A u d i t t r a i l (přílohy k pracovnímu listu)

Transkript

1 A u d i t t r a i l (přílohy k pracovnímu listu) realizováno v rámci projektu Metodická podpora a vzdělávání realizátorů projektů - standardizace procesů v oblasti projektového řízení na MVČR a v jím řízených organizacích, reg. č. CZ.1.04/ /

2 Nařízení Rady (ES) 1083/2006 Článek 90 Dostupnost dokladů 1. Aniž jsou dotčena pravidla pro státní podporu podle článku 87 Smlouvy, zajistí řídící orgán, aby veškeré podklady týkající se výdajů a auditů daného operačního programu byly uchovávány k dispozici Komisi a Evropskému účetnímu dvoru po dobu: a) tří let od uzavření operačního programu, jak je stanoveno v čl. 89 odst. 3; b) tří let od roku, kdy došlo k částečnému uzavření, v případě dokladů týkajících se výdajů na operace a auditů operací podle odstavce 2 tohoto článku. Tyto doby se staví v případě soudního řízení nebo na řádně odůvodněnou žádost Komise. 2. Řídící orgán zpřístupní Komisi na její žádost seznam dokončených operací, jež jsou předmětem částečného uzavření podle článku Doklady se uchovávají v podobě originálů nebo jejich ověřených kopií na běžných nosičích dat. Nařízení Komise (ES) 1828/2006 Článek 15 Pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky Pro účely čl. 60 písm. f) nařízení (ES) č. 1083/2006 se pomůcky pro audit se zaměřením na finanční toky pokládají za přiměřené pro daný operační program, pokud splňují tato kritéria: a) umožňují, aby souhrnné částky potvrzené Komisi souhlasily s podrobnými účetními záznamy a s podklady, které vede PCO, ŘO, ZS a P, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu; b) umožňují ověřit vyplacení příspěvku z veřejných zdrojů příjemci; c) umožňují ověřit uplatňování kritérií výběru stanovených monitorovacím výborem pro operační program; 2

3 d) obsahují pro každou operaci případné technické specifikace a finanční plán, dokumenty ohledně schválení grantu, dokumenty týkající se postupů zadávání veřejných zakázek, zprávy o pokroku a zprávy o ověření a provedených auditech. Článek 19 Dostupnost dokladů 1. Pro účely článku 90 nařízení (ES) č. 1083/2006 zajistí řídící orgán, aby byly dostupné záznamy o totožnosti a sídle subjektů, které vlastní podklady týkající se výdajů a auditů, mezi které patří všechny dokumenty nezbytné pro vhodnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky. 2. Řídící orgán zajistí, aby dokumenty uvedené v odstavci 1 byly dostupné ke kontrole a aby byly výtahy nebo kopie těchto dokumentů předány osobám a subjektům, které na to mají právo, včetně alespoň pověřených zaměstnanců řídícího orgánu, certifikačního orgánu, zprostředkujících subjektů a auditního orgánu a subjektů uvedených v čl. 62 odst. 3 nařízení (ES) č. 1083/2006 a pověřených úředníků Společenství a jejich pověřených zástupců. 3. Řídící orgán uchovává informace nezbytné pro účely hodnocení a podávání zpráv, včetně informací uvedených v článku 14 v souvislosti s operacemi uvedenými v čl. 90 odst. 2 nařízení (ES) č. 1083/2006 po celou dobu uvedenou v čl. 90 odst. 1 písm. a) uvedeného nařízení. 4. Za běžné nosiče dat uvedené v článku 90 nařízení (ES) č. 1083/2006 se pokládají přinejmenším: a) fotokopie originálů; b) mikrofiše originálů; c) elektronické verze originálních dokladů; d) doklady existující pouze v elektronické verzi. 5. Vnitrostátní orgány stanoví postup ověřování souladu dokladů uchovávaných na běžných nosičích dat s originály dokladů a zaručí, že uchovávané verze splňují podmínky vnitrostátních právních předpisů a jsou spolehlivé pro účely auditu. 6. Pokud doklady existují pouze v elektronické podobě, musí používané počítačové systémy splňovat uznávané bezpečnostní normy, které zaručují, že uchovávané doklady splňují podmínky vnitrostátních právních předpisů a jsou spolehlivé pro účely auditu. 3

4 Příklady doby archivace Zákon o účetnictví (563/1991) Část šestá Úschova účetních záznamů, 31 a 32 Dokumenty se zákonnou dobou archivace 5 let: - účetní doklady - účetní knihy - inventurní soupisy - účtový rozvrh - odpisové plány - účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví Dokumenty se zákonnou dobou archivace 10 let: - účetní závěrka - výroční zpráva Zákon o DPH (235/2004) Díl pátý Daňové doklady, 27 - daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty 10 let (1) po tuto dobu plátce odpovídá za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu, jejich čitelnost a na žádost správce daně za umožnění přístupu k nim bez zbytečného odkladu. (2) Daňový doklad v listinné formě lze převést do elektronické podoby a uchovávat pouze v této podobě, pokud metoda použitá pro převod a uchování zaručuje věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu daňového dokladu a jeho čitelnost (3) v elektronické podobě a místem uchovávání není tuzemsko, musí plátce zajistit pro správce daně právo volného přístupu v reálném čase elektronicky (4) Plátce je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňového dokladu, pokud toto místo není v tuzemsku. (5) Ustanovení odstavců 1 až 4 se vztahují i na právního nástupce plátce při uchovávání daňových dokladů rozhodných pro stanovení daňové povinnosti Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (582/1991) Hlava druhá Úkoly zaměstnavatelů při provádění důchodového pojištění, 35a (4) Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat a) stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají b) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle 37 (pro účely důchodové evidence) 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká 4

5 c) záznamy o skutečnostech vedených v evidenci podle 37 odst. 1, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, d) mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají (5) Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím dob uvedených v odstavci 4, je povinen zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí uvedených dob a písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou tyto záznamy a doklady uloženy 5

6 Rozdělení do spisových/skartačních skupin 100. Záležitosti ministra, náměstků, styk ministerstva s organizačními složkami státu a dalšími organizacemi 200. Organizace a struktura ministerstva, vztah k orgánům krajů a obcí, organizace a struktura resortu 300. Legislativa 400. Právní a majetkoprávní věci 500. Plány a investice 600. Finance a ekonomika 700. Práce a mzdy 800. Správa úřadu 900. Kontrolní činnost a audit Informatika Výzkum, vývoj a inovace Mezinárodní styky a spolupráce Významné osobnosti školství, mládeže a tělovýchovy Operační programy EU Předškolní, základní a základní umělecké vzdělávání Střední a vyšší odborné vzdělávání Správa školského rejstříku Speciální vzdělávání Další vzdělávání Vysokoškolské vzdělávání Mládež Sport 6

7 1400 Operační programy EU spouštěcí událostí pro běh skartační lhůty je ukončení operačního programu 1401 Strategické dokumenty (operační program, prováděcí dokumenty, ) Schválené znění A Pracovní verze, připomínky S Metodické dokumenty Metodická dokumentace schválená (manuál, metodické dopisy, příručky, výjimky ) Metodická dokumentace pracovní verze, připomínky, kopie řízené dokumentace, korespondence Ostatní metodické dokumenty V Monitorování programu Monitorovací výbor (statut, jednací řád, členové, ) A Zasedání Monitorovacího výboru (zápisy, prezenční listiny, ) A Zpráva za operační program (pololetní/čtvrtletní) S Výroční/závěrečná zpráva za operační program A Souhrnné zprávy o řízení rizik A Evaluace, studie, analýzy A Zprostředkující subjekt Dohody o spolupráci A Směrnice zprostředkujícího subjektu A Publicita a propagace Komunikační plán pro operační program (úroveň ŘO/ZS) A Roční komunikační plány (plán, hodnotící zpráva) A Informační materiály o operačním programu (letáky, www, tiskoviny ) A Publicita ostatní (např. semináře apod.) S Výzvy k předkládání projektů Dokumentace týkající se schvalování a vyhlašování výzvy S Schválené znění výzvy A Administrace projektů Projekt (schvalování, právní akt, dodatky, závěrečný monitoring, ) V Průběžné monitorovací zprávy (zpráva, ŽOP, výzva k doplnění, ) S Monitoring po ukončení projektu V Hodnotící a výběrové orgány (komise, expertní skupina, grémium, panel ) Průběh a výsledky výběrového procesu (zápisy, schvalovací seznamy, ) V Ustanovující dokumenty (statut, jednací řád, ) A Ostatní dokumentace k hodnocení (jmenovací dekrety, čestná prohlášení,...) S Kontroly příjemců a ZS Kontrolní skupina (pověření, poučení, prohlášení o nepodjatosti, ) S Kontroly na místě (program, zpráva, námitky, udělení pokuty, ) S Plán kontrol (roční, čtvrtletní, analýza rizik) V 5 A 5 S 5 7

8 Zpráva o provedených kontrolách na místě (čtvrtletí, rok, pololetí) A Přehled kontrolní činnosti zaměřené na dodržování stanovených postupů a pravidel u příjemce/zs 1410 Nesrovnalosti Podklady k pravidelnému měsíčnímu hlášení nesrovnalostí S Podklady k souhrnnému čtvrtletnímu hlášení nesrovnalostí S Hlášení nesrovnalostí ŘO a ZS (měsíční, operativní) A Souhrnné čtvrtletní hlášení nesrovnalostí ŘO a ZS S Šetření nesrovnalosti (hlášení, podnět, šetření, vyrozumění, opatření, ) V Audit Externí audit (zpráva, nálezy, přijatá opatření) A Interní audit (zpráva, nálezy, přijatá opatření) A Technická pomoc Schválený finanční plán čerpání TP Monitorovacím výborem A Schválené roční Pracovní programy čerpání Technické pomoci A Dokumentace k přípravě a čerpání ze státního rozpočtu S Přehledy čerpání Technické pomoci A Projekty technické pomoci 1413 Autorizace, Certifikace Souhrnné žádosti o platbu S Výzvy k certifikaci (od PCO pro ŘO, od ŘO implementační struktuře) S Certifikace výdajů (formuláře B1, přílohy) S Výkazy výdajů, formuláře B2 S Ostatní Podpisové vzory S Pracovní skupiny (statuty, organizační řády, zápisy, ) S Ostatní dokumentace výše neuvedená V 5 V 5 8

9 Vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby (191/2009) 1 Předmět úpravy - týká se: o původce dle zákona o archívnictví o obce o organizační složky ÚSC o PO založené ÚSC 2, 3, 4, 5 Příjem dokumentů - podatelna o zde se předávají dokumenty úředního charakteru (výčet ve spisovém řádu původce) - podací razítko (u dokumentu v analogové podobě) o název původce o datum, příp. čas, doručení o číslo jednací nebo číslo evidenční (v případě oddělených evidencí dokumentů) o počet listů dokumentu - dokumenty v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem o verifikace těchto dokumentů o kontrola formátu doručených dokumentů o evidence v elektronické evidenci - označování dokumentů o dokumenty v digitální podobě označeny v elektronické spisové službě o dokumenty v analogové podobě označuje podatelna (možnost evidence také v elektronické spisové službě o doručený i původcem vytvořený dokument musí být označen jednoznačným identifikátorem o analogové dokumenty převedeny do digitální podoby (vždy pod stejným označením) o digitální dokumenty předané na nosičích musí být nahrány do elektronické spisové služby 6 Evidence dokumentů - základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby o kompatibilní s národním standardem pro elektronické systémy spisové služby - základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník o kniha tvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce, pro něhož je vedena, rokem, v němž je užívána, a počtem všech listů 9

10 12 Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta - přehled spisových znaků je uveden ve spisovém a skartačním plánu původce - skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení o A (archiv) dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie o S (stoupa) dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení o V (výběr) dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii, nebo ke zničení. - dokument se označuje jedním skartačním znakem - spis se označuje skartačním znakem odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu, který má nejvyšší hodnotu - skartační lhůta se vyjadřuje číslem doplněným za skartačním znakem o určuje se počtem celých roků počítaných od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, v němž nastal okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty. o dokument má jednu skartační lhůtu o spis se označuje skartační lhůtou odpovídající skartační lhůtě toho dokumentu v tomto spisu, kterému byla přidělena nejdelší skartační lhůta 16 Ukládání dokumentů - dle spisového a skartačního plánu o ve spisovně o nebo v elektronickém systému spisové služby - dokumenty se před uložením kontrolují z hlediska úplnosti o analogový dokument spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu o analogový spis spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu + soupis všech obsažených dokumentů o digitální dokument předepsané formáty metadata dle národních standardů pro elektronické spisové služby - původce vede evidenci uložených dokumentů a spisů obsahující zejména jejich názvy, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty - původce stanoví ve svém spisovém řádu postup v případě zapůjčování dokumentů či nahlížení do nich 17 Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení - do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a úřední razítka vyřazená z evidence 10

11 - - skartační řízení o stanoveno ve skartačním řádu seznamy dokumentů určených ke skartačnímu řízení osoby provádějící skartaci záznam o rozdělení dokumentů dle skartačních znaků datum skartace způsob skartace 20 Výstupní datové formáty - výstupním datovým formátem se rozumí o formát výstupu z elektronického systému spisové služby o formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby o formát pro předávání do digitálního archivu - PDF/A (portable dokument format/archive, ISO 19005) o výstupní formát statických textových dokumentů a statických kombinovaných textových a obrazových dokumentů - datové formáty statických obrazových dokumentů o PNG (Portable Network Graphics, ISO/IEC 15948) o TIFF (Tagged Image File Format, revize 6 - nekomprimovaný) o JPEG/JFIF (JPEG File Interchange Format, ISO/IEC 10918) - datové formáty dynamických obrazových dokumentů o MPEG-2 (Moving Picture Experts Group Phase 2, ISO/IEC 13818) o MPEG-1 (Moving Picture Experts Group Phase 1, ISO/IEC 11172) o GIF (Graphics Interchange Format) - datové formáty zvukových dokumentů o MP2 o MP3 o WAV - datové formáty metadat o XML 11

12 Zákon o archivnictví a spisové službě (499/2004) - výběr, evidence a kategorizace archiválií - ochrana archiválií - práva a povinnosti vlastníků archiválií - práva a povinnosti držitelů a správců archiválií - využívání archiválií - zpracování osobních údajů pro účely archivnictví - soustava archívů - práva a povinnosti zřizovatelů archivů - spisová služba 2 Vymezení pojmů Archivnictví obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní Archiv zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně Původce každý, z jehož činnosti dokument vznikl Dokument každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena Výkon spisové služby zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností Spisovna místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení Správní archiv součást původce určená k dohledu na spisovou službu původce a k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů se skartační lhůtou delší než 5 let Spisový řád vnitřní předpis stanovící základní pravidla pro manipulaci s dokumenty a skartační řízení Spisový znak označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování Skartační znak označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení 12

13 Skartační lhůta doba, během níž musí být dokument uložen u původce 3 Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají a) organizační složky státu, b) ozbrojené síly, c) bezpečnostní sbory, d) státní příspěvkové organizace, e) státní podniky, f) územní samosprávné celky, g) organizační složky územních samosprávných celků h) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky i) vysoké školy, j) školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování (dále jen školy ), k) zdravotní pojišťovny, l) veřejné výzkumné instituce, m) právnické osoby zřízené zákonem, n) notáři, o) podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku, pokud jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto zákonu, p) politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, q) odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, r) církve a náboženské společnosti, s) profesní komory, t) nadace, nadační fondy, u) obecně prospěšné společnosti. Příloha 1 - dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií: o Statut zakladatelské dokumenty, statuty, stanovy, jednaní řády, přeměny právní formy, likvidace a zánik PO 13

14 o Řízení protokoly z jednání statutárních orgánů, dozorčích rad, zprávy o podnikatelské činnosti, výroční zprávy, zprávy o auditech o Majetek inventarizace majetku při vzniku, dělení PO nebo zániku smlouvy o převodech vlastnických práv k nemovitostem zápis a certifikace ochranných zámek o Finanční dokumenty účetní závěrky, roční statistické výkazy o Příloha 2 - dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie: o zápisy ze zasedání orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních o zakládací listiny, statuty a organizační řády, dokumenty o vedení, správě, řízení a kontrole: orgánů zákonodárné, vládní a výkonné moci a orgánů územní samosprávy na všech stupních, justičních složek všech stupňů i druhů, notářství, státních zastupitelství a jejich předchůdců, státních příspěvkových organizací a příspěvkových organizací obcí a krajů, hospodářských, rozpočtových a ostatních státních organizací řízených, popřípadě spravovaných státními orgány obchodních organizací založených anebo ovládaných ústředními a jim podřízených orgánů státní správy, orgány územní samosprávy, družstevních organizací, jejich zařízení a předchůdců, všech součástí a zařízení ozbrojených sil a bezpečnostních složek politických stran, hnutí a občanských sdružení o mezinárodní smluvní dokumenty prezidentské, vládní a resortní úrovně o dokumenty geodetické a kartografické, katastry nemovitostí o dokumentace významných staveb o kroniky 14

15 o matriky narozených, oddaných, registrovaných partnerů, zemřelých, vojenské, studentů, členů komor a občanských sdružení, sbírky matričních listin, dokumenty o nabývání a pozbývání státního občanství o roční rozpočty, závěrečné účty, roční účetní závěrky o historické sčítací archy obyvatelstva o rukopisy významných literárních děl o privatizační projekty o rehabilitační spisy o třídní výkazy, katalogy, katalogové listy, protokoly o závěrečných zkouškách, protokoly o maturitních zkouškách vydané základními a středními školami a protokoly o státních závěrečných zkouškách na vysokých školách 15

16 Kontrolní list spisové dokumentace k auditu č. /20 /VK Název dokumentu auditního spisu Zdroj Spis 1 CD/DVD s vypálenou auditní dokumentací J 2 Záznamy o výsledcích ověření plnění přijatých opatření M 3 Rozhodnutí o formě sledování plnění přijatých opatření M 4 Akční plány přijatých opatření M 5 Auditní zpráva, včetně všech verzí návrhů zprávy M 6 Stanovisko auditovaného subjektu k návrhu zprávy M 7 Záznam o projednání auditu M 8 Mezitímní auditní zpráva M 9 Rozhodnutí o snížení objektivity auditora a navazující dokumenty M 10 Rozhodnutí o porušení etického kodexu a navazující dokumenty M 11 Denní záznam o průběhu auditu M 12 Dotazníky pro hodnocení kvality M 13 Auditní důkazy M 14 Záznamy o průběhu a výsledcích testování v průběhu auditu M 15 Další významné dokumenty spojené s auditem M 16 Program auditu M 17 Oznámení o zahájení auditu M 18 Pověření k výkonu auditu M 19 Prohlášení o objektivitě a nezávislosti auditora M 20 Analýza a mapa rizik auditu M 21 Dokumentaci ke konzultačním zakázkám M 22 Záznam o stanovení cílů auditu M Stanovisko zástupce auditovaného subjektu, vrchního ředitele nebo ministryně/ministra MŠMT ke zprávě z auditu Stanovisko ředitele PAS s vyhodnocením přijatých opatření jako nedostatečné pro snížení rizik spojených s výkonem řádné správy a řízení OPVK M M Vyplnil vedoucí auditního týmu, kontrolu provedl vedoucí odd. PAS pro OP VK - M datum a podpis vedoucího auditního týmu datum a podpis vedoucího odd. PAS pro OP VK - M 12 Vysvětlivky: Zdroj: zdroj požadavku, aby dokument byl součástí spisové dokumentace k auditu. Přípustné znaky: M - Manuál pro výkon auditu operací pověřeného auditního subjektu Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost J - Jiné (jiný zdroj včetně jinde neupravené potřeby PAS MŠMT pro OPVK 16