Records Management Úvod do problematiky správy dokumentů a informací 10. 9. 2014
Základní pojmy (1) Records Management Proces nebo obor zaměřený na správu klíčových dokumentů organizace v průběhu celého jejich životního cyklu od jejich vzniku, přes jejich identifikaci, zatřídění, zpracování, uložení až po případnou skartaci či předání do archivu. Součást širšího konceptu Information Governance (Information Governance je celostní přístup k řízení podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací jako s cenným obchodním aktivem)
Základní pojmy (2) Dokument Zákon č. 499/2004 Sb., 2 odst. e) Každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena; ISO 15489 (3.15 Record) Informace vytvořené, přijaté a spravované organizací nebo osobou jako důkazy a informace v rámci zákonných povinností nebo při provádění pracovních činností. Charakteristiky dokumentu: hodnověrnost, autentičnost, integrita, použitelnost Dokument není definován formou nebo nosičem informace
Legislativní ukotvení (1) Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Soukromoprávní původce ( 3) má za povinnost u vybraných typů dokumentů v případě, že se rozhodne provést jejich skartaci, umožnit výběr archiválií z těchto dokumentů ( 5). V případě, že státní archiv vybere dokumenty za archiválie, vznikají soukromoprávnímu původci další povinnosti Za porušení povinností v oblasti uchování dokumentů a jejich předložení k výběru archiválií může být právnické osobě uložena pokuta až do výše 200 tisíc Kč za každý dokument.
Legislativní ukotvení (2) Povinnost předložení k výběru archiválií se týká především následujících typů dokumentů: Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce (zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata, dokumenty o přeměnách právnických osob, dokumentace o zrušení a zániku, ) Dokumenty o řízení původce (protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, zápisy z porad vedení, výroční zprávy, zprávy o auditu, ) Dokumenty o majetku původce (mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových, smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem, dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek, ) Finanční dokumenty (účetní závěrky, ) Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce (podnikatelské záměry, vývojové studie, výrobní programy roční a delší, rozbory s komentáři, dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice), ocenění výrobků, )
Legislativní ukotvení (3) Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanovíli tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy (viz výše zák. č. 499/2004 Sb.) Existují případy, kdy se doba uložení účetních dokladů automaticky prodlužuje jedná se zejména o případy trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj, nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv Za porušení povinností týkajících se archivace může být účetní jednotce uložena pokuta až do výše 3 % z hodnoty úhrnu rozvahy
Legislativní ukotvení (4) Zákonná doba archivace 5 let: Účetní doklady Účetní knihy Inventurní soupisy Účtový rozvrh Odpisové plány Přehledy Účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví Zákonná doba archivace 10 let: Účetní závěrka Výroční zpráva Daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty Účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného na sociální zabezpečení (zákon č. 589/1992 Sb.)
Legislativní ukotvení (5) Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení ( 35a) Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle 37 odst. 1, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků, mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení Účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného jsou plátci pojistného povinni schovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Za porušení povinností týkajících se 35a může být zaměstnavateli uložena pokuta až do výše 500 tisíc Kč
Legislativní ukotvení (6) Další oborová legislativa Zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách Zákon č. 183/2006 Sb., stavební zákon Zákon č. 378/2007 Sb., o léčivech atp. Oborové normy a standardy Systémy řízení jakosti (např. ISO 9001, VDA, TQM, ) Oborové standardy (např. BAASEL III) Standardy správy dokumentů (např. ISO 15489, ISO 30300, aj.)
Organizační selhání v oblasti správy dokumentů může být poměrně nákladné, nehledě na dopady do vlastních činností organizace. Tam se může jednat přímo o katastrofu CO Z TOHO PLYNE?
Records Management v praxi (1) Jaké informace jsou pro fungování organizace klíčové? Informační strategie, Politika správy informací Jakou mají tyto informace hodnotu? Aktivum, řízení rizik V jaké formě a jakým způsobem s těmito informacemi organizace pracuje a jak je uchovává? Procesy, systémy, nástroje
Records Management v praxi (2) Praktické otázky Vznik a příjem dokumentů (identifikace, digitalizace dokumentů a procesů) Oběh a zpracování dokumentů (autenticita, bezpečnost, integrita) Ukládání dokumentů (evidence, dostupnost, použitelnost) Vyřazování (skartace, archivace)
Records Management v praxi (3) Technické implikace Scanování a ukládání (originál vs kopie) Práce s elektronickými dokumenty Systémy pro zpracování dokumentů (elektronická spisovna vs digitální hnůj) Autentifikace (elektronický podpis a jiná řešení) Organizační a personální implikace Nastavení standardů, nástrojů a procesů Auditní a kontrolní mechanismy Osvěta a vzdělávání zaměstnanců
Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů. (Ing. Martina Macek, MV ČR) DĚKUJEME ZA POZORNOST.