V Ý Z V A K P O D Á N Í N A B Í D K Y k plnění veřejné zakázky malého rozsahu V Ostravě dne 2. 11. 2010 Regionální rada regionu soudržnosti Moravskoslezsko (dále také zadavatel nebo objednatel) oznamuje záměr vyhlásit veřejnou zakázku na službu na Servis multifunkčních strojů Develop pro Regionální radu regionu soudržnosti Moravskoslezsko k plnění veřejné zakázky malého rozsahu ve smyslu 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ). Nejedná se o veřejnou zakázku zadávanou dle zákona. Identifikační údaje zadavatele Název: Regionální rada regionu soudržnosti Moravskoslezsko Sídlo: Hrabákova 1/1861, 702 00 Ostrava Moravská Ostrava Právní forma: právnická osoba zřízená zákonem č. 248/2000 Sb., o podpoře regionálního rozvoje, ve znění pozdějších předpisů Identifikační číslo: 75082616 Daňové identifikační číslo: CZ75082616 Zastupující: Ing. David Sventek, MBA ředitel úřadu Kontaktní osoba: Ing. Michaela Mrowiecová Telefon: 552 303 535 E-mail: michaela.mrowiecova@rr-moravskoslezsko.cz Název veřejné zakázky Servis multifunkčních strojů Develop Vymezení předmětu veřejné zakázky Předmětem veřejné zakázky je poskytování servisní podpory pro čtyři multifunkční stroje značky Develop, které jsou ve vlastnictví zadavatele. Specifikace jednotlivých multifunkčních strojů je uvedena v Příloze č. 1 Specifikace zařízení. U tří multifunkčních strojů zadavatel požaduje poskytování servisní podpory po dobu 36 měsíců od podpisu smlouvy. U zbývajícího stroje bude servisní podpora poskytována až od 1. 6. 2012 do konce účinnosti smlouvy. Klasifikace předmětu veřejné zakázky: Kód CPV: 50313000-2 Oprava a údržba reprografické techniky 30125120-8 Tonery pro fotokopírovací stroje Předpokládaná hodnota veřejné zakázky: 1.000.000,- Kč (jedenmilion korun) bez DPH. 1
Minimální požadavky zadavatele na servisní podporu o Vítězný uchazeč bude zadavateli poskytovat servisní podporu pro tři multifunkční stroje po dobu 36 měsíců od účinnosti smlouvy a pro jeden multifunkční stroj od 1. 6. 2012 do konce účinnosti smlouvy (specifikace jednotlivých multifunkčních strojů viz Příloha č. 1). o Zadavatel požaduje poskytování servisní podpory v místě jeho sídla s nástupem na opravu od nahlášení závady na předem stanovenou linku a odstranění závady do 24 hodin. o Součástí servisní podpory bude rovněž dodávka veškerého spotřebního materiálu, tzn. tonerů, papíru formátu A3 a A4, spojovacího materiálu apod. a všech náhradních dílů. o Zadavateli bude umožněno hlášení poruch telefonem v pracovní dny v min. době od 8:00 do 17:00 hodin a faxem a e-mailem 24 hodin denně. o V případě opravy stroje mimo sídlo zadavatele zabezpečí uchazeč bezplatně dopravu vadného stroje od zadavatele do servisu a dopravu opraveného stroje zpět k zadavateli. o V případě výměny nebo opravy části stroje mimo sídlo zadavatele zabezpečí uchazeč bezplatně dopravu vadné části stroje od zadavatele do servisu a dopravu opravené nebo vyměněné části stroje zpět k zadavateli. o Uchazeč se zaváže k bezplatnému poskytování upgradů softwaru a pravidelné bezplatné kontrole hardware (minimálně 2 x ročně). o Cena měsíční servisní podpory bude vycházet z počtu předpokládaných výstupů (kopií, výtisků) vytvořených měsíčně na jednotlivých typech multifunkčních strojů (blíže viz Cenová nabídka, str. 3 4 této Výzvy k podání nabídky). Zadavatel požaduje, aby uchazeč ve své nabídce uvedl stručný popis jím nabízené servisní podpory. Místo a termín realizace Místo realizace veřejné zakázky bude sídlo zadavatele. Zakázka bude realizována po dobu 36 měsíců. Počátkem realizace bude den účinnosti uvedený ve smlouvě, s výjimkou stroje č. 4 (viz Příloha č. 2 Specifikace zařízení), u kterého bude servisní podpora poskytována až od 1. 6. 2012 do konce účinnosti smlouvy. Požadavky na uchazeče Základní kvalifikační předpoklady : uchazeč musí splňovat základní kvalifikační předpoklady dané v 53 odst. 1 písm. a) až h) a j) zákona. Splnění základních kvalifikačních předpokladů se prokazuje předložením čestného prohlášení. Z obsahu tohoto prohlášení musí být zřejmé, že dodavatel splňuje příslušné základní kvalifikační předpoklady 53 zákona požadované veřejným zadavatelem (tzn. základní kvalifikační předpoklady uvedené v 53 odst. 1 písm. a) až h) a j) zákona). Čestné prohlášení musí být podepsáno osobou oprávněnou jednat za uchazeče, a to v souladu s platným výpisem z obchodního rejstříku (pokud je v něm zapsán nebo výpisem z jiné obdobné evidence). Možno stáhnout si vzor prohlášení na www.rr-moravskoslezsko.cz v sekci O nás / Informační tabule. 2
Profesní kvalifikační předpoklady: uchazeč musí splňovat profesní kvalifikační předpoklady dané v 54 zákona. Splnění profesních kvalifikačních předpokladů je nutno doložit příslušnými podklady (zejména výpisem z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán nebo výpisem z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán a oprávněním k podnikání podle příslušných právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky (např. Živnostenský list, příp. výpis z živnostenského rejstříku)). Výpis z obchodního rejstříku nesmí být ke dni konce lhůty pro podání nabídek starší 90 dnů. Doklady se předkládají v prosté kopii. Technické kvalifikační předpoklady: Osvědčení o odborné kvalifikaci dodavatele dle 56 odst. 2 písm. e) zákona. Splnění se prokazuje předložením certifikátu o způsobilosti k provádění servisu multifunkčních strojů značky DEVELOP, který bude vystaven na jméno uchazeče. Lze doložit v prosté kopii. Hodnotící kritéria Hodnotícím kritériem je zadavatelem stanovena nejnižší nabídková cena v Kč bez DPH. Zadavatel bude hodnotit celkovou cenu měsíční servisní podpory za všechny čtyři multifunkční stroje v Kč bez DPH. Za nejvhodnější nabídku bude posuzována ta, jejíž cena bude nejnižší. Nabídnutá celková cena musí být zpracována dle Přílohy č. 2 Struktura finanční nabídky a musí obsahovat veškeré náklady spojené s poskytováním servisní podpory (tzn. náklady spojené s opravami, dodávkami spotřebního materiálu, poskytováním upgradů softwaru, dopravu apod.), s výjimkou nákladů spojených s vytvořením nadlimitních výstupů, ty budou hrazeny zvlášť 2 x ročně, tzn. nebudou zahrnuty do ceny měsíční servisní podpory. Cenová nabídka Uchazeč je povinen zpracovat cenovou nabídku dle přílohy č. 2 Struktura finanční nabídky a při určení ceny měsíční servisní podpory postupovat dle pokynů uvedených níže. Cena měsíční servisní podpory každého multifunkčního stroje bude vycházet z předpokládaného počtu vytvořených výstupů (kopií, výtisků). Zadavatel předpokládá tento měsíční počet výstupů: pro multifunkční stroj typu Develop ineo+351 (tzn. stroj č. 1 dle specifikace uvedené v Příloze č. 1): o 8 000 ks černobílých výstupů A4 při cca 6% pokrytí, o 2 000 ks barevných výstupů A4 při cca 32% pokrytí, pro multifunkční stroj typu Develop ineo+203 (tzn. stroje č. 2, č. 3 a č. 4 dle specifikace uvedené v Příloze č. 1): o 3 000 ks černobílých výstupů A4 při cca 6% pokrytí, o 1 500 ks barevných výstupů A4 při cca 32% pokrytí. Výstupy vytvořené nad tyto předpokládané počty (tzv. nadlimitní výstupy) nebudou součástí ceny měsíční servisní podpory. Nadlimitní výstupy budou fakturovány zvlášť, a to pololetně. 3
Cenu měsíční servisní podpory každého multifunkčního stroje uchazeč vypočte stanovením ceny jednoho černobílého a jednoho barevného výstupu (tzn. cenu pro každý druh výstupu zvlášť) a jejich vynásobením předpokládaným počtem daných výstupů (viz výše). Cena měsíční servisní podpory musí obsahovat veškeré náklady spojené s poskytováním servisní podpory (tzn. náklady spojené s opravami, dodávkami spotřebního materiálu, poskytováním upgradů softwaru, dopravou apod.), s výjimkou nákladů spojených s vytvořením nadlimitních výstupů (ty do ní nebudou zahrnuty). Cena nadlimitních černobílých a barevných výstupů musí být stejná jako cena výstupu použitá pro výpočet měsíční podpory. Příklad výpočtu měsíční servisní podpory: cena měsíční servisní podpory stroje č. 1 = (cena 1 černobílého výstupu pro stroj č. 1 x 8000) + (cena 1 barevného výstupu pro stroj č. 1 x 2000) Veškeré ceny budou platné po celou dobu plnění zakázky, budou stanoveny jako ceny nejvýše přípustné a budou vyjádřeny v české měně bez a včetně DPH. Varianty Uchazeči mohou podat pouze jednu nabídku a varianty nabídky se nepřipouštějí. Subdodavatelé Zadavatel požaduje, aby uchazeč ve své nabídce specifikoval části veřejné zakázky, které má v úmyslu zadat jednomu či více subdodavatelům, a aby uvedl identifikační údaje každého subdodavatele, a způsob, jakým se budou uvedení subdodavatelé podílet na realizaci předmětu veřejné zakázky. Zadavatel si vyhrazuje požadavek, že prostřednictvím subdodavatele může být plněno maximálně 10 % zakázky. Obchodní podmínky (uchazeč zapracuje do návrhu smlouvy) Jednotlivé platby za měsíční servisní podporu budou prováděny jednou měsíčně v Kč oproti vystavené faktuře obsahující všechny náležitosti daňového dokladu. Jednotlivé platby za nadlimitní výstupy budou prováděny 2 x za rok v Kč oproti vystavené faktuře obsahující všechny náležitosti daňového dokladu. Platby splatné ze strany objednávajícího budou provedeny bezhotovostním převodem na bankovní účet uvedený dodavatelem v nabídce, resp. v návrhu smlouvy. Zálohové platby nebudou ze strany zadavatele poskytovány. Splatnost faktur bude 30 kalendářních dnů ode dne vystavení (minimálně 14 dní od doručení objednávajícímu). Za den zaplacení se považuje den odepsání platby z účtu objednávajícího. Smlouva bude uzavřena na dobu určitou, a to 36 měsíců. Sankce (uchazeč zapracuje do návrhu smlouvy) Dodavatel uhradí objednateli smluvní pokutu ve výši 500,- Kč za každý případ porušení své smluvní povinnosti a za každý započatý den prodlení s plněním takové povinnosti. Uplatněním smluvní pokuty není dotčen nárok na náhradu škody, která vznikla objednateli vdůsledku porušení povinností ze strany dodavatele, v plné výši. 4
Lhůta podání Lhůta pro doručení nabídek včetně všech náležitostí je 15. 11. 2010 do 10:00 hodin na adresu Regionální rada regionu soudržnosti Moravskoslezsko, Hrabákova 1/1861, 702 00 Ostrava Moravská Ostrava, případně osobně na tutéž adresu, podatelna Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Moravskoslezsko. Nabídky podané po tomto termínu nebudou zařazeny do hodnocení. Podmínky a požadavky na zpracování nabídky a na přijímání nabídek 1. Nabídky budou přijímány v zalepené obálce (doručení nabídek osobně nebo poštou) označené NEOTEVÍRAT NABÍDKA Servis multifunkčních strojů Develop, s názvem a adresou uchazeče a zadavatele (Regionální rada regionu soudržnosti Moravskoslezsko, Hrabákova 1/1861, 702 00 Ostrava Moravská Ostrava). 2. Nabídka bude dodána v jednom listinném originále, jedné listinné kopii a jedné kompletní elektronické kopii na CD, příp. na jiném médiu (bude součástí nabídky) ve formátu *.doc, *.odt, *.xls, *.ods nebo *.rtf. (pouze samotné technické řešení nabídky může být uloženo ve formátu *.pdf.) V případě rozporů mezi tištěnou a elektronickou podobou je rozhodující listinný originál. 3. Nabídka musí být podána v českém jazyce. 4. Všechny listy nabídky budou spojeny a svazek zajištěn proti manipulaci s jednotlivými listy, všechny listy nabídky včetně příloh budou řádně očíslovány vzestupnou číselnou řadou a nabídka uchazeče nesmí obsahovat přepisy nebo opravy, které by mohly uvést zadavatele v omyl. 5. Finanční nabídka v členění nabídková cena v Kč bez DPH a včetně DPH. 6. Nabídka bude obsahovat: - návrh smlouvy, který bude zohledňovat požadavky a podmínky zadavatele stanovené ve výzvě, a který musí být podepsán osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. Pokud návrh smlouvy podepíše zmocněná osoba, musí být součástí nabídky uchazeče též příslušná platná plná moc., - identifikační údaje uchazeče (název, sídlo, kontaktní adresa, IČ, DIČ, telefon, fax, statutární orgán, bankovní spojení s uvedením čísla účtu) a jméno osob(y) oprávněné jednat jeho jménem, včetně kontaktů telefon, e-mail (pro komunikaci v průběhu procesu zadávání zakázky), - dokumenty prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů (viz Požadavky na uchazeče tzn. čestné prohlášení (možno stáhnout si vzor čestného prohlášení na www.rr-moravskoslezsko.cz v sekci O nás / Informační tabule)), - dokumenty prokazující splnění profesních kvalifikačních předpokladů (viz Požadavky na uchazeče tzn. výpis z obchodního rejstříku, oprávnění k podnikání ), - dokumenty prokazující splnění technických kvalifikačních předpokladů (viz Požadavky na uchazeče tzn. osvědčení), - popis nabízené servisní podpory, - vyplněnou přílohu č. 2 Struktura finanční nabídky, - další dokumenty dle zvážení uchazeče. Neúplnost nabídky je důvodem k vyřazení nabídky z hodnocení. 5
Jiné požadavky zadavatele Zadavatel si vyhrazuje právo kdykoliv rozhodnout před uzavřením smlouvy o zrušení zadávacího řízení. Zadavatel nehradí žádné náklady, které vznikly uchazečům v souvislosti s účastí na zadávacím řízení. Uchazeč je vázán svou nabídkou po dobu trvání zadávací lhůty, a to min. po dobu 90 dní. Zadávací lhůta začíná běžet okamžikem skončení lhůty pro podání nabídek a končí dnem doručení oznámení zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a prodlužuje se uchazečům, s nimiž může zadavatel uzavřít smlouvu, až do doby uzavření smlouvy nebo do zrušení zadávacího řízení. Zadavatel si vyhrazuje právo jednat o konečném znění smlouvy, která musí být uzavřena písemně. Ing. David Sventek, MBA, v. r. ředitel úřadu Přílohy Příloha č. 1 Specifikace zařízení Příloha č. 2 Struktura finanční nabídky 6
Příloha č. 1 Specifikace zařízení k veřejné zakázce na službu na Servis multifunkčních strojů Develop pro Regionální radu regionu soudržnosti Moravskoslezsko Stroj č. 1 Název: DEVELOP Ineo+351 Počet Sériové číslo Stav počítadel ke dni 30. 9. 2010 černobílé barevné 1 221400733 403 501 ks 100 477 ks Přídavná zařízení stroje: 1x DF-608 615001151 1x PC-203 41503307 1x FS-514 625000370 1x SD-503 71505585 1x FK-502 MK-704 1x PK-510 MK-706 Další: Umístění 2. NP Uvedeno do provozu 30. 11. 2007 Servisní podpora požadována: od účinnosti smlouvy na dobu 36 měsíců Stroj č. 2 Název: DEVELOP Ineo+203 Počet Sériové číslo Stav počítadel ke dni 30. 9. 2010 černobílé barevné 1 A02E122000121 222 235 ks 134 973 ks Přídavná zařízení stroje: 1x DF-611 A01HWY0006293 1x CD-26 neuvedeno 1x FK-502 neuvedeno 1x MK-711 neuvedeno Další: Umístění 3. NP Uvedeno do provozu 30. 11. 2007 Servisní podpora požadována: od účinnosti smlouvy na dobu 36 měsíců 7
Stroj č. 3 Název: DEVELOP Ineo+203 Počet Sériové číslo Stav počítadel ke dni 30. 9. 2010 černobílé barevné 1 A02E122000514 141 566 ks 74 673 ks Přídavná zařízení stroje: 1x DF-611 A01HWY0006483 1x CD-26 neuvedeno 1x FK-502 neuvedeno 1x MK-711 neuvedeno Další: Umístění 1. NP Uvedeno do provozu 30. 11. 2007 Servisní podpora požadována: od účinnosti smlouvy na dobu 36 měsíců Stroj č. 4 Název: DEVELOP Ineo+203 Počet Sériové číslo Stav počítadel ke dni 30. 9. 2010 černobílé barevné 1 A02E122005183 83 630 ks 28 223 ks Přídavná zařízení stroje: 1x DF-611 A01HW40131415 1x CD-26 neuvedeno Další: Umístění 4. NP Uvedeno do provozu 1. 6. 2009 Servisní podpora požadována: od 1. 6. 2012 do konce účinnosti smlouvy 8
Příloha č. 2 Struktura finanční nabídky k veřejné zakázce na službu na Servis multifunkčních strojů Develop pro Regionální radu regionu soudržnosti Moravskoslezsko Cenová nabídka na servisní podporu Typ zařízení bez DPH Cena měsíční servisní podpory včetně DPH Stroj č. 1 Stroj č. 2 Stroj č. 3 Stroj č. 4 Celkem Cenová nabídka na nadlimitní kopie Cena za 1 stránku za nadlimitní kopii Typ zařízení černobílá barevná bez DPH včetně DPH bez DPH včetně DPH Stroj č. 1 Stroj č. 2 Stroj č. 3 Stroj č. 4 9