Ref. Ares(2012)550500-04/05/2012 Vážená paní, vážený pane Praha, 3. května 2012 Věc: Výzva k podávám' nabídek do výběrového řízení č. 3/2012-PRA Správa webového portálu sítě Europe Direct v České republice 1. Zasílám Vám zadávací dokumentaci k výše uvedené zakázce. 2. Pokud máte zájem se tohoto řízení zúčastnit, podejte, prosím, nabídku v trojím vyhotovení v jednom z úředních jazyků Evropské unie. 3. Nabídky musejí být podány písemně: a) buď poštou nebo kurýrní službou nejpozději do dne 1. 6. 2012, přičemž rozhoduje datum odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí, a to na následující adresu: Evropská komise Zastoupení ΕΚ v České republice k rukám paní Terezy Sanjuan Jungmannova 24 110 00 Praha 1 Česká republika b) nebo osobním podáním na stejné adrese nejpozději dne 1. 6. 2012. V tomto případě vydá pracovník Komise, kterému byly dokumenty předány, datované a podepsané potvrzení o přijetí jako doklad o podání nabídky. Podatelna je otevřena od pondělí do pátku od 9:00 do 16:00 hodin. V sobotu, neděli a ve dnech pracovního volna Komise je podatelna zavřena. 4. Nabídky musí být podány ve dvou zalepených obálkách, přičemž vnitřní obálka bude obsahovat kromě názvu útvaru, kterému je určena, v podobě, jak je uvedena ve výzvě k podávání nabídek, poznámku Nabídkové řízení - neotvírat v podatelně". Při použití samolepících obálek je nutné tyto obálky prelepit lepicí páskou, přes kterou se odeshatel podepíše. Vnitřní obálka musí obsahovat jednu zalepenou obálku s finanční nabídkou. Na této obálce musí být jasně vyznačen její obsah ( Finanční nabídka").
5. Specifikace nabídkového řízení a návrh smlouvy jsou přiloženy k této výzvě k podávání nabídek. Ve specifikaci jsou uvedeny všechny dokumenty, které je nutno přiložit k podávané nabídce, a to včetně dokladů o hospodářské, finanční, technické a odborné způsobilosti. 6. Každá nabídka musí: - být podepsána uchazečem nebo jeho řádně zmocněným zástupcem, - být dokonale čitelná, aby nevznikly sebemenší pochybnosti ohledně termínů a číselných údajů. 7. Podáním nabídky uchazeč přijímá podmínky uvedené v této výzvě k podávání nabídek, ve specifikaci a v návrhu smlouvy a zříká se vlastních obecných či zvláštních podmínek. Podání nabídky uchazeče zavazuje k provedení zakázky, bude-li mu zakázka zadána. 8. Během celého řízení jsou kontakty mezi zadavatelem a uchazeči přípustné pouze výjimečně. Může k nim docházet pouze za následujících podmínek: Než e podávání nabídek uzavřeno: * Zadavatel může na podnět uchazečů poskytnout doplňující informace, jejich účelem je výlučně vysvětlení povahy zakázky. Žádosti o doplňující informace musí být zaslány (pouze písemně) na následující adresu: Evropská komise Zastoupení Ε Κ v České republice k rukám paní Terezy Sanjuan Jungmannova 24 110 00 Praha 1 Česká republika nebo e-mailem na následující adresu: tereza.sanjuan@ec.europa.eu Vyřízeny budou pouze žádosti o dodatečné informace doručené nejméně tři pracovní dny před uzavřením podávání nabídek (z praktických důvodů). * Komise může ze svého podnětu informovat zájemce o všech chybách, nepřesnostech, opomenutích nebo jakýchkoli věcných nedostatcích v zadávací dokumentaci. * Doplňující a jiné výše uvedené informace budou případně oznámeny ve stejný den všem kandidátům v nabídkovém řízení. Po otevření nabídek * Pokud bude předložená nabídka vyžadovat objasnění nebo bude-li nutné opravit zjevné věcné chyby v nabídce, může zadavatel ze svého podnětu kontaktovat uchazeče, ovšem tento kontakt nemůže vést ke změně podmínek nabídky. V případě vyjednávacího řízení může zadavatel vyjednávat s předkladateli nabídek s cílem přizpůsobit je podmínkám stanoveným ve vyhlášení, zadávací dokumentaci nebo jakémkoli jiném doplňujícím dokumentu,
tak i s cílem najít hospodářsky nejvýhodnější nabídku. V průběhu vyjednávání je zajištěno rovné zacházení se všemi účastníky. 9. Tato výzva k podávání nabídek Komisi nijak nezavazuje. Komise se zavazuje teprve podpisem smlouvy s úspěšným účastníkem nabídkového řízení. Zadavatel může až do podpisu smlouvy upustit od zakázky nebo zrušit nabídkové řízení, aniž by zájemci nebo uchazeči měli nárok na jakékoli odškodnění. Takové rozhodnutí by bylo odůvodněno a kandidátům či uchazečům oznámeno. 10. Uchazeči budou informováni o tom, jak byla jejich žádost vyřízena. 11. Jestli vaše nabídka obsahuje subdodávku, doporučuje se, aby smluvní dojednání se subdodavateli zahrnovala zprostředkování jako způsob řešení sporů. 12. Vaše odpověď na výzvu k podávání nabídek bude zaregistrována a osobní údaje budou zpracovány (například jméno, adresa, životopis). Tyto údaje budou zpracovány v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů. Není-li uvedeno jinak, odpovědi na otázky a vyžádané osobní údaje jsou v souladu se specifikacemi výzvy k podávání nabídek nezbytné pro vyhodnocení nabídky a za tímto účelem je bude zpracovávat pouze subjekt, který odpovídá za zpracování údajů. Na požádání máte přístup ke svým osobním údajům a nepřesné či neúplné údaje můžete opravit. S jakoukoli otázkou týkající se zpracování vašich osobních údajů se můžete obrátit na subjekt, který odpovídá za zpracování údajů. 13. Dovolujeme si Vás informovat, že za účelem zajištění ochrany finančních zájmů Unie mohou být Vaše osobní údaje poskytnuty útvarům pro interní audit. Účetnímu dvoru, komisi pro zjišťování finančních nesrovnalostí či Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (OLAF). Údaje o hospodářských subjektech, které se nacházejí v jedné ze situací uvedených v článcích 93, 94, či. 96 odst. 1 písm. b) a či. 96 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, mohou být zahrnuty do centrální databáze a sděleny určeným osobám v Komisí, jiných orgánech, agenturách a subjektech uvedených v či. 95 odst. 1 a 2 finančního nařízení. To se vztahuje i na osoby se zastupujícími, rozhodovacími nebo kontrolními pravomocemi v uvedených hospodářských subjektech. Každý subjekt, který bude zařazen do databáze, má právo být na žádost adresovanou účetnímu Komise informován o vložených údajích, které se ho týkají. S pozdravem LÍA V» - J>5-^,íL^---' i fl Jan Michal Vedoucí Zastoupení
ZADÁVACÍ PODMÍNKY Й? Správa webového portálu sítě Europe Direct y České republice VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ 1. NÁZEV Správa webového portálu sítě Europe Direct v České republice 2. OBSAH Správa a technická podpora pro webový portál na adrese www.europe-direct.cz na období 1.7.2012-30.6.2014. Předmět poptávky: 1. HELPDESK A TECHNICKÁ PODPORA Technická podpora v režimu 24/7 B Provoz helpdesku - mail a hotline (pro všechny uživatele - střediska Europe Direct (ED) a Zastoupení EK v ČR (ZEK) и Řízení změnových požadavků a jejich vyhodnocování B Application management včetně řízení přístupů a administrace uživatelských oprávnění Vedení dokumentace a správa statistických nástrojů; reporting o stavu portálu, analýzy návštěvnosti apod. 11 Údržba a záloha dat я Správa, editace a kontrola obsahu webového portálu a spolupráce se všemi středisky ED a ZEK Správa e-mailových schránek Správa uživatelské aplikace domény včetně řízení přístupů a administrace uživatelských práv Pravidelné SEO optimalizace, úpravy html, formátování složitého obsahu, základní grafické práce 2. WEBHOSTING Provoz a kontrola webhostingu Správa a provoz doménových jmen www.europedirect.cz a www.europe-direct.cz portálu Europe Direct včetně kontroly expirace B Technická podpora webhostingu
Správa e-mailových adres pod doménou, technická podpora a dohled Pravidelné zálohování 3. ZMĚNOVÉ PRÁCE Základní programování a úpravy nad rámec technické podpory a helpdesku B Složité úpravy webu: grafiky, rozšíření portálu, změny designu Školení uživatelů Požadavky na kvalitu: Uchazeč doloží alespoň dvě reference dokazující kompletní realizaci webového portálu nebo webové aplikace a její následnou správu a údržbu.» Uchazeč doloží čestné prohlášení, že je oprávněn užívat a poskytovat veškerý programový a zdrojový kód, využitý v současném řešení. Ostatní požadavky: Uchazeč musí být schopen zajistit technické prostředky pro běh portálu v dostatečné kvalitě, aby zajistil požadovanou dostupnost a stabilitu. Uchazeč musí dodat cenovou nabídku v nabídkové finanční tabulce dle jednotkových cen v EUR. Uchazeč musí být schopen zajistit technickou a provozní podporu portálu v režimu 24/7. 3. SMLUVNÍ RÁMEC Výše uvedené služby budou předmětem smlouvy sestavené mezi Zastoupením Evropské komise v České republice a uchazečem, jemuž bude zakázka svěřena. Tato smlouva stanoví právní, finanční, administrativní a technické podmínky, které jsou platné po celou dobu jejího trvání. Návrh Smlouvy je uveden v příloze V. Zadávacích podmínek. Uzavírání subdodavatelských smluv během provádění zakázky je možné pouze s předchozím písemným souhlasem zadavatele. V každém případě nese dodavatel výlučnou odpovědnost za provedení zakázky. Smlouva bude uzavřena na 2 roky s možností prodloužení 2krát vždy na dobu 12 měsíců. Celková doba trvání smlouvy nesmí být delší než 4 roky. Zadávání subdodávek během plnění smlouvy je možné pouze po předchozím písemném souhlasu zadavatele. Dodavatel nese v každém případě nadále plnou odpovědnost za plnění smlouvy. Plnění úkolů nesmí být zahájeno před datem podpisu objednávky/zvláštní smlouvy poslední smluvní stranou. 4. ROZSAH ZAKÁZKY Rámcová smlouva uzavřená mezi zastoupením Evropské komise v České republice a uchazečem, jemuž bude zakázka svěřena, bude podepsána na období 24 měsíců.
Orientační rozpočet na toto zadávací řízení je maximálně 20 000 EUR za rok a maximálně 60 000 EUR za čtyři roky bez DPH. 5. PODÁVÁNÍ NABÍDEK Nabídka uchazeče musí obsahovat: technickou nabídku včetně návrhů popsaných v bodě 6 v souladu s požadavky podle bodu 2; β veškeré doklady vztahující se k výběrovým kritériím uvedeným v bodě 8. Nabídka musí být vypracována v jednom z úředních jazyků Evropské unie. Nabídka musí být podepsaná s uvedením data. Předkládá-li nabídku konsorcium nebo skupina poskytovatelů služeb, musí k ním být přiložen dopis podepsaný všemi členy s uvedením jejich závazku k poskytování služeb nabízených v nabídkovém řízení a s určením úlohy, kvalifikace a zkušeností každého člena skupiny. Minimální doba, po kterou uchazeč garantuje svou nabídku, je 24 měsíců. 6. PLATBA Pokud zvláštní smlouva/objednávka nestanoví jinak, ustanovení týkající se plateb jsou uvedena v návrhu smlouvy v příloze V výzvy k podávání nabídek. Platby jsou provedeny pouze v případě, že dodavatel splnil všechny smluvní závazky do data předložení faktury. Na fakturách předkládaných dodavatelem musí být odděleně uvedeny částky bez DPH a částka DPH. 7. CENA Na ceny, které budou navrženy v nabídce, se vztahují tato ustanovení. Navrhované jednotkové ceny musí být uvedeny ve formuláři přiloženém v příloze IV, který musí být řádně podepsán a datován. Ceny musí být uvedeny v eurech.» Uvedené ceny musí zahrnovat všechny režijní náklady a všechny náklady přímo související s poskytováním služeb včetně sociálního zabezpečení, pojištění zákonné odpovědnosti, všech povinných pojištění atd. Ceny musí být uvedeny bez všech daní, cel a dalších poplatků včetně DPH vzhledem k tomu, že Evropská unie je v souladu s články 3 a 4 Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie osvobozena od všech poplatků a daní včetně daně z přidané hodnoty (DPH). Veškeré náklady vynaložené na přípravu a podání nabídky ponese uchazeč a nenahrazují se.
8. POVINNOSTI DODAVATELE 8.1 Soulad s vnitrostátním právem a s právem Unie Nabídky by měly být v souladu s vnitrostátním právem a právem Unie. Uchazečům se připomíná, že jejich nabídka musí být v souladu s příslušnými vnitrostátními právními předpisy a právními předpisy Unie platnými zejména pro převody podniků, konkrétně se směrnicí 2001/23/ES (Úř. vest. L 82, 22.3.2001) a jejími vnitrostátními prováděcími opatřeními. Uchazeči se upozorňují na příslušná ustanovení o zajištění práv zaměstnanců v případě změny zaměstnavatele z důvodu smluvního převodu podniků. 8.2 Autorská práva, jiná práva duševního vlastnictví a obrazová práva Soulad s autorským právem a obecněji s legislativou týkající se duševního vlastnictví, jakož i s obrazovými právy má pro Evropskou unii zásadní význam. Dodavatel poskytne Evropské unii záruky týkající se vlastnictví nebo pořízení příslušných licencí a povolení týkajících se výše uvedených práv a poskytne zejména záruku, že nedojde k porušení práv třetích stran. Dodavatel poskytne Evropské unii licenci na veškerá práva duševního vlastnictví a jakákoli jiná nehmotná vlastnická práva týkající se výsledků dosažených v rámci plnění této výzvy k podávání nabídek od okamžiku jejich přijetí ze strany Komise. V případě práv existujících před uzavřením smlouvy poskytne dodavatel Evropské unii licenci, která bude Unii opravňovat k využívání výsledků ke všem účelům vymezeným v této výzvě k podávání nabídek a ve smlouvě, a to od okamžiku přijetí ze strany Komise. V případě, že dodavatel nemůže získat práva potřebná k vydání licence nebo udělit Evropské unii sublicenci na tato práva, je o tom povinen neprodleně informovat Komisi před vytvořením výsledků. Dodavatel zprostí Evropskou unii odpovědnosti a poskytne jí odškodnění a pomoc v případě žalob a řízení zahájených třetí stranou proti Unii v důsledku toho, že Evropská unie užívá tato práva duševního vlastnictví včetně již dříve existujících práv vztahujících se k výsledkům získaným při plnění této smlouvy. Veškeré povinnosti dodavatele ohledně tohoto tématu jsou podrobně uvedeny v článcích 1.9 a 11.10 rámcové smlouvy o poskytování služeb týkající se této výzvy k podávání nabídek. 9. TECHNICKÁ NABÍDKA Uchazeči musejí do své nabídky vložit také technickou nabídku, ve které podrobně uvedou, jakým způsobem budou provádět úkoly, na něž se vztahuje smlouva, v souladu se všemi specifikacemi nabídkové řízení. Technická nabídka musí mít stejnou strukturu jako předmět zakázky (viz bod 2 těchto specifikací). Technická nabídka nesmí obsahovat žádný z dokumentů podle kritérií pro vyloučení nebo výběrových kritérií, ani nesmí odkazovat na otázky již obsažené v kritériích pro vyloučení a výběrových kritériích. 10. KRITÉRIA PRO VYLOUČENÍ
Uchazeči musejí svým podpisem čestně prohlásit, že se nenacházejí v žádné ze situací zmíněných v článcích 93 a 94 finančního nařízení, které se vztahuje na celkový rozpočet Evropských společenství (nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002), a které jsou uvedeny níže. Z účasti na této výzvě k podávání nabídek jsou vyloučeni uchazeči: a) na které byl vyhlášen konkurs, jsou v likvidaci, jejich podnikání podléhá soudní správě, jsou ve vyrovnacím řízení, pozastavili podnikatelskou činnost, jsou v důsledku podnikatelské činnosti v řízení nebo se na základě vnitrostátních právních a správních předpisů nacházejí v obdobné situaci; b) kteří byli pravomocně odsouzeni pro trestný čin související s jejich podnikáním; c) kteří se dopustili vážného profesního pochybení, které bylo zadavatelem prokazatelně zjištěno; d) kteří nesplnili své povinnosti týkající se placení příspěvku na sociální zabezpečení nebo placení daní a poplatků podle právních předpisů státu, v němž jsou usazeni, nebo podle právních předpisů státu zadavatele nebo státu, ve kterém se má uskutečnit zakázka; e) kteří byli pravomocně odsouzeni za podvod, podplácení, zločinné spolčení nebo za jinou nezákonnou činnost poškozující finanční zájmy Společenství; f) u kterých bylo v souvislosti s jiným řízením při zadávání zakázek nebo řízením o udělení grantů financovaných z rozpočtu Společenství zjištěno vážné porušení smlouvy nedodržením jejich smluvních závazků. V souladu s články 93 až 96 finančního nařízení mohou být uchazečům, kteří předložili nesprávné prohlášení nebo u nichž vyjde najevo, že vážně porušili smluvní podmínky během předchozího zadávacího řízení, uloženy správní nebo finanční sankce. Aby tyto podmínky splnili, musejí uchazeč a jeho partneři prokázat, že se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v článcích 93 a 94 finančního nařízení. 11. VÝBĚROVÁ KRITÉRIA Uchazeč musí prokázat, že má dostatečné ekonomické, finanční, technické a odborné zdroje, aby mohl provádět úkoly uvedené v bodě 3 těchto specifikací. Předkládá-li nabídku konsorcium nebo skupina poskytovatelů služeb, musí být zjištěna ekonomická a finanční způsobilost na úrovni každého ekonomického subjektu, který je součástí konsorcia nebo skupiny. Technickou a odbornou způsobilost lze zjistit na úrovni konsorcia nebo skupiny nebo na úrovni každého ekonomického subjektu, který je členem konsorcia nebo skupiny. Předkládá-li nabídku uchazeč, který má v úmysl provést část úkolů subdodavatelsky nebo je svěřit jinému ekonomickému subjektu, musí subdodavatel nebo tento ekonomický subjekt prokázat, že splňuje kritéria na ekonomickou, finanční, technickou a odbornou způsobilost. Ekonomický subjekt může případně pro určitou zakázku odkázat na způsobilost jiných subjektů bez ohledu na právní povahu vztahů mezi ním a těmito subjekty. V tomto případě musí zadavateli prokázat, že má nezbytné prostředky pro provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu zpřístupní své zdroje.
Uchazeči, kteří nejsou registrováni v databázi dodavatelů Evropské komise, musí předložit důkaz o své finanční a odborné způsobilosti tím, že k nabídce přiloží tyto údaje a dokumenty: V případě fyzických a právnických osob: Jméno, adresa, telefonní a faxové číslo, adresa elektronické pošty» Daňové identifikační číslo osoby registrované k DPH Číslo bankovního účtu a název banky a adresa V případě právnických osob je kromě výše uvedených informací nutné doplnit: Právní postavení * Jména a povinnosti vedoucích pracovníků Dále musejí uchazeči přiložit tyto dokumenty:» roční účetní uzávěrky za poslední dokončené účetní období; finanční identifikaci (bankovní údaje) (příloha II) vyplněnou příjemcem a ověřenou bankou (s originály podpisů). Uchazeči musejí rovněž přiložit životopis vedoucího projektu a zaměstnanců, kteří danou práci provedou. 12. KRITÉRIA PRO UDĚLENÍ Kontrakt bude uzavřen se subjektem, který předloží nevýhodnější nabídku dle následujících kritérií: 12.1 Technické hodnocení Technické hodnocení se provede na základě kvalitativních kritérií uvedených níže a bude váženo na základě tohoto bodového hodnocení. β Kritérium Kvalita navrženého konceptu s ohledem na technické zajištění A:» ι\ι kenuin D. Komplexnost a účinnost navrženého technického zajištění Váha jednotlivých kritérií vzhledem k celkovému hodnocení projektu: Kritérium A: Kritérium B: Celkem 50 50 100 Nabídky, jejichž technické nabídky získají méně než 70 bodů za kvalitu celkem a 60% minimum pro každé kritérium, budou vyloučeny.
12.2 Finanční hodnocení Pro finanční nabídku musí uchazeči použít standardní finanční tabulku v příloze IV, která bude vyplněna v papírové podobě a na nosiči CD-ROM (excelový soubor). Jakékoli vynechání nebo změna v původních cenových tabulkách bude mít za následek diskvalifikaci nabídky. Pro hodnocení a porovnání cenových nabídek bude použita referenční cena: součet cen uvedených pro různé služby v tabulkách v příloze IV. Tuto cenu vypočte Komise. Uchazeči by měli vzít na vědomí, že sazebník cen má následující dva cíle: Ш stanovit finanční podmínky provádění jednotlivých smluv a Ш zajistit spravedlivý a nediskriminační základ porovnání finančních nabídek. V důsledku toho nelze tyto sazebníky v žádném případě považovat za závazek ze strany Komise týkající se uzavírání jednotlivých smluv na související služby a množství a nemůže vést ke vzniku jakéhokoli práva nebo legitimního očekávání na straně dodavatele. 12.3 Zadání zakázky Zakázka bude zadána uchazeči, který dosáhne nejvyššího počtu bodů získaných použitím tohoto vzorce: Přílohy: Příloha I: Kontrolní seznam dokumentace k nabídce Příloha II: Formulář pro finanční identifikaci
Příloha ill: Právní subjekt - Formulář pro soukromou společnost nebo fyzickou osobu Příloha IV: Finanční nabídka Příloha V: Návrh smlouvy
Příloha i. SPRÁVU WEBOVÉHO PORTÁLU SÍTĚ EUROPE DIRECT V ČESKÉ REPUBLICE EZNAM VYPLŇTE A PRILOŽTE K D O K L A D Ů M U V E D E N Ý M MIZE č. Doklad Počet kopií Vloženo do nabídkové složky? 1. Datovaná a podepsaná nabídka. 1 Údaje o koordinátorovi a projektu. 2. Finančni nabídka - Formulář - Příloha IV 1 3. Vyplněný a podepsaný formulář s nabídkovou celkovou cenou (viz formulář v příloze 1). 4. Formulář finanční identifikace (bankovní údaje), datovaný a podepsaný majitelem účtu a potvrzený bankou (razítko a 1 podpis). Formulář pro každou zemi je k dispozici na internetovém portálu Europa na adrese httd://europa.eu.int/comm/budget/execution/ftiers fr.htm (viz formulář v příloze II). 5. Formulář pro právní subjekt, datovaný a podepsaný, a kopie 1 usnesení, zákona, předpisu, nebo rozhodnutí, kterým se zakládá dotčený subjekt, nebo, pokud předem uvedený dokument není k dispozici, jiný úřední doklad dokládající ustavení subjektu. Formulář je k dispozici na internetovém portálu Europa na adrese http://europa.eu./comm/budget/execution/ftiers fr.htm (viz formulář v příloze III). 6. Uchazeč a jeho partneři musí doložit, že se nenacházejí v žádné 1 ze situací uvedených v článku 93 a článku 94 finančního nařízení. 7. Životopis (CV) vedoucího projektu a zaměstnanců, které budou 1 provádět práce. 8. Reference společnosti 1