Vnitřní předpis č. 11

Město Černošice Městský úřad Černošice Vnitřní předpis č. 11 Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva Účinnost od 16. 11. 2015 Číslo revize: 0 Číslo vydání: 2.0

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva Datum Jméno, příjmení Podpis Zpracoval Ing. Anna Hrabáková Mgr. Magdaléna Košťáková Schválil Mgr. Filip Kořínek Mgr. Jan Louška Vnitřní předpis v listinné podobě je uložen na útvaru interního auditu. Vnitřní předpis v elektronické podobě je uložen na intranetu MěÚ Černošice. Záznam o provedení revize Revize č. List číslo a bod Popis změny Datum revize Zpracoval Ověřil a schválil Stránka 2 z 11

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva Záznam o seznámení Potvrzuji, že jsem se seznámil(a) s vnitřním předpisem č. 7 Města Černošice verze č. 2.0, PRAVIDLA PRO PŘÍPRAVU MATERIÁLŮ PRO JEDNÁNÍ RADY MĚSTA A ZASTUPITELSTVA MĚSTA, který je uložen na intranetu. Prokazatelně zajistím seznámení všech svých podřízených zaměstnanců s tímto vnitřním předpisem nejpozději do doby jeho nabytí účinnosti. VÝTISK č. JMÉNO A PŘÍJMENÍ NÁZEV ODBORU DATUM, PODPIS 1 Mgr. Jan Louška Ing. Anna Hrabáková Ondřej Šimíček JUDr. Markéta Fialová Ing. Hana Vyhnalová Mgr. Ing. Stanislav Herman Mgr. Jan Louška Martin Šebek Ing. Jana Ullrichová Ing. Helena Ušiaková Jiří Jiránek Renáta Petelíková Mgr. Pavel Blaženín Miroslav Strejček Ing. Petra Pelešková Ing. Stanislav Zuzánek Mgr. Gregor Dušička, DiS. tajemník městského úřadu útvar interního auditu odbor vnitřních věcí odbor životního prostředí odbor obecní živnostenský úřad správní odbor odbor sociálních věcí a zdravotnictví odbor informatiky finanční odbor odbor územního plánování odbor investic a správy majetku odbor technických služeb odbor školství, kultury a cestovního ruchu odbor Dům s pečovatelskou službou odbor stavebního úřadu odbor přestupků městská policie Stránka 3 z 11

Obsah Město Černošice Městský úřad Černošice Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva ÚČEL A CÍL SMĚRNICE... 5 1 OBLAST PLATNOSTI... 5 2 VYMEZENÍ ZÁKLADNÍCH POJMŮ, ZKRATKY... 5 2.1 Definice, pojmy... 5 2.2 Zkratky... 5 3 ODPOVĚDNOSTI A PRAVOMOCI... 5 4 TERMÍNY PRO PŘEKLÁDÁNÍ MATERIÁLŮ... 5 4.1 Rada... 5 4.2 Zastupitelstvo... 6 5 POČTY MATERIÁLŮ A JEJICH DISTRIBUCE... 6 5.1 Zastupitelstvo... 6 6 OBSAH MATERIÁLŮ... 6 6.1 Materiál musí vždy obsahovat... 6 6.2 Materiál nesmí obsahovat... 7 6.3 Originální výtisk... 7 7 ZPRACOVÁNÍ A FORMÁLNÍ ÚPRAVA A DALŠÍ ZÁVAZNÉ NÁLEŽITOSTI MATERIÁLŮ 7 7.1 Postup přípravy a zpracování materiálů Tvorba tisku... 8 7.2 Připomínkování tisku... 9 7.2.1 Povinná připomínková místa... 9 7.2.2 Připomínkování tisku... 9 7.3 Dokončení a kompletace tisku... 10 7.4 Příprava a projednání tisku... 10 7.5 Projednání tisku... 10 8 REVOKACE USNESENÍ RADY MĚSTA/ZASTUPITELSTVA MĚSTA... 11 9 DISTRIBUCE USNESENÍ... 11 10 ARCHIVACE, ZPŘÍSTUPNĚNÍ... 11 11 KONTROLA PLNĚNÍ ULOŽENÝCH ÚKOLŮ... 11 12 ZRUŠUJÍCÍ USTANOVENÍ... 11 Stránka 4 z 11

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva ÚČEL A CÍL SMĚRNICE Účelem této směrnice je zajištění jednotného a jednoznačného postupu při přípravě materiálů pro jednání rady a zastupitelstva. 1 OBLAST PLATNOSTI Směrnice platí pro zaměstnance Města Černošice, stanoví postup při přípravě materiálů pro jednání rady a zastupitelstva a určuje odpovědnosti za plnění úkolů vzešlých z těchto jednání. 2 VYMEZENÍ ZÁKLADNÍCH POJMŮ, ZKRATKY 2.1 Definice, pojmy Pořizovatel - referent odboru vnitřních věcí pověřený zpracováním materiálů pro jednání a vyhotovením zápisu z jednání. Předkladatel tajemník městského úřadu; vedoucí odboru nebo jím pověřený zástupce; ředitel městské policie nebo jím pověřený zástupce; člen rady ; zastupitel. 2.2 Zkratky OVV - odbor vnitřních věcí TED Tvorba a evidence dokumentů 3 ODPOVĚDNOSTI A PRAVOMOCI Přípravu a zpracování materiálů provádí referent odboru, do jehož kompetence spadá projednávaná věc podle Organizačního řádu Městského úřadu Černošice. Za správnou přípravu a zpracování materiálů pro jednání zastupitelstva, resp. rady odpovídá příslušný vedoucí odboru. Vedoucí odboru odpovídá také za to, že zastupitelstvu, resp. radě bude předloženo k projednání vše, co dle zákona č. 128/2000 Sb. je zastupitelstvu, resp. radě vyhrazeno k projednání a dále věci, které si zastupitelstvo, resp. rada vyhradí k projednávání a rozhodnutí. 4 TERMÍNY PRO PŘEKLÁDÁNÍ MATERIÁLŮ 4.1 Rada a. Materiály pro schůzi rady jsou předkladatelé povinni předložit v elektronické podobě v programu TED nejpozději 2 pracovní dny před konáním schůze rady do 13:00 hodin. b. Po 13:00 hodině provede pořizovatel překlopení všech materiálů, které mají označení PŘIPOMÍNKOVÁN nebo PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ v TEDu do podkladů pro jednání rady a připraví návrh zápisu z jednání rady. c. Materiály, které nesplňují požadavky, vrátí pořizovatel zpracovateli k doplnění, přepracování nebo jiné úpravě. d. Dodatečně lze zařazovat body do programu jednání pouze ve výjimečných případech po projednání se členem rady. Materiály, které rada ve výjimečných případech zařadí dodatečně na program jednání při schválení programu schůze rady, jsou distribuovány pořizovatelem ihned po jejich zařazení Stránka 5 z 11

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva do programu schůze, resp. v návaznosti na jejich předání zpracovatelem. V těchto případech již pořizovatel náležitosti nekontroluje a převzetí neeviduje s tím, že za splnění všech náležitostí dle těchto Pravidel odpovídá zpracovatel a předkladatel. Zpracovatel je v takovýchto případech povinen poskytnout pořizovateli vyžádanou součinnost při doplnění všech případně chybějících náležitostí souvisejících s předložením a projednáním materiálu radou, s vyhotovením přijatého usnesení. 4.2 Zastupitelstvo a. Materiály pro jednání zastupitelstva jsou zpracovatelé povinni předložit pořizovateli nejpozději 10 pracovních dnů do 13:00 hodin. b. Po 13:00 hodině provede pořizovatel překlopení všech materiálů, které mají označení PŘIPOMÍNKOVÁN nebo PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ v TEDu do podkladů pro zasedání zastupitelstva a připraví návrh zápisu ze zasedání zastupitelstva. c. Pořizovatel provede kontrolu náležitostí. d. Materiály, které rada ve výjimečných případech navrhne zařadit do návrhu pořadu jednání zastupitelstva ve zkráceném termínu, budou členům zastupitelstva distribuovány přímo na zasedání zastupitelstva po uplatnění návrhu na doplnění pořadu jednání předkladatelem. V tomto případě musí být tisky předány pořizovateli nejpozději do zahájení zasedání zastupitelstva. Pořizovatel již neprovádí kontrolu náležitostí. Stejně se postupuje v případě, že o doplnění programu požádá kterýkoliv zastupitel. 5 POČTY MATERIÁLŮ A JEJICH DISTRIBUCE 5.1 Zastupitelstvo Materiály pro zastupitelstvo se předkládají 1x v originále se všemi přílohami. Vytisknutí tohoto materiálu zajistí předkladatel, který vše předá pořizovateli. Tyto materiály jsou uloženy na OVV k nahlédnutí. 6 OBSAH MATERIÁLŮ 6.1 Materiál musí vždy obsahovat a. Úvodní list s číslem a názvem tisku, podpisy zpracovatele, předkladatele a příp. dalších osob, se kterými byl materiál projednán. b. Návrh usnesení rady /zastupitelstva, nejde-li o tisk typu Informace. c. Přílohy k usnesení rady /zastupitelstva, pokud existují (příloha k usnesení rady /zastupitelstva je nepovinný dokument, pokud však existuje, musí být přiložena). d. Důvodovou zprávu (nejde-li o tisk typu Informace), která obsahuje: obecný úvod; zdůvodnění návrhu usnesení rady /zastupitelstva ; ostatní údaje jsou uvedeny v přílohách k důvodové zprávě, které obsahují podrobnější rozvedení a vysvětlení textu důvodové zprávy, je-li to třeba. Přílohy k důvodové zprávě jsou nepovinné dokumenty. e. Povinně návrh usnesení zastupitelstva, bude-li materiál po projednání radou předkládán zastupitelstvu. f. Povinně návrh důvodové zprávy pro zastupitelstvo, není-li totožná s důvodovou zprávou pro radu (takováto skutečnost musí být v důvodové zprávě uvedena). g. Povinně připomínkový list podle těchto Pravidel a to vždy, pokud byl materiál připomínkován. Připomínkový list bude vyhotoven v programu TED. V takovém případě je připomínkový list dokladem, že připomínková místa materiál k připomínkování obdržela a neměla k jeho znění připomínky. Stránka 6 z 11

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva h. Pokud jsou novelizovány právní předpisy, nejrůznější pravidla či rámcové postupy, musí být součástí důvodové zprávy, příp. přílohy důvodové zprávy, podrobný popis a zdůvodnění navrhovaných změn včetně uvedení původního znění měněných, resp. doplňovaných ustanovení či pasáží, popř. úplné znění původního dokumentu s vyznačenými navrhovanými změnami. i. V případě projednávání investičních akcí zajistí zpracovatel, aby součástí tisku byl i příslušný koncepční materiál, z něhož investiční akce vychází, či výtah z takovéhoto dokumentu. Pokud takovýto koncepční materiál neexistuje či není součástí tisku, musí důvodová zpráva obsahovat podrobné věcné zdůvodnění akce. Tyto informace musí dokládat, že plánovaná akce je v souladu se schváleným rozpočtem, že jsou na ni zabezpečeny finanční prostředky. j. Pokud je radě předkládán návrh na rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky při veřejných zakázkách, musí být kromě zákonných součástí usnesení připojeny jako součást příloh důvodové zprávy i kopie zápisů o jednání hodnotící komise. k. Návrh usnesení musí být formulován stručně, výstižně, adresně a konkrétně s ohledem na reálnost, splnitelnost a vykonatelnost úkolu určeným nositelem ve stanoveném termínu. Znění návrhu usnesení musí být zpracováno v souladu se zásadami českého pravopisu. l. Pokud je předkládán návrh usnesení s ukládací částí, je povinností zpracovatele prověřit, zda takovéto usnesení či jeho část nevytváří duplicitní úkol k již dříve přijatému usnesení, které je v systému kontroly plnění úkolů vykazováno jako usnesení rozpracované či průběžně plněné. 6.2 Materiál nesmí obsahovat Součástí návrhu usnesení u personálních záležitostí není platová problematika, tato se uvádí pouze v neveřejné příloze k důvodové zprávě nebo usnesení. 6.3 Originální výtisk Originální výtisk je předáván se všemi originálními podpisy na jediném úvodním listu, ostatní výtisky jsou zkopírovány tak, aby plně odpovídaly originálu. Ten musí bez jakýchkoliv odchylek odpovídat dokumentu uloženému v programu TED ve verzi PŘIPOMÍNKOVÁN nebo PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ". 7 ZPRACOVÁNÍ A FORMÁLNÍ ÚPRAVA A DALŠÍ ZÁVAZNÉ NÁLEŽITOSTI MATERIÁLŮ a. Materiál je zpracováván výhradně v programu TED. Všechny informace a dokumenty vložené ke konkrétnímu tisku do programu TED tvoří celek a jsou trvale uloženy v centrální databázi Černošice pro případné další využití. Složení materiálu je v tomto v pořadí: košilka materiálu důvodová zpráva usnesení příloha usnesení příloha důvodové zprávy připomínkový list b. Doplňovaná, či jinak upravovaná verze již projednávaného, ale dosud neschváleného materiálu je označována stejným číslem tisku a doplněna podle počtu verzí písmenem A (B, C,...). c. Nově zpracovaný materiál k téže věci je vždy označen novým číslem tisku. d. Při přípravě, zpracování a projednávání materiálů je třeba respektovat zákonné povinnosti týkající se ochrany osobních údajů. Název materiálu osobní údaje zásadně neobsahuje. V návrhu usnesení a jeho přílohách je zpracovatel povinen vyznačit, zda tisk obsahuje či neobsahuje osobní údaje a to způsobem definovaným v programu TED. Označení Stránka 7 z 11

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva konkrétních osobních údajů je základním předpokladem pro dodržení zákonných povinností při jejich ochraně v rámci následného projednávání tisku a při distribuci, resp. zveřejňování schválených usnesení a jejich příloh. 7.1 Postup přípravy a zpracování materiálů Tvorba tisku Zpracovatel: a. V programu TED vytvoří kompletní tisk. Úvodní list (košilka) a návrh usnesení musí obsahovat název materiálu, který bude stručný a výstižný, neměl by mít konfrontační charakter; název tisku nesmí obsahovat osobní údaje; nositelé úkolů nesmí být dodatečně vpisováni dle vlastního uvážení, ale stanoveným postupem vybráni z číselníku. b. V programu TED vytvoří přílohy k usnesení, důvodovou zprávu a její přílohy do samostatných dokumentů, nebo tyto dokumenty vytvoří ve zvoleném produktu mimo program TED (MS Word, MS Excel, Adobe Acrobat, apod.) a následně je přihraje k tisku do programu TED. Soubory aplikace Word, vytvářené ve verzi 2007, 2010, 2013 se doporučuje ukládat jako Dokument aplikace Word 97-2003", aby je bylo možné otevřít i ve starší verzi Word než je verze 2007. Soubory aplikace Excel, vytvářené ve verzi 2007, 2010, 2013 se doporučuje ukládat jako Sešit aplikace Word 97-2003", aby je bylo možné otevřít i ve starší verzi Excel než je verze 2007. c. U PDF souborů je rozhodující rozlišení DPI (počet bodů na palec) - čím větší je hodnota DPI, tím bude soubor při tisku kvalitnější. S rostoucím DPI roste přímou úměrou také velikost souboru. Při volbě DPI u souboru, který bude přihrán do TED, je nutné dodržet maximální povolenou velikost souboru stanovenou správcem aplikace, což je standardně 5 MB. Výjimečně, nelze-li soubor již zmenšit, je možné na požádání zvýšit hraniční velikost souboru, a to až na 15 MB. Větší velikost není možné povolit kvůli kapacitě přenosových cest. Příklad: 1 stránkový dokument má po uložení v rozlišení 1200 DPI velikost 3 MB. Pokud tento soubor uložíme v 600 DPI, má již velikost 1,5 MB. (uvedené velikosti v MB jsou orientační, rozhoduje i procento potisku dokumentu a barevná náročnost). Aby byla zaručena menší velikost souboru a jejich zpracování i na pomalejších počítačích, doporučuje se ukládat soubory v rozlišení 300-600 DPI. Při těchto hodnotách DPI je tisk ještě stále kvalitní. d. Obrázky JPG, BMP, atd... je potřeba vkládat například do MS Word, nebo je převádět do formátu PDF, čímž také dojde k následné komprimaci obrázku a přizpůsobení velikosti obrázku stránce. Doporučujeme obecně formát JPG, který je úspornější. e. Při řádném postupu v programu TED je tisk automaticky sestaven ze zvolených součástí, povinnými náležitostmi jsou: číslo a název tisku - bez těchto údajů nelze tisk v programu uložit. Volitelnými údaji jsou - na základě čeho byl materiál předložen, s kým byl materiál projednán, kdo má být přizván k jednání, kdo další (kromě zakladatele) tisk zpracoval, datum projednání (tj. datum projednání radou /zastupitelstvem ), předkladatel tisku. Automaticky se v programu TED doplní položky Zpracovatel (zakladatel tisku), jako odpovědný zpracovatel se vždy doplní vedoucí příslušného odboru, datum založení tisku, datum poslední úpravy, datum předání dokumentu k připomínkování, automaticky jsou sledována veškerá data změn po předání dokumentu pořizovateli (vrácení dokumentu do stavu Rozpracován a jeho nové postoupení pořizovateli, apod.). Tyto datumové položky nemůže uživatel ovlivnit. Dále zpracovatel v dokumentu vytvoří veškeré jeho součásti, které jsou nezbytné: návrh usnesení (nejde-li o Informaci); přílohy k usnesení (nepovinné); důvodová zpráva (povinná); přílohy důvodové zprávy (nepovinné). f. Následně dokument vygeneruje (veškeré vyplněné údaje se doplní do předdefinovaných šablon) a uloží jej do centrální databáze. Stránka 8 z 11

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva g. V této fázi je dokument dostupný zpracovatelům, uvedeným v tisku, včetně vedoucího příslušného odboru a předkladateli. 7.2 Připomínkování tisku 7.2.1 Povinná připomínková místa a. Pro materiál zpracovaný odborem, organizační složkou jsou povinná připomínková místa: věcně příslušný člen rady ; tajemník městského úřadu popřípadě jím pověřený zástupce; komise rady nebo výbor zastupitelstva (pokud je to vyžadováno). b. Pro materiály obsahující návrhy obecně závazných vyhlášek, nařízení, návrhy smluv a dodatků, jsou povinná připomínková místa: právní úsek. c. Pro materiál týkající se nakládání s nemovitostmi, jsou povinná připomínková místa: odbor investic a správy majetku; d. Pro materiál týkající se rozpočtu, rozpočtových změn a opatření, rozborů hospodaření a další problematiky jakkoliv související s rozpočtem, smlouvy a dohody s dopadem na daňové povinnosti Černošice, jsou povinná připomínková místa: finanční odbor. e. Pro materiál obsahující návrhy jmenování či odvolání vedoucích odborů, vedoucích organizačních složek, ředitelů příspěvkových organizací, jsou povinná připomínková místa: personální úsek f. Pro materiály, řešící přechod práv a povinností vyplývajících z pracovněprávních vztahů při založení a zrušení organizačních složek, jsou povinná připomínková místa: personální úsek. 7.2.2 Připomínkování tisku a. Po dokončení tisku nastává fáze, kdy je potřeba tisk připomínkovat. Zpracovatel tedy v programu TED změní Stav dokumentu" na PŘIPOMÍNKOVÁN a zvolí časový interval, ve kterém bude možno zadávat připomínky. Běžně se stanovuje 2 dny. Připomínkovat je možno od prvního do posledního dne včetně. Po uložení tisku jsou všechna připomínková místa, uvedená v tisku, automaticky upozorněna emailem, že jim byl postoupen tisk k připomínkování. Jednoduchým dotazem v programu TED může uživatel zjistit, které všechny tisky mu byly postoupeny k připomínkování. b. Připomínky zapisuje připomínkové místo přímo k předmětnému tisku v programu TED. Připomínkovat může jak návrh usnesení, tak přílohy nebo i tisk jako celek. V případě, že připomínkové místo nemá žádné připomínky, zvolí možnost Bez připomínek". Tím parafuje, že připomínkové místo tento konkrétní tisk vidělo a souhlasí s jeho zněním. c. Zpracovatel se v tisku vyjádří ke každé připomínce a uvede, jak s ní naložil. Seznam připomínek a následných stanovisek zpracovatele je dostupný všem připomínkovým místům, uvedeným v tisku a zpracovatelům tisku. Připomínkování probíhá paralelně, nedochází tedy k žádným časovým prostojům. d. Pokud byl materiál připomínkován, zpracovatel vygeneruje v programu TED Připomínkový list, V této fázi je dokument přístupný zpracovateli (zpracovatelům), předkladateli a Stránka 9 z 11

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva zvoleným připomínkovým místům. Připomínková místa však mohou tisk pouze prohlížet a zapisovat mohou jedině připomínky. 7.3 Dokončení a kompletace tisku a. Zpracovatel po obdržení a vypořádání připomínek zajistí na titulní list písemného originálu podpisy odpovědného zpracovatele, předkladatele. Součástí materiálů pro zastupitelstvo jsou i dotčené připomínková místa. b. Zpracovatel je odpovědný za zpracování osobních údajů v tisku. Při jejich zpracování je nutné postupovat přesně podle návodu, dostupného v programu TED. Optimální je značit osobní údaje po dokončení všech příloh a po skončení připomínkování, aby nebylo nutné při změnách stále znovu odstraňovat osobní údaje z příloh. c. Zpracovatel musí označit, zda tisk obsahuje nebo neobsahuje osobní údaje, bez označení není možné překlopit tisk do stavu PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ. Jestliže tisk osobní údaje neobsahuje, označí zpracovatel v programu TED všechny přílohy zeleným razítkem značícím, že tisk osobní údaje neobsahuje. d. Jestliže tisk osobní údaje obsahuje, označí zpracovatel osobní údaje v návrhu usnesení a následně v programu TED parafuje červeným razítkem dokumenty (přílohy, důvodovou zprávu včetně souvisejících příloh), které osobní údaje obsahují. Z příloh musí zpracovatel osobní údaje odstranit ručně dle návodu. e. Současně zpracovatel změní v programu TED Stav dokumentu" na hodnotu PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ". Na košilce tisku je doplněno datum poslední změny, provedené zpracovatelem. f. V této fázi je dokument přístupný pořizovateli, který ověří shodnost tisku předaného jako originál v tiskové podobě s podklady uloženými v programu TED. Při zjištěných rozdílech vrátí originál materiálu v písemné podobě zpracovateli a současně vrátí v programu TED Stav dokumentu" na ROZPRACOVÁN". Tisk, který nesplňuje všechny stanovené náležitosti, není pořizovatel oprávněn na program jednání rady /zastupitelstva zařadit. O vrácení tisku zpět do stavu ROZPRACOVÁN může zpracovatel požádat přímo z programu TED, pokud jsou pro to důvody, pořizovatel je potom automaticky upozorněn, že zpracovatel žádá o vrácení tisku a z jakých důvodů. g. Ve stavu PŘIPRAVEN K PROJEDNÁNÍ" je tisk zpracovateli a předkladateli dostupný již pouze k prohlížení. 7.4 Příprava a projednání tisku Pořizovatel: provede kontrolu splnění všech náležitostí, a pokud tisk splňuje požadavky, zařadí jej do podkladů pro jednání rady /zastupitelstva ; zpracuje návrh programu schůze rady /zasedání zastupitelstva. 7.5 Projednání tisku a. Pořizovatel technicky zajistí projednání tisku pomocí programu TED a MS Word (Excel) radou /zastupitelstvem, a to včetně případných změn návrhu usnesení a jeho příloh, resp. změn v dalších částech tisku, které vzešly z jednání rady /zastupitelstva. b. Po ukončení jednání a provede pořizovatel kontrolu textu, doplní hlasování a Stav dokumentu" změní na SCHVÁLEN ke kontrole, po ověření zápisu na SCHVÁLEN ; tím je usnesení s veřejnými přílohami zpřístupněno v programu TED k prohlížení. Schválené usnesení je také následně zveřejněno na intranetu a na internetu. Zveřejnění schválených usnesení a jejich veřejných příloh se provádí zásadně bez osobních údajů. c. Možnost zásahu do textu v této fázi má pouze pořizovatel. d. Změny ve schválených usneseních a jejich přílohách je po verifikaci zápisu a usnesení možno provádět pouze: změnou z formálních (technických důvodů) zajišťuje pořizovatel; revokací usnesení - zajišťuje předkladatel. Stránka 10 z 11

Pravidla pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva e. Neveřejné součásti tisku (úvodní list, důvodová zpráva, přílohy důvodové zprávy či jiné neveřejné součásti tisku, tak jak jsou uvedeny v usnesení rady /zastupitelstva ) zůstávají trvale v programu TED k případnému využití, nejsou však již uživatelům dostupné. f. Informace pro radu /zastupitelstvo se neschvalují a nezveřejňují, zpracovatel Informace ji však může nalézt v programu TED pod stavem Vzat na vědomí". Tento stav slouží především zpracovateli, aby mohl sledovat, jak bylo s Informací naloženo, a také pro vykazování zpracovaných tisků v programu TED. 8 REVOKACE USNESENÍ RADY MĚSTA/ZASTUPITELSTVA MĚSTA Návrhy na revokaci rady /zastupitelstva jsou předkládány v termínech a počtu výtisků. Postup pro zpracování takovéhoto materiálu a jeho závazné náležitosti jsou totožné jako u jiných materiálů. Název tisku obsahuje číslo a název revokovaného usnesení. Revokace se vytváří standardním postupem v programu TED. Přílohou revokace je úplné znění revokovaného usnesení. 9 DISTRIBUCE USNESENÍ Distribuce usnesení rady /zastupitelstva : usnesení jsou uvedena v programu TED po ověření zápisu; dále jsou na internetových stránkách Černošice, kde jsou zveřejňována bez osobních a citlivých údajů, nejpozději do doby uplynutí zákonné lhůty. 10 ARCHIVACE, ZPŘÍSTUPNĚNÍ OVV archivuje projednaný originál v tiskové podobě dle Spisového a skartačního řádu. Schválená usnesení s přílohami a další zveřejňované části materiálu (bez osobních údajů) jsou umístěna na internetové stránce Černošice. Zápisy z jednání, včetně usnesení jsou pro veřejnost k nahlédnutí na OVV (s osobními údaji pouze v případě žádosti podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů). 11 KONTROLA PLNĚNÍ ULOŽENÝCH ÚKOLŮ a. Ze schválených usnesení rady /zastupitelstva jsou generovány úkoly, které jsou uloženy v programu TED. Zároveň jsou všichni nositelé úkolů upozorněni automatickým emailem, že jim je přidělen úkol. b. V programu TED každý nositel úkolu zaznamená splnění uloženého úkolu. Jestliže úkol není splněn k zadanému termínu, je z programu TED automaticky zasílán upozorňující email nositeli úkolu i jeho nadřízenému pracovníkovi. Nelze-li úkol z konkrétních důvodů v termínu splnit, musí nositel úkolu přesto v programu uvést, proč zatím nelze úkol splnit. c. Úkol, který je splněn (označen datem splnění za příslušný odbor), je v programu TED graficky označen. Na základě tohoto označení OVV úkol ze sledování vyřadí (označí jeho stav jako splněný). 12 ZRUŠUJÍCÍ USTANOVENÍ Dnem účinnosti této směrnice se ruší směrnice č. 11 příprava materiálů pro jednání rady a zastupitelstva, verze 1. 0. Stránka 11 z 11