Příručka pro účastníky projektu CzechAccelerator Žádost o platbu -

Transkript

1 Příručka pro účastníky projektu CzechAccelerator Žádost o platbu - 1/19

2 Obsah Vyplnění a odeslání Žádosti o platbu... 3 Způsobilost výdajů... 3 Zaokrouhlování v ŽOPL... 4 vání a řazení listinných příloh ŽOPL... 4 Vzor Žádosti o platbu... 4 Rozpis financování... 5 Přílohy ŽOPL... 6 Soupiska účetních dokladů... 7 Účetní doklady... 7 Zápis vybraných účetních dokladů... 9 Náležitosti účetních dokladů Úhrady účetního dokladu Pravidla pro dokládání úhrad účetních dokladů Určení výše způsobilých výdajů dle provedené úhrady Rozpočet ŽOPL Prohlášení příjemce dotace Na co si dát pozor aneb nejčastější chyby při podání ŽOPL Přílohy /19

3 Vyplnění a odeslání Žádosti o platbu Žádost o platbu (dále jako ŽOPL ) je třeba podat nejpozději do 8 týdnů od plánovaného data ukončení pobytu v destinaci, které je uvedeno ve Smlouvě o spolupráci. Formulář (viz příloha č. 1) si stáhněte do svého PC a vyplňte dle pokynů uvedených v tomto dokumentu. Vyplněný formulář spolu se všemi povinnými přílohami v listinné podobě odešlete na centrálu CzechInvestu do Prahy, příp. doručte osobně. ŽOPL musí být podepsána osobou oprávněnou jednat za společnost. Podpis musí být notářky/úředně ověřen. Pokud ŽOPL podepsala jiná osoba než je uvedena v obchodním/živnostenském rejstříku, musí být s přílohami ŽOPL doložen také originál plné moci s úředně ověřeným podpisem zmocnitele opravňující k podpisu Žádosti o platbu. Za datum podání ŽOPL se považuje den, kdy je ŽOPL odeslána poštou, externí zásilkovou službou nebo osobně doručena na recepci CzechInvestu. Doporučujeme archivovat doklad o odeslání zásilky např. podací lístek! Doplnění a opravy v ŽOPL Pokud budou v ŽOPL nalezeny nedostatky, zašle Vám projektový manažer (dále jako PM ) projektu výzvu k odstranění nedostatků. Nedostatky musí být odstraněny do 4 týdnů od doručení 1. výzvy. Komunikace mezi Vámi a PM projektu bude probíhat elektronicky. Po odstranění nedostatků odešlete novou verzi ŽOPL a vyžádané listinné přílohy na centrálu CzechInvestu do Prahy. Před vypršením lhůty je možné prostřednictvím u požádat PM o prodloužení lhůty pro odstranění nedostatků, ve kterém budou uvedeny důvody. PM Vaši žádost posoudí. Pokud shledá Vaši žádost jako oprávněnou, zašle Vám potvrzující zprávu s náhradním termínem. Dříve než začnete připravovat ŽOPL, kontaktujte svého účetního a aktivně ho zapojte do přípravy. Doporučujeme doklady, např. faktury a výpisy z běžného účtu, průběžně sbírat, párovat a vytvářet jejich kopie. ŽOPL lze podat až po ukončení Vašeho pobytu, tzn., že platby jsou prováděny zpětně za již vynaložené prostředky doložené řádnými doklady. Způsobilost výdajů Datum uskutečnění zdanitelného plnění (případně datum vystavení u zálohových nebo některých zahraničních faktur) u všech účetních dokladů, datum vystavení objednávek, musí být po datu způsobilosti výdajů uvedeném ve Smlouvě o spolupráci a zároveň před datem ukončení realizace projektu stanoveným Smlouvou o spolupráci. Datum úhrady musí být po datu způsobilosti výdajů uvedeném ve Smlouvě o spolupráci a před datem podání ŽOPL. 3/19

4 Zaokrouhlování v ŽOPL Projekt CzechAccelerator Do formuláře se nevyplňují částky, které jsou uvedeny v haléřích. Pokud je taková částka uvedená např. na faktuře nebo výpisu z účtu, je třeba částku zaokrouhlit na celé koruny dolů a do ŽOPL uvést tuto zaokrouhlenou částku. Toto pravidlo se netýká zahraničních faktur, kde se fakturované částky píší do ŽOPL i s desetinnými místy. vání a řazení listinných příloh ŽOPL Listinné přílohy ŽOPL se číslují do pravého horního rohu, kam se zapíše odpovídající číslo dle zapsaného účetního dokladu v Soupisce účetních dokladů v ŽOPL. Z důvodu rychlejší administrace Vaší ŽOPL doporučujeme, abyste přílohy řadili následujícím způsobem: - Ke každému účetnímu dokladu přiřaďte příslušnou kopii účetního dokladu a dokladu o úhradě, za tyto dokumenty dále zařaďte příslušnou objednávku (pokud je objednávka k dispozici), smlouvu, dodací list, předávací protokol, případně další dokumenty týkající se konkrétního účetního dokladu (tzn. fakturu č. 1 označte UC1, k tomu přiložte úhradový doklad s označením UHR1, dále přiložte dodací list s označením UC1 atd.). Stejným způsobem zapište další účetní doklady (UC2, UHR2 atd.). - Poté přiložte další dokumenty vztahující se k projektu (např. fotodokumentace povinné publicity, výkaz práce poradce, vstupenky na akce, výstup ze služby/poradenství, palubní vstupenky, letenky aj.) Vzor Žádosti o platbu Vzor ŽOPL je uveden v příloze č. 1. Zde doplňte identifikační údaje o projektu. Zde doplňte identifikační údaje o Vaší společnosti. 4/19

5 Na úvodní straně formuláře ŽOPL uveďte identifikační údaje projektu, účastníka, údaje o osobě, kterou je možné v případě potřeby kontaktovat ohledně ŽOPL. Dále doplňte údaje o bankovním účtu, na který Vám bude poskytnuta dotace. Do oddílu Termíny realizace zapište termín zahájení (první den způsobilosti výdajů) a ukončení pobytu (skutečné datum návratu či datum uvedené v bodě 4.2 Smlouvy o spolupráci). Údaje slouží pro komunikaci mezi Účastníkem a CI. účtu, na který bude zaslána dotace. Rozpis financování 5/19

6 Přílohy ŽOPL Kopie smlouvy o bankovním účtu. Kopie účetních dokladů a dokladů o úhradě, které jsou čitelné. Kopie cestovních příkazů a souvisejících dokladů (účtenky za ubytování, palubní vstupenky, atd.), Rozpis cestovních nákladů. Mezi povinné náležitosti cestovních příkazů patří: jméno a příjmení zaměstnance, datum a čas zahájení a ukončení cesty, datum vyplacení zálohy pokud byla vyplacena, finanční vypořádání se zaměstnancem. Kopie kupních smluv, objednávky (pokud jsou, k dispozici jako samostatný doklad). Kopie smluv s vyslanými zaměstnanci, případně plné moci k zastupování během pobytu. Plná moc pokud ŽOPL podepisuje jiná osoba než je uvedená v OR. Dokumentace k výběrovým řízením dle Pravidel pro výběr dodavatelů. Fotografická dokumentace povinné publicity realizovaného projektu. Závěrečná monitorovací zpráva včetně vyhodnocení ukazatelů. 6/19

7 Zde zapište přílohy dokládané k ŽOPL. Do tabulky zapište veškeré přílohy, které dokládáte společně s formulářem ŽOPL např.: kopie palubních vstupenek, fotodokumentace z networkingových akcí, prezenční listiny z networkingových akcí, seminářů a konferencí, výstupy z práce poradců a expertů, kopie podkladových materiálů a prezentací z networkingových akcí atd. Přílohy zapisujte postupně dle pořadí souvisejících účetních dokladů zapsaných v ŽOPL. Na závěr zapište ostatní dokumenty týkající se projektu (smlouva o bankovním účtu, atd.). Nezapomeňte uvést skutečné datum odeslání příloh a počet listů (nikoli počest stran). Soupiska účetních dokladů Účetní doklady Zde zapíšete jednotlivé účetní doklady. 7/19

8 Název pole Pořadové číslo VS rozpočtové položky Dodavatel Předmět plnění DUZP Datum podpisu objednávky/smlouvy Měna účetního dokladu Cena v měně účetního dokladu Celkem uhrazeno v Kč Způsobilé výdaje v Kč Nezpůsobilé výdaje v Kč Poznámka Popis Doplňte číslo dle pořadí v ŽOPL, pokud se jedná o UC 1, uveďte pořadové číslo 1 atd. Doplňte variabilní symbol uvedený na faktuře. U zahraničních faktur VS nebývá, v konkrétních případech se použije jiná, alternativní identifikace Uveďte číslo rozpočtové položky dle přílohy č. 3 Smlouvy o spolupráci (tj. 2.1, 2.2, 2.6). Uveďte název dodavatele uvedeného na faktuře. Zde uveďte službu, která byla poskytnuta, nebo název akce (semináře, konference apod.) dle faktury. Služba musí být v souladu s náklady, které lze uplatnit dle Smlouvy o spolupráci a jejích příloh. Datum uskutečnění zdanitelného plnění, v případě zálohových faktur zapište datum vystavení faktury. Také u zahraničních faktur bývá často pouze datum vystavení, v tomto případě ho použijte i jako DUZP. DUZP nesmí mít dřívější datum, než první den způsobilosti výdajů, které je uvedeno ve Smlouvě o spolupráci a zároveň před datem ukončení pobytu v destinaci (stanovené ve Smlouvě o spolupráci). Doplňte datum podpisu objednávky/smlouvy s dodavatelem služeb, pokud je objednávka k dispozici. V opačném případě pole proškrtněte. Zapište měnu nárokovaného účetního dokladu (měna faktury, objednávky apod.). Vyplňte celkovou cenu účetního dokladu v měně účetního dokladu. Musí být větší nebo rovno způsobilým výdajům (v Kč). Doplňte částku účetního dokladu bez DPH. DPH není způsobilým výdajem v případě, že lze uplatnit nárok na její odpočet dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. (informaci, že se jedná o nezpůsobilý výdaj DPH, uveďte v poznámce u účetního dokladu). Pokud faktura obsahuje více položek, ale v rámci projektu je ZV pouze jedna položka, pak všechny další položky započítejte do kolonky Nezpůsobilé výdaje v Kč. Pozn. Letecká přeprava je od DPH osvobozena. Do tohoto pole dále vyplňte DPH v případě, že lze uplatnit nárok na její odpočet dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, popřípadě jiné nezpůsobilé výdaje, např. bankovní poplatky (informaci o jaké NV výdaje se jedná, uveďte v poznámce). slouží pro zapsání důležitých informací k faktuře např. z jakého důvodu je nárokována nižší částka oproti částce faktury bez DPH. Dále se do poznámky uvádí způsob úhrady platba kartou na internetu apod. Pozn. Do ŽOPL se nezapisuje záloha na předodletové školení! 8/19

9 Zápis vybraných účetních dokladů Vyúčtovací (konečná) faktura Ke každé zálohové faktuře musí být doložena vyúčtovací faktura. Pokud má vyúčtovací faktura kladnou hodnotu, zapisuje se do ŽOPL jako běžná faktura. V případě, že vyúčtovací faktura zní na 0,- Kč, tak se do ŽOPL nezapisuje, ale je nezbytné ji přiložit v papírové formě k příslušné zálohové faktuře a zapsat ji jako přílohu tohoto účetního dokladu. Přesto, že na zálohové faktuře není DPH vyčísleno, způsobilé výdaje se o něj ponižují. Zahraniční faktura Celková cena zahraniční faktury musí být uvedena i s desetinným místy. Cestovní náklady 1. V případě, že byly nárokované výdaje na letenky a ubytování hrazeny z účtu společnosti, není třeba dokládat cestovní příkazy. Cestovní výdaje (letenky, ubytování) potom zapište jednotlivě jako standartní účetní doklad. 2. Pokud nelze použít první pravidlo pro zápis cestovních nákladů (např. placení ubytování zaměstnancem v hotovosti), je potřeba zapsat doklady jako cestovné a je nutné doložit cestovní příkaz. V tomto případě uveďte jako variabilní symbol např. C10-12/2011 (=cestovné říjen až prosinec 2011), datum zdanitelného plnění je v případě cestovného datum ukončení pracovní cesty, dodavatelem je příjemce dotace. K doloženému cestovnímu příkazu je dále potřeba doložit Rozpis cestovních nákladů a smlouvu s vyslaným zaměstnancem. Tento formulář naleznete na: a v příloze tohoto dokumentu. Nezpůsobilé výdaje není třeba do cestovního příkazu zapisovat. Přepočet cestovních nákladů v zahraniční měně: - pokud byla zaměstnanci vyplacena záloha na služební cestu podle 183 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, způsobilé výdaje se přepočítávají kurzem České národní banky ke dni vyplacení zálohy - v ostatních případech se způsobilé výdaje podle 184 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce přepočítávají kurzem České národní banky ke dni nástupu na služební cestu. Zádržné a) zádržné v cizí měně - pokud se jedná o zádržné v cizí měně, uveďte do pole Celkem uhrazeno v Kč skutečně uhrazenou částku přepočtenou na Kč. Do poznámky uveďte způsob výpočtu. b) zádržné v Kč - pokud se jedná o zádržné v Kč, je zapotřebí do pole Celkem uhrazeno v Kč uvést částku i se zádržným (tzn. pole Celkem uhrazeno v Kč a Cena v měně účetního dokladu se budou rovnat). Celková uhrazená cena (v Kč) musí být vyšší nebo rovna způsobilým výdajům v Kč. Dobropis Dobropis se do formuláře nezapisuje samostatně, vždy musí být zapsán u konkrétní faktury. 9/19

10 a) pořadí Faktura úhrada dobropis - dobropis bude zohledněn pouze v poli Způsobilé výdaje (způsobilé výdaje budou o dobropis poníženy). V poli Celková cena účetního dokladu a Celkem uhrazeno v Kč zůstane původní hodnota účetního dokladu. Slovo dobropis uveďte v poznámce. V Úhradách účetního dokladu bude uvedena skutečná úhrada, tj. úhrada celé původní faktury, bez ohledu na dobropis. b) pořadí Faktura dobropis - úhrada - dobropis bude zohledněn v poli Celková cena účetního dokladu, Celkem uhrazeno (v Kč) a Způsobilé výdaje (původní hodnoty účetního dokladu budou o dobropis poníženy). V poznámce bude uvedeno, že se jedná o dobropis. V Úhradách účetního dokladu bude vyplněna pouze skutečná úhrada (částka dobropisu zde nebude zahrnuta). Náležitosti účetních dokladů Veškeré doklady musí splňovat náležitosti účetního dokladu dle 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví nebo daňového dokladu dle 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, pokud tyto doklady byly vystaveny plátcem daně. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) označení účetního dokladu (faktura, zálohová faktura, paragon apod.) b) obsah účetního případu a jeho účastníky (předmět plnění, dodavatel, odběratel) c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství d) okamžik vyhotovení účetního dokladu (datum vystavení) e) okamžik uskutečnění účetního případu (DUZP) f) podpisový záznam podle 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování (pozn.: v projektu CzechAccelerator není vyžadováno) Pozn. Náležitý účetní doklad musí být čitelný! Úhrady účetního dokladu Oddíl pro zápis úhrady účetního dokladu Název pole Pořadové číslo Popis Pokud je účetní doklad hrazen více úhradami, zapište jednotlivé úhrady dle jejich pořadí. (Pokud se např. jedná o 2 úhrady k UC 1 zapište jako pořadové 10/19

11 Datum úhradového dokladu Způsob úhrady Měna Zaplacená částka v měně úhrady Kurz Zaplacená částka v Kč Zaplacená částka v měně účetního dokladu číslo úhrady 1a a 1b.) doplňte datum úhrady z příslušného úhradového dokladu. vychází z účetnictví nebo interního číslování (např. VBU11/2011) Dle provedené úhrady zapište způsob úhrady hotovostně či bezhotovostně. Doplňte měnu úhrady (nikoli měnu účetního dokladu). Zapište uhrazenou částku v měně úhrady. U úhrad v cizí měně uveďte kurz ČNB ke dni úhrady. Kurz se zaokrouhluje na tři desetinná místa. U úhrad v CZK políčko proškrtněte pokud je faktura hrazena v cizí měně, tak se do tohoto pole doplní částka cizí měny přepočtená kurzem ČNB ke dni úhrady. Pokud je faktura hrazena v CZK, tak se zde doplní částka z dokladu o úhradě. Je-li faktura vystavená v cizí měně a úhrada probíhá v jiné měně, je zapotřebí, aby se Zaplacená částka v měně účetního dokladu rovnala Ceně v měně účetního dokladu. Pravidla pro dokládání úhrad účetních dokladů Převod z účtu/ hotovostní úhrada/ úhrada platební kartou/úhrada poštovní poukázkou typu B U platby převodem z účtu je nutné doložit výpis z účtu relevantní stránku (stránky) obsahující údaje o konkrétní platbě (může být i elektronický). Aby byla platba jednoznačně prokázána, musí výpis z účtu obsahovat tyto informace: - identifikaci banky (název banky, případně logo banky), - majitele účtu a číslo účtu dodavatele nebo jeho úplný název (u dodavatele shodné s č. ú. na faktuře, u příjemce dotace je nutné doložit, že je majitelem účtu, nebo pokud provedla úhradu třetí osoba, je nutno doložit, z jakého právního titulu) - identifikaci platby (částka, měna, variabilní symbol, den odepsání částky z účtu) - v případě úhrady částky v zahraniční měně z bankovního účtu v jiné měně je potřeba, aby na výpisu byla uvedena i uhrazená částka v zahraniční měně, v opačném případě je nutné doložit avízo o zahraniční platbě. Variabilní symbol a číslo účtu, v jehož prospěch byla platba odeslána, musí souhlasit s údaji uvedenými na faktuře. V opačném případě je třeba dodat potvrzení od dodavatele (viz. příloha č. 3), kde bude daná transakce potvrzená. Potvrzení banky o provedené transakci musí obsahovat - identifikaci platby dle faktury (VS a účet dodavatele), - datum, - částku, - měnu, - identifikace příjemce dotace (jméno a adresa), - razítko banky, - jméno, funkce a podpis odpovědného pracovníka. 11/19

12 V případě platby na základě smlouvy (a podobné příklady, kdy není vystavena faktura) je nutné jako variabilní symbol použít kód jednoznačně identifikující platbu (např. číslo smlouvy), pokud to není možné, je nutné doložit potvrzení od dodavatele. V případě platby více faktur najednou jednou úhradou, je nutné doložení variabilních symbolů všech faktur (např. avízem o provedené platbě) a zároveň doložení všech faktur z úhrady tj. i nesouvisejících s projektem, aby bylo možné zkontrolovat, že byly všechny řádně zaplaceny. V těchto a podobných komplikovaných případech doporučujeme konzultaci s odpovědným pracovníkem CzechInvestu. V případě platby v jiné měně, než uvedené na faktuře, je nutné doložit přesnou výši původní měny (např. faktura v Kč placena v EUR nutno doložit, kolik Kč tvoří platba v EUR). Tyto skutečnosti jsou standardně uvedeny na avízu o provedené platbě. Důrazně doporučujeme dokládat tento doklad v případech platby v jiné měně. Potvrzení od dodavatele o uhrazení fakturované částky musí obsahovat název dodavatele a příjemce dotace, identifikaci platby dle faktury (VS), datum, částku, měnu a vyjádření o zaplacení celé částky. Toto potvrzení musí podepsat statutární zástupce dodavatele (jméno, funkce a razítko). Samotný doklad o úhradě (bankovní výpis, pokladní doklad) nemůže být nahrazen pouze potvrzením od dodavatele. Hotovostní úhradu je nutno doložit příjmovým pokladním dokladem (musí být možné z něho identifikovat obě strany, musí mít jasnou vazbu na úhradu variabilní symbol faktury, pokud je), paragonem, dobírkou, výdajovým pokladním dokladem (potvrzeným razítkem a podpisem dodavatele). Na pokladních dokladech musí být identifikace obou smluvních stran, předmět plnění nebo VS, částka, měna a datum úhrady. V případech úhrady dokladu prostřednictvím platební karty je tuto úhradu možné uznat při doložení následujících dokladů: a/ výše účetního dokladu do Kč včetně DPH - kopie účtenky (tj. stvrzenka o úhradě kartou) - daňový doklad (identifikační znaky: 1/ datum; 2/ částka; 3/ dodavatel) - bankovní výpis (identifikační znaky: 1/ koncové číslo platební karty; 2/ částka; 3/ dodavatel; v případě, že bankovní výpis neobsahuje všechny tři identifikační znaky, je nutné doložit platbu potvrzením od dodavatele. b/ výše účetního dokladu nad Kč včetně DPH - kopie účtenky (tj. stvrzenka o úhradě kartou) - daňový doklad (identifikační znaky: 1/ datum; 2/ částka; 3/ dodavatel) - bankovní výpis (identifikační znaky: 1/ koncové číslo platební karty; 2/ částka; 3/ dodavatel; u účetních dokladů nad Kč vč. DPH je třeba doložit navíc potvrzení od dodavatele (při platbě kartou není uváděn variabilní symbol dokladu, z tohoto důvodu je vyžadováno potvrzení od dodavatele jako podpůrný doklad) k doložení vazby na variabilní symbol. c/ platba kartou na internetu - daňový doklad (identifikační znaky: 1/ datum; 2/ částka; 3/ dodavatel) 12/19

13 - bankovní výpis (identifikační znaky: 1/ částka; 2/ dodavatel) Na bankovních výpisech musí být i ostatní náležitosti: den odepsání částky z účtu, číslo majitele účtu a identifikace banky. U úhrady poštovní poukázkou typu B je kromě seznamu odeslaných plateb (podací doklad) nutné předložit potvrzení, že příjemci si platbu vyzvedli. Tímto potvrzením může být dodejka nebo vyúčtování bezdokladového dodání. Zápočet. Úhrada zápočtem je možná. Musí jít buď o oboustranný zápočet nebo o jednostranný, který byl druhou stranou potvrzen. V úhradách se zapíše datum podpisu druhé smluvní strany dohody o zápočtu. K zápočtu je však nutno předložit Dohodu o oboustranném zápočtu nebo obdobný dokument. Na dokumentu musí být uvedeny smluvní strany, identifikace faktury, částka a měna, datum podpisu druhé smluvní strany, podpisy obou smluvních stran. Tyto dokumenty stačí v prosté kopii se jménem, funkcí, podpisem a razítkem obou stran. Na straně dodavatele musí zápočet potvrdit statutární zástupce. Pokud zápočet nepodepíše statutární zástupce, ale např. osoba odpovědná za zaúčtování, je nutné přiložit plnou moc podepsanou statutárním zástupcem opravňující danou osobu k podpisu zápočtu. Faktury, které nejsou předmětem způsobilých výdajů, ale jsou zahrnuty do zápočtu, není třeba dokládat. Zádržné. Fakturu, která nebyla uhrazena celá z důvodu zádržného, lze akceptovat pouze v případě, že zádržné nemá vliv na vlastnictví majetku (tj. majetek nesmí přecházet na příjemce až v okamžiku úhrady zádržného). Smlouvu o zádržném je nutno přiložit k faktuře. Neuhrazené zádržné nelze zahrnout do způsobilých výdajů. Úhrada třetí osoby. V případech, kdy závazek (případně část závazku) příjemce uhradí třetí osoba, je požadováno doložení z jakého právního titulu byl závazek takto uhrazen. Určení výše způsobilých výdajů dle provedené úhrady a) Faktura v Kč, úhrada v Kč - Způsobilým výdajem je zaplacená částka v Kč bez DPH (v případě neplátce včetně DPH) b) Faktura v Kč, úhrada v cizí měně - Způsobilým výdajem je částka v Kč vypočtena jakou součin částky v cizí měně užité k platbě a kurzu ČNB v den úhrady. Výsledná částka v Kč se tak zpravidla liší od částky fakturované. c) Faktura v zahraniční měně, úhrada ve stejné zahraniční měně - Způsobilým výdajem je částka získaná součinem zaplacené částky bez DPH a kurzu ČNB ke dni úhrady. d) Faktura v zahraniční měně, úhrada v Kč - Způsobilým výdajem je celá zaplacená částka bez DPH (neplátce včetně DPH). Je nutné jasně identifikovat, kolik zahraniční měny bylo placeno. Nestačí uvést samotnou částku v Kč bez jednoznačné vazby na to, kolik představuje zahraniční měny. Částka zahraniční měny může být doložena mnoha způsoby, tj. avízem o provedené platbě, výpisem z účtu (v případě, že je tam uvedena) apod. e) Faktura v zahraniční měně, úhrada v jiné zahraniční měně - Tento případ nastává nejčastěji, kdy má plátce účet v EUR, ale hradí fakturu znějící např. na USD. Způsobilým výdajem je částka získaná součinem zaplacené částky bez DPH (v případě neplátce včetně DPH) a kurzu ČNB ke dni úhrady a to 13/19

14 cizí měny, na kterou zní devizový účet (např. v případě eurového účtu jde o EUR). Je nutná identifikace, kolik zahraniční měny bylo reálně placeno, tj. např. pokud faktura zní na USD, ale je placena v EUR, tak je třeba doložit, kolik USD představuje zaplacená částka v EUR. Částka zahraniční měny může být doložena avízem o provedené platbě, výpisem z účtu (pokud je tam uvedena), apod. Příklad č. 1 Faktura v zahraniční měně, úhrada v jiné zahraniční měně Celková cena faktury je 1 095,63 GBP Způsobilé výdaje jsou 932,45 GBP Poř. číslo Datum úhrady Částka úhrady Kurz Částka v CZK ,07 USD 15, Kč/1 095,63 = 32,319 kurz pro stanovení ZV (zaokrouhluje se matematicky na 3 des. místa) 32,319 * 932,45 = CZK způsobilé výdaje f) Způsob přepočtu ZV v případě, že je faktura hrazena více úhradami Příklad č. 2 Úhrady v cizí měně Celková cena faktury je USD. Způsobilé výdaje jsou USD. Poř. číslo Datum úhrady Částka úhrady Kurz Částka v CZK USD 18, USD 19, Součet úhrad v CZK = CZK / = 19, 343 kurz pro stanovení ZV (zaokrouhluje se matematicky na 3 des. místa) 19, 343 * = CZK způsobilé výdaje Příklad č. 3 Úhrada v cizí měně a v CZK Celková cena faktury je USD. Způsobilé výdaje jsou USD. Poř. číslo Datum úhrady Částka úhrady Kurz Částka v CZK USD 18, CZK 1, Součet úhrad v CZK = CZK / = 19, 185 kurz pro stanovení ZV (zaokrouhluje se matematicky na 3 des. místa) 19, 185 * = CZK způsobilé výdaje 14/19

15 Při úhradě faktur je nutné vždy doložit zaplacení celé faktury! Pokud si nárokujete nižší částku ve způsobilých výdajích, než kterou byste si mohli dle výše uvedených pravidel nárokovat, uveďte prosím vysvětlení do poznámky účetního dokladu. Rozpočet ŽOPL Část pro informace o rozpočtu Žádosti o platbu Název pole Způsobilé výdaje (náklady) v CZK Max. výše podpory dle Smlouvy o spolupráci a jejích příloh Popis Uveďte celkovou vynaloženou částku na položku nárokovanou v ŽOPL. V nepředvyplněných částech (rozpočtové položky 2.5 a 2.6) vyplňte max. možnou výši podpory pro danou rozpočtovou položku dle přílohy č. 3 Smlouvy o spolupráci. 15/19

16 Požadovaná dotace v CZK Soukromé financování Na základě míry podpory v % dle Smlouvy o spolupráci, příp. dle max. výše podpory (stanovené v příloze č. 3 Smlouvy o Spolupráci) uveďte požadovanou částku dotace na vynaložený výdaj na danou položku. Uveďte prostředky vynaložené na projekt z vlastních zdrojů. Účastník uvede pouze prostředky v souladu s rozpočtovými položkami 2.1 až 2.6 dle přílohy č. 3 Smlouvy o spolupráci. Neuvádí se výdaje, na jejichž spolufinancování se nepodílí veřejné prostředky z projektu CzechAccelerator /19

17 Prohlášení příjemce dotace Součástí Žádosti o platbu je seznam prohlášení, která svým podpisem stvrzuje osoba oprávněná jednat za společnost. Úředně ověřený Podpis osoby oprávněně jednat za společnost a razítko 17/19

18 Na co si dát pozor aneb nejčastější chyby při podání ŽOPL Schovávat si všechny účtenky, palubní vstupenky, objednávky apod. DUZP nesmí mít dřívější datum, než první den způsobilosti výdajů, které je uvedeno ve Smlouvě o spolupráci a zároveň před datem ukončení pobytu v destinaci (stanovené ve Smlouvě o spolupráci). K vyúčtovacím fakturám dokládat také zálohové faktury, pokud byly vystaveny (pokud např. z důvodu platby kartou na internetu byla vystavena pouze vyúčtovací faktura, je dobré tuto informaci rovnou uvést např. do poznámky UC). Způsobilým výdajem je částka bez DPH (Plátce DPH si nesmí do způsobilých výdajů zahrnout DPH ani v případě, kdy se jedná o zahraniční faktury). Faktura musí obsahovat předmět plnění v souladu se způsobilými výdaji projektu. Variabilní symboly u vstupenek: Jako VS zapište číslo vstupenky (u Eventbrite to bývá čárový kód), jako DUZP zapište datum konání akce. U vícedenní akce se za DUZP považuje první den konání akce. Zápis cestovného viz. str. 9. Kopie pracovních či jiných smluv s vyslanými zaměstnanci. Bankovní poplatky nejsou způsobilým výdajem. Doložit smlouvu o vedení účtu, na který je zaslána dotace. Pokud je faktura vystavena v CZK zapisuje se její hodnota na celá čísla zaokrouhlená směrem dolů. Stejně tak částka způsobilých výdajů. Naopak v případě faktur vystavených v cizí měně musí žadatel zapsat cenu včetně dvou desetinných míst, tj. uvést částku přesně podle údajů na faktuře. Bankovní výpisy mohou být i elektronické, ale je nutné na nich specifikovat název žadatele nebo číslo jeho účtu, název příp. logo banky, datum úhrady, variabilní symbol (pokud je), částku a měnu úhrady a číslo účtu nebo celý název dodavatele. Pokud byl výdaj placen: a. kartou u obchodníka, je nutné doložit stvrzenku o platbě kartou a v případě úhrady vyšší než ekvivalent CZK také potvrzení od dodavatele (z důvodu chybějícího variabilního symbolu) b. kartou přes internet, je třeba doložit daňový doklad a bankovní výpis (na obou dokladech musí být identifikace dodavatele). Výkaz práce poradce je třeba doložit ke každé faktuře. Účetní doklady musí mít všechny náležitosti! (viz str. 10). Všechny doložené doklady a podklady musí být čitelné. Z potvrzení dodavatele o zaplacení faktury musí být patrné, kdy jaká úhrada za dané ubytování proběhla. V soupisce příloh k ŽOPL musí být uvedeny všechny doložené listinné přílohy (faktury, objednávky, smlouvy, fotodokumentace apod.). Na dokladech musí být u částky vždy uvedena měna. 18/19

19 V seznamu příloh by měly být všechny přílohy zapsány tak, aby je bylo možné rychle identifikovat, tj. kopie účetního dokladu bude označená UC# a kopie úhradového dokladu UHR#. Změna letenky není způsobilý výdaj. Výdaje za ubytování je možné uznat způsobilými v případě doložení standardního účetního dokladu. Účastník musí doložit řádný účetní doklad se všemi náležitostmi vystavený ubytovacím zařízením. Při využití nekomerčních ubytovacích služeb tak hrozí krácení způsobilých výdajů. Výdaje za minibar, prádelnu apod. nejsou způsobilým výdajem. Pro urychlení kontroly vaší ŽOPL je vhodné takovéto výdaje hradit zvlášť tak, aby nebyly účtovány na vámi doloženém dokladu. (Je tedy dobré domluvit se v hotelu například na oddělené fakturaci). Přílohy 1 Formulář ŽOPL 2 Vzorový vyplněný formulář ŽOPL 3 Potvrzení dodavatele o zaplacení faktury Confirmation of payment of the Provider Invoices (k dispozici také na 4 Rozpis cestovních nákladů ( 5 Výkaz práce poradce Record of consultant's work 19/19