tomto případě uveďte v soupisce účetních dokladů ve formuláři jako variabilní symbol např. C10-12/2013 (cestovné říjen až prosinec 2013), datum zdanitelného plnění je v případě cestovného datum ukončení pracovní cesty, dodavatelem je příjemce dotace. K doloženému cestovnímu příkazu je dále potřeba doložit Rozpis cestovních nákladů a smlouvu s vyslaným zaměstnancem. Tento formulář naleznete na: http://www.czechaccelerator.cz/ke-stazeni/zadosto-platbu-balicek-pro-ucastniky/. Nezpůsobilé výdaje není třeba do cestovního příkazu zapisovat. Přepočet cestovních nákladů v zahraniční měně: pokud byla zaměstnanci vyplacena záloha na služební cestu podle 183 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, způsobilé výdaje se přepočítávají kurzem České národní banky ke dni vyplacení zálohy v ostatních případech se způsobilé výdaje podle 184 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce přepočítávají kurzem České národní banky ke dni nástupu na služební cestu. 11/24

Je tedy nutné doložit cestovní příkaz? ANO NE Zaměstnanec hradil výdaje v hotovosti nebo ze svého soukromého účtu. Výdaje byly hrazeny z účtu společnosti. Výdaje hradil jednatel ze soukromého účtu. * Jak zapsat do ŽOPL? JAKO CESTOVNÉ Jak zapsat do ŽOPL? JEDNOTLIVĚ JAKO KAŽDÝ JINÝ DOKLAD * Pokud hradí jednatel výdaje ze soukromého účtu, je nutné doložit vypořádání finanční transakce mezi jednatelem a žadatelem (firmou). Rada pro účastníky: Dokladování cestovních výdajů je snazší, pokud je odběratelem služeb na faktuře Vaše společnost, ne jednotlivec. Výdaje hraďte z účtu společnosti. Používejte potvrzení od dodavatele. Ubytujete se v komerčním ubytovacím zařízení. Dokládání a zápis cestovného Pokud je nutné zapsat doklady jako cestovné, musí vedle cestovního příkazu doložit žadatel ještě Rozpis cestovních nákladů. Formulář Rozpis cestovních nákladů (k dispozici na http://www.czechaccelerator.cz/kestazeni/zadost-o-platbu-balicek-pro-ucastniky/) musí být podepsaný příjemcem dotace. Do cestovního příkazu stačí uvést pouze výdaje související se způsobilými výdaji projektu (ubytování, popřípadě letenky). 4. Zádržné a) zádržné v cizí měně - pokud se jedná o zádržné v cizí měně, uveďte do pole Celkem uhrazeno v Kč skutečně uhrazenou částku přepočtenou na Kč. Do poznámky uveďte způsob výpočtu. b) zádržné v Kč - pokud se jedná o zádržné v Kč, je zapotřebí do pole Celkem uhrazeno v Kč uvést částku i se zádržným (tzn. pole Celkem uhrazeno v Kč a Cena v měně účetního dokladu se budou rovnat). Celková uhrazená cena (v Kč) musí být vyšší nebo rovna způsobilým výdajům v Kč. 5. Dobropis Dobropis se do formuláře nezapisuje samostatně, vždy musí být zapsán u konkrétní faktury. a) pořadí Faktura úhrada dobropis - dobropis bude zohledněn pouze v poli Způsobilé výdaje (způsobilé výdaje budou o dobropis poníženy). V poli Celková cena účetního dokladu a Celkem uhrazeno v Kč zůstane původní hodnota účetního dokladu. Slovo dobropis uveďte v poznámce. V Úhradách účetního dokladu bude uvedena skutečná úhrada, tj. úhrada celé původní faktury, bez ohledu na dobropis. b) pořadí Faktura dobropis - úhrada - dobropis bude zohledněn v poli Celková cena účetního dokladu, Celkem uhrazeno (v Kč) a Způsobilé výdaje (původní hodnoty účetního dokladu budou o dobropis poníženy). V poznámce bude uvedeno, že se jedná o dobropis. V Úhradách účetního dokladu bude vyplněna pouze skutečná úhrada (částka dobropisu zde nebude zahrnuta). 12/24

Úhrady účetního dokladu Úhrada může být provedena v hotovosti, bezhotovostním převodem nebo zápočtem. V případě jiného způsobu úhrady než výše uvedeného, bude průkaznost úhrady posouzena individuálně. Účetní doklady musí být prokazatelně proplaceny dodavateli, aby bylo možné zahrnout položku do způsobilých výdajů. Doklad o úhradě musí splňovat náležitosti účetního dokladu dle 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví s výjimkou data vystavení dokladu a podpisových záznamů odpovědných osob. Za označení účetního dokladu se považuje určení, o který z výše uvedených druhů dokladů se jedná. Pokud je tímto dokladem výpis z účtu, musí splňovat rovněž náležitosti dle 7 zákona č. 297/2006 Sb., o platebním styku a sdělení České národní banky č. 9/2004 k 7 zákona. Jak zapsat úhradu do soupisky v ŽOPL? Vysvětlivky: Oddíl pro zápis úhrady účetního dokladu Název pole Pořadové číslo Datum úhradového dokladu Způsob úhrady Měna Zaplacená částka v měně úhrady Kurz Zaplacená částka v Kč Popis Pokud je účetní doklad hrazen více úhradami, zapište jednotlivé úhrady dle jejich pořadí. (Pokud se např. jedná o 2 úhrady k UC 1 zapište jako pořadové číslo úhrady 1a a 1b nebo 1.1 a 1.2). úhrady musí odpovídat číslu účetního dokladu (číslo UC x). Doplňte datum úhrady z příslušného úhradového dokladu. Vychází z účetnictví nebo interního číslování (např. VBU11/2011). Dle provedené úhrady zapište způsob úhrady hotovostně či bezhotovostně. Doplňte měnu úhrady (nikoli měnu účetního dokladu). Zapište uhrazenou částku v měně úhrady. U úhrad v cizí měně uveďte kurz ČNB ke dni úhrady. Kurz se zaokrouhluje na tři desetinná místa. U úhrad v CZK políčko proškrtněte. Pokud je faktura hrazena v cizí měně, tak se do tohoto pole doplní částka cizí měny přepočtená kurzem ČNB ke dni úhrady. Pokud je faktura hrazena v CZK, 13/24

Zaplacená částka v měně účetního dokladu tak se zde doplní částka z dokladu o úhradě. Je-li faktura vystavená v cizí měně a úhrada probíhá v jiné měně, je zapotřebí, aby se Zaplacená částka v měně účetního dokladu rovnala Ceně v měně účetního dokladu. Pravidla pro dokládání úhrad účetních dokladů Způsoby dokládání úhrady Hotovostní Bezhotovostní Zápočet Příjmový pokladní doklad Paragon Dobírka (zde postačuje doklad o zaplacení zboží, který při jeho předání vystavuje Česká pošta nebo kurýrní služba ten by měl být předkládán spolu s fakturou) Výdajový pokladní doklad Poštovní poukázka Výpis z bankovního účtu (i elektronická verze) Dohoda o zápočtu Jednostranný zápočet potvrzený písemně druhou stranou Pozn.: dohoda o zápočtu musí být uzavřena v souladu s obč. nebo obch. zákoníkem 14/24

Náležitosti dokladů o úhradě Doklady o hotovostní úhradě Výpis z účtu 1) Identifikace obou smluvních stran (pokud to charakter dokladu nevylučuje) 2) Variabilní symbol/číslo účetního dokladu (pokud se doklad vztahuje k faktuře, pokud ne, potom předmět plnění) 3) Částka a měna úhrady 4) Datum úhrady 5) VPD musí obsahovat razítko i podpis dodavatele. V případě, že dodavatel nemá razítko (např. zahraniční dodavatel nebo mala firma) je možné akceptovat doklady prokazující úhradu i bez razítka. 1) Identifikace banky 2) bankovního účtu, z kterého je úhrada provedena (pokud se neshoduje s číslem účtu uvedeným v Žádosti o platbu, na který má být zaslána dotace, je nutné doložit identifikaci majitele účtu první stranu výpisu z bankovního účtu, smlouvu o bankovním účtu nebo potvrzení o majiteli bankovního účtu 3) účtu dodavatele (shodné s č. ú. na faktuře) nebo jeho úplný název; pokud provedla úhradu třetí osoba, je nutno doložit, z jakého právního titulu 4) Variabilní symbol/číslo účetního dokladu 5) Částka a měna převodu (v případě úhrady částky v zahraniční měně z bankovního účtu v jiné měně je potřeba, aby na VBÚ byla uvedena i uhrazená částka v zahraniční měně, v opačném případě je nutné doložit avízo o zahraniční platbě) 6) Den odepsání částky z účtu Dohoda o zápočtu 1) Identifikace obou smluvních stran 2) Variabilní symbol/číslo účetního dokladu 3) Částka a měna, která je předmětem zápočtu dle jednotlivých faktur 4) Datum podpisu druhé smluvní strany 5) Podpisy a razítka obou smluvních stran. V případě, že dodavatel nemá razítko (např. zahraniční dodavatel nebo mala firma) je možné akceptovat doklady prokazující úhradu i bez razítka. V případě faktury s uvedením úhrady hotově je požadováno doložení úhrady. Toto se nevztahuje na případy, kdy je zcela evidentní, že je doklad vystaven proti složení hotovosti. V případě platby na základě smlouvy (a podobné příklady, kdy není vystavena faktura) je nutné jako variabilní symbol použít kód jednoznačně identifikující platbu (např. číslo smlouvy nebo jinou alternativní identifikaci). V případě platby více faktur najednou jednou úhradou, je nutné doložení variabilních symbolů všech faktur (např. avízem o provedené platbě) a zároveň doložení všech faktur z úhrady tj. i nesouvisejících s projektem, aby bylo možné zkontrolovat, že byly všechny řádně zaplaceny. V těchto a podobných komplikovaných případech doporučujeme konzultaci s odpovědným pracovníkem CI. 15/24

V případě platby v jiné měně, než uvedené na faktuře, je nutné doložit přesnou výši původní měny (např. faktura v Kč placena v EUR nutno doložit, kolik Kč tvoří platba v EUR). Tyto skutečnosti jsou standardně uvedeny na avízu o provedené platbě. Důrazně doporučujeme dokládat tento doklad v případech platby v jiné měně. Platba platební kartou V případech úhrady dokladu prostřednictvím platební karty je tuto úhradu možné uznat při doložení následujících dokladů: a/ výše účetního dokladu do 35.000Kč včetně DPH Co musíte doložit? kopie účtenky (tj. stvrzenka o úhradě kartou) daňový doklad (identifikační znaky: 1/ datum; 2/ částka; 3/ dodavatel) bankovní výpis (identifikační znaky: 1/ koncové číslo platební karty; 2/ částka; 3/ dodavatel; v případě, že bankovní výpis neobsahuje všechny tři identifikační znaky, je nutné doložit platbu potvrzením od dodavatele. b/ výše účetního dokladu nad 35.001Kč včetně DPH Co musíte doložit? kopie účtenky (tj. stvrzenka o úhradě kartou) daňový doklad (identifikační znaky: 1/ datum; 2/ částka; 3/ dodavatel) bankovní výpis (identifikační znaky: 1/ koncové číslo platební karty; 2/ částka; 3/ dodavatel) u účetních dokladů nad 35.001Kč vč. DPH je třeba doložit navíc potvrzení od dodavatele (při platbě kartou není uváděn variabilní symbol dokladu, z tohoto důvodu je vyžadováno potvrzení od dodavatele jako podpůrný doklad) k doložení vazby na variabilní symbol. Platba kartou na internetu Co musíte doložit? daňový doklad (identifikační znaky: 1/ datum; 2/ částka; 3/ dodavatel) bankovní výpis (identifikační znaky: 1/ částka; 2/ dodavatel) Na bankovních výpisech musí být i ostatní náležitosti: den odepsání částky z účtu, číslo majitele účtu a identifikace banky. Platba přes platební portály V případě platby přes platební bránu (např. PayU, PaySec, PayPal) je nutné doložit výpis z bankovního účtu. Pokud bankovní výpis nebude obsahovat veškeré požadované údaje, je možné doložit výpis z účtu na platební bráně, příp. další podpůrné dokumenty (např. potvrzení od dodavatele). 16/24

Zápočet Úhrada zápočtem je možná. Musí jít buď o oboustranný zápočet, nebo o jednostranný, který byl druhou stranou potvrzen. V úhradách se zapíše datum podpisu druhé smluvní strany dohody o zápočtu. K zápočtu je však nutno předložit Dohodu o oboustranném zápočtu nebo obdobný dokument. Na dokumentu musí být uvedeny smluvní strany, identifikace faktury, částka a měna, datum podpisu druhé smluvní strany, podpisy obou smluvních stran. Tyto dokumenty stačí v prosté kopii se jménem, funkcí, podpisem a razítkem obou stran. Na straně dodavatele musí zápočet potvrdit statutární zástupce. Pokud zápočet nepodepíše statutární zástupce, ale např. osoba odpovědná za zaúčtování, je nutné přiložit plnou moc podepsanou statutárním zástupcem opravňující danou osobu k podpisu zápočtu. Faktury, které nejsou předmětem způsobilých výdajů, ale jsou zahrnuty do zápočtu, není třeba dokládat. Zádržné Fakturu, která nebyla uhrazena celá z důvodu zádržného, lze akceptovat pouze v případě, že zádržné nemá vliv na vlastnictví majetku (tj. majetek nesmí přecházet na příjemce až v okamžiku úhrady zádržného). Smlouvu o zádržném je nutno přiložit k faktuře. Neuhrazené zádržné nelze zahrnout do způsobilých výdajů. Úhrada třetí osoby V případech, kdy závazek (případně část závazku) příjemce uhradí třetí osoba, je požadováno doložení z jakého právního titulu byl závazek takto uhrazen. Potvrzení od dodavatele Chybějící náležitosti dokladů lze doplnit přiložením potvrzení od dodavatele o uhrazení fakturované částky. Potvrzení musí obsahovat název dodavatele a příjemce dotace, identifikaci platby dle faktury (VS), datum, částku, měnu a vyjádření o zaplacení celé částky (popřípadě způsob úhrady). Toto potvrzení musí podepsat osoba oprávněná jednat za firmu dodavatele (jméno, funkce a razítko). Samotný doklad o úhradě (bankovní výpis, pokladní doklad) nemůže být nahrazen pouze potvrzením od dodavatele. Formulář je k dispozici na http://www.czechaccelerator.cz/ke-stazeni/zadost-oplatbu-balicek-pro-ucastniky/. Lepší je mít s sebou potvrzení v destinaci pokud víte, že doklady nebudou dostačující (k dispozici je také na http://www.czechaccelerator.cz/ke-stazeni/zadost-o-platbu-balicek-proucastniky). 17/24

Určení výše způsobilých výdajů dle provedené úhrady Faktura v Kč, úhrada v Kč Faktura v Kč, úhrada v cizí měně Faktura v zahraniční měně, úhrada ve stejné zahraniční měně Faktura zahraniční měně, úhrada v Kč Faktura v zahraniční měně, úhrada v jiné zahraniční měně Způsobilým výdajem je zaplacená částka v Kč bez DPH (v případě neplátce včetně DPH). Způsobilým výdajem je částka v Kč vypočtena jakou součin částky v cizí měně užité k platbě a kurzu ČNB v den úhrady. Výsledná částka v Kč se tak zpravidla liší od částky fakturované. Způsobilým výdajem je částka získaná součinem zaplacené částky bez DPH a kurzu ČNB ke dni úhrady. Způsobilým výdajem je celá zaplacená částka bez DPH (neplátce včetně DPH). Je nutné jasně identifikovat, kolik zahraniční měny bylo placeno. Způsobilým výdajem je celá zaplacená částka. V případě, že faktura obsahuje nezpůsobilé výdaje, vypočítávají se způsobilé výdaje jako součin způsobilé částky v zahraniční měně a kurzu úhrady dle výpisu z bankovního účtu. Tento případ nastává nejčastěji, kdy má plátce účet v EUR, ale hradí fakturu znějící např. na USD. Způsobilým výdajem je částka získaná součinem zaplacené částky bez DPH (v případě neplátce včetně DPH) a kurzu ČNB ke dni úhrady a to cizí měny, na kterou zní devizový účet (např. v případě eurového účtu jde o EUR). Je nutná identifikace, kolik zahraniční měny bylo reálně placeno, tj. např. pokud faktura zní na USD, ale je placena v EUR, tak je třeba doložit, kolik USD představuje zaplacená částka v EUR. Částka zahraniční měny může být doložena avízem o provedené platbě, výpisem z účtu (pokud je tam uvedena), apod. Příklad č. 1 Faktura v zahraniční měně, úhrada v jiné zahraniční měně Celková cena faktury je 1 095,63 GBP Způsobilé výdaje jsou 932,45 GBP Poř. číslo Datum úhrady Částka úhrady Kurz Částka v CZK 1 4. 6. 2008 2 220,07 USD 15,950 35 410 35 410 Kč/1 095,63 = 32,319 kurz pro stanovení ZV (zaokrouhluje se matematicky na 3 des. místa) 32,319 * 932,45 = 30 135 CZK způsobilé výdaje 18/24

Způsob přepočtu ZV v případě, že je faktura hrazena více úhradami: Příklad č. 2 Faktura v zahraniční měně, úhrada ve stejné zahraniční měně Celková cena faktury je 10 000 USD. Způsobilé výdaje jsou 8 403 USD. Poř. číslo Datum úhrady Částka úhrady Kurz Částka v CZK 1 7. 12. 2011 5 000 USD 18, 953 94 765 2 14. 12. 2011 5 000 USD 19, 733 98 665 Součet úhrad v CZK 94 765 + 98 665 = 193 430 CZK 193 430/10 000 = 19, 343 kurz pro stanovení ZV (zaokrouhluje se matematicky na 3 des. místa) 19, 343 * 8 403 = 162 539 CZK způsobilé výdaje Příklad č. 3 Faktura v zahraniční měně, část úhrady ve stejné zahraniční měně, část úhrady v Kč Celková cena faktury je 10 000 USD. Způsobilé výdaje jsou 8 403 USD. Poř. číslo Datum úhrady Částka úhrady Kurz Částka v CZK 1 7. 12. 2011 5 000 USD 18, 953 94 765 2 12. 12. 2011 97 085 CZK 1,000 97 085 Součet úhrad v CZK 94 765 + 97 085 = 191 850 CZK 191 850/10 000 = 19, 185 kurz pro stanovení ZV (zaokrouhluje se matematicky na 3 des. místa) 19, 185 * 8 403 = 161 211 CZK způsobilé výdaje Při úhradě faktur je nutné vždy doložit zaplacení celé faktury. Poplatek nemusí být způsobilý výdaj DPH není ZV Zapište do poznámky účetního dokladu. bankovní poplatky nejsou ZV výdaje za minibar, prádelnu atd. nejsou způsobilé rebooking letenky není ZV 19/24

Rozpočet ŽOPL Část pro informace o rozpočtu Žádosti o platbu. Vysvětlivky: Částky se uvádějí v celých CZK způsobilé výdaje se zaokrouhlují na celé koruny dolů, výše dotace se vypočte z celkových způsobilých výdajů dle příslušné % míry podpory a zaokrouhlí se ve formuláři automaticky na celé CZK dolů. Název pole Způsobilé výdaje (náklady) v CZK Max. výše podpory dle Smlouvy o spolupráci a jejích příloh Popis Uveďte celkovou vynaloženou částku na položku nárokovanou v ŽOPL. V nepředvyplněných částech (rozpočtové položky 2.5 a 2.6) vyplňte max. možnou výši podpory pro danou rozpočtovou položku dle přílohy č. 3 Smlouvy o spolupráci. 20/24